Propositions de commande
Les propositions de commande peuvent être créées soit automatiquement sur la base du stock actuellement disponible, soit sur la base des commandes des clients, soit manuellement. Les propositions de commande peuvent être traitées manuellement (Modifier, Ajouter et Supprimer des positions de commande) avant d'être converties en commande.
La fenêtre Éditer propositions de commande qui s'ouvre via la commande de menu Achat. Propositions de commande propose les éléments de commande suivants :
Éléments de définition de la fenêtre Éditer propositions de commande
Éditer propositions de commande
Éditer propositions de commande
Utilisez le bouton Éditer, la commande du menu contextuel Ouvrir la fenêtre Détail proposition de commande, ou double-cliquez sur une proposition de commande de la fenêtre Éditer propositions de commande pour ouvrir la fenêtre Proposition de commande, afin d'obtenir un affichage détaillé de la proposition de commande active et de la modifier.
Éléments de définition de la fenêtre Proposition de commande
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Élément de définition |
Description |
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Champ N° |
permet d'afficher le numéro de la proposition de commande, généré lors de la création de la proposition de commande |
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Champ Date |
permet d'afficher et, si nécessaire, de modifier la date de la proposition de commande, définie lors de la création de la proposition de commande. La saisie manuelle de la date à des fins de modification doit se faire sous la forme jj.mm.aaaa (p. ex. 10.07.2013) ; double-cliquez dans le champ activé ou cliquez sur le bouton aux trois points pour ouvrir une fenêtre de calendrier permettant de sélectionner et récupérer une date dans le champ cible. |
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Champ Description |
permet d'afficher et, si nécessaire, de modifier la désignation de la proposition de commande, définie lors de la création de la proposition de commande |
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Tableau des positions de commande |
permet d'afficher le détail des positions de la proposition de commande active. Double-cliquez sur un élément, sur le bouton "Éditer", sur la commande "Ouvrir fenêtre de détail de position" du menu contextuel ou ouvrez la fenêtre "Détail proposition de commande" pour afficher les informations détaillées et modifier les données de commande de l'article activé |
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Bouton Insérer |
Cliquez sur ce bouton, la commande du menu contextuel Ajouter position ou ouvrez la fenêtre Rechercher article pour ajouter d'autres articles à la proposition de commande actuelle. À partir de la fenêtre Rechercher article, vous pouvez récupérer un article activé (sélectionné) directement dans la fenêtre Proposition de commande en double-cliquant dessus ou avec la quantité minimale de commande définie dans l'onglet Fournisseur et classification de la fenêtre Article du fournisseur. Si l'article est activé et que vous cliquez sur le bouton OK, la fenêtre Détail proposition de commande s'ouvre et affiche des informations détaillées sur l'article activé, vous permettant de modifier les paramètres de la commande |
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Bouton Éditer |
Cliquez sur ce bouton, double-cliquez sur une position d'article, la commande du menu contextuel Ouvrir fenêtre détail position ou ouvrez la fenêtre Détail proposition de commande pour afficher des informations détaillées et modifier les paramètres individuels de la position de commande active |
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Bouton Supprimer |
cliquez sur ce bouton, la commande du menu contextuel Supprimer position ou <+> et acceptez l'invite de confirmation qui s'ouvre alors, pour supprimer définitivement la position de commande active |
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Bouton Fermer |
Cliquez sur ce bouton pour fermer la fenêtre de proposition de commande et revenir à la fenêtre Éditer propositions de commande |
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Bouton FichierLog |
Cliquez sur ce bouton pour afficher le fichier journal portant le nom "Order proposal number"_Article_Log.txt, qui a été généré lors de la création de la proposition de commande et enregistré dans le répertoire des mandats de la commande |
Détail proposition commande
Détail proposition commande
Utilisez le bouton Éditer de la fenêtre Proposition de commande, la commande du menu contextuel Ouvrir fenêtre détaillée de position, ou double-cliquez sur une position de commande pour ouvrir la fenêtre Détail proposition de commande affichant les détails de l'article.
Les détails affichés dans cette fenêtre pour le poste activé dans la fenêtre Proposition de commande sont définis dans les onglets de la fenêtre Article. Les valeurs spécifiques à la commande telles que la quantité commandée, le prix d'achat, le rabais, etc. peuvent être éditées dans la fenêtre Détail proposition de commande et récupérées dans la fenêtre Proposition de commande de la position active, en cliquant sur le bouton OK.
Ces modifications des valeurs de champs ne s'appliquent bien sûr qu'à la proposition de commande actuelle et n'affectent pas les valeurs des champs par défaut définies dans la fenêtre Article.
Générer une nouvelle proposition de commande
Nouvelle proposition de commande
Le bouton Nouveau de la fenêtre Éditer propositions de commande ouvre la fenêtre Nouvelle proposition de commande permettant de générer une nouvelle proposition de commande. Il convient de faire une distinction entre les commandes d'articles et les commandes de nomenclatures ; parmi les premières, on distingue les commandes d'articles manuelles, commandes d'articles selon stock et les commandes d'articles selon commandes en attente. Les champs de définition de la fenêtre Nouvelle proposition de commande diffèrent en fonction du type de commande sélectionné.
Éléments indépendants de l'onglet, de la fenêtre Nouvelle proposition de commande
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Élément |
Description |
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Champ N° |
Élément visible pour tous les types de commande. Si, dans l'onglet Compteur proposition/commande de la fenêtre Options d'achat de Administration GC (commande de menu Outils. Administration. Options. Achat), l'option Comptage automatique est activée, le prochain numéro de proposition de commande libre s'affiche alors dans ce champ en lecture seule. Si l'option est désactivée, vous devez saisir ici une valeur numérique valide de 10 chiffres maximum |
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Champ Date |
élément visible pour chaque type de commande, avec la date système (date du calendrier actuel) comme valeur par défaut pour la date de création du document de commande. Elle peut être remplacée manuellement sous la forme jj.mm.aaaa (p. ex. 10.07.2013) ou par sélection de la date en cliquant sur le bouton aux trois points, si le champ est activé, ou en double-cliquant dans la fenêtre Calendrier ouverte |
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Champ de saisie Description |
élément visible pour chaque type de commande pour la saisie d'une désignation de proposition de commande |
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Bouton Générer |
Élément visible pour tous les types de commande. Un clic sur ce bouton permet de récupérer toutes les données de définition, créer une nouvelle entrée dans la fenêtre Éditer propositions de commande et activer la fenêtre Proposition de commande pour éditer la proposition de commande générée |
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Bouton Annuler |
Élément visible pour tous les types de commande. Cliquez sur ce bouton pour supprimer toutes les données de définition, refermer la fenêtre Proposition de commande et revenir à la fenêtre Éditer propositions de commande |
Manuel
Proposition de commande Nomenclature
Pour générer une proposition de commande personnalisée, ouvrez la fenêtre Proposition de commande via le bouton Générer, en suivant les indications des éléments toujours visibles décrits plus haut et cochant le bouton-radio "manuel" dans l'onglet Article, puis ajoutez les articles souhaités via le bouton Insérer, la commande du menu contextuel Ajouter position ou. Dès que la proposition de commande est générée, elle est saisie dans la fenêtre Éditer propositions de commande.
Nouveau selon le stock d'articles
Proposition de commande selon le stock d'article
Lors de la génération d'une commande d'article selon stock, Infoniqa·ONE 50 Gestion commerciale analyse les différentes valeurs définies dans les champ de la base d'articles. Le système contrôle ainsi les valeurs définies dans les champs Stock minimum, Stock idéal et Stock maximum, ainsi que la valeur actuelle du champs Stock physique dans l'onglet Stock de la fenêtre Articles. Une proposition de commande ne sera générée que si le stock physique actuel est plus petit que le stock minimum défini. Le système propose comme quantité de commande la différence entre le stock idéal défini et le stock physique actuel, en tenant compte des stocks minimum et maximum définis. S'il existe déjà une commande ouverte pour un article, la valeur de champ correspondante "Commandé" dans l'onglet Stock de la fenêtre Article est également prise en compte.
Cochez le bouton-radio "selon stock" de l'onglet Article, pour activer la visibilité des éléments de définition ci-dessous.
Éléments de définition de l'onglet Article de la fenêtre Nouvelle proposition de commande
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Élément de définition |
Description |
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Secteur Choix fournisseur |
cochez l'un des quatre boutons-radio pour effectuer une sélection du fournisseur spécifique à l'article :
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Bouton Nouveau |
Cliquez sur ce bouton pour remettre à zéro toutes les valeurs des champs des onglets "De/Au", "Classification" et "Sélection de champ" (vide) |
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Bouton Supprimer |
Cliquez sur ce bouton pour supprimer définitivement le filtre actif défini et sans afficher de fenêtre d'information |
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Boîte à liste déroulante Filtre |
Sert à indiquer une désignation de filtre pour les critères actuels de sélection ou a choisire un filtre défini pour reprendre les critères de sélection des onglets De/A, Classification et Sélection/Champ. Chaque jeu actuel de critères de filtre des onglets De/Au, Classification et Sélection champs peut être enregistré comme filtre récupérable si une désignation a été spécifiée pour le jeu de critères de sélection dans la boîte à liste déroulante Filtre, avant de déclencher la génération de la proposition de commande via le bouton Générer. Infoniqa·ONE 50 Gestion commerciale enregistre le filtre avec la désignation définie et l'extension .bwf dans le répertoire du mandat actuel (lecteur:/Répertoire d'installation du programme/Data/Commande/Nom du mandat), puis le filtre et ses critères de sélection sont disponibles comme valeurs de sélection dans le champ Filtre |
Onglet De/A
Cet onglet permet de restreindre la proposition de commande en fonction des numéros d'article, des lieux de stockage et de la localisation du stock. Spécifiez les critères de sélection restrictifs dans les champs "De" et "À" correspondants, ou sélectionnez-les dans les fenêtres de sélection spécifiques aux champs, qui s'ouvrent via le bouton aux trois points, lorsque le champ est activé, ou en double-cliquant dans le champ, pour les récupérer dans le champ cible.
Lors de la définition des critères de sélection, notez le traitement séquentiel de la hiérarchie des champs (priorité la plus élevée pour les champs d'articles, priorité moyenne pour les champs de lieux de stockage et priorité la plus basse pour les champs de localisation du stock). Infoniqa·ONE 50 Gestion commerciale constitue un ensemble de résultats à partir des valeurs de champ de la plus haute priorité et contrôle leur concordance avec les valeurs de champ spécifiées de moindre priorité. Si ce contrôle ne trouve pas de correspondance pour tous les champs de moindre priorité, le critère de sélection défini est interprété dans son ensemble comme incorrect et aucune proposition de commande n'est générée.
Exemple :
Pour les articles des champs N ° d'article De et N ° d'article À, il y a généralement besoin d'une commande. Le lieu de stockage défini pour les articles ci-dessus est Stock principal 1 à gauche. Si le lieu de stockage maintenant spécifié dans les champs de/à est Stock principal 1 à gauche et Stock principal 1 à droite, la proposition de commande ne pourra pas être générée avec succès car l'argument N° d'article 75.9095 (75.9096, 75.9097, 75.9098, 75.9099) égal Stock principal 1 à droite est incorrect.
Solution :
Dans l'onglet De/A, ne spécifiez que les deux champs N° d'article De/A, puis activez l'onglet Sélection du champ. Définissez la condition dans ce dernier.
Lieu de stockage >= 'premier lieu de stockage défini' OU lieu de stockage <= 'dernier lieu de stockage défini'.
Les désignations "premier lieu de stockage défini" et "dernier lieu de stockage défini" doivent être remplacées par les désignations correctes définies dans l'onglet "Lieux de stockage" de la fenêtre "Paramétrages des articles".
Si aucun champ n'est spécifié dans l'onglet De/A, Infoniqa·ONE 50 Gestion commerciale génère une proposition de commande selon stock pour l'ensemble de la base d'articles active, en tenant éventuellement compte de tout critère de sélection restrictif spécifié dans les deux autres onglets, Classification et Sélection de champ.
Onglet Classification
Cet onglet vous permet de définir des critères de sélection restrictifs qui se rapportent aux affectations de code de groupe de marchandises spécifiques à l'article dans l'onglet Fournisseur et classification de la fenêtre Article.
Dans le champ de saisie Code, saisissez l'abréviation correcte d'un code valide défini dans l'onglet Classification de la fenêtre Article, pour définir un critère de sélection restrictif sur tous les articles ayant ce code et besoin de commande. Ce critère de sélection simple peut être étendu à une fonction de condition complexe en sélectionnant l'un des deux connecteurs ET ou OU dans la boîte à liste déroulante suivante et en spécifiant une autre abréviation de code dans le champ de code suivant.
Pour que la fonction de condition soit valide globalement et qu'une proposition de commande soit générée avec un connecteur ET, il faut un besoin de commande selon stock pour tous les articles ayant une abréviation de code attribuée et spécifiée. En revanche, une proposition de commande correcte est générée avec un connecteur OU lorsque Infoniqa·ONE 50 Gestion commerciale détermine un besoin de commande selon stock pour les articles ayant une ou plusieurs abréviations de code attribuées et spécifiées.
Si aucun champ n'est spécifié dans l'onglet Classification, Infoniqa·ONE 50 Gestion commerciale génère une proposition de commande selon stock sur l'ensemble de la base d'articles active, en tenant compte des critères de sélection restrictifs spécifiés dans les deux autres onglets, De/A et Sélection de champ.
Onglet Sélection/Champ
L'onglet Sélection de champ offre les options de définition de sélection les plus différenciées, puisque tous les champs de la base d'articles peuvent être sélectionnés dans la première ligne du champ. En sélectionnant un des opérateurs de comparaison égal à (=), différent de (<>), inférieur ou égal à (<=), inférieur à (<), supérieur ou égal à (>=), supérieur à (>) ou contenu dans (in) dans la boîte à liste déroulante suivante ainsi qu'en spécifiant une valeur contrôlable dans le champ de saisie suivant, une fonction de condition simple est définie comme critère de sélection (p. ex. le lieu de stockage <> Stock principal 1 gauche pour inclure tous les articles avec un autre lieu de stockage défini comme stock principal 1 gauche et un besoin de commande dans la proposition de commande selon stock.
En sélectionnant l'un des deux connecteurs ET ou OU dans le dernier champ de la ligne et en définissant une autre fonction de condition, il est possible de définir une fonction de condition complexe comme critère de sélection. Dans le cas de conditions liées, il faut tenir compte des différentes mode de fonctionnement des deux opérateurs ET ou OU, décrites à la section précédente Onglet Classification.
Si aucun champ de l'onglet Sélection de champ ne comporte d'indications, Infoniqa·ONE 50 Gestion commerciale génère une proposition de commande selon stock sur l'ensemble de la base d'articles active, en tenant compte de tout critère de sélection restrictif spécifié dans les deux autres onglets, De/A et Classification.
Nouvelle proposition de commande selon commandes d'article en attente
Proposition de commande selon commandes d'article en attente
Lorsqu'il propose des commandes selon commandes en attente, Infoniqa·ONE 50 Gestion commerciale analyse principalement les types de documents de vente dont le type d'écriture (TypeEcrit) affecté dans l'onglet Définition de la fenêtre Options Documents de Gestion commerciale - Administration (commande de menu Outils. Administration. Options. Documents de vente) est 0 ou 1, tel que les offres, les confirmations de commande et les bons de préparation, et indique un éventuel besoin futur d'articles.
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Élément |
Description |
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Secteur Choix fournisseur |
les quatre boutons-radio de cette zone et leur mode de sélection du fournisseur optimal doivent être utilisés de la même manière que celle décrite dans la section Commande d'articles selon stock |
Secteur Critères de sélection
Des données seront entrées dans cet onglet, comme critères limitatifs de sélection se rapportant aux documents de vente. En l'absence d'indications dans les différents champs, les articles de tous les types de documents de vente actifs Offre, Confirmation de commande et Bon de préparation sont pris en compte.
Éléments de définition de l'onglet Critères de sélection de la fenêtre Nouvelle proposition de commande
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Élément de définition |
Description |
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Champs Date doc. Du, Au |
permet de saisir ou sélectionner une plage de dates de documents restrictive. Les dates saisies manuellement doivent être sous la forme jj.mm.aaaa (p. ex. 01.06.2013, 31.07.2013) ; cliquez sur le bouton aux trois points, si le champ est activé, ou double-cliquez dans le champ pour ouvrir une fenêtre de calendrier vous permettant de sélectionner et récupérer une date |
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Boîte à liste déroulante Type/Doc. |
permet de sélectionner les types de documents dont le type d'écriture affecté dans l'onglet Définition de la fenêtre Options Documents Gestion commerciale - Administration (commande de menu Outils. Administration. Options. Documents de vente) est 0 ou 1. En cochant l'option Sauvegarder comme standard, le type de document actuellement sélectionné peut servir de document par défaut pour de futures propositions de commandes selon commandes en attente |
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Champ Doc. N° |
permet de saisir ou sélectionner un numéro de document de vente valide correct afin de restreindre la proposition de commande aux articles du document spécifié. Cliquez sur le bouton aux trois points lorsque le champ est activé, ou double-cliquez dans le champ pour ouvrir la fenêtre "Rechercher document" permettant d'afficher les documents valides en fonction du type de document sélectionné, pour récupérer un numéro de document dans le champ cible. Si la boîte à liste déroulante Type/Doc. est vide et que la fenêtre Rechercher document s'ouvre dans le champ N° doc. tous les documents de vente s'affichent et peuvent être sélectionnés. Lors de la sélection d'un document, p. ex. des types facture ou un bon de livraison, la proposition de commande générée par la suite prend en compte les articles du document sélectionné, même si elle n'est pas affectée au type d'écriture 0 ou 1 |
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Option Sauvegarder comme standard |
si cette option est cochée, le type de document actuellement sélectionné est enregistré comme type de document par défaut pour les futures propositions de commande selon commandes en attente |
Nouvelle proposition de commande Nomenclature
Dans le cas des nomenclatures, le système ne peut générer qu'une commande selon stock et les boutons-radio selon stock ne peuvent donc pas être désactivés.
Si l'option Prendre en compte commandes de sous-articles est cochée, Infoniqa·ONE 50 Gestion commerciale prend en compte les commandes actives d'articles faisant partie intégrante de la nomenclature proposée pour la commande.
Les quatre boutons-radio de la section Choix du fournisseur et leur mode de sélection du fournisseur optimal doivent être utilisés de la même manière que celle décrite dans la section "Commande d'articles selon stock".
Commandes à partir de propositions de commandes
Générer commandes
Cliquez sur ce bouton Commande de la fenêtre Éditer propositions de commande pour ouvrir la fenêtre Générer les commandes permettant de générer une commande par fournisseur à partir de la proposition de commande active.
La fenêtre Générer les commandes comporte les mêmes onglets, champs et autres éléments que la fenêtre Nouvelle commande, pour une définition correcte de la commande. Cliquez sur le bouton "Générer" pour lancer la création de la ou des commandes. Une fenêtre de sélection finale permet d'accepter ou annuler la suppression de la proposition de commande active.
Lors de la génération de la commande, une commande avec le statut saisi est préparée pour chaque fournisseur de la proposition de commande initiale. La fenêtre Commande qui s'ouvre via la commande de menu Achat. Commandes ou <+> permet de traiter les commandes d'achat générées et de déclencher définitivement la commande, en sélectionnant le statut "commandé".