Exemple de procédure
Supposons que vous vouliez établir des factures mensuelles pour une location d'appartement. Pour pouvoir le faire à l'avenir en utilisant la "facture répétitive", vous devez procéder comme suit :
Saisissez d'abord toutes les données de base nécessaires dans Gestion commerciale.
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Vérifiez les données des clients existants "Meidrich Partner AG", "Haba-Kaba" et "Steffen und Partner".
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Créez des données de base d'articles pour vos appartements et places de parking : appartements 1 à 3 et places de parking 1 à 3
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Vérifiez les conditions de paiement
Effectuez ensuite les définitions pour la facture d'abonnement. Pour ce faire, vous devez créer un ou plusieurs modèles de document, qui peuvent à leur tour contenir des espaces prédéfinis et des jokers personnalisés (alias de champ).
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Sélectionnez le menu "Éditer - Alias de champ". Définissez le joker "mois". Pour la première facture, le contenu doit être "janvier". En cours d'année, ce contenu doit toujours être adapté avant l'émission des factures.
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Sélectionnez le menu "Éditer - Modèle de doc". Cliquez sur le bouton "Nouveau". Nommez votre modèle de document "Loyer", sélectionnez "Facture" comme type de document et effectuez les réglages comme illustré.
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Utilisez le menu contextuel pour insérer les variables correspondantes dans votre modèle de document. La variable "$AboIndiPosi" garantit que les données individuelles de l'abonnement sont transférées sur la facture.
Définissez alors les abonnements avec les données individuelles. Déterminez le début, la durée, le cycle de l'abonnement, etc.
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Sélectionnez le menu "Éditer / Abonnements". Effectuez les réglages comme suit.
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Utilisez le bouton "Positions" pour accéder à la fenêtre "Positions individuelles du document" et sélectionnez l'appartement 1 et la place de parking 1 pour la société "Meidrich Partner AG".
Une fois que vous avez créé tous les abonnements, lancez une exécution de production. Cela permet de générer des factures pour tous les abonnements dus et de les transférer à Gestion commerciale où elles peuvent être imprimées, p. ex.
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Sélectionnez le menu "Éditer/Exécution de production". Si nécessaire, définissez des critères de sélection (le modèle de document "Loyer", p. ex.). Cliquez sur le bouton "Générer".
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Les abonnements sélectionnés sont proposés dans la partie inférieure de la fenêtre. Cliquez sur "Démarrer" et répondez à la question de sécurité relative à la sauvegarde des données, puis définissez les PV à utiliser, pour que le système génère les factures et un fichier journal.
Vous pouvez maintenant poursuivre le traitement des factures dans Gestion commerciale.
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Ouvrez la première facture créée dans l'aperçu.
Créer automatiquement abonnements
Si vous souhaitez définir un abonnement spécifique pour un groupe de clients, le programme peut créer des abonnements automatiquement. Les clients doivent toutefois pouvoir être sélectionnés selon un critère commun. Supposons que vous ayez conclu des contrats de maintenance avec plusieurs clients à des conditions identiques.
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Saisissez un code commun (par exemple, GI) pour les clients concernés dans les données de base de Gestion commerciale
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Dans le menu "Éditer/Créer autom. les abonnements" , saisissez les critères de sélection correspondants et cliquez sur le bouton "Générer"
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Saisissez ensuite les définitions correspondantes dans l'onglet "Abonnement".
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Lancez la création ou fermez la fenêtre sans créer d'abonnement.
Facturation en série
La facturation en série est une fonction de "facturation répétitive" qui ne se réfère pas aux abonnements déjà mis en place, mais permet de générer une facture identique pour plusieurs clients. En règle générale, il s'agit d'un calcul unique. Procédez comme suit :
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Définissez un modèle de document pour la facturation en série, contenant les positions à facturer.
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Sélectionnez le menu "Éditer/Facturation en série" dans le menu et faites les sélections appropriées. Terminez par "Générer".
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Effectuez ensuite les réglages appropriés dans l'onglet "Facturation en série". Une fois que toutes les informations nécessaires sont incluses, "Démarrez" la création des factures. Les factures sont transférées à Gestion commerciale où elles peuvent être imprimées.
