Si vous avez des clients qui ne veulent pas une facture unique pour chaque bordereau de livraison, mais qui préfèrent les regrouper en une seule facture, vous pouvez créer des factures regroupées pour ces clients en utilisant le module du même nom.
Réglages dans la base de données clients
Les clients pour lesquels vous souhaitez créer des factures regroupées doivent être signalés en conséquence.
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Dans la base client de l'onglet "Finances", sélectionnez"Facture regroupée" comme type de facturation
Réglages du module Facture regroupée
Avant de pouvoir créer des factures regroupées pour la première fois, vous devez également effectuer certains réglages dans le module Facture regroupée.
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Démarrez le module "Facture regroupée" via le menu "Outils - Factures regroupées"
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Sélectionnez ensuite "Outils - Options"
Onglet Mandat
Affiche les informations relatives au mandat.
Onglet Groupes
La partie gauche de l'onglet vous permet de définir les documents d'origine à partir desquels vous souhaitez créer des factures regroupées (documents regroupés). En général, il s'agit du type de document "Bordereau de livraison" ou "Document unique".
Définissez le regroupement dans la zone de droite. Par défaut, le regroupement se fait en fonction du numéro de client et du code TVA, c'est-à-dire que les bordereaux de livraison d'un numéro de client et d'un code TVA sont regroupés en une seule facture. Vous pouvez ajouter des critères de regroupement supplémentaires, mais gardez à l'esprit que seuls les documents pour lesquels tous les critères correspondent seront regroupés.
Onglet Tri
Vous pouvez également faire un tri au sein du groupe. Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour ouvrir une liste de sélection des champs disponibles.
Onglet Lignes entête
Vous permet de définir les en-têtes de votre "document regroupé".
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"Ajouter" vous permet de sélectionner les champs des documents d'origine (document unique ou bordereau de livraison) que vous voulez inclure dans la ligne d'en-tête et compléter par des textes fixes.
Onglet Traduction de TypeDoc
Vous permet de saisir les traductions correspondant aux types de documents. Vous pouvez définir les langues dans les options générales de Gestion commerciale.
Créer des documents regroupés
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Sélectionnez le menu "Éditer - Documents regroupés"
La fenêtre "Document regroupé" s'ouvre avec l'onglet "Sélection" activé. Si vous ne souhaitez établir qu'une partie des factures regroupées, vous avez maintenant la possibilité d'effectuer une sélection selon différents critères. Sans sélection, le système affiche une liste de tous les clients ayant l'entrée "Facture regroupée" dans Gestion commerciale avec leurs documents enregistrés dans le pool "à traiter", qui ont été approuvés pour la facture regroupée.
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Cliquez sur le bouton "Générer"
L'onglet "Adresses des clients" s'active alors automatiquement. La zone supérieure affiche les clients pour lesquels le programme créera des factures regroupées. La zone inférieure affiche les documents d'origine correspondants. Vous avez maintenant la possibilité d'influencer la sélection des clients et des documents (x). Si vous souhaitez générer vos factures regroupées avec une date spécifique (par exemple le dernier du mois), vous permet la saisir comme "date du document regroupé".
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Cliquez sur le bouton "Démarrer" pour que le système commence à créer des factures regroupées
Avant de générer des factures regroupées, vous devez vous assurer que tous les autres utilisateurs d'un réseau ont quitté Gestion commerciale. Pour plus de sécurité, effectuez une sauvegarde des données au préalable.
Un fichier journal apparaît après l'exécution de la facture regroupée.
Lorsque les documents uniques sont assemblés pour former des documents regroupés, les documents uniques sont supprimés dans Gestion commerciale. S'il est nécessaire de les imprimer à nouveau, vous devez le faire via le menu"Éditer / Documents d'origine".
Les documents regroupés sont désormais dans Gestion commerciale et peuvent être édités et imprimés comme tous les autres documents.