La comptabilité vous permet d'ouvrir autant de mandats que souhaité. Chaque mandat correspond aux spécificités de votre entreprise. Pour que vous ne soyez pas obligé de partir de zéro, les mandats de base sont copiés sur votre disque dur lors de l'installation. Ceux-ci servent de modèles de mandats et contiennent le plan comptable PME.
A l’aide de questions précises, l’assistant vous guide au travers du processus de création. A la première question il vous est demandé le nom du nouveau mandat. Vous ne devez pas saisir ici le nom complet de l'entreprise, mais uniquement une forme abrégée. Cette désignation n'est pas celle qui figure sur des états tels que le bilan ou le compte de résultat.
Remarque : évitez les espaces et les caractères spéciaux dans le nom abrégé. Cela peut causer des problèmes avec la base de données.
Ouvrez "Fichier" dans la barre des tâches, puis sélectionnez la commande "Créer le nouveau mandat".
Saisissez le nom de l'entreprise comme désignation, puis cochez la case "Définir en tant que mandat SQL".
Cliquez sur le bouton "Suivant" pour accéder à la deuxième étape de l'assistant.
Dans la deuxième étape partielle l'assistant demande si vous voulez reprendre des données d'un autre mandat. La comptabilité générale contient un mandat de base avec les principales données comptables de base, telles qu'un plan comptable standard par PME et le tableau de la TVA. A la création d'un nouveau mandat, ce mandat de base est toujours proposé comme modèle pour la reprise des données.
Le bouton "Rechercher..." vous permet d'enregistrer un autre mandat existant comme modèle pour le nouveau mandat.
Accédez à la phase 3 en cliquant de nouveau sur le bouton "Suivant".
Cette étape vous permet de définir les données du modèle de mandat à récupérer dans le nouveau mandat. En principe, les données sont déjà correctement définies.
Cliquez sur le bouton "Terminer" pour lancer le processus.
À la fin du processus, un mesInfoniqa ONE apparaît indiquant que le mandat a été migré avec succès. Confirmez avec "OK"
Après la migration, l'assistant de paramétrage s'ouvre automatiquement.
L'assistant de paramétrage démarre automatiquement pour les mandats nouvellement créés. Il peut également être appelé à tout moment à partir du menu "Outils - Assistant de paramétrage".
L'assistant de paramétrage vous permet de compléter le mandat que vous venez de créer avec des informations supplémentaires.
Fenêtre 2 - Réglages généraux
Cette fenêtre vous permet de saisir les informations relatives à votre mandat. Saisissez les données appropriées. Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir un mot de passe.
Les informations relatives à "Nom de l'entreprise" sont imprimées sous cette forme dans le bilan et le compte de résultat.
Fenêtre 3 - Réglages généraux
La fenêtre 3 permet de saisir les informations relatives à l'exercice comptable, la période et la devise de base. Elle permet également de sélectionner un plan comptable qui est inséré en arrière-plan dans le mandat nouvellement créé.
Saisissez l'exercice financier approprié et sélectionnez la devise de base, définie en CHF par défaut.
Fenêtre 4 - Réglages généraux
La fenêtre 4 permet d'activer les informations sur la TVA.
Activez les paramètres souhaités et saisissez votre numéro UID.
Étape 5 - Éditer des plages de numéros
La fenêtre 5 permet de définir les plages de numéros. Vous pouvez saisir les plages de numéros manuellement, via le menu Éditer domaines de numérotation" Vous pouvez également définir les plages de numéros de comptes tiers débiteurs / créanciers et des PO débiteurs / créanciers. Les comptabilités auxiliaires ne peuvent être définies qu'avec une licence de progiciel comptable.
Modifiez les domaines de numérotation des écritures et des comptes tiers si vous ne désirez pas garder la numérotation proposée.
Remarque : si vous n'utilisez pas la comptabilité débiteurs et créanciers, vous pouvez ignorer cette étape.
Fenêtre 6 – Terminer
Le mandat est maintenant paramétré.
Cliquez sur "Terminer"
A la fin, un mesInfoniqa ONE vous demande si vous voulez lire le fichier log.
Lors de la confirmation, le programme est relancé et le journal s'affiche
Lorsque le journal est ouvert, un fichier texte contenant les données saisies apparaît dans l'assistant de paramétrage. Dès que le journal se ferme, un mes Infoniqa ONE indiquant qu'il faut redémarrer la comptabilité pour appliquer les réglages effectués, apparaît.
Confirmez le mesInfoniqa ONE en cliquant sur "OK".
Le programme se ferme et redémarre. Le mandat nouvellement créé s'ouvre automatiquement et apparaît dans la barre de titre.
Vous pouvez lancer l'assistant de paramétrage à tout moment via le menu "Outils". Par exemple, afin d'y effectuer un éventuel changement d'adresse ou de mot de passe.
Vous pouvez également effectuer des modifications via les "Options".
Sélectionnez l'onglet "Généralités", p. ex. pour attribuer un mot de passe ultérieurement.