Infoniqa ONE 50 Comptabilité peut gérer un nombre illimité de mandats, dont les données sont enregistrées dans des répertoires distincts.Pour passer d'un mandat à l'autre, vous devez ouvrir le répertoire du mandat respectif.
Ouvrir mandat
La commande de menu "Fichier / Ouvrir le mandat" ouvre la fenêtre Sélectionner mandat, permettant de sélectionner le répertoire de mandat souhaité ; dans ce répertoire, le fichier mandat sfbini.dat doit être activé (double-clic sur le fichier ou clic sur le bouton Ouvrir avec le fichier marqué) pour ouvrir le mandat.
Les répertoires des 9 derniers mandats édités sont ajoutés au menu Fichier sous forme de commandes de sous-menu, de sorte que les mandats concernés peuvent être ouverts directement sans avoir à ouvrir la fenêtre Sélectionner mandat susmentionnée.
Si la gestion des mandats est installée et activée, chaque mandat ajouté peut être ouvert en double-cliquant sur l'entrée correspondante de la gestion des mandats.
Si les répertoires spécifiés pour les mandats de l'exercice précédent et suivant sont corrects dans les champs "Exercice précédent" et "Exercice suivant" de l'onglet "Mandats" (fenêtre "Options" qui s'ouvre via la commande de menu "Outils / Options"), ils peuvent être ouverts directement via les commandes de menu "Fichier / Exercice précédent" ou <F3 Ouvrir> ou "Fichier / Exercice suivant" ou <F4 Ouvrir>.
Ouvrir exercice précédent
La commande de menu "Fichier / Ouvrir exercice précédent" ou <F3>, permettant d'ouvrir directement le mandat de l'exercice précédent, n'est disponible que si le chemin du répertoire mandat est correctement saisi dans le champ Exercice précédent de l'onglet Mandats (fenêtre Options qui s'ouvre via la commande de menu "Outils / Options"). Le chemin d'accès au répertoire valide du mandat de l'exercice précédent est automatiquement renseigné dans le champ spécifié de l'onglet Mandats (fenêtre Options) lorsque le changement d'exercice est exécuté correctement, mais il peut bien sûr aussi y être modifié manuellement.
Une fois la gestion des mandats installée et activée, chaque mandat ajouté à la gestion des mandats peut être ouvert tout aussi rapidement en cliquant simplement sur l'entrée correspondante de la gestion des mandats.
Ouvrir exercice suivant
La commande de menu "Fichier / Ouvrir exercice suivant" ou <F4>, permettant de charger le mandat de l'exercice suivant dynamique mandat actuellement actif, n'est disponible que si le chemin d'accès au répertoire du fichier de mandat sfbini.dat est correctement saisi dans le champ Exercice précédent de l'onglet Mandats (fenêtre Options qui s'ouvre via la commande de menu "Outils / Options").
Une fois la gestion des mandats installée et activée, chaque mandat ajouté à la gestion des mandats peut être ouvert tout aussi rapidement en cliquant simplement sur l'entrée correspondante de la gestion des mandats.
Fermer le mandat
La commande de menu "Fichier / Fermer le mandat" ferme le mandat actif sans quitter Infoniqa ONE 50 Comptabilité. La plupart des commandes de menu et des boutons sont ainsi désactivées.
Supprimer le mandat
La commande de menu "Fichier / Supprimer mandat" ou <F11> permet de supprimer tout mandat dont l'exercice est complètement clos peut être supprimé, à l'exception du mandat actuellement actif.
La commande du menu Fichier. Supprimer mandat ou <F11> ouvre la fenêtre Supprimer mandat, permettant de sélectionner le répertoire du mandat à supprimer ; double-cliquez sur le répertoire du mandat correct ou sélectionnez le répertoire du mandat, puis cliquez sur le bouton Ouvrir, pour sélectionner le fichier du mandat sfbini.dat. Vous pouvez alors lancer la suppression, en cliquant sur le bouton Ouvrir si le fichier du mandat a été sélectionné, ou en double cliquant sur le fichier du mandat sfbini.dat. Après confirmation de la fenêtre d'avertissement suivante, le mandat sélectionné est définitivement et irrévocablement supprimé.
Avant de supprimer des mandats, créez au moins une sauvegarde des données du mandat, résistante à la destruction et protégée contre la perte. Celle-ci peut être chargée et restaurée à tout moment via la commande de menu "Fichier / Charger le mandat" ou <F12>. Lorsque vous supprimez des mandats, notez également que les données des mandats de l'exercice précédent supprimés ne sont plus disponibles pour les comparaisons avec l'exercice précédent.
Éditer commentaires
Lorsque vous créez un nouveau mandat, Infoniqa ONE 50 Comptabilité crée le fichier mandat.txt dans le répertoire des mandats. Toutes les sauvegardes de données de mandats avec leur temps d'exécution ainsi que la méthode de sauvegarde des données y sont consignées dans un journal.
La commande de menu "Fichier / Éditer commentaires" ouvre le fichier mandant.txt, permettant d'ajouter ces informations ou remarques spécifiques au mandat, ou de vérifier le journal de sauvegarde des données du mandat.
Sauvegarder le mandat
La commande de menu "Fichier / Sauvegarder le mandat" ou <F11> ouvre la fenêtre Sauvegarder le mandat, permettant de définir et d'exécuter une sauvegarde des données du mandat actuellement actif.
Éléments de définition de la fenêtre Sauvegarder le mandat
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Élément de définition |
Description |
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Bouton-radio Compresser (PKZip) |
si ce bouton-radio est activé, les données du mandat actuellement actif sont enregistrées dans un seul fichier d'archive avec l'extension de fichier .zip dans le répertoire de stockage spécifié ou sélectionné dans le champ Nom du fichier. Un clic sur le bouton Parcourir ouvre la fenêtre Enregistrer sous, permettant de sélectionner le répertoire de stockage, et de récupérer le répertoire correspondant dans le champ Nom de fichier, ainsi que de confirmer ou modifier le nom de fichier 'Nom_mandat.zip' |
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Bouton-radio Copier (sans compression) |
si ce bouton-radio est activé, tous les fichiers du mandat actuellement actif sont copiés dans le répertoire spécifié ou sélectionné, dans le champ Répertoire cible. Un clic sur le bouton Cible ouvre la fenêtre Chercher dossier, permettant de sélectionner le répertoire d'enregistrement et le récupérer dans le champ cible. |
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Bouton-radio Défini par l'utilisateur |
activé, ce bouton-radio permet d'utiliser un programme de sauvegarde spécial. Les paramètres corrects doivent être saisis dans le champ de saisie Régales |
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Nom du fichier Répertoire cible |
permet d'afficher, de spécifier ou de sélectionner le chemin d'accès correct au répertoire de stockage. Cliquez sur le bouton Compresser pour ouvrir la fenêtre Enregistrer sous, permettant de sélectionner le répertoire d'enregistrement et de récupérer le chemin du répertoire correspondant dans le champ cible, et pour confirmer ou modifier le nom de fichier par défaut "répertoire mandat.zip", ou la fenêtre Chercher dossier, permettant de sélectionner le répertoire d'enregistrement et de récupérer le chemin du répertoire correspondant dans le champ cible si les boutons-radio Copier et Personnalisé sont cochés |
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Champ Réglages |
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Bouton OK |
un clic sur le bouton sauvegarde les données du mandat, selon les réglages sélectionnés, et ferme la fenêtre Sauvegarder le mandat |
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Bouton Annuler |
un clic sur bouton interrompt la procédure de sauvegarde des données du mandat et ferme la fenêtre Sauvegarder le mandat |
Veillez à une sauvegarde systématique et régulière des données des mandats et effectuez des sauvegardes quotidiennes régulières ainsi que des sauvegardes exceptionnelles des données avant d'effectuer des actions critiques. Notez également qu'une seule sauvegarde passée peut ne pas être suffisante dans certains cas. Un concept de sauvegarde de données pourrait, par exemple, prévoir l'utilisation d'un support de stockage spécial (répertoire local ou de réseau, clé USB, DVD, CD) pour chaque jour ouvrable de la semaine, afin que vous puissiez toujours accéder aux sauvegardes des données de mandats des 5, 6 ou 7 derniers jours ouvrables de la semaine.
Sauvegarder le mandat Infoniqa ONE Office 365
Cette fonction est destinée à l'échange de données via Office 365.