L'assistant de décompte vous guide à travers 5 fenêtres claires et explicites.
L'affichage de l'assistant de bienvenue peut être ensuite masqué via l'option Ne plus afficher cette étape.
1ère fenêtre des 5 étapes
La première fenêtre de l'assistant vous permet notamment de définir les données de traitement des salaires et de sélectionner les catégories d'employés à traiter. Elle vous permet également de contrôler et éventuellement corriger les paramètres de création des fichiers de paiement des salaires, afin qu'ils soient corrects et sans erreur (DTA, OPAE ou e-banking).
Secteur "Informations de décompte"
Éléments de définition et de commande de la zone Informations de décompte de la première fenêtre de l'assistant de décompte
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Élément |
Description |
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Champ "Mois de décompte" |
Champ en lecture seule affichant le nom du mois de décompte en provenance du champ Date de décompte. |
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Champ "Date de décompte" |
La valeur de ce champ positionne correctement les données de salaire mensuel dans le fichier annuel et contrôle l'affichage du mois de décompte dans le champ du mois de décompte précédent en lecture seule. Pour chaque décompte enregistré et comptabilisé, Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires génère également un fichier de données d'archive (type de fichier .wla) et un fichier journal d'archive (type de fichier .txt) dans une structure d'archives, dont les noms de fichiers sont formés à partir des chiffres du jour calendaire de la date de décompte : le système crée une structure de répertoire archive/année de décompte (p. ex. 2011)/mois de décompte (01, 02, 03 etc.) dans le répertoire Mandats. Les fichiers d'archives ci-dessus sont enregistrés dans le répertoire des mois de décompte sous la forme Date-de-décompte-jour calendaire_Nombre-de-décomptes-de-salaires comptabilisés.wla(txt) (p. ex., pour trois décomptes de salaires comptabilisés avec la date de décompte du 31.07.2011, on aura 31_1.wla(txt), 31_2.wla(txt) et 31_3.wla(txt) dans le répertoire .../Répertoire_ des_mandats/Archive/2011/07/. |
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Champ "Date valeur" |
La valeur indiquée dan ce champ pilote la date d'exécution des paiements des salaires et est écrite dans les fichiers de paiement (DTA, OPAE, E-Banking) ainsi que les documents d'impression correspondants. La date de valeur peut bien sûr être modifiée à tout moment, la valeur actuelle est enregistrée dans le champ du même nom des réglages de mandat |
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Champ Date signature |
Cette date est également écrite dans les fichiers de paiement et les documents d'impression correspondants. Naturellement celle-ci est plus petite que la date valeur et correspond à la date à laquelle le fichier de paiement des salaires est transmis à l'institut financier concerné. Comme la date de valeur, la date de signature peut être modifiée à tout moment et est enregistrée dans le champ du même nom des réglages de mandat |
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Champ de saisie Date compta. |
Si l'interface de comptabilité générale est activée, la date saisie est celle de comptabilisation CG et du centre de charges. Veuillez noter que cette valeur de date est à la fois la date de début et la date de fin et qu'elle ne peut pas être modifiée pour les mises à jour CG/CdC de l'assistant de décompte, p. ex. plusieurs traitements des salaires ayant des dates CG différentes ne peuvent pas être regroupés en une seule comptabilisation CG/CdC. La valeur du champ est enregistrée dans le champ du même nom des réglages de mandat |
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Bouton "Effacer tous les calculs de cette période" |
Cliquez sur ce bouton pour supprimer tous les calculs de salaire de la période de salaire actuelle qui ont déjà été enregistrés mais pas encore comptabilisés |
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Champ de saisie Remarque fiche de salaire |
permet de saisir une remarque temporairement valide sur la fiche de salaire, pour le traitement des salaires actuel effectué avec l'assistant de calcul, imprimée en bas des décomptes de salaires des employés concernés. Il est possible de définir des remarques à portée générale et individuelle sur la fiche de salaire, qui restent valables, jusqu'à leur suppression explicite, pendant la comptabilisation de la période de salaire, dans les onglets Remarque fiche de salaire de la base de l'entreprise et Notes de la base du personnel |
Secteur "Informations de traitement"
Les trois boutons-radio disponibles font office de filtres et limitent le nombre d'employés à traiter dans le traitement des salaires actuel. Lorsque l'un des deux premiers boutons-radio est activé, le système analyse la valeur du champ Type de salaire dans l'onglet Codes sal. de la base du personnel ; lorsque le bouton-radio Sélectionner les employés est activé, vous pouvez sélectionner tous les employés actifs ou certains d'entre eux pour le calcul du salaire dans la fenêtre suivante Étape 2 à 5
Secteur "Informations de paiement"
La visibilité de cette zone doit être activée en via l'option Activer la configuration des informations de paiement. Les trois boutons DTA (banques), OPAE (poste) et E-Banking permettent d'ouvrir les onglets d'options DTA, OPAE et E-Banking (commande de menu Outils-Options). Les définitions pour la création correcte et sans erreur des fichiers de paiement sont faites dans les onglets d'options mentionnés.
2ème fenêtre des 5 étapes
Cette fenêtre ne s'affiche que si le bouton-radio Sélectionner un employé a été coché dans la fenêtre Étape 1 sur 5. Le tableau de gauche affiche tous les employés sans aucun calcul de salaire déjà enregistré dans la période de décompte actuelle.
Pour appliquer le calcul des salaires à toutes les personnes affichées, cliquez sur la double flèche vers la droite dans le tableau de gauche sans aucune sélection. Toutes les personnes seront alors reprises dans le tableau de droite et celui de gauche sera vide.
Afin de n'inclure que certaines personnes dans le traitement des salaires, sélectionnez-les tout en maintenant le bouton enfoncé, puis transférez-les dans le tableau de droite en cliquant sur la flèche vers la droite.
Les deux boutons fléchés vers la gauche ont l'effet inverse et déplacent toutes les personnes ou les personnes sélectionnées du tableau de droite vers le tableau de gauche, les excluant ainsi du calcul des salaires actuel.
3ème fenêtre des 5 étapes
Cette fenêtre affiche les personnes sélectionnées pour le calcul du salaire actuel dans les fenêtres Étape 1 sur 5 ou Étape 2 sur 5 ; utilisez le bouton Insérer GS pour ajouter les GS de pré-saisie, le cas échéant. Les GS de pré-saisie sont tous des éléments de salaire qui sont soit ponctuels ou irréguliers (p. ex., les allocations de mariage et de naissance, les cadeaux d'ancienneté, le paiement des heures supplémentaires, etc.), soit réguliers, mais avec des bases de calcul différentes (salaire horaire, indemnités kilométriques, primes de rotation, etc.)
Un clic sur le bouton Insérer GS ouvre la fenêtre Ajouter rubrique vous permettant de récupérer chaque GS dans le tableau de la fenêtre Étape 3 sur 5, en double-cliquant ou en cliquant sur le bouton OK. Dans ce cas, la valeur de calcul active doit être affectée au GS pré-saisi pour chaque personne (p. ex. nombre d'heures dans le cas d'un salaire horaire, montant des allocations de mariage/naissance, etc.) Les GS pré-saisis dont la valeur par défait de 0,00 n'a pas changé, ne sont pas calculés ou donnent un résultat de calcul de GS de 0,00.
Les GS de pré-saisie et leurs valeurs définies sont enregistrés dans l'onglet Pré-saisie du traitement des salaires (commande de menu Éditer-Traitement des salaires-Pré-saisie/manuelle/automatique ou +) et peuvent être supprimées si vous le souhaitez lorsque la période de salaire est comptabilisée dans le fichier annuel, via la fenêtre Étape 5 sur 5.
4ème fenêtre des 5 étapes
Cette fenêtre permet de déclencher le calcul des salaires, et de préparer et imprimer les états en aval.
Secteur "Calcul"
Boutons de la zone Calcul de la quatrième fenêtre de l'assistant de décompte
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Boutons |
Description |
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Bouton "Démarrer calcul" |
Seul élément actif à l'ouverture de la fenêtre de calcul des salaires |
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Bouton "Examiner calcul" |
Ouvre la fenêtre du même nom permettant de contrôler tous les GS calculés de toutes les personnes calculées. Pour ce faire, activez (sélectionnez) les personnes individuelles dans la partie gauche de la fenêtre "Consulter les calculs", afin que leurs GS calculés s'affichent dans le tableau à droite de la fenêtre. Cet affichage correspond à l'affichage des données de l'onglet Manuel du traitement des salaires. Si vous détectez des erreurs, revenez à la fenêtre Étape 3 sur 5, corriger l'erreur (en modifiant les paramètres de calcul d'un GS pré-saisi ou ajoutant le GS oublié), puis relancez le calcul du salaire |
Secteur "Informations universelles"
Les trois champs en lecture seule de cette zone affichent le nombre de calculs de salaires valides et le total des salaires bruts et nets.
Secteur "Documents"
Les trois boutons de cette zone permettent d'afficher à l'écran et d'imprimer le journal de traitement du calcul du salaire et les décomptes de salaire, ainsi que de préparer et d'imprimer d'autres états mensuels, tels que des paiements de salaires.
Boutons de la zone Documents de la quatrième fenêtre de l'assistant de décompte
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Boutons |
Description |
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Bouton "Procès-verbal de traitement" |
Affiche à l'écran le journal de traitement des calculs de salaire. Le système génère un journal de traitement pour chaque décompte enregistré et comptabilisé, dans un fichier lauto.ll du répertoire mensuel de la structure d'archivage enregistré. Idéalement, le bas du journal de traitement ne devrait contenir aucune personne non calculée, sinon le haut de la liste affiche des messages d'erreur et d'avertissement pour les personnes non calculées |
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Bouton "Décomptes de salaire" |
Affiche à l'écran les décomptes de salaire des personnes dont le calcul est valide. Cet affichage permet d'imprimer les décomptes de salaire vers l'imprimante par défaut, en cliquant sur le bouton "Imprimer toutes les pages" de la barre d'outils. |
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Bouton "Listes mensuelles" |
Ouvre la fenêtre États mensuels permettant de sélectionner les autres états mensuels à imprimer, et d'enregistrer cette sélection en tant que sélection par défaut. La fonction Démarrer commande d'impression permet de traiter les états sélectionnés et, selon le bouton d'option actif dans la zone Édition, de les afficher d'abord à l'écran ou de les imprimer directement sur l'imprimante par défaut. |
5ème fenêtre des 5 étapes
Cette fenêtre permet de traiter, d'imprimer et d'afficher les états CG et CdC et d'ouvrir l'assistant de comptabilisation de la période de salaire dans le fichier annuel. Les états CG et CdC de n'importe quelle période peuvent être traités à tout moment via les commandes de sous-menu des commandes de menu États, CG/ANA, États, Coûts des salaires et États.vue.3./4 Une nouvelle période de décompte (janvier, février, etc.) ne peut être ouverte qu'après comptabilisation de la période de décompte actuelle dans le fichier annuel.
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Bouton "Liste de solde" |
Traite la liste des soldes et l'affiche à l'écran. Si la liste des soldes présente un solde différent de zéro (total au débit et non au crédit), une erreur d'imputation s'est produite et les comptabilisations ultérieures ne doivent pas être effectuées. C'est la raison pour laquelle la liste de solde se trouve à la première position et les comptabilisations suivantes restent inactives jusqu'au traitement de listes de solde. |
Secteur "Comptabiliser"
Les boutons dans cette zone, réservés au traitement, à l'impression et à la comptabilisation (lorsque l'interface de comptabilité générale est activée) des états CG et CdC ne sont actifs qu'une fois la liste des soldes traitée.
Éléments de définition et de commande de la zone Comptabiliser de la cinquième fenêtre de l'assistant de décompte
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Élément |
Description |
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Option Comptabiliser dans la comptabilité |
si cette option est activée et que l'interface de comptabilité générale est correctement configurée, le traitement des salaires effectué lors du traitement de l'un des deux journaux CG/ANA via les boutons correspondants est comptabilisé simultanément dans les mandats de comptabilité générale Infoniqa ONE 50 associés ou un fichier de comptabilisation est généré. Le système génère un numéro d'écriture distinct pour chaque comptabilisation |
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Option Écriture multiple |
Cette option peut être activée uniquement si l'option Comptabiliser dans la comptabilité est cochée. Si cette option est activée, le système génère un numéro de comptabilisation unique lors de la comptabilisation du salaire |
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Bouton Journal CG / ANA (avec CdC) |
Imprime une pièce de comptabilisation CG / CdC et comptabilise ses écritures dans Infoniqa ONE 50 Comptabilité ou génère un fichier de comptabilisation pour une autre application de comptabilité définie. Pour cela , une écriture 'Désignation de compte à Désignation de compte ' pour les listes spécifique est générée. |
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Bouton Journal CG / ANA (avec CdC et GS) |
Le système génère la même liste que Journal CG / ANA (avec CdC) à la différence qu'au lieu des libellés de débit et de crédit, il affiche le numéro de clé GS et le nom de GS pour les écritures fractionnées par compte CG et centres de charges |
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Bouton "Journal détaillé par personne" |
Cette liste détaille les mêmes informations que les deux listes décrites ci-dessus mais par personnes. |
Secteur Autres options
Cette fenêtre permet de traiter et d'imprimer d'autres états CG et CdC, d'effectuer d'autres calculs de salaires et d'ouvrir l'assistant de comptabilisation de la période de salaire dans le fichier annuel.
Boutons de la zone Autres options de la cinquième fenêtre de l'assistant de décompte
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Bouton |
Description |
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Bouton "Imprimer autres listes CCh." |
ouvre la fenêtre Autres états CdC permettant d'activer d'autres états pour l'état, d'enregistrer ce réglage comme valeur par défaut et de lancer le traitement et l'impression des états sélectionnés. Par ce choix, l'impression s'effectue directement sur l'imprimante définie en valeur par défaut ou comme affichage à l'écran depuis lequel l'impression peut également être déclenchée. |
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Bouton " Créer autres calculs de salaires" |
revient vers la fenêtre Étape 1 de 5 permettant d'effectuer d'autres calculs de salaire pour d'autres personnes ou groupes de personnes |
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Bouton "Comptabiliser période de salaire dans fichier annuel" |
Lance l'assistant de comptabilisation qui vous guide en 4 étapes pour comptabiliser correctement les calculs de salaires enregistrés dans le fichier annuel et ouvrir une nouvelle période de salaire. Lors de chaque cycle de comptabilisation, le système supprime les données du traitement des salaires actuel, qui avaient été enregistrées temporairement, et les écrit dans un fichier de données sous la forme jour_calendaire_date_décompte_actuelle.wla dans le répertoire mensuel de la structure d'archive (p. ex., 31_1.wla, 31_2.wla dans le répertoire .../répertoire_des_mandats/2011/07/ pour la comptabilisation de la période de décompte de deux traitements de salaires à date de décompte du 31/07/2011). En plus du fichier de données, Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires écrit un fichier journal de comptabilisation du même nom au format .txt dans le même répertoire.
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