Hier finden Sie folgende Beschreibungen:
- Allgemeine Infos und Ablauf
- Personalstamm - Register Versand
- Elektronische Vorlagen (E-Vorlagen)
- Elektronischer Postausgang (E-Postausgang)
- Anhänge
Allgemeine Infos und Ablauf
Der E-Versand steht Ihnen im Abo-Modell ab der Version 2023 SP3 zur Verfügung.
Als kostenpflichtige Option «E-Mail Versand» ab Version 2010 auch als Kauf-Lizenz.
Die Funktion E-Versand finden Sie unter LOHNVERARBEITUNG - E-Versand
Immer mehr Dokumente werden heute per Mail an den Empfänger verschickt. Mit E-Versand besteht die Möglichkeit die Lohnabrechnung und den Lohnausweis elektronisch (Export Center App, Export HCM oder per E-Mail) zu versenden. Versandart und Sprache lassen sich dabei für jeden Mitarbeiter individuell bestimmen. Um den Prozess zu vereinfachen, lassen sich Vorlagen erstellen, die bei jedem Versandlauf ausgewählt werden können. Ab Version 2020 können zusätzlich PDF-Dokumente pro Mitarbeiter oder pro Organisationseinheit hinterlegt werden, die dann zusammen mit der Lohnabrechnung oder dem Lohnausweis versendet werden.
Um den E-Versand-Prozess zu starten, müssen als erstes E-Vorlagen erstellt werden. Die Vorlagen für den E-Mail Versand können pro Dokumenttyp und Sprache definiert werden. Siehe Kapitel E-Vorlagen
Im Personalstamm, Register Zusatzangaben kann pro Mitarbeiter die Sprache und die E-Mailadresse erfasst werden.
Über das Icon «Ausgabe in elektronischen Postausgang» auf dem Report-Dialog von der Lohnabrechnung und vom Lohnausweis wird der E-Versand gestartet. Die PDF-Dokumente werden aufbereitet. Danach, auf dem erscheinenden Dialog "Einstellungen" muss eine Vorlage und Versandart ausgewählt, sowie eine Bezeichnung erfasst werden. Der Text der Vorlage kann angepasst und für diesen Versand über [Speichern] gespeichert werden. Durch drücken von [Weiter] werden die Dokumente anschliessend in den E-Postausgang übermittelt.
Im E-Postausgang sind die Versandläufe ersichtlich welche bereits erstellt sind.
Ausgewählte Dokumente werden über folgende Buttons versandt/gedruckt:
[Elektronisch] Die Dokumente mit der Versandart E-Mail werden versendet.
[Brief] Die Dokumente mit der Versandart Post werden ausgedruckt.
Personalstamm Register Versand
Das Register Versand ist sichtbar, wenn die Option "E-Mail Versand" lizenziert ist.
Pro Person kann entschieden werden, ob eine Lohnabrechnung oder Lohnausweis normal ausgedruckt, an die Center App oder HCM oder in einem E-Mail als PDF direkt der Person gemailt wird.
Die zur Verfügung stehenden Auswertungen, welche mit E-Versand versendet werden können, sind als Default im linken Bereich "Briefversand" hinterlegt.
Aktuell wird beifolgenden Reports die Funktionalität "E-Versand" unterstützt:
- Lohnabrechnung
- Lohnausweis
Es können auf einer Person nur Listen in den Elektronischen Versand verschoben werden, wenn auf dieser Person eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist:
Massenmutation – Ist der Massenmutations-Button aktiviert, kann mit der [Shift] oder [Ctrl]-Taste mehrere Personen markiert werden, um dann die ausgewählte Liste in einem Schritt mehreren Personen zuzuteilen.
Die ausgewählte Sprache pro Report bestimmt, welche Sprachvorlage beim Mitarbeiter in Bezug auf die E-Mail-Vorlage für den E-Mail-Versand genommen wird.
- Die ausgewählte Sprache zur Lohnabrechnung korrespondiert mit folgendem Feld:
Registerkarte Person / Gruppe Person / Stammdaten / Tab Zusatzangaben / [Lohnabrechnung]. - Die ausgewählte Sprache zum Lohnausweis korrespondiert mit folgendem Feld:
Registerkarte Person / Gruppe Person / Stammdaten / Tab Zusatzangaben / [LAW-Behörde].
| Personalstamm Tab Versand |
Bedeutung |
| Briefversand | Die hier aufgeführten Reports werden bei einem entsprechenden Listenaufruf in den E-Postausgang gestellt und können ausgedruckt und per Post versandt werden. |
| Elektronischer Versand | Die hier aufgeführten Reports werden bei einem entsprechenden Listenaufruf in den E-Postausgang gestellt und können per E-Mail versandt werden. |
| Der ausgewählte Report kann von der einen zur anderen Seite verschoben werden. Briefversand ßà Elektronischer Versand. | |
| "Sprach-Auswahlbox" | Sobald eine Liste markiert ist, stehen die möglichen Sprachen zur Verfügung, in der die Liste erstellt werden kann und in welcher Sprache der E-Mail-Text geschrieben ist. à Zu der hier ausgewählten Sprache muss auch eine entsprechende Sprachvorlage zur E-Vorlage vorhanden sein. |
E-Vorlagen
In den E-Vorlagen wird pro Auswertung mehrere E-Mail-Text-Vorlagen erstellt mit Betreffzeile und Mitteilungstext. Der entsprechende Text kann in verschiedenen Sprachen abgespeichert werden. Deutsch-Schweiz ist zwingend zu erfassen.
| E-Vorlagen | Bedeutung |
| Vorlage | |
| Bezeichnung (Vorlage) | z.B. Lohnausweis, Gehaltsabrechnung, Gehaltsabrechnung inkl. 13 Monatslohn, Spesenabrechnung, Bonuszahlung, |
| Dokumenttyp |
Auswahl zwischen Lohnabrechnung, Lohnausweis oder Serienformulare (PDM) Die E-Vorlagen stehen als Auswahl zur Verfügung beim Listenaufruf mit [Ausgabe in elektronischen Postausgang] und im PDM bei Serienformular mit [E-Mail senden] |
| Verschlüsselung |
Mit IncaMail können die e-Mails verschlüsselt werden. Eine elektronische Dienstleistung der Schweizerischen Post für den sicheren und den nachweisbaren Versand von vertraulichen Geschäftsinformationen wie Lohnabrechnungen und Lohnausweise. Für diese Verschlüsselung benötigt der Kunde einen Vertrag/Login bei der der Schweizer Post. Die Login-Informationen können in den Einstellungen Personal 2/2 hinterlegt werden. Weitere Infos dazu sind im Kapitel Einstellungen Persona 2/2 beschrieben.
|
| [Neu] | |
| [Löschen] | |
| [Speichern] | |
| E-Mail-Texte | |
| Sprache |
Die E-Mail-Vorlagen können in den Sprachen abgelegt werden in der eine Liste aufgerufen werden kann (Report/Datensprache): - Normalerweise: Deutsch (Schweiz), Englisch (Grossbritannien), Französisch (Schweiz), Italienisch (Schweiz). - Lohnabrechnung Diverse Ländersprachen - Serienformulare Diverse Ländersprachen |
| Betreff-Zeile | |
| Mitteilungstext | |
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Für die Betreff-Zeile und den Mitteilungstext stehen folgende Textbausteine als variables Element zur Verfügung. -Personal-Nr. |
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| [Kopieren] | Eine Textvorlage kann kopiert und in einer anderen Sprache abgespeichert werden. |
| [Neu] | |
| [Löschen] | |
| [Speichern] | |
| [Schliessen] |
Über [Ausgabe in elektronischen Postausgang] auf den definierten Listen-Dialogen wird der elektronische Versand gestartet und die PDF’s generiert. Danach werden auf dem Dialog "Einstellungen" die Angaben zum elektronischen Versand gemacht. Nach dem bestätigen werden die Dokumente in den E-Postausgang gestellt.
Im Postausgang ist ersichtlich, was für Dokumente elektronisch versandt werden/wurden.
Es werden alle Versandläufe angezeigt und können von dort bearbeitet und versendet werden. Beim automatischen Start nach Erstellung eines Versandlaufes wird der zuvor erstellte Versandlauf angezeigt. Wird der Dialog manuell über das Ribbon Menü aufgerufen, muss zuerst ein Zeitraum selektiert werden, um dann die dazu passenden Versandläufe anzuzeigen.
| Einstellungen (E-Postausgang) |
Bedeutung |
| Typ | |
| Vorlage | Auswahl der Vorlage (Vorlage wird erstellt unter Registerkarte Verwaltung / Gruppe E-Versand / E-Vorlagen ) |
| Beschreibung |
Beschreibung dieses elektronischen Versandes. Die Bezeichnung darf bezogen auf das Systemdatum und das Dokument nur einmal vorkommen. |
| Versand-Einstellung |
Hier ist definiert, wie der elektronische Versand vollzogen wird. Mail-Fenster Direkt Postausgang (Default) |
| E-Mail-Texte | |
| Betreff-Zeile | (Vorschlag aus Vorlage – kann überschrieben werden) |
| Mitteilungstext | (Vorschlag aus Vorlage – kann überschrieben werden) |
|
Für die Betreff-Zeile und den Mitteilungstext stehen folgende Textbausteine als variables Element zur Verfügung. -Personal-Nr. |
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| Signatur | Auswahl der Signatur ist für alle Sprachen gleich. Die Übersetzung der Signatur so wie auch die Erfassung von weiteren Signaturen passiert im Dialog «Dynamische Textbausteine» (Button rechts von Signaturen-Combo). |
| Sprache | Die E-Mail-Vorlagen können in den Sprachen abgelegt werden in der eine Liste aufgerufen werden kann. |
| [Weiter] | |
| [Speichern] | |
| [Schliessen] | Es wird nichts in den E-Postausgang gestellt. |
Beim E-Mail-Text wird, sofern vorhanden, automatisch der Textbaustein für das ausgewählte Dokument geladen und die Betreffzeile und der Mitteilungstext abhängig von der Sprache angezeigt. Diese Texte können dann auch noch angepasst und gespeichert werden.
Hinweis: Ist IncaMail über Soap aktiviert, stehen die Versand-Einstellungen nicht mehr zur Verfügung, sobald man eine entsprechende Vorlage ausgewählt hat (Vorlage mit gesetztem Flag bei Verschlüsselt).
Dialog Postausgang
| E-Postausgang | Bedeutung |
| Selektion | Erstellte Versandläufe können in diesem Dialog angezeigt werden |
| Erstellt von | ¡ Alle ¤ Nur Eigene Anzeigen der Versandläufe von allen Benutzern oder nur eigene. |
| Status | o Offen þ Abgeschlossen Offene und / oder abgeschlossene Versandläufe anzeigen. |
| Erstellungsdatum von/bis | |
| [Aufbereiten] | Die selektierten Versandläufe werden angezeigt. |
| Grid Versandläufe | Die Versandläufe sind aufgeführt mit folgenden Spalteninfos: Status, Beschreibung, Datum, Benutzer, Report (User/Ersteller) (Liste) |
| Funktionen | |
| [Einstellungen] | Der Dialog Einstellungen wird aufgerufen. |
| [Vorschau] | Der gesamte Versandlauf wird als PDF angezeigt; Acrobat Reader startet. |
| [Abschliessen] | Der aktuell selektierte Versandlauf wird auf "abgeschlossen" gesetzt. Falls noch nicht alle Positionen des Versandlaufes gedruckt/gesendet waren, kommt ein Hinweis. |
| [Löschen] | Der selektierte Versandlauf wird mit allen dazugehörenden Positionen endgültig gelöscht. |
| Positionen | |
| Grid Positionen | Es sind die jeweiligen Empfänger (Angestellte) des angewählten Versandlaufes einzeln aufgeführt mit folgenden Spalteninfos: |
| Selektion | o Nicht ausgewählt / þ Ausgewählt Über [Keine] und [Alle] können alle Einträge auf einmal selektiert oder deselektiert werden. |
| Spalte Status | Offen / Übermittelt (Informativ) |
| Spalte HCM Status | Übermittelt / oder nicht übermittelt (leer) Diese Spalten ist nur ersichtlich, wenn die Lizenzoption für HCM aktiviert und die Verbindungseinstellungen zu HCM in der Einstellung Register HCM hinterlegt ist. |
| Spalte Verarbeitung | Datum und Uhrzeit |
| Spalte Personal Nr. | |
| Spalte Name | Name und Vorname der Person |
| Spalte Ort | |
| Spalte Versandart | E-Mail oder Post Kann im Grid abgeändert werden (Auswahlcombobox) sofern der Status "Offen" ist. Diese Anpassung führt zu keiner Veränderung der Stammdaten. |
| Spalte E-Mail | E-Mail Adresse – Kann direkt im Grid eingegeben werden, sofern der Status "Offen" ist. Diese Anpassung führt zu keiner Veränderung der Stammdaten. |
| Spalte PDF | Mit einem Klick auf das PDF-Symbol wird die Liste angezeigt. |
| Spalte Fehler | Treten bei der Verarbeitung Fehler auf, wird die entsprechende Zeile rot eingefärbt mit einem Hinweistext zur Fehlerursache. |
| Versand | |
| [Keine] | Alle Einträge können auf einmal de-selektiert werden. o |
| [Alle] | Alle Einträge können auf einmal selektiert werden. þ |
| [Export HCM] | Die selektierten Positionen werden an das HCM übermittelt |
| [Brief] | Alle selektieren Positionen mit Versandart „Post“ werden gedruckt. Dazu wird nicht der Report nochmals aufbereitet, sondern aus den einzelnen Dokumenten wird ein Sammeldokument als ein einziger Druckauftrag an den Drucker gesendet. Das Sammeldokument ist nach Grid-Sortierung sortiert. (Bis V2015.5 HF12 wurden sie batchmässig nacheinander gedruckt.) |
| [Elektronisch] | Die selektierten Positionen mit Versandart „E-Mail“ werden an Outlook oder die entsprechende Mail-Software anhand der Einstellung (Mail-Fenster, Direkt, Postausgang) übergeben. |
| [Löschen] | Die mit einem Flag markierte Grid-Zeilen werden gelöscht. |
| [Speichern] | Anpassungen im Positionen-Grid werden gespeichert. |
| [Schliessen] | Der E-Postausgang wird geschlossen. |
Hinweis: Falls beim Drucken der PDF's der Ausdruck nicht lesbar ist, kann anstelle des Simultan PDF Converters der Windows Standard-Drucker verwendet werden. Dies wird über folgende Konstante aktiviert: EVERSAND_PDF, Zyp Zahl, Wert 1
Konstanten Konstantenwerte
| Code | Name | Gruppe | Typ | Wert | Einheit | Gültig von | bis |
| EVERSAND_PDF | Eversand PDF Druck | Firma | Zahl |
1 à Windows Standartdrucker 0 od. nicht vorhanden à Simultan PDF Converter |
Code | 01.01.2000 | 00.00.0000 |
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Anhänge
PDF-Dokumente welche den Mitarbeitenden direkt mit der Lohnabrechnung oder dem Lohnausweis mit dem gleichen E-Mail mitgesendet werden sollen? Diese Dokumente können hier pro Mitarbeiter oder über die Organisationsstruktur hinterlegt werden. Im Vorfeld kann alles vorbereitet werden, damit, wenn die Lohnabrechnung versandt werden muss, die zusätzlichen PDF-Dokumente automatisch mitangehängt werden.
| E-Versand Anhänge | Bedeutung |
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In einem ersten Schritt wird entschieden, ob die Anhänge bei einer Lohnabrechnung oder bei einem Lohnausweis mitgesendet werden. Je nach gesetztem Flag wird auch die zur Auswahl stehende Periodizität angepasst. Bei der Lohnabrechnung können pro Monat Anhänge hinterlegt werden, beim Lohnausweis pro Kalenderjahr. |
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¤ Lohnabrechnung Monat |
Monat Wird der E-Versand einer Lohnberechnung ausgeführt, werden die zu dieser Lohnabrechnungsperiode passenden hier definierten Anhänge mit der Lohnabrechnung mitversendet. |
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¡ Lohnausweis Jahr |
Jahr Wird der E-Versand für den Lohnausweis ausgeführt, werden die zu diesem Kalenderjahr passenden, hier definierten, Anhänge mit dem Lohnausweis mitversendet. |
| Verzeichnis Anhänge |
Über das Lupen-Symbol öffnet sich das lokale Verzeichnis und der gewünschte Ordner kann geöffnet werden, in dem sich die Anhänge befinden. Alle PDF-Dateien des ausgewählten Ordners werden angezeigt. Andere Dateien werden bewusst nicht angezeigt, da nur PDF-Dateien angehängt werden können. Quickinfo mittels «Mouse over» wird angezeigt: Die Dateien können den Mitarbeitern via Drag and Drop zugewiesen werden. |
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Zuweisung pro Mitarbeiter oder |
Zuweisung pro Mitarbeiter/Organisationseinheit In einem zweiten Schritt wird entschieden, ob die Anhänge pro Mitarbeiter (Einzel- und Multiselektion möglich), pro Organisationseinheit oder der ganzen Firma zugeteilt werden. Hinweis: Es werden nur die Mitarbeiter angezeigt, die im Personalstamm unter Versand Lohnausweis- oder Abrechnung zugewiesen haben. |
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Auf der linken Seite angezeigte PDF Dateien können rechts zugewiesen werden. Es gibt mehreren Möglichkeiten wie die Anhänge zugewiesen werden können. Einzeln- oder Multiselektion ist bei den Anhängen sowohl als auch beim Mitarbeiter und der Organisationseinheit möglich. Die selektierten Anhänge können auch über drag ‘n’ drop zugewiesen werden. Man packt einfach die Anhänge mit der Maus und zieht sie zum Mitarbeiter/Organisationseinheit rüber. |
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Anhänge
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Beim Tab Mitarbeiter ist in der Spalte „Anhänge“ ersichtlich, ob eine Person eine oder mehrere Anhänge hat. Die zugeteilten Anhänge werden mit einer Zahl hinter dem Bürokammer-Symbol angezeigt. Durch einen Klick auf das Büroklammer-Symbol wird jedes zugewiesene Dokument mit Namen angezeigt. Zudem ist ersichtlich, ob das Dokument der Person direkt zugeteilt wurde „Eigene Anhänge“ oder ob das Dokument über eine Organisationseinheit zugeteilt wurde, welcher die Person unterstellt ist „OE Anhänge“. Die gleiche Funktionalität ist beim Tab Organisationsstruktur hinterlegt. |
| Zugewiesene Anhänge vor dem Versand löschen |
Sind falsche Anhänge hinterlegt oder einer falschen Person zugeteilt, können diese vor dem Versand noch entfernt werden. Mit dem Klick auf das Büroklammer-Symbol sieht man welche Anhänge dem Mitarbeiter/Organisationseinheit zugeteilt sind. Über das Abfallkorb-Symbol können die zugewiesenen Anhänge entfernt werden. Anhänge welche über die Organisationseinheit zugeteilt wurden, müssen auf der entsprechenden Organisationseinheit gelöscht werden. |
| Alle Anhänge löschen |
Um alle Anhänge zu löschen, genügt ein Klickt auf den Button [Alle Anhänge löschen] Es kommt zuerst eine Sicherheitsabfrage wo ersichtlich ist, ob es sich um eine Lohnlauf- oder Lohnausweis-Selektion handelt und um welchen Monat respektive um welches Kalenderjahr es sich bei den zu löschenden Anhängen handelt. Erst wenn dies mit [Ja] bestätigt wird, werden die Anhänge gelöscht. |
| Speichern | Durch Speichern werden die zugewiesenen Dokumente auf der Datenbank gespeichert. Die Originaldokumente bleiben im Verzeichnis bestehen. |
| Schliessen |
Hinweis: Zuweisung ganze Firma - Soll ein Anhang dem Personal der ganzen Firma verschickt werden (z.B. Einladung Weihnachtsessen), wird der Anhang der obersten Organisationseinheit zugewiesen.