Gruppe Buchungen

Lohnbuchungen

Voraussetzungen

Grundsätzlich wird auf Stufe Lohnart die Art und Weise der Buchung definiert. Man hat die Möglichkeit im Lohnartenstamm anzugeben, ob die Kontierung aus dem Personalstamm für die Buchung verwendet werden soll oder nicht.

Wird die Checkbox Personalstamm unter der Kontierung aktiviert, so wird die Kontierung aus dem Personalstamm verwendet. Man kann auf das Soll- oder Habenkonto aus dem Personalstamm zugreifen. Die Steuerung erfolgt über die Checkbox Personalstamm im Lohnartenstamm (aktivierte Box unter dem Soll- oder Habenkonto).

Im Personalstamm (TAB Organisation/Buchungsplan) kann für jede Person eine individuelle Kontierung angegeben werden. Die Datensätze mit der Verteilungsart "Mit Fibukonto-Zuteilung" sind massgebend für die Buchung. Man hat sogar die Möglichkeit eine Buchung aufzuteilen, wenn mehrere Datensätze so erfasst werden. Dass man eine Kostenstelle oder einen Kostenträger erfassen muss, hat für die Fibubuchung keinen Einfluss, hat aber für eine ev. Kostenbuchung eine Bedeutung.

Für eine Kostenbuchung muss im Lohnartenstamm die Kostenrechnungs-Verteilung aktiviert sein. Dem Anwender stehen vier verschiedene Varianten einer Kostenverteilung zur Verfügung.

1. Verteilung: Personalstamm (ohne Fibukonto)
   Wie für die Fibubuchung kann man jeder Person im Buchungsplan eine oder mehrere Kostenstellen oder Kostenträger zuweisen. Hier ist zu beachten, dass diejenigen Datensätze für die Verteilung massgebend sind, die mit der Verteilungsart "ohne Fibukonto-Zuteilung" erfasst sind. Das Fibukonto ist in diesem Datensatz auch wie für die Fibubuchung nicht relevant.

2. Verteilung: Personalstamm (mit Fibukonto)
   Wie die Verteilung ohne Fibukonto, doch sind in diesem Fall die Daten, die mit der Verteilungsart "mit Fibukonto-Zuteilung", bzw. "mit Fibukonto-Zuteilung und KST-Zuteilung" erfasst sind, die Grundlage für die Kostenverteilung.

3. Verteilung: Allgemein
   Hier kann man direkt auf der Lohnart die Kostenbuchung definieren.

4. Verteilung: Bezugsgruppe
   Man kann vordefinierte Bezugsgruppen einer Lohnart zuteilen. Die Lohnart wird dann anhand der Buchungen dieser Gruppe gebucht. Bezugsgruppen können im Lohnbasenstamm definiert werden.

Kontierung der Lohnart

Die Kontierung der Soll und Habenkonto einer Lohnart richtet sich primär nach dem Grundtyp (àRegisterkarte Lohnstammdaten / Gruppe Stammdaten / Lohnartenstamm  /Tab Parameter: Grundtyp). Je nachdem ob eine Lohnart als Zulage oder Abzug definiert muss die Kontierung "gekehrt" werden. Ob dabei die Lohnart (z. B. Lohnkorrektur) schliesslich einen positiven oder negativen Wert enthält wird vom Programm automatisch richtig gebucht.

Typ 1: Zulage		Beispiel
Monatslohn:	Aufwandkonto - Durchlaufkonto	Bruttolöhne - Abrechnungskonto
AHV AG:	Aufwandkonto - Passivkonto	Sozialaufwand AHV - Kreditor AHV

 

Typ 2: Zulage		Beispiel
Vorschuss:	Durchlaufkonto - Passivkonto	Abrechnungskonto - Div. Lohnabzüge
Wohnungsmiete:	Durchlaufkonto - Ertragskonto	Abrechnungskonto - Ertrag Wohnung
Sozialabzüge:	Durchlaufkonto - Passivkonto	Abrechnungskonto - Kreditor AHV

Spezialfall MwSt-Buchungen

Mit entsprechenden "MwSt-Lohnarten" können MwSt-Berechnungen und –Buchungen automatisch durchgeführt werden.

Falls auf einer Lohnart der Steuercode erfasst ist, werden beim Lohnbuchungen erstellen die entsprechenden Steuerbuchungen erstellt.

Es ist zu beachten, dass das Fibukonto steuerwirksam sein muss.

Beim Verbuchen der Daten in Infoniqa ONE 200 Finanz mittels Sammelbuchung, werden die Buchungen mit den zugehörigen Steuerbuchungen nicht verdichtet in Infoniqa ONE 200 Finanz übertragen, da eine eindeutige Zuordnung vorausgesetzt wird. Der restliche Teil der Buchungen (ohne MwSt) gelangt jedoch als Sammelbuchung dahin.

Es ist nicht möglich, auf Nicht-MWST-Konto MWST-Beträge zu buchen.

Beispiele zu Kontierungen mit Personalstamm

Personalstamm – Organisation (Buchungsplan)

Person A	Datensatz 1	Datensatz 2		Datensatz 3	Datensatz 4
Verteilungsart	Ohne Fibu Konto Zuteilung	Ohne Fibu Konto Zuteilung	Mit Fibu Konto Zuteilung		Mit Fibu Konto Zuteilung
Fibukonto			5010		5000
Verteilungstyp	Kostenstelle	Kostenstelle	Kostenstelle		Kostenstelle
KST/KTR	Produktion	Verkauf	Produktion		Produktion
Anteil	60	40	80		20
Von	Jan 99	Jan 99	Jan 99		Jan 99
Bis

Lohnartenstamm

Lohnart Monatslohn

Fibukontierung JA
Soll: 5000 Haben: 2140
Personalstamm: Nein    Personalstamm: NEIN

Kostenrechnung JA
Personalstamm (Ohne Fibukonto): JA Personalstamm (Mit Fibukonto): NEIN
Allgemein: Nein
à kostenwirksam in Resultatteil

Lohnart Stundenlohn

Fibukontierung JA
Soll: 5000 Haben: 2140
Personalstamm: JA    Personalstamm: NEIN

Kostenrechnung JA
Personalstamm (Ohne Fibukonto): Nein Personalstamm (Mit Fibukonto): JA
Allgemein: Nein

à kostenwirksam in Resultatteil
à kostenwirksam in Faktorteil

Lohndaten
Monatslohn 5000.00 Fr.
Stundenlohn 20 h à 30.- 600.00 Fr.

Lohnbuchungen erstellen:
Registerkarte Lohnverarbeitung / Gruppe Buchungen / Lohnbuchungen

Datum	Buchungstext	Sollkonto	KST	Habenkonto	KST	Betrag
5.1.1999	Monatslohn	5000		2140		5000.00
	Monatslohn		PROD			3000.00
	Monatslohn		VERK			2000.00
5.1.1999	Stundenlohn	5000		2140		120.00
	Stundenlohn		PROD			24.00
	Stundenlohn		PROD			96.00
	Stundenlohn	5010		2140		480.00
	Stundenlohn		PROD			96.00
	Stundenlohn		PROD			384.00

Ansicht Lohnbuchungen Sammelbuchung

Datum	Buchungstext	Sollkonto	KST	Habenkonto	KST	Betrag
5.1.1999	LL Jan 99	5000		2140		5120.00
	LL Jan 99		PROD			3120.00
	LL Jan 99		VERK			2000.00
	LL Jan 99	5010		2140		480.00
	LL Jan 99		PROD			480.00

Man hat die Möglichkeit die Buchungen eines Lohnlaufes zu erstellen oder über die Periodeneingabe, die Löhne eines ganzen Monates auszuwählen.

Mit der Liste "Vorschau Fibubuchung" (Buchungsjournal) können die erzeugten Buchungen kontrolliert werden.

Werden Kontierungen nach einem Lohnlauf (mit oder ohne anschliessender Zahlung) nachkorrigiert, muss dieser Menüpunkt neu angewählt werden. Es ist jedoch nicht nötig den Lohnlauf nochmals zu wiederholen.

Lohnlauf Feldbezeichnung	Bedeutung
Lohnlauf	Auswahl eines Lohnlaufes Die ins Finanz verbuchten Lohnläufe erscheinen nicht mehr.
Periode	oder Auswahl einer Periode
In Geschäftsjahr	Falls die Buchungen später beim "Verbuchen in Finanz" nicht ins aktuelle Geschäftsjahr fliessen sollen, muss das gewünschte Geschäftsjahr ausgewählt werden.
Erstellungsdatum	Eintragung des aktuellen Datums Wird das Erstellungsdatum abgeändert, ändert das MWST-Datum automatisch auch auf das gleiche Datum.
Steuersatz vom	Eintragung des aktuellen Datums Falls ein "alter" Steuersatz verwendet werden soll, ein gültiges Datum im Bereich des gewünschten Steuersatzes eingeben.
Buchungen erstellen

Projektbuchungen

Allgemein

• "Projektmanagement" ist eine lizenzpflichtige Option in Infoniqa ONE 200 Finanz
  Sie ist in der Option " Kostenrechnung (Advanced)" integriert.

• 1:1 Beziehung KST-Projekt

• Nur auf erfasste Lohndaten mit KST

• Zugriff auf Projektstamm in Infoniqa ONE 200 Finanz

• Ausweisung auf Buchungsjournal und Erfasste Lohndaten

• keine Projektbuchungs-Plausibilisierung

• Aktivierung via Konstante (PROJEKT_BUCHUNGEN mit Wert = 1)

• Spalte "Projekt" muss im Grid aktiviert werden

• Buchen auf virtuelle Projekte möglich

Projektplan einrichten im Finanz

Infoniqa ONE 200 Personal greift auf den Projektplan von Infoniqa ONE 200 Finanz zu.
Falls noch keine Projekte vorhanden sind, müssen diese in Infoniqa ONE 200 Finanz erfasst werden.
[Neues Proj.]  anwählen und die Felder [Nummer], [Bezeichnung] und [Gültig von] erfassen und [Speichern].

Einrichten Konstante Projektbuchungen

Konstanten Konstantenwerte

Code	Name	Gruppe	Typ	Wert	Einheit	Gültig von	bis
PROJEKT_BUCHUNGEN	Projektbuchungen	Firma	Zahl	1	Code	01.01.2007	00.00.0000

Buchungswirksame Lohnart einrichten

Die gewünschten Lohnarten erstellen/kopieren und im Bereich "Lohnart-Teile", wo der Ansatz respektive der Faktor vom Typ [Variabel] ist, das Flag "buchungswirksam" aktivieren.
(Das Flag "buchungswirksam" ermöglicht bei der Lohndatenerfassung die Kontierung zu übersteuern; in diesem Fall zusätzlich ein Projekt zu erfassen.)

Projektlohnart zuteilen

Die gewünschten Lohnarten den entsprechenden Personen zuteilen.

Lohndaten erfassen - Gridspalte Projekt aktivieren

In den Lohndaten muss die Spalte, in der das Projekt erfasst wird, zuerst aktiviert werden.

• Im rechten Bereich "Lohndaten erfassen" mit der rechten Maustaste ins Grid klicken.

• Im Kontextmenü den Punkt "Spalten bearbeiten" anwählen.

• Beim Feld "Projekt" die Flags "Sichtbar" und "Aktiv" setzen; danach [Speichern].

• Dieser Vorgang wird in der Detailansicht und in der Gesamtübersicht durchgeführt.

Danach ist die Spalte "Projekt" sichtbar und der Wert kann samt KST/KTR und Projekt erfasst werden.

Virtuelle Projekte

Projekte welche nicht im Projektstamm enthalten sind à virtuelle Projekte.

Damit in Infoniqa ONE 200 Personal virtuelle Projekte beim Lohndaten erfassen eingegeben werden können, muss in den Einstellungen ein Flag aktiviert werden.

Verbuchen in Finanz

Verbuchen in Finanz Feldbezeichnung	Bedeutung
Lohnlauf	Auswahl eines Lohnlaufs Die bereits verbuchten Lohnläufe erscheinen nicht mehr.
Periode	Auswahl nach einer Periode (sämtliche Lohnläufe dieser Periode werden verbucht)
Kostenstellenbuchungen andrucken	Bei Aktivierung dieses Feldes werden die Kostenstellen-Buchungen im Buchungsjournal ebenfalls angedruckt.
Lohnarten-Buchungen	Lohnartenbuchungen verbuchen
Zahlungs-Buchungen	Zahlungsbuchungen verbuchen
Geschäftsjahr	Nach dem Aktivieren der Schaltfläche Verbuchen wird das entsprechende Geschäftsjahr (wurde beim Erstellen der Lohnbuchungen, Zahlungsbuchungen eingegeben) angezeigt.
Verbuchungsdatum	Verbuchungsdatum (muss im Bereich des gewählten Geschäftsjahres liegen)
Belegnummer	Belegnummer für die Lohnbuchungen im Finanz. Der Vorschlagswert ist analog dem Buchen im Finanz.
Nummerierung	Soll pro Buchung die Belegnummer erhöht werden oder sollen alle Buchungen mit derselben Belegnummer ins Finanz verbucht werden.
Einzelbuchung	Buchungen werden als Einzelbuchungen verbucht
Sammelbuchung	Buchungen werden nach identischen Soll- und Habenkonti verdichtet und als Sammelbuchung verbucht
Text	Text für die Sammelbuchung (z. B. Löhne Januar 2004)

Man hat die Möglichkeit die Buchungen eines Lohnlaufes in Infoniqa ONE 200 Finanz zu buchen oder über die Periodeneingabe, die Löhne eines ganzen Monats auszuwählen.

Zudem besteht die Möglichkeit anzugeben, ob die Buchungen als Einzel- oder Sammelbuchungen in die Finanzanwendung übergeben werden.

Es besteht die Möglichkeit, auszuwählen welche Buchungen ins Finanz übertragen werden sollen (Lohn- und/oder Zahlungsbuchungen).

Belegtext und Belegnummer

Im Zahlungsausgleich-Dialog wird zwingend die Eingabe eines Belegtextes verlangt (z. B.: Lohnzahlungen April 2004). Dieser Text wird automatisch als Buchungstext (bei Einzelbuchungen) beim Verbuchen der Zahlungen übernommen.

Die Vergabe der Belegnummer der Lohnbuchungen und Zahlungsbuchungen wird neu in der Funktion: "Verbuchen in Finanz" vorgenommen. Dabei wird bei der Vergabe der Belegnummer der Vorschlagswert aus dem Finanz angezeigt, dieser kann natürlich überschrieben (à keine Nachführung auf der Datenbank) werden. Durch das Flag "Nummerierung fortlaufend" kann festgelegt werden, ob für jede Buchung die gleiche (Flag inaktiv) oder eine neue, fortlaufende Belegnummer (Flag aktiv) verwendet werden soll.

Die Verbuchung darf erst durchgeführt werden, wenn die Lohn- und Zahlungsbuchungen korrekt erstellt worden sind.

Treten beim "Verbuchen ins Finanz" Fehler auf, werden Protokolleinträge generiert und im Fehlerprotokoll ausgewiesen. Der Dialog für das Fehlerprotokoll wird automatisch gestartet; mit gesetztem Radiobutton [Verbuchen in Finanz].

Die Aktion "Verbuchen in Finanz" ist definitiv und kann grundsätzlich nicht rückgängig gemacht werden. Es gibt jedoch ab Version 2011 die Möglichkeit einen "Stornolauf" durchzuführen; mehr dazu in Kapitel Lohnbuchungen löschen/stornieren

Buchungsjournal

Buchungsjournal Feldbezeichnung	Bedeutung
Auswahl	Vorschau Fibubuchung	Nach Lohnlauf oder
		Personal-Nr. von / Personal-Nr. bis und Periode oder
		Organisationseinheit und Periode
		Mit der Auswahl über die Personal-Nr. oder die Organisationseinheit werden aktive, halbaktive und inaktive Personen in die Auswahl miteinbezogen.
		Wird die Option Personal-Nr. ausgewählt und die Felder von und bis leer gelassen, werden automatisch alle Personen angezeigt.
		Wird die Option Organisationseinheit ausgewählt werden nur Personen in die Auswahl miteinbezogen deren Hauptorganisationseinheit in der Auswahl-Organisationseinheit enthalten ist.
		Periode
		Bei der Auswahl eines Lohnlaufes wird auf die entsprechende Periode des Lohnlaufes umgeschaltet. Bei der Auswahl über die Personal-Nr. und Organisationseinheit kann die Periode gewählt werden.
		Verbuchungsdatum
	Buchungsjournal (Kopie)	Journal-Nummer*
Buchungsart	Einzelbuchungen	Ohne Auswahl einer Checkbox wird aufgrund des SOLL-Kontos aufsteigend sortiert.
		Gruppiert nach Personen
		Gruppiert nach Kostenstellen / Kostenträger
	Sammelbuchungen	Ein Sammelbuchungstext muss erfasst werden.
Anzeige	KST-Rechnung	Liste inklusive Kostenstellenbuchungen andrucken.
	Detail Lohnart andrucken	Pro Sammelbuchung im Buchungsjournal werden eingerückt in einer oder mehreren Zeilen die Lohnarten mit den entsprechenden Beträgen ausgegeben, welche diese Buchung bilden. Es ist nicht möglich gleichzeitig beide Flags "Kostenstellenbuchungen andrucken" und "Detail Lohnart andrucken" zu setzten.
	Rekapitulation andrucken	Liste inklusive Kontorekapitulation

*Pro Verbuchung ins Finanz wird eine fortlaufende Buchungsjournal-Nummer vergeben. Anhand dieser Nummer können nachträglich die Buchungsjournal-Kopien erstellt werden.

Kontierung Lohnart (Kontrollblatt Kontierung Lohnart)

Kontrollblatt Kontierung Lohnart Feldbezeichnung	Bedeutung
Lohnart	Lohnart von / Lohnart bis

Kontierung Person (Kontrollblatt Kontierung Person)

Kontrollblatt Kontierung Person Feldbezeichnung	Bedeutung
Auswahl	Nach erstellter Auswahl oder Lohnlauf oder
	Personal-Nr. von / Personal-Nr. bis oder
	Organisationseinheit
	Mit der Auswahl über die Personal-Nr. oder die Organisationseinheit werden aktive Personen in die Auswahl miteinbezogen.
	Wird die Option Personal-Nr. ausgewählt und die Felder von und bis leer gelassen, werden automatisch alle Personen angezeigt.
Periode
Sortierung	Gruppiert nach Organisationseinheiten
	Personalnummer oder Name