Mindestversion
InfoniqaONE200
Es muss mindestens InfoniqaONE200 Version 2015 SP1 installiert sein
DocuWare
Mindestversion DocuWare 6.9
Allgemein
Dieses Handbuch ist nur für die Installation und Umstellung von GAPI auf DocuWare Platform.
GAPI wird in Zukunft nicht mehr unterstützt, es muss ab Version 2018 zwingend auf Platform umgestellt werden.
Konfiguration
Konfiguration von Docuware Platform
Folgende Einstellungen und Konfigurationen müssen in Infoniqa ONE 200 Admin gemacht werden damit DocuWare Platform funktioniert
DocuWare Server
Im Netzwerk muss ein DocuWare Server installiert sein und alle Services müssen gestartet sein.
Mittels Browser muss der DocuWare-Server erreichbar sein:
Login-Fenster im Webclient:
Passphrase
Infoniqa ONE 200 Admin Globalkonfiguration
Beschreibung der Felder:
Feld |
Inhalt |
---|---|
Allgemein |
|
Aktiv |
DocuWare-Archivierung aktivieren |
Archivnummer |
Eindeutige, globale Archivnummer |
Schnittstelle |
o GAPI alte Toolkit Schnittstelle |
Platform |
|
Webservice |
URL für den Webservice. DocuWare darf nicht an die URL angehängt werden. |
Organisation |
Organisation (identisch mit dem Login-Fenster vom Webclient) |
Organisations-Id |
Nummer der Organisation. Standardwert ist 1. |
Passphrase |
Sicherheitselement für die URL-Verschlüsselung |
Admin-User |
Benutzername aus dem Login-Fenster vom Webclient |
Passwort |
Passwort aus dem Login-Fenster vom Webclient |
[Test] |
Verbindungstest mit dem DocuWare Server |
Konfiguration |
|
Archiv |
DocuWare Archiv – kann erst selektiert werden wenn die Verbindung zum DocuWare-Server erfolgreich erstellt wurde. |
DocuWare-Index Archivnummer |
Feldindex für den Zugriff welcher das Dokument im DocuWare Archiv mit der Buchung in Infoniqa ONE 200 verbindet. Dieser Wert wird im DocuWare Archiv definiert. Es stehen alle definierten DocuWare-Felder zur Auswahl. |
DocuWare-Index Statusfeld |
Bei Kreditorenarchivierungen wird der Status in dieses Feld geschrieben. Folgende Stati werden gesetzt:
Es stehen alle definierten DocuWare-Felder zur Auswahl. Es sollte ein alphanumerisches Feld mit mindestens 10 Zeichen selektiert werden. |
|
Aufruf des Konfigurationsfenster für Hauptbuchbuchungen |
|
Aufruf des Konfigurationsfenster für Kreditorenbuchungen |
[Löschen] |
Die gesamte DocuWare-Konfiguration wird gelöscht. |
[Speichern] |
Die DocuWare-Konfiguration wird gespeichert |
[Schliessen] |
Das Konfigurationsfenster wird geschlossen |
Neukonfiguration mit Platform
Voraussetzung: Der DocuWare-Server funktioniert und ist über die url erreichbar.
Folgender Ablauf muss bei einer Neukonfiguration eingehalten werden:
-
Schnittstelle Platform setzen (Checkbox Aktiv nicht setzen)
-
Webservice, Organisation, Admin-User und Passwort erfassen
-
Knopf [Test] drücken
-
Es muss die Meldung „Die Verbindung zum DocuWare-Server wurde erfolgreich getestet“ erscheinen. Die Checkbox Aktiv wird automatisch gesetzt.
-
Archiv Auswählen
-
DocuWare-Index Archivnummer und DocuWare-Index Statusfeld selektieren
-
[Speichern]
-
Konfiguration Hauptbucharchivierung vornehmen falls Hauptbuchbuchungen archiviert werden
-
Konfiguration Kreditorenbuchungen vornehmen falls Kreditorenbelege archiviert werden.
-
Zugriffsberechtigung für jeden Benutzer einrichten
Wechsel von GAPI auf Platform
Bei einer Umstellung von GAPI auf Platform muss folgender Ablauf eingehalten werden:
-
Aktiv ausschalten
-
Schnittstelle von GAPI auf Platform umstellen
-
Webservice, Organisation, Admin-User und Passwort erfassen
-
Knopf [Test] drücken
-
Es muss die Meldung „Die Verbindung zum DocuWare-Server wurde erfolgreich getestet“ erscheinen. Die Checkbox Aktiv wird automatisch wieder gesetzt.
-
Archiv Auswählen
-
DocuWare-Index Archivnummer und DocuWare-Index Statusfeld selektieren
-
[Speichern]
-
Konfiguration Hauptbucharchivierung vornehmen falls Hauptbuchbuchungen archiviert werden -> Immer zuerst [Löschen] drücken
-
Konfiguration Kreditorenbuchungen vornehmen falls Kreditorenbelege archiviert werden -> Immer zuerst [Löschen] drücken
-
Zugriffsberechtigung für jeden Benutzer einrichten (Archiv und Briefkorb selektieren)
Mapping zwischen Infoniqa ONE 200 und DocuWare
In DocuWare werden Felder für die Archivierungsdaten definiert. Diese Felder werden beim Archivieren mit Daten gefüllt. Hier ist ein Beispiel wie so eine Felddefinition für ein Archiv aussehen kann:
Beim Drücken des Konfigurationsknopfes wird ein dynamisches Fenster erzeugt wo alle DocuWare Felder aufgelistet werden:
Jedem DocuWare Feld kann ein Fixwert oder ein Buchungswert aus Infoniqa ONE 200 zugewiesen werden. Ist die Checkbox Anzeigen aktiviert so wird das Feld vor dem Archivieren angezeigt. Ist die Checkbox Mutieren aktiviert so kann der Wert vor dem Archivieren noch verändert werden. Wird keine Checkbox Anzeigen selektiert so wird der Dialog nicht angezeigt.
Die Auswahlliste Datenbankfeld wird von einer Stored Procedure abgefüllt und kann einfach erweitert werden. Die Procedure sollte aber von Infoniqa erweitert werden um Probleme bei einer Migration / Servicespack zu verhindern. Die Datenbankfelder können in verschiedenen Sprachen (abhängig von der Benutzersprache) angezeigt werden.
Beim Speichern einer Buchung wird bei der Konfiguration wie oben das folgende Fenster angezeigt und diese Index-Feldwerte nach DocuWare geschrieben:
Codes
Es können 9 verschiedene Codes-Comboboxen im Infoniqa ONE 200 Admin (DATENBANK – Stammdaten - Codes) definiert werden für die Datenarchivierung:
Die Codes wurden mit DW-Auswahlliste 1 – 9 benannt. Bei der Konfiguration kann eine DW-Auswahlliste einem DocuWare-Feld zugeordnet werden und die erfassten Werte stehen beim Erfassen eines Beleges zur Auswahl:
Infoniqa ONE 200 Admin Konfiguration pro Benutzer
Feld |
Inhalt |
---|---|
Docware-Einstellungen |
|
Aktiv |
DocuWare-Archivierung für den selektierten Benutzer aktivieren |
Archivname |
Archivbezeichnung, keine Bedeutung für die Archivierung |
Archiv |
Selektion des Archives aus DocuWare |
Briefkorb |
Selektion des Dokumenten-Briefkorbs |
Hauptbuchungen |
Beim Buchen im Hauptbuch wird archiviert |
Kreditoren |
Beim Erfassen eines Kreditorenbeleges wird archiviert |
Dokument im Archiv löschen |
Beim Löschen einer Buchung/Beleg wird das Dokument im Archiv auch gelöscht |
Benutzer |
Benutzername aus dem Login-Fenster vom Webclient |
Passwort |
Passwort aus dem Login-Fenster vom Webclient |
Vorschlag |
|
Vorschlag |
Vorerfasste Daten |
Individuelle Erweiterungen
Es können individuelle Felder aus der Infoniqa ONE 200 Datenbank hinzugefügt werden.
Die Prozedure tp_getdwfibudata liefert die Werte für das Hauptbuch und tp_getdwkredidata die Werte für die Kreditorenbelege.
Bis zur Version 2015 können maximal 29 Felder belegt werden, ab Version 2018 können maximal 39 Felder belegt werden.
Konfiguration Internetbrowser
Die Dokumente werden im Internet-Browser angezeigt. Es wird für jedes Dokument ein neues Register erstellt. Dieses Standardverhalten kann im Browser eingestellte werden.
Beispiel vom Microsoft Internet Explorer 11.0:
Aufruf
Der Viewer kann aus dem Hauptbuchjournal oder dem Kreditorenbelege erfassen gestartet werden. Dieser kann jedoch auch im Register Dienste gestartet werden.
Der Viewer kann auch direkt aus dem Kreditorenbelegerfassen aufgerufen werden.
Dokumentanzeige
Die Dokumente werden aufgelistet mit Thumbnails (optional), ESR (optional), Datum und Dokumentname. Mittels eines Schiebers kann die Grösse der Thumbnails verändert werden. Das Fenster kann am Fensterrand angedockt oder auf einen zweiten Bildschirm gezogen werden.
Es gibt ein Suchfeld um einen Ausdruck im Dokument zu suchen. Es kann ein Wort, ein Satz oder auch nur ein Teilwort gesucht werden.
Es wird die Bezeichnung des Briefkorbes angezeigt sowie die Anzahl Dokumente.
ESR
Im Dokument wird die ESR-Referenznummer gesucht. Wird mit der Maus auf das Dokument gefahren, so wird ein Tooltipp mit der ESR-Nummer angezeigt. Zusätzlich wird ESR angezeigt.
ESR grün = Es wurde eine gültige ESR-Referenznummer gefunden
ESR gelb = Es wurde eine ESR-Referenznummer gefunden, die Nummer ist aber fehlerhaft
ESR rot = Es wurde keine ESR-Referenznummer gefunden
Feld |
Inhalt |
---|---|
Dokument |
|
Belegdatum |
Vorgeschlagenes Belegdatum aus dem Dokument |
[ESR] |
ESR-Referenznummer anzeigen |
[Anzeigen] |
Das Originaldokument aus dem DocuWare-Archiv wird im Browser angezeigt |
[Text] |
Der Text aus dem Originalbeleg wird angezeigt und kann mittels Copy / Paste kopiert werden. Ein Ausdruck im Suchfeld wird übernommen und im Textfenster gelb markiert. |
|
Fenster mit Einstellungen anzeigen |
[DocuWare] |
Der DocuWare-Client wird im Browser angezeigt |
[Laden] |
Die Dokumente werden aus dem DocuWare neu geladen |
[Schliessen] |
Fenster schliessen |
Einstellungen
Feld |
Inhalt |
---|---|
Einstellungen |
|
Thumbnail anzeigen |
Die Dokumente werden mit den Thumbnails (Dokumentenvorschau) angezeigt |
ESR anzeigen |
Die ESR-Informationen werden angezeigt (Referenznummer, ESR-Text und Knopf ESR) |
Texterkennung |
Das Dokument wird durchsucht und falls möglich, in Text umgewandelt. Die Suche ist nur möglich, wenn diese Option eingeschaltet ist. Das Laden der Dokumente dauert bei eingeschalteter Option länger. |
Beleg automatisch selektieren |
Nachdem Speichern eines Kreditorenbeleges wird direkt der nächste Beleg im Briefkorb ausgewählt |
Dokumente automatisch anzeigen |
Das selektierte Dokument wird direkt aus dem DocuWare-Archiv geholt und im Browser angezeigt. Ist diese Option ausgeschaltet, so kann mittels Maus-Doppelklick das Dokument im Browser angezeigt werden.
|
Sortierung |
|
Kreditoren |
|
Belegdatum |
|
[Speichern] |
Einstellungen speichern und Fenster schliessen. Der Briefkorb wird neu geladen. |
[Schliessen] |
Ohne Speichern Fenster schliessen, die Aenderungen gehen verloren |
Synchronisation zwischen Kreditorenbelege erfassen und dem DocuWare-Viewer
Aufruf Viewer
Ab Infoniqa ONE 200 Version 2018 kann optional der Briefkorb direkt beim Starten der Funktion Kreditoren Belege erfassen angezeigt werden:
Erfassen von Kreditorenbelegen mit Archivierung
Folgendes Vorgehen wird empfohlen:
-
Start der Funktion Kreditoren-Belege erfassen
-
DocuWare Briefkorb starten
-
Dokument im Briefkorb selektieren und mit der Maus in das Fenster Kreditoren-Belege ziehen (Drag & Drop)
-
Die ESR-Nummer im Dokument wird gesucht und es wird direkt der Kreditor vorgeschlagen (falls vorhanden) sowie der Betrag und die ESR-Referenznummer vorgeschlagen.
-
Wenn in den Einstellungen Beleg automatisch selektieren aktiviert wurde, so wird nachdem Speichern direkt das nächste Dokument im Briefkorb selektiert.
Kreditoren
Funktionen mit DocuWare-Unterstützung
Allgemein
In allen Funktionen mit DocuWare-Unterstützung kann mittels der Tastenkombination Ctrl+Shift+D das selektiert Dokument im Datenbrowser direkt angezeigt werden.
Kreditoren-Belege erfassen
In der Funktion Kreditoren-Belege erfassen kann mittels Kontextmenu ein Dokument angezeigt, gelöscht (zurückstellen in den Briefkorb) oder ein neues Dokument hinzugefügt werden.
KIS
Im KIS wird bei archivierten Belegen in der Spalte Docuware angezeigt ob ein Dokument archiviert ist oder nicht. Darüber hinaus kann mittels Kontextmenü oder Button [Archiv] in der Seitenleiste am rechten Rand ein Dokument angezeigt, gelöscht oder ein neues hinzugefügt werden.
Ab Version 2016 kann ein zusätzliches Dokument an ein bestehendes Archiv hinten angehängt werden. Dazu steht die Funktion Weitere Dokument hinzufügen zur Verfügung. Das Dokument wird aus dem Briefkorb entfernt und archiviert.
Massenkontieren
In der Funktion Massenkontieren werden alle vorerfassen Belege vorgeschlagen. In der Spalte Archiv Status wird der Dokumentestatus aus dem Archiv angezeigt.
Kreditoren-Zahlungen und Zahlungen ausbuchen
Mittels Kontextmenu kann das Dokument aus dem Archiv angezeigt werden.
Auswertungen
In folgenden Auswertungen kann das archivierte Kreditoren-Dokument direkt angezeigt werden:
-
Offene Posten (hoch/quer)
-
Kontoauszug
-
Bewegungsliste (hoch/quer)
-
Umsatzliste
-
Belegjournal
-
Verfallliste
Hauptbuch
Funktionen mit DocuWare-Unterstützung
Allgemein
In allen Funktionen mit DocuWare-Unterstützung kann mittels der Tastenkombination Ctrl+Shift+D das selektiert Dokument im Datenbrowser direkt angezeigt werden.
Hauptbuch
Sammelbuchungen
Es kann für jede Sammelbuchung ein Dokument zugewiesen werden. Die einzelnen Positionen zeigen alle auf dasselbe Dokument.
Beim Löschen der letzten Position wird das Dokument aus DocuWare gelöscht und in den Briefkorb zurückgestellt.
HIS
DocuWare-Dokumenten können im HIS mutiert werden.
Im HIS wird bei archivierten Belegen in der Spalte DocuWare angezeigt ob ein Dokument archiviert ist oder nicht. Darüber hinaus kann mittels Kontextmenü oder Button [Archiv] in der Seitenleiste am rechten Rand ein Dokument angezeigt, gelöscht oder ein neues Dokument hinzugefügt werden.
Ab Version 2016 kann ein zusätzliches Dokument an ein bestehendes Archiv hinten angehängt werden. Dazu steht die Funktion Weitere Dokument hinzufügen zur Verfügung. Das Dokument wird aus dem Briefkorb entfernt und archiviert.
Auswertungen
Auf den Auswertungen kann das DocuWare-Dokument direkt aus dem Report angezeigt werden.
In folgenden Auswertungen kann das archivierte Hauptbuch-Dokument direkt angezeigt werden:
-
Erweiterter Kontoauszug (hoch/quer)
-
Kontoauszug
-
Buchungsjournal
-
Buchungsprotokoll
-
Kostenartenauszug
-
Kostenartenübersicht
-
Kostenstellen/ -träger Übersicht
-
Kostenstellen/ -träger Auszug
Unterstützte Feldtypen im DocuWare
Folgende DocuWare-Datenbanktypen werden unterstützt:
Bemerkung (Memo)
Datum (Date)
DatumZeit (DateTime)
Dezimalzahl (Decimal) (Gleitzahl mit fixer Anzahl Nachkommastellen)
Numerisch (Numeric) (Ganzzahl)
Text (Text)
Folgende Typen werden nicht unterstützt:
Stichwort (Keyword)
Fragen
Frage
Ein Dokument wird vom Archiv zurück in den Briefkorb verschoben (Beleg wird gelöscht). Kann auf den Dateinamen Einfluss genommen werden?
Antwort
Wenn ein Feld in DocuWare als Dokumentname gesetzt ist, wird immer der Eintrag dieses Feldes als Dateiname genommen.
Daher könnten Sie schon beeinflussen, wie die Datei letztendlich heißt, in dem Sie ein Feld als Dokumentname nehme, wo Sie einfach den gewünschten Dateinamen eintragen.
Frage
Ein Index kann ja im Briefkorb bereits gesetzt werden. Wird dieser ins Archiv übernommen?
Antwort
Ab Version 2015.5 HF4 wird dieser Index ins Archiv übernommen. Jedoch nur, wenn der Index in der Konfiguration im Admin nicht einem Feld zugewiesen wurde. Der zugewiesene Index hat immer höhere Priorität.