Service Pack 1

Technik

Windows 2008 R2 und SQL-Server 2008 R2

Mit dem März-SP der Version 2015 werden neu folgende Systeme zusätzlich unterstützt:

Windows Server Betriebssysteme:

• Windows 2008 R2 (alle Editionen, aktuelles SP empfohlen)

 

Unterstützte Microsoft SQL Server:

• SQL Server 2008R2 (aktuelles SP empfohlen)

 

Ngen bei Service Pack Installation

Bei der Installation des Service Packs wird verschiedene Male eine Commandshell geöffnet und automatisch wieder geschlossen.

Dabei werden die Sage 200 Extra GUI Dateien so vorbereitet, dass diese schneller geladen werden können und somit der erstmalige Start einer Funktion immer schneller geschieht.

Geänderte Animation des Startbildschirms

Kein Video mehr (kann auf den meisten Servern nicht abgespielt werden), sondern nur noch ein Bild, bei welchem am unteren linken Rand der Status der aktuell ausgeführten Arbeit angezeigt wird.

Pin- und Summenzeichen ausblenden

Pro Datenbrowser (Grid) kann man über das Kontextmenu definieren, ob aus Platzgründen der Pin und das Summenzeichen in den Spaltentiteln des Datenbrowsers ausgeblendet werden soll.

Geändertes Verhalten der Combobox

• Die Suche in der Combobox startet mit der Eingabe von Enter

• Danach kann man mit der Pfeil- oder Maustaste einen Datensatz auswählen

• Mit F4 kann die Combobox geöffnet und geschlossen werden

• Die Aktualisierungsverzögerung kann pro User unter Einstellung 2/3 eingestellt werden

Hardwaregrafikbeschleunigung aktivieren

Unter Einstellung 2/3 kann beim Einsatz von Terminalserver pro Client Installation die Hardwaregrafikbeschleunigung ein- oder ausgeschaltet werden, um den Bildaufbau zu beschleunigen.

Ist eine physische Grafikkarte vorhanden, so empfiehlt es sich diese zu aktivieren. Ansonsten muss diese Einstellung deaktiviert werden, um einen flüssigeren Bildaufbau ohne Grafikkarte zu erreichen.

Neuer Speicherort der DB Cache-Files für den Startup

Die Cache-Files der Datenbankverbindungen werden neu pro User unter %AppData%\Sage\Sage200\Support\Cache abgelegt.

Performanceverbesserungen

• Start der Applikation

• Mandantenwechsel

• Aufbereitung der Reports verbessert

• Druckereinstellungen ermitteln

• Combobox Filterung bei grossen Datenmengen

• Baumstrukturen bei grossen Datenmengen

Connect aus jeder Applikation starten

Connect kann neu im Register «DIENSTE» aus jeder Applikation heraus gestartet werden

Finanz

DocuWare Platform – Einbindung neue Schnittstelle

Neu ist es möglich neben der DocuWare Einbindung über die GAPI Schnittstelle auch die neue DocuWare Schnittstelle Platform für die Archivierung in Sage 200 Extra Finanz zu benützen.

Die Grundlage für die neue DocuWare Schnittstelle bildet die ReST-basierende Architektur des Platform Services. ReST steht für Representational State Transfer.

Die neue Einbindung von DocuWare über den Platform Service in Sage 200 Extra Finanz ist darin begründet, dass DocuWare ab Version 6.8 den Windows Client nicht mehr anbietet und dem Benutzer nur noch der Web Client zur Verfügung steht.

Die bisherige GAPI Schnittstelle wird weiterhin von Sage 200 Extra unterstützt, wird jedoch in einer der nächsten Versionen wegfallen.

DocuWare Platform – Anforderungen

Für die DocuWare Platform Integration in Sage 200 Extra müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Mindestens Sage 200
  Version 2015 Service Pack 1

• DocuWare Version 6.7
  mit HotfixPack 44

• DocuWare WebServer

DocuWare Platform – Einrichtung

DocuWare Server 1

• Im Netzwerk muss ein DocuWare Server installiert und
  alle DocuWare Services müssen gestartet sein.

• Der DocuWare Server muss mittels Internet Browser
  erreichbar sein.

DocuWare Server 2

• In der DocuWare Administration muss für die Webverbindung eine Passphrase hinterlegt werden.

• Diese Passphrase muss beim Konfigurieren im Sage 200 Extra Admin hinterlegt werden.

Admin Globalkonfiguration

Kurzbeschreibung der Felder der
DocuWare Global Konfiguration

Aufrufbar im Sage 200 Extra Admin

unter

è System è Archivierungssysteme èDocuWare

Voraussetzung
DocuWare Server funktioniert und ist per URL erreichbar

Feld	Inhalt
Allgemein
Aktiv	DocuWare-Archivierung aktivieren
Archivnummer	Eindeutige, globale Archivnummer
Schnittstelle	GAPI        alte Toolkit Schnittstelle Platform    neue ReST-Schnittstelle
Platform
Webservice	URL für den Webservice. DocuWare darf nicht an die URL angehängt werden.
Organisation	Organisation (identisch mit dem Login-Fenster vom Webclient)
Passphrase	Sicherheitselement für die URL-Verschlüsselung
Admin-User	Benutzername des Admin-Users für den DocuWare Webclient
Passwort	Passwort des Admin-Users für den DocuWare Webclient
Konfiguration
DocuWare-Index Archivnummer	Feldindex für den Zugriff welcher das Dokument im DocuWare Archiv mit der Buchung in Sage 200 Extra verbindet. Dieser Wert wird im DocuWare Archiv definiert. Es stehen alle definierten DocuWare-Felder zur Auswahl.
DocuWare-Index Statusfeld	Bei Kreditorenarchivierungen wird der Status in dieses Feld geschrieben. Folgende Stati werden gesetzt: Erfasst Kontiert In Zahlung Verbucht Es stehen alle definierten DocuWare-Felder zur Auswahl. Es sollte ein alphanumerisches Feld mit mindestens 10 Zeichen selektiert werden.
	Aufruf des Konfigurationsfensters für Hauptbuchbuchungen
	Aufruf des Konfigurationsfensters für Kreditorenbuchungen Hinweis: Es muss mindestens ein Kreditorenbeleg erfasst sein, dieser kann im ZZ-Demomandaten gespeichert werden.

Neukonfiguration mit Platform

Folgender Ablauf muss bei der Neukonfiguration von Platform eingehalten werden:

1. Schnittstelle Platform setzen (Checkbox Aktiv noch nicht setzen)

2. Webservice, Organisation, Admin-User und Passwort erfassen

3. Knopf [Test] drücken

4. Meldung „Die Verbindung zum DocuWare-Server
   wurde erfolgreich getestet“ muss erscheinen.
   Die Checkbox Aktiv wird automatisch gesetzt.

5. Archiv Auswählen

6. DocuWare-Index Archivnummer und
   DocuWare-Index Statusfeld selektieren

7. [Speichern]

8. Konfiguration Hauptbucharchivierung vornehmen
   falls Hauptbuchbuchungen archiviert werden

9. Konfiguration Kreditorenbuchungen vornehmen
   falls Kreditorenbelege archiviert werden.

Wechsel von GAPI auf Platform

Folgender Ablauf muss beim Wechsel von GAPI auf Platform eingehalten werden:

1. Die Option Aktiv ausschalten

2. Schnittstelle von GAPI auf Platform umstellen

3. Webservice, Organisation, Admin-User, Passphrase und Passwort erfassen

4. Knopf [Test] drücken

5. Meldung „Die Verbindung zum DocuWare-Server
   wurde erfolgreich getestet“ muss erscheinen.
   Checkbox Aktiv wird automatisch wieder gesetzt.

6. Archiv Auswählen

7. DocuWare-Index Archivnummer und
   DocuWare-Index Statusfeld selektieren

8. [Speichern]

9. Konfiguration Hauptbucharchivierung und/oder
   Kreditorenbuchungen vornehmen

Wechsel von Platform auf GAPI

Folgender Ablauf muss bei Umstellung von Platform auf GAPI eingehalten werden:

1. Die Option Aktiv ausschalten

2. Schnittstelle von Platform auf GAPI umstellen

3. Aktiv wieder einstellen

4. DocuWare-Index Archivnummer und
   DocuWare-Index Statusfeld selektieren

5. [Speichern]

6. Konfiguration Hauptbucharchivierung
   und/oder Kreditorenbuchungen vornehmen

Mapping zwischen Sage 200 Extra und DocuWare 1

In DocuWare werden Felder für die Archivierungsdaten definiert. Diese Felder werden beim Archivieren mit Daten gefüllt. Nachfolgend ein Beispiel wie eine Felddefinition für ein DocuWare Archiv aussehen kann:

Mapping zwischen Sage 200 Extra und DocuWare 2

Beim Drücken der Konfigurationsbuttons für die Hauptbuch- und Kreditoren-buchungen im Sage 200 Admin wird ein dynamisches Fenster erzeugt, in welchem alle Felder aus der DocuWare Administration aufgelistet werden

Jedem DocuWare Feld kann ein Fixwert oder ein Buchungswert aus Sage 200 Extra zugewiesen werden. Ist die Checkbox Anzeigen aktiviert so wird das Feld vor dem Archivieren angezeigt. Ist die Checkbox Mutieren aktiviert, so kann der Wert vor dem Archivieren noch verändert werden. Wird keine Checkbox Anzeigen selektiert, so wird der Dialog nicht angezeigt.

Mapping zwischen Sage 200 Extra und DocuWare 3

Die Auswahlliste «Datenbankfeld» wird von einer Stored Procedure abgefüllt. Diese kann einfach erweitert werden. Um Probleme bei einer Migration / Servicepack zu verhindern, sollte die Procedure von Sage erweitert werden. Die Datenbankfelder können in verschiedenen Sprachen (abhängig von der Benutzersprache) angezeigt werden.

Anhand der Konfiguration erscheint beim Speichern einer Buchung das nebenstehende Fenster. Die angezeigten Index-Feldwerte werden in die DocuWare Datenbank geschrieben.

Unterstützte Feldtypen in DocuWare

Folgende DocuWare Datenbank Feldtypen werden unterstützt:

• Text

• Datum

• Numerisch Int

Nicht unterstützt werden:

• Numerisch Dezimal

Ein Datum – wie beispielsweise 01.03.2016 – muss zwingend einem Feld vom Typ Datum zugewiesen werden.

Code für Auswahllisten der Konfiguration

Im Sage 200 Extra Admin können unter DATENBANK / Stammdaten / Codes bis zu 9 verschiedene Code-Auswahllisten für die Datenarchivierung definiert werden.

Die Codes sind mit DW-Auswahlliste 1 – 9 benannt. Bei der Konfiguration kann eine DW-Auswahlliste einem DocuWare-Feld zugeordnet werden und die erfassten Werte stehen beim Erfassen eines Beleges zur Auswahl.

Konfiguration Zugriffsberechtigung pro Benutzer

Im Sage 200 Extra Admin wird bei den gewünschten Benutzern pro Mandant der Zugriff auf DocuWare für Hauptbuch- und Kreditorenbuchungen konfiguriert.

Aufrufbar unter:

è Mandant è Zugriffsberechtigung è Archivierungssystem

Feld	Inhalt
DocuWare Einstellungen
Aktiv	DocuWare-Archivierung für den selektierten Benutzer aktivieren
Archivname	Archivbezeichnung (keine Bedeutung für die Archivierung)
Archiv	Selektion des DocuWare Archivs
Briefkorb	Selektion des Dokumenten-Briefkorbs
Hauptbuchungen	Beim Buchen im Hauptbuch wird archiviert
Kreditoren	Beim Buchen eines Kreditorenbeleges wird archiviert
Dokument im Archiv löschen	Beim Löschen einer Buchung, resp. eines Beleges wird das Dokument im DocuWare Archiv ebenfalls gelöscht
Login
Benutzer	Benutzername des Benutzer-Logins im DocuWare WebClient
Passwort	Passwort des Benutzer-Logins im DocuWare WebClient
Vorschlag
Vorschlag	Hier kann eine Default-Konfiguration gespeichert werden und für andere Benutzer gesetzt werden

Individuelle Erweiterungen

Es können individuelle Felder aus der Sage 200 Extra Datenbank hinzugefügt werden.

Wurde die Stored Procedure von Sage erweitert so müssen die kundenspezifischen Anpassungen erneut vorgenommen werden.

Die Prozedur tp_getdwfibudata liefert die Werte für
das Hauptbuch und tp_getdwkredidata die Werte für
die Kreditorenbelege.

Bis und mit Version 2015.0 (inkl. SPs) können maximal 29 Felder belegt werden.

In zukünftigen Versionen wird es möglich sein, maximal 39 Felder zu belegen.

Konfiguration Internetbrowser

Die DocuWare Dokumente werden im Internet-Browser angezeigt. Es wird für jedes Dokument ein neues Register erstellt. Dieses Standardverhalten kann im Browser eingestellt werden. Nachfolgend ein Beispiel für Microsoft Internet Explorer 11.0:

DocuWare Platform – Arbeiten im Sage 200 Extra Finanz

DocuWare Briefkorb Aufruf

Der DocuWare Briefkorb ist bei der Platform Integration direkt in Sage 200 Extra Finanz integriert. Er kann entweder im Register Dienste oder direkt aus dem Hauptjournal oder dem Dialog Kreditoren Belege erfassen gestartet werden.

Beim Aufruf werden die DocuWare Dokumente aus dem DocuWare Briefkorb in den Sage Briefkorb geladen und standardmässig auf der linken Fensterseite angedockt.

Sage DocuWare Briefkorb

Beim Aufruf werden die DocuWare Dokumente in den Sage 200
Briefkorb geladen, welcher standardmässig auf der linken Finanz
Fensterseite angedockt wird.

Oben wird die Bezeichnung des Briefkorbes sowie (in Klammer) die Anzahl Dokumente angezeigt.

Über ein Suchfeld kann im Dokument nach einem Wort, einem ganzen Satz oder auch nur nach einer Wortkette gesucht werden. Nach Absetzen der Suche werden nur noch die Dokumente mit Treffern angezeigt.

Die Dokumente werden mit Datum und Dokumentname sowie Thumbnails (optional), ESR (optional) aufgelistet.

Mit Hilfe eines Schiebers kann die Grösse der Thumbnails verändert werden. Das Fenster kann am Fensterrand angedockt oder auf einen zweiten Bildschirm gezogen werden.

Sage DocuWare Briefkorb - ESR

In den Dokumenten des Briefkorbes wird nach der ESR-Referenznummer gesucht. Wird mit der Maus über das Dokument im Briefkorb gefahren, so wird ein Tool Tipp mit der ESR-Nummer angezeigt. Zusätzlich wird ESR angezeigt.

Typ	Beschreibung
ESR	Gültige ESR-Referenznummer gefunden
ESR	ESR-Referenznummer wurde gefunden, die Nummer ist aber fehlerhaft
ESR	Keine ESR-Referenznummer gefunden

Sage DocuWare Briefkorb - Stammbar

Über die Einstellungen kann das Verhalten des Briefkorbes gesteuert werden.

Feld	Inhalt
Dokument
[ESR]	ESR-Referenznummer anzeigen
[Anzeigen]	Das Originaldokument aus dem DocuWare-Archiv wird im Browser angezeigt
[Text]	Der Text aus dem Originalbeleg wird angezeigt und kann mittels «Copy & Paste» in die Zwischenablage kopiert werden Ein im Suchfeld eingegebener Suchtext wird übernommen und im Textfenster gelb markiert.
	Fenster mit Einstellungen wird angezeigt
[DocuWare]	Der DocuWare-Client wird im Browser angezeigt Es wird das für den angemeldeten Sage 200 Extra Benutzers hinterlegte DocuWare Login verwendet
[Laden]	Die Dokumente werden aus dem DocuWare Briefkorb neu geladen
[Schliessen]	Das Sage 200 Extra Briefkorb Fenster wird geschlossen

 

Sage DocuWare Briefkorb - Einstellungen

Über die Einstellungen kann das Verhalten des Briefkorbes gesteuert werden.

Feld	Inhalt
Einstellungen
Thumbnail anzeigen	Die Dokumente werden mit Thumbnails (Dokumentenvorschau) angezeigt
Dokumente automatisch anzeigen	Das selektierte Dokument wird direkt aus dem DocuWare Archiv geholt und im Browser angezeigt. Ist diese Option ausgeschaltet, so kann das Dokument mittels Maus-Doppelklick im Browser angezeigt werden
ESR anzeigen	Die ESR-Informationen werden in einem separaten Fenster angezeigt (Referenznummer, ESR-Text und Button ESR)
Beleg automatisch selektieren	Nach dem Speichern eines Kreditorenbeleges wird direkt der nächste Beleg im Briefkorb ausgewählt
Sortierung	Keine     = Keine Sortierung Datum     = Sortierung nach Datum Datei     = Sortierung nach Dateiname ESR     = Sortierung nach ESR-Status
Kreditoren
Belegdatum	Kein    = Kein Datum aus dem selektierten Dokument übernehmen Datum 1    = Das 1. gefundene Datum als Belegdatum übernehmen Datum 2    = Das 2. gefundene Datum als Belegdatum übernehmen Datum 3    = Das 3. gefundene Datum als Belegdatum übernehmen
[Speichern]	Die Einstellungen werden gespeichert
[Schliessen]	Das Fenster Einstellungen wird geschlossen

Kreditoren – Belegerfassung mit Archivierung

Für das Erfassen von Kreditorenbelegen mit Archivierung wird folgendes Vorgehen empfohlen:

• Start der Funktion Kreditoren-Belege erfassen

• DocuWare Briefkorb über Klick auf das        Icon starten

• Dokument im Briefkorb selektieren und mit der Maus (per Drag & Drop) in das Fenster Kreditoren-Belege ziehen

• Die ESR-Nummer im Dokument wird gesucht und es wird direkt der Kreditor
  (falls vorhanden) ausgewählt, sowie der Betrag und die ESR-Referenznummer vorgeschlagen

• Wenn in den Einstellungen «Beleg automatisch selektieren» aktiviert wurde, so wird nach dem Speichern direkt das nächste Dokument im Briefkorb selektiert

Kreditoren – Starten des Briefkorbes

Beim Starten des Briefkorbes aus dem Dialog «Kreditoren-Belege» erscheint die folgende Meldung:

Diese Meldung erscheint als Hinweis, dass es möglich ist, per Drag & Drop Dokumente aus dem Briefkorb in den Kreditoren-Belege zu ziehen.

Wird dies gemacht überprüft das System, ob eine allfällig gefunden ESR-Referenz-nummer einem bereits vorhandenen Kreditor zugeordnet werden kann.

Falls ja, wird der Beleg analog zur Verarbeitung mit dem Belegleser automatisch erstellt. Wird kein Kreditor mit der ermittelten Teilnehmernummer gefunden, kann in den Kreditorenstamm gewechselt werden und ein neuer Kreditor oder eine neue Zahlungsverbindung vom Typ „ESR“ mit der ermittelten Teilnehmernummer erstellt werden.

Kreditoren – Funktionen mit DocuWare Unterstützung

Allgemein
In allen Funktionen mit DocuWare-Unterstützung kann mit Hilfe der Tastenkombination
«Ctrl + Shift + D» das selektiert Dokument im Datenbrowser direkt angezeigt werden.

Kreditoren-Belege erfassen
In der Funktion Kreditoren-Belege erfassen kann mittels Kontextmenü ein Dokument angezeigt, gelöscht (zurückstellen in den Briefkorb) oder ein neues Dokument hinzugefügt werden.

Kreditoren – Funktionen mit DocuWare Unterstützung

Kreditoren Explorer (KIS)
Im KIS wird bei archivierten Belegen in der Spalte «DocuWare» angezeigt, ob ein Dokument archiviert ist oder nicht. Darüber hinaus kann mittels Kontextmenü oder Button [Archiv] in der Seitenleiste am rechten Rand ein Dokument angezeigt, gelöscht oder ein neues hinzugefügt werden.

Massenkontieren
In der Funktion Massenkontieren werden alle vorerfassten Belege vorgeschlagen. In der Spalte «Archiv Status» wird der Dokument-Status aus dem Archiv angezeigt.

Kreditoren-Zahlungen und Zahlungen ausbuchen
Mittels Kontextmenu kann das Dokument aus dem Archiv angezeigt werden.

Kreditoren – Auswertungen

In den folgenden Auswertungen können archivierte Kreditoren-Dokumente über das Kontextmenü aus dem DocuWare Archiv aufgerufen und angezeigt werden:

Kreditoren	Finanzbuchhaltung	Kostenrechnung
Offene Posten Liste Bewegungsliste Kontoauszug Umsatzliste Kreditoren Belegjournal	Kontoauszug (hoch/quer) Erweiterter Kontoauszug (hoch/quer) Buchungsjournal Buchungsprotokoll	Kostenartenauszug Kostenstellenauszug

Hauptbuch – Funktionen mit DocuWare Unterstützung

Allgemein
In allen Funktionen mit DocuWare-Unterstützung kann mit Hilfe der Tastenkombination
«Ctrl + Shift + D» das selektierte Dokument im Datenbrowser direkt angezeigt werden.

Hauptbuch
Im Hauptbuch kann für Einzel- und Sammelbuchungen mittels Kontextmenu ein Dokument angezeigt, gelöscht (zurückstellen in den Briefkorb) oder ein neues Dokument hinzugefügt werden.
Für jede Sammelbuchung kann ein Dokument zugewiesen werden. Die einzelnen Positionen  (Teilbuchungen) zeigen alle auf dasselbe Dokument.
Beim Löschen der letzten Position einer Sammelbuchung wird das Dokument aus DocuWare gelöscht und in den Briefkorb zurückgestellt.

Hauptbuch Explorer (HIS)
Im HIS wird bei archivierten Belegen in der Spalte «DocuWare» angezeigt, ob ein Dokument archiviert ist oder nicht. Darüber hinaus kann mittels Kontextmenü oder Button [Archiv] in der Seitenleiste am rechten Rand ein Dokument angezeigt, gelöscht oder ein neues hinzugefügt werden.

Archivierung mit DocuWare – FAQ

Frage

Ein Dokument wird vom Archiv zurück in den Briefkorb verschoben (Beleg wird gelöscht). Kann auf den Dateinamen Einfluss genommen werden?

Antwort
Wenn ein Feld in DocuWare als Dokumentname gesetzt ist, wird immer der Eintrag in diesem Feld als Dateiname genommen.

Daher könnte so bei der Archivierung beeinflusst werden, wie die Datei benannt werden soll, indem ein Feld als Dokumentname definiert wird, wo beim Archivieren der gewünschte Dateinamen eingetragen wird.

E-Service EBICS

E-Services EBICS – Begriffsdefinition

Electronic Banking Internet Communication Standard steht für einen neuen Standard mit geänderten Kommunikationsverfahren für die Kunde-Bank-Kommunikation.

EBICS zeichnet sich durch folgende Eigenschaften aus:

• Die Zahlungsverkehrsdaten werden über das Internet übertragen

• EBICS ist multibankfähig (bankenunabhängig)

• Verschlüsselte Datenübertragung

• Verteilte Elektronische Unterschrift (VEU) möglich (standortunabhängig)

• Hohe Sicherheit durch moderne Verschlüsselungsverfahren

E-Services EBICS – Nutzung mit Sage 200 Extra

Die Kommunikation zwischen Kunde-Bank wird aus Sage 200 Extra über das Tool CLX.FTX NG (kurz FTX) von Crealogix sichergestellt.

Auf diesem Wege ist es möglich aus Sage 200 Extra heraus mit jedem beliebigen Schweizer Finanzinstitut zu kommunizieren.

Sage 200 Extra unterstützt neu EBICS ab der Version 2015.0 SP 160330.

Neu ist es möglich in Sage 200 Extra über FTX auch EBICS Verträge zu konfigurieren und über diesen Protokollweg Dateien entweder einzuliefern und/oder abzuholen.

Für die Nutzung von EBICS ist ein Vertrag der gewünschten Bank und die aktuelle FTX-Version „e-banking_20150_0057_03_EBICS.zip“ notwendig. Die ZIP Datei wird mit dem 2015.0 SP 160330 mitgeliefert.

Sage 200 Extra E-Banking Pfad (Benutzeroberfläche)

Für einen reibungslosen Einsatz muss die neue FTX Version 20150_0057_03 im Sage 200 Extra E-Banking Pfad installiert sein.

E-Services è E-Banking è E-Banking verwalten è Button [Einstellungen]

Sage 200 Extra E-Banking Pfad (Technisch)

Der aktuell verwendet E-Banking Pfad ist neben der vorangehenden Möglichkeit in den E-Services Einstellungen auch im Sage 200 Extra Admin in der Sage 200 Extra DB-Registry folgenden Schlüssel «ebankingpfadswoxclient» hinterlegt:

Registry è Alle Benutzer è simultan è sbs è sbs è settings

Sage 200 Extra E-Banking

Die integrierte elektronische Zahlungsverkehrs-Kommunikation mit den Schweizer Zahlungsinstituten wird in Sage 200 Extra über die E-Services gesteuert.

Im Dialog «E-Banking» werden die Verträge mit den Finanzinstituten verwaltet.

Verträge verwalten – Sage 200 Extra E-Banking

Alle erfassten E-Banking Verträge werden in Sage 200 Extra unter E-Banking unter [Verträge] in einem Datenbrowser aufgelistet. Der Status jedes Vertrages wird in einer Spalte Status angezeigt.

• Nicht EBICS-Verträge haben nach dem Erfassen immer den Status «Aktiv»

• EBICS-Verträge können zwei verschiedene Stati haben

• Pendent (Initialisierung)

• Aktiv

Der Grund liegt beim unterschiedlichen Initialisierungsvorgang der beiden Vertrags-Typen.

• Nicht EBICS-Verträge werden sofort beim Erfassen initialisiert und freigeschaltet und können somit sofort verwendet werden.

• EBICS-Verträge durchlaufen ein mehrstufiges Verfahren bis sie freigeschaltet werden

Verträge verwalten – Vertragstypen

Verträge mit Status «pendent (Initialisierung)» werden rot, Verträge mit Status «Aktiv» werden grün im Grid angezeigt.

Zum Senden/Empfangen von Aufträgen im E-Banking können nur Verträge mit Status „Aktiv“ verwendet werden.

Die Spalte EBICS zeigt an ob es sich um einen Nicht-EBICS Vertrag oder um einen EBICS-Vertrag handelt.

Verträge erfassen

Durch Ausführen der Schaltfläche [Neu] kann ein neuer Vertrag erfasst werden.

Das Erfassen erfolgt über den aktualisierten CLX.FTX NG Assistenten. Der Assistent bietet neu durch aktivieren der Checkbox EBICS die Möglichkeit EBICS-Verträge zu erfassen.

Nicht-EBICS Verträge können weiterhin mit «Installationsart ohne Schlüsseldatei» oder «Installationsart mit Schlüsseldatei» erfasst werden.

Der EBICS-Assistent listet alle Banken die EBICS anbieten und von FTX unterstützt werden auf.

Durch Auswahl einer EBICS Bank und der Schaltfläche [Weiter] gelangt man zu Detailkonfiguration des EBICS Vertrages.

Im EBICS Contract Manager werden die EBICS-Parameter erfasst:

1. Kommunikationsparameter/Vertragsparameter
   Eingabe der EBICS Parameter zur Kommunikation
   mit der Bank. Die Werte erhält der Kunde von
   seiner Bank
   (Host ID/Partner ID/User ID/EBICS Version Bank)

2. EBICS Vertrag initialisieren
   Der EBICS Contract Manager zeigt auch den
   aktuellen Status der Initialisierung eines Vertrages
   an. Die jeweils zu durchlaufenden
   Initialisierungsschritte werden hier im Assistenten
   angezeigt.

Auf der nächsten Folie sind die einzelnen
Inizialisierungsschritte näher erläutert.

EBICS Initialisierungsschritte

Einzelne Initialisierungsschritte im EBICS Contract Manager:

1. Der Kunde unterschreibt die Vertragsunterlagen seiner Bank.

2. Die Bank sendet die EBICS-Zugangsdaten mit den Hash-Werten der Bank an den Kunden.

3. Der Kunde führt mit seinem EBICS-System die Auftragsart INI aus.

4. Der Kunde führt mit seinem EBICS-System die Auftragsart HIA aus.

5. Der Kunde druckt den Initialisierungsbrief (Schlüssel-Brief) aus und sendet den unterschriebenen Brief per Post mit seinen Hash-Werten an die Bank.

6. Die Bank vergleicht die Hash-Werte und führt eine Unterschriftenprüfung durch.

7. Die Bank akzeptiert die Schlüssel und gibt den Vertrag technisch frei.

8. Der Kunde führt mit seinem EBICS-System die Auftragsart HBP aus und vergleicht die Hash-Werte der Bank Type HPB mit denen aus dem Brief mit den EBCIS-Zugangsdaten (Punkt 2).

9. Der Kunde akzeptiert mit seinem EBICS-System die Schlüssel.

Die Schritte 3,4,5,8,9 sind im EBICS Contract Manager auszuführen. Nach dem erfolgreichen Durchlaufen aller Initialisierungs-Schritte kann der Kunde mit der Bank Daten austauschen. Das Ausführen dieser Schritte kann – je nach Bank oder dem Vorgehen des Kunden – mehrere Tage dauern.

Verträge erfassen

Nachdem im EBICS Contract Manager die entsprechenden Schritte vorgenommen wurden, kann die Erfassung im FTX-Assistent abgeschlossen werden.

EBICS Vertrag Status anzeigen

Die Initialisierung eines EBICS-Vertrages wird in mehreren Stufen durchgeführt.

Deshalb gibt es in der Vertragsübersicht die Schaltfläche [Status].

Bei einem EBICS-Vertrag kann der Benutzer den Initialisierungsvorgang jederzeit wiederaufnehmen und weiterführen.

Bei einem Nicht-EBICS-Vertrag ist die Schaltfläche inaktiv.

Beim Klick auf die Schaltfläche [Status] wird der EBICS Contract Manager gestartet.

Nun kann das Initialisierungsverfahren weitergeführt werden. Die Initialisierungs-Schritte von Nicht-EBICS-Verträgen und EBICS-Verträgen werden im Sage 200 Extra in 2 Stati angezeigt.

Nicht-EBICS-Vertrag

	Initialisierung	Sage 200 Extra Status
1	Vertrag erfassen	Aktiv

 

EBICS-Vertrag

	Initialisierung	Sage 200 Extra Status
1	Vertrag erfassen	pendet (Initialisierung)
2	Meldung „INI“ senden	pendet (Initialisierung)
3	Meldung „HIA“ senden	pendet (Initialisierung)
4	Schlüssel-Brief für Bank drucken und senden	pendet (Initialisierung)
5	Bankschlüssel abholen	pendet (Initialisierung)
6	Bankschlüssel akzeptieren	Aktiv

Senden und Empfangen mit EBICS Vertrag

Das [Senden/Empfangen] kann nur über Banken mit Status „Aktiv“ erfolgen. Deshalb werden im Grid Senden/Empfangen nur Banken mit Vertragsstatus „Aktiv“ angezeigt.

Beim [Ausführen] werden die ausgewählten Banken von FTX automatisch angewählt und die Daten abgeholt oder gesendet.

E-Kontoauszug mit EBICS Vertrag

Das [Abholen] von Kontoauszügen kann nur über Banken mit Status „Aktiv“ erfolgen.

Elster ERIC 23

Elster – Neue Elster Rich Client Version (ERIC 23)

Steuerdaten für die Elektronische Steuererklärung (ELSTER) müssen für Daten aus dem Jahr 2016 mit der neuen ELSTER Rich Client Version 23 eingeliefert werden.

Die neue Elster Version wird automatisch mit dem Service Pack 2015.0 SP 160330 installiert und für die nächstfolgende Datenübertragung verwendet.

Diverse Anpassungen

Performance Verbesserung Debitoren Zahlungen
Debitorenselektion nach Name

Viele User suchen einen Debitor nicht über die Auswahlliste «Namen» sondern direkt über die Lupe oder die Debitorennummer. Um Verzögerungen beim Erfassen von Zahlungen zu verhindern, kann der Zeitpunkt des Abfüllens der Auswahlliste neu mit einer zusätzlichen benutzerdefinierten Option gesteuert werden.

Im Debitoren Zahlungen gibt es in den Einstellungen die neue Option «Name erst beim Öffnen der Auswahlbox laden»

• Ist die Option aktiviert, wird im Dialog Debitoren Zahlungen die Auswahlliste «Namen» erst beim Öffnen der Auswahlliste geladen.

• Ist die Option deaktiviert, wird die Auswahlliste bereits beim Starten des Zahldialoges abgefüllt.

Bei den Debitorenauszahlungen über die Kreditoren Zahlungen wird beim Zufügen von Debitorenbelegen in den Zahllauf die Auswahlliste «Namen» ebenfalls erst beim Öffnen geladen.

Hier kann das Verhalten nicht über eine Option gesteuert werden, es wird immer erst beim Öffnen geladen.

Die Auswahlliste Namen wird jetzt beim Zufügen von Debitorenbelegen im Kreditorenzahlen erst beim Öffnen geladen.

• Ist die Option «Name erst beim Öffnen der Auswahlbox laden» aktiviert, dann wird im Dialog Debitoren Zahlungen die Auswahlliste «Namen» erst beim Öffnen der Auswahlliste geladen.

• Ist die Option deaktiviert, wird die Auswahlliste bereits beim Starten des Zahldialoges abgefüllt.

DocuWare Aufruf im Kontoauszug

Analog zum Erweiterten Kontoauszug können nun auch im «normalen» Kontoauszug sowohl im Hoch als auch im Querformat allfällig verlinkte Dokumente aus dem DocuWare Archiv mit dem Kontextmenü aufgerufen werden.

Anschliessend wird das gewünschte DocuWare Archivdokument im Viewer angezeigt.

Die Anpassung ist sowohl für die GAPI, als auch für die Platform Installation gültig.

Hauptbuch - Neue lokale Einstellung «Buchung nach Eingabe des Betrages durch Eingabetaste speichern»

Die Einstellungen im Hauptbuch wurden mit der neuen Option «Buchung nach Eingabe des Betrages durch Eingabetaste speichern» ergänzt. Der Benutzer kann so definieren, ob nach Eingabe eines Wertes ins Feld Betrag durch Betätigen der Eingabetaste die erfasste Buchung automatisch gespeichert werden soll, oder ob der Fokus auf das nächste Feld springt.

Die neue Option ist nur sichtbar, wenn in den
Einstellungen 1/3 das Feld "Feldwechsel mit
Eingabetaste aktivieren" aktiv ist.
Die neue Option kann durch ein Flag
ein- und ausgeschaltet werden.

Layout Änderungen im Hauptbuch

Die Felder «Soll-Konto» und «Haben-Konto» wurden verbreitert.

Dies ermöglich ein angenehmeres Arbeiten im Hauptjournal.

Prozessoptimierung beim Zugriff auf Kostenstellen

Der Prozess beim Zugriff auf die Kostenstellen beim Buchungsprozess wurde verbessert. Dies wirkt sich mit einer verbesserten Performance aus und ist vor allem in Mandanten mit sehr vielen Kostenstellen spürbar.

• Buchungen in Hauptbuch und Nebenbücher sind schneller bei der Kostenverteilung

• Einstellungen sind schneller im Aufruf

• Kontierungsgruppen in der Kostenrechnung sind schneller einrichtbar

Personal

 

Zusätzliche Personal-Lizenzen im Rahmen des neuen Subskriptions-Lizenzierungsmodells

Sage 200	Sage 200 Bis 75 Mitarbeiter	S200_L_Ma17_2016.0	S200_L_817_2016.0	S200_L_817
Sage 200	Sage 200 Bis 150 Mitarbeiter	S200_L_Ma18_2016.0	S200_L_818_2016.0	S200_L_818

DTA-Sammeldatei ausgeben

Das DTA-Format wird in naher Zukunft (ab 2018) nicht mehr unterstützt.

Die bisher vorhandene Möglichkeit, eine DTA-Sammeldatei auszugeben (via Einstellungen unter Debitoren / Kreditoren 2 / 5), wurde bereits deaktiviert.

Soll nun trotzdem noch eine DTA-Sammeldatei erstellt werden, kann dies über die folgenden Konstanten definiert werden.

SAMMELDTA_AKTIV    Definiert, ob Sammel-DTA-Zahlungen gemacht werden
                sollen
                1 = Ja

SAMMELDTA_NAME    Definiert den Sammel-DTA-Dateinamen
                Default: DTATotal

Lohnausweis Liechtenstein auf Excel ausgeben

Der spezielle Lohnausweis Liechtenstein, welcher nicht über das Standard-Ausgabetool der Swissdec läuft, kann via Icon-Button im Bericht-Auswahlfenster wieder ins Excel ausgegeben werden.

Absenzen-Übersicht
Erweiterung der Auswertung

Die Absenzen-Übersicht wurde um weitere Anzeige-Möglichkeiten erweitert:

• Zeitraum auf genaues Datum oder auf Periode eingeschränkt

• Filter auf Absenzenart

• Filter auf Status der Absenzen

• Filter auf Zeugnisstatus

• Unterschiedliche Gruppierungsmöglichkeiten

Swissdec Zertifikats-Installation
ohne ELM-Lizenzierung

Der neu „Verbindung / Zertifikat“ genannte Menüpunkt ist fix aktiv. So kann die Zertifikats-Installation immer über diesen Weg gemacht werden, auch ohne ELM-Lizenzierung – denn die Swissdec-Zertifizierung braucht es auch für den „normalen“ Lohnausweis.

Auftrag

Pro Haupteinheit gibt es eine Einheit nur einmal

Pro Haupteinheit kann eine Untereinheit nur einmal erfasst werden.

Bestellvorschlag mit neuer Spalte „Rahmenauftrag“

In der Funktion «Bestellvorschlag» (Einkauf) wird bei den Zeilen im Grid eine neue Spalte «Rahmenauftrag» angezeigt. Somit sieht man auf einen Blick ob zu einem bestimmten Artikel Rahmenaufträge vorhanden sind oder nicht.

Bestellvorschlag mit neuen Spalten „Lagerbestand“ und „Verfügbar“

In der Funktion «Bestellvorschlag» (Einkauf) werden bei den Zeilen im Grid zwei neue Spalte «Lagerbestand» und «Verfügbar» angezeigt.

Bewegungsfunktion im Artikelstamm mit Preisanzeige

Im Artikelstamm bei der Bewegungs-Funktion (Button Bewegung) wird neu auch der Preis angezeigt.

Zuordnungsverhalten von Artikeln auch für Lieferanten

Das Zuordnungsverhalten für Artikel kann neu auch für Lieferanten gewählt werden (analog für Kunden).

Im Artikelstamm kann auf der Hauptseite das Zuordnungsverhalten definiert werden:

Im Lieferantenstamm kann das Zuordnungsverhalten auch gewählt werden:

Neues Flag: Warnung bei gleichen Artikeln

In den Einstellungen "Belegzeilen" gibt es ein neues Flag:
Warnung bei gleichen Artikeln/Leistungen anzeigen

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, erscheint bei der Zeilenerfassung eine Meldung, wenn zweimal der gleiche Artikel oder die gleiche Leistung erfasst wurden.

Höhere Liefermenge als Bestellmenge

Neu ist es möglich, bei der Zeilenerfassung eine höhere Liefermenge als die Bestellmenge eingeben zu können.

Neues Feld „Struktur“ für Produktesets

Auf dem Produkteset kann neu unterhalb der Bezeichnung 3 eine vom Kunden individuell gestaltbare „Struktur“ erfasst werden. Das Feld ist alphanumerisch, 30-stellig.
In der Belegzeile kann es eingeblendet werden und danach sortiert oder im Spaltenfilter gesucht werden. Im Feld „Struktur“ kann man in den Belegzeilen keine Änderungen vornehmen.
Als Vorschlag wird bei einer neuen Komponente die Struktur der vorher erfassten Komponente angezeigt

Neues Flag „Menge bei gleichen Komponenten in den Belegzeilen addieren“ im Produktesetkopf

Auf dem Produkteset-Kopf gibt es neu das Flag „Menge bei gleichen Komponten (Artikeln) in den Belegzeilen addieren“.

Erklärung:

• man definiert ein Produkteset mit verschiedenen Komponenten (Artikeln)

• ein Artikel (Komponente) wird zum Beispiel zweimal im Produkteset erfasst

• einmal mit Menge 0.16 und einmal mit 0.24

• wenn man dieses Produkteset in einen Beleg übernimmt, wurde bisher die Menge der gleichen Komponenten (Artikel) zusammengezählt und die Komponente erschien in den Belegzeilen nur einmal mit der Menge 0.40. 

Mit dieser neuen Option kann nun gesteuert werden, ob die Komponenten in einem Beleg addiert oder neu einzeln aufgelistet werden sollen.

Neues Flag „Untergruppen in den Belegzeilen anzeigen“ im Produktesetkopf

Auf dem Produkteset-Kopf gibt es neu das Flag „Untergruppen in den Belegzeilen anzeigen“. Wenn dies aktiviert ist, werden auf den Belegzeilen die Untergruppen (bei Produkteset mit Verschachtelungen) mit braunem Hintergrund angezeigt.

Übersicht:
Hintergrund Produkteset/Artikel: grün (prodarttyp 1)
Hintergrund Komponenten/Artikel: gelb (prodarttyp 2)
NEU: Hintergrund Untergruppen/Artikel: braun (ist kein Produkteset – prodarttyp 6)

Neues Flag bei der Beleg-Übernahme: „Liefermenge mit Wert 0.00 übernehmen“

Neues Flag bei der Beleg-Übernahme: „Liefermenge mit Wert 0.00 übernehmen“.

Ist diese Option aktiviert, wird bei der Übernahme die Liefermenge auf 0 gesetzt.

Kontextmenu-Funktion „Liefermenge = Bestellmenge“

Neue kann man auf dem Belegkopf über das Kontextmenu die Funktion „Liefermenge = Bestellmenge“ aufrufen. Wenn dies gemacht wird, wird bei sämtlichen Zeilen, welche in der ersten Spalte der Checkbox einen Hacken haben, die Liefermenge = Bestellmenge gesetzt.

Export PhPepperShop inklusive Rabattgruppen

Die PhPepperShop Schnittstelle wurde beim Export der Kundendaten dahingehend erweitert, dass neu die Rabattgruppen zusätzlich zu den Preisgruppen ausgelesen werden.

Lieferanten Portospesen

Use Case
Ein Lieferant verlangt 10 Franken Porto wenn die Bestellung unter CHF 500 ist.
Wenn die Bestellung grösser als CHF 500 ist, wird kein Porto verlangt.
Wenn man nun eine Bestellung unter CHF 500 erfasst hat, soll man beim Schliessen der neuerfassten Bestellung darauf aufmerksam gemacht werden, dass der Gesamtbetrag der Bestellung unter der Frankolimite (kein Porto) liegt.

Feature

Pro Lieferant kann man einen Frankobetrag hinterlegen, so dass eine Warnung angezeigt wird, wenn der Frankobetrag noch nicht erreicht worden ist.

Lieferantenstamm (Register Auftrag Informationen)

Übernahmefunktion Einkauf à Verkauf umbenannt

Im Belegfluss Verkauf hat man die Möglichkeit Verkaufs-Belege direkt in den Einkauf zu übernehmen. Dazu gab es im Kontextmenu die zwei folgenden Funktionen:

• «Einkauf»

• «Kopieren Verkauf -> Einkauf»

Diese Funktionen wurden zum besseren Verständnis umbenannt und mit einem Tooltip versehen

«Einkauf (Menge 1:1)» (früher «Einkauf»)

Tooltip: Es erfolgt keine Prüfung des Lagerbestandes. Die Menge wird 1:1 in den Einkaufsbeleg übernommen (mindestens Mindestbestellmenge).
«Einkauf (Differenzmenge)» (früher «Kopieren Verkauf -> Einkauf»)

Tooltip: Die Bestellmenge im Einkaufsbeleg ist immer die Differenzmenge aus Bestellmenge - verfügbare Menge (Disponiert - Bestand).

Belege mit der Delete-Taste löschen

Im Belegfluss Verkauf und Einkauf, kann man neu auch mit der Delete-Taste Belege löschen.

Heim

Menüleiste Mahlzeitendienst

Die Menüleiste für den Mahlzeitendienst ist im Register LEISTUNGEN hinterlegt. Über diese Menüleiste können alle Daten erfasst und verarbeitet werden.

Damit Mahlzeiten verrechnet werden können, müssen entsprechende Leistungen erfasst werden. Ob Mahlzeiten verrechnet werden, wird im neuen Register «Mahlzeitendienst» im Bewohnerstamm hinterlegt.

Der Mahlzeitendienst kann sowohl für interne wie auch externe Bewohner/Klienten verwendet werden.

Stammdaten Mahlzeitendienst

Mahlzeiten

Sie können selber definieren, für welche Mahlzeiten der Mahlzeitendienst zum Tragen kommen soll. Erfassen Sie die Mahlzeiten unter Stammdaten – Mahlzeitendienst – Typ Mahlzeiten.

Wenn in Ihrer Institution der Mahlzeitendienst z.B. nur für das Mittagessen für externe Kunden verwendet wird, können Sie als Mahlzeit «Mittagessen» erfassen.

Nicht mehr verwendete Mahlzeiten können inaktiv gesetzt werden und stehen ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zur Auswahl zur Verfügung.

Einnahmeorte

Mit dem Stammdatentyp Einnahmeorte können Sie definieren, wo die Bewohner/Klienten ihre Mahlzeiten einnehmen.

Der übliche Einnahmeort kann in den Bewohnerstammdaten erfasst werden. Pro Menübestellung kann der Einnahmeort manuell geändert werden, wenn sich der Bewohner für diese Mahlzeit für einen anderen Einnahmeort entscheiden sollte.

Nicht mehr verwendete Einnahmeorte können inaktiv gesetzt werden und stehen ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zur Auswahl zur Verfügung.

Fahrer

Die verschiedenen Fahrertypen können über den Stammdatentyp Fahrer erfasst werden.

Die Fahrertypen dienen zur Auswahlselektion bei Auswertungen. Diese Auswertungen können dann z.B. für Abrechnungen bei angestellten Fahrern in Teilzeit verwendet werden.

Für die Erfassung der Fahreradressen steht eine eigene Erfassungsmaske zur Verfügung.

Nicht mehr verwendete Fahrertypen können inaktiv gesetzt werden und stehen ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zur Auswahl zur Verfügung.

Touren

Über den Stammdatentyp Touren können Sie die diversen Touren erfassen.

Wie Sie die verschiedenen Touren erfassen, steht Ihnen völlig frei. Für interne Touren können Sie entweder eine Tour «Intern» oder eine Tour pro Station/Abteilung/Etage erfassen. Für externe Klienten können Sie je eine Tour pro Fahrweg erfassen.

Nicht mehr verwendete Touren können inaktiv gesetzt werden und stehen ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zur Auswahl zur Verfügung.

Stammdaten Angebotstypen

Für die Erfassung der Angebote werden drei Angebotstypen zur Verfügung gestellt: Tagesangebote, Wochenangebote und Zusatzangebote. Die Angebotstypen werden für die Erfassung der Menüpläne benötigt.
Datensätze können nur gelöscht werden, wenn diese noch nicht in den entsprechenden Masken verwendet wurden. Möchte man einen solchen Datensatz in den entsprechenden Auswahlfeldern nicht mehr zur Verfügung gestellt haben, so kann man diesen deaktivieren.

Jedes Angebot kann bis zu vier Leistungen zugeordnet werden. Hierzu wird unterschieden zwischen ganzen Portionen, halben Portionen, viertel Portionen und grossen Portionen. Bei Bestätigung der Auslieferung einer Mahlzeit wird der in der Leistung hinterlegte Preis dem Klienten belastet.
Wird eine Portionsgrösse nicht zur Verfügung gestellt, wird dementsprechend keine Leistung zugeordnet. Ist dies der Fall, wird diese Portionsgrösse bei der Mahlzeitenbestellung nicht auswählbar sein.

Tagesangebote

In den Tagesangeboten können Sie pro Mahlzeit die verschiedenen Angebote erfassen. Die Nummerierung dient hierbei als Sortierkriterium für die Auswertungen.

Als Bezeichnung hinterlegen Sie die generelle Bezeichnung für das Angebot, z.B. Menü 1 – Diabetikermenü.

Wochenangebote

In dieser Rubrik werden Angebote erfasst, die in einem Wochenturnus wechseln. Ein Wochenturnus kann sich auch über mehrere Wochen erstrecken (Saisonangebote, wie z.B. Spargelsaison). Typische Beispiele sind die so genannten „Wochenhits“ oder Saisonangebote.

Zusatzangebote

Unter Zusatzangeboten werden diejenigen Angebote verstanden, die permanent zur Verfügung stehen und nicht wechseln. Einige Beispiele:

• Salate

• Suppen

• Getränke

• Birchermüesli

• Etc.

Fahrer

Die Fahrer werden als „Spezialadressen“ zur Verfügung stehen. Über die Schaltfläche Neu u kann entweder eine neue Adresse erfasst oder eine bestehende Adresse übernommen werden. Damit die Adresse als Fahreradresse gespeichert wird, muss im Feld Typ zwingend ein Fahrertyp erfasst werden. Die verschiedenen Fahrertypen werden in den Stammdaten Mahlzeitendienst – Typ Fahrer erfasst.

Stammdaten Touren

In den Stammdaten für die Touren werden für die vordefinierten Touren die Details erfasst. Zusätzlich kann ein fixer Fahrer für die Touren hinterlegt werden. Pro Tour können mehrere Datensätze erfasst werden, es kann jedoch nur ein Datensatz pro Tour gültig sein.

Datensätze können nur gelöscht werden, wenn diese noch nicht in den entsprechenden Masken verwendet wurden. Möchte man einen solchen Datensatz in den entsprechenden Auswahlfeldern nicht mehr zur Verfügung stellen, so kann man diesen deaktivieren.

Stammdaten Transportbehälter

In dieser Maske werden allfällige Transportbehälter erfasst. Die Erfassung der Transportbehälter ist nicht zwingend und kann unterlassen werden, wenn keine Transportbehälter verwendet werden resp. wenn über den Verbleib der Transportbehälter keine Administration erfolgt.
Die Transportbehälter werden bei der Aufbereitung der Touren verwendet und bei der Rückgabebestätigung.

Pro Transportbehälter wird ein Datensatz erstellt. Den Transportbehältern kann ein Strichcode mit dem entsprechenden Typ hinterlegt werden.

Falls ein Transportbehälter fix einem Klienten zugeordnet ist, kann der Klient ausgewählt werden.

Beim Erfassen eines Transportbehälters wird der Status auf „im Haus“ gesetzt. Wird die Abgabe einer Mahlzeit quittiert, wird der Status automatisch auf „beim Kunden“ gesetzt. Wird die Rückgabe des Transportbehälters quittiert, wird der Status automatisch auf „im Haus“ gesetzt.

Deaktivierte Transportbehälter stehen in den entsprechenden Auswahlfeldern nicht mehr zur Verfügung.

Bewohnerstammdaten

Mit Selektion der Checkbox „Aktiv“ wird definiert, dass der Bewohner/Klient den Mahlzeitendienst in Anspruch nimmt. Sobald die Checkbox selektiert ist, werden die Felder im Register Mahlzeitendienst zur Bearbeitung aktiviert.
Wird die Checkbox deaktiviert, werden die Daten beibehalten, jedoch die Felder zur Bearbeitung deaktiviert.

In den Feldern „Mahlzeitenbezug ab“ und „Mahlzeitenbezug bis“ wird der Beginn der Mahlzeitenlieferungen und das Ende definiert. Diese Werte beziehen sich auf die generellen Daten, ab und bis wann ein Bewohner/Klient Mahlzeiten bezieht. Allfällige Abwesenheiten und damit einhergehende Lieferunterbrüche, werden in separaten Feldern definiert.

In den Feldern Kostform und Allergien kann ein Text in Bezug auf allfällige Diäten, resp. Allergien erfasst werden. Wurde für den Bewohner/Klient in der Sage 200 Extra Pflege und Betreuung unter den medizinischen Angaben bereits Diäten und Allergien erfasst, so können diese über die Schaltfläche Pflege übernommen werden.

Im Feld Sonderwünsche werden spezielle Wünsche des Bewohners/Klienten erfasst. Es können bis zu 255 Zeichen erfasst werden.

Das Auswahlfeld Üblicher Einnahmeort enthält nebst einem leeren Eintrag alle Einnahmeorte, die in den Stammdaten Mahlzeitendienst, Typ Einnahmeorte erfasst wurden. Der ausgewählte Einnahmeort wird in die Menübestellung übernommen, kann dort jedoch manuell übersteuert werden.

Die Felder Stockwerk und Zugang zu Haus werden bei der Auswertung für die Tourenaufbereitung als Information für die Fahrer mit aufgedruckt.

Mit der Checkbox Verrechnen wird definiert, ob die Mahlzeiten verrechnet werden und im Feld Rechnungsempfänger wird der entsprechende Rechnungsempfänger hinterlegt.

Im informativen Feld Transportbehälter werden die Transportbehälter aufgeführt, die aktuell bei diesem Bewohner/Klienten sind. Also all jene Transportbehälter, die diesem Bewohner/Klienten zugeteilt sind und den Status „beim Kunden“ haben.

Ist ein Bewohner/Klient temporär abwesend und nimmt in dieser Zeit den Mahlzeitendienst nicht in Anspruch, kann dies in den Feldern Abwesend von/bis erfasst werden.
Wurde im Feld Abwesend von einem Datum erfasst, so ist die Eingabe eines Datums im Feld Abwesend bis zwingend.

Bezüger von Mahlzeiten müssen einer Tour zugewiesen werden. Es ist zudem möglich, die Tourenzugehörigkeit pro Mahlzeit zu erfassen, wenn z.B. für das Mittagessen und das Abendessen zwei verschiedenen Touren zusammengestellt werden.
Die Zugehörigkeit zu einer Tour wird über das Menü „Tourenzugehörigkeit“ definiert.

Tourenzuordnung

Über die Funktion Tourenzuordnung werden die Bewohner/Klienten einer Tour zugewiesen.

Wählen Sie eine Tour und eine Mahlzeit aus. Über die Schaltfläche „Neu“ können dann die einzelnen Mahlzeitenbezüger ausgewählt werden.
Ist ein Mahlzeitenbezüger bereits für die selbe Mahlzeit einer anderen Tour zugeordnet, so wird diese Zuordnung automatisch beendet und die neue Tour übernommen.

Wird nur eine Tour und keine Mahlzeit ausgewählt, so gilt die ausgewählte Tour für alle Mahlzeiten.

Menüplan

In der Menüplanung können sowohl für die Tagesangebote wie für die Wochenangebote Menüs erfasst werden. Da die Zusatzangebote bereits über die Stammdaten Angebotstypen erfasst wurden, wird hierfür keine eigene Menüplanung benötigt.

Die Menüpläne werden pro Woche erfasst.
Für die Jahresauswahl stehen neben allen Geschäftsjahren das aktuelle Jahr des Systemdatums (wenn noch nicht als Geschäftsjahr erfasst) und das Folgejahr des Systemdatums zur Verfügung.
Nach Auswahl eines Jahres kann für dieses Jahr eine Kalenderwoche ausgewählt werden.

So bald der Angebotstyp und die Mahlzeit selektiert sind, können die einzelnen Menüs pro Angebot erfasst werden

Wenn Sie saisonale Wochenangebote haben, müssen diese nicht jede Woche neu erfasst werden. Über die Schaltfläche Kopieren können einzelne Menüs aus Vorwochen in die ausgewählte Woche kopiert werden.

Bereits in vorherigen Wochen erfasste Menüs können auch für die Tagesangebote kopiert werden.

Menübestellung

In der Menübestellung können pro Bewohner/Klient, Tag und Mahlzeit Bestellungen erfasst werden. Zusätzlich werden die Informationen der Bewohner/Klienten in Bezug auf Kostform, Allergien und Sonderwünsche aufgeführt sowie in Bezug auf das Angebot die Detailangaben eines ausgewählten Menüs.

Es können alle Bewohner/Klienten ausgewählt werden, bei denen in den Bewohnerstammdaten im Register Mahlzeitendienst die Checkbox Aktiv selektiert ist und die Daten in den Feldern Mahlzeitenbezug ab/bis und Abwesend von/bis mit der ausgewählten Kalenderwoche übereinstimmen.
Sind bei einem Bewohner/Klient mehrere aktive Aufenthalte erfasst, so kann der Aufenthalt ausgewählt werden, auf diesen ggf. die Rechnung erstellt werden soll.

Im Feld Einnahmeort wird als Standard der Einnahmeort abgebildet, der in den Bewohnerstammdaten im Register Mahlzeitendienst im Feld üblicher Einnahmeort ausgewählt wurde. Der Einnahmeort kann geändert werden. Eine Änderung des Einnahmeortes hat keine Auswirkung auf den Eintrag in den Bewohnerstammdaten.

Hat der Bewohner/Klient spezielle Wünsche in Bezug auf das bestellte Menü, kann dies im Feld Bemerkungen erfasst werden.

Für die Menübestellung können mehrere Zeilen erfasst werden, wenn dies der Bewohner/Klient so bestellt hat.

Im Tabellenfeld Angebot können alle Tages-, Wochen- und Zusatzangebote ausgewählt werden, die für den selektierten Tag und Mahlzeit zur Verfügung stehen.

Nachdem ein Angebot ausgewählt wurde, werden die vier Portionenfelder (ganze Portion, halbe Portion, viertel Portion und grosse Portion) zur Bearbeitung aktiv. Es werden jedoch nur diejenigen Felder aktiv, für die in den Stammdaten Angebotstypen eine Leistung hinterlegt wurde.
In diesen Feldern werden die Anzahl der bestellten Portionen erfasst.

Aufbereitung Touren

Für die externe Lieferung der Mahlzeiten können pro Tag, Tour und Mahlzeit die Auslieferungstouren aufbereitet werden.

Die Reihenfolge der Klienten kann mit Hilfe der Pfeil-Schaltflächen rechts der Tabelle geändert werden, damit der Fahrer gemäss Plan die Tour abfahren kann.

Die Tabelle der Klienten enthält alle Bewohner/Klienten, die der selektierten Tour zugeordnet sind und für den ausgewählten Tag und die ausgewählte Mahlzeit ein Menü bestellt haben.

Es können nur Transportbehälter ausgewählt werden, die den Status „im Haus“ haben.
Wurde in den Stammdaten der Transportbehälter ein Behälter einem Bewohner fix zugeordnet, so wird dieser Transportbehälter als Standard übernommen, sofern dieser den Status „im Haus“ hat. Die Auswahl kann jedoch geändert werden.
Sobald ein Transportbehälter einem Klienten zugeordnet wurde, steht er bei der Tourenaufbereitung bei anderen Klienten nicht mehr zur Verfügung.

Quittierung Abgabe

Nach Auslieferung der Mahlzeiten muss die Abgabe der Mahlzeiten quittiert werden.

Wird die Checkbox Abgabe bei einem Bewohner/Klienten selektiert, bei dem die Mahlzeiten verrechnet werden, so wird die Checkbox Verrechnen automatisch mit selektiert.

Wurde bei einem Bewohner/Klienten, bei dem die Mahlzeiten verrechnet werden, die Mahlzeit nicht abgegeben, so kann die Checkbox Verrechnen trotzdem selektiert werden.

Die getätigten Selektionen können gespeichert werden. Jedoch erst nach Klick auf die Schaltfläche Abschliessen, werden die Leistungen verarbeitet und die Stati der Transportbehälter geändert.

Rückgabe Transportbehälter

Werden bei Auslieferung der Mahlzeiten Transportbehälter aus früheren Lieferungen zurück gegeben, so wird dies über die Funktion Rückgabe Transportbehälter quittiert. In dieser Maske werden nur die Transportbehälter mit Status „beim Kunden“ aufgeführt.

Die retournierten Transportbehälter können selektiert werden. Durch Klick auf Rückgabe wird der Status dieser Transportbehälter auf „im Haus“ gesetzt und der Bewohner/Klient entfernt, sofern dieser nicht fix zugewiesen ist.

Mahlzeiten verbuchen

Die zu verbuchenden Leistungen werden dem Debitor verrechnet, der im Bewohnerstamm – Register Mahlzeitendienst im Feld Rechnungsempfänger ausgewählt wurde.

Auswertungen

Für den Mahlzeitendienst wurden 19 neue Auswertungen erstellt, die einerseits über das Menü und andererseits aus bestimmten Masken direkt aufgerufen werden können. Gleichzeitig wurde das Bewohnerstammblatt Administration um den Mahlzeitendienst erweitert.

Rechnungstypen - Informationsfelder

Die Informationsfelder wurden um die ZSR-Nummer und die GLN-Nummer des Arztes und des Heimes erweitert.

Diese Nummern werden aus den jeweiligen Adressen übernommen.

Für den Arzt ist es die Adresse des Hausarztes, der im Bewohnerstamm – Register Adressen hinterlegt ist.

Für das Heim ist es die Adresse, die in der Funktion Heim hinterlegt ist.

Anzeige Adressen in Bewohnerauswahl

Über die Sage 200 Extra Schaltfläche – Einstellungen – Buchen – Bewohnereingabe – Checkbox Bewohneradresse in Komboauswahl kann definiert werden, ob in der Funktion Buchen nach Bewohner, resp. Buchen nach Leistung bei der Bewohnerauswahl neben dem Bewohnernamen, Geburtsdatum, Abteilung und Zimmer auch die Adresse des Bewohners angezeigt werden soll.

Pflege

Medikamentenbestellung

Benötigte Rechte

Für den Download und Import des Medikamentenstamms muss das Recht 94 – Stammdaten: careINDEX vergeben werden.

Um Medikamentenbestellungen erstellen und bearbeiten zu können, muss das Recht 6 – Bestellung Medikamente vergeben werden.

Aktivierung careINDEX Schnittstelle

Um den careINDEX über das Internet mit täglichem, automatischen Update verwenden zu können, muss dieser über die Firma HCI Solutions lizenziert werden. Den Benutzernamen und das Kennwort erhalten Sie von der Firma HCI Solutions direkt.

Über die Sage 200 Extra Schaltfläche – Einstellungen – e-mediat muss der nachfolgende Link im Feld URI erfasst werden:
https://index.hcisolutions.ch/index/current/download.asmx

Erfassen Sie den Benutzernamen, das Kennwort und wählen Sie einen Index aus und klicken Sie anschliessend auf “Testen”. Dadurch wird automatisch geprüft, mit welcher INDEX Subscription Sie arbeiten. Diese wird nach der Prüfung automatisch hinter- legt.

Durch Aktivierung der Checkbox “Sage 200 Medikamente generieren” werden nach dem Import der Medikamente aus dem careINDEX diese automatisch in den Medikamentenstamm übernommen.

Wenn Sie Ihre bestehenden Medikamente erst mit den Produktnummern versehen möchten empfehlen wir Ihnen, diesen Schritt abzuschliessen und erst danach die careINDEX Schnittstelle zu aktivieren.

Produktnummern im Medikamentenstamm

Im Medikamentenstamm steht Ihnen das neue Feld “Produktnummer” zur Verfügung. In diesem Feld können Sie für Ihre bestehenden Medikamente die Produktnummer hinterlegen. Nach Import des careINDEX Medikamentenstammes werden die mit einer Produktnummer versehenen Medikamente automatisch mit dem careINDEX Medikamentenstamm verlinkt.

• Produktnummer

• Substanznummer

• Bezeichnung

• Änderbar

• Aktiv

• Typ

• Einheit

Das Feld “Verordnung” ist nicht mutierbar, wenn die Swissmedic Abgabekategorie A oder B ist.

careINDEX Medikamentenstamm importieren
via Internet

Für den Import des Medikamentenstamms stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Direkt über das Internet oder über den Import der XML-Dateien.

Wählen Sie den Download via Internet, werden nach dem ersten Download automatisch jede Nacht die Updates der ausgewählten Module importiert. So können Sie sicher sein, dass Sie immer auf dem neusten Stand sind.

Beim ersten Import wählen Sie als Datum den 01.01.2000. So werden alle Daten importiert. Das Programm merkt
sich das letzte Datum des Downloads und wird beim automatischen Download nur noch die Änderungen seit dem letzten Datum importieren.

Die Module werden automatisch aufgrund des lizenzierten careINDEX Packets zum Download markiert.

careINDEX Medikamentenstamm importieren
via Lokal

Wählen Sie den Import via Lokal, müssen die XML Dateien vorgängig über ein Tool heruntergeladen werden. Für den Download der XML-Dateien stellt HCI Solutions ein Tool zur Verfügung.

Nach Auswahl des Verzeichnisses, das die XML-Dateien enthält, werden die Module automatisch aufgrund der vorhandenen XML-Dateien markiert.

Diese Art des Imports ist nicht automatisiert. Das heisst, dass allfällige Updates immer manuell importiert warden müssen.

Medikamentenstamm mit careINDEX
Grunddaten

In den Grunddaten wurde das neue Feld Hausliste hinzugefügt. Über diese Checkbox können Sie die Medikamente definieren, die in Ihrem Haus verwendet werden.

Dieses Feld dient ebenso zu Filterung der Medikamente in verschiedenen Masken.

Medikamentenstamm mit careINDEX
Details

In den Details des Medikamentenstamms sehen Sie die Detailinformationen für das Produkt, wie zum Beispiel die Swissmedic Abgabekategorie, die galenische Form, ob es sich um ein Original oder um ein Generika handelt und vieles mehr.

Zusätzlich ist ein Link zum Compendium für dieses Produkt vorhanden.

Diese Daten sind nicht änderbar.

Dieses Register ist für Substanzen nicht aufrufbar.

Medikamentenstamm mit careINDEX
Artikel

Im Register Artikel werden alle Artikel aufgeführt, die mit dem Produkt oder der Substanz zusammenhängen. Generell werden alle Originale und Generika aufgeführt. Wahlweise können auch Single Dosen (SDO) und Referenzpräparate aufgeführt werden.

Die Identifikation der zusammenhängenden Artikel in Bezug auf ein Produkt wird über die ersten 20 Stellen des generischen Gruppierungscodes vorgenommen.

Die aufgeführten Daten sind nicht mutierbar und dienen lediglich der Information.

Durch Klick auf die Schaltfläche Detail wird ein neues Fenster mit den Detail angaben zum ausgewählten Artikel geöffnet.

Medikamentenstamm mit careINDEX
Artikel Detail

Im Fenster Artikel Detail können Sie alle Details zum ausgewählten Artikel nachschlagen. Die Informationen in diesem Fenster sind nicht änderbar.

Medikamentenstamm mit careINDEX
Komponenten

Das Register Komponenten enthält Detailinformationen zu den Komponenten des Produktes, wie Substanzen mit den verschiedenen Wirkstoffen und allfällige Interaktionen.

Besteht ein Produkt aus mehreren Komponenten, so werden die Detailinformationen pro Komponente aufgeführt.

Die Substanzen und Interaktionen sind nur ersichtlich, wenn Sie den careINDEX Professional lizenziert haben.

Dieses Register ist für Substanzen nicht aufrufbar.

Spezialadressen Lieferanten
Adresstyp

Damit die Medikamente bestellt werden können, wird mindestens eine Lieferantenadresse benötigt. Um eine Adresse als Lieferantenadresse zu identifizieren, muss ein neuer Adresstyp mit der Kategorie Lieferant erstellt werden.

Spezialadressen Lieferanten
Adresse erfassen

Über das Menü BEWOHNER/SPEZ. SD – Adressen – Spezialadressen – Lieferantenadressen können Sie die Adressen von allen Medikamentenlieferanten erfassen.

Damit diese Adresse als Lieferantenadresse identifiziert wird, muss im Feld Lieferantentyp einer der zuvor erfassten Adresstypen ausgewählt werden.

Spezialadressen Lieferanten
Medikamente zuweisen

Im Register Zuweisungen werden die Medikamente dem Lieferanten zugewiesen. Einerseits können Sie alle Medikamente zuordnen. Andererseits besteht auch die Möglichkeit nur einzelne Positionen zuzuweisen, wenn es sich dabei um Spezialitäten handelt, die von einem Lieferant geliefert warden.

Jedes Medikament kann mehreren Lieferanten zugewiesen werden.

Spezialadressen Lieferanten
Kundennummer hinterlegen

Im Register Weitere Angaben können Sie, wenn vorhanden, Ihre Kundennummer hinterlegen, die Sie bei diesem Lieferanten haben.

Medikation erfassen

Wird eine neue Medikation (mit oder ohne ärztliche Verordnung) erfasst, so muss das Produkt mit der Komponente geplant werden. Enthält ein Produkt mehrere Komponenten, so muss jede Komponente einzeln geplant werden.

Medikament bestellen
über ärztliche Verordnung

Wenn Sie in der Maske Neue ärztliche Verordnung fertigstellen mit Medikation auf Speichern klicken, werden Sie gleich angefragt, ob das Medikament gleich in die Bestellung übernommen werden soll.

In der Bestellmaske werden Ihnen für jedes Medikament die passenden Artikel angezeigt. Sie können nun den Lieferanten auswählen und die Anzahl der zu bestellenden Packungen erfassen.

Handelt es sich um ein Einmal- oder Mehrfachrezept, können Sie auch gleich die maximal zu bestellende Anzahl Packungen erfassen.

Medikament bestellen
über Medikation

Markieren Sie in der Medikation die Medikamente, die Sie bestellen möchten und klicken Sie anschliessend auf Bestellen. Sie können nun für die einzelnen Produkte die Bestellmenge erfassen.

Bestellung aufbereiten

Im Menü MEDIZIN unter Verordnungen/Medikamente ist das neue Dropdown Menü für die Medikamentenbestellungen auffindbar.

Über Bestellungen aufbereiten gelangen Sie in die Maske Medikament Bewohner bestellen. Nach Auswahl eines Lieferanten sehen Sie alle Medikamente, die für diesen Lieferanten in die Bestellung übergeben wurden.

Wählen Sie aus den diversen Möglichkeiten die Lieferadresse, markieren Sie die Bestellungen, die an die gewählte Lieferadresse ausgeliefert werden sollen und klicken Sie anschliessend auf Erstellen.

Pro Bewohner wird eine eigene Seite mit den bestellten Medikamenten aufbereitet.

Für Betäubungsmittel wird eine komplett eigene Bestellung mit separater
Bestellnummer aufbereitet.

Medikament in Bestellung aufnehmen
über Bestellung aufbereiten

Über die Schaltfläche Neu können Sie im Fenster Medikament Bewohner bestellen zusätzliche nicht verschreibungspflichtige Medikamente hinzufügen.

Hierbei können Sie auswählen, ob das Produkt für einen Bewohner, für die Station oder für eine Abteilung bestellt werden soll.

Eingang der Lieferung quittieren

Nach Eingang der Lieferung muss diese im System quittiert werden.

Wurde ein Medikament nicht oder nur ein Teil der bestellten Menge geliefert, haben Sie drei Möglichkeiten:

• Sie schliessen die Bestellung durch Aktivierung der Checkbox Best. abschliessen ab

• Sie markieren das betreffende Medikament und klicken auf Bestellen. Das Medikament wird wieder auf die Bestellliste gesetzt

• Sie belassen das Medikament im Status “bestellt” und quittieren es, wenn es nachgeliefert wird

Übersicht der Bestellungen

Die Übersicht der Bestellungen liefert Ihnen auf einen Blick alle relevanten Informationen zu den einzelnen Bestellungen inkl. dem aktuellen Bestellstatus.

• Erstellt = Die Bestellung wurde erstellt, jedoch noch nicht ausgedruckt.

• Bestellt = Die Bestellung wurde ausgedruckt, jedoch noch nicht vollständig quittiert

• Quittiert = alle Medikamente der Bestellung wurden quittiert.

Mahlzeitendienst

Bestellungen erfassen

Wenn Sie in Sage 200 Extra Heim den Mahlzeitendienst lizenziert haben, können Sie in Sage 200 Extra Pflege und Betreuung Menübestellungen für Ihre Bewohner erfassen.

Eine detaillierte Beschreibung des Mahlzeitendienstes finden Sie in den Versionsnotes für Sage 200 Extra Heim.

Abgabe der Mahlzeiten quittieren

Nach Abgabe der Mahlzeiten an Ihre Bewohner können Sie den Nachweis der Abgabe quittieren.

Verbesserung Performance in Auswertungen

In Sage 200 Extra Pflege und Betreuung sind einige Auswertungen vorhanden, die viele Subreports enthalten.

Diese Auswertungen haben wir so optimiert, dass für die Aufbereitung nur noch 5 – 10 % der ursprünglichen Zeit aufgewendet wird. Diese Anpassung betrifft folgende Auswertungen:

• Übergabe-Rapport erstellen (VERLAUF – Verlauf – Rapport)

• Übergabebericht Zeitraum (VERLAUF – Verlauf – Rapport Selektion)

• Kurzbericht (AUSWERTEN – Übersicht)

Massnahmenplanungen im Hochformat

Beim Ausdruck der Auswertungen der Massnahmenplanungen kann nun ausgewählt werden, ob diese im Hochformat oder im Querformat ausgedruckt werden sollen.