Das Neue Rechnungsmodell für öffentliche Verwaltungen kann in Infoniqa ONE 50 Finanz mit Hilfe eines speziellen Kontenplans integriert werden. Ausserdem stehen entsprechende Auswertungen zur Verfügung. Die folgenden Hilfethemen erklären den Umgang mit dem NRM als Haupt- oder als Nebenkontenplan.
Funktionale Gliederung und Artengliederung
Einen NRM-Kontenplan neben einem KMU-Kontenplan führen
Kontenplanvorlagen für die Artengliederung erstellen
Kontenplanvorlagen für einen NRM-Nebenkontenplan erstellen
Mit unsichtbaren Konten arbeiten
NRM-Auswertungen
Die Auswertungen für das neue Rechnungsmodell werden durch Untermenü-Befehle des Menüs «Auswertung / Neues Rechnungsmodell (NRM)» aufgerufen und umfassen die Bestandsrechnung sowie jeweils drei Varianten der Laufenden Rechnung und der Investitionsrechnung:
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Menübefehl |
Auswertung |
Erläuterung zur Auswertung |
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Auswertung / Neues Rechnungsmodell (NRM) / Bestandsrechnung |
Bestandsrechnung |
Bestandsrechnung (Anfangs- und Schluss-Saldo) sowie Veränderung (Zuwachs und Abgang) |
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Auswertung / Neues Rechnungsmodell (NRM) / Investitionsrechnung I |
Investitionsrechnung I |
Investitionsrechnung aktuelles Jahr, Voranschlag aktuelles Jahr sowie Voranschlag Folgejahr |
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Auswertung / Neues Rechnungsmodell (NRM) / Investitionsrechnung II |
Investitionsrechnung II |
Investitionsrechnung aktuelles Jahr, Voranschlag aktuelles Jahr sowie Voranschlag Folgejahr |
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Auswertung / Neues Rechnungsmodell (NRM) / Investitionsrechnung III |
Investitionsrechnung III |
Investitionsrechnung Voranschlag Folgejahr, Voranschlag aktuelles Jahr sowie Rechnung Vorjahr |
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Auswertung / Neues Rechnungsmodell (NRM) / Laufende Rechnung I |
Laufende Rechnung I |
Laufende Rechnung aktuelles Jahr, Voranschlag aktuelles Jahr sowie Voranschlag Folgejahr |
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Auswertung / Neues Rechnungsmodell (NRM) / Laufende Rechnung II |
Laufende Rechnung II |
Laufende Rechnung aktuelles Jahr, Voranschlag aktuelles Jahr sowie Rechnung Vorjahr |
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Auswertung / Neues Rechnungsmodell (NRM) / Laufende Rechnung III |
Laufende Rechnung III |
Laufende Rechnung Voranschlag Folgejahr, Voranschlag aktuelles Jahr sowie Rechnung Vorjahr |
Die Daten des Vorjahres werden aktuell berechnet, wenn der Vorjahresmandant im Optionen-Register Mandanten (Menübefehl «Extras / Optionen») korrekt definiert wurde.
Alle NRM-Auswertungen sollten Sie prinzipiell im Querformat erstellen. Wählen Sie dazu den Menübefehl «Datei / Drucker einrichten» und aktivieren Sie die Einstellung Querformat. Im Hochformat können jeweils nur zwei Rechnungsperioden dargestellt werden.
Je nachdem, ob Sie die Laufende Rechnung und die Investitionsrechnung nach funktionaler oder harmonisierter Gliederung ausdrucken möchten, wählen Sie im Auswertungsdialog-Register Ansicht den entsprechenden Kontenplan.
NRM-Mandanten
Wenn Sie die Option NRM zu Infoniqa ONE 50 Finanz installiert haben, sind neben den üblichen Mandanten zwei speziell für das NRM vorbereitete Mandanten im Verzeichnis Laufwerk:/Programminstallationsverzeichnis/Data enthalten. Unter einem Mandanten versteht man eine eigenständige Buchhaltung, deren Daten jeweils in einem separaten Verzeichnis gespeichert sind. Für jede Gemeindeverwaltung legen Sie folglich einen eigenen Mandanten an.
Beispielmandant und Vorlagemandant
Die Mandanten nrm und nrmbasis enthalten jeweils einen Musterkontenplan nach Buschor. Der Mandant "nrm" ist als Beispielmandant einer fiktiven Einwohnergemeinde für Übungszwecke vorgesehen. Sie können sich dort mit den Funktionen rund um den NRM-Kontenplan vertraut machen und die Auswertungen anhand der erfassten Beispielbuchungen testen.
Der Mandant "nrmbasis" dient als Vorlage für neue Mandanten. Er enthält einen leeren Standardkontenplan nach dem Berner Modell. Wenn Sie einen neuen Mandanten anlegen, übernehmen Sie zunächst den Kontenplan des NRM-Basismandanten und passen diesen anschliessend an die jeweiligen Bedürfnisse an. Selbstverständlich können Sie den Vorlagemandanten auch beliebig abändern oder neue Vorlagen erstellen.
Der NRM-Kontenplan
Nachdem Sie, ausgehend vom Vorlagemandanten "nrmbasis", einen neuen Mandanten für Ihre Verwaltung angelegt haben, besteht der nächste Arbeitsschritt darin, die benötigten Konten zu erfassen und den Kontenplan aufzubauen.
Die folgenden Ausführungen verweisen auf Besonderheiten in Bezug auf die NRM-Problematik.
Kurztelegramm für das Einrichten des NRM-Kontenplans
Der Kontenplan in Infoniqa ONE 50 Finanz gibt die Struktur der Auswertungen vor. Die bestehenden Konten werden in Gruppen und Untergruppen eingeordnet, so dass Zwischensummen gebildet werden können. Die zentralen Auswertungen für das neue Rechnungsmodell sind die Bestandsrechnung, die Laufende Rechnung und die Investitionsrechnung. Folglich stellen diese drei Rechnungen die Hauptgliederungspunkte des Kontenplans dar.
Wenn Sie mit dem Menübefehl «Bearbeiten / Kontenplan oder <Ctrl>+<P> den Dialog Kontenplan bearbeiten öffnen, sehen Sie im linken Dialog-Bereich die Kontenstruktur angezeigt. Die Darstellung der Gruppen und Konten in Form von Verzeichnissen und Dokumenten wie auch die Bedienung der Strukturdarstellung entspricht dem Windows-Explorer. In der ersten Gliederungsebene erkennen Sie die Verzeichnisse "Bestandsrechnung", "Laufende Rechnung" und "Investitionsrechnung". Mit Doppelklick öffnen und schliessen Sie die darunterliegenden Kontengruppen. Die unterste Gliederungsebene stellen die Konten dar.
Die Kontengruppe oder das Konto, das in der Kontenplanstruktur markiert ist, kann im rechten Definitions-Bereich des Dialogs bearbeitet werden. Möchten Sie z.B. die Bezeichnung einer Gruppe ändern, markieren Sie diese, überschreiben die jetzt im rechten Bereich des Dialogs angezeigte Bezeichnung und bestätigen und speichern Ihre Angaben mit der Schaltfläche Ändern.
Möchten Sie eine neue Gruppe einfügen, legen Sie zuerst deren Position im Kontenplan fest, erfassen dann alle Daten und betätigen abschliessend mit der Schaltfläche Einfügen.
Zusammenhang zwischen Bestandsrechnung, Laufender Rechnung und Investitionsrechnung
Die Bestandsrechnung ist als Gegenüberstellung von Aktiven (Finanz- und Verwaltungsvermögen) und Passiven (Fremd- und Eigenkapital) definiert, die Investitionsrechnung als Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben, die in der laufenden Rechnungsperiode zur Anschaffung von Gütern mit mehrjähriger Nutzungsdauer notwendig waren. Bei der Anschaffung neuer Aktiven werden die Konten der Bestandsrechnung folglich nicht bebucht, die Buchung findet vielmehr in der Investitionsrechnung statt. Zum Jahresabschluss werden die neuen Aktiv- und Passivposten durch eine manuelle Umbuchung von den Konten der Investitionsrechnung in die Bestandsrechnung übertragen.
In der Laufenden Rechnung werden die regelmässig anfallenden Aufwendungen und Erträge erfasst. Der Jahresüberschuss bzw. Fehlbetrag wird beim Eröffnen eines neuen Geschäftsjahres auf das entsprechende Gewinn- bzw. Verlustkonto der Bestandsrechnung übernommen. Dieser Vorgang kann automatisch oder manuell erfolgen. Im nächsten Jahr starten die Konten der Laufenden Rechnung wieder bei null.
Die Kontonummern
Das Kontonummernsystem des NRM-Kontenplans bildet das zweifache Gliederungsprinzip gemäss funktionaler und harmonisierter Sichtweise ab: Die ersten drei Stellen beschreiben die Funktion bzw. das Ressort, zu der das Konto gehört. Mit einem Punkt abgesetzt folgen drei Stellen für die Artengliederung. Wiederum durch einen Punkt abgesetzt wird noch eine zweistellige Laufnummer zur weiteren Untergliederung der Konten angefügt.
Beispiel Löhne Verwaltungspersonal, Kontonummer 029.301.01:
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029 |
Gruppe Allgemeine Verwaltung innerhalb der funktionalen Gliederung |
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301 |
Gruppe Personalaufwand innerhalb der Artengliederung |
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01 |
Laufnummer |
Alternative Kontonummern
Infoniqa ONE 50 Finanz bietet die Möglichkeit, in den Auswertungen eine andere Kontonummer zu drucken als jene, unter welcher das Konto zunächst erfasst und im Kontenplan eingefügt wurde. Die alternative Kontonummer wird im Kontenplan im Feld Schlüssel 2 erfasst. Sobald dort eine Kontonummer eingegeben ist, wird diese in den Auswertungen anstelle des regulären Schlüssels gedruckt. Gebucht wird jedoch nach wie vor mit der originalen Kontonummer, der Schlüssel 2 gilt nur für Auswertungen.
Die Funktion des Schlüssels 2 ist wichtig, damit die Laufende Rechnung in der funktionalen Gliederung gemäss den NRM-Richtlinien vorgenommen werden kann. In diesem System entspricht die Nummer der Kontengruppe den ersten drei Stellen der Kontonummer. In den Auswertungen ist diese Wiederholung überflüssig. Daher soll die Kontonummer nur ab der dritten Stelle ausgedruckt werden. Die zu druckende Kontonummer wird als Schlüssel 2 erfasst.
Beispiel:
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Schlüssel 1 |
1.029.301.01 |
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Schlüssel 2 |
301.01 |
Funktionale Gliederung und Artengliederung
Im Infoniqa ONE 50 Finanz ist es möglich, mehrere Kontenpläne parallel zu führen. Zu diesem Zweck werden sogenannte Nebenkontenpläne eingerichtet, die eine alternative Gliederungsstruktur für die vorhandenen Konten bieten. Diese Technik ist Voraussetzung für die im NRM notwendigen Auswertungen.
Für die Laufende Rechnung und die Investitionsrechnung sieht das NRM zwei verschiedene Auswertungsmodi vor, die funktionale Gliederung und die Artengliederung. Bei der funktionalen Gliederung sollen die Aufwendungen und Erträge bzw. Einnahmen und Ausgaben nach Leistungsstellen geordnet werden, d.h. die Hauptgliederungspunkte sind die verschiedenen öffentlichen Stellen, wie Allgemeine Verwaltung, Öffentliche Sicherheit, Bildung, Kultur und Freizeit etc. In diesen Gruppen sind jeweils die Aufwendungen und Erträge bzw. Einnahmen und Ausgaben der einzelnen Bereiche zusammengefasst, so dass die Gruppensumme das Ergebnis des jeweiligen Ressorts repräsentiert.
Die Artengliederung sieht einen harmonisierten Aufbau von Laufender Rechnung und Investitionsrechnung vor. Statt die einzelnen Aufwendungen und Erträge pro Leistungsstelle zusammenzufassen, werden in der Laufenden Rechnung Aufwand und Ertrag getrennt geführt, entsprechend einer betriebswirtschaftlichen Erfolgsrechnung. Die Investitionsrechnung gliedert sich in Einnahmen und Ausgaben. Innerhalb dieser Hauptgruppen erfolgt die Gliederung nach der Art des jeweiligen Aufwands und Ertrags bzw. der Einnahmen und Ausgaben. Die Gliederungspunkte innerhalb des Aufwands lauten z.B. Personalaufwand, Sachaufwand, Passivzinsen, Abschreibungen etc.
Nebenkontenpläne in Infoniqa ONE 50 Finanz
Im NRM-Kontenplan von Infoniqa ONE 50 Finanz sind die beiden Gliederungsprinzipien selbstverständlich bereits realisiert. Sie können einfach per Mausklick zwischen den Systemen umschalten: Öffnen Sie das Listenfeld oberhalb der Kontenplanstruktur, und wählen Sie entweder die Einstellung "Hauptkontenplan" für die funktionale Gliederung oder die Einstellung "Artengliederung".
Möchten Sie einen neuen Nebenkontenplan erstellen, rufen Sie mit dem Menübefehl «Bearbeiten / Kontenplan-Katalog» den Dialog Kontenplan-Katalog auf und drücken dort die Schaltfläche Einfügen. Das Programm führt Sie anschliessend durch den Vorgang. Der Aufbau eines Nebenkontenplans wird in einem separaten Hilfethema erläutert. Es ist wichtig zu verstehen, dass Nebenkontenpläne nicht etwa ein anderes Set von Konten verwalten, sondern lediglich ein alternatives Gliederungssystem für die bestehenden Konten bieten. Bedenken Sie, dass Sie im Kontenplan nur Platzhalter der Konten bearbeiten.
Richten Sie die Kontengruppen des Hauptkontenplans ein, in dem die Konten nach Funktion gegliedert werden.
Erfassen Sie die Konten der jeweiligen Gruppen.
Richten Sie die Kontengruppen für die Laufende Rechnung und die Investitionsrechnung nochmals im Nebenkontenplan "Artengliederung" ein.
Der Nebenkontenplan für die Artengliederung kann auch automatisch generiert werden.
Ordnen Sie die bereits erfassten Konten der Laufenden Rechnung und der Investitionsrechnung in die entsprechenden Gruppen der Artengliederung ein. Dazu markieren Sie die gewünschte Gruppe, tippen die Kontonummer ein und bestätigen ihre Angaben mit Einfügen.
KMU-Kontenplan
Mit der Expert-Version von Infoniqa ONE 50 Finanz ist es möglich, neben der Artengliederung beliebige weitere Nebenkontenpläne zu erstellen, z.B. einen Nebenkontenplan nach KMU. Selbstverständlich können Sie auch den KMU-Kontenplan als Hauptkontenplan führen und für das NRM zwei Nebenkontenpläne einrichten. Dies ist z.B. nützlich für industrielle Betriebe, die ihre Buchhaltung nach betriebswirtschaftlichen Richtlinien führen, wegen ihres öffentlich-rechtlichen Charakters jedoch den Jahresabschluss analog den Vorschriften des NRM darstellen müssen.
Als Hauptkontenplan wird der KMU-Kontenplan geführt. Die Konten sind unter der KMU-Kontonummer erfasst, so dass Sie beim Buchen das einfachere KMU-Nummernsystem verwenden können. Die NRM-Kontenpläne in der funktionalen Gliederung und in der Artengliederung werden als zwei Nebenkontenpläne angelegt. Die entsprechenden NRM-Kontonummern werden im Nebenkontenplan jeweils als Schlüssel 2 erfasst. Wenn Sie Auswertungen mit den NRM-Nebenkontenplänen erstellen, wird automatisch der Schlüssel 2, d.h. die NRM-Kontonummer, ausgedruckt.
Die alternative Kontonummer, der Schlüssel 2, wird lediglich für die Auswertungen verwendet. Gebucht wird nach wie vor mit der originalen Kontonummer, die im Kontenstamm (Dialog Konten bearbeiten) gespeichert ist.
Selbstverständlich ist alternativ auch denkbar, den NRM-Kontenplan als Hauptkontenplan und parallel dazu einen Nebenkontenplan nach KMU zu führen. Beachten Sie, dass es nur mit der Expert-Version des Infoniqa ONE 50 Finanzs möglich ist, mehr als einen Nebenkontenplan zu verwalten.
Kontenplanvorlagen für die Artengliederung generieren
Grössere Verwaltungseinheiten werden sicherlich mehrere NRM-Mandanten parallel führen, z.B. grössere Gemeinden, die verschiedene Mandanten für einzelne öffentliche Stellen einrichten. Für jeden Mandanten müssen sowohl ein Hauptkontenplan nach funktionaler Gliederung als auch die Artengliederung als Nebenkontenplan eingerichtet werden. Zur Vereinfachung dieses Vorgangs lohnt es sich, die Artengliederung anhand einer Kontenplanvorlage zu erstellen.
Eine Gemeinde möchte z.B. eine Reihe von Mandanten einrichten, etwa für Polizei, Schulwesen, Wasserwerke etc. Alle diese Mandanten werden im Detail unterschiedliche Konten verwenden, die Kontenstruktur bei der Artengliederung ist jedoch weitgehend identisch. Diese Struktur wird als Kontenplanvorlage aufgebaut, in der über Platzhalter die Information gespeichert ist, welches Konto in welche Gruppe gehört. Wenn die Vorlage einmal erarbeitet ist, genügt es, den Kontenstamm und den Hauptkontenplan eines neuen Mandanten einzurichten. Die Artengliederung ist anschliessend mit wenigen Mausklicks automatisch generiert.
Die automatische Zuordnung der Konten zu den jeweiligen Gruppen erfolgt anhand der Logik der NRM-Kontonummern – die mittleren drei Ziffern geben die Zugehörigkeit zur Kontengruppe der Artengliederung an. In jeder Gruppe der Kontenplanvorlage wird ein Platzhalter eingefügt, der besagt, welche Kontonummer ein Konto besitzen muss, damit es in die jeweilige Gruppe aufgenommen wird.
Beispiel:
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Gruppe |
300 |
Personalaufwand der Behörden und Kommissionen |
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Platzhalter |
???.300.?? |
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Betroffene Konten |
011.300.01 |
Tag- und Sitzungsgelder Infoniqa ONE 50 Finanz |
Der Platzhalter enthält dieselbe Anzahl Stellen wie die regulären Kontonummern. Fragezeichen bedeuten, dass es keine Rolle spielt, welche Zahl an dieser Stelle der Kontonummer steht. Zahlen bedeuten, die Kontonummer muss an dieser Stelle dieselbe Zahl aufweisen, damit sie in die Gruppe eingereiht wird.
Beim Generieren des Nebenkontenplans wird das Programm nun alle Konten durchgehen und dabei die Kontonummern mit den Platzhaltern vergleichen. Wenn die mittleren drei Ziffern mit denjenigen des Platzhalters übereinstimmen, wird das Konto in die Gruppe eingeordnet.
Kontenplanvorlage erstellen
Beim Anlegen einer Kontenplanvorlage für die Artengliederung gehen Sie folgendermassen vor:
Wechseln Sie in einen Mandanten, der bereits einen Nebenkontenplan für die Artengliederung enthält, z.B. die Mandanten "nrm" oder "nrmbasis", damit Sie beim Erstellen der Vorlage auf eine vorhandene Struktur zurückgreifen können.
Öffnen Sie mit dem Menübefehl «Extras / Kontenplanvorlagen» den Dialog Kontenplan generieren/um nummerieren
Drücken Sie die Hinzufügen, um eine neue Vorlage zu erstellen.
Ein Dialog öffnet sich, in dem Sie angeben müssen, von welchem Kontenplan Sie beim Aufbau der Vorlage ausgehen möchten. Es werden sämtliche Kontenpläne des aktuellen Mandanten zur Auswahl angeboten.
Markieren Sie "Artengliederung" und starten Sie den Vorgang mit OK.
Das Programm erstellt eine Kontenplanvorlage, in die alle Gruppen des soeben gewählten Kontenplans übernommen werden. Die Vorlage enthält jedoch keine Konten. Im nächsten Schritt passen Sie die Kontenplanvorlage nun so an, dass diese eine allgemeingültige Struktur für sämtliche Mandanten der Verwaltungseinheit darstellt. Über den Befehl Bearbeiten können Sie die Kontenplanvorlage aus dem Dialog Kontenplan generieren aufrufen. Der Befehl öffnet einen Dialog, welcher genau dem Dialog Kontenplan bearbeiten entspricht. Es trägt jedoch den Titel Kontenplanvorlage, um Sie zu erinnern, dass Sie tatsächlich eine Vorlage bearbeiten, keinen wirklichen Kontenplan.
Bauen Sie alle Kontengruppen der Artengliederung in der Vorlage auf. Anstelle von Konten fügen Sie jedoch Platzhalter ein.
Um einen Platzhalter in einer Gruppe anzulegen, markieren Sie die Gruppe, wählen dann aus dem Listenauswahlfeld Typ den Wert "Platzhalter", geben einen Schlüssel ein und drücken die Schaltfläche Einfügen. Der Platzhalter braucht keine Bezeichnung.
Geben Sie im Feld Schlüssel den Code ein, der die Zuordnung der Konten in die jeweilige Gruppe steuern soll:
Fragezeichen für die ersten drei Stellen
die Gruppennummer für die mittleren drei Stellen
wieder Fragezeichen für die letzten Stellen
Der Schlüssel für den Platzhalter der Gruppe 310, Büro- und Schulmaterial lautet z.B. ???.310.??. Sämtliche Konten, deren mittlere Ziffern 310 lauten, werden beim Generieren des Kontenplans demnach diese Gruppe einsortiert.
Es ist also wichtig, dass Sie den Hauptkontenplan Ihres Vorlagemandanten so anpassen, dass er eine optimale Struktur für jeden neuen Mandanten zur Verfügung stellt. Ob der Vorlagemandant auch die Artengliederung als Nebenkontenplan enthält, spielt keine Rolle, denn diese wird ja anhand einer Kontenplanvorlage erstellt. Kontenplanvorlagen sind prinzipiell mandantenunabhängig, sie können jederzeit von jedem Mandanten aufgerufen werden. Soll in einem neuen Mandanten die Artengliederung anhand einer Vorlage erstellt werden, kann ein allenfalls in diesem Mandanten bereits bestehender Nebenkontenplan entweder vorher gelöscht oder gleichzeitig überschrieben werden.
Der folgende Vorgang zeigt Schritt für Schritt, wie Sie Kontenpläne aufgrund einer Vorlage generieren.
Kontenpläne automatisch generieren
Wählen Sie den Menübefehl «Extras / Kontenplanvorlagen», um den Dialog Kontenplanvorlagen generieren/um nummerieren zu öffnen
Markieren Sie die Vorlage in der Liste und drücken Sie Generieren. Ein Assistent führt Sie durch den Vorgang.
Im ersten Schritt bestätigen Sie die Wahl der Kontenplanvorlage. Im zweiten Schritt geben Sie die Bezeichnung für den neuen Nebenkontenplan ein.
Das Feld, in dem Sie die Bezeichnung für den neuen Nebenkontenplan eingeben, enthält gleichzeitig als Listenfeld sämtliche vorhandenen Kontenpläne. Soll der neue Kontenplan einen bestehenden ersetzen, wählen Sie diesen aus der Liste aus.
Im dritten Schritt wählen Sie, welche Konten beim Generieren berücksichtigt werden sollen
Die Standard-Einstellung "Kontodatei" bedeutet, dass sämtliche Konten des Mandanten einbezogen werden. Konten, die nicht zu einem Platzhalter der Vorlage passen, kann das Programm selbstverständlich nicht berücksichtigen. Alternativ dazu können Sie einen bestimmten Kontenplan als Kontoherkunft angeben. Das Programm verwendet beim Generieren dann nur diejenigen Konten der Kontodatei, die auch in dem gewählten Kontenplan eingefügt sind.
Nachdem Sie die Zusammenfassung Ihrer Definitionen kontrolliert haben, starten Sie den Vorgang mit Fertigstellen
Vorlagen für NRM-Nebenkontenpläne erstellen
Grössere Einrichtungen, die zwar den KMU-Kontenplan verwenden, aber parallel zu den betriebswirtschaftlichen Auswertungen auch Berichte nach dem NRM erstellen müssen, führen die NRM-Kontenpläne der Funktionalen Gliederung und der Artengliederung als Nebenkontenpläne. Werden mehrere Mandanten geführt, ist es nicht nötig, diese Nebenkontenpläne für jeden Mandanten neu aufzubauen. Stattdessen erstellen Sie entsprechende Kontenplanvorlagen, welche die KMU-Konten automatisch in die Funktionale Gliederung und die Artengliederung einsortieren. Gleichzeitig wird den KMU-Konten die richtige NRM-Kontonummer als Schlüssel 2 zugewiesen.
Bei diesem Modell benötigen Sie zwei Kontenplanvorlagen, eine für die funktionale Gliederung und eine für die Artengliederung. Um diese anzulegen, wechseln Sie am besten in den Mandanten "nrmbasis", in dem diese Kontenpläne bereits existieren. Anhand der bestehenden Kontenpläne kann die Vorlage sehr einfach erstellt werden:
Öffnen Sie mit dem Menübefehl «Extras / Kontenplanvorlagen» den Dialog Kontenplan generieren/um nummerieren und drücken Sie dort die Schaltfläche <Hinzufügen>. Im folgenden Dialog werden die im Mandanten vorhandenen Kontenpläne angezeigt.
Möchten Sie die Vorlage für die funktionale Gliederung erstellen, wählen Sie "Hauptkontenplan", sonst "Artengliederung".
Geben Sie der Vorlage eine Beschreibung und bestätigen Sie Ihre Definitionen mit <OK>.
Die Kontenplanvorlage wird erstellt. Das Programm kopiert den gewählten Kontenplan und definiert diese Kopie als Vorlage, die Sie nun aus dem Dialog Kontenplan generieren aufrufen können. Wenn Sie dort die Vorlage markieren und auf <Bearbeiten> klicken, öffnet sich der Dialog Kontenplanvorlagen, in dem Sie die Vorlage beliebig Ihren Bedürfnissen anpassen können. Sie arbeiten dort wie in einem gewöhnlichen Kontenplan.
Damit die Konten des KMU-Kontenplans sich automatisch in eine NRM-Struktur übertragen lassen, benötigen Sie eine so genannte Umnummerierungs-Tabelle, in der jeder KMU-Kontonummer die neue NRM-Nummer zugewiesen wird. Über die NRM-Kontonummer kann wiederum die automatische Zuordnung zu den Kontengruppen mit Hilfe von Platzhaltern vorgenommen werden.
Eine Umnummerierungsliste erstellen
Rufen Sie mit dem Menübefehl «Extras / Kontenplanvorlagen» den Dialog Kontenplan generieren/umnummerieren auf.
Aktivieren Sie das Register Umnumerierung und drücken Sie dort <Hinzufügen>.
Geben Sie in dem folgenden Dialog eine Bezeichnung für die Umnumerierungsliste ein, z.B. "KMU/NRM".
Lassen Sie die Option "Liste gemäss Konten des aktuellen Mandanten erstellen" aktiviert, so dass sämtliche erfassten Konten berücksichtigt werden.
Drücken Sie <OK>, um die neue Umnumerierungsliste anzulegen.
Mit der Schaltfläche <Bearbeiten> können Sie die Liste öffnen. In der Umnumerierungsliste sind sämtliche Konten aufgeführt, jeweils einmal in der Spalte "oldnum" und "newnum".
Überschreiben Sie die Kontonummer in der Spalte "newnum" mit der entsprechenden NRM-Kontonummer. Nachdem Sie die gesamte Liste durchgegangen sind, speichern und schliessen Sie das Dokument.
Wechseln Sie ins Register Vorlagen , um die Kontenplanvorlage mit der Umnumerierungsliste zu verknüpfen.
Markieren Sie die Vorlage in der Liste und drücken Sie <Optionen>. Im folgenden Dialog wählen Sie aus dem Listenauswahlfeld "Konto-Umnumerierungsliste" die soeben erstellte Liste aus und schliessen den Dialog mit <OK>.
Jetzt kennt das Programm die NRM-Kontonummer für alle KMU-Kontonummern. Das Ziel ist, die Konten eines KMU-Mandanten automatisch in die NRM-Nebenkontenpläne, die mit Hilfe einer Kontenplanvorlage generiert werden sollen, einzufügen. Dies erreichen wir mit Hilfe von Platzhaltern, welche die Logik der NRM-Kontonummern auswerten: die ersten drei Ziffern geben die Kontengruppe der Funktionalen Gliederung an, die folgenden drei Ziffern die Gruppe der Artengliederung. Wie Platzhalter funktionieren und in die Kontenplanvorlagen eingefügt werden, ist zu Beginn des vorigen Kapitels ausführlich beschrieben.
Nachdem die Kontenplanvorlage erstellt ist, die Platzhalter definiert sind und die Umnummerierungsliste mit der Vorlage verknüpft wurde, sind alle Vorbereitungen getroffen, damit die NRM-Nebenkontenpläne generiert werden können. Die Struktur des neuen Nebenkontenplans ist in der Vorlage gespeichert. Die Umnummerierungsliste weist den KMU-Konten die NRM-Kontonummer zu, die als Schlüssel 2 in dem neuen Kontenplan gespeichert wird. Die Platzhalter geben an, welches Konto in welche Gruppe eingeordnet werden soll, indem sie die NRM-Kontonummer der Umnumerierungsliste auswerten.
Einen neuen NRM-Nebenkontenplan erstellen
Öffnen Sie den gewünschten Mandanten, zu dem parallel zum Hauptkontenplan nach KMU auch die NRM-Kontenpläne geführt werden sollen.
Öffnen Sie mit dem Menübefehl «Extras / Kontenplanvorlagen» den Dialog Kontenplan generieren/umnummerieren.
Markieren Sie die gewünschte Vorlage und drücken Sie <Generieren>. Ein Assistent öffnet sich, der Sie durch den Vorgang führt.
Im ersten Schritt werden Sie gefragt, ob Sie eine komplette Umnummerierung vornehmen möchten. Diese Frage taucht immer dann auf, wenn mit der Kontenplanvorlage eine Umnummerierungsliste verknüpft ist. "Komplette Umnumerierung" bedeutet, dass der Schlüssel 1 mit der neuen Kontonummer ersetzt werden soll und die Konten auch in der Kontodatei umbenannt werden. Eine derart massive Umwandlung der Buchhaltung ist hier jedoch nicht erwünscht: Die KMU-Nummer soll ja Schlüssel 1 bleiben und die NRM-Nummer nur als Schlüssel 2 ergänzt werden.
Achten Sie darauf, dass die Option Wollen Sie eine komplette Umnumerierung? nicht aktiviert ist.
Geben Sie im Schritt 2 die Bezeichnung des neuen Nebenkontenplans an, je nachdem z.B. "NRM Funktionale Gliederung" oder "NRM Artengliederung".
Gehen Sie weiter zu Schritt 3, und wählen Sie die Kontoherkunft, d.h. welche Konten beim Erstellen des neuen Mandanten berücksichtig werden sollen.
In der Regel möchte man alle Konten einbeziehen, also muss die Einstellung Kontodatei aktiv sein. Es können auch nur Konten, die in einem bestimmten Kontenplan eingeordnet sind, ausgewählt werden. Damit haben Sie alle notwendigen Angaben gemacht.
Klicken Sie im letzten Schritt des Assistenten auf <Fertigstellen>, um den neuen Nebenkontenplan anzulegen.
Unsichtbare Konten
Gewisse Konten möchte man nicht in den Auswertungen ausweisen, z.B. die Personenkonten zur Verbuchung der Fürsorgeentschädigung oder ähnliche objekt- oder personenbezogene Buchungen. Anstelle der einzelnen Namen soll nur eine Summe in den Auswertungen erscheinen.
In Infoniqa ONE 50 Finanz lösen Sie dieses Problem mit Hilfe unsichtbarer Konten und Zählern. Die einzelnen Personenkonten werden als unsichtbare Kontenplaneinträge definiert. Zu diesem Zweck aktivieren Sie im Register Optionen des Dialogs Kontenplan bearbeiten die Option Unsichtbar. Unsichtbare Konten werden nur dann in den Auswertungen angezeigt, wenn Sie dies explizit verlangen. Damit die Konten dennoch als Summe erscheinen, werden sie mit Hilfe eines Zählers miteinander verbunden. Der Zähler selbst wird nicht bebucht. Er ist sozusagen ein Stellvertreter für die Konten, der die ihm zugehörigen Kontensummen ausweist. Sie fügen ihn in derselben Kontengruppe wie die zugehörigen Konten ein.
Zunächst fügen Sie in der betreffenden Gruppe einen Zähler ein, dem Sie die Bezeichnung und die Kontonummer geben, unter der die Summe ausgewiesen werden soll. Ein Zähler wird definiert, indem Sie aus dem Listenauswahlfeld Typ den Wert "Zähler" auswählen. Anschliessend weisen Sie allen Konten dieser Gruppe im Register Zähler als ersten Zählerverweis den Schlüssel, d.h. die Kontonummer des Zählers, zu. Die folgende Tabelle verdeutlicht den Zusammenhang zwischen Konten und Zählern:
|
Schlüssel 1 |
Schlüssel 2 |
Bezeichnung |
Typ |
|
1.580.366.01 |
366.01 |
Unterstützungen |
Zähler |
|
1.580.366.001 |
366.001 |
Fritz Arn |
Konto |
|
1.580.366.002 |
366.002 |
Carlino Caramel |
Konto |