Die hier verfügbaren Auswertungen wurden entwickelt, um den umfassenden Anforderungen an übersichtlich und ansprechend gestalteten Auswertungen in der Treuhandpraxis gerecht zu werden. Diese Auswertungen werden mit dem Programm "Crystal Reports" (Version 9.0) erstellt. Wenn Sie diesen weit verbreiteten Formulargenerator erwerben, haben Sie Zugriff auf sämtliche Elemente des Formulars, können die Schrift ändern, Spalten verschieben, das Firmenlogo einbinden etc.
Die Papyrus Auswertungen erreichen Sie über den Menübefehl «Auswertung / Papyrus» oder finden sie im Unterverzeichnis Papyrus des Verzeichnisses Konfiguration des Auswertungsbaums. Den Auswertungsbaum können Sie nach Ihren persönlichen Wünschen anpassen.
Voreinstellungen
Alle Konten, die für diese Spezialauswertungen berücksichtigt werden sollen, müssen entsprechend markiert werden. Dies geschieht durch die Zuweisung von vordefinierten Attributen.
Die Attribute werden im Optionen-Dialog-Register Papyrus (Menü «Extras / Optionen») erfasst.
Die Zuweisung der Attribute zu einem bestimmten Konto wird im Register Expert des Dialogs Kontenplan bearbeiten (Menü «Bearbeiten / Kontenplan») vorgenommen.
Eine Auswertung ausführen
Rufen Sie per Menübefehl «Auswertung / Papyrus / (Name der Auswertung)» die gewünschte Auswertung auf. Zuerst wird der Auswertungs-Definitionsdialog mit mehreren Registern geöffnet. Nachdem Sie in diesen die Optionen festgelegt haben, wird die Bildschirmanzeige der Auswertung mit der Schaltfläche <OK> gestartet. Die Auswertung kann ausgedruckt (Menü «Datei / Drucken...» oder als Datei in einem anderen Format (PDF-, Word-, Excel-Datei etc., Menü «Datei / Ausgabe...») gespeichert werden.
Auswertungsdefinitionen Speicher
Die aktuellen Definitionen einer Auswertung können mit der Schaltfläche <Speichern> des Dialogs Auswertungseinstellungen, welcher mit der Schaltfläche <Einstellungen> des Registers Info aufgerufen wird, dauerhaft auswertungs- oder mandantenspezifisch gespeichert werden. Wird dieser Schritt unterlassen, gelten die aktuellen Auswertungsdefinitionen nur gerade für die aktuelle Auswertung und für zukünftige Auswertungen die Standard-Definitionen.
Weitere Informationen finden Sie unter:
Auswertungs-Definitions-Optionen
Berichte
Bilanz/Erfolgsrechnung mit Periodenvergleich
Provisorischer Abschluss
Auswertungsoptionen
Bei jeder Papyrus Auswertung können verschiedene Optionen vordefiniert werden, welche thematisch in Registern geordnet sind. Da nicht bei allen Auswertungen sämtliche Optionen benötigt werden, erscheinen in den Registern dynamisch nur die relevanten Einstellungen.
Register Periode (nur bei zeitlich definierten Auswertungen)
Definitionselemente des Registers Periode des Papyrus Auswertungen-Definitions-Dialogs
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Definitionselement |
Beschreibung |
|---|---|
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Optionen ganzes Jahr, von/bis (Gesch. Jahr, Vorjahr, Perioden 1, 2, 3) |
je nach Auswertung kann alternativ das gesamte Jahr oder eine beliebige Periode innerhalb des Jahres ausgewertet werden. Wenn Sie selbst einen Datumsbereich angeben möchten, aktivieren Sie den Radio-button vor den Datumsfelder von ... bis und geben dort die Periodengrenzen ein. Je nach Auswertung können eine oder mehrere Perioden aus dem aktuellen Geschäftsjahr, dem Vorjahr oder einer anderen Periode ausgewählt werden |
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Listenauswahlfeld Vergleichsbudget |
wählen Sie über den Listenbutton, welches Vergleichsbudget auf der Auswertung ausgegeben werden soll |
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Textfeld Mandant |
als Standard wird in diesem Feld der im Optionendialog-Register Mandanten angegebene Pfad zum Vorjahres-Mandanten zur Aufbereitung einer Auswertung mit Vorjahresvergleich angegeben. Klick auf die Schaltfläche mit den drei Punkten öffnet den Datei suchen zur Auswahl eines beliebigen Mandanten. Ein mandantenübergreifender Vergleich setzt natürlich eine äquivalente Kontenplan- und gegebenenfalls Kostenstellenstruktur voraus |
Register Optionen
Optionen des Registers Periode des Papyrus Auswertungen-Definitions-Dialogs
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Option |
Beschreibung |
|---|---|
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Option Alle, Listenauswahlfeld |
auf der Auswertung können wahlweise alle listenspezifischen Faktoren angezeigt (Option Alle aktiviert) oder nur einzelne Faktoren aus dem Listenauswahlfeld ausgewählt werden (Option Alle deaktiviert) |
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Option Planabschreibung |
damit eine Abschreibungs-Auswertung anhand der Planabschreibungssätze erstellt wird, aktivieren Sie die Option Planabschreibung. Damit bleiben die Buchungen auf dem Abschreibungskonto unberücksichtigt. Statt dessen wird der Abschreibungsbetrag entsprechend den im Dialog Plan-Abschreibungssätze (Schaltfläche Abschreibungen des durch den Menübefehl «Extras / Optionen» aufgerufenen Optionendialog-Registers Papyrus) definierten und gespeicherten Prozentsätzen automatisch berechnet |
Register Kst
In diesem Register können maximal 7 auszuwertende Kostenstellen in den Listenauswahlfeldern KST Stelle 1 bis 7 angegeben werden. Doppelklick in das Feld oder <F5> bei aktivem Feld rufen den Dialog KST/KTR zur Auswahl und Übernahme einer definierten gültigen Kostenstelle auf.
Register Kpl
Definitionselemente des Registers Kpl des Papyrus Auswertungen-Definitions-Dialogs
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Definitionselement |
Beschreibung |
|---|---|
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Kontenplan |
Listenfeld, aus dem Sie den Kontenplan auswählen, auf dessen Grundlage die Auswertung aufgebaut werden soll. Neben dem Hauptkontenplan können Sie in weitere Kontenstrukturen speichern, die ein anderes Set von Konten beinhalten und unterschiedliche Buchungen auswerten. Wenn Sie einen Nebenkontenplan mit Filter auswählen, sind die Felder zur Eingabe der Periode nicht zugänglich. Als Auswertungsperiode gilt der im Filter des Kontenplans festgelegte Datumsbereich. Ein Periodenvergleich kann anhand eines Nebenkontenplans nur dann durchgeführt werden, wenn in den Vergleichsmandanten ein gleichnamiger Nebenkontenplan existiert. Das Programm geht dann davon aus, dass die Kontenpläne auf dieselben Filter zugreifen, so dass sinnvolle Vergleichswerte zustande kommen. Auswertungen mit Kostenstellen (Betriebsabrechnungsbogen, Kostenstellenrechnung) können nicht mit Nebenkontenplänen gemacht werden |
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Zusatztitel |
zusätzliche Überschrift der Auswertung für beliebige Anmerkungen; wird in kleiner Schrift in der Kopfzeile der Auswertung ausgedruckt |
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Beleggruppe |
hier können bestimmte Beleggruppen für den Provisorischen Abschluss ausgefiltert werden |
Register Allgemein
In diesem Register können Sie diverse Angaben zur Darstellungsweise der Auswertungen machen.
Definitionselemente des Registers Allgemein des Papyrus Auswertungen-Definitions-Dialogs
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Definitionselement |
Beschreibung |
|---|---|
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Neue Seite pro Hauptgruppe |
gibt an, ob eine Hauptgruppe immer auf einer neuen Seite beginnen soll. Zwischen Bilanz und Erfolgsrechnung wird in jedem Fall ein Seitenumbruch gemacht. Besonders bei zusammengefassten Bilanzen bzw. Erfolgsrechnungen ist es oft wünschbar, den vorgabemässig eingestellten Seitenumbruch vor Hauptgruppen auszuschalten |
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Mit leeren Konti/Gruppen |
falls aktiviert, werden auch Konten bzw. Kontengruppen gedruckt, die weder Buchungen noch Saldovorträge, Vorjahreszahlen oder Budgetwerte aufweisen |
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Mit Null-Saldo Konti |
bestimmt, ob ausgeglichene Konten, deren Saldo Null beträgt, ausgedruckt werden sollen oder nicht. Im Gegensatz zu einem leeren Konto kann ein Nullsaldo-Konto durchaus Buchungen aufweisen |
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Mit Kontonummer |
hier geben Sie an, ob die Kontonummern gedruckt werden sollen |
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Mit Unsichtbaren |
steuert, ob Kontenplaneinträge, die dort im Register "Optionen" als unsichtbar markiert wurden, dennoch in der Bilanz bzw. Erfolgsrechnung aufgeführt werden |
Register Ansicht
Definitionselemente des Registers Ansicht des Papyrus Auswertungen-Definitions-Dialogs
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Definitionselement |
Beschreibung |
|---|---|
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Darstellung Normal |
ist diese Option aktiviert, werden die Konten gemäss der im Kontenplan definierten Struktur dargestellt |
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Darstellung bis Stufe |
aktivieren sie diesen Radio-button, wenn Sie nicht die detaillierte Information über sämtliche Konten und Kontengruppen, sondern lediglich Gruppensummen in der Bilanz oder Erfolgsrechnung ausgeben möchten. Die Ziffer in dem rechts nebenstehenden Feld bestimmt, bis zu welcher Stufe des Kontenplans die Summen ausgegeben werden |
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Darstellung gemäss Auswertungsansicht |
sobald dieser Radio-button aktiviert ist, wird das zugehörige Listenfeld zugänglich, aus dem Sie die Auswertungsansichten des aktuellen Mandanten und Kontenplans auswählen. Im Kontenplan können Sie die aktuelle Darstellung der Baumstruktur, d.h. welche Kontengruppen bis zu welcher Stufe geöffnet sind, als Ansicht speichern, so dass die Bilanz/ER genau diese Ansicht wiedergibt |
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Total |
drei Optionen, die bestimmen, ob der Saldo der Kontengruppen oberhalb der Saldi der zugehörigen Konten oder anschliessend an die Konten der Gruppe aufgeführt werden soll, oder ob die Gruppentotale generell unterdrückt werden |
Register Seite
Definitionselemente des Registers Seite des Papyrus Auswertungen-Definitions-Dialogs
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Definitionselement |
Beschreibung |
|---|---|
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Seitenumbruchsteuerung |
bei aktivierter Umbruchssteuerung sucht der Auswertungsserver wann immer möglich den Seitenumbruch an einer optimalen Stelle vorzunehmen. Im Modus maximal wird versucht möglichst übergeordnete Gruppen zusammen auf einer Seite darzustellen, während der Modus minimal sich darauf beschränkt einen Seitenumbruch innerhalb einer Gruppe oder unmittelbar vor einer Total-Gewinn- oder Zählerzeile zu vermeiden. In beiden Modi werden auch die Umbruchsangaben des Fibu-Kontenplan berücksichtigt (wie "neue Seite vorher", "Platzbedarf"). Ist die Umbruchssteuerung deaktiviert (bei angewähltem Radiobutton keine Seitenumbruchsteuerung), so werden nur die im Fibu-Kontenplan gemachten Angaben "neue Seite vorher" und die Darstellungsoption des Auswertungsservers "neue Seite pro Hauptgruppe" beachtet |
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Die Auswertung beginnt mit der Seite |
bestimmt die Seitennummerierung, mit welcher die Auswertung beginnt |
Register Mehr
Definitionselemente des Registers Mehr des Papyrus Auswertungen-Definitions-Dialogs
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Definitionselement |
Beschreibung |
|---|---|
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Mit Gruppentitel / Gruppentotal der Stufe |
mit diesen Optionen steuern sie die Darstellung der Gruppenbezeichnung jeder Stufe. Hat eine Gruppe Titel- und Totalzeile, so wird in der Totalzeile das Wort Total der Gruppenbezeichnung vorangestellt. Ist das Gruppentotal nicht aktiviert, so wird in der Totalzeile nur die Summe ohne Totalzeilentext angezeigt. Zudem haben Sie im Fibu-Kontenplan die Möglichkeit, für Titel- und Totalzeile verschiedene Bezeichnungen anzugeben |
Register Währung
Definitionselemente des Registers Währung des Papyrus Auswertungen-Definitions-Dialogs
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Definitionselement |
Beschreibung |
|---|---|
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Währungskürzel-Listenauswahlfeld |
Sie haben die Möglichkeit, die gewählte Auswertung in jede beliebige Währung umgerechnet auszugeben. Wenn Sie beispielsweise Ihre Bilanz in Euro ausgeben möchten, wählen Sie aus dem Listenfeld EUR aus |
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Kurs |
falls Sie für die ausgewählte Währung bereits einen Bilanzkurs definiert haben, wird dieser automatisch vorgeschlagen. Sie können jedoch auch einen anderen Kurs anzugeben; dieser ist für die Umrechnung der LW-Salden in die gewählte Währung massgeblich |
Register Texte
Definitionselemente des Registers Texte des Papyrus Auswertungen-Definitions-Dialogs
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Definitionselement |
Beschreibung |
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Listenauswahlfeld Text, Textfeld Anzeige |
wenn Sie in einer Auswertung die Überschriften, Spaltentitel, Zwischensummen, Fusszeilen etc. ändern möchten, wählen Sie im Listenauswahlfeld Text den entsprechenden Bezeichner aus. Im Textfeld Anzeige wird der aktuelle Text angezeigt. Innerhalb der Texte können durch Infoniqa ONE 50 Finanz interpretierte Platzhalter eingesetzt werden. Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung:
Setzen Sie die Platzhalter stets in eckige Klammern. Die Endung "2" bzw. "3" gibt an, dass sich der Platzhalter auf einen Vergleichsmandanten bezieht. Bei Bilanz/ER-Auswertungen kann bei den Spaltenüberschriften im zweiten Eingabefeld ein alternativer Text für die Erfolgsrechnung eingegeben werden; bleibt dieses Eingabefeld leer, so werden im Bilanz und Erfolgsrechnungsteil die gleichen Spaltentitel gedruckt. Mit der Schaltfläche Zusatz kommen Sie in einen zweiten Dialog mit weiteren Textfeldern. Diese Felder sind für Benutzer vorgesehen, die eine Reportdatei ändern oder neu erstellen wollen. Aus Crystal-Reports kann man auf diese zusätzlichen Textfelder zugreifen |
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Sprache |
die Papyrus-Auswertungen unterstützen Texte in verschiedenen Sprachen. Über die Schaltfläche Sprache können Sie eine neue Sprache erfassen und anschliessend im 2. Schritt die Texte entsprechend anpassen. Wählen Sie die Default-Sprache, i.d.R. ist dies Deutsch (die Texte werden in der Datei PapText.ini gespeichert) und klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen. Geben Sie anschliessend die Sprachbezeichnung (z.B. Französisch) sowie einen Sprachkürzel (z.B. F) ein und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Die Einstellungen werden in der Datei PapText[Sprachkürzel].ini gespeichert und die Sprache kann über das Auswahlfeld Sprache selektiert werden. Klicken Sie abermals OK und editieren Sie nun die Texte - welche von der Default-Sprache übernommen wurden - entsprechend. Um eine Sprache auszuwählen, gehen Sie wie folgt vor: klicken Sie im Register Texte die Schaltfläche Sprache. Im Auswahlfeld Sprache wählen Sie die gewünschte Sprache aus und klicken dann auf OK. Nun wird die Auswertung unter Verwendung der entsprechenden Sprachdefinitionen erstellt. Um eine Sprache zu löschen, gehen Sie wie folgt vor: klicken Sie im Register Texte die Schaltfläche Sprache. Im Auswahlfeld Sprache wählen Sie die zu löschende Sprache aus und klicken auf Entfernen. Bestätigen Sie den Warnhinweis mit Ja, wenn Sie die Sprache inkl. der zugehörigen Texte endgültig löschen möchten |
Register Info
Definitionselemente des Registers Info des Papyrus Auswertungen-Definitions-Dialogs
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Definitionselement |
Beschreibung |
|---|---|
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Vorlage |
Pfad des Vorlagenverzeichnisses, in dem die Formulare für sämtliche Auswertungen abgelegt sind, sowie der Dateinamen des Formulars, das für die jeweilige Auswertung verwendet wird |
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Schaltfläche Einstellungen |
Auswertungsoptionen können global für alle Mandanten oder mandantenspezifisch abgespeichert werden. So können Sie die erstellten Optionen wahlweise für alle Mandanten verwenden oder spezifische Optionen für einzelne Mandanten festlegen. Speichern Sie in diesem Fall Ihre individuellen Auswertungsoptionen, indem Sie im Register Info die Schaltfläche Einstellungen betätigen. Können zu einer Auswertung keine mandantenspezifische Optionen gefunden werden, werden automatisch die allgemeinen Einstellungen übernommen |
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Option Zukünftig Auswertung erstellen ohne Dialogabfrage |
aktivieren Sie diese Option, wenn die aktuell eingestellten Optionen auch bei der nächsten Auswertung verwendet werden sollen. Wenn Sie die entsprechende Auswertung das nächste Mal aus dem Menü aufrufen, wird der Dialog mit den Optionen übersprungen und die Auswertung wird direkt ausgegeben. Möchten Sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder auf den Dialog Optionen zugreifen, drücken Sie die <Shift>-Taste während Sie die Auswertung aus dem Menü auswählen. Der Dialog Optionen wird wieder eingeblendet und kann bearbeitet werden |
Bilanz/Erfolgsrechnung
Alle Papyrus Auswertungen rufen in einem ersten Schritt den Dialog Auswertungsoptionen für die Voreinstellungen auf.
Für die Bilanz und die Erfolgsrechnung des aktuellen Geschäftsjahres sind zwei Formulare verfügbar: das Standardformular führt Aktiva und Passiva bzw. Aufwand und Ertrag nacheinander in einer Saldospalte auf. Hier werden auch Fremdwährungssaldi ausgewiesen. Das Formular S/H-Spalten hingegen stellt Aktiva und Passiva wie in der T-Konten-Darstellung gegenüber. Alle Bilanzen und Erfolgsrechnungen des Infoniqa-Auswertungsservers werden prinzipiell mit Prozent-Struktur dargestellt. Sofern im Kontenplan keine anderen Vergleichswerte angegeben sind, werden für die Konten und Gruppensaldi das Total der Aktiven bzw. Passiven bei der Bilanz oder das Total von Aufwand bzw. Ertrag bei der Erfolgsrechnung als 100%-Werte angenommen.
Bilanz
Bilanz/Erfolgsrechnung mit Periodenvergleich
Alle Papyrus Auswertungen rufen in einem ersten Schritt den Dialog Auswertungsoptionen für die Voreinstellungen auf.
Diese Auswertungen erlauben, bis zu drei verschiedene Mandanten miteinander in Beziehung zu setzen. Dazu geben Sie die Pfade der Mandanten an und definieren die gewünschte Auswertungsperiode. Wenn verschiedene Mandanten miteinander verglichen werden, sollten die Kontenpläne selbstverständlich nicht stark voneinander abweichen. Das Programm geht vom Kontenplan des aktuellen Mandanten aus. Als Vergleichswerte aus den anderen Mandanten werden die Saldi der Konten mit derselben Nummer eingesetzt. Konten eines Vergleichsmandanten, die nicht im Kontenplan des aktuellen Mandanten vorhanden sind, werden nicht dargestellt. Soll ein solches Konto trotzdem aufgeführt werden, fügen Sie im aktuellen Mandanten ein leeres Konto mit der entsprechenden Nummer ein. In den Mandanten-Einstellungen wird festgelegt, ob eine Warnung aufblenden soll, wenn in einem Vergleichsmandanten kein passendes Konto gefunden wurde. Periodenvergleiche anhand von Nebenkontenplänen sind nur möglich, wenn alle Mandanten den gleichen Nebenkontenplan enthalten. Bei Bilanzen/ER mit Vorjahresvergleichen wird bei fehlendem Vorjahresmandant der Vorjahressaldo des aktuellen Mandanten, bei angegebener Zeitperiode proportional umgerechnet, ausgewiesen.
Mittelflussrechnung
Alle Papyrus Auswertungen rufen in einem ersten Schritt den Dialog Auswertungsoptionen für die Voreinstellungen auf.
Um eine Mittelflussrechnung verwenden zu können, müssen einige Einstellungen vorgenommen werden. Zunächst müssen die Konti oder Gruppen im Kontenplan codiert werden. Bitte beachten Sie folgendes:
Verwenden Sie nach Möglichkeit keine Spiegelkonti
die Gruppen dürfen nicht dieselben Nummern haben wie die Konti
Die Codes finden Sie im Register Expert im Dialog Kontenplan. Im Verzeichnis "Bsp" im Infoniqa ONE 50 Installationsverzeichnis können Sie die Codierung an einem Beispiel näher betrachten. Sollten Sie mit der Funktionsweise der Mittelflussrechnung nicht vertraut sein, können Sie folgende Anleitung verwenden:
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Liquidität |
= |
Fonds/Nettoliquidität (immer Konti) |
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restliche UV |
= |
Aktiven fondsunwirksam |
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Anlagevermögen |
= |
Investitionen |
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kurzfr. FK |
= |
Passiven fondsunwirksam (aufgepasst Spiegelkonti, dann einzeln) |
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langfr. FK |
= |
Finanzierung/Fremdkapital |
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Eigenkapital |
= |
Finanzierung/Eigenkapital |
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Erfolg |
= |
Cashflow/Reinerfolg |
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Abschreibungen |
= |
Cashflow/Abschreibungen (Gruppen beachten wegen Nettoinvestition) |
In der Sektion Mandanten des Optionendialog-Registers Einstellungen (Menü «Extras / Optionen») sind die Codes für die Mittelflussrechnung gespeichert.