Allgemeines
Wir möchten nochmals darauf hinweisen, dass die Daten der einzelnen Lohnberechnungen in einer temporären Monatsdatei gespeichert werden und für Auswertungen nur solange zur Verfügung stehen, als noch keine Verbuchungen in die Jahresdatei vorgenommen wurden! Stehen keine gespeicherten Lohnberechnungen zur Verfügung, werden sämtliche Untermenüs des Menübefehls Auswertungen-Monatsverarbeitung inaktiv dargestellt.
Lohnblatt
Das Lohnblatt ist die Lohnabrechnung. Selektionskriterien des Drucks der Lohnabrechnungen sind der Personalnummer- und Namensbereich.
Im Dialog Auswertungen verwalten, welcher mit dem Menübefehl Datei-Listen Listen verwalten... aufgerufen wird, können vier weitere prioritäre Sort-Keys für die Datensortierung und den Druck des Lohnblattes angegeben werden. Die Bedeutung der einzelnen Keys ist bei Aktivierung (Mausklick) der Liste "MLOBLA Lohnblatt" im Dialog ersichtlich. Mehrere Keys sind durch Kommas zu trennen (A,F,K). Die Priorität bei mehreren Keys erfolgt in der Definitionsreihenfolge von links nach rechts.
Die beiden Symbolleisten-Schaltflächen Sortierindex Personalnummer und Sortierindex Name können ebenfalls als Sortierkriterium eingesetzt werden. Die auf der Liste definierten Sort-Keys haben dabei höhere Priorität als die beiden Symbolleisten-Schaltflächen. Bei gesetztem Listen-Sortkey A=Abteilung und aktiver Symbolleisten-Schaltfläche "Sortierindex Name" wird der Druck der Lohnblätter alphabetisch aufsteigend nach Abteilung und innerhalb der Abteilungen alphabetisch aufsteigend nach Mitarbeiternamen aufbereitet und ausgeführt.
Die Sprache der Lohnabrechnung wird mit der Auswahl des Feldes "Sprache" im Personalstamm-Register Lohncodes gesteuert. Im Firmenstamm-Register Lohnblattbemerkung können für alle MitarbeiterInnen gültige, im Feld "Lohnblattbemerkung" des Personalstamm-Registers Notizen individuelle Lohnblattbemerkungen definiert werden.
Im Register Lohnblatt des Dialogs Optionen (Menübefehl Extras-Optionen) wird mit aktivierter Option "Lohnblatt drucken, wenn Bruttolohn oder Nettolohn = 0" eine Lohnabrechnung gedruckt, auch wenn die Lohnberechnung zu einem Brutto- oder Nettolohn Null führt. Wird die zweite Option "Lohnblatt drucken, wenn Bruttolohn und Nettolohn ungleich Vormonat" aktiviert, wird, mit Ausnahme der jeweils ersten Lohnabrechnung eines Abrechnungsjahres, die Lohnabrechnung nur gedruckt, wenn sich sowohl der Brutto- als auch der Nettolohn im Vergleich zum Vormonat verändert haben.
Lohnjournal
Das Lohnjournal erstellt eine Liste mit allen pro MitarbeiterIn berechneten Lohnarten. Der auszuwertende Bereich kann im Bereich "Selektion" des Druckdialog-Registers Standard nach Personalnummer-, Namens- und Lohnartenschlüssel-Nummernbereich eingeschränkt werden, mit den beiden Feldern "Von Betrag" und "Bis Betrag" des Registers Erweitert zusätzlich auf einen Betragsbereich.
Das Lohnjournal stellt ein wichtiges Revisionsdokument dar und sollte deshalb in mindestens einer Version ohne Einschränkungen ausgedruckt werden.
Bei aktivierter Option "Mit nachfolgender Rekap" wird am Ende des Lohnjournals zusätzlich eine Totalisierung aller berechneten Lohnarten der Periode gedruckt, die Aktivierung der Option "Seitenvorschub" erzwingt pro MitarbeiterIn einen Seitenvorschub.
Lohnjournal Rekap
Mit dem Lohnjournal (Rekap) werden die Totale aller berechneten Lohnarten einer Abrechnungsperiode ohne personenspezifische Details gedruckt. Listen-Selektionskriterien sind die gleichen wie bei der Monatsauswertungsliste Lohnjournal mit der Einschränkung fehlender zusätzlicher Selektionskriterien im Register Erweitert. Ebenso fehlen natürlich die beiden Ausgabeformatierungs-Optionen "Mit nachfolgender Rekap" und "Seitenvorschub".
Lohnklassen-Liste
Die Lohnklassenliste erstellt eine nach den definierten Lohnklassen des Lohnartenstamms gegliederte Zusammenstellung der berechneten Lohnklassen-Totale einer Abrechnungsperiode. Selektionskriterien der Liste sind der Personalnummer- und Namensbereich.
Vergütungsauftrag
Mit dem Vergütungsauftrag werden die Gehaltszahlungen per Papierdokument ausgelöst. Selektionskriterien des Druckdialog-Registers Standard sind wiederum der Personalnummern- und Namensbereich. In den beiden Textfeldern "Valuta-Datum" und "Unterschrifts-Datum " können die aus den Mandanteneinstellungen übernommenen Vorgabewerte geändert werden. Mit dem Valuta-Datum wird der Bank das Vergütungsdatum mitgeteilt.
Wurden im Firmenstamm-Register Firma mehrere (Bank-) Auszahlungskonti definiert (bspw. mit unterschiedlichen Kontowährungen) und werden alle definierten Konti als Vergütungskonti im Personalstamm-Register Auszahlung eingesetzt, muss das jeweilige Konto im Bereich "Firmenkonti" des Drucken-Dialogs ausgewählt und mehrere Vergütungsaufträge generiert werden.
Die Sortierung des Vergütungsauftrags kann mit den beiden Symbolleisten-Schaltflächen Sortierindex Personalnummer und Sortierindex Name aufsteigend nach Personalnummer oder aufsteigend nach Name gesteuert werden.
DTA
Mit dem Menübefehl Auswertungen-Monatsverarbeitung-DTA wird ein elektronisches Zahlungsfile sowie ein DTA-Vergütungsauftrag generiert.
Das Register Standard des Druckdialogs entspricht bis auf die zusätzliche Option "Testlauf" im Bereich "Ausgabeart" jenem des Vergütungsauftrags.
Wurden im Firmenstamm-Register Firma mehrere (Bank-)Auszahlungskonti definiert (bspw. mit unterschiedlichen Kontowährungen) und werden alle definierten Konti als aktive Vergütungskonti im Personalstamm-Register Auszahlung eingesetzt, muss das jeweilige Konto im Bereich "Firmenkonti" des Drucken-Dialogs ausgewählt und mehrere DTA-Vergütungsaufträge generiert werden.
Bei Aktivierung der Option "Testlauf" wird allen Personen mit einem Nettolohn ein Auszahlungsbetrag von CHF 1.00 zugewiesen; die Option wird also üblicherweise für die Generierung eines Testfiles und dessen Transfer an die Vergütungsbank zur Kontrolle aller für eine reibungslose Vergütung relevanten Daten benutzt.
Nach dem Start der File-Generierung durch die Schaltfläche Start des Registers Standard wird als erstes der Dialog Datei speichern unter zur Speicherung des Zahlungsfiles aktiviert. Wir empfehlen, unter dem Verzeichnis des Mandantennamens ein Verzeichnis wie z.B. "DTA", "EZAG" oder "Zahlungsfiles" einzurichten und den entsprechenden Verzeichnispfad im Feld DTA/EZAG des Registers Pfade des Dialogs Optionen (Menübefehl Extras-Optionen...) anzugeben. Damit haben Sie Gewähr, dass alle Zahlungsfiles immer im gleichen, einmal definierten und leicht wieder auffindbaren Verzeichnispfad gespeichert werden und der Dialog Datei speichern unter immer mit geöffnetem Verzeichnis des Vorgabepfades angezeigt wird.
Im Textfeld "Dateiname" des Dialogs Datei speichern unter wird als Dateiname "DTALSV" und als Dateiendung die ersten drei Zeichen des im Optionendialog-Register DTA zu definierenden Auftraggeber-Identitätskürzels vorgeschlagen. Letzteres hat bei der heutigen Technologie des Filetransfers per Internet nur mehr eingeschränkte Bedeutung und wurde beim ursprünglichen DTA-Filetransfer per Diskette von der Bank festgelegt. Welche Dateinamen und insbesondere Dateiendungen von Ihrer Bank fehlerfrei verarbeitet werden können, ist bei dieser abzuklären.
Nach der Speicherung des Zahlungsfiles schliesslich wird der DTA-Vergütungsauftrag, je nach gewählter Option im Bereich "Ausgabe", direkt ausgedruckt oder erst am Bildschirm angezeigt und kann danach ausgedruckt werden. Im Unterschied zum "normalen" Vergütungsauftrag werden auf diesem insbesondere keine personenspezifischen Vergütungsbeträge angezeigt, sondern die Vergütungstotale an inländische Institute in CHF (Transaktionscode TA 827) und an ausländische in Fremdwährungen und CHF sowie an inländische Institute in Fremdwährungen (Transaktionscode TA 830) sowie das Vergütungs-Gesamttotal. In der Zeile "TA-Anzahl" ist die Zahl der Einzelvergütungen sichtbar.
EZAG
Der Menübefehl Auswertungen-Monatsverarbeitung-EZAG wird zur Generierung eines elektronischen Zahlungsfiles und eines EZAG-Vergütungsauftrags bei Gehaltszahlungen, welche einem Firmen-Postcheckkonto belastet werden, verwendet. Das Register Standard des Druckdialogs entspricht jenem des DTA-Zahlungsauftrags mit Ausnahme des zusätzlichen Feldes "Datenträger ID" im Bereich "Selektion": in diesem muss vor der erstmaligen EZAG-Zahlung die von der Postfinance vergebene Datenträger-Identifikation eingetragen werden. Diese wird von Infoniqa ONE 50 Lohn gespeichert. Ohne Datenträger ID kann kein EZAG-Zahlungsauftrag aufbereitet werden!
Die weitere Verarbeitung des EZAG-Files entspricht jenem eines DTA-Files. Der Vorgabe-Dateiname PTTCRIA nach dem Start des Dialogs Datei speichern unter darf nicht überschrieben werden. Die durch die Dateiendung gekennzeichneten, eine fehlerfreie Verarbeitung garantierenden, möglichen Dateitypen entnehmen Sie bitte der Dokumentation der Postfinance.
Für eine korrekte Zahlungs-Verarbeitung muss vor der erstmaligen Aufbereitung eines Zahlungsfiles im Register EZAG des Dialogs Optionen das korrekte Tax- (Belastung von Gebühren) und Lastkonto (Belastung des Vergütungstotals) in den entsprechenden Textfeldern angegeben werden.
Auch auf dem nach Speicherung des Zahlungsfiles generierten EZAG-Zahlungsauftrag werden nicht mehr detailliert die personenspezifischen Gutschriftsbeträge, sondern nur das Gesamttotal sowie die Anzahl der Transaktionen angezeigt.
Konsultieren Sie vor einem ersten produktiven EZAG-Filetransfer unbedingt die von der Postfinance zur Verfügung gestellten Dokumentationen.
Münzliste
Die Münzliste erstellt eine Liste mit der Stückelung in Noten und Münzen für die Gehaltszahlungen all jener MitarbeiterInnen mit Nettolohn-Barauszahlung. Barlohnzahlungen werden durch Auswahl des Wertes "Nettobar" aus dem Listenauswahlfeld "Auszahlungsart" eines aktiven Lohnzahlungskontos im Personalstamm-Register Auszahlung definiert.
Bei aktivem Auszahlungsart-Feldwert "Nettobar" sind alle übrigen Register-Felder nicht mehr sichtbar oder schreibgeschützt.
Selektionskriterien des Registers Standard des Druckdialogs der Münzliste sind der Personalnummern- und Namensbereich.
Die Standard-Münzliste ist für die Währung Schweizer Franken definiert. Soll für Barlohnvergütungen in Fremdwährungen eine korrekte Münzliste der entsprechenden Währung generiert werden können, müssen die Definitionen der Standard-Münzliste angepasst werden. Kontaktieren Sie dafür bitte rechtzeitig unsere Supportabteilung oder Ihren Infoniqa ONE 50 Lohn-Fachhändler.
Auszahlungsliste
Es wird eine Firmenauszahlungskonto-spezifische Liste generiert mit dem pro MitarbeiterIn ausbezahlten Nettolohn bzw. bei mehreren im Personalstamm-Register Auszahlung aktiven Vergütungs-Konti die einzelnen durch das entsprechende Firmenauszahlungskonto vergüteten persönlichen Nettolohnanteile.
Die Firmenauszahlungskonti sind aus dem Listenauswahlfeld "Auszahlung von Firmenkonto" des Bereichs "Einstellungen" der Unterregister Lohnkonto, Anderes persönliches Konto und Fremdbegünstigter des Personalstamm-Registers Auszahlung auszuwählen.
Die Auszahlungsliste kann mit den Symbolleisten-Schaltflächen Sortierindex Personalnummer und Sortierindex Name aufsteigend nach Personalnummer oder aufsteigend nach Name sortiert werden.
Differenzenliste
Diese Auswertungs-Liste ist nur der Professional Version verfügbar!
Die Differenzenliste vergleicht die Werte berechneter Lohnarten des aktuellen Abrechnungsmonats mit den berechneten Werten des Vormonats und erstellt personenbezogen eine Liste aller Wertveränderungen mit den Feldern Lohnartennummer und -Bezeichnung, Lohnartenbeträge des aktuellen und des Vormonats sowie der Veränderung.
Im Register Standard des Drucken-Dialogs kann der Listenumfang eingeschränkt werden nach Personalnummer-, Namens- und Lohnartenschlüsselnummer-Bereichen, mit den beiden Feldern "Von Betrag" und "Bis Betrag" des Registers Erweitert zusätzlich nach Lohnartenbeträgen. Bei Aktivierung der Option "Seitenvorschub" wird für jede Person ein Seitenvorschub erzwungen. Mit den beiden Symbolleisten-Schaltflächen Sortierindex Personalnummer und Sortierindex Name wird die Sortierung der Liste aufsteigend nach Personalnummer oder aufsteigend nach Name gesteuert.
Die zu prüfenden und in die Auswertung einfliessenden Lohnarten müssen im Dialog Definition Differenzenliste (Menübefehl Extras-Definition-Differenzenliste) mit ihrer Schlüsselnummer und unmittelbar anschliessendem Komma definiert werden.
Quellensteuer-Abrechnung
Mit dem Menübefehl Auswertungen-Monatsverarbeitung-Quellensteuer-Abrechnung kann eine monatliche Quellensteuerabrechnung aufbereitet werden. Selektionskriterien sind der Personalnummern- und Namens-Bereich.
Im Listenauswahlfeld "Listenauswahl Eigene Listen" stehen die zwei Listenvarianten "Standard" für eine komplette Quellensteuerabrechnung und sowie "ohneGG_NE" mit ausgeblendeten Spalten "Grenzgänger" und "Nebenerwerbs-Status" (Spalte "Disident") zur Verfügung.
Der Druck der Quellensteuer-Abrechnung wird im Weiteren durch die im Dialog Auswertungen verwalten (Menübefehl Datei-Listen-Listen verwalten...) angegebene Reihenfolge der fünf möglichen Sort-Keys gesteuert. Die einzelnen Sort-Keys haben folgende Bedeutung:
K Steuerkanton
G Wohnortgemeinde der steuerpflichtigen Person
P Name der steuerpflichtigen Personen
I Personen-ID, d.h. das schreibgeschützte Eintrittsnummerierungs-Feld rechts der Personalnummer im Personalstamm-Register Personalien
Q Quellensteuercode
Mit der Sort-Key-Defaultreihenfolge "K,G,P,I,Q" werden die Daten der Quellensteuer-abrechnung wie folgt aufbereitet und ausgedruckt:
-
alphabetisch aufsteigend nach Abrechnungskanton
-
innerhalb eines gleichen Abrechnungskantons alphabetisch aufsteigend nach Wohnort der quellenbesteuerten Personen
-
innerhalb eines gleichen Wohnorts alphabetisch aufsteigend nach Namen der quellenbesteuerten Personen
Bei mehreren Abrechnungskantonen erzwingt Infoniqa ONE 50 Lohn für jeden neuen Kanton einen Seitenumbruch. Dies ist auf der Listendefinition selbst festgelegt.
Bei Abrechnungspflicht mit mehreren Kantonen müssen Änderungen an den Definitionen der Monats- wie auch der Jahresabrechnungs-Quellensteuerlisten vorgenommen werden. Wenden Sie sich dafür bitte rechtzeitig an unsere Support-abteilung oder Ihren Infoniqa ONE 50 Lohns-Fachhändler