Vor der erstmaligen Ausführung eines Mahnlaufs sollten die mit Infoniqa ONE Start ausgelieferten Mahnstufendefinitionen überprüft und gegebenenfalls an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.
Schaltfläche Berechnen: Klick auf die Schaltfläche oder <Ctrl>+<B> bereitet den Mahnlauf gemäss den übrigen, im Dialog Mahnläufe vorgenommenen Definitionen auf. In der oberen Tabelle des Dialogs werden die Mahnungen mahnstufen- und kundenspezifisch dargestellt. Bei nicht in Fettschrift dargestellten Tabellenzeilen wurde bei den betreffenden Kunden die Option Mahnung senden im Kundenstammdaten-Register Detail deaktiviert. Solange die genannte Option deaktiviert ist, bleiben diese Kunden vom Mahnungsversand ausgeschlossen. In der unteren Tabelle werden die pro Kunde und Mahnstufe gemahnten Rechnungen aufgeführt:
Schaltfläche Verwerfen: Klick auf die Schaltfläche oder <Ctrl>+<Q> verwirft den aufbereiten Mahnlauf und entfernt diesen aus den beiden Tabellen des Dialogs Mahnläufe
Schaltfläche Liste drucken: Klick auf die Schaltfläche oder >Ctrl>+<G> bereitet eine Liste mit detaiilierten Angaben zum aufbereiteten Mahnlauf auf. Die Liste kann in der Bildschirmansicht angezeigt oder direkt an den definierten Standarddrucker gesandt werden
Schaltfläche Drucken/Senden: Klick auf die Schaltfläche oder <Ctrl>+<P> startet den Dialog Mahnungen senden. Aus diesem können die Mahnungen direkt per mail versandt oder für den Briefversand gedruckt werden:
Schaltfläche Abschliessen: Klick auf die Schaltfläche oder <Ctrl>+<S> schliesst den Mahnlauf ab. Dabei werden für alle gemahnten Dokumenten die Mahnstufen sowie das Mahnungsdatum gesetzt und allenfalls definierte und fällige Mahngebühren gebucht. Die Schaltfläche ist erst nach erfolgreichem Mahnungsdruck oder -versand aktiv
Mahnart: durch Aktivierung einer der beiden Radiobuttons Mahnung oder Kontoauszug werden entweder ein Mahnlauf oder Kontoauszüge aufbereitet
Option Letzte Mahnstufe berücksichtigen: bei Aktivierung dieser Option wird bei allen gemahnten Rechnungen die Mahnstufe unabhängig vom tatsächlichen Zahlungsverzug immer um 1 erhöht. Bei erstmaligem Mahnlauf (generell oder dokumentspezifisch) werden bei aktivierter Option also alle betroffenen Rechnungen unabhängig vom tatsächlichen Zahlungsverzug mit der ersten Mahnstufe gemahnt:
Option Mahnung erzwingen: bei Aktivierung dieser Option werden Rechnungen auch dann in einem Mahnlauf berücksichtigt, wenn Sie noch keine neue erhöhte Mahnstufe erreicht haben. Beachten Sie, dass bei Aktivierung der Option einzelne Rechnungen vorzeitig oder mehrmals gemahnt werden könnten:
Kunden: durch Aktivierung einer der beiden radio buttons wird ein Mahnlauf für sämtliche oder einen einzelnen, im Nachfolgefeld auszuwählenden Kunden, aufbereitet
Referenzdatum: zur Angabe oder Auswahl des Mahnlaufdatums. Vorgabewert ist das aktuell angegebene Arbeitsdatum, in der Regel also das aktuelle Kalenderdatum. Das Referenzdatum wie auch die Mahnstufe werden beim Mahnlaufabschluss in die Kundenbelegtabelle im Register Übersicht des Kundendaten-Detaildialogs geschrieben:
Mahnungen drucken oder per E-Mail versenden
Mit Klick auf die Schaltfläche Drucken/Senden des Dialogs Mahnläufe oder <Ctrl>+<P> wird der Dialog Mahnungen senden zum direkten Versand der Mahnungen per E-Mail oder deren Druck mit anschliessendem Postversand gestartet:
Im Dialog 'Mahnungen senden' werden nur mehr Mahnungen für Kunden mit aktivierter Option 'Mahnung senden' angezeigt; diese Mahnungen werden in der Übersichtstabelle des Dialogs 'Mahnläufe' mit Fettschrift dargestellt.
Durch Aktivierung einer der beiden Optionen 'Alle per Brief (drucken)' oder 'Alle per E-Mail' werden alle Mahnungen für die entsprechende Versandart markiert. In der Übersichtstabelle kann durch Aktivierung der entsprechenden Optionen auch ein gemischter Versand (bspw. kunden- oder mahnstufenspezifisch) definiert werden.
Wird bei aktiver Mailversand-Option, jedoch fehlender Mail-Adresse, der Versand mit Klick auf die Schaltfläche 'Weiter' gestartet, weist Infoniqa ONE Start mit einem Hinweis-Dialog sowie roter Hintergrundfarbe des betroffenen E-Mail-Feldes auf die fehlende mail-Adresse hin:
Verwerfen Sie die Fortsetzung des Versands vorerst und ändern Sie entweder die Versandoption des betreffenden Kunden auf 'Per Brief' oder klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, um für den betreffenden Kunden eine korrekte und gültige Mail-Adresse zu erfassen.
Anschliessend werden der mail-Versand der Mahnungen oder/und deren Druck ausgeführt. Beim mail-Versand muss jede mail bestätigt werden, kann jedoch vor dem Versand gegebenenfalls noch bearbeitet oder der Versand einzelner mails kann verworfen werden. Infoniqa ONE Start zeigt den erfolgreichen Abschluss des mail-Versands mit einem Dialog an:
Bei Verwendung von Outlook als Standard-mailclient werden Sie von diesem möglicherweise zur Gewährung von Zugriffsrechten aufgefordert:
Nach Abschluss des Mahnungsversands wird der Dialog 'Mahnungen senden' geschlossen. Vergessen Sie nicht, anschliessend im Dialog 'Mahnläufe' den Mahnlauf abzuschliessen.
Mailversand-Optionen in Infoniqa ONE Start
Für den Mail-Versand stellt Infoniqa ONE Start die Optionen 'Windows Standard E-Mail-Client verwenden' und 'Integrierten E-Mail-Client verwenden' zur Verfügung. Die Auswahl des gewünschten mail-Versandclients wird unter 'Internet - E-Mail-Versandeinstellungen' im Dialog Einstellungen (Menübefehl Datei - Optionen - Einstellungen) vorgenommen:
Der wesentlichste Vorteil des Windows Standard-mailclients ist, dass dort Textformatierungen vorgenommen und Mail-Anhangdokumente vor dem Versand geöffnet werden können.