Was ist eine QR-Rechnung?
Der Zahlteil der QR-Rechnung ersetzt den existierenden orangen Einzahlungsschein. Es spielt dabei keine Rolle ob mit oder ohne Referenznummer. In Zukunft werden Zahlungen mit strukturierter Referenz auf Basis einer speziellen IBAN, der QR-IBAN, analog dem bekannten ESR-Verfahren abgewickelt.
Weitere Informationen erhalten Sie unter folgenden Links:
Aufbau und Ermittlung einer QR-IBAN
Die IBAN und QR-IBAN unterscheiden sich formal nicht. Beide halten die Bestimmungen gemäss ISO 13616 ein.
Damit Kreditorrechnungen mit Infoniqa ONE Start verarbeitet werden können, müssen die Lieferanten-Zahlungverbindungen angepasst oder neu erfasst werden.
Eine neue Lieferanten-Zahlungsverbindung können Sie wie gewohnt unter Lieferanten – Lieferanten – entsprechender Lieferant auswählen – Register Zahlungsverbindungen - Hinzufügen
Infoniqa ONE Start ist in der Lage, automatisch zwischen QR-IBAN «normaler» IBAN zu unterscheiden. Sobald die (QR)-IBAN zwischen Ziffer 5. und 9. im Bereich von 30000 bis 31999 liegt, wird diese automatisch als formal korrekt QR-IBAN erkannt.
z.B. CH14 3000 0001 2500 9779 8
QR-IBAN mit und ohne Referenznummer
Mit Hilfe der Checkbox «mit Referenznummer» können Sie auswählen, ob die eingegebene Zahlungsverbindung (IBAN) mit oder ohne Referenznummer erscheint. Mit dem Aktivieren der entsprechenden Checkbox verändert sich automatisch der untenstehende Dialog.
z.B CH58 0079 1123 0008 8901 2
Einlesen von QR-Rechnungen in Infoniqa ONE Start
Ab dem 01.07.2020 können Sie per Postversand oder digitaler Lieferanten-Rechnungen mit dem neuen QR-Code erhalten.
Über den gewohnten Weg können Sie Kreditoren einbuchen.
Lieferanten – Lieferantenbelege – Neu – Offener Posten – Haben (Rechnung)
Sie sehen diesen neuen Dialog. Dieser unterstützt Sie bei der Erfassung und Speicherung von Kreditoren und Kreditorenrechnungen in Infoniqa ONE Start.
Bei einer QR-Rechnung per E-Mail können Sie die entsprechende PDF-Datei per Drag&Drop auf die Kachel «Datei hier ablegen» ziehen.
Haben Sie bereits einen Scanner, können Sie diese Rechnung auch einscannen. Sobald sich dieser Dialog öffnet, steht der Fokus automatisch auf «Jetzt scannen».
Haben Sie die QR-Rechnung als PDF-Datei auf Ihrem Computer abgespeichert, können Sie die dritte Möglichkeit «Datei auswählen» nehmen. Der File Explorer Ihres Computers öffnet sich und Sie können bequem die entsprechende Rechnung auswählen.
Es spielt keine Rolle, welche Option gewählt wird. Nach abgeschlossenem Erfassungsprozess erscheint diese Ansicht mit allen Informationen, die aus dem QR-Code gelesen wurden. Allfällige Änderungen oder Korrekturen könnten hier noch vorgenommen werden.
Nach erfolgreichem Speichern des OP erscheint dieser automatisch in der Übersicht aller offenen Posten.
Gut zu wissen
Die QR-Rechnung per PDF kann automatisch im Mini-Archiv abgespeichert werden. Voraussetzung ist jedoch, dass unter Extras - Add-ons – Add-on Verwaltung – Dokumente das Mini-Archiv aktiviert ist. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Dokumente in der Dropbox oder lokal auf Ihrem Computer zu speichern. Die erfolgreiche Verknüpfung der im Mini-Archiv gespeicherten Lieferanten-Rechnung mit dem entsprechenden OP wird durch eine Zahl grösser 0 bei «Datei hier ablegen () neben dem Schrank-Symbol angezeigt.
Keine Zuordnung der Zahlungsverbindung
Haben Sie eine Lieferantenrechnungen eingelesen, deren Zahlungsverbindungsdaten Infoniqa ONE Start nicht kennt, erscheint folgende Meldung:
Nun haben Sie die Möglichkeit, diese Zahlungsverbindung einem Lieferanten zuzuweisen oder einen neuen Lieferanten zu erstellen. Wählen Sie «Jetzt zuweisen», erscheint der Dialog mit allen Lieferanten. Nun müssten Sie den entsprechenden Lieferanten auswählen und schon ist die im QR-Code enthaltene Zahlungsverbindung im Lieferanten hinterlegt. Infoniqa ONE Start erkennt bei einer nächsten Rechnung mit gleicher Zahlungsverbindung automatisch den Lieferanten.
Es kann auch vorkommen, dass ein noch nicht im System erfasster Kreditor eine Rechnung schreibt mit einem QR-Code. So wählen Sie «Neuer Lieferant» und schon können Sie einen neuen Lieferanten erfassen.
Harmonisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs: www.paymentstandards.ch