Neuer Lieferantenbeleg erfassen

• Öffnen Sie das Fenster «Lieferantenbelege» über das Menü «Lieferanten - Lieferantenbelege».

Dies ist die zentrale Funktion, um Belege der Einkaufsseite zu verwalten. Mehr dazu erfahren Sie im nächsten Kapitel, nachdem wir einige Belege erfasst haben.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche «Neu». Wählen Sie den Belegtyp „Offener Posten“
  Die vorhandenen Belegtypen werden Ihnen angezeigt und Sie können «Haben (Rechnung)» auswählen.

• Sie können den kompletten Beleg mit einem Belegleser einlesen oder mit Abbrechen den Beleg manuell erfassen.

Zuoberst wird die Lieferantennummer eingetragen. Wenn der Beleg einmal gespeichert ist, kann dieses Feld nicht mehr angepasst werden. Im mittleren Teil des Fensters sind die Kopfdaten des Belegs, welche zum grössten Teil durch die Grunddaten automatisch ausgefüllt werden. Im unteren Teil befinden sich die Register «Zeilen», «Ausgleiche» und «Kommentar», welche den eigentlichen Inhalt des Belegs enthalten.

• Tragen Sie nun zuoberst die Lieferantennummer ein oder klicken Sie auf die Schaltfläche daneben, um einen Lieferanten auszuwählen.

• Geben Sie das Belegdatum ein und wählen Sie eine interne Zahlungsverbindung aus. Diese gibt an, von welchem Ihrer Konten die Rechnung bezahlt wird.

Wählen Sie danach die Zahlungsverbindung des Lieferanten aus. Wenn es sich um einen neuen Lieferanten handelt, müssen Sie zuerst die Zahlungsverbindung mit den Angaben auf dem Einzahlungsschein erfassen. Wenn sie die Rechnung nicht über E-Banking bezahlen wollen, lassen Sie das Feld leer. Im Feld «ESR.-Ref.» ist die Referenznummer des Einzahlungsscheins zu erfassen.

• Anschliessend klicken Sie auf die Schaltfläche «Hinzufügen» im Register «Zeilen».

Das Programm erstellt automatisch eine Buchungszeile mit Buchungstext, Fibukonto und MwSt.-Code. Tragen Sie den Rechnungsbetrag inkl. MwSt. ein. Klicken Sie ins Feld «Text», wenn Sie den Buchungstext ändern oder ergänzen möchten. Ändern Sie
allenfalls auch das Fibukonto und den MwSt.-Code entsprechend ab und speichern Sie den ganzen Beleg mit «OK und Neu».

Erfassen Sie nun eine Gutschrift des gleichen Lieferanten. Wir werden später diese Gutschrift mit der Rechnung verrechnen können. Die Gutschrift wird nach der gleichen Methode wie die Rechnung erfasst. Bei der Gutschrift müssen keine Angaben zur Zahlungsverbindung gemacht werden. Speichern Sie sie zum Schluss mit «OK».

Lieferantenbelege verwalten

• Öffnen Sie das Fenster «Lieferantenbelege» über das Menü «Lieferanten - Lieferantenbelege».

Hier werden Ihnen sämtlichen erfassten Belege nach Nummer sortiert angezeigt. In der Navigation links können Sie die Anzeige eingrenzen, indem Sie zum Beispiel nur offene Belege anzeigen oder nur jene, die bereits fällig sind.

Im oberen Teil sehen Sie die jeweiligen Belege mit den wichtigsten Angaben. Durch einen
Doppelklick auf einen Spaltentitel können Sie die Sortierung ändern. Der OP Status gibt Ihnen an, ob ein Beleg offen (rot), teilweise ausgeglichen (gelb) oder bezahlt (grün) ist. Wenn Sie weiter nach rechts scrollen, sehen Sie den Namen und die vollständige Adresse des Lieferanten. Die Spalten können mit der Maus verschoben werden, damit Sie die Angaben, die Ihnen wichtig sind, nach vorne in den sichtbaren Bereich ziehen können. Mit einem Rechtsklick auf die Spalten können Sie zudem Spalten löschen und Titel umbenennen. Gelöschte Spalte können jederzeit aus diesem Menü mit «Spalten ändern» wieder hinzugefügt werden.

Wenn im oberen Teil ein Beleg ausgewählt ist, werden unterhalb die erfassten Buchungszeilen angezeigt. Diese Angaben können nicht direkt in der Belegverwaltung geändert werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Ändern», um den Beleg zu öffnen und ihn anzupassen.

Wir verrechnen nun die erfasste Gutschrift mit einer offenen Rechnung. Wählen Sie dazu eine Gutschrift aus, machen Sie einen Rechtsklick auf die Gutschrift und wählen
«Verrechnen».

Diese Liste enthält alle offenen Rechnungen des gewählten Lieferanten. Mit einem Doppelklick wählen Sie die Rechnung aus. Überprüfen Sie die Angaben nochmals im folgenden Fenster und bestätigen Sie mit «OK». Nachdem die Gutschrift erfolgreich verrechnet ist, ändert sich deren Status auf grün, wenn Sie voll ausgeglichen ist oder gelb, wenn noch ein Restbetrag offen bleibt.

 

Lieferantendokumente direkt bezahlen

Gescannte Belege anzeigen

Klicken Sie oben links auf «Gescannte Belege».

Aktualisieren	Aktualisieren der Liste.
Löschen	Markieren Sie einen Beleg und löschen Sie diesen aus der Liste.
OP erstellen	Hier können Sie offene Posten oder ein Lieferantendokument erstellen.
Direkt bezahlen	Bezahlen Sie schnell und sicher Ihre eingescannte Rechnung per E-Banking.
Zahlungen öffnen	Übersicht aller Zahlungen die Sie über «Direkt bezahlen» getätigt haben.
Benutzerverwaltung	Hier können Sie Ihre Benutzer für die Infoniqa Center App verwalten.
Verbuchte Belege anzeigen	Bereits verbuchte Belege wieder anzeigen lassen.
Schliessen	Dialog «Gescannte Belege» schliessen.

Lieferantenrechnungen direkt bezahlen

Ihnen werden hier alle Lieferantenrechnungen angezeigt, die Sie mit der Infoniqa Center App eingelesen haben. Markieren Sie hier alle Rechnungen, die Sie bezahlen möchten.

Klicken Sie auf «Weiter»

In einem zweiten Schritt können Sie das Zahlungsdatum auswählen. Sie können Ihre Zahlungen so terminieren, dass alle am selben Tag dem Bankkonto belastet werden oder Sie führen die Zahlungen gemäss Verfalldatum der Rechnung aus.

Um die Zahlung auch einem Bankkonto zu belasten, wählen Sie hier bitte eine Zahlungsverbindung. Der aktuelle «Kontosaldo» können rechts der Zahlungsverbindung entnehmen.

Haben Sie beide Einstellungen «Zahlungsdatum und Zahlungsverbindung gewählt, klicken Sie auf «Weiter».

Sind Zahlungsdatum und Zahlungsverbindung ausgewählt, können Sie hier die Details der einzelnen Rechnung einsehen. Änderungen der Rechnung sind hier möglich.

Klicken Sie auf «Weiter» sobald Sie die notwendigen Anpassungen gemacht haben.

Zum Schluss des Prozesses erhalten Sie eine Übersicht aller Lieferantenrechnungen, die Sie direkt bezahlen möchten.

Klicken Sie auf «Zurück», um auf den Detaildialog zu gelangen.

Klicken Sie auf «Verbuchen», um die Rechnungen zu verbuchen.

Bei Klick auf «Verbuchen», erscheint folgende Meldung:

Jede Lieferantenrechnung erhält nun eine eindeutige Belegnummer (siehe Spalte Belegnummer)

Klicken Sie auf «Senden», um das Pain.001 File zu erstellen und Ihrer Bank zu senden.

Klicken Sie auf «Senden» um die Pain.001 Datei direkt Ihrem E-Banking hochzuladen.

Möchten Sie die Datei exportieren, wird diese auf Ihrem Computer abgespeichert.

Wurden das Pain.001 File erfolgreich erstellt, ist die eingescannte Lieferantenrechnung in der Liste nicht mehr ersichtlich.

Möchten Sie Ihre Zahlungen die Sie über «Direkt bezahlen» nochmals einsehen, klicken Sie auf «Zahlung öffnen».

Alle über «Direkt bezahlen» getätigten Zahlungen finden Sie unter Lieferanten – Zahlungsläufe (Sammelzahlungen) – Register Einzelzahlungen wieder.

Beachten Sie, dass die korrekte Zahlungsverbindung ausgewählt ist.