Auswertung

Lohnausweis einrichten und drucken

Pflichtfelder für den Lohnausweis

Stammdaten – Dossiereinstellungen – Register Lohn

Damit der Lohnausweis erstellt werden kann, müssen in den Dossiereinstellungen folgende Felder zwingend ausgefüllt sein:

• Lohnverantwortliche Person: Falls eine externe Kontaktperson auf dem Lohnausweis aufgeführt werden soll, aktivieren Sie den Button „Stellvertretung/Treuhandbüro (extern)“ und erfassen Sie dort die kompletten Kontaktangeben.

• UID-BFS: Sollten Sie Ihre Unternehmensidentifikationsnummer nicht kennen, finden Sie diese im zentralen Firmenindex ( https://www.zefix.ch/de/search/entity/welcome ). Falls Ihr Unternehmen nicht im Handelsregister eingetragen ist, können Sie die Beispielnummer CHE-999.999.996 verwenden.

• UID-EHRA: Diese Nummer finden Sie ebenfalls im zentralen Firmenindex. Rufen Sie dafür das UID-Register auf mit einem Klick auf das Icon rechts der UID-Nummer.

Dort müssen Sie die Referenznummer suchen:

Stammdaten – Lohn – Arbeitsorte

Es muss mindestens ein Arbeitsort für die Firma erfasst sein. Alle Arbeitsorte müssen komplett ausgefüllt sein mit Adresse, üblichen Arbeitsstunden pro Woche bei einem Vollzeitpensum sowie der BUR-Nummer. Die BUR-Nummer können Sie beim Bundesamt für Statistik nachfragen (sie ist für das Einreichen der Lohnstrukturerhebung notwendig). Wenn Sie Ihre BUR-Nummer nicht kennen oder keine haben, können Sie die Beispielnummer 12345677 beim Arbeitsort hinterlegen.

Stammdaten – Lohn – Lohnausweise

Hier können Sie die Standardeinstellungen für den Lohnausweis definieren, z.B. das genehmigte Spesenreglement Ihrer Firma hinterlegen oder angeben, dass die Bedingungen der Randziffer 52 eingehalten werden (wenn kein genehmigtes Spesenreglement besteht). Wenn Sie im Feld „Weitere Bemerkungen“ einen Text hinterlegen, erscheint dieser unter Punkt 15 im Lohnausweis (Das Arbeitspensum erscheint automatisch, wenn es nicht 100% beträgt). Die hier hinterlegten Einstellungen gelten für alle Mitarbeiter, man kann sie aber wenn nötig im Personalstamm individuell anpassen.

Mit Klick auf die Schaltfläche „Anzeigen“ gelangen Sie zur Wegleitung der Eidgenössischen Steuerverwaltung, dort finden Sie detaillierte Informationen zum Ausfüllen des Lohnausweises.

Lohnarten

• Öffnen Sie das Menü Lohnbuchhaltung – Lohnarten

• Mit Doppelklick auf eine Lohnart aus der Liste können Sie die Details der Lohnart öffnen.

• Wechseln Sie ins Register „Lohnmeldungen“. Dort können Sie definieren, ob die Lohnart auf dem Lohnausweis erscheint und welcher Ziffer des Lohnausweises sie zugewiesen ist. Unsere Standardlohnarten sind bereits der korrekten Lohnausweisziffer zugewiesen. Falls Sie eigene Lohnarten erstellt haben, müssen Sie jeweils auch die Einstellung für den Lohnausweis vornehmen.

Mitarbeiter

Über das Menü Lohnbuchhaltung – Mitarbeiter können Sie einzelne Mitarbeiter aufrufen.

• Im Register „Personalien“ muss die Versichertennummer hinterlegt sein.

• Im Register „Aktivität“ ist der Arbeitsort ein Pflichtfeld (Es stehen Ihnen dort alle Arbeitsorte zur Auswahl, die in den Stammdaten erfasst sind).

• Im Register „Lohnausweis“ sind Ihre Standardeinstellungen hinterlegt. Falls für einen Mitarbeiter abweichende Einstellungen hinterlegt werden sollen, aktivieren Sie das Kästchen „Individuell“.

Lohnausweis drucken

Den Lohnausweis drucken Sie über das Menü Auswertungen – Lohnbuchhaltung – Jahresendauswertung – Lohnausweis oder direkt in der Lohnberechnung über die Schaltfläche „Lohnausweis“.

• Prüfen Sie, ob das korrekte Jahr ausgewählt ist. Zudem können Sie die Adresse des Mitarbeiters rechts oder links auf dem Lohnausweis drucken, damit sie wenn nötig ins Fenstercouvert passt.

• Markieren Sie alle Mitarbeiter, die Ihren Lohnausweis erhalten sollen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Vorschau“, so können Sie die generierten Lohnausweise kontrollieren und ausdrucken.

Lohnausweis per E-Mail oder Brief versenden

Aber der Version 2022.01 haben Sie die Möglichkeit die Lohnausweise per E-Mail zu versenden.

• Markieren Sie alle Mitarbeiter, die Ihren Lohnausweis erhalten sollen und füllen Sie die Spalten „Versandart“, und „Passwort“ (nur bei Versand „per E-Mail verschlüsselt“) aus.

• Klicken Sie danach auf „Drucken/Senden“ um den Assistenten zu starten.

 

Der Assistent hilft Ihnen aufgrund der vorhin eingetragenen Informationen beim Versand der Dokumente.

Wenn Sie einen Mitarbeiter mit der Versandart „per E-Mail verschlüsselt“ oder „per E-Mail“ erfasst haben, haben Sie die Möglichkeit die E-Mail vor dem Versand noch zu bearbeiten.

• Klicken Sie auf „Ja“ können Sie im nächsten Schritt die E-Mail bearbeiten.

• Klicken Sie auf „Nein“, wird das E-Mail gemäss Ihren Einstellungen unter Stammdaten – Lohn – Lohnausweis – Register „E-Mail“ versendet.

Dieser Text ist Standardmässig im Programm erfasst und kann beliebig angepasst werden.

Der Assistent ist so aufgebaut, dass zuerst die Lohnausweise per E-Mail bearbeitet werden. Wurden diese versendet, startet automatisch der Dialog bei dem es die Gelegenheit gibt die Lohnausweise zu versenden die per Brief an den Mitarbeiter gehen sollen.

Speichern Sie diese zuerst auf Ihrem Computer ab und drucken Sie diese danach aus.

 

 

Fehlermeldungen / Lohnausweis erscheint nicht

Erscheint eine Fehlermeldung beim Drucken des Lohnausweises, deutet diese meist darauf hin, dass ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt ist, z.B. die Unternehmensidentifikationsnummer. Ergänzen Sie die fehlenden Angaben und Drucken Sie den Lohnausweis erneut (Infos zu den Pflichtfeldern finden Sie weiter oben in dieser Anleitung).

Wenn der Lohnausweis gar nicht erscheint, könnte dies an der Windows-Regionseinstellung liegen.

• Öffnen Sie die Windows-Systemsteuerung und suchen Sie dort die Regionseinstellungen (je nach Windows-Version kann die Systemsteuerung leicht anders aussehen). Das Format muss „Deutsch (Schweiz)“ bzw. „Französisch (Schweiz)“ sein. Unter „Weitere Einstellungen“ prüfen Sie bitte zusätzlich, dass als Dezimaltrennzeichen ein Punkt und als Symbol für Zifferngruppierung ein Hochkomma hinterlegt ist.

Lohnblatt Adresse rechts

Auf der Lohnabrechnung wird standardmässig die Adresse links abgebildet. Um die Lohnabrechnung anzupassen, gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie im Menü auf «Datei – Optionen – Auswertungen - Auswertungen verwalten».

• Markieren Sie die Auswertung «Lohnabrechnung» und klicken Sie auf die Schalfläche «Duplizieren».

• Geben Sie der neuen Auswertung einen eindeutigen Namen. Dieser Name wird anschliessend als Bezeichnung der neuen Auswertung angezeigt.
  

• Klicken Sie auf die Schaltfläche «Assistent ausführen» und bestätigen Sie die folgende Meldung mit «Ja».

• Klicken Sie auf «Weiter» und ändern Sie die Ausrichtung der Versandadresse auf «Rechts».

• Klicken Sie 2x auf «Weiter» und dann auf «OK» um den Assistent zu beenden. Schliessen Sie die Liste der Auswertungen.

• Öffnen Sie das Menü «Lohnbuchhaltung – Lohnberechnung». Klicken Sie auf die Schaltfläche «Monatlich», dort können Sie die neu eingerichtete Auswertung drucken.

Reihenfolge Lohnblatt anpassen

Die Lohnabrechnung wird beim Aufbereiten standardmässig nach der Personalnummer sortiert. Wenn Sie die Lohnabrechnung jedoch nach dem Namen der Mitarbeiter sortieren möchten, kann dies manuell angepasst werden.

• Um die Lohnabrechnungen nach Alphabet drucken zu können, klicken Sie im Menü auf «Datei – Optionen – Auswertungen - Auswertungen verwalten».

• Falls Sie noch keine eigens angepasste Lohnabrechnung erstellt haben, markieren Sie die Liste «Lohnabrechnung» und klicken auf die Schaltfläche «Duplizieren». Andernfalls markieren Sie Ihre individuelle Lohnabrechnung und klicken direkt auf die Schaltfläche «Logik».

• Erfassen Sie eine Bezeichnung für das neue Lohnblatt, zum Beispiel «Lohnabrechnung angepasst» und klicken auf die Schaltfläche «OK».

• Klicken Sie nun anschliessend die Schaltfläche «Logik».

• Wechseln Sie ins Register «Sortieren», wählen beim Sortiertyp «Fortgeschritten» an und klicken auf das Symbol «Editiert die Formel».

• Setzen Sie den Cursor links neben den Text «[Pers. Nr.\Pers. Nr.]» und fügen mit einem Doppelklick auf das Feld «Name» den Text «[Name\Pers. Nr.]» ein.

• Schliessen Sie den Skripteditor mit einem Klick auf die Schaltfläche «OK».

• Schliessen Sie das Fenster «Logik der Auswertung» und anschliessend das Fenster «Zeichnung» jeweils über die Schaltflächen «OK».

• Anschliessend können Sie über die Auswahl «Monatlich» im Fenster «Lohnberechnung» das angepasste Lohnblatt aufbereiten.