Lohnartenstamm

Inhaltsverzeichnis

• Arbeitslosenhilfsfonds
• Aufbau Lohnartenstamm
• Kontierungshilfe
• Lohnart importieren
• MWST auf Privatanteil Fahrzeug
• QS Satzbestimmendes Einkommen
• Rückstellung Ferienentschädigung
• Rückstellung und Auflösung Anteil 13. Monatslohn
• Unfall- & Krankentaggeld
• Kurzarbeit

Arbeitslosenhilfsfonds

Einige Kantone verlangen neben den regulären AHV- und ALV-Abzügen einen zusätzlichen Abzug für den Arbeitslosenhilfsfonds seitens des Arbeitgebers. Dieser kann wie folgt eingerichtet werden:

• Öffnen Sie via Menüpunkt Lohnbuchhaltung den Lohnartenstamm. Klicken Sie anschliessend oben links auf die Schaltfläche "Neu".

• Nehmen Sie im Register Allgemein die marktierten Einstellungen vor:

• Im Register Berechnung geben Sie im Ansatz den individuellen Prozentsatz als Zahl ein (z.B. 1 für 1 %) und setzen Sie den Haken bei "Prozentwert".

Danach muss nur noch im Register Finanzen die individuelle Fibu-Kontierung hinterlegt werden.

Aufbau Lohnartenstamm

Der Lohnartenstamm ist die grosse Schaltzentrale der Infoniqa ONE Start Lohnbuchhaltung.
Jede Lohnart kann mit einer Formel sowie zusätzlichen Bedingungen parametrisiert werden. Somit ist auch die individuelle Definition von eigenen Lohnarten möglich.

• Öffnen Sie den Lohnartenstamm über das Menü «Lohnbuchhaltung – Lohnarten».

Die Lohnarten sind unterteilt in Basis- Hilfs- Berechnungs- und sonstige Lohnarten.
Einige sind gesperrt (Nicht korrigierbar) und können nicht bearbeitet werden.

Muss eine Lohnart angepasst werden, wird sie auf Benutzerdefiniert gesetzt. Der Lohnartenstamm ist numerisch sortiert.

Sie werden darauf hingewiesen, dass Sie den Standard abändern.

Wird nichts verändert, wird die Lohnart mit Speichern geschlossen. Sie werden informiert, dass nichts geändert wurde, und die Lohnart wieder als Standard definiert wird.

Kontierung bearbeiten
Die Berechnungslohnarten sowie die Hilfslohnarten ab der Nummer 90000 (Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers) werden kontiert. Um die einzelnen Lohnarten kontieren zu können, klicken Sie auf die Schaltfläche «Kontierung bearbeiten».

Auf der linken Seite können Sie jede Lohnart einzeln anwählen und die Kontierung auf der rechten Seite hinterlegen. 

Durch Aktivierung des Feldes «Indiv. Soll-Konto» bzw «Indiv. Haben-Konto» wird bei der Verbuchung die Kontierung aus dem Personalstamm berücksichtigt, sofern dort eine Kontierung vorhanden ist.

Import
Über die Schaltfläche «Import» können einzelne Lohnarten oder der ganze Lohnartenstamm importiert werden.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche «Import» und wählen Sie im neuen Fenster den Pfad, in welchem sich der einzulesende Lohnartenstamm befindet.

Möchten Sie den Standard-Stamm einlesen, wechseln Sie ins Verzeichnis «C:Programme\Sage\Sage Start\Complements\Salary Types».

• Markieren Sie die Datei «Standard.xml» und klicken Sie auf «Öffnen».

Nun erscheint ein weiteres Fenster, in welchem genau definiert werden kann, welche Daten aus dem Lohnartenstamm importiert werden sollen.

• Wählen Sie die entsprechenden Daten aus und klicken Sie auf «OK».

Die zu importierenden Lohnarten können ausgewählt werden.

Durch Klick auf das Kästchen oben links werden alle Lohnarten markiert, beziehungsweise die Markierung bei allen Lohnarten gelöscht.

• Markieren Sie die entsprechenden Lohnarten und klicken Sie auf «OK». Die Lohnarten werden importiert.

Export
Über diese Schaltfläche können einzelne Lohnarten oder der ganze Lohnartenstamm exportiert werden.

• Markieren Sie im Lohnartenstamm die zu exportierenden Lohnarten und klicken Sie auf die Schaltfläche «Export». Wählen Sie den Speicherort für den Lohnartenstamm und klicken Sie auf «Speichern».

Die Lohnarten werden exportiert

Eine neue Lohnart anlegen und bearbeiten

In der Regel sind die Standard-Lohnarten der Infoniqa ONE Start Lohnbuchhaltung ausreichend.
Es wird selten notwendig sein, neue Lohnarten zu erstellen oder bestehende anzupassen. Stellen Sie jedoch fest, dass Sie eine bestimmte Aufgabenstellung mit den bestehenden Lohnarten nicht lösen können, lassen sich alle Parameter einer Lohnart
frei bearbeiten. Gelb markierte Lohnarten sind jedoch fix hinterlegt und können nicht verändert werden.
Im Lohnartenstamm haben Sie die Möglichkeit neue Lohnarten anzulegen oder bestehende zu bearbeiten.

• Um eine neue Lohnart zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche «Neu». Die Erklärung in diesem Absatz bezieht sich auf die Lohnart 10000 «Monatslohn».

Register Allgemein
Im Register «Allgemein» werden den Lohnarten eine Lohnartnummer und ein Name zugeteilt und insbesondere ihr Verhalten definiert.

Jeder Lohnart muss eine eindeutige Lohnartennummer zugewiesen werden. Im Bereich «Typ» wird der Typ der Lohnart hinterlegt.

Berechnungslohnart
Sämtliche Lohnarten, welche den Nettolohn beeinflussen, müssen als Berechnungslohnart hinterlegt werden.

Basislohnart
Als Basislohnart werden die Lohnarten bezeichnet, welche als Basis für die Sozialversicherungen benötigt werden.

Hilfslohnart
Hilfslohnarten sind sämtliche Lohnarten welche nicht den Nettolohn direkt beeinflussen, sondern im Hintergrund für die Berechnung einer anderen Lohnart verwendet werden.

Auszahlungslohnart/Bruttolohnart/Nettolohnart
Diese drei Typen werden pro Lohnartenstamm nur einmal bei der gleichnamigen Lohnart verwendet. Diese Lohnart ist standardmässig im Lohnartenstamm enthalten und muss somit nicht eröffnet werden.

Beim Status haben Sie die Wahl zwischen den Einstellungen Inaktiv, Variabel
und Automatisch. Wird eine Lohnart als «Variabel» hinterlegt, kann diese bei der Lohnberechnung manuell eingegeben werden. Als «Automatisch» definierte Lohnarten werden auf Grund der hinterlegten Angaben im Personalstamm automatisch berechnet.

Bei der Option «Auswirkung» kann hinterlegt werden, ob es sich bei der Lohnart um eine Zulage oder einen Abzug handelt.
Im Bereich «Anzeige» wird definiert, wie und ob die Lohnart auf dem Lohnblatt angedruckt werden soll.

Bei der Rundungsart können Sie angeben, ob das Programm kaufmännisch, auf- oder abrunden soll. Zudem geben Sie unter «Runden auf» an, auf welchen Betrag das Programm runden soll.

Unter «Pflichtigkeiten» können sämtliche Basen angewählt werden, bei welchen die Lohnart berücksichtigt werden muss.

Register Berechnung
In diesem Register werden in den Feldern Faktor und Ansatz die Lohnartenberechnungsformeln definiert. Die Formeln können jedoch erst ab der Linie Standard verändert werden.

«Berechnungs-Bedingung; Lohntyp ist gleich Monatslohn»
Erklärung: Diese Lohnart wird nur bei Mitarbeitern mit Lohntyp Monatslohn gerechnet.

In diesem Fenster sehen Sie die Formel der Lohnart. Feld «Faktor» und Feld «Ansatz» enthalten jeweils einen längeren Term. Grundsätzlich wird die Lohnart durch «Einheit x Ansatz» berechnet.
Im Bereich «Verbuchung in Personalstamm» wird definiert, in welches Feld aus dem Personalstamm die Lohnart geschrieben werden soll.
Bei der Option «Korrigierbar» können Sie definieren, ob die Lohnart beim Faktor, beim Ansatz oder gar nicht korrigierbar sein soll. 

Register Finanzen
Im Register «Finanzen» werden die Kontierungen der einzelnen Lohnarten, die Mehrwertsteuer sowie die Kostenstellen definiert.

In den beiden Feldern «Soll» oder «Haben» ist die korrekte Fibu-Kontierung zu hinterlegen. Mit der Option «Individuelles Soll-Konto» beziehungsweise «Individuelles Haben-Konto» haben Sie die Möglichkeit, eine einzige Lohnart auf unterschiedliche Fibu-Konti zu verbuchen, was Sie im Personalstamm definieren können.
Sie können ebenfalls hinterlegen, ob auf der Lohnart zusätzlich die Mehrwertsteuer berücksichtigt werden soll. Sobald das entsprechende Feld dafür aktiviert wurde, kann die Kategorie sowie die Angabe, ob das Soll oder das Haben Konto mehrwertsteuerpflichtig ist, angewählt werden. Wird das Feld «MwSt. Netto» aktiviert, wird die Buchung als Netto betrachtet und das Programm rechnet automatisch noch die Mehrwertsteuer dazu. Damit die Buchung ausgeglichen ist, muss bei «MwSt. Netto»
zusätzlich ein Netto-Gegenkonto erfasst werden.
Wenn Sie mit Kostenstellen arbeiten, können Sie diese hier aktivieren und anschliessend angeben, ob die Kostenstellen aus dem Personalstamm, aus den variablen Lohndaten oder fix auf der Lohnart hinterlegt werden. 

Register Lohnmeldungen
In diesem Register werden die Lohnarten den einzelnen Feldern auf dem Lohnausweis und den Statistiken zugewiesen.

Im oberen Teil werden die Werte der Betragsfelder des Lohnausweisformulars definiert, indem die jeweils aktuelle Lohnart dem entsprechenden Lohnausweisformular-Feld hinzugefügt wird. Bei Lohnausweisformular-Feldern mit zusätzlichen Text Definitionsfeldern wie z.B. den Feldern 2.3, 3, 4 etc. wird nach der Lohnartenzuweisung das Textfeld zur Eingabe des
auf dem Lohnausweis zu druckenden Textes aktiviert.
Die Schaltflächen «Betrags-Platzhalter einfügen» sind nur aktiv, wenn im Listenauswahlfeld «Zuweisung zu Ziffer» eine Ziffer ausgewählt wurde.

• Durch Klick auf die Schaltfläche wird in das links stehende Bemerkungsfeld der Platzhalter eingefügt. Beim Druck des Lohnausweises wird der Platzhalter durch das individuelle kumulierte Lohnarten-Berechnungsresultat ersetzt.

Für die gültige Zuweisung der einzelnen Lohnarten an die korrekten Lohnausweisformular-Felder konsultieren Sie bitte die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises auf der Homepage der Schweizerischen Steuerkonferenz. Im unteren Bereich dieses Fensters wird die Lohnart den Feldern für die einzelnen Statistiken zugeteilt.
Die Ziffernzuweisungen für ISEL und EMP-ACI betrifft die QST-Lohnmeldungen an die Steuerämter der Kantone Genf (ISEL) und Waadt (EMP-ACI). 

Register Beschreibung
Das Textfeld kann für beliebige Notizen genutzt werden, z.B. zur Dokumentation von Änderungen an bestehenden Lohnarten oder für Bemerkungen zu einer neuen, eigenständig erstellten Lohnart. Wenn ein anderer Anwender zu einem späteren Zeitpunkt eine Lohnart bearbeitet, ist ihm die Information zu Aufgabe und Verwendung der Lohnart von grossem Nutzen.

Kontierungshilfe

Diese Anleitung ist nur ein Beispiel, wie die Lohnarten kontiert werden können. Selbstverständlich steht es Ihnen frei, andere Kontonummern zu verwenden und die Kontierung detaillierter zu erfassen.

Im Menü unter «Datei – Grunddaten – Grunddaten» muss im Register «Lohn» beim Feld «Transferkonto Lohn» das Lohndurchlaufkonto eingegeben werden. Dies ist in unserem Beispiel das Konto 2229. Die Lohnarten müssen anschliessend nur noch einseitig kontiert werden.

Verwendete Konti:

Lohnart importieren

Sie erhalten von uns eine xml – Datei. Speichern Sie die Datei auf den Desktop ab.

• Öffnen Sie den Lohnartenstamm über das Menü «Lohnbuchhaltung – Lohnarten» und klicken Sie auf die Schaltfläche «Import».

• Markieren Sie die zuvor auf den Desktop gespeicherte xml – Datei und klicken Sie auf «Öffnen».

• Wählen Sie aus, welche Angaben der Lohnart Sie importieren möchten.

Wenn die Lohnart komplett neu von uns erstellt wurde, können Sie die Markierungen so lassen, wie diese standardmässig sind. Falls wir für Sie eine bestehende Lohnart angepasst haben, können Sie hier entscheiden, welche Angaben zu der Lohnart ersetzt
werden sollen. In jedem Fall empfehlen wir, alle Markierungen so zu lassen, wie diese standardmässig gesetzt sind.

• Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche «OK».

Im nächsten Fenster werden sämtliche Lohnarten angezeigt, welche importiert werden. Sie haben hier noch die
Möglichkeit zu wählen, welche Lohnarten Sie importieren möchten und welche nicht.

• Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche «OK».

Die Lohnart wurde importiert und ist nun im Lohnartenstamm ersichtlich.

MWST auf Privatanteil Fahrzeug

Wenn Sie die Mehrwertsteuer auf den Privatanteil Fahrzeug direkt von der Lohnbuchhaltung in die Finanzbuchhaltung übertragen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie den Lohnartenstamm über das Menü «Lohnbuchhaltung – Lohnarten». 

Machen Sie einen Doppelklick auf die Lohnart 72000 «Ausgleich Naturalleistungen», um diese zu öffnen und wechseln Sie ins Register «Finanzen». Hinterlegen Sie bei der Kontierung ein Fibu - Konto, welches als steuerpflichtig definiert wurde (Beispiel: Konto 6270 «Privatanteil am Fahrzeugaufwand»).

Speichern Sie die Änderung über die Schaltfläche «OK».

Wird das Geschäftsauto vom Inhaber einer Einzelfirma zu privaten Zwecken gebraucht, muss die MWST als Eigenverbrauchmit dem Steuerschlüssel EIV80 gebucht werden.

Öffnen Sie nun im Lohnartenstamm die Lohnart 19100 «Privatanteil Geschäftsfahrzeug» und hinterlegen Sie ebenfalls im Register «Finanzen» das Lohnaufwandkonto.

Option «Netto»

Wenn Sie das Häklein bei «MWST Netto» setzen, wird auf den Privatanteil Fahrzeug zusätzlich 8% MWST berechnet. Wenn Sie die Option nicht aktivieren, beachtet das Programm den Privatanteil Fahrzeug bereits inkl. MWST.

Beispiele aus der Finanzbuchhaltung:

Mit aktivierter Option «Netto»

Ohne aktivierte Option «Netto»

QS Satzbestimmendes Einkommen

Arbeitet ein Mitarbeiter in Teilzeit, verlangen diverse Kantone, dass das satzbestimmende Einkommen auf 100% und bei einem in Stundenlohn Angestellten auf z.B. 180 Stunden aufgerechnet wird. Kinderzulagen, die mit dem monatlichen Betrag ausbezahlt werden, müssen nicht hochgerechnet werden.

Haben Sie die Quellensteuertabellen hinterlegt, wird mit der Lohnart 65300 das satzbestimmende Einkommen gerechnet. Dieses muss nun übersteuert werden.

• Öffnen Sie nun die Lohnart und setzen Sie sie auf benutzerdefiniert. Ein Fenster wird geöffnet mit einem Hinweis und der Frage, ob Sie die Lohnart auf «benutzerdefiniert» stellen möchten. Bestätigen Sie dies mit Ok.

• Wechseln Sie in das Register Berechnung. Setzen Sie den Ansatz auf «korrigierbar»

• In der Lohnberechnung, variable Lohndaten fügen Sie die Lohnart 65300 mit der Schaltfläche Erfassen ein. Sie können nun den gewünschten Betrag erfassen.

Rückstellung Ferienentschädigung

Bei einzelnen Stundenlöhner wird die Ferienentschädigung nicht ausbezahlt, sondern rückgestellt. Sobald der Stundenlöhner Ferien bezieht, wird die Rückstellung aufgehoben und der Lohn für den Mitarbeiter wird aus der Rückstellung bezahlt.

• Öffnen Sie den Personalstamm über das Menü «Lohnbuchhaltung –Mitarbeiter» und hinterlegen Sie im Register «Salär» die Lohnart 902 «Steuerung Ferienentschädigung» mit dem Wert «1». Wird diese Lohnart nicht hinterlegt, wird die Ferienentschädigung automatisch ausbezahlt.

Nun wird die Ferienentschädigung monatlich zurückgestellt.

Wenn der Mitarbeiter Ferien bezieht und die Rückstellung somit aufgelöst werden muss, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Lohnberechnung über das Menü «Lohnbuchhaltung – Lohnberechnung». Erfassen Sie die Lohnart 610 «Ferienbezug in Stunden» mit den entsprechenden Stunden. Die Ferienentschädigung wird anschliessend über die Lohnart 11650 «Auszahlung Ferienentschädigung» ausbezahlt. Zudem wird über die Lohnart 82200 «Ferienentschädigung bezogen» die Rückstellung der Ferienentschädigung wieder aufgelöst.

Rückstellung und Auflösung Anteil 13. Monatslohn

Damit monatlich die Rückstellung für den 13. Monatslohn berechnet und verbucht wird, müssen zwei neue Lohnarten erstellt werden.
Als erstes erstellen wir die Lohnart, welche die Rückstellung bildet.

• Öffnen Sie den Lohnartenstamm über das Menü Lohnbuchhaltung –Lohnarten und klicken Sie auf die Schaltfläche «Neu».

• Erfassen Sie die neue Lohnartnummer 92000 und die Bezeichnung «Rückstellung 13. Monatslohn». Definieren Sie den Typ «Hilfslohnart».

• Wechseln Sie anschliessend ins Register «Berechnung» und klicken Sie auf «Berechnungs-Bedingung».

• Klicken Sie auf die Schaltfläche «Zu testende Rubrik» und markieren Sie die Auswahl «Lohntyp». Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche «OK». Hinterlegen Sie bei der Bedingung den Wert «ist gleich» und beim Wert «Monatslohn».

Die Lohnart wird somit nur noch dann berechnet, wenn der Mitarbeiter als Monatslöhner definiert wurde.

• Schliessen Sie das Fenster über die Schaltfläche «OK».

Nun muss die Formel noch wie folgt angepasst werden:
Faktor: 1
Ansatz: ‘ 13. Monatslohn-Basis
Basis(49120)/12

• Hinterlegen Sie im Register «Finanzen» noch die Soll- und Haben Kontierung. In unserem Beispiel fügen Sie beim Soll Konto das Konto 5000 «Löhne» und beim Haben Konto das Konto 2300 «Noch nicht bezahlter Aufwand» ein. Die Kontierung kann jedoch je nach Kontenplan auch anders aussehen. Schliessen Sie die Lohnart über die Schaltfläche «OK».

Die Lohnart für die Rückstellung des 13. Monatslohnes ist erstellt. Damit diese Rückstellung zum gewünschten Zeitpunkt aufgelöst werden kann, muss eine zusätzliche Lohnart erstellt werden.

• Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche «Neu» und erfassen Sie die Lohnart 92100 «Auflösung Rückstellung 13. Monatslohn». Definieren Sie den Typ «Hilfslohnart».

• Wechseln Sie anschliessend ins Register «Berechnung» und klicken Sie auf «Berechnungs-Bedingung»

• Klicken Sie auf die Schaltfläche «Zu testende Rubrik» und markieren Sie die Auswahl «Lohntyp». Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche «OK». Hinterlegen Sie bei der Bedingung den Wert «ist gleich» und beim Wert «Monatslohn».

Die Lohnart wird somit nur dann berechnet, wenn der Mitarbeiter als Monatslöhner definiert wurde.

• Schliessen Sie das Fenster über die Schaltfläche «OK».

Nun muss die Formel noch wie folgt angepasst werden:
Faktor: 1
Ansatz: ‘ 13. Monatslohn
Result(12000)

• Hinterlegen Sie im Register «Finanzen» noch die Soll- und Haben Kontierung. In unserem Beispiel fügen Sie beim Soll Konto das Konto 2300 «Noch nicht bezahlter Aufwand» und beim Haben Konto das Konto 5000 «Löhne» ein. Die Kontierung kann jedoch je nach Kontenplan auch anders aussehen. Schliessen Sie die Lohnart über die Schaltfläche «OK».

Die Rückstellung für den 13. Monatslohn wird monatlich verbucht. Sobald der 13. Monatslohn über die Lohnart 12000 ausbezahlt wird, berechnet das Programm auch automatisch die Auflösung der Rückstellung.

Unfall & Krankentaggeld

Fall 1 – Lohnfortzahlung zu 100%

Der Mitarbeiter bekommt während Krankheit / Unfall 100% Lohn vom Arbeitgeber. Das Taggeld wird nun beim Mitarbeiter erfasst, damit die Sozialversicherungen korrekt berücksichtigt werden, da dieses Taggeld nicht sozialversicherungspflichtig ist.

Die Lohnarten sind standardmässig wie folgt eingerichtet:

Lohnart 20300 / 20350

Lohnart 20500

Damit das Taggeld nicht zur Auszahlung kommt, muss die Lohnart 20500 auf «Automatisch» gestellt werden.

Der Monatslohn wird nun weiterhin zu 100% ausbezahlt. Da das Taggeld nicht sozialversicherungspflichtig ist, wird dieser Betrag von der Basis abgezogen. Pflichtig ist nur die Differenz zwischen dem Monatslohn und dem Taggeld.

Beispiel:

Da dem Mitarbeiter ein Taggeld in der Höhe von CHF4'000.00 verrechnet wird, ist die Basis für die Sozialversicherungen um diesen Betrag kleiner.

Fall 2 - Taggeld 80%

Der Mitarbeiter bekommt während Krankheit / Unfall 80% Lohn vom Arbeitgeber. Das Taggeld wird dem Arbeitnehmer über den Arbeitgeber ausbezahlt und nicht nur verrechnet.

Die Lohnarten müssen wie folgt eingerichtet sein:

Lohnart 20300 / 20350

Lohnart 20500

Damit das Taggeld zur Auszahlung kommt, muss die Lohnart 20500 auf «Inaktiv» gestellt werden.

Beispiel:

Fall 3 - Unfall / Krankheit unter dem Monat

Der Mitarbeiter hat unter dem Monat Unfall oder wird krank und bekommt somit vom Arbeitgeber einen gekürzten Lohn und ein Taggeld im gleichen Monat.

Die Lohnarten müssen wie folgt eingerichtet sein:

Lohnart 20300 / 20350

Lohnart 20500

Damit das Taggeld zur Auszahlung kommt, muss die Lohnart 20500 auf «Inaktiv» gestellt werden.

Richten Sie nun eine neue Lohnart mit der Bezeichnung «Lohnkürzung infolge Krankheit / Unfall» ein.

Register Allgemein

Register Berechnung

Beispiel:

Kurzarbeit

Als Kurzarbeit bezeichnet man die vorübergehende Reduzierung oder vollständige Einstellung der Arbeit in einem Betrieb, wobei die arbeitsrechtliche Vertragsbeziehung aufrecht erhalten bleibt. Kurzarbeit ist in der Regel wirtschaftlich bedingt.

Wer hat Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung (KAE)?

Arbeitnehmende, die für die ALV beitragspflichtig sind, sowie Arbeitnehmende, welche das Mindestalter für die AHV-Beitragspflicht noch nicht erreicht haben. Der Mindestausfall an Arbeitsstunden muss mindestens 10% betragen. Anspruchsberechtigt sind daher auch alle ausländischen Arbeitnehmenden, unabhängig von ihrem Wohnort und unabhängig von ihrem Aufenthaltsstatus, inkl. Grenzgänger/innen vom ersten Tag an.

Es ist keine Mindestdauer der Beitragsleistung an die Arbeitslosenversicherung (ALV) vorausgesetzt. So können z.B. neueingereiste Jahresaufenthalter oder Jahresaufenthalterinnen, Saisonarbeitnehmende und Grenzgänger oder Grenzgängerinnen vom ersten Tag der Anstellung an KAE beziehen.

Wer hat keinen Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung?

• der Geschäftsführer/die Geschäftsführerin, Direktionsmitglieder und Mitglieder des obersten betrieblichen Einscheidungsgremiums und deren Ehepartner/in. In der Regel gehören dazu die Einzelunterschriftsberechtigten sowie jene, die massgeblich finanziell an einem Betrieb beteiligt sind.

• Arbeitnehmende im Pensionsalter (ab dem Folgemonat, in welchem das AHV-Rentenalter erreicht wird).

• Lernende (deren Arbeitszeit darf in aller Regel nicht gekürzt werden).

• Arbeitnehmende in einem gekündigten Arbeitsverhältnis, unabhängig davon, welche Vertragspartei gekündigt hat und nur während der Zeit der vertraglich vereinbarten Kündigungsfrist. Bei frühzeitiger Kündigung besteht somit bis zum Beginn der Kündigungsfrist noch Anspruch. Bei fehlender vertraglicher Kündigungsfrist gilt die gesetzliche Kündigungsfrist.

• in einem befristeten Arbeitsverhältnis stehen, auf Abruf angestellt sind oder temporär angestellt sind (weder der Verleih- noch der Einsatzbetrieb kann für Temporärmitarbeitende KAE beanspruchen).

• keinen bestimmbaren Ausfall erleiden oder deren Arbeitszeit nicht ausreichend kontrollierbar ist, weil sie beispielsweise keiner Arbeitszeitkontrolle unterstehen.

• Mitarbeitende, die der Kurzarbeit nicht zugestimmt haben. Diese sind nach dem Arbeitsvertrag zu entlöhnen.

Detaillierte Informationen finden Sie im Merkblatt des SECO unter Ziff. 6:
https://www.arbeit.swiss/dam/secoalv/de/dokumente/publikationen/broschueren/arbeitgeber/SECO_716_400_D_2016_WEB.pdf.download.pdf/SECO_716_400_D_2016_WEB.pdf

Können alle Unternehmen mit Verweis auf das Coronavirus KAE beantragen?

Nein. Der generelle Verweis auf den neuen Coronavirus reicht nicht aus, um einen Anspruch auf KAE zu begründen. Vielmehr müssen die Arbeitgeber weiterhin glaubhaft darlegen, weshalb die in ihrem Betrieb zu erwartenden Arbeitsausfällen auf das Auftreten des Coronavirus zurückzuführen sind. Der Arbeitsausfall muss somit in einem adäquaten Kausalzusammenhang mit dem Auftreten des Virus stehen.

Weitere Informationen im Zusammenhang mit dem Coronavirus finden Sie unter:
https://www.seco.admin.ch/seco/de/home/Arbeit/neues_coronavirus.html

Wie ist das Voranmeldeverfahren geregelt?

Der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin muss die geplante Kurzarbeit in der Regel mindestens 10 Tage vor deren Beginn der kantonalen Amtsstelle (KAST) schriftlich melden. Zuständig ist die kantonale Amtsstelle jenes Kantons, in welchem der Betrieb oder die Betriebsabteilung den Sitz hat. Voranmeldungsformulare sind bei dieser Stelle oder bei der Arbeitslosenkasse (ALK) erhältlich.

Unter folgendem Link finden Sie alle notwendigen Antrags-Formulare:
https://www.arbeit.swiss/secoalv/de/home/service/formulare/fuer-arbeitgeber/kurzarbeitsentschaedigung.html

Versicherter Lohn KAE

Die Kurzarbeitsentschädigung deckt 80% des versicherten ALV-Lohnes bis CHF 148’200 pro Jahr. Von der 1. bis 6. Abrechnungsperiode gehen je zwei Karenztage und von der 7. bis 12. Abrechnungsperiode je drei Karenztage zu Lasten des Arbeitgebers. Aufgrund der aktuellen Situation mit dem Corona-Virus hat der Bund die Karenzfrist für die Kurzarbeit ab sofort bis 30. September 2020 auf einen Tag reduziert.

Quelle: https://www.admin.ch/gov/de/start/dokumentation/medienmitteilungen.msg-id-78437.html

Während der Kurzarbeit werden die vollen gesetzlichen und vertraglich vereinbarten Sozialversicherungsbeiträge entsprechend der normalen Arbeitszeit (= 100 % des Lohnes) bezahlt.

Kurzarbeitsentschädigung bei Stundenlöhnern

Weicht der Lohn im letzten Beitragsmonat um mindestens 10 % vom Durchschnittslohn der letzten 12 Monate ab, so bemisst sich die KAE aufgrund dieses Durchschnittslohnes. Darin eingeschlossen sind die Feiertags- und Ferienentschädigung sowie der Anteil des 13. Monatslohnes, sofern ein Rechtsanspruch darauf besteht. Berechnungsbeispiele bzw. detaillierte Informationen finden Sie ab Seite 16 des Merkblatts des SECO:
https://www.arbeit.swiss/dam/secoalv/de/dokumente/publikationen/broschueren/arbeitgeber/SECO_716_400_D_2016_WEB.pdf.download.pdf/SECO_716_400_D_2016_WEB.pdf

Arbeitszeitdaten bei Kurzarbeit

In einem ersten Schritt geht es darum, den anrechenbaren Arbeitsausfall zu berechnen.

Voraussetzung ist eine betriebliche Arbeitszeitkontrolle. Diese muss für alle von Kurzarbeit betroffenen Arbeitnehmenden mit elektronischer Zeiterfassung oder Stundenrapporten geführt werden und täglich über die geleisteten Arbeitsstunden, Mehrstunden, die wirtschaftlich bedingten Ausfallstunden sowie über sämtliche übrige Absenzen wie z.B. Ferien-, Krankheits-, Unfall- oder Militärdienstabwesenheiten Auskunft geben. Für die Errechnung der Ausfallstunden sind folgende Daten aus der Arbeitszeiterfassung je Arbeitsperiode (in der Regel also pro Kalendermonat) erforderlich:

• Sollstunden im Abrechnungsmonat, wobei die Feiertage bereits berücksichtigt und die geleisteten resp. kompensierten Vorholzeiten eingerechnet sind. Es handelt sich um die betrieblichen Sollstunden, wie sie normalerweise in der Arbeitszeitabrechnung geführt werden.

• Anwesenheitsstunden im Abrechnungsmonat (Ist-Arbeitszeit).

• Absenzen im Abrechnungsmonat (Ferien, Arbeitsverhinderung).

• Gleitzeitsaldi bei Monatsende (Vormonat und Abrechnungsmonat, sowie der früheren 6 bis 12 Monate).

Für die Ermittlung des anrechenbaren Arbeitsausfalles sind die in den letzten 6 Monaten vor Geltendmachung von Kurzarbeitsentschädigung geleisteten Mehrstunden zu berücksichtigen. Dazu zählen alle Mehrstunden, Überstunden, Überzeit etc., egal ob diese ausbezahlt wurden, als Guthaben in der Zeiterfassung auftauchen oder nicht kompensiert werden können. Als verkürzt gilt die Arbeitszeit nur, sofern diese Mehrstunden abgebaut wurden. Damit wird verhindert, dass Betriebe zunächst Mehrarbeit leisten und anschliessend Kurzarbeit anmelden.

Viele Betriebe kennen Vorholzeiten, um weitere Feiertage oder Freitage zu ermöglichen. Vorhol- und Nachholzeiten sind in die Sollstundenberechnung aufzunehmen. Sie werden ebenfalls entschädigt, soweit sie ausfallen. In Abrechnungsperioden, in denen Vorholzeit kompensiert wird, ist die Sollstundenzahl entsprechend zu kürzen.

Ein Gleitzeitsaldo von höchstens 20 Plus- und Minusstunden hat keinen Einfluss auf die Anzahl der anrechenbaren Ausfallstunden. Es empfiehlt sich deshalb, grössere Gleitzeitmaxima resp. -minima für die Zeit der Kurzarbeit auf +/– 20 Stunden festzulegen.

Die Abrechnung erweist sich insbesondere bei Gleitzeit als komplex. Beispiele müssen aus verschiedenen Unterlagen zusammengesucht werden und sind nur teilweise hilfreich. Viele betreffen Spezialfälle von Minussaldi, welche in der Praxis nur sehr selten vorkommen. Die Berechnung und Verbuchung von Mehrstunden ist nicht nachvollziehbar (beispielsweise die Verbuchung als Absenzen). Es empfiehlt sich deshalb, von den verantwortlichen Fachpersonen der Kantone Unterstützung zu holen.

Bei einem flexiblen Arbeitszeitsystem, bei welchem die Arbeitszeit periodisch der erforderlichen Kapazität anpasst wird, gilt als Sollzeit die vertraglich vereinbarte Normalarbeitszeit. Der Betrieb muss für die Dauer der Kurzarbeit zur Normalarbeitszeit zurückkehren.

Bei Betrieben mit saisonalen Beschäftigungsschwankungen sind auch diese zu berücksichtigen. Hier gilt es, die üblichen wiederkehrenden Arbeitsausfälle aus den gleichen Perioden der beiden Vorjahre zu errechnen. Erst für einen Arbeitsausfall, welcher dieses übliche Mass übersteigt, kann Kurzarbeitsentschädigung geltend gemacht werden. Bei Vorliegen von saisonalen Ausfallstunden bringt die kantonale Amtsstelle im Kurzarbeitsentscheid einen entsprechenden Vorbehalt an.

Quelle: https://www.weka.ch/themen/personal/arbeitszeit-und-absenzen/arbeitszeitmodelle/article/kurzarbeit-anspruch-und-arbeitszeitdaten/

Einrichten der Stammdaten für Kurzarbeit

Unter Stammdaten - Lohn - Arbeitsorte werden die Stunden pro Woche erfasst.

Im Personalstamm - Register Salär ist der Beschäftigungsgrad zu erfassen.

Falls die Lohnart 909 mit dem Wert 1 erfasst ist, wird der Anteil 13. Monatslohn für die Berechnung des Stundenansatzes automatisch mitgerechnet.

Im Personalstamm - Register Statistik sind die Std/Woche erfasst, angepasst an den Beschäftigungsgrad.

Unter Stammdaten - Lohn - Ferienanspruchsliste sind die Ferien pro Altersgruppe erfasst.

Unter Stammdaten - Lohn - Firmenzusatzdaten sind die Anzahl der Feiertage in Prozent definiert. Im Anhang finden Sie eine Tabelle zur Berechnung der prozentualen Feiertagszuschläge.

Berechnung

1 Stundenansatz

Die Berechnung des Stundenansatzes basiert auf den effektiven Tagen; Jahrestotal - Samstag - Sonntag - Ferientage - Feiertagen.

Berechnung Ansatz in CHF

2 Erfassung der Stunden

Lohnbuchhaltung, Lohnberechnung

• Mit der Lohnart 620 werden die Anzahl Stunden der Kurzarbeit-/Schlechtwetterentschädigung bei den variablen Lohndaten erfasst. (Im Beispiel 16 Std.)

• Mit der Lohnart 621 werden die Karenztage der Firma erfasst. (im Beispiel 1 Tag)
  

• Mit der Lohnart 20600 wird der Lohn zu 100% abgezogen.

• Mit den Lohnarten 20610 und 20620 werden die Beträge zu 80% dazu gerechnet.

• Die Firma trägt den Betrag der Lohnart 20610.

• Der Betrag der Lohnart 20620 wird von der ALV übernommen.

Bestehen für die Firma keine Karenztage mehr, sieht die Lohnabrechnung wie folgt aus:

Bei den Stundenlöhnern wird mit der Lohnart der Lohnausfall zu 100% berechnet, welcher für die Sozialversicherungsbasen massgebend ist.

Mit den Lohnarten 20660 und 20670 wird die Entschädigung zu 80% gerechnet.

Die Firma trägt den Betrag der Lohnart 20660.

Der Betrag der Lohnart 20670 wird von der ALV übernommen.