Voraussetzung dafür ist, dass sämtliche notwendigen Stammdaten in der Lohnbuchhaltung erfasst wurden. Solange nicht alle Swissdec-relevanten Daten erfasst sind, erscheint jeweils der Einrichtungsassistent, in welchem ersichtlich ist welche Stammdaten noch hinterlegt werden müssen. Falls Sie die Möglichkeit der elektronischen Lohnübermittlung momentan nicht nutzen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche «Später einrichten». Zur Ermittlung der fehlenden Stammdaten klicken Sie auf die Schaltfläche «Assistent starten».
Im nächsten Fenster ist ersichtlich, in welchen Bereichen noch nicht alle nötigen Daten erfasst sind:
Klicken Sie auf die Schaltfläche «Weiter», damit detailliertere Angaben zu den fehlenden Daten angezeigt werden.
Firmenstammdaten-Check
Unklarheiten betreffen häufig die Firmenstammdaten, deshalb wird hier genauer darauf eingegangen.
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Klicken Sie im Einrichtungs-Assistenten auf die Schaltfläche «Firmenstammdaten-Check starten». So erscheint eine Liste aller Institutionen und Abzüge, die nicht komplett erfasst sind.
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Verlassen Sie den Assistenten und öffnen Sie das Menü «Stammdaten-Lohn-Institutionen».
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Mit Doppelklick auf die gewünschte Versicherung können Sie deren Angaben bearbeiten.
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Erfassen Sie für sämtliche Versicherungen die folgenden Angaben:
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Name und Adresse
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Versicherernummer: Dabei handelt es sich um die Nummer, welche die Versicherung von der Swissdec zugeteilt bekommen hat. Sollten Sie die Nummer der Versicherung nicht kennen, finden Sie diese auf der Homepage der Swissdec (https://www.swissdec.ch/fileadmin/user_upload/_Datenempfaenger/Empfaengerliste.pdf)
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Ihre Mitglieder- bzw. Kundennummer bei der Versicherung
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Die Vertragsnummer Ihrer Versicherungspolice (wird für AHV und FAK nicht benötigt)
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Bei der Familienausgleichskasse (FAK) muss der Kanton hinterlegt werden
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Öffnen Sie das Menü «Stammdaten-Lohn-Abzüge». Die gesetzlich festgelegten Abzüge und Höchstlohngrenzen sind hier bereits hinterlegt. Ergänzen Sie hier die firmenspezifischen Abzugssätze wie UVG, UVGZ und KTG. Es muss jeweils der Arbeitnehmer- und der Arbeitgeberabzug erfasst werden. Falls der Abzug voll zu Lasten des Arbeitgebers geht, kann dies im Personalstamm definiert werden, nicht direkt hier in den Abzügen.
Personenstammdaten
Fehlermeldungen bezüglich der Personenstammdaten betreffen mehrheitlich quellensteuerpflichtige Personen. Insbesondere folgende Daten fehlen häufig:
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Seit 1.1.2019 müssen für verheiratete quellensteuerpflichtige Personen die Angaben des Ehepartners zwingend erfasst werden.
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Ist die quellensteuerpflichtige Person Grenzgänger/in muss angegeben werden, ob diese täglich oder wöchentlich an den Wohnort zurückkehrt, sowie die monatliche Anzahl Arbeitstage in der Schweiz erfasst werden.
