Généralités
Nous tenons à souligner que les données des calculs des salaires individuels sont enregistrées dans un fichier mensuel temporaire et ne sont disponibles pour les états que si aucune comptabilisation n'a encore été effectuée dans le fichier annuel ! Si aucun calcul des salaires enregistré n'est disponible, tous les sous-menus de la commande de menu États-Traitement mensuel sont inactifs.
Fiche de salaire
La fiche de salaire est le décompte des salaires. Les critères de sélection de l'impression des décomptes de salaire sont le numéro employé et le nom.
La fenêtre Gestion des états qui s'ouvre via la commande de menu Fichier-Listes Gestion des listes..., permet de spécifier quatre clés de tri prioritaires supplémentaires pour le tri des données et l'impression de la fiche de salaire. La signification de chaque critère individuel peut être observée en activant (clic de souris) dans la fenêtre la liste "MLOBLA Décompte salaire". Plusieurs critères doivent être séparés par des virgules (A,F,K). Dans le cas de plusieurs critères, la priorité a lieu dans l'ordre de définition, de gauche à droite.
Les deux boutons de la barre d'outils Index de tri numéro de personnel et Index de tri nom peuvent également être utilisés comme critères de tri. Les critères de tri définis sur la liste ont une priorité plus élevée que les deux boutons de la barre d'outils. Si le critère de tri de la liste A = Département a été fixé et que le bouton de la barre d'outils "Trié par nom" a été activé, l'impression des décomptes de salaire est préparée et exécutée par ordre alphabétique croissant par département et à l'intérieur du département par ordre alphabétique croissant par le nom de l'employé.
La langue du décompte de salaire est récupérée depuis le champ "Langue" de l'onglet "Codes sal." de la base du personnel. L'onglet Remarque fiche de salaire de la base de l'entreprise permet de définir des remarques individuelles valides sur les fiches de salaires de tous les employés, dans le champ "Remarque fiche de salaire" de Base du personnel - onglet Notes.
L'onglet Fiche de salaire de la fenêtre Options (commande de menu Outils-Options) permet, si l'option "Imprimer fiche de salaire si salaire brut ou salaire net = 0" est activée, d'imprimer un décompte de salaire, même si le calcul du salaire donne un salaire brut ou net de zéro. Si la deuxième option "Imprimer fiche de salaire si le salaire brut et le salaire net ne sont pas égaux au mois précédent" est activée, la fiche de salaire ne s'imprime que si le salaire brut et le salaire net ont tous deux changé par rapport au mois précédent, à l'exception du premier décompte de salaire annuel.
Journal des salaires
Le journal des salaires crée une liste de tous les GS calculés pour chaque employé. La plage à évaluer peut être restreinte par numéro de personnel, nom et plage de numérotation des clés de GS dans la zone "Sélection" de l'onglet "Standard" de la fenêtre Imprimer, et en plus par plage de montant via les deux champs "Montant min." et "Montant max." de l'onglet Étendu.
Le journal des salaires est un document de révision important et devrait par conséquent être imprimé chaque fois sous une forme ou l'autre.
Si l'option "Avec récap. ultérieur" est activée, un total de tous les GS calculés pour la période est également imprimé à la fin du journal des salaires. L'activation de l'option "Saut de page" force un saut de page pour chaque salarié.
Journal des salaires (récapitulatif)
Le journal des salaires (récapitulatif) est utilisé pour imprimer les totaux de tous les GS calculés pour une période de paie sans détails spécifiques à la personne. Les critères de sélection de la liste sont les mêmes que pour le journal des salaires de la liste d'états mensuels, à la différence que les critères de sélection supplémentaires de l'onglet Étendu et les deux options de formatage de l'édition "Avec récap. ultérieur" et "Saut de page" sont absents.
Liste des classes de salaires
La liste des classes de salaires crée une compilation des totaux de classes de salaires calculés pour une période de décompte, structurée selon les classes de salaires définies dans la fiche de GS. Les critères de sélection de la liste sont le numéro employé et le nom.
Ordre de paiement
L'ordre de paiement déclenche le versement des salaires par document papier. Les critères de sélection de l'onglet Standard de la fenêtre Imprimer sont à nouveau la plage de numéros de personnel et de noms. Les deux champs de texte "Date valeur" et "Date signature" permettent de modifier les valeurs par défaut provenant des réglages de mandat. La date de paiement est communiquée à la banque par la date valeur.
Si plusieurs comptes de paiement (bancaires) ont été définis dans l'onglet Société de la base des entreprises (p. ex. avec différentes devises de compte) et si tous les comptes définis sont utilisés comme comptes de paiement dans l'onglet Paiement de la base du personnel, le compte concerné doit être sélectionné dans la section "Comptes de l'entreprise" de la fenêtre Imprimer et plusieurs ordres de virement doivent être générés.
Le tri de l'ordre de paiement peut être contrôlé via les deux boutons de la barre d'outils Index de tri numéro de personnel et Index de tri nom, par ordre croissant des numéros de personnel ou des noms.
DTA
La commande de menu États - Traitement mensuel - DTA génère un fichier de paiement électronique et un ordre de virement DTA.
L'onglet Standard de la fenêtre Imprimer correspond à celui de l'ordre de paiement, à l'exception de l'option supplémentaire "Exécution de test" dans la zone "Type d'édition".
Si plusieurs comptes de paiement (bancaires) ont été définis dans l'onglet Société de la base des entreprises (p. ex. avec différentes devises de compte) et si tous les comptes définis sont utilisés comme comptes de paiement actifs dans l'onglet Paiement de la base du personnel, le compte concerné doit être sélectionné dans la zone "Comptes de l'entreprise" de la fenêtre Imprimer et plusieurs ordres de virement DTA doivent être générés.
Si l'option "Exécution de test" est activée, toutes les personnes ayant un salaire net se verront attribuer un montant de paiement de 1,00 CHF ; l'option est donc généralement utilisée pour générer un fichier test et le transférer à la banque de compensation afin de contrôler la pertinence de toutes les données pour un paiement sans problème.
Après avoir lancé la génération du fichier via le bouton Démarrer de l'onglet Standard, la fenêtre Enregistrer le fichier sous apparaît d'abord pour l'enregistrement du fichier de paiement. Nous vous recommandons de créer un répertoire tel que "DTA", "OPAE" ou "Fichiers de paiement" sous le répertoire du nom de mandat et de spécifier le répertoire correspondant dans le champ DTA / OPEA de l'onglet Répertoires de la fenêtre Options (commande de menu Outils-Options...). Cela garantit que tous les fichiers de paiement sont toujours enregistrés dans le même répertoire, défini une seule fois et facilement récupérable, et que la fenêtre Enregistrer fichier sous... s'affiche toujours avec le répertoire par défaut ouvert.
Dans le champ de texte "Nom de fichier" de la fenêtre Enregistrer fichier sous, le nom de fichier suggéré est "DTALSV" et l'extension du fichier est constituée des trois premiers caractères du code d'identité du client à définir dans l'onglet DTA de la fenêtre Options. Avec la technologie actuelle de transfert de fichiers via Internet, ce dernier n'a plus qu'une importance limitée, ayant été défini à l'origine pour le transfert de fichiers DTA par disquette de banque. Votre banque devrait clarifier avec vous les noms de fichiers et surtout les extensions de fichiers pouvant être traités sans erreur.
Une fois le fichier de paiement enregistré, l'ordre de virement DTA est alors soit imprimé directement, selon l'option choisie dans la zone "Édition", soit d'abord affiché à l'écran pour être ensuite imprimé. Contrairement à l'ordre de paiement "normal", aucun montant de paiement spécifique à une personne n'est affiché sur cet ordre, mais les totaux de versement sont versés aux établissements nationaux en CHF (code de transaction TA 827) et aux établissements étrangers en devises étrangères et en CHF et aux établissements nationaux en devises étrangères (code de transaction TA 830), ainsi que le total général de versement. Dans la ligne "quantité TA", le chiffre de chaque paiement individuel est visible.
OPAE
La commande de menu États-Traitement mensuel-OPAE permet de générer un fichier de paiement électronique et un ordre de paiement OPAE pour les paiements de salaires qui sont débités sur un compte de chèques postaux de l'entreprise. L'onglet "Standard" de la fenêtre Imprimer correspond à celui de l'ordre de bonification DTA, à l'exception du champ supplémentaire "ID du support de données" dans la section "Sélection" : dans ce champ, l'identification du support de données émise par Postfinance doit être saisie avant que le premier paiement OPAE ne soit effectué. Ces données sont enregistrées par Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires. Sans ID du support de données, aucun ordre de bonification OPAE ne peut être traité !
La suite du traitement du fichier OPAE correspond à celui du fichier DTA. Le nom de fichier par défaut PTTCRIA ne doit pas être remplacé après ouverture de la fenêtre Enregistrer fichier sous. Vous obtiendrez dans la documentation de Postfinance les types possibles de fichier.
Pour un traitement correct des paiements, il faut spécifier le bon compte fiscal (débit des taxes) et le bon compte de débit (débit du total de versement) dans les champs de texte correspondants de l'onglet OPAE de la fenêtre Options avant le premier traitement d'un fichier de paiement.
L'ordre de paiement de l'OPAE généré après l'enregistrement du fichier de paiement n'indique plus non plus les montants des crédits personnels en détail, mais seulement le montant total et le nombre de transactions.
Consultez absolument avant le premier transfert de fichier OPAE productif les documentations mises à disposition par Postfinance.
Liste des espèces
La liste des espèces crée une liste avec la dénomination en billets et pièces pour le paiement des salaires de tous les employés ayant une rémunération nette en espèces. Les paiements de salaire en espèces doivent être définis en sélectionnant la valeur "Espèces net" dans la boîte à liste déroulante "Type de paiement" d'un compte de paiement de salaire actif dans l'onglet Paiement de la base du personnel.
Lorsque la valeur du champ mode de paiement "Net au comptant" est activé, tous les champs restants de l'onglet ne sont plus visibles ou en lecture seule.
Les critères de sélection de l'onglet Standard de la fenêtre Imprimer de la liste des espèces sont la plage de numéro de personnel et de noms.
La liste en espèces standard est définie pour la devise "franc suisse". Pour générer une liste d'espèces correcte dans la devise correspondante à des fins de versements en espèces en devises étrangères, il faut adapter les définitions de la liste d'espèces par défaut. Contactez à ce sujet notre service d'assistance ou votre revendeur Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires en temps voulu.
Liste des paiements
Génère une liste spécifique au compte de paiement de l'entreprise, avec le salaire net payé à chaque employé ou, en présence de plusieurs comptes de paiement actifs dans l'onglet Paiement de la base du personnel, des parts personnelles individuelles de salaire net versées par le compte de paiement de l'entreprise correspondant.
Les comptes de paiement de l'entreprise doivent être sélectionnés dans la boîte à liste déroulante "Paiement du compte entreprise" dans la zone "Réglages" des sous-onglets Compte des salaires, Autre compte personnel et Autre bénéficiaire de l'onglet Paiement de la base du personnel.
La liste des paiements peut être triée par ordre croissant de numéro de personnel ou par ordre croissant de nom via les boutons de la barre d'outils Index de tri par numéro de personnel et Index de tri par nom.
Liste des différences
Cette liste d'état n'est disponible que dans la version professionnelle !
La liste des différences compare les valeurs des GS calculés dans le mois de décompte actuel avec les valeurs calculées du mois précédent et crée une liste de toutes les modifications de valeur pour chaque personne avec les champs Numéro et nom de GS, Montants de GS du mois actuel et du mois précédent, et la modification.
L'onglet Standard de la fenêtre Imprimer vous permet de restreindre la portée de la liste en fonction des plages de numéros de personnel, de noms et de numéros clés de GS. Les deux champs "Montant min" et "Montant max" de l'onglet Étendu permettent également de restreindre les montants de GS. Si l'option "Saut de page" est activée, un saut de page est forcé pour chaque personne. Le tri de la liste peut être contrôlé via les deux boutons de la barre d'outils Index de tri numéro de personnel et Index de tri nom, par ordre croissant des numéros de personnel ou des noms.
Les GS à contrôler et à inclure dans l'état doivent être définis avec leur numéro de code et la virgule immédiatement après, dans la fenêtre Définition de la liste des différences (commande de menu Outils - Définition de la liste des différences).
Décompte de l'impôt à la source
Vous pouvez préparer un décompte de l'impôt à la source mensuel via la commande de menu États - Traitement mensuel - Impôt à la source - Décompte. Les critères de sélection sont le numéro employé et le nom.
La boîte à liste déroulante "Sélection de liste propres listes" propose les deux variantes de liste "Standard" pour une déclaration à la source complète et "sansColonneFrontalier" avec les colonnes masquées "Frontalier" et Statut Gain auxiliaire" (colonne ""sans_front_et_aux").
L'impression du décompte de l'impôt à la source est en outre contrôlée par la séquence des cinq clés de tri possibles spécifiées dans la fenêtre Gestion des états (commande de menu Fichier-Listes-Gestion des listes...). Les clés de tri individuelles ont la signification suivante:
K Canton de l'impôt
G Commune de résidence de la personne assujettie à l'impôt
P Nom de la personne assujettie à l'impôt
I ID de la personne, c.-à-d. le champ de numérotation d'entrée en lecture seule à droite du numéro de personnel, dans l'onglet Données pers. de la base du personnel
Q Code d'impôt à la source
Avec la séquence par défaut de la clé de tri "K,G,P,I,Q", les données du décompte de l'impôt à la source sont préparées et imprimées comme suit :
-
Par ordre alphabétique croissant selon le canton de décompte
-
A l'intérieur d'un même canton de décompte, par ordre alphabétique croissant selon la résidence de la personne assujettie à l'impôt
-
A l'intérieur d'un même lieu de résidence, par ordre alphabétique croissant selon le nom de la personne assujettie à l'impôt
En présence de plusieurs cantons de décompte, Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires impose un saut de page pour chaque nouveau canton. Ceci est mis en place sur la définition de la liste elle-même.
En cas d'obligation de décompte avec plusieurs cantons, des modifications doivent être apportées aux définitions des listes mensuelles et annuelles de l'impôt à la source. Contactez à ce sujet notre service d'assistance ou votre spécialiste Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires en temps voulu.