Archive de documents

Option Inclure documents d'entreprises dans la recherche

après avoir désactivé cette option, qui est activée par défaut, puis cliqué sur le bouton "Rechercher", les références des documents saisies dans l'onglet dans l'onglet Documents de la base du personnel ne s'affichent plus dans les onglets Affichage en tableau et Affichage en arborescence

Bouton-radio Date et champs de saisie Date du, Date au

ce bouton-radio, qui est coché par défaut, active les deux champs de saisie Date du et Date au, jusqu'à ce qu'une période de création de référence du document soit saisie comme critère de tri d'affichage restrictif. La période indiquée sera activée après avoir cliqué sur bouton Chercher.

Notez que lors de la création de références de documents dans les onglets Documents de l'entreprise et du personnel, le système génère une copie du document sélectionné avec la date du système actuel comme date de création et l'enregistre dans la base de données d'archive. La date de création ne correspond donc pas à la (dernière) date d'enregistrement du document original référencé, et elle s'affiche sous forme de tableau dans le champ de colonne Date de création de l'onglet Aperçu

Bouton-radio Année et mois et boîte à liste déroulante Année, Mois

si ce bouton-radio, qui est désactivé par défaut, est coché, les deux boîtes à liste déroulante Année et Mois s'activent ; elles permettent de sélectionner une année, un mois ou une combinaison des deux comme critère de tri restrictif de l'affichage, qui s'active en cliquant sur le bouton Rechercher

Champs de saisie Du N° empl., Au N° empl.

permet de saisir des numéros personnels valides et corrects pour définir une plage de numéros personnels comme critère de tri restrictif de l'affichage, qui s'active en cliquant sur le bouton Rechercher

Champs de saisie Du nom, Au nom

permet de saisir des noms d'employés corrects et valides pour définir une plage de noms d'employés comme critère de tri restrictif de l'affichage, qui s'active en cliquant sur le bouton Rechercher

Champ de saisie Nom du document

permet de saisir une chaîne ou un seul caractère, qui peut être placé à n'importe quelle position dans le nom de fichier des fichiers référencés, comme critère de tri restrictif d'affichage, qui s'active en cliquant sur le bouton Rechercher. L'utilisation des majuscules et minuscules est ici prise en compte.

Champ de saisie Désignation du document

permet de saisir une chaîne ou un caractère unique, qui peut être placé à n'importe quelle position du nom des fichiers référencés, comme critère de tri restrictif de l'affichage qui s'active en cliquant sur le bouton Rechercher. L'utilisation des majuscules et minuscules est ici prise en compte.

Champ de saisie Mot-clé

pour saisir une chaîne de caractères ou un seul caractère, qui peut être placé à n'importe quelle position des mots clés définis lors du référencement des fichiers, comme critère de tri restrictif de l'affichage, qui s'active en cliquant sur le bouton Rechercher. L'utilisation des majuscules et minuscules est ici prise en compte.

Bouton Rechercher

Cliquez sur ce bouton pour restreindre l'affichage des fichiers référencés dans les onglets Affichage en tableau et Affichage en arborescence selon les critères définis dans les champs précédents

Bouton Voir document

Un clic sur ce bouton ouvre en lecture seule le document de référence activé (sélectionné) dans les onglets Affichage en tableau ou Affichage en arborescence. Les modifications du document de référence sauvegardées avec la soi-disant fonction d'enregistrement spécifique à l'application, sont rejetées à la fermeture du document.

Bouton Éditer document

Cliquez sur ce bouton pour ouvrir le document de référence activé (sélectionné) dans les onglets Affichage en tableau ou Affichage en arborescence pour l'éditer en mode édition. Les modifications du document de référence doivent être enregistrées de façon spécifique à l'application et la reprise des modifications du document de référence doit être confirmée en cliquant sur le bouton OK dans une fenêtre de validation ouverte à l'appel du document. Si vous cliquez sur Annuler à la place, les modifications apportées au document de référence ne sont pas prise en compte

Bouton Effacer document

Cliquez sur ce bouton pour supprimer directement le document de référence activé (sélectionné) dans les onglets Affichage en tableau ou Affichage en arborescence, c'est-à-dire sans afficher de fenêtre de confirmation ou d'information, de la fenêtre Archive de documents ainsi que de l'onglet Documents de la base de l'entreprise ou du personnel correspondant

Onglet Affichage en tableau

affiche en tableau les documents référencés selon les critères spécifiés, qui s'activent via le bouton Rechercher. Chacune des trois colonnes du tableau, Description, Nom de fichier et Nom de création peut être sélectionnée comme tri actif en cliquant sur le bouton d'en-tête de la colonne. Cliquez plusieurs fois sur le bouton d'en-tête de la colonne pour basculer entre le tri croissant et décroissant. La colonne active et la direction du tri sont signalées par une icône de flèche.

Onglet Affichage en arborescence

affiche les documents référencés dans une arborescence hiérarchique selon les critères spécifiés, qui s'activent via le bouton de rechercher. Les éléments hiérarchiques, à l'exception de l'élément racine Archive, et leur position hiérarchique sont définis par les entrées de la zone Tri / Affichage, à droite

Zone Tri / Affichage

cette zone permet de définir la structure hiérarchique de l'onglet. Les quatre niveaux hiérarchiques Nom, N° pers., Année (date de création) et Mois (date de création) sont activés par défaut. Les éléments hiérarchiques sont déplacés vers le haut ou vers le bas à l’aide des boutons Up et Down. Les réglages de la partie sont activés en cliquant sur le bouton Chercher.