Avant la première exécution d’un rappel, il est conseillé de vérifier et d’adapter si nécessaire les définitions des niveaux des rappels fournies par Infoniqa ONE Start en fonction des besoins spécifiques.
Bouton Calculer: Cliquez sur ce bouton ou sur <Ctrl>+<B> pour préparer le rappel conformément aux autres définitions figurant dans la boîte de dialogue Rappels. Le tableau situé dans la partie supérieure de la boîte de dialogue affiche les rappels par niveau et par client. Pour les lignes de tableau qui n’apparaissent pas en caractères gras, l’option Envoyer rappel a été désactivée pour les clients concernés dans le registre Données de base client. Tant que cette option est désactivée, ces clients ne seront pas concernés par l’envoi de rappels. Le tableau ci-dessous répertorie les factures ayant fait l’objet d’un rappel par client et par niveau de rappel:
Bouton Rejeter: Cliquez sur ce bouton ou sur <Ctrl>+<Q> pour rejeter le rappel préparé et pour le supprimer des deux tableaux de la boîte de dialogue Rappels.
Bouton Imprimer liste: Cliquez sur ce bouton ou sur <Ctrl>+G> pour préparer une liste de données détaillées concernant le rappel préparé. La liste peut être affichée à l’écran ou envoyée directement à l’imprimante par défaut définie.
Bouton Imprimer / Envoyer: Cliquez sur ce bouton ou sur <Ctrl>+<P> pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer des rappels. Celle-ci vous permet d’envoyer les rappels directement par e-mail ou de les imprimer pour les envoyer par lettre:
Bouton Terminer: Cliquez sur ce bouton ou sur <Ctrl>+<S> pour terminer le rappel. Les niveaux de rappel ainsi que la date de rappel seront alors définis pour tous les documents de rappel et, le cas échéant, les frais de rappel définis et dus seront comptabilisés. Ce bouton n’est activé qu’une fois l’impression ou l’envoi du rappel effectué(e) avec succès.
Type de rappel: le logiciel prépare un rappel ou un extrait de compte selon si la case Rappel ou Extrait de compte a été cochée.
Option Prendre en compte le dernier rappel: lorsque cette option est activée, le niveau de rappel est toujours augmenté de 1 pour toutes les factures ayant fait l’objet d’un rappel, quel que soit le retard de paiement effectif. Lors du premier rappel (général ou spécifique à un document), lorsque cette option est activée, toutes les factures concernées font donc l’objet d’un rappel de premier niveau, quel que soit le retard effectif:
Option Obtenir un rappel: lorsque cette option est activée, les factures sont prises en compte dans un rappel même si vous n’avez pas encore atteint un nouveau niveau de rappel supérieur. Veuillez noter qu’en activant cette option, certaines factures risquent d’être rappelées prématurément ou plusieurs fois:
Clients: l’activation de l’une des deux cases à cocher vous permet de préparer un rappel pour tous les clients ou pour un client spécifique à sélectionner dans le champ suivant.
Date de référence: sert à indiquer ou sélectionner la date de rappel. La valeur par défaut correspond à la date de travail actuellement spécifiée, c’est-à-dire généralement la date du calendrier en cours. La date de référence ainsi que le niveau de rappel sont inscrits dans le tableau des documents clients lors de la clôture du rappel, dans le registre Aperçu de la boîte de dialogue contenant les détails des données clients.
Imprimer des rappels ou les envoyer par e-mail
En cliquant sur le bouton Imprimer / Envoyer de la boîte de dialogue Rappels ou sur <Ctrl>+<P>, vous ouvrez la boîte de dialogue Envoyer des rappels pour l’envoi direct des rappels par e-mail ou leur impression en vue de l’envoi par lettre:
La boîte de dialogue «Envoyer des rappels» n’affiche que davantage de rappels aux clients pour lesquels l’option «Envoyer rappels» est activée. Ces rappels sont affichés en gras dans le tableau récapitulatif de la boîte de dialogue «Rappels».
En activant l’une des deux options «Tous par lettre (Imprimer)» ou «Tous par e-mail», vous sélectionnez tous les rappels pour le type d’envoi correspondant. Dans le tableau récapitulatif, il est également possible de définir un envoi mixte (par exemple, en fonction du client ou du niveau de rappel) en activant les options correspondantes.
Lorsque l’option d’envoi par e-mail est activée, si vous cliquez sur le bouton «Continuer» alors qu’une adresse e-mail est manquante, Infoniqa ONE Start affichera un message vous indiquant qu’une adresse e-mail n’a pas été saisie et signalera en rouge le champ correspondant.
Dans un premier temps, annulez la poursuite de l’envoi et modifiez l’option d’envoi pour le client concerné en cochant «Par lettre» ou bien cliquez sur le bouton avec les trois points pour saisir une adresse e-mail correcte et valable pour le client concerné.
L’envoi des rappels par e-mail et/ou leur impression seront ensuite effectués. Avec l’envoi par e-mail, chaque e-mail doit être confirmé, mais il est possible de les éditer avant l’envoi si nécessaire, ou bien de rejeter l’envoi de certains e-mails. Infoniqa ONE Start indique dans une boîte de dialogue si l’envoi par e-mail a été effectué avec succès:
Si Outlook est utilisé en tant que client de messagerie par défaut, celui-ci peut vous demander d’accorder des droits d’accès:
Une fois l’envoi du rappel terminé, la boîte de dialogue «Envoyer des rappels» se ferme. N’oubliez pas de terminer le rappel dans la boîte de dialogue «Rappels».
Options d’envoi d’e-mail dans Infoniqa ONE Start
Pour l’envoi d’e-mail, Infoniqa ONE Start propose les options «Utiliser le client de messagerie par défaut de Windows» et «Utiliser le client de messagerie intégré». La sélection du client d’envoi d’e-mail souhaité s’effectue dans la boîte de dialogue Paramètres (Menu Fichier - Options - Préférences) sous «Internet - Paramètres d’envoi d’e-mail»:
Le principal avantage du client de messagerie par défaut de Windows est qu’il permet de formater des textes et d’ouvrir les pièces jointes de l’e-mail avant l’envoi.