Dienste

Registerkarte Dienste	Gruppe	Funktion + evtl. Unterfunktion	Link zur Beschreibung
Dienste	Prozessmanagement	Workflow	Siehe Handbuch Prozessmanagement: Arbeitsprozesse
		Workflowstamm
		Benutzer-Organisationen
		Workflow kopieren
		Auswerten	Siehe Handbuch Prozessmanagement: Auswertungen /Kontrollen
Dienste	Infoniqa Cockpit	Infoniqa Cockpit	Infoniqa Cockpit
Dienste	Wissens-datenbank	Wissens-DB	Wissensdatenbank (Handbuch Anwendungseinführung)

Prozessmanagement / Workflow

Diese Funktionen finden Sie im separaten Handbuch/Online-Hilfe Allgemein/Prozessmanagement

Die Prozessmanagement-Funktionen sind mit der entsprechenden Lizenz-Option aktivierbar.

Ein Arbeitsinstrument im Prozessmanagement sind Workflows (Abläufe). Mit Workflows, die selbständig definiert (grafisch und textlich) werden können, können die Firmen-Prozesse abgebildet, terminiert und überwacht werden. Ein Workflow wiederum besteht aus mehreren Schritten.
Prozessmanagement à 1:n Workflows à 1:n Schritte

Ein Workflow umfasst beliebige Schritte verschiedener Art (z.B. Dialoge, Auswertungen, externe Programm-Aufrufe, E-Mails, sonstige Aktionen, Freigabe-Aufforderungen für die Fortsetzung usw.)

Mit jedem Prozess lässt sich eine beliebige Datei verknüpfen und mit einem einfachen Klick aufrufen. Darin lässt sich z.B. eine ausführliche Beschreibung des Prozesses und seiner Schritte abrufen.

Workflows können eingerichtet und unterhalten werden

• mit einem klassischen Dialog-Fenster

oder

• mit einem grafischen Fenster.

In der Grafischen Darstellung können die meisten Unterhalts-Schritte anschaulicher und einfacher ausgeführt werden als in den herkömmlichen Workflow-Fenstern.

Für jeden Schritt können Beschreibungen/Anleitungen in verschiedenen Sprachen erfasst werden.

Die Ausführung eines Workflows wird mit einem Termin versehen. Für die einzelnen Schritte lassen sich Termin-Abstände festlegen. Für Abläufe, die sich periodisch wiederholen, können Termin-Serien eingerichtet werden.

Ein Workflow kann auch Abfragen zur Bildung von Abläufen mit logischen Entscheiden enthalten. Damit sind verschiedene Ablauf-Varianten und logische Schleifen (Wiederholungen) möglich.

Jeder angefangene Workflow kann jederzeit aufgerufen und fortgesetzt werden. Bei entsprechender Berechtigung lassen sich auch Schritte wiederholen oder überspringen.

In Workflows lassen sich Schritte einrichten, wo ein bestimmter Benutzer die Fortsetzung freigeben muss.
Es können auch Benutzer definiert werden, die für bestimmte Workflows nur den Status kontrollieren können, ohne jedoch Schritte auszuführen.

Die Berechtigungen für die einzelnen Workflows werden über Organisationen (Gruppen von Benutzern) eingerichtet. Die Workflow-Organisationen sind unabhängig von den Organisationen der Anwendung Personal.

Ein Workflow gilt grundsätzlich für den Mandanten, in dem er eingerichtet ist.
Er kann für andere Mandanten kopiert werden, wahlweise als Kopie, die dort anpassbar ist oder als nur ausführbare Kopie (Link).

Für die Kontrolle stehen diverse Auswertungen zu Verfügung.

Zugriffsrechte zuteilen

Mit Admin: Registerkarte Mandant, Gruppe Berechtigung, Zugriffsberechtigung:Register Funktionen,jeweils pro Infoniqa ONE 200 Anwendung:
Erlaubte Funktionen unter Dienste - Prozessmanagement einschalten.
Siehe Handbuch Admin, Zugriffsberechtigung, Funktionen

Recht, den Status von Workflows zu verändern (vgl. Status von Workflows)

Nur Benutzer mit dem Zugriffsrecht "Workflow Statusänderung"

Mit Admin: Registerkarte Mandant, Gruppe Berechtigung, Zugriffsberechtigung,Register Mandanten. þ Workflow Statusänderung einschalten.
Siehe Handbuch Admin, Zugriffsberechtigung, Allgemeines zur Funktion Mandanten.

Rechte innerhalb des Prozessmanagements

Werden festgelegt auf der
Registerkarte Dienste, Gruppe Prozessmanagement, Benutzer-Organisation
Siehe Kapitel Benutzer-Organisation definieren

Benutzer-Organisation definieren

Grundsätzliches zur Benutzer-Organisation

• Eine minimale Benutzer-Organisation muss zwingend erfasst sein: Jeder Prozess (Workflow) muss einer Benutzer-Organisation zugeordnet werden.

• Diese Benutzer-Organisationen sind völlig unabhängig von den Organisationen der Anwendung Personal.

• Einer Benutzer-Organisationseinheit muss einer oder mehrere Infoniqa ONE 200 Benutzer zugeordnet werden. Siehe Kapitel Benutzer-Organisation bearbeiten.

Die Benutzer-Organisationen werden am besten nach Fach-Bereichen gebildet, z.B.

• Eine Organisation für Personal-Bearbeitungen mit Benutzern, die ausführen, solchen, die freigeben und solchen, die Überwachen oder Info können.

• Eine Organisation Debitoren-Bearbeitung, mit teilweise denselben Benutzern mit gleicher oder anderer Funktion.
  usw.

• Derselbe Benutzer kann mehreren Benutzer-Organisationen mit unterschiedlichen Funktionen angehören.

• Ein Benutzer hat für die Workflows jeder Organisation nur diejenigen Rechte, die ihm zugeteilt wurden.

• Derselbe Benutzer kann in 1 Organisation nur einer Funktion zugeteilt werden.

Organisation	Benutzer				Funktion
O1	test1	test2			ausführen
			test3		freigeben
				test4	überwachen
O2		test2	test3		ausführen
				test4	überwachen

Funktionen:

Ausführen:
Kann Workflows erstellen und ausführen (default).

Freigeben:
Hat das Recht, die Fortsetzung von Workflows zu bewilligen (vgl. Freigeben und Überwachen von Workflow-Schritten)

Info:
Kann nur Workflows zur Kontrolle abrufen,
jedoch nicht erstellen und nicht ausführen. Stornierte Workflows werden jedoch nicht angezeigt.

Überwachen:
Kann nur Workflows zur Kontrolle abrufen, auch stornierte, ohne Ausführungsrecht.

Für Fälle, wo einzelne Schritte durch verschiedene Benutzer ausgeführt werden können oder müssen vgl. Kapitel Differenzierte Zugriffsrechte.

Benutzer-Organisation bearbeiten

Pro Benutzer-Organisation:

1. [Neu]

2. Eingabe der Bezeichnung für diese Organisation (zwingend)

3. Email (Adresse/Verteiler) Informativ bei Bedarf.

4. Standard (bei Bedarf):
   Beim Kopieren von Workflows wird diese Organisation als Prozess-Besitzer übernommen.
   (vgl. Kapitel Workflows kopieren )

5. [Speichern] und erst jetzt:

6. [Benutzer zuteilen] zwingend, damit Workflows ausgeführt werden können!

Benutzer zuteilen

Links: Dieser Organisationseinheit nicht zugeteilte Benutzer

Rechts: Zugeteilte Benutzer mit Funktion (in Klammer)

Pro Zuteilung:

1. Funktion wählen, z.B. "ausführen" oder "info"

2. Benutzer mit dieser Funktion nach "Zuordnung" übertragen:
   mit [>>] zuteilen.

evtl. nächste Funktion wählen
usw.

Zum Ändern der Funktion:

1. Zuerst von Zuordnung entfernen: Markieren und [<<].

2. Oben die neue Funktion wählen.

3. Den Benutzer wieder nach "Zuordnung" übertragen mit [>>]

Beispiele finden Sie in den Kapiteln  Differenzierte Zugriffsrechte sowie  Freigeben und Überwachen von Workflow-Schritten)

Differenzierte Zugriffsrechte

Ausführungs-, Freigabe und Info-Recht

Ausführen:
Kann Workflows erstellen und ausführen (default).

Freigeben:
Hat das Recht, die Fortsetzung von Workflows zu bewilligen

Überwachen:
Kann nur Workflows zur Kontrolle abrufen,
jedoch nicht erstellen, nicht ausführen und nicht stornieren.

Info:
Wie überwachen, jedoch:
Sieht stornierte Workflow-Instanzen nicht.

Beispiel einer Zuteilung von Rechten
In der Organisation XY

Benutzer	Recht	Kann Wf. erstellen und ausführen	Kann Wf.-Schritt freigeben	Kann Wf.-Schritt kontrollieren
A	ausführen	ja	-----	ja
B	freigeben	-----	ja	ja
C	überwachen	-----	-----	ja
D	info	-----	-----	ja

Erzwungene Durchführung einzelner Schritte durch bestimmte Benutzer

Wenn einzelnen Schritten eines Workflows verschiedene Organisationen zugeteilt werden, wird damit erzwungen, dass diese Schritte von berechtigten Benutzern der jeweiligen Organisation ausgeführt werden.

Workflow-Besitzer: O12:

	Ausführende Stelle (Organisation im Schritt)	ausführen kann
Instanz erstellen		test1 oder test2
Ausführen Schritt 1	-----	test1 oder test2
Ausführen Schritt 2	O2	Nur test2
Ausführen Schritt 3	O12	test1 oder test2

Schritt 1:
Ausführung durch Benutzer, die in der Workfow-Besitzer-Organisation (also O12) Ausführungsrecht haben.

Schritt 2 hat eine andere Organisation als der Workflow selbst:
Er muss durch einen ausführungsberechtigten Benutzer der Organisation O2 ausgeführt werden.

Schritt 3:
Ausführung nur durch Benutzer, die in der Organisation O12 Ausführungsrecht haben.

Workflow-Besitzer: O2:

	Ausführende Stelle (Organisation im Schritt)	ausführen kann
Instanz erstellen		Nur test2
Ausführen Schritt 1	-----	Nur test2
Ausführen Schritt 2	O2	Nur test2
Ausführen Schritt 3	O12	test1 oder test2

Schritt 1:
Ausführung durch Benutzer, die in der Workfow-Besitzer-Organisation (hier also O2) Ausführungsrecht haben.

Schritt 2:
Ausführung nur durch Benutzer, die in der Organisation O2 Ausführungsrecht haben.

Schritt 3:
hat eine andere Organisation als der Workflow selbst:
Er muss durch einen ausführungsberechtigten Benutzer der Organisation O12 ausgeführt werden.

Workflows definieren

Begriffe:

• Ein (allgemein) definierter Prozess wird Workflow genannt.
  z.B.: Eintritt Person

• Ein bestimmter Ablauf dieses Prozesses für einen bestimmen Fall, heisst Workflow-Instanz
  z.B.: Eintritt Hans Muster

Von einem Workflow können gleichzeitig beliebige Instanzen von verschiedenen Benutzern und in verschiedenen Stadien bestehen.

Bevor Workflows erstellt werden können, muss eine Benutzer-Organisation erfasst werden (siehe Benutzer-Organisation definieren)

Workflow-Stamm allgemein

Linke Seite:
Vorhandene Workflows: Rechte Seite:
Register Workflow: als Grid Eigenschaften des ausgewählten Workflows
Register Struktur: als Baum. zum Bearbeiten.
(kein [Suchen]-Schaltfläche vorhanden!)

Die Grenze zwischen diesen Bereichen ist mit der Maus verschiebbar.

Ablauf zur Bildung eines Workflows siehe nachfolgende Kapitel.

Farben im Grid:

Weiss: unabhängiger Workflow.

Violett: Dieser Workflow ist eine verknüpfte Kopie eines anderen Workflows und hier nicht veränderbar.

Gelb: Dieser Workflow hat eine verknüpfte Kopie in einem anderen Mandanten.

Vgl. Kapitel Workflow (Prozess) in einen anderen Mandanten kopieren

Prozess-Beschreibung des Workflows

Ablauf:

1. Für einen neuen Workflow: [Neu].
   bzw.
   Aufrufen eines bestehenden Workflows: Den Workflow im linken Teil (Grid) auswählen.

2. Typ Auswahl entsprechend der Anwendung, in der man steht.
   Status: Provisorisch. Damit sind alle denkbaren Änderungen und Erweiterungen noch möglich.

3. evtl. Einzeleintrag (Spezialfall, nur bei Bedarf in Personal-Workflows):
   Bewirkt, dass eine bestimmte Person im Sinne des Icons positioniert werden kann.
   àSiehe Kapitel Workflows mit Einzeleintrag

4. evtl. Serientermin (Spezialfall, nur bei Bedarf): àSiehe Kapitel Termin-Serien

5. Prozess-Nummer (Zahl oder alphanumerisch).

6. Prozess-Bezeichnung. Kann mit übersetzt werden.

7. Prozess-Beschreibung (bei Bedarf)

8. Dokument (bei Bedarf).
   Hier kann z.B. eine ausführliche Beschreibung zugeteilt werden, die bei der Ausführung abrufbar ist.

9. Falls ein Dokument zugeordnet werden soll:
   Dieses mit wählen. Mit kann das zugeordnete Dokument aufgerufen werden.

10. Ist kein Dokument zugeteilt, kann mit irgendein Dokument geöffnet werden
    (ohne Zuordnung zum Workflow)

11. Prozess-Besitzer (zwingend).
    Auswählen oder
    Mit kann direkt in die Benutzer-Organisations-Verwaltung gesprungen werden
    (vgl. Kapitel Benutzer-Organisation definieren)

12. [Speichern] (Bei neuen Workflows: zwingend vor weiteren Schritten)

13. Für die weiteren Schritte bestehen 2 Wege:

14. Schritte und Abhängigkeiten im Workflowstamm, Register Abhängigkeiten in dem Register "Schritte" und "Abhängigkeiten" definieren

15. Mit [Grafik] das grafische Workflow-Fenster öffnen und dort definieren.

16. à Siehe Schritte des Workflows festlegen

Status von Workflows

Der Status eines Workflows hat einen grossen Einfluss auf Änderungsmöglichkeiten und Historisierung der Bewegungsdaten.

Provisorisch:
Vorschlag bei neuen Workflows.
Der Workflow kann ausgeführt und jederzeit frei verändert oder gelöscht werden.
Dieser Status ist für die Phase des Aufbaus und Testens neuer Workflows geeignet.

Historisierte Durchführungen werden bei Änderungen des Workflows gelöscht, auch für verknüpfte Kopien.

Aktiv: Der Workflow kann ausgeführt werden. Aus Gründen der Qualitätssicherung können jedoch keine Schritte mehr gelöscht werden, sobald mindestens eine Instanz eröffnet wurde.

Wenn offene Instanzen bestehen, kann der Status "Aktiv" kann nicht auf "Provisorisch" zurückgesetzt werden:
Um einen solchen Workflow zu ändern, muss er mit [Kopieren] in einen neuen umkopiert werden (siehe unter Workflows kopieren).

Setzen Sie den Status eines Workflows also erst dann auf "aktiv", wenn er fertig erstellt und ausgetestet ist!

Inaktiv: Von desem Workflow können keine neuen Instanzen gebildet werden.
Angefangene Workflow-Instanzen lassen sich noch fertig ausführen oder stornieren.

Schritte des Workflows festlegen

Schritt-Definition im Grafik-Fenster

Über den der Schaltfläche [Grafik] auf dem Workflowstamm-Fenster:

1. Mit der Maus ein Rechteck ziehen:
   Ergibt einen Schritt.

2. Im Fensterteil rechts die Eigenschaften des Schrittes eingeben

Rechts: Eigenschaften des markierten Schrittes oder der markierten Abhängigkeit.
(vgl. unter Schritt-Definition, Felder. Für die Aktionstypen siehe Kapitel Aktions-Typen):

3. [Speichern]

Auswahl eines bestehenden Schrittes:
Den Schritt mit der Maus klicken

Löschen eines bestehenden Schrittes:
Den Schritt mit der Maus klicken, dann Delete-Taste drücken.
Hinweis:
In Workflows mit Status Aktiv, die schon einmal ausgeführt wurden, können weitere Schritte eingefügt, jedoch keine Schritte mehr gelöscht werden.

[Schliessen] kehrt ins Workflowstamm-Fenster zurück.

àFür weitere Eigenschaften des Grafik-Fensters siehe Kapitel Grafische Workflow-Definition.

Schritt-Definition, Felder

Schritt-Nummer (Zahl mit bis 2 Dezimalstellen). Bestimmt die Sortierung im Grid und in der Grafischen Darstellung.

Typ
Typ der Aktion, z.B. Dialog, Auswertung, E-Mail, Keine usw. Siehe Kapitel Aktions-Typen

Aktion

Mit (neben der Aktion) wird die Aktion ausgewählt, z.B. Menupunkt, der auszuführen ist usw.

Bezeichnung (zwingend).
Erscheint als Schritt-Name während der Ausführung.
Kann mit übersetzt werden. (nur im Register Schritte( Schritt-Definition im Workflowstamm, Register Schritte), nicht in der Grafik-Ansicht!)

Beschreibung (bei Bedarf).
Erscheint als Schritt-Beschreibung während der Ausführung.
Gewünschte Zeilenwechsel mit Ctrl-Enter einsetzen.

Frage.
Nur bei Schirtten vom Typ Auswahl (vgl. Logische Entscheide in Workflows).

Stelle:

Leer:
Die Prozess-Besitzer-Organisation wird als ausführende Stelle angenommen .

Eine bestimmte Organisation:
Organisation, die den Schritt ausführen kann.
(vgl. auch Kapitel Benutzer-Organisation definieren, Differenzierte Zugriffsrechte)

Aktions-Typen

Folgende Aktionstypen können einem Schritt zugeteilt werden:

Typ Abfrage:
Abfragen für einen logischen Entscheid im Workflow.
àSiehe Kapitel Logische Entscheide in Workflows weiter hinten

Typ Auswertung:
Für Auswertungen aus Infoniqa ONE 200.
Es folgt das Fenster:

Auswertung:
Wahl der Auswertung (Menu-Struktur) bei

Standard-Selektion:
Wahl der Standard-Selektion (falls für diese Auswertung Standard-Selektionen abgelegt sind).

Auto-Vorschau:
Die Auswertung wird ohne Benutzer-Eingriff gerade in der Vorschau angezeigt. Vor allem dann sinnvoll, wenn die Selektionen/Optionen über eine Standard-Selektion vorbereitet sind.

Aktuelle Person:
Nur in Personal-Workflows. Entspricht dem Icon . Der Workflow muss dazu speziell eingerichtet werden, siehe Workflows mit Einzeleintrag.

Typ Dialog:
Für Dialog-Fenster in Infoniqa ONE 200.
Mit wird der entsprechende Menupunkt gewählt.

Wahl des Dialoges (Menu-Struktur) bei

Für diverse Fenster kann mit dem "Funktionsmenu" direkt ein bestimmtes Register angesteuert werden, z.B:

Typ E-Mail:
Für Schritte, wo ein E-Mail versandt werden muss.
Es folgt ein Fenster, wo das E-Mail mit Vorgaben definiert werden kann.

Typ Extern:
Für den Aufruf eines Programms, einer Datei oder einer URL
Es folgt das folgende Fenster:

Wahl des Pfades

(Test-)Aufruf des Programms

Parameter:
Parameter für den Programm-Aufruf, falls erforderlich.

Typ Freigabe:
Siehe Kapitel Freigeben und Überwachen von Workflow-Schritten

Typ Keine:
Löst keine Aktion am Computer aus. Wird bei der Ausführung angezeigt und abgehakt.
z.B. Aktionen wie "Schlüssel abgeben", "Manuellen Eintrag in einer Liste machen" usw.

Typ Workflow starten:
Bildet eine neue Instanz eines Workflows.
.
Diese neue Workflow-Instanz erscheint nach [Speichern] im Fenster "Workflow bearbeiten" (siehe unter Eine Workflow-Instanz ausführen / fortsetzen).

Typ Zuordnen-ID:
Nur in Personal-Workflows zum "merken" der aktuellen Person.
Siehe Kapitel Workflows mit Einzeleintrag

Schritt-Definition im Workflowstamm, Register Schritte

Die Schritte 1.00 (Start) und 99.00 (Ziel) sind automatisch vorgegeben. Wenn weitere Schritte erfasst sind, verschwinden sie aus dem Grid.

Pro Schritt folgende Arbeitsschritte ausführen:

1. [Neu]

2. Schritt-Nummer. Vgl.Schritt-Definition, Felder
   Typ der Aktion festlegen:
   z.B. Dialog, Auswertung, E-Mail, Keine usw.
   à Siehe Kapitel Aktions-Typen

3. Bezeichnung erfassen (zwingend).
   Erscheint als Schritt-Name während der Ausführung.
   Kann mit übersetzt werden.

4. Beschreibung erfassen (fakultativ).
   Diese Beschreibung erscheint während der Ausführung.

5. Ausführende Stelle: Auswahl aus der Benutzer-Organisation.

6. Leer: Die Prozess-Besitzer-Organisation wird als ausführende Stelle angenommen.

7. [Speichern]

à Für weitere Schritte: Diesen Ablauf wiederholen.

Workflows mit Einzeleintrag

In Personal-Workflows kann es sinnvoll sein, eine bestimmte Person von Schritt zu Schritt zu übergeben.

Dies kann wie folgt eingerichtet werden:

1. Registerkarte Dienste, Gruppe Prozessmanagement, Workflowstamm,
   Register "Beschreibung des Prozesses":
   
   "Einzeleintrag":
   Mitarbeiter-ID bzw. Berwerber-ID auswählen.
   
   
   In den Workflow-Schritten:
   Nach einem Schritt, wo eine bestimmte Person im Grid ausgewählte wird (z.B. Personalstamm, Lohndatenerfassung usw.):

2. Einen Schritt mit der Aktion "Zuordnen-ID" erfassen.
   
   
   Typ: Zuordnen-ID
   
   Dieser Schritt "merkt" sich die Person, ohne etwas sichtbares auszuführen.

Nach diesem Zuordnungs-Schritt wird in die gemerkte Person im nachfolgenden Schritt automatisch ausgewählt.

Bei Schritten mit der mit der Option "Aktuelle Person" muss diese eingeschaltet werden:
z.B. in Auswertungen:


Diese Einstellung bewirkt dasselbe wie das Klicken des Icons in den Versionen vor Version 2010.

Abhängigkeiten der Schritte im Workflow festlegen

Abhängigkeiten sind zwingend, damit ein Workflow lauffähig wird!

Im Grafik-Fenster lassen sich Abhängigkeiten wesentlich schneller und einfacher definieren als im Workflowstamm-Fenster.

Abhängigkeiten im Grafik-Fenster

Über der Schaltfläche [Grafik] auf dem Workflowstamm-Fenster:

Rechts: Eigenschaften des markierten Schrittes oder der markierten Abhängigkeit.

Für jede Abhängigkeit:

1. Es darf kein Schritt markiert sein (kein schraffierter Rahmen).

2. Mit der Maus vom Ausgangs-Schritt (wenn Hand-Symbol erscheint) ins Ziel Symbol ziehen:
   Ergibt einen Pfeil.

3. Im Fensterteil rechts die Eigenschaften der Abhängigkeit eingeben:

Zeit zwischen den Schritten = maximale Zeit, bis der Schritt als fällig angezeigt wird.
0 = wird als sofort fällig angezeigt.

Nachfolger-Synchronisation:

¤ warten:
Der vorangehende Schritt muss ausgeführt worden sein, damit der Nachfolgeschritt ausgeführt werden kann.

¤ nicht warten:
Der Nachfolgeschritt kann auch ausgeführt werden, wenn der  vorangehende Schritt nicht ausgeführt wurde.
(vgl. wichtiger Hinweis im Kapitel Logische Entscheide in Workflows !)

Antwort/Selektion:
Nur bei Aktion Abfrage, siehe Kapitel Logische Entscheide in Workflows

[Speichern]

Auswahl einer bestehenden Abhängikeit:
Den Pfeil mit der Maus klicken:
Der Pfeil wird mit "Ziehpunkten" angezeigt.

Löschen einer bestehenden Abhängikeit:
Den Pfeil mit der Maus klicken, dann [Löschen] oder Delete-Taste drücken.

[Schliessen] kehrt ins Workflowstamm-Fenster zurück.

àFür weitere Eigenschaften des Grafik-Fensters siehe Kapitel "Grafische Workflow-Definition".

Abhängigkeiten im Workflowstamm, Register Abhängigkeiten

1. Pro Abhängigkeit zwischen zwei Schritten:

2. Arbeitsschritt (Ausgangsschritt) wählen

3. Nachfolger (Folgeschritt) wählen

4. Zeit zwischen den Schritten = maximale Zeit, bis der Schritt als fällig angezeigt wird.
   0 = wird als sofort fällig angezeigt.

5. Nachfolger-Synchronisation:
   ¤ warten:
   Der vorangehende Schritt muss ausgeführt worden sein, damit der Nachfolgeschritt ausgeführt werden kann.
   ¤ nicht warten:
   Der Nachfolgeschritt kann auch ausgeführt werden, wenn der vorangehende Schritt nicht ausgeführt wurde.

6. Antwort/Selektion:
   Nur bei Aktion Abfrage, siehe Kapitel Logische Entscheide in Workflows.

Grafische Workflow-Definition

In diesem Kapitel werden die allgemeinen Regeln für die grafische Workflow-Definition beschrieben.

Spezifische Hinweise zur Definition von Schritten und Abhängigkeiten finden Sie in den Kapiteln Schritt-Definition Im Grafik-Fenster und Abhängigkeiten im Grafik-Fenster.

Starten:
Mit der Schaltfläche [Grafik] auf dem Workflowstamm-Fenster

Schritte definieren:
Ÿ Neuer Schritt: Mit der Maus ein Rechteck ziehen.
bzw.
Ÿ Bestehenden Schritt: klicken.

dann
rechts die Eigenschaften eingeben bzw. anpassen.

(vgl. Kapitel Schritte des Workflows festlegen)

Grösse des Symbols ändern:

Klicken und am Rand ziehen (wenn Mauszeiger = ßà).

Symbol verschieben:

Klicken und ziehen (wenn Mauszeiger = Pfeilkreuz)

Drehen der Darstellung:
Schritt klicken, dann
Mit der Maus am kleinen Kreis bewegen:

Abhängigkeiten definieren:

Neue Abhängigkeit: Mit der Maus vom Ausgangs- zu Zielschritt ziehen.
Bestehenden Abhängigkeit: klicken.
dann
rechts die Eigenschaften eingeben bzw. anpassen.

(vgl. Kapitel Abhängigkeiten im Workflowstamm, Register Abhängikeiten)

Pfeil verschieben:

Klicken und an den Ziehpunkten am Pfeilende ziehen

Geknickte Pfeile (z.B. um Kreuzungen zu vermeiden):

Mittels Links-Doppelklick auf einen Pfeil entsteht jeweils ein Ziehpunkt, mit dem der Pfeil in mehrere Segmente aufgeteilt werden kann; mit Rechts-Doppelklick wird ein Ziehpunkt entfernt.
Z.B. ein Pfeil mit 2 Knick-Punkten:

Löschen von Schritten oder Abhängigkeiten:
Das Objekt klicken, dann
oder Delete-Taste

à Vgl. auch unter "Bearbeitung rückgängig machen"

Ordnen der gesamten Darstellung:

(unten).

Damit werden alle durch Abhängigkeiten verbundenen Schritte horizontal und vertikal ausgerichtet.

Darstellung vergrössern/verkleinern:

Mit den Schaltfläches
und (unten)

Bearbeitung rückgängig machen:

Die grafischen Schritte lassen sich rückgängig machen mit
(unten).
Pro Klick wird 1 Bearbeitungschritt zurückgesetzt.

Die Rückgängig-Funktion lässt sich wiederum rückgängig machen mit
(unten)

Damit lassen sich mehrere Schritte zurücksetzen und wieder reaktivieren.

Workflow-Grafik ein eine Datei exportieren:

Mit der Schaltfläche 
(unten).
Die grafische Darstellung des Workflows wird exportiert (ohne die Eigenschaften der Schirtte und Abhängigkeiten).
Mögliche Dateitypen:

• Visio (.vdx)

• Scalable Vector Graphic (.svg)

• Metafile (.emf)

• Bitmap (.bmp)

Solche Files lassen sich mit [Import] einlesen, auch in andereren Mandanten.

Importieren einer anderen Workflow-Grafik (ab einer Export-Datei):

Mit der Schaltfläche
(unten)

Es dürfen noch keine Schritte (ausser Start und Ziel) bestehen.

Der zu importierende Workflow muss mit [Export] erstellt worden sein.

àWeitere Möglichkeiten, Workflows zu kopieren, siehe Kapitel Workflows kopieren

schliesst die Grafik kehrt zurück ins Workflowstamm-Fenster.
Falls nicht gespeichert wurde, erfolgt vorher eine Kontrollfrage.

Kontrolle der Workflow-Stammdaten

siehe Kapitel Kontrolle der Workflow-Stammdaten

Logische Entscheide in Workflows

Mit dem Schritt-Typ "Auswahl" können logische Entscheide mit verschiedenen Ablauf-Varianten in Workflows eingebaut werden. In der Grafik erscheint dieser Schritt-Typ als Rhombus.

Schritt 2: Abfrage, ob ein Buchungsjournal auszugeben sei:

Typ: Auswahl

Bezeichnung: Schritt-Bezeichnung

Beschreibung: Ist während der Ausführung des Schrittes sichtbar.

Frage: Diese Frage wird dem Benutzer gestellt

Abhängigkeiten, ausgehend von diesem Entscheidungs-Schritt
Auf der Verbindung zum nächsten Schritt:

Bei Antwort "N":

Für jede mögliche Antwort ist eine "Zeile" zu bilden:

Antwort: Diese Werte erscheinen für den Benutzer zur Auswahl.

Bei Antwort "J":

Im Ablauf des Workflows erscheint folgendes Fenster:

Workflows kopieren

Weitere Kopiermöglichkeit:

Nur die Grafik (ohne Eigenschaften der Schritte und Abhängigkeiten) lässt sich aus dem Grafik-Fenster kopieren (siehe Grafische Workflow-Definition, [Export] und [Import])

Workflow (Prozess) innerhalb des Mandanten kopieren

1. Den Workflow im Grid auswählen

2. [Kopieren]

3. Beschreibung und Eigenschaften dem neuen Workflow anpassen.

Verändern eines aktiven Workflows

Workflow (Prozess) in einen anderen Mandanten kopieren

Vorbereitung:

Nur Workflows mit Status Aktiv!

Im Ziel-Mandant müssen gleichnamige Organisationen bestehen, die in den zu kopierenden Workflows verwendet werden.

1. Den Ausgangsmandanten auswählen

2. Den Workflow auswählen

3. Der Zielmandant bzw. die Zielmandanten müssen auf der linken Seite stehen:
   Mit [<<] bzw. [>>] zuteilen oder wegnehmen.

4. Kopie-Art (unten) wählen:

5. Eigenständige:
   Die Kopie kann im Zielmandanten unabhängig bearbeitet werden.
   Sie ist dort ein normaler Workflow.

6. Verknüpfte:
   Die "Kopie" stellt nur einen Link zum Original-Workflow dar und kann im Zielmandanten nicht verändert werden.
   
   Sie erscheinen dort unter Stammdaten/Workflows violett im Grid.
   
   
   Ausser Prozess-Besitzer und Termin-Serien-Angaben sind keine Stammdaten-Änderungen möglich.
   Im Original-Mandanten erscheint der Workflow gelb.

7. [Ausführen]

Prozessmanagement benützen

Zur Ausführung eines Workflows wird eine Instanz dieses Workflows mit einem Instanz-Namen eröffnet.

Eine so gestartete Workflow-Instanz kann jederzeit abgebrochen und wieder fortgesetzt werden.

Eine neue Workflow-Instanz bilden

1. [Neu]
   

2. Wahl des Workflows (Prozess gemäss Workflowstamm).

3. Bezeichnung der Instanz dieses Workflows (z.B. Eintritt P. Muster).
   Namen von früher ausgeführten, abgeschossenen Workflow-Instanzen können wiederverwendet werden.

4. Starten am, falls diese Instanz nicht sofort fällig wird. Default = jetzt.

5. [Speichern]

6. Das Fenster "Workflow bearbeiten" erscheint:

à Start der Workflow-Instanz siehe nächstes Kapitel Eine Workflow-Instanz ausführen / fortsetzen

Kontrolle der Workflow-Instanzen

Zeigt von den selektierten Workflows von allen Instanzen
Besitzer, Status, Soll-Termin und (falls erledigt) Erledigt-Datum

Zeigt von den selektierten Workflows von allen Instanzen
alle Details inkl. ausgeführte Schritte.

Hinweis offene (angefangene) Workflow-Instanzen:

• Werden Workflows mit Status "Provisorisch" im Stamm verändert, werden alle offenen (angefangenen) Workflow-Instanzen automatisch gelöscht.

• Für Workflows mit Status "Aktiv", von denen noch offene (angefangene) Workflow-Instanzen bestehen, sind keine substanziellen Änderungen möglich
  (Nur gewisse Texte, Beschreibungen, aber keine neuen Schritte oder Abhängigkeiten).
  
  Bei Aufruf eines Workflow im Workflowstamm sind dann viele Eingaben nicht möglich bzw. Schaltflächen inaktiv.

Eine Workflow-Instanz ausführen / fortsetzen

1. Oben: Selektion nach Bedarf (siehe Kapitel Bearbeiten/Workflow, Details).

2. Im Grid die gewünschte Instanz klicken.

3. [Auswählen]

In einem neuen Workflow-Ablauf-Fenster werden nun alle Schritte (bis zu einem evtl. logischen Entscheid) angezeigt:

schon ausgeführte Schritte erscheinen mit þ.

[Weiter]
führt den nächsten Schritt aus:
Die entsprechende Aktion wird ausgeführt.

Wenn Schritte nicht ausgeführt werden können ( ¨inaktiv), kann das folgende Ursachen haben:

• Der aktuelle Benutzer hat kein Ausführungsrecht auf den Workflow oder den Schritt.

• Der Schritt ist noch nicht ausführbar, bevor vorangehende Schritte ausgeführt sind.

• Die Fortsetzung des Workflows erfordert eine Freigabe durch einen anderen Benutzer (vgl. Kapitel Freigeben und Überwachen von Workflow-Schritten)

[Abbrechen] oder schiessen des Workflow-Fensters
unterbricht die Ausführung dieser Instanz.

Um den Prozess später fortzusetzen, muss wieder das Fenster Bearbeiten/Workflow gestartet und die Workflow-Instanz ausgewählt werden.

Wiederholte Ausführung eines bereits ausgeführten Schrittes:

Durch Löschen des "Ausgeführt"-Häkleins und [Weiter] bzw. erneutes Setzen des Häkleins.

Schliessen der Workflow-Bearbeitungs-Fenster: Oben auf dem Workflow-Fenster, mit dem X oben rechts.
Die Breite der einzelnen Workflow-Bearbeitungs-Fenster lässt sich mit der Maus anpassen.

Das Schliessen-Symbol auf dem Arbeits-Fenster schiesst nur den Arbeits-Dialog
(Schritte des ablaufenden Workflows) und lässt die Workflow-Bearbeitungs-Fenster offen.

Verschieben der Workflow-Bearbeitungs-Fenster an den linken oder rechten Bildrand durch Ziehen am Balken am oberen Fensterrand:

Workflows mit Schritten in zeitlichem Abstand

Wenn ein Schritt mit einem Termin-Abstand (Tage, Wochen) definiert ist, ist dies während der Ausführung im Fenster "Workflow Bearbeiten/Auswahl" sichtbar:

Sobald der letzte fällige Schritt ausgeführt ist, wechselt die Instanz-Zeile die Farbe von gelb oder rot (fällig) auf weiss (noch nicht fällig).

Bearbeiten/Workflow, Details

Auswahl (oben):

Es werden nur die Workflows der laufenden Infoniqa ONE 200 Anwendung angezeigt (z.B. Personal oder Finanz usw.)

Benutzer-Organisation:
Organisation-Einheit, deren Workflow anzuzeigen sind.
Leer = Organisation-Einheit, welcher der angemeldete Benutzer angehört.

Status:

Wahl der Kategorie von Workflow-Instanzen, auf die der aktuellen Benutzer Rechte besitzt:
Vorgeschlagen wird die Auswahl, welche der angemeldete Benutzer als letztes verwendet hat.

• Alle:
  (noch nicht fällige, fällige, erledigte, stornioerte).

• erledigt ausgeführt:
  fertig ausgeführte Instanzen.

• erledigete überwachen:
  Erledigte, wo der Benutzer Überwachungsrecht hat.

• offen auszuführen:
  Die auszuführenden, offenen Workflows

• offen überwachen:
  Offene, wo der Benutzer Überwachungsrecht hat.

• storniert:
  Die stornierten Instanzen von Workflows mit Status "aktiv".
  (Storniert man Instanzen von Workflows mit Status "provisorisch", werden diese sofort gelöscht und hier nicht mehr angezeigt.)

• Datum von/bis:
  Zeitrum, für den die Workflows anzuzeigen sind:
  ¤ Soll = Fälligkeits-bezogen.

aktualisiert die Anzeige.

Anzeige-Grid

Farben im Anzeige-Grid

• Weiss: Noch nicht fällig

• Gelb: Heute fällig

• Rot: Heute überfällig (seit mindestens gestern fällig)

• Grau: erledigt (oder Workflow mit Status provisorisch storniert)

• Lila storniert (nur Workflows mit Status aktiv)

Spalten im Anzeige-Grid:

Ausführung:
Datum und Zeit, wann der Ablauf erledigt wurde.

Arbeitsschritt:
Nächster auszuführender Schritt.
Bei erledigten steht hier "Ziel".

Zugeteilt:
Bei erledigten Workflow-Instanzen: Benutzer, den den Workflow beendete.

Einheit:
Organisation

Benutzer:
Der ausführende Benutzer.

Schaltflächen (unten)

[Neu]
Erstellung einer neuen Instanz des im Grid markierten Workflows.

[Neue Serien]
Erstellung der ersten Instanz einer Serie (siehe Kapitel Termin-Serien).

[Auswählen]
Starten/fortsetzen der im Grid markierten Workflow-Instanz.

[Details]
Anzeige des Zustandes des im Gird markierten Workflows.
Zeigt jeden Schritt mit Typ, Soll-Termin,
bei ausgeführten Schirtten auch Ist (Datum/Zeit der Ausführung), ausführender Benutzer und Organisation.
Eignet sich auch zur Kontrolle erledigter Workflow-Instanzen.

[Drucken]
Startet die Auswertung "Übersicht Zustand Workflow" für die im Grid markierte Workflow-Instanz.

[Dokument]
Öffnet das dem Workflow (Prozess) zugeteilte Dokument.

[Stornieren]
Storniert die im Grid markierte Workflow-Instanz.

Workflow-Instanzen, die noch nicht gestartet wurden, werden gelöscht.

Wurde eine Instanz schon gestartet, wird sie abgebrochen=storniert und die verbleibenden Schritte bleiben unausgeführt. (Workflow-Instanz erscheint grau im Grid)

Stornierte Workflow-Instanzen bleiben erhalten. Im Hinblick auf das Controlling gibt es dafür keine Lösch-Funktion.

Vorzeitig Beenden/Löschen einer Workflow-Instanz

Die Workflow-Instanz klicken.

1. Bei Bedarf kann mit [Details] der aktuelle Zustand angezeigt werden.

2. [Stornieren]

Termin-Serien

Workflows (Prozesse), die regelmässig ausgeführt werden sollen, lassen sich als Termin-Serie erstellen:

Definieren im Workflow-Stamm

3. Serientermin einschalten (Häcklein) und

4. [OK]

Serien-Termine ausführen

Für die erste Ausführung (Instanz) der Serie:

Die erste Workflow-Instanz erstellen mit
Bearbeiten / Workflow, [Neue Serien]


Zeigt alle bis zum Datum „Termin bis“ fälligen Instanzen der Serie an.
Durch Klick auf das Häklein links kann jede Instanz aktiviert oder ignoriert werden.
[Ausführen]

Damit entstehen die Workflow-Instanz(en) gemäss Auswahl. (Häklein).

Diese Instanz(en) normal ausführen
Die Zeile im Grid klicken und
[Auswählen] und die Schritte ausführen.
(siehe Eine Workflow-Instanz ausführen / fortsetzen)

Nächste Instanz der Serie

Erst wenn diese Instanz erledigt ist, wird automatisch eine neue gebildet, gemäss den Angaben in der Termin-Serie.
z.B.: bei wöchentlicher Frequenz: diejenige für nächste Woche.

Solange diese Instanz noch nicht fällig ist, erscheint sie weiss. Ab dem Termin-Datum wird diese nächste Workflow-Instanz als fällig angezeigt. (gelb bzw. rot sobald überfällig)

usw.

Dieser Automatismus wird beendet, wenn die Anzahl Ausführungen bzw. das Bis-Datum aus der Termin-Serie erreicht ist.

Kontrolle von Termin-Serien:

unter "Seriendauer" und "Muster".

Freigeben und Überwachen von Workflow-Schritten

In Workflows können Schritte eingebaut werden, wo ein berechtigter Benutzer die Fortsetzung freigeben muss.

Setzen der Berechtigungen

In der Organisation:

• Dem ausführenden Benutzer muss das Recht "Ausführen" zugeteilt sein.

• Dem Benutzer, der die Freigabe auslösen kann, muss das Recht "Freigabe" zugeteilt sein.

à Siehe auch Kapitel Benutzer-Organisation definieren

Definieren des Freigabe-Schrittes

An der Stelle, wo eine Freigabe erforderlich ist, muss folgender Schritt in den Workflow eingesetzt werden:

Typ: Freigabe

Stelle: Die Organisation auswählen

(Falls die freigebende Organisation nicht die Besitzer-Organisation des Workflows ist.)

In der Grafik erscheint ein Freigabe-Schritt als "Männlein":

Workflow mit Freigabe-Schritt ausführen

Der ausführende Benutzer:

Er kann die Workflow-Instanz bis zum Freigabe-Schritt ausführen. Den Freigabe-Schritt kann er nicht mehr ausführen:

Empfehlung: An dieser Stelle den Ablauf der Workflow-Instanz abbrechen.

Der Benutzer mit Freigabe-Berechtigung:

Die Freigabe kann nur ein Benutzer auslösen, der

• in derselben Organisation, welcher der Freigabeschritt bzw. der Workflow zugeteilt ist

• das Recht "Freigabe" hat

5. evtl. Status-Selektion "Offen überwachen" wählen.

6. Aufrufen dieser Workflow-Instanz mit [Auswählen]:
   Der Freigabe-Schritt wird als nächster auszuführender Schritt angezeigt:
   

7. Mit [Weiter] oder Klicken des Freigabe-Schrittes (Häklein setzen) wird die Freigabe erteilt.

8. Diese Workflow-Instanz mit [Abbrechen] oder schliessen des Ablauf-Fensters schliessen.

Der ausführende Benutzer

9. Muss die fortzusetzende Workflow-Instanz neu öffnen.

10. Der Freigabeschritt erscheint dabei als ausgeführt und der Workflow kann fortgesetzt werden:
    

Kontrolle des Ablaufes

Im Dialog:

11. Registerkarte Dienste, Gruppe Prozessmanagement, Workflow:
    Die Workflow-Instanz anklicken.

12. [Details] zeigt an, welcher Schritt von welchem Benutzer und wann ausgeführt wurde.

Als Auswertung:

Überwachen oder Info

Benutzer, die in der betreffenden Organisation das Recht "Info" oder "Überwachen" haben, können

• bestehende Workflow-Instanzen mit [Auswählen] aufrufen, um deren Zustand zu kontrollieren

• jedoch keine Schritte ausführen und keine Workflows stornieren.

Besonderheiten für Benutzer, die nur das Recht "Info" haben

• sehen stornierte Workflow-Instanzen nicht.

• Erhalten mit der Status-Auswahl "stornierte" oder "erledigte überwachen" keine Angaben.
  (Mit der Status-Auswahl "Alle“ werden die stornierten Instanzen jedoch angezeigt.)

à Siehe auch Kapitel Benutzer-Organisation definieren

Auswertungen /Kontrollen

Kontrolle der Workflow-Stammdaten

Zeigt von den selektierten Workflows nur
Besitzer, Prozess-Nr., -Beschreibung, Status, Applikation

Zeigt von den selektierten Workflows alle Details inkl. Schritte und Abhängigkeiten.

Schaltfläche [Prüfen].

Zeigt alle Schritte mit ihrem generellen Status, z.B.

• In Ordnung

• Nicht erreichbar (Pfeil fehlt)

Kontrolle der Workflow-Instanzen

Zeigt von den selektierten Workflows von allen Instanzen
Besitzer, Status, Soll-Termin und (falls erledigt) Erledigt-Datum

Zeigt von den selektierten Workflows von allen Instanzen
alle Details inkl. ausgeführte Schritte.

Infoniqa Cockpit ist als Business Intelligence-Lösung eine eigenständige Applikation in der Infoniqa ONE 200-Palette.

Infoniqa Cockpit sammelt systematisch alle Informationen in einer Firma und bringt diese in einen logischen Zusammenhang. So lässt sich nicht nur feststellen, welcher Kunde wie viel Umsatz gemacht hat, es ist z.B. auch ersichtlich, ob zu bestimmten Jahreszeiten bestimmte Produkte bevorzugt werden, welches Top-Artikel und welches Flop-Artikel sind, ob Artikel aus dem Sortiment gestrichen werden können oder wo sich Cross-Selling-Aktionen lohnen. Dank solcher Erkenntnisse können Entscheidungen schneller, flexibler und damit besser gefällt werden.

Infoniqa Cockpit ist komplett webbasiert. Das heisst, wo auf das Internet zugegriffen werden kann, dort steht auch Infoniqa Cockpit zur Verfügung – sei das am Arbeitsplatz, unterwegs oder zu Hause. Mit Infoniqa Cockpit hat man die richtigen Zahlen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort.

Für weitere Auskünfte wenden Sie sich an ihren Projektleiter oder an Infoniqa Schweiz. AG.

Wissensdatenbank

ACHTUNG: Die Wissensdatenbank ist nur wenn diese ausdrücklich lizensiert wurde zur Benützung freigegeben. Ansonsten können Sie gerne bei unserem Verkauf nachfragen bezüglich einer entsprechenden Lizenz.

In der Wissensdatenbank können beliebige Informationen nach verschiedenen Kriterien abgelegt werden. Die Wissensdatenbank ist vor allem auf Hotline- und Support-Bedürfnisse zugeschnitten. Alle diese Einträge werden in der Infoniqa ONE 200 Datenbank gespeichert.

Das Fenster besteht aus 3 Bereichen:

• Oberer Teil: Felder des laufenden Eintrages

• Mittlerer Teil mit mehreren Registern zum laufenden Eintrag

• Unterer Teil mit dem Grid aller Einträge.

Die Trennlinien zwischen den 3 Bereichen können durch Ziehen mit der Maus verschoben werden.

Wissensdatenbank Feldbezeichnung	Bedeutung
Nummer	Eine Ordnungsnummer. Wird fortlaufend vorgeschlagen. Dieselbe Nummer darf nur in einem Eintrag vorkommen. Nummern von gelöschten Einträgen können manuell wieder vergeben werden.
Erfassungsdatum	Vorgeschlagen wird das Tagesdatum
Erfasst von	Wahl aus der Combobox.
	Überall, wo dieser Button steht, kann der Inhalt der entsprechenden Combobox erweitert und unterhalten werden. Diese Auswahl steht dann für alle Wissensdatenbank-Einträge zu Verfügung. (siehe Beschreibung unten)
Verantwortlich	Wahl aus der Combobox.
Nur für die aktuelle Applikation anzeigen	þ In den anderen Infoniqa ONE 200 Anwendungen erscheint dieser Eintrag nicht
Nur für aktuellen Benutzer anzeigen	þ Andere Benutzer sehen diesen Eintrag nicht
Nur für aktuellen Mandanten anzeigen	þ in anderen Mandanten ist dieser Eintrag nicht sichtbar.
Priorität	Wahl aus der Combobox (siehe Beschreibung unten).
Status	Wahl aus der Combobox (siehe Beschreibung unten).
Gruppe 1 bis 6	Wahl aus der Combobox (siehe Beschreibung unten).
Symptom	Kurzbeschreibung für die Eintragung. Eine ausführlichere Beschreibung kann im Register "Detail" erfasst werden.
Lösung (Register)	Jeweils mit [Neu] (im mittleren Teil) kann eine Lösungs-Beschreibung erfasst werden. Ihre Nummer muss innerhalb dieses Registers einmalig sein. Zeilenwechsel sind mit Ctrl+Enter einzugeben.
Details (Register)	Für eine ausführliche eine Lösungs-Beschreibung des Wissensdatenbank-Eintrages.
Hinweise (Register)	Jeweils mit [Neu] (im mittleren Teil) kann ein Hinweis erfasst werden. Ihre Nummer muss innerhalb dieses Registers einmalig sein. Zeilenwechsel sind mit Ctrl+Enter einzugeben.
Ursache (Register)	Jeweils mit [Neu] (im mittleren Teil) kann eine Ursachen-Beschreibung erfasst werden. Ihre Nummer muss innerhalb dieses Registers einmalig sein. Zeilenwechsel sind mit Ctrl+Enter einzugeben.
Anhang (Register)	Jeweils mit [Neu] (im mittleren Teil) kann ein Dokument zugeteilt werden. Mit wird ein Dokument gesucht.  Eine Beschreibung kann bei Bedarf erfasst werden. Mit wird das Dokument mit dem seiner Namens-Erweiterung zugeordneten Programm aufgerufen (z.B. pdf-Dateien mit dem Acrobat Reader)
Grid im unteren Teil	Hier werden alle schon erfassten und für den laufenden Mandanten/Benutzer und die laufende Anwendung freigegebenen Einträge angezeigt. Mit Doppelklick wird ein Eintrag zur Bearbeitung ausgewählt.
[Neu]	Zur Erfassung eines neuen Eintrages klicken.
[Löschen]	Löscht den aktuellen Eintrag.
[Speichern]	Speichert den aktuellen Eintrag.
[Suchen]	Zum Suchen von Einträgen nach verschiedenen Kriterien.
Register Individuelle Informationen	Bei Bedarf zusätzliche 12 Zahlen- und 12 Textfelder. Gleich wie im Adress-, Kunden-Stamm usw. Mit können den Feldern eigene Namen zugeordnet werden. Diese gelten für die ganze Wissensdatenbank.
Register Individuelle Zusätze	Bei Bedarf zusätzliche 6 Datumsfelder und 6 Comboboxen. Gleich wie im Adress-, Kunden-Stamm usw. Der Inhalt dieser Comboboxen wird gebildet mit: Stammdaten/Individuelle Zusätze und der Zuordnung ¤ Wissensdatenbank

 

Wissensdatenbank Button	Bedeutung
Beschreibung	Beschreibung dieses Combobox-Eintrages
Default	þ Beim Erfassen wird dieser Eintrag immer als Vorschlag angezeigt. Um ihn zu verwenden, muss die Combobox gar nicht angewählt werden.
Nur für aktuellen Benutzer anzeigen	þ Andere Benutzer sehen diesen Eintrag nicht
Nur für aktuellen Mandanten anzeigen	þ in Anderen Mandanten ist dieser Eintrag nicht sichtbar.
[Neu]	Muss für jeden neuen Eintrag geklickt werden (oder Crl+N)
[Speichern]	Speichert diesen Eintrag
[Löschen]	Löscht diesen Eintrag.