In diesem Kapitel finden Sie hilfreiche Informationen für den erstmaligen Arbeitsbeginn mit der Infoniqa ONE 200 Auftrag. Sie erfahren darin wichtige grundlegende Sachverhalte für das Vorbereiten, Einrichten und Bedienen des Infoniqa ONE 200 Auftrag.
Einzelheiten finden Sie in den entsprechenden Kapiteln ab Kapitel Arbeitsprozesse des Infoniqa ONE 200 Auftrag
Einleitung
Infoniqa ONE 200 Auftrag stellt das zentrale Modul für die Abwicklung sämtlicher Belege des Einkaufs, Verkaufs und der Warenwirtschaft in der Gesamtlösung Infoniqa ONE 200 dar und ist vollumfänglich mit allen anderen Teilen der Anwendung verbunden. In Infoniqa ONE 200 Auftrag werden alle Daten über Artikel, Leistungen, Preise, Konditionen und die Bewegungen, Belege etc. geführt. Die Module von Infoniqa ONE 200 Auftrag sind primär auf den Handel mit Waren und die Verrechnung von Dienstleistungen ausgerichtet. Durch die ergänzenden Module für Service-Belege kann die Warenlogistik für zu reparierende Teile (seriennummergebunden, ohne Reparaturlogik) ausgebaut werden.
Die Basis einer erfolgreichen Arbeit mit Infoniqa ONE 200 Auftrag kann nur durch eine konzeptionell saubere Erarbeitung der organisatorischen Grundlagen gelegt werden. Bevor irgendwelche Stammdaten, geschweige Belege, erfasst werden müssen die Ausrichtung der geschäftlichen Abläufe in Form einer Prozessbeschreibung erstellt werden. Aufgrund dieser Voraussetzungen können die Stammdaten bestimmt und erfasst werden. Eine reibungslose Erfassung und Verwaltung von Warenbewegungen und der Belege ist letztendlich nur auf einem seriösen Fundament von Stammdaten möglich.
Je nach Branche muss ein einzelner Aspekt, der zwar gemäß dem Leistungskatalog aufgeführt ist, detaillierter untersucht werden. Konsultieren Sie dazu die verkaufsunterstützenden Unterlagen die Hinweise auf branchenspezifische Gegebenheiten geben.
Voraussetzungen für das Arbeiten mit
Infoniqa ONE 200 Auftrag
Kenntnisse in der Bedienung von Microsoft-Windows.
Kenntnisse über den grundsätzlichen Aufbau und die Bedienung der Infoniqa ONE 200 Software.
Nutzen Sie dazu das Handbuch „Einführung in die Infoniqa ONE 200 Software“ oder besuchen Sie eine Schulung zu Infoniqa ONE 200.
Korrekt installierter Infoniqa ONE 200 Client und Infoniqa ONE 200 Datenbank auf einem MS-SQL-Server.
Nutzen sie dazu das Handbuch „Infoniqa ONE 200 Installation“ oder fragen Sie dazu Ihren Systemadministrator.
Zugriffsrechte auf die eingerichtete Infoniqa ONE 200 Datenbank. Diese Zugriffsrechte können je nach Anwendungsfall (z.B. nur Infoniqa ONE 200 oder Daten in Excel etc.) auf unterschiedlichste Bereiche individuell notwendig sein.
Fragen Sie dazu Ihren Systemadministrator.
Zugriffsrechte auf einen eingerichteten Infoniqa ONE 200 Mandanten
Sie benötigen mindestens das Zugriffsrecht auf den Basismandant „Demo AG“.
Fragen Sie dazu Ihren Systemadministrator.
Zugriffsrechte auf die Infoniqa ONE 200 Funktionen (Menupunkte, ev. Buchhaltungszugriff etc.)
Fragen Sie dazu Ihren Systemadministrator.
Kenntnisse über die ordnungsgemässe Buchführung soweit Kontierungen vorgenommen oder buchhaltungsrelevante Aspekte erfasst werden müssen.
Kenntnisse der Abbildung der Organisation des Betriebes resp. eigenen Betriebsteiles auf Infoniqa ONE 200 Auftrag. Dies bedingt vorgängig eine Schulung und Studium der Anleitungen. Fragen Sie dazu Ihren Organisationsberater und/oder Systemadministrator.
Kontrollmechanismen um die Ergebnisse (Belege, Bewegungen, Bestände etc.) überprüfen zu können und mittels Stichproben zu verifizieren. Damit können Fehleingaben oder falsche Konfigurationen von Preisen, Steuerberechnungen etc. erkannt und korrigiert werden.
Fragen Sie dazu Ihren Organisationsberater und/oder Systemadministrator.
Neuerungen und Änderungen aufgrund gesetzlicher Vorgaben können ein Update der Anwendung erfordern. Informieren Sie sich regelmässig über den Stand der Anwendungen, notwendige Neuerungen und Ergänzungen.
Fragen Sie dazu Ihren Organisationsberater und/oder Systemadministrator.
Überlegungen vor den ersten Schritten im Projekt
Bevor Sie an das Einrichten des Infoniqa ONE 200 Auftrag gehen, sind folgende grundlegenden Überlegungen von Vorteil:
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Welche Bereiche sollen im Infoniqa ONE 200 Auftrag behandelt werden?
Ist z.B. in Einkauf notwendig, allenfalls verknüpft mit dem Verkauf, sollen Lager geführt werden, wenn ja auf welcher Detaillierungsstufe? -
Wann ist ein optimaler Start der Anwendungen möglich?
Vor allem auch im Hinblick auf einen möglichen Parallelbetrieb um Ergebnisse
gegenprüfen zu können. Ein Start kann zu Geschäftsjahrbeginn oder Unterjährig / etappenweise erfolgen. -
Wie wird die Anwendung eingerichtet, gestartet?
Artikel (bereinigen?) und Lagerbestände
Kunden- und Lieferanten-Daten
Alte Belege und Statistiken
Projekte
Planwerte (Budget) -
Datenübernahme aus abzulösenden Systemen
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Auswertungen und Formulare (notwendige Anpassungen)
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Statistiken (Umfang, Form der Präsentation, ev. Datawarehouse)
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Schnittstellen von/in vorgelagerte Systeme
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Schnittstellen von/in nachgelagerte Systeme
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Erste produktive Abschluss-Termine, Meilensteine
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Machbare Projektziele setzen (Termine und Leistungsumfang)
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Testen und Dokumentation
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Abnahmekriterien & Produktivschaltung im Voraus (Konzeptphase) definieren
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Lieber viele kleine, überschaubare Teilprojekte bilden umsetzen und abnehmen
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Nicht alles auf einmal einführen (Prioritäten setzen)!
Falls Sie Unsicherheiten in der Vorgehensweise haben, empfehlen wir einen versierten Infoniqa ONE 200 Berater der Infoniqa Schweiz AG für die Einführung beizuziehen. Er kann Ihnen entscheidende Hinweise für die zielgerichtete Vorgehensweise geben und Sie bei Bedarf auch unterstützen.
Die zentralen Abläufe unterschiedlichster Firmen gleichen sich zwar, aber in den Details gibt es Unterschiede. Vor allem äussere Einflüsse auf den Ablauf können sehr unterschiedlich sein oder auch unterschiedlich gewichtet werden. Eine Aufnahme von Beschreibungen der Prozesse und deren Einflussfaktoren ist daher oft unabdingbar.
Die folgenden Hinweise sollen den Rahmen solcher Prozessaufnahmen und Einflussfaktoren aufzeigen. Sie sind nicht abschliessend hier aufgeführt und sind Aufgabe des Organisationsberaters.
Das stark lösungsorientierte und im individuellen Projektumfeld zu positionierende Umfeld der Web-Applikationen erfordert zusätzliche Massnahmen. Hier kann es erforderlich oder zwingend notwendig sein, dass das Beratungs-Team der Infoniqa Switzerland AG mit Beratung, Konzeption und Prozessdefinitionen zur Seite steht. Durch Beratung und Begleitung der Projektleiter in der Umsetzungsphase kann zusätzliche Sicherheit gewonnen werden.
Hauptprozesse, grobe Einteilung
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Auftragsabwicklung
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Warenbewirtschaftung
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Materiallogistik bei Rücknahmen (Eigentum des Kunden, z.B. für Reparatur)
etc.
Eventuell Unterprozesse nach Bedarf
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Artikelbeschaffung
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Artikelumbuchungen
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Belegerfassung
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Ersatzmaterial (Lieferscheine, Rückforderung, Rücknahmen)
etc.
Einflussfaktoren, Impulsgeber, Kontrollstellen
Wer unterbricht einen Prozess bzw. lässt diesen in die nächste Stufe ablaufen.
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Vernehmlassungen
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Kontrollstellen
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Rückmeldungen
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Lieferanten
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Kunde
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Lagerplätze
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Bestand
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Liefermengen
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Verkaufspreise / Rabatte (Anpassungen, Vereinbarungen)
etc.
Grundgerüst/Beispiel Prozess Auftragsabwicklung
Der Hauptprozess wird nun mit den Einflussflussfaktoren erweitert. Es kann sein, dass aus Übersichtsgründen der Hauptprozess für jeden Einflussfaktor neu abgebildet werden muss.
Darstellungsbeispiel
Auftragsabwicklung mit dem Einflussfaktor Kunde.
RAD Ansatz für komplexe Projekte
Für komplexe Projekte kann es notwendig sein, einzelne Teilbereiche in sich wiederholenden Zyklen durchzuführen. Dabei wird jeweils nach Abnahme eines Teilbereiches die nächste Definition gestartet, realisiert und abgenommen. Mehrere solche Zyklen können auch parallel verlaufen und erfordern eine präzise organisatorische Abstimmung und Kontrolle.