Grundsätze des Infoniqa ONE 200 Auftrag

Datenhaltung

Die Bewegungsdaten können in unbeschränkter Anzahl Geschäftsjahren im System gehalten werden. Der Benutzer entscheidet selbständig, zu welchem Zeitpunkt welche Belege definitiv sein sollen (durch definitiven Druck, Übernahme etc.).

Die Anwendungsbereiche Einkauf, Verkauf und Warenwirtschaft sind voll integriert. Alle Bewegungen sind sofort online auf dem Lager verfügbar.

Aus dem Verkauf oder dem Einkauf für Durchläufer erstellte Belege des anderen Anwendungsbereiches sind sofort ersichtlich und können durch andere Anwender parallel ergänzt werden. Der Anwender hat jederzeit den aktuellen Stand der Bestände, der Saldi, Bewegungen etc. in sämtlichen Abfragen und Auswertungen.

Mit Infoniqa ONE 200 Auftrag können bis zu 999 Mandanten verwaltet werden. Jeder berechtigte Anwender kann auf einfache Art und Weise im Administrationsteil Infoniqa ONE 200 Admin neue Mandanten und Geschäftsjahre eröffnen. Während dem Betrieb von Infoniqa ONE 200 Auftrag kann von einem Mandanten zum anderen gewechselt werden.

Perioden oder Geschäftsjahre

Infoniqa ONE 200 Auftrag kennt keine Perioden oder Geschäftsjahre. Da für Auswertungen, die mit Infoniqa ONE 200 Finanz abgeglichen werden sollen, eine gleiche Eingrenzung des Datumsbereiches notwendig ist, kann im Infoniqa ONE 200 Auftrag die Periode gemäss den Einstellungen des Infoniqa ONE 200 Finanz gewählt werden.

Die Datumsgrenzen der gewählten Periode werden in Datumsauswahlen, sofern als solche anwendbar, auch als Vorschlag genommen.

Die gewählte Periode ist bei der Verbuchung der offenen Belege entscheidend. Die Abgrenzung (Datum bis) erfolgt über das Valutadatum der Belege.

Es gilt dabei folgende Regel:

• Sofern das alte Geschäftsjahr gewählt ist, können nur Belege bis zum Ende dieses Geschäftsjahres erstellt werden. Auf dem Buchungsfenster ist daher das Datum auf dieses Ende zu setzen.

• Sofern das neue Geschäftsjahr gewählt wird, werden alle noch anstehenden Buchungen des alten Geschäftsjahres automatisch in das neue Geschäftsjahr valutiert

Zentrale Stammdaten

Zentrale Stammdaten sind über alle Infoniqa ONE 200 Anwendungen hinweg harmonisiert und mit einheitlichen Funktionen zugreifbar. Da Infoniqa ONE 200 Auftrag sich auf einige Stammdaten des Infoniqa ONE 200 Finanz stützt, müssen diese zuerst korrekt organisiert und erfasst werden.

Dies umfasst:

• Währungen und Kurse.

• Steuersätze der Mehrwertsteuer (inkl. den auftragsspezifischen Angaben zu Marktzugehörigkeit und Umsatzsteuer-Klassifizierung).

• Kontenplan und sofern geplant Kostenrechnung (Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger). Wichtig ist, dass alle Vorgaben (z.B. Steuer-ID’s sofern steuerpflichtiges Konto) erfasst werden. Für die korrekte Erfassung sind die Handbücher des Infoniqa ONE 200 Finanz zu konsultieren.

• Adressen inkl. Gruppierungen (sofern für Statistik oder Konditionen geplant).

• Debitorenstamm (als Basis des Kundenstammes)

• Kreditorenstamm (als Basis des Lieferantenstammes)

• Verkäufer

• Sachbearbeiter

• Zahlungskonditionen

• Banken (inkl. Definition der ESR-Formate, Zahlungsverbindungen etc.)

• Einträge der Codes (Bezeichnungen, Vorgaben etc.)

Für die Einrichtung und Erfassung dieser Stammdaten müssen zwingend die Handbücher des Infoniqa ONE 200 Finanz konsultiert werden. Dies ist auch in denjenigen Fällen notwendig, wo die Buchungen nicht an das Infoniqa ONE 200 Finanz übergeben werden, denn die Stammdaten dienen der Online-Plausibilisierung während der Erfassung. Die meisten Stammdaten (mit Ausnahme des Kontenplanes und der Kostenrechnungs-Pläne) können direkt vom Menu des Infoniqa ONE 200 Auftrag aus erfasst und gepflegt werden.

Stammdaten des Infoniqa ONE 200 Auftrag

Die für einen ordnungsgemässen Betrieb des Infoniqa ONE 200 Auftrag notwendigen Stammdaten hängen sehr stark von der Organisationsform und den Anforderungen des Anwenders ab. Eine mangelhafte oder unvollständige Erfassung der Stammdaten kann die tägliche Arbeit mit Infoniqa ONE 200 Auftrag sehr stark beeinträchtigen und kann auch zu falschen Eingaben oder Abläufen führen.

Wesentliche Basis-Stammdaten für eine korrekte Arbeit sind:

• Gruppierungen: Für Preis- und Rabattfindung, als Suchmechanismen oder für Kontierungsvorgaben. Für die Vergabe von Kontierungen sind die Regeln für den Kontierungsvorschlag zu beachten.

• Lager: Eine korrekte Bestandsführung erfordert minimal die Angabe eines Lagers, auf das sich die Artikel beziehen. Die Lagerstrukturierung und Strukturtiefe muss vorgängig bestimmt werden und sollte im Betrieb nicht mehr geänderte werden.

• Einheiten: Die eigenen Verpackungseinheiten (Stück, Karton etc.) sind zu erfassen und unnötige Einheiten zu entfernen. Das gleiche für Leistungseinheiten die zu den Leistungen zugeordnet werden.

Weitere Stammdatenbereich, die während des Betriebs auch ergänzend eröffnet werden können sind:

• Garantie: Angaben zur Garantie- oder Verfall-Dauer

• Textbausteine: Texte als Vorschläge für andere Stammdaten (z.B. Artikelstamm) oder die Belegerfassung.

• Kalkulation: Die Angaben müssen allenfalls ergänzt oder mit eigenen Werten nachgeführt werden. Nach der Erfassung des Artikelstammes, in jedem Fall nach den ersten Zugängen (und/oder Inventur) sind die Werte zu prüfen.

Einzelheiten finden Sie im Kapitel Stammdaten

Budgetierung

Die Budgetierung von Werten und Mengen ist zentral in einer Funktion zusammengefasst. Sie erlaubt die Budgetierung auf einzelne Stammdatenbereiche und auch deren Kombinationen. Mehrere Arten und Gültigkeitsbereiche von Budget können parallel gehalten und verglichen werden.

Die Budgets können auch durch optionale (kostenpflichtige) Module erfasst und verwaltet werden. Vergleiche in Statistiken mit den Budgets sind aufgrund der vielfältigen Möglichkeiten individuell (kostenpflichtig) zu ergänzen. Die Budgets von Infoniqa ONE 200 Auftrag sind auf eine dynamische und unbegrenzte Anzahl von planerischen Budgets ausgerichtet. Sie sind daher nicht mit den auf einzelne Teilbereiche der Finanzbuchhaltung und/oder Kostenrechnung fokussierten Budget von Infoniqa ONE 200 Finanz integriert oder synchronisiert. Vor allem im Warenverkehr, mit Verkäufern etc., kann eine solche Abstimmung mit verdichteten Teilbereichen im Finanz nur über Schlüsselzahlen möglich sein. Dies wiederum kann nur durch individuelle (kostenpflichtige) Module erreicht werden.

Einzelheiten finden Sie im Kapitel Budget

Auswertungen und Formulare

Das Modul Infoniqa ONE 200 Auftrag umfasst eine grosse Anzahl vorgefertigter, modulspezifischer Berichte und Formulare. Die Belegformulare müssen in den meisten Fällen auf das anwenderspezifische Layout angepasst werden. Diese Anpassungen müssen sorgfältig geplant werden. Wichtige Angaben sind:

• Layout des Andrucks (Farben, Grössen, Abmessungen etc.)

• Benötigte Werte (Abklärung ob durch Standard-Prozedur geliefert, bei zusätzlichen Werten wo diese erfasst werden, Dokumentation von Beispielen aus den Daten).

• Verarbeitungsregeln, z.B. wann etwas angedruckt werden oder unterdrückt werden soll.

• Berechnungen die speziell ergänzt werden müssen. Diese müssen mit der kompletten Formel und Beispielen dokumentiert werden.

• Selektionskriterien (prüfen ob mit Standard-Auswahlfenster erfüllt)

Mittels Selektions- und Gestaltungsoptionen können Standard-Auswertungsvarianten erzielt werden. Häufig zu kombinierende Selektions- und Gestaltungsoptionen können als frei definierbare Standardselektion pro Benutzer gespeichert werden.

Um weitere Auswertungsvarianten zu erzielen, steht es dem Anwender natürlich frei, mit dem Reportdesigner-Tool von Crystal-Reports die im Standardumfang gelieferte Berichte nach Belieben anzupassen oder voll umfassend neue Berichte zu erstellen.

Die Ausgaben können direkt auf den Drucker oder zuerst in einer Vorschau am Bildschirm ausgegeben werden und dann in gängige Dateiformate wie EXCEL, Word, etc. exportiert werden. In der Vorschau können verschiedene Zoomgrössen dargestellt werden. Die vom Anwender eingestellte Zoomgrösse wird registriert und beim wiederholten Aufruf in der gewählten Grösse wieder dargestellt. Mehrer Reports können nebeneinander, überlappend oder untereinander ausgeführt werden.

Kontierungen

Die Vorgaben für die Kontierungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Stammdaten, die eine reibungslose Erfassung von Bewegungen ermöglichen. Sofern die Kontierungen richtig vergeben wurden, können Belege und Belegzeilen ohne zusätzliche Eingaben erfasst werden.

Die Kontierungen können an verschiedenen Stellen, und somit in unterschiedlicher Genauigkeit, vorgegeben werden. Die möglichen Vorgaben und damit die Suchreihenfolge des Programms (am Beispiel eines Verkaufsbeleges) sind:

• zuerst vom Artikel,
  wenn nicht vorhanden

• von Artikelgruppe,
  wenn nicht vorhanden

• vom Kunden,
  wenn nicht vorhanden

• von den Konstanten des Verkaufs.

Dieser Suchablauf gilt für Konto und Kostenstellen/Kostenträger getrennt. Kostenstellen/Kostenträger können also von einer anderen Vorgabe (z.B. vom Kunden) stammen.

Einzelheiten siehe Kapitel Kontierung

Gruppierungen

Die Gruppen dienen unterschiedlichen Aufgaben durch den gesamten Infoniqa ONE 200 Auftrag und verdienen daher im Aufbau einer Datenbasis einer besonders sorgfältigen Planung.

Folgende Einsatzmöglichkeiten sind grundsätzlich gegeben:

• Auswahlkriterium, um aufgrund einer Kategorie auf eine Menge von Artikeln zu schliessen

• Unterteilungen von Statistiken nach Sachgebieten

• Preis- und Rabattfindung

• Vorgabe von Kontierungen

• Aufbau von Rastern

• Klassifikationen

Der Basisgruppenbaum wird durch die Codetabelle (Anwendung Admin) vorgegeben und kann individuell durch neue Hauptbegriffe erweitert werden. Die Hauptgruppen haben bestimmte Funktionalitäten hinterlegt, im Gegensatz zu individuell ergänzten Hauptgruppen.

Artikel können anhand des Gruppenbaumes gesucht werden.

Siehe unter Stammdaten, Kapitel Gruppen

Währungen

Infoniqa ONE 200 Auftrag ist Multiwährungstauglich. Ein Mandant kann in Basiswährung und EURO als Parallelwährung geführt werden. Die Parallelwährung Euro ist zurzeit in beschränktem Mass auswertbar.

Basiswährung

Die Basiswährung kann auch als Hauswährung oder Leitwährung bezeichnet werden. Sie entspricht der Währung, in welcher die Bücher (sofern Infoniqa ONE 200 Finanz eingesetzt wird dessen Basiswährung) eines Mandanten geführt und rapportiert werden.

Die Basiswährung kann beim Anlegen eines neuen Mandanten bestimmt werden. Es stehen sämtliche Währungen des vorinstallierten Demo-Mandanten zur Auswahl. Natürlich können dort bei Bedarf fehlende Währungen vorgängig nachgetragen werden.

Fremdwährung

Als Fremdwährung werden alle Währungen neben der Basiswährung verstanden.

Fremdwährungen können im Währungsstamm verwaltet werden. Buch- und Bewertungskurse zu den Fremdwährungen können im Kursstamm verwaltet werden.

Kontoführung in Fremdwährung erfolgt nach dem Prinzip „Doppelte Betragsspalten“. Das heisst, dass ein Beleg in Fremd- und Basiswährung geführt wird (nicht jedoch die Detailzeilen). In statistischen Auswertungen kann jederzeit aufgrund der Kurse und des Basiswährungstotals des Beleges umgerechnet werden.

Kurse

Die Kurse können grundsätzlich frei erfasst werden. Für die Belegerfassung wird für Verkaufsbelege der Debitorenkurs, sofern nicht vorhanden der Hauptbuchkurs, für Einkaufsbelege der Kreditorenkurs genommen.

Mehrwertsteuer

Die von der Steuerbehörde vorgegebenen Abrechnungssysteme (Vereinbart, Vereinnahmt und Pauschal) können beim Anlegen eines neuen Mandanten bestimmt werden. Mit frei definierbaren Abrechnungsgruppen werden selektive Abrechnungen separat angemeldeter Geschäftsbereiche oder Abrechnung mit anderen Ländern ermöglicht. Sämtliche steuerpflichtigen Buchungen werden zentral in Infoniqa ONE 200 Finanz abgerechnet.

Die Anzahl der Steuersätze ist unbeschränkt. Die Steuersätze sind unter einem beliebigen Code auf der Zeitachse erfassbar. Somit ist eine Satzerhöhung ohne Probleme durch den Benutzer zu bewältigen.

Die Bezeichnung der Steuer ist durch den Anwender frei wählbar. Jeder Steuersatz wird dem Typ Vorsteuer, Mehrwertsteuer oder Pauschal und der Umsatzart Brutto oder Netto zugeordnet. Bei der Bruttomethode ist der Steuerbetrag im Buchungsbetrag inbegriffen; bei der Nettomethode wird der Steuerbetrag dem Buchungsbetrag zugerechnet. Der Typ Pauschal ist eine besondere Art des Typs Mehrwertsteuer.

Da im Warenverkehr der MwSt-Satz nicht allein vom Artikel selbst, sondern auch vom Abnehmer (resp. dessen geographischer Lokation) abhängig ist, kann ein Steuersatz nur aufgrund der Kriterien des Artikels und des Kunden bestimmt werden. Jeder Artikel wird in eine Kategorie der Steuerpflicht (UST-Klassifizierung) eingeteilt. Die Kunden wiederum in ihre Zugehörigkeit zu einem Markt (Marktzugehörigkeit). Aus der Kombination dieser Kriterien wird auf der Belegzeile dann der richtige Steuersatz ermittelt. Alle anderen Angaben, wie z.B. ein Steuersatz beim Preis des Artikels haben, wenn überhaupt, nur sekundären Charakter und werden dann eingesetzt, wenn die Basiskriterien nicht vollständig sind.

Detaillierte Angaben finden Sie unter Stammdaten Steuersätze

Bankangaben resp. ESR

Bankenclearingstamm

Eine reibungslose Erfassung und Verbuchung der Einkaufsrechnungen erfordert die Pflege aller Stammdaten. Sehr wichtig ist ein aktuelles Verzeichnis der Bankclearing-Nummern. Dieses kann im Programm ADMIN über die Funktion  "Bankenstamm einlesen" nachgeführt werden.

Bankenstammdaten

Die Zahlungsverbindungen der Debitoren (Kunden) und Kreditoren (Lieferanten) müssen richtig erfasst sein. Für den Andruck der ESR auf der Rechnung des Verkaufs ist zudem die korrekte Erfassung der eigenen Bank ebenso entscheidend.

Alle Bank-Adressangaben einschliesslich Bankclearing-Nummer können aus dem Bankenstamm, das über die Schaltfläche unmittelbar neben der Clearing/BLZ aufgerufen und  übernommen werden. Mit dem ausgewählten Eintrag werden auch Name und Adresse der Bank korrekt übernommen.

Teilnehmernummer und Postcheckkonto-Nummer

Die Begriffe "Teilnehmernummer" und "PC-Nummer" sind eigentlich synonym. Die Teilnehmernummer ist eine auf 9 Stellen getrimmte Darstellung der Postcheck-Kontonummer. Die Teilnehmernummer befindet sich in der Codierzeile (das ist die Zeile im weissen Feld am unteren Ende des ESR) ganz rechts. Sie wird aus der Postcheckkonto-Nummer gemäss folgender Regel gebildet (Aufbau von rechts her):

• Prüfziffer (1 Stelle)

• Kontonummer (6 Stellen, links mit Nullen auffüllen wenn kleiner)

• Postcheckamt (2 Stellen, bei ESR immer 01).

Aufbau der ESR-Codierzeile

Als Codierzeile wird die gesamte Zeile die sich im weissen Feld des Einzahlungsscheines befindet bezeichnet. Diese Codierzeile ist aus drei Teilen zusammengesetzt:

• Zahlungsbetrag, sofern es sich nicht um einen ESR+ handelt (bsi um ersten >)

• Referenznummer (bis zum +): Dieser Teil ist formatiert auch im entsprechenden Feld oberhalb der Einzahlungsadresse ersichtlicht.

• Teilnehmernummer, die den Inhaber des Postcheck-Kontos angibt.

Die Referenznummer unterteilt sich in zwei Bereiche, sofern die Zahlung über eine Bank geht. Der linke Teil mit 13 Stellen beinhaltet die Referenzierungen der Bank (meistens Clearing und Kontonummer oder nur Kontonummer), der rechte Teil mit 13 Stellen die Referenzierungen des Endbegünstigten. In diesem Bereich werden meistens die Kundennummer und Belegnummer gem. der Rechnung abgelegt. Die Referenznummer mit 27 Stellen (und auch bei 16 Stellen) besitzen eine Prüfziffer am Schluss.

Schnittstellen

Für die externe Online-Verwaltung von Stamm- und Bewegungsdaten stehen eine Vielzahl von API-Funktionen zur Verfügung. Über API können die meisten Stamm- und Bewegungsdaten direkt und einzeln aus externen Programmen bearbeitet werden, so dass externe Programme wie die eigenen Infoniqa ONE 200 Module im Infoniqa ONE 200 Auftrag integriert werden können.

Online-Anbindungen (optional)

Online-Anbindungen erlauben die direkte Integration einer externen Anwendung in die Abläufe von Infoniqa ONE 200. Diese Anbindungen bauen auf der API-Schnittstelle (für eigenständige Programme) auf. Die Online-Anbindung erfordert entsprechende konzeptionelle und technische Vorkehrungen.

Anbindungen Excel (optional)

Auf einzelne Arbeitsvorgänge optimierte Benutzeroberflächen und Funktionen im Excel für

• Preismutationen, Preispflege, Tarife

• Artikelerfassung und Mutation

• Belegerstellung (Schnellerfassung)

• Ausgelagerte Mengenabbuchungen

• Budgetbearbeitung

• Statistische Auswertungen (Verkäuferumsätze, ABC-Analysen etc.)

• Lagerübersichten

• Lagerbewertungen, Einstandspreispflege

• Kalkulationen

usw.