Gruppe Extras

E-Postausgang

Sparen sie mit Infoniqa ONE 200 Finanz Zeit und Portokosten!

Dokumente, welche an externe Empfänger verschickt werden sollen (Kontoauszug Debi/Kredi, Belastungsanzeigen, Vergütungsanzeigen, Zinsrechnungen etc.), können mit Hilfe der Funktion „E-Postausgang“ je nach Wunsch via E-Mail, Fax oder konventionell auf dem Postweg verschickt werden.

Dazu werden die zu verarbeitenden Dokumente in einen speziellen Postausgang gestellt, und können von dort aus versendet werden, nachdem pro Empfänger E-Mail, Fax, und Versandart (vom Programm vorgeschlagen) definiert resp. überarbeitet wurden.

Der Versandlauf wird samt den zu versendenden Dokumenten archiviert und kann zu einem späteren Zeitpunkt wieder abgerufen werden.

Folgende Dokumenttypen können elektronisch versendet werden:

• Kontoauszug Debitoren

• Belastungsanzeige LSV+/DebitDirect

• Einzugsaufforderung beim Verbandseinzug

• Verzugszinsrechnungen (Funktion „Kontoverzinsung“)

In den nachfolgenden Kapiteln erfahren Sie mehr, wie die Funktion eingerichtet werden kann und wie anschliessend mit dem E-Postausgang gearbeitet wird.

Einrichten der Funktion „E-Postausgang“

Damit die Funktion „E-Postausgang“ verwendet werden kann, müssen folgende Vorbereitungsmassnahmen getroffen werden:

	Einstellungen
Aktivierung der Funktion „E-Postausgang“ in den Einstellungen	Einstellungen, Register „Finanzbuchhaltung 2/2“ In diesem Register kann die Funktion „Elektronischer Postausgang“ aktiviert werden. Ab dem Zeitpunkt der Aktivierung kann in den jeweiligen – für die Funktion bestimmten Auswertungen – der Ausdruck optional in den E-Postausgang statt nur auf den Drucker erfolgen.
	E-Postausgang: Einstellungen
E-Postausgang konfigurieren	Im Dialog Registerkarte Debitoren, Gruppe Extras, E-Postausgang können durch Drücken von [Einstellungen] die weiteren erforderlichen Konfigurationen vorgenommen werden. Die Einstellungen werden jeweils pro „Dokumenttyp“ gespeichert.
Typ	Selektion des Dokument-Typs, für welchen die Konfigurationen vorgenommen werden sollen.
Versand-Einstellungen	Hier kann pro Dokumenttyp definiert werden, wie bei den elektronischen Versandarten Mail und Fax die Übergabe der Dokumente an das Mail-Programm (Outlook) erfolgen soll ¤     Mail-Fenster: Beim Versenden der Dokumente (Button [Elektronisch]) wird pro Empfänger ein separates Mail-Fenster geöffnet, in welchem die ganze E-Mail angezeigt wird. Dies ermöglicht die Kontrolle sowie Anpassungen vor dem Versenden. ¤     Direkt: Beim Drücken von [Elektronisch] werden die Dokumente direkt versendet (Nur mit MS Outlook möglich) ¤     Postausgang: Beim Drücken von [Elektronisch] werden die einzelnen Dokumente als Mail in den Postausgang von MS Outlook gestellt und können von dort aus versendet werden (Nur mit MS Outlook möglich) Einstellungen für elektronischen Fax-Versand: Siehe Spezielle Einstellungen für den Fax-Versand
Prioritäre Versandart	Hier kann pro Dokumenttyp definiert werden, welche Versandart Priorität hat und beim Aufbereiten des Versandlaufes vorgeschlagen werden soll. Wenn als erste Priorität beispielsweise „Mail“ definiert wird, schlägt das Programm automatisch die Versandart „Mail“ vor, falls eine Mail-Adresse verfügbar ist. Falls keine Mail-Adresse verfügbar ist, wird die Versandart der nächsten Versandstufe vorgeschlagen. Sobald aufgrund der Priorität die Versandart „Post“ zum Zuge kommt, ist die Ermittlung der Versandart beendet.
Betreffzeile Mitteilungstexte und Signatur erfassen	Pro Dokumenttyp und Versand-Sprache (abhängig von der Sprache gem. Debitorenstamm) können unterschiedliche Betreffzeilen und Mitteilungstexte für den elektronischen Versand erfasst werden. Die Signatur ist für alle Sprachen gleich, die Übersetzungen so wie auch weitere Signaturen werden im Dialog «Dynamische Textbausteine» (Button rechts von Signaturen-Combo) erfasst. Die hier erfassten Texte erscheinen dann im jeweiligen Mail oder Fax als Betreff und Mail-Text. Das eigentlich zu versendende Dokument wird bei Mails als PDF angehängt, bei Fax als zusätzliche Seiten gefaxt. Die Texte werden pro Dokumenttyp und Sprache unter [E-Mail Texte], in den Feldern Betreff-Zeile und Mitteilungstext Signatur (alle Sprachen gleicher Wert) erfasst. Mit können verschiedene Elemente aus der Datenbank in den Text eingefügt werden (Z.B. Debi-Name, Adresse, etc.) Zeilenwechsel sind mit Ctrl+Enter möglich

Arbeiten mit der Funktion „E-Postausgang“

Dokumente werden im Report-Dialog mit „Ausgange in elektronischen Postausgang“ in den Postausgang übergeben.

Es öffnet sich automatisch der Dialog „E-Postausgang“. Pro Vorgang wird ein neuer Versandlauf erstellt, in welchem die zu versendenden Dokumente pro Empfänger ersichtlich sind.

Standardmässig wird nur gerade jener Versandlauf angezeigt und selektiert, welcher gerade zuvor erstellt wurde. Durch Drücken von [Aufbereiten] werden auch die restlichen (der Selektion entsprechenden Versandläufe) angezeigt.

Im Grid „Positionen“ kann der Versandvorschlag (gem. Einstellungen) kontrolliert und gegebenenfalls überarbeitet werden. Zudem kann durch Klick auf das PDF-File das Dokument pro Empfänger betrachtet werden. Durch Drücken von [Vorschau] kann auch eine Gesamtvorschau über den gesamten Versandlauf erstellt werden.

Anschliessend werden die jeweiligen Dokumente durch Drücken von [Brief] resp. [Elektronisch] an den Drucker oder eben an das Mail-Programm übergeben und der Versandlauf kann abgeschlossen werden.

E-Postausgang Feldbezeichnung	Bedeutung
Selektion	Hier können verschiedene Selektionskriterien vorgenommen werden, nach welchen die gespeicherten Versandläufe angezeigt werden. Standardmässig wird immer jener Versandlauf angezeigt, welcher gerade zuvor erstellt wurde.
Erstellt von	( ) alle: es werden alle Versandläufe angezeigt ( ) Nur Eigene: Es werden nur die selber erstellten Versandläufe angezeigt
Status	[ ] offen: Offene Läufe werden angezeigt [ ] abgeschlossen: Auch abgeschlossene Läufe werden angezeigt und können nochmals Betrachtet sowie gedruckt/versendet werden
Erstellungsdatum	Datum der Erstellung des Versandlaufes
Grid „Versandläufe“	In diesem Grid werden die Versandläufe angezeigt, welche der zuvor getroffenen Selektion entsprechen. Nachdem ein Dokument in den E-Postausgang übergeben wurde, wird standardmässig nur dieser gerade erstellte Postausgangslauf selektiert und angezeigt. Durch Drücken von [Aufbereiten] werden auch die anderen – der Selektion entsprechenden – Läufe angezeigt. Im Grid Versandlauf sind Informationen über Status, Ursprung (Debi/Kredi), Art (Dokumenttyp), Datum und Ersteller entnommen werden. Bei Dokumenten aus Zahlläufen (Debi-Belastungsanzeige, Kredi-Vergütung, …) werden zusätzliche Informationen über den Zahllauf angezeigt.
Grid „Positionen“	In diesem Grid werden die einzelnen Positionen (=Empfänger) des Versandlaufes angezeigt. Pro Empfänger kann das zu versendende Dokumenten als PDF-File angeschaut werden und es können folgende Versand-Konfigurationen vorgenommen werden: Versandart (Mail, Fax, Post) Kontakt-Selektion Es kann eine andere Kontaktperson aus dem Adress-Stamm selektiert werden E-Mail-Adresse Die E-Mail-Adresse kann überarbeitet werden. Es kann auch aus einer Auswahl von E-Mail-Adressen aus den Stammdaten selektiert werden Fax Analog E-Mail-Adressen kann die Fax-Nummer angepasst oder aus den Stammdaten ausgewählt werden Fehler In der Spalte „Fehler“ werden allfällige – beim elektronischen Versand – aufgetretenen Fehler angezeigt. Es wird beispielsweise angezeigt, wenn für die Sprache eines Empfängers keine Mail-Texte erfasst wurden.
	Funktionen des Grids „Versandpositionen“
[Alle] / [Keine]	Im Grid „Positionen“ werden durch Drücken von [Alle] sämtlichen Positionen selektiert. Durch Drücken von [Keine] werden die Positionen nicht mehr selektiert
[Brief]	Durch Drücken von [Brief] werden die selektierten Positionen mit Versandart „Post“ an den Drucker übergeben und erhalten anschliessend den Status „Gedruckt“.
[Elektronisch]	Durch Drücken von [Elektronisch] werden die selektierten Positionen mit Versandart „Mail“ und „Fax“ an das Mailprogramm übergeben. Siehe auch Kapitel Spezielle Einstellungen für den Fax-Versand
[Speichern]	Die getätigten Versandeinstellungen werden gespeichert
[Löschen]	Die selektierten Positionen werden gelöscht
	Funktionen des Grids „Versandläufe“
[Aufbereiten]	Die Versandläufe werden gem. Selektion aufbereitet und im Grid „Versandläufe“ angezeigt
[Einstellungen]	Konfiguration der Funktion „E-Postausgang“. Siehe dazu Kapitel Einrichten der Funktion „E-Postausgang“
[Vorschau]	Ermöglicht einen Gesamtüberblick über den ganzen selektierten Versandlauf
[Abschliessen]	Der selektierte Versandlauf wird abgeschlossen. Falls noch nicht alle Dokumente verschickt oder gedruckt wurde, kommt eine entsprechende Warnung. Ein Versandlauf mit Status „Abgeschlossen“ bleibt in der Infoniqa ONE 200 Datenbank gespeichert bis er manuell gelöscht wird. Somit werden sämtliche Versandläufe elektronisch archiviert und können zu einem späteren Zeitpunkt nochmals betrachtet werden.
[Löschen]	Der selektierte Versandlauf wird gelöscht

E-Services

E-Banking

E-Banking Feldbezeichnung	Bedeutung
	Selektion
Aufträge aller Mandanten anzeigen	o E-Banking-Aufträge im angemeldeten Mandant werden angezeigt. þ E-Banking-Aufträge aller Mandanten in der angemeldeten Datenbank werden im Grid angezeigt.
Aufträge aller Benutzer anzeigen	o E-Banking-Aufträge des angemeldeten Benutzers werden angezeigt. þ E-Banking-Aufträge aller Benutzer werden angezeigt. Damit können beispielsweise pendente DTA-Aufträge aus der Kreditoren- und der Lohnbuchhaltung in einem Vorgang gesendet werden, wenn diese von unterschiedlichen Personen erstellt worden sind.
Inkl. erledigte ab	Datum, ab welchem erledigte E-Banking-Aufträge angezeigt werden sollen. Die Selektion erfolgt auf das Datum der Gridspalte „Verarbeitet“. Als Programmvorschlag wird das aktuelle Systemdatum eingesetzt.
	Standard-Selektionen Die Programm-Vorschläge für die Selektionen können mit benutzerindividuellen Selektionen übersteuert werden.
	Grid
Selektion	o Der E-Banking-Auftrag ist nicht selektiert þ Der E-Banking-Auftrag ist für das [Senden/Empfangen] selektiert.
Status	Folgende Status werden vom Programm gesetzt: Pendent (Freigabe) Der Auftrag ist pendent und muss von den entsprechenden freigabe-berechtigten Personen zuerst freigegeben werden. Pendent (Übermittlung) Der Auftrag wurde freigegeben und steht bereit für die Übermittlung [Senden/Empfangen]. Die Übermittlung des E-Banking-Auftrages wurde jedoch noch nicht ausgeführt. Übermittelt Dieser Status wird beispielsweise bei EBPP-Aufträgen (Typ Paynet senden, Yellowbill senden) erreicht, da die Rückbestätigung zeitlich verschoben sein kann. Fehler Dieser Status kann nur bei EBPP-Aufträgen (Typ Paynet senden, Yellowbill senden) erreicht werden. Dabei ist der Inhalt der Gridzelle „Fehlercode“ zu beachten. Erledigt Der E-Banking-Auftrag ist erledigt. Das Datum der Gridzelle „Verarbeitung“ entspricht dem Datum der Erledigung. Der Status wird vom Programm automatisch gesetzt, wenn der E-Banking-Auftrag erfolgreich verarbeitet werden konnte. Beispielsweise: DTA erfolgreich gesendet, QR erfolgreich in die Debitorenbuchhaltung eingelesen oder EBPP-Rechnungsausgang erfolgreich gesendet und verarbeitet werden konnte. Hinweis: Ein [Export] setzt den Status auch auf Erledigt.
Protokoll	Das Protokoll-Datum entspricht dem Tag, an welchem der E-Banking-Auftrag gesendet (Upload) oder empfangen (Download) wurde. Siehe auch vorangehendes Feld Status.
Typ	Typ des E-Banking-Auftrages DTA, EZAG, QR, LSV, LSV+, DD, Paynetsenden, Yellowbill senden
Datei	Dateiname der Datei welche, zum E-Banking-Auftrag gehört. (siehe auch nächstes Feld). Bei einem DTA-Auftrag kann der Kreditoren- oder Lohnbuchhalter beim Erstellen den Dateinamen festlegen.
	Datei browsen. Die Datei kann mittels Doppelklick auf das Symbol in der Zelle eingesehen werden. Hinweis: Die Datei ist aus Sicherheitsgründen nicht änderbar.
Bank, Ort, Konto, Clearing	Informationen über das Zahlungsinstitut, über das der E-Banking-Auftrag abgewickelt wird/wurde.
Erstellt	Datum, an welchem der E-Banking-Auftrag erstellt wurde.
Benutzer	Benutzer, welcher den E-Banking-Auftrag erstellt hat.
Quelle	Applikation, aus welcher der E-Banking-Auftrag erstellt wurde.
Verarbeitet	Datum, an welchem der E-Banking-Auftrag verarbeitet wurde ( (Operation Infoniqa ONE 200-Anwendung). Beispielsweise QR-Verarbeitung in Debitoren oder Erstellung DTA aus Kreditoren/Lohn.
Betrag	Betrag des E-Banking-Auftrages. Beispielsweise bei einem Typ DTA entspricht der Betrag der Gesamtsumme des DTA-Auftrages.
Mandant	Mandant, welchem der E-Banking-Auftrag zugeordnet wurde (z.B. QR) oder aus welchem der E-Banking-Auftrag erstellt wurde (z.B. DTA).
Vergütungsanzeige	PDF-Datei der Vergütungsanzeigen eines DTA-Auftrages. Mittels Doppelklick auf das PDF-Symbol können die Vergütungsanzeigen eingesehen werden.
Vergütungsauftrag	PDF-Datei des Vergütungsauftrages eines DTA-Auftrages
Zahlungsprotokoll	PDF-Datei des Zahlungsprotokolls eines DTA-Auftrages. Mittels Doppelklick auf das PDF-Symbol kann das Zahlungsprotokoll eingesehen werden
Einzugsauftrag	PDF-Datei des Einzugsauftrages eines LSV-Auftrages
Belastungslauf	PDF-Datei des Belastungslaufes (Protokoll) eines LSV-Auftrages. Mittels Doppelklick auf das PDF-Symbol kann der Belastungslauf eingesehen werden
Belastungsanzeige	PDF-Datei der Belastungsanzeigen eines DTA-Auftrages. Mittels Doppelklick auf das PDF-Symbol können die Belastungsanzeigen eingesehen werden.
EBPP	PDF-Datei der E-Rechnung. Mittels Doppelklick auf das PDF-Symbol kann die E-Rechnung eingesehen werden.
Export-Verzeichnis	Verzeichnis, in welches ein [Export] ausgeführt wurde.
Export-Dateiname	Dateiname, mit welchem ein [Export] ausgeführt wurde.
Belegtyp	EBPP-Auftrag: Belegtyp z.B. Rechnung oder Gutschrift der E-Rechnung
Belegnummer	EBPP-Auftrag: Belegnummer der E-Rechnung
Debi-/Kredinummer	EBPP-Auftrag: Konto des Debitors (Rechnungsausgang) oder Kreditors (Rechnungseingang)
Währung	EBPP-Auftrag: Währung der E-Rechnung
Name	EBPP-Auftrag Name des Debitors (Rechnungsausgang) oder Kreditors (Rechnungseingang).
Fehlercode	Nicht benutzt (für zukünftige Erweiterungen)
	Schaltflächen
[Verträge]	Ein Untermenu erscheint: Vertrag einlesen Über diesen Menüpunkt werden neue Verträge/Schlüssel eingelesen. Im Normalfall erhalten Sie von Ihrer Bank einen Datenträger (CD, Diskette, Mail) der hier eingelesen werden kann. Vertrag löschen Über diesen Menüpunkt können bestehende eingelesene Verträge/Schlüssel gelöscht werden. Beachten Sie unbedingt die untenstehenden Hinweise! Hinweis: Mehrmaliges Einlesen/Löschen der Verträge/Schlüssel: Wenn Sie einen Vertrag mehrmals einlesen oder zuerst über „Vertrag löschen“ löschen und diesen unter „Vertrag einlesen“ neu einlesen wollen, sollten Sie von Ihrer Bank einen neuen Datenträger mit neuem Schlüssel verlangen. Andernfalls kann u.U. das Login beim nächsten Anmelden (Senden/Empfangen) nicht mehr funktionieren oder im schlechtesten Fall wird sogar das Konto gesperrt. Grund: Einige Finanzinstitute liefern die Schlüssel auf dem Datenträger mit. Beim Einlesen des Vertrages/Schlüssel wird dieser kopiert und im lokalen Filesystem abgelegt. Bei jedem Login (Senden/Empfangen) wird der Schlüssel dynamisch generiert und ins Filesystem zurückgeschrieben. Ein wiederholtes Einlesen ab Original-Datenträger würde dazu führen, dass der dynamische Schlüssel wieder auf den Ursprungswert zurückgesetzt wird, was beim nächsten Login zu unstimmigen Schlüssel führen wird.
[Verträge]	Hinweis: Lokales Einlesen der Schlüssel auf verschiedenen Arbeitsstationen: Die Verträge/Schlüssel können optional in ein lokales Verzeichnis auf einer Arbeitsstation oder auf ein freigegebenes Netzwerkverzeichnis auf dem Server eingelesen werden. Beim Einlesen auf Ebene „Lokaler Arbeitsstation“ kann ein und derselbe Vertrag nicht auf einer zweiten Maschine nochmals lokal eingelesen werden. Grund: Einige Finanzinstitute liefern die Schlüssel auf dem Datenträger mit. Beim lokalen Einlesen des Vertrages/Schlüssel wird dieser kopiert und im lokalen Dateisystem abgelegt. Bei diesen Finanzinstituten wird bei jedem Login (Senden/Empfangen) der Schlüssel dynamisch generiert und ins lokale Dateisystem zurückgeschrieben. Deshalb darf der Schlüssel nur gerade an einem Ort eingelesen bzw. verwaltet werden. Andernfalls kann u.U. das Login beim nächsten Anmelden (Senden/Empfangen) nicht mehr funktionieren oder im schlechtesten Fall wird sogar das Konto gesperrt. Wir empfehlen dringend, die Verträge zentral auf einem Shared-Verzeichnis im Netzwerk einzulesen, sobald mehrere Benutzer/Arbeitsstationen E-Banking-Aufträge senden/empfangen sollen.
[Parameter]	Schaltfläche zum Ändern der Kommunikationsparameter eines bestehenden Vertrages. Folgen Sie den Anweisungen des Wizard für die Änderung der Kommunikationsparameter.
[Freigabe]	Nach dem Erstellen von E-Banking-Aufträgen haben diese in der Regel den Status „Pendent (Freigabe)“ und müssen durch freigabeberechtigte Personen freigegeben werden. Mittels dieses Buttons gelangt man in den Dialog „Freigabe E-Banking Aufträge“ In diesem Dialog werden alle Aufträge angezeigt, welche durch den entsprechenden Benutzer freigegeben werden können. Wenn die nötige Anzahl Freigaben vorhanden ist, wechselt der Status des Auftrages auf „Pendent (Übermittlung)“. Der Auftrag gilt als freigegeben und kann übermittelt werden.
[Status]	Mit diesem Button gelangt man in den Dialog „Freigabestatus“ und sieht die bereits getätigten Freigaben. Eigens erstellte Freigaben können aus diesem Dialog auch wieder gelöscht werden.
[Drucken]	Ausgabe einer Liste der E-Banking-Aufträge.
[Löschen]	Der E-Banking Grid-Eintrag an der aktuellen Cursorposition wird unwiderruflich gelöscht.
[Import]	Mittels [Import] können Dateien aus dem Dateisystem (z.B. DTA aus einer anderen Anwendung oder eine aus dem Internetbanking abgeholte QR-Datei) importiert werden.
[Export]	Mittels [Export] können Dateien aus einem E-Banking-Auftrag in das Dateisystem exportiert werden. Der Auftrag gilt danach für das Infoniqa ONE 200 E-Banking als erledigt. Ein Export kann beispielsweise nützlich sein, wenn ein DTA über [Senden] nicht gesendet werden kann. Die DTA-Datei wird über [Export] ins Windows-Dateisystem exportiert und anschliessend beispielsweise über Internetbanking übermittelt.
[QR einlesen]	Die Schaltfläche wird aktiv, sobald der Grid-Cursor auf einem pendenten E-Banking-Auftrag vom Typ QR steht. Ein Submenu erscheint: Einlesen Mittels Einlesen wird der QR direkt in die Debitorenbuchhaltung des vorgängig angegebenen Mandanten verbucht. Der E-Banking-Eintrag gilt nach dem Einlesen als erledigt. Testlauf Mittels Testlauf wird ein QR-Testlauf in die Debitorenbuchhaltung des vorgängig angegebenen Mandanten durchgeführt.
[Protokoll]	Das Kommunikationsprotokoll aus den Vorgängen Senden und Empfangen kann eingesehen werden.
[Senden/Empfangen]	Senden/Empfangen Der Vorgang Senden und Empfangen wird gleichzeitig ausgeführt. Alle freigegebenen und selektierten E-Banking-Aufträge werden gesendet (Upload). ACHTUNG: Nur Aufträge zu denen auch Verträge existieren werden gesendet. E-Banking-Aufträge werden abgeholt (Download).
[Schliessen]	Das Programm E-Banking wird geschlossen.

Konto

Verzinsung

Ergänzend zum Mahnwesen existiert eine Konto-Verzinsung, welche eine Saldoverzinsung des Debitorenkontos über einen selektiven Zeitraum ermöglicht.

Saldierung

• Mit der Funktion Kontosaldierung steht ein effizientes Instrument zur Verfügung, um Konten gesamthaft oder eine Auswahl offener Posten auf schnellste Art zu saldieren.

• Lediglich der gewünschte Saldo-Zustand muss angeben werden und das Programm erstellt über alle Debitoren einen automatischen Saldierungsvorschlag.

• Der Vorschlag wird vom Anwender noch bearbeitet oder sofort verbucht.

• Ein allfälliger Saldo wird dabei wahlweise

• als neuen OP vorgetragen (Saldovortrag) oder

• als Differenz ausgebucht (Differenzausbuchung).

• Die beiden Techniken erfordern unterschiedliche Voreinstellungen und werden hier getrennt beschrieben.
  Sie lassen sich nebeneinander anwenden. Pro "Ausbuchungslauf" können jedoch nur Differenzausbuchungen oder nur Saldovorträge ausgeführt werden.

Konto-Saldierung Feldbezeichnung	Bedeutung
Selektion
Datum	ž Beleg Selektion Belege mit Belegdatum bis ž Valuta Selektion Belege mit Valutadatum bis ž Verfall Selektion Belege mit Verfalldatum bis
Saldo	þ Positiver Saldo Nur Belege mit Soll-Saldo þ Negativer Saldo nur Belege mit Haben-Saldo þ Nullsaldo nur Belege mit Saldo = 0
Toleranz	ž Keine Keine Toleranz berücksichtigen ž Betrag Maximaler Saldo zum Ausbuchen ž % Maximale Abweichung in Prozent vom Umsatz der Rechnungen und Gutschriften
[Selektion]	Siehe Zusatzselektion
[Aufbereiten]	Die Belege werden anhand der Selektion aufbereitet und angezeigt.
Ausbuchen
Grid	Zusammenzug aller auszubuchenden Belege pro Währung
[Modus]	Siehe Modus
[Ausbuchen]	Alle selektierten Debitoren-Posten werden ausgebucht.
Debitoren-Konten
Grid	Einzelne Debitoren-Konten können selektiert/deselektiert werden. Bei einer Deselektion werden alle zugehörige Debitoren-Posten (Debitor + Währung) auch deselektiert.
Debitoren-Posten
Grid	Einzelne Debitoren-Posten können selektiert/deselektiert werden.
[Alle/Keine]	[Alle] Alle Debitoren-Posten werden selektiert. [Keine] Alle Debitoren-Posten werden deselektiert.
[Schliessen]	Das Fenster „Konto-Saldierung“ wird geschlossen

Zusatzselektion (Konto-Saldierung)

Diese Selektion selektioniert Konten aufgrund der Attribute im Debitorenstamm (nicht in den Belegdaten).

Konto-Saldierung Zusatzselektion Feldbezeichnung	Bedeutung
Währung	Währungsselektion, * selektiert alle Währungen.
Debitor	Selektion der Debitorennummer
Abteilung	Selektion der Abteilung
Verkäufer	Selektion der Verkäufer
Mahngruppe	Selektion der Mahngruppe
[Ind. Zusatz]	Individuelle Zusätze werden in die Selektion miteinbezogen
[Speichern]	Die eingegebenen Selektionen werden übernommen und das Fenster wird geschlossen.
[Schliessen]	Das Fenster wird ohne Übernahme der Selektionen geschlossen

Modus (Konto-Saldierung)

Der Saldo zum Ausbuchen kann als Saldovortrag oder als Differenz verbucht werden. Die benötigten Informationen zum Ausbuchen werden hier erfasst.

Konto-Saldierung Modus Feldbezeichnung	Bedeutung
Mode
Ausbuchungsart	ž Differenz:    Die selektionierten Posten werden ausgeglichen und der Saldo zum Ausbuchen wird als Differenz ausgebucht. Die Differenzbuchung wird sofort ausgeziffert. Hinweis: Die Lizenzoption Differenzmanagement muss aktiviert sein und das Flag Differenzmanagement in den Einstellungen gesetzt sein. Siehe Differenzmanagement. Zudem sind entsprechende Belegarten für Über-/Unterzahlungen notwendig. ž Saldovortrag: Die selektionierten Posten werden ausgeglichen und der Saldo zum Ausbuchen wird als Saldovortrag vorgetragen. Ein positiver Saldo wird als Rechnung vorgetragen, ein negativer Saldo als Gutschrift. Die Lizenzoption Differenzmanagement muss aktiviert sein und das Flag Saldovortrag in den Einstellungen gesetzt sein. Siehe Differenzmanagement. Zudem sind entsprechende Belegarten für Saldovortrag-Belastung und -Entlastung notwendig.
Belegdatum	Belegdatum der Zahlung / Differenzbuchung / Saldovortrag
Valutadatum	Valutadatum der Zahlung / Differenzbuchung / Saldovortrag
Extern	Externe Belegnummer der Zahlung / Differenzbuchung / Saldovortrag
Differenz
Belegart Unterzahlung	Auswahl der Belegarten mit Bewegungsart Unterzahlung. Siehe auch Belegarten.
Belegart Überzahlung	Auswahl der Belegarten mit Bewegungsart Überzahlung. Siehe auch Belegarten.
Konto Verrechnung	Auswahl einer Zahlverbindung. Es kann nur ein Konto in Basiswährung ausgewählt werden.
Text Verrechnung	Buchungstext, dieser wird anhand der Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 2/5 zusammengestellt.
Saldovortrag
Belegart Entlastung (Saldovortrag)	Auswahl der Belegarten mit Bewegungsart Saldovortrag-Entlastung. Siehe auch Belegarten
Text Entlastung	Buchungstext für die Entlastungsbuchung
Text Belegart Rechnung	Buchungstext für die belastende Buchung, wenn diese eine Rechnung ist.
Zahlungskondition	Zahlungskondition für die belastende Buchung, wenn diese eine Rechnung ist.
Verfalldatum	Verfalldatum für die belastende Buchung, wenn diese eine Rechnung ist.
Text Belegart Gutschrift	Buchungstext für die belastende Buchung, wenn diese eine Gutschrift ist.
Zahlungskondition	Zahlungskondition für die belastende Buchung, wenn diese eine Gutschrift ist.
Verfalldatum	Verfalldatum für die belastende Buchung, wenn diese eine Gutschrift ist.
[Speichern]	Speichern der Daten für das Ausbuchen und Schliessen des Fensters.
[Schliessen]	Das Fenster wird geschlossen ohne Speichern der Daten.

Differenzausbuchung

Voraussetzungen für die Differenz-Ausbuchung

Die Option "Differenzmanagement"
muss in der installierten Lizenznummer aktiviert sein.

Im Kontenplan müssen die benötigten Durchlaufkonten eröffnet sein:

1. Ein Konto für die auszubuchenden Differenzen (Über-/Unterzahlung):
   Erfolgskonto, z.B. Kto 3620
   Das Konto sollte nicht umsatzwirksam sein (Kein Häklein bei Umsatz).
   Dieses Konto wird den Belegarten zugeteilt, die bei der Differenzausbuchung verwendet werden.

2. Ein Verrechnungskonto,
   Aktivkonto, z.B. Kto 1091 Verrechnungskonto Debitoren.
   Dieses Konto wird der Zahlungsverbindung zugeteilt, dass bei der Differenzausbuchung verwendet wird.

Je eine Belegart für Über- und Unter-Zahlung müssen eingerichtet werden:

Registerkarte Debitoren, Gruppe Belege, Belegarten:

Bewegungsart = Überzahlungsdifferenz bzw. Unterzahlungsdifferenz

Sachkonto = Das Konto für die auszubuchenden Differenzen (vgl. oben)

In den Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 3/5
muss Debitoren Differenzmanagement aktiviert sein.

Als Vorschlag Belegart Über- bzw. Unterzahlung können die entspr. Belegarten ausgewählt werden (vgl. oben).

Es muss eine Eigene Zahlungsverbindung vorhanden sein (vgl. Zahlungsverbindungen)

Kontotyp "Andere"

als Sachkonto da oben genannte Verrechnungskonto zuteilen, z.B das Konto für Debitoren-Verrechnungen.

Durchführung der Differenz-Ausbuchung

1. (vgl. Das Fenster Konto-Saldierung)

2. Selektion:
   Datum, Saldo positiv/negativ/Nullsaldo, Saldotoleranz.
   Debitoren mit [Selektion] wählen,

3. [Aufbereiten]:
   Alle Debitoren gemäss Selektion werden angezeigt. Im unteren Grid erscheinen die OP's.

4. Mit dem Häklein im oberen Grid können die zu saldierenden Debitoren ausgewählt werden.

5. Mit dem Häklein im unteren Grid können die zu saldierenden Posten ausgewählt werden.
   NB:
   Offene Posten mit Zuordnung zu einer Rechnung können nur gesamthaft saldiert werden.
   
   Oben rechts wird der gesamte Saldo aller ausgewählten Debitoren angezeigt.

6. Mit [Modus] werden die Spezifikationen für die Differenz-Ausbuchung eingestellt (vgl. Modus):
   Für die Differenz-Ausbuchung sind folgende Einstellungen zwingend:

7. Ausbuchungsart = Differenz

8. Beleg- und Valuta-Datum für die Belege/Buchungen

9. Belegart für Unter- und Überzahlung auswählen.
   Falls eine Auswahl fehlt, wurden die betr. Belegarten nicht korrekt eröffnet (siehe Voraussetzungen für die Differenz-Ausbuchung).

10. Konto Verrechnung auswählen (muss als Zahlungsverbindung definiert sein! (siehe Voraussetzungen für die Differenz-Ausbuchung)

11.     Text Verrechnung eingeben.

12. Mit [Ausführen] wird die Debitoren-Ausbuchung durchgeführt.
    Falls nicht alle Modus-Angaben bekannt sind, erscheint automatisch das Modus-Fenster zur Vervollständigung (siehe oben) und "Ausführen" muss nochmals geklickt werden.
    Die ausgebuchten Belege werden im unteren Grid grün markiert.

Auf dem Debitor wird

• der Saldo über die gewählte Zahlungsverbindung (Verrechnungskonto) ausgebucht und

• Falls eine Ausbuchungs-Differenz besteht:
  eine Buchung für eine Über- bzw. Unterzahlungs-Differenz gebildet.

Die Buchungstexte entsprechen den Angaben in den betr. Belegarten und in den Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 2/5.

In der Finanzbuchhaltung werden die entsprechenden Buchungen gebildet einschliesslich Steuerrückbuchung (sofern der Über/Unterzahlungsbelegart ein Steuersatz zugeordnet wurde)

Löschen von Differenz-Ausbuchungen

Differenz-Ausbuchungen gelten als Zahlläufe.
Mit Registerkarte Debitoren, Gruppe Zahlungen, Verbuchte Zahlungen können ein ganzer Lauf oder nur einzelne Debitoren-Verrechnungen gelöscht werden.

Saldovortrag

Voraussetzungen für Saldovortrag

Die Option "Differenzmanagement" muss in der installierten Lizenznummer aktiviert sein.

In den Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 4/5 muss "Saldovortrag" aktiviert sein:

Die Belegart Saldovortrag kann erst eingesetzt werden, nach dem diese gebildet ist (vgl. unten).

In Kontenplan muss ein Durchlaufkonto eröffnet sein:
Ein Durchlauf-Konto für Saldovortrag:

• Aktivkonto

Dieses Konto wird in den Belegarten zugeteilt, die beim Saldovortrag verwendet werden.

Folgende Belegarten müssen eingerichtet werden:

1. Belegart für Saldovortag-Belastung (Rechnung)
   Bewegungsart =Saldovortrag-Belastung und
   Belegtyp= Rechnung!
   Sachkonto = das oben erwähnte Durchlaufkonto.

2. Belegart für Saldovortag-Belastung (Gutschrift)
   Bewegungsart =Saldovortrag-Belastung und
   Belegtyp= Gutschrift!
   Sachkonto = das oben erwähnte Durchlaufkonto.

3. Belegart für Saldovortag-Entlastung (Zahlung)
   Bewegungsart: Saldovortrag-Entlastung!
   Unten als Belegart Belastung (Rechnung): Die vorher definierte Belegart für Saldovortrag Belastung (Rechnung) auswählen!
   als Belegart Belastung (Gutschrift): Die vorher definierte Belegart für Saldovortrag Belastung (Gutschrift) auswählen!

4. Als Sachkonto wird das oben erwähnte Durchlaufkonto ausgewählt.

In den Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 4/5 kann nun als "Belegart Saldovortrag (Entlastung)" die oben beschriebene die Saldovortrag-Entlastungs-Belegart ausgewählt werden.

Wird hier keine Belegart eingesetzt, muss sie später im Saldovortragslauf unter [Modus] eingesetzt werden.

Durchführung des Saldovortrages

Dafür bestehen zwei Varianten:

1. im Fenster des Debitoren-Zahllaufes:
   Geeignet, um einzelne Debitoren zu saldieren
   (Saldovortrag mit Debitoren-Zahlungen)

2. mit Debitoren-Kontosaldierung:
   Auch mehrere Debitoren gleichzeitig.
   (Saldovortrag mit Kontosaldierung)

Saldovortrag mit Debitoren-Zahlungen

Wenn unter Einstellungen, Debitoren/Kreditoren 4/5 die Option "Saldovortrag aktivieren" eingeschaltet ist, erscheint im Zahlungsfenster, oben links eine zusätzliche Auswahl:
"Konto" für Zahlungen und "Vortrag" für Saldovorträge.

1. Oben links einstellen: Vortrag

2. (Statt einer Zahlungsverbindung) die Belegart für "Saldovortrag-Entlastung" auswählen.
   Datum / Valuta / Währung nach Bedarf anpassen.

3. Den Debitor auswählen

4. Alle seine OP's werden im Grid angezeigt.

5. Die für einen Saldovortrag zu verrechnenden Posten mit dem Häklein links markieren:
   Sie erscheinen grün.
   Der resultierende Betrag für den Saldovortrag wird laufend im Feld "Saldovortrag" angezeigt.

6. Weiter mit [Verbuchen].

7. Es öffnet sich ein Fenster, wo die Belegdaten des Saldovortrages angepasst werden können.

8. Mit [Verbuchen] wird der Saldovortrag ausgeführt.

Saldovortrag mit Kontosaldierung

1. Selektion:
   Datum, Saldo positiv/negativ/Nullsaldo, Saldotoleranz.
   Debitoren mit [Selektion] wählen,

2. [Aufbereiten]
   Alle Debitoren gemäss Selektion werden angezeigt. Im unteren Grid erscheinen die OP's.

3. Mit dem Häklein im oberen Grid können die zu saldierenden Debitoren ausgewählt werden.

4. Mit dem Häklein im unteren Grid können die zu saldierenden Posten ausgewählt werden.
   Offene Posten mit Zuordnung zu einer Rechnung können nur gesamthaft saldiert werden.
   Oben rechts wird der gesamte Saldo aller ausgewählten Debitoren angezeigt.

5. Mit [Modus] werden die Spezifikationen für den Saldovortrag eingestellt:
   Für die Differenz-Ausbuchung sind folgende Einstellungen zwingend:
   Ausbuchungsart = Saldovortrag
   Im unteren Teil:

6. Beleg- und Valuta-Datum für die Belege/Buchungen

7. Belegart Entlastung: Die betr. Belegart auswählen (Vorschlag gemäss Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 4/5 Zahlungskondition auswählen

8. Falls Belegart-Vorschläge fehlen, wurden die Belegarten nicht korrekt eröffnet (vgl. weiter oben)

9. Mit [Ausführen] wird die Debitoren-Ausbuchung durchgeführt.
   Falls nicht alle Modus-Angaben bekannt sind, erscheint automatisch das Modus-Fenster zur Vervollständigung (siehe oben) und "Ausführen" muss nochmals geklickt werden.
   
   Die ausgebuchten Belege werden im unteren Grid grün markiert.

Buchungen aus den Saldovorträgen

Auf dem Debitor wird

• der Saldo mit den zugeteilten Belegarten ausgebucht und

• für diesen Betrag ein neuer Offenposten (Rechnung oder Gutschrift) gebildet.

Auf der Bewegungsliste wird die Herkunft dieses Saldovortrags-Postens angezeigt, indem auch die saldierten Posten mit dem Status B (bezahlt) angezeigt werden.

Die Buchungstexte entsprechen den Angaben in den betr. Belegarten und in den Einstellungen Debi/Kreditoren 2/5.

Löschen von Saldovorträgen

Saldovortrags-Buchungen gelten als Zahlläufe.

Mit Registerkarte Debitoren, Gruppe Zahlungen, Verbuchte Zahlungen können Saldovorträge gelöscht werden:
- Saldovortrags-Läufe haben in der Spalte SV ein Häklein.
- Ein Saldovortragslauf lässt sich nur als Ganzes löschen.

Der neue Saldo-Beleg ist zwar als definitiver Beleg gekennzeichnet, wird jedoch beim Löschen dieses "Zahllaufes" wieder gelöscht.

Gruppe Individual

Geklonte Listen und externe Programme sind sprachunabhängig, die Spracheinstellungen in Admin: Registerkarte Datenbank, Gruppe Stammdaten, Codes haben keine Wirkung.

Aufrufe für externe Programme können als Menüpunkt eingebunden werden.

Mehr Infos dazu finden Sie im Bereich Admin.

Debitoren Differenzmanagement

Allgemein

Das Differenzmanagement ergänzt die Debitorenbuchhaltung um spezifische Funktionen für das Management von Über- und Unterzahlungen ausserhalb von gewährten Zahlungskonditionen.

Überzahlungen, z. B. Spenden in karikativen oder gemeinnützigen Organisationen können automatisiert und individuell kontiert beim Zahlungseingang verbucht werden.

Unterzahlungen, die gesondert verbucht werden müssen, werden automatisiert und individuell kontiert beim Zahlungseingang verbucht.

Zu den üblichen Zahlungskonditionen werden ganz einfach weitere Toleranzen für Unter und / oder Überzahlungen definiert.

Toleranzen Zahlungskonditionen

• Differenz-Toleranzen auf Zahlungskonditionsstufe definierbar

• Überzahlungstoleranzen mit Fixbetrag und Prozent

• Unterzahlungstoleranzen mit Fixbetrag und Prozent

• Zuweisung einer Belegart mit Kontierungsvorgaben für die automatische Ausbuchung

Belegarten

• Beliebige benutzerdefinierte Belegarten zur differenzierten Kontierung,

• Handhabung und Auswertung von Zahlungsdifferenzen

• Belegarten für Unterzahlungsdifferenzen

• Belegarten für Überzahlungsdifferenzen

Zahlungseingang QR

• Automatische Ausbuchung tolerierter Skontoabzüge, sowie Unter- und Überzahlungen

• Automatische Teilzahlungsbuchung bei Toleranzüber- /unterschreitungen

• Journalisierung im QR-Protokoll und in der QR-History

• Tabellendialog für die einfache Nachbearbeitung der Teilzahlungen aus Toleranzüberschreitungen

Zahlungseingang aus Gutschriftanzeigen

• Automatische Berechnung und Anzeige der Skonto-und Differenztoleranzen anhand der Zahlungskonditionen

• Benutzerhinweis bei Überschreitung der Toleranzwerte

• Automatischer Kontierungsvorschlag für Über- und Unterzahlungen

• Unbegrenzte Aufsplittung der Differenzbeträge möglich

Reporting

• Transparenter Ausbuchungsnachweis anhand der benutzerdefinierten Belegarten für Über- und Unterzahlungen

Debitoren-Informationssystem (Explorer)

• Benutzerdefinierte Belegarten für Über- und Unterzahlungen werden in separater Spalte ausgewiesen

Auswertungen

Saldoliste, Kontoauszug, Darlehensliste,

Bewegungsliste, Adressliste

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf: Infoline 0848 868 848