Gruppe Mahnen – Hilfe-Center

Die individuelle Steuerung von Mahnprozessen wird mit der Parametrisierung der Mahngruppen erreicht. Der Mahngruppe sind die dafür notwendigen Informationen zugeordnet.

Funktionen innerhalb eines Mahnlaufs:

Aufbereitung eines Mahnlaufs.
Ausgabe einer Mahnliste
Ausgabe von Mahnbriefen
Pro Mahnlauf lassen sich einige Optionen der Briefgestaltung variieren:

Anzeigen von Briefdatum, Referenz
Anzeigen des Sachbearbeiters (Name, Tel, Fax, E-Mail)
Mahngebühr / Verzugszinsen aktivieren
Nicht verfallene Belege anzeigen

Mahnläufe können

Nur provisorisch aufbereitet und wieder gelöscht werden
Gespeichert und später weiterbearbeitet oder gelöscht werden
Mit Erhöhung der Mahnstufen abgeschlossen werden

Pro Beleg wird eine Mahn-History geführt. Optional kann der Original-Mahnbrief in Form eines PDF-Dokumentes archiviert werden
Es besteht die Möglichkeit, Mahnbriefe elektronisch via E-Mail oder Fax zu versenden
Optional wird mit dem Mahnbrief ein QR-Zahlteil oder ein QR-Einzahlungsschein mitgedruckt

Mahnlauf

Ablaufbeschreibung

Registerkarte Debitoren, Gruppe Mahnen, Mahnlauf

Wenn gewünscht, Mahnlaufbezeichnung anpassen
Verfall-Datum einsetzen
Selektion nach Bedarf: [Selektion] (siehe Selektion (Mahnlauf)
[Aufbereiten]
Sortierung festlegen nach Bedarf: [Sortierung] (siehe Sortierung (Mahnlauf)) .
(kann nach "Aufbereiten" und vor "Speichern" festgelegt werden)

Im Grid:
Nicht zu mahnende Posten im Grid (Ganz links) anklicken
(rot = nicht mahnen, grün = mahnen)
zu mahnende Posten ohne Mahnstufenerhöhung: Dürfen links kein Ö haben.

NB:

Posten in pendenten Mahnläufen werden rot vorgeschlagen (nicht mahnen)
Gutschriften/Teilzahlungen können keine Mahnstufenerhöhung haben (kein Ö möglich)
Bei Bedarf Mahnadresse und Mahnkontakt anpassen

[Speichern]
(jetzt ist der Mahnlauf gespeichert)
Brief-Datum anpassen
Zahlung anpassen (ergibt den Vermerk "Zahlungen berücksichtigt bis")
Briefgestaltungs-Optionen ändern: [Brief gestalten]
Bei Bedarf: Ausgabe der Mahnliste mit allen grün markierten Belegen:
[Mahnliste]
Bei Bedarf: Ausgabe der Mahnbriefe mit allen grün markierten Belegen:
[Mahnbrief]
Bei eingeschaltetem elektronischen Mahnbriefversand oder bei aktiviertem QR-Mahnen erscheint ein spezielles Fenster für den elektronischen Versand (Auswahl der Versandart, etc.). Ansonsten erscheint ein einfacher Dialog für den Ausdruck sämtlicher Mahnbriefe.
gewünschte Fortsetzung: 3 Varianten
neugestaltet, war durcheinander

Nur als Mahnvorschlag, keine Speicherung, keine Verarbeitung:
[Löschen]
Mahnlauf wird gelöscht

oder
Nur als Mahnvorschlag, Speichern für spätere Verarbeitung:
[Schliessen] oder [Neu]
Mahnlauf wird als pendent gespeichert
    Später:
    unter "Lauf " (oben links) aufrufen:
    Löschen oder weiter bearbeiten

oder
Definitiv mahnen:
[Abschliessen]
(nur möglich nach der Ausgabe des Mahnbriefes)
Die Mahnstufen der Posten mit Ö werden erhöht

Mahnlaufdurchführung

Registerkarte Debitoren, Gruppe Mahnen, Mahnlauf

Allgemeine Eigenschaften des Mahnwesens in Infoniqa ONE 200 Finanz

Das Mahnwesen von Infoniqa ONE 200 Finanz zeichnet sich durch folgende generellen Eigenschaften aus:

Mahnrelevante Ebene
Die Erstellung von Mahnbriefen erfolgt in Infoniqa ONE 200 Finanz auf Ebene Debitor/Währung/Mahnadresse/Mahnkontakt. Das heisst, auf dieser Ebene wird ermittelt, ob eine Mahnung erzeugt werden soll oder nicht (Aufgrund Saldo, fälliger Belege, etc.). Innerhalb eines Debitors können also für verschiedene Mahnempfänger Mahnungen erzeugt werden.

Mahngruppierung
Die Mahnbriefe werden pro Debitor/Mahnadresse/Mahnkontakt gruppiert. Auf dieser Dimension wird also die zusammenhaltende Mahnung erzeugt.
Wenn also für einen Mahnempfänger Belege in unterschiedlichen Währungen gemahnt werden sollen, erscheinen diese im gleichen Mahnbrief (jedoch auf einer separaten Seite).

Mahnadressen
Die Mahnadresse und der Mahnkontakt können pro Beleg mittels Mausklick (Gridspalte Mahnadresse oder Mahnkontakt) direkt angepasst werden. Wird die Mahnadresse oder der Mahnkontakt geändert, so wird die Höchste Mahnstufe, sowie der Saldo der beiden geänderten Mahngruppen (Zahler/Mahnadresse/Mahnkontakt) neu berechnet.

Wurde einem Beleg keine Mahnadresse zugewiesen, so wird beim Aufbereiten des Mahnlaufes die Mahnadresse nachfolgender Priorität zugewiesen:

Standardmahnadresse (Vorschlag) aus dem Debitorenstamm
Sonstige Mahnadresse (nicht Vorschlag) aus dem Debitorenstamm – bei mehreren Adressen wird eine Adresse zufällig ausgewählt.
Die Mahnadresse muss im Datengrid manuell zugeordnet werden.

Beim Speichern des Mahnlaufes muss jedem selektierten Beleg eine Mahnadresse zugeordnet werden, andernfalls erscheint eine Fehlermeldung. Die Zuweisung eines Mahnkontaktes ist nicht zwingend.

Sprache
Der Mahnbrief wird immer in der Sprache des Debitors erstellt. Die Sprache der einzelnen Mahnadressen oder gar -Kontakte werden nicht berücksichtigt.

Entscheidungsregeln Mahnlauf, Mahnstufenerhöhung, Mahnbriefdruck

Überblick
Das Mahnwesen von Infoniqa ONE 200 Finanz bietet dem Benutzer individuelle Gestaltungs-, Selektions- und Sortierungsmöglichkeiten. Je nach Selektion gelten für den Mahnlauf auch unterschiedliche Entscheidungsregeln, ob ein Beleg in den Mahnlauf einbezogen und somit auf dem Mahnbrief aufgeführt werden soll oder nicht.

Grundsätzlich bietet Infoniqa ONE 200 Finanz die Möglichkeit, Mahnungen immer in Form einer Kontomahnung darzustellen. Dies bedeutet, dass – sobald mindestens ein Beleg zur Mahnung fällig ist – immer sämtliche offenen Posten auf der Mahnung aufgeführt werden.

Daneben kann die Mahnung jedoch auch als selektive Belegmahnung erfolgen, in welcher nur jene Belege gemahnt werden, welche effektiv selektiert wurden.

Eine genaue Beschreibung dieser Funktionalität und den damit verbundenen Entscheidungsregeln finden sie in folgenden zwei Kapiteln:

Kontomahnung
Selektive Belegmahnung

Belege, welche nicht mehr gemahnt werden sollen
Falls Belege nicht mehr gemahnt werden sollen, kann dies via Mahnsperren oder über die Mahnstufe (Siehe Punkt „höchste Mahnstufe“ im Kapitel Mahngruppen) geregelt werden.

Kontomahnung

Eine Kontomahnung erfolgt, wenn in der Mahnlauf-[Selektion] im Bereich „Beleg-Selektion“ die Funktion „Ö Belegselektion führt zu Debitorenselektion“ selektiert wird.

Grundsatz Mahnvorschlag:

Kommt es bei einem, der Belegselektion entsprechendem Beleg eines Debitors zu einem Mahnstufeninkrement, so werden alle offenen Belege des Debitorenkontos aufgeführt (Verfallene und nicht verfallene)
Die Mahnung wird demzufolge in jedem Fall in Form eines Kontoauszugs über sämtliche offenen Posten ausgewiesen.

Die Mahnung erfolgt innerhalb Debitor/Währung pro Mahnadresse und Mahnkontakt. Debitoren, welche keine verfallenen Belege aufweisen, werden im Mahnlauf generell nicht aufbereitet.
Wenn jedoch auf der einen Mahnadresse/ -kontakt verfallene Posten vorhanden sind, werden (sofern vorhanden) auch die offenen Belege der anderen Mahnadresse/ -kontakt innerhalb dieses Debitors aufbereitet, auch wenn diese noch nicht verfallen sind (diese kommen rot).

Weitere Regeln Mahnvorschlag:

Entscheid für die Aufnahme in den Mahnvorschlag:

Mindestens ein verfallener Soll-Beleg mit positivem Betrag per Mahnstichtag
UND positiver aktueller Saldo des Mahnempfängers
(Ebene Debitor/Währung/Mahnadresse/Kontakt)
UND Debi-Mahnsperre = NEIN (je nach Selektion)
UND Mindestbetrag gem. Mahngruppe erreicht,
à wenn der aktuelle Saldo kleiner ist als der Mindestbetrag kommen die Belege trotzdem – allerdings rot

Entscheid Beleg-Mahnstufe erhöhen:

Soll-Beleg Positiv-Betrag verfallen
UND (letztes Mahndatum + Mahnstufen-Verfalltage) < Mahnstichtag
UND Belegmahnsperre = NEIN

Regeln beim Mahnlauf abschliessen:

Wenn Mahnstufe erhöht wird, so wird das "letzte Beleg-Mahndatum" gesetzt.

Siehe auch: Weitere mahnrelevante Punkte im Debitoren-Belegfenster

Selektive Belegmahnung

Eine selektive Belegmahnung erfolgt, wenn in der Mahnlauf-[Selektion] im Bereich „Beleg-Selektion“ die Funktion „Ö Belegselektion führt zu Debitorenselektion“ NICHT selektiert wird.

Somit werden nur Belege gemahnt, welche auch effektiv der Belegselektion entsprechen. Die restlichen fälligen offenen Posten werden ignoriert.

Ausnahme bilden jedoch die zugeordneten Gegenleistungen einer Rechnung. Sobald eine Rechnung der Belegselektion entspricht, werden automatisch all deren zugeordneten Gegenleistungen auch gemahnt (auch wenn sie nicht der Belegselektion entsprechen)

Grundsatz Mahnvorschlag:

In den Mahnvorschlag werden folgende Belege aufgenommen:

Sämtliche Belege, welcher der Belegselektion entsprechen (RG, GU, TZ, VZ)
Sämtliche Gegenleistungen einer Rechnung, welche der Belegselektion entspricht

Belege, welche nicht der Belegselektion entsprechen kommen nicht im Mahnvorschlag – auch nicht rot.

Entscheid für die Aufnahme in den Mahnvorschlag:

Mindestens ein - der Debitoren- und Belegselektion entsprechender – verfallener, nicht gesperrter Soll-Beleg mit positivem Betrag per Mahnstichtag
Zugeordnete Gegenleistungen werden aufgrund der Rechnung automatisch mitselektiert

Achtung:
Ein nachträgliches Ändern der Zuordnung wird nicht geprüft. Wirksam ist die zum Zeitpunkt des „Mahnlauf Aufbereiten“ geltende Zuordnung.
UND positiver Saldo der der Belegselektion entsprechender Belege auf Ebene Mahnempfänger (Debitor/Währung/Mahnadresse/Mahnkontakt, zugeordnete Gegenleistungen mitberücksichtigen)

à wenn der Saldo negativ ist kommen die Belege trotzdem – allerdings rot
UND Debi-Mahnsperre = NEIN (je nach Selektion)
UND Mindestbetrag gem. Mahngruppe erreicht,
à wenn der aktuelle Saldo kleiner ist als der Mindestbetrag kommen die Belege trotzdem – allerdings rot

Entscheid Beleg-Mahnstufe erhöhen:

Soll-Beleg Positiv Betrag verfallen
UND (letztes Mahndatum + Mahnstufen-Verfalltage) < Mahnstichtag
UND Belegmahnsperre = NEIN

Regeln beim Mahnlauf abschliessen:

Wenn Mahnstufe erhöht wird, so wird das "letzte Beleg-Mahndatum" gesetzt.

Siehe auch: Weitere mahnrelevante Informationen / Funktionen

Aufbereiten des Mahnlaufes

Als erster Schritt bei der Erstellung einer Mahnung müssen die Kriterien für die Mahnung selektiert und der Mahnlauf aufbereitet werden.

Siehe dazu folgende Unterkapitel:

Bedienung des Mahnlauf-Dialoges

Selektion

Sortierung

Bedienung des Mahnlauf-Dialoges

Im Fenster „Mahnlauf“ kann der Mahnlauf aufbereitet und bearbeitet werden. Nachfolgend eine Beschreibung der entsprechenden Felder und Button:

Mahnlauf Felder und Buttons

Mahnlauf	Bedeutung
Mahnlauf-Auswahl
Lauf	Über diese Combobox kann der gewünschte Mahnlauf (in Bearbeitung / abgeschlossen) ausgewählt werden. Der letzte Mahnlauf wird zuerst angezeigt.
Inkl. abgeschlossene Läufe	Mit der Aktivierung dieser Checkbox kann bewirkt werden, dass in der Combobox 'Lauf' auch bereits abgeschlossene Mahnläufe angezeigt werden. Diese dienen zur Einsichtnahme oder zum Nachdruck.
Text	Der Textvorschlag kann übernommen oder geändert werden.
Mahnlauf-Selektion
Verfall	Eingabe Verfalldatum = Mahnstichtag. Ein Beleg wird unter folgender Bedingung in den Mahnlauf miteinbezogen: 1. Mahnstufe: Belegverfall + Verfalltage der Mahnstufe weitere Mahnstufen: Letztes Beleg-Mahndatum + Verfalltage der Mahnstufe
Brief	Das hier angegebene Datum wird im Kopf des Mahnbriefes angedruckt (Ort, Datum). Hinweis: Beim [Abschliessen] des Mahnlaufs wird dieses Datum als Mahndatum der entsprechenden Mahnstufe, bzw. als letztes Mahndatum gesetzt.
Zahlung	Dieses Datum wird in den Text 'Zahlungen berücksichtigt bis' eingesetzt.
[Selektion]	Mit der Schaltfläche [Selektion] öffnet sich das Fenster Selektion und es können Selektionen / Einschränkungen für den betreffenden Mahnlauf vorgenommen werden. Die Bearbeitung der Felder Maske 'Zusatzselektionen' ist nur so lange möglich, bis [Speichern] gedrückt wird. Es besteht aber die Möglichkeit zur späteren Einsichtnahme
[Sortierung]	Die gewählte Sortierung gilt für die Mahnlaufpositionen, die Mahnliste und den Mahnbrief.
Mahnlauf-Info
Gespeichert	Dieses Datum wird gesetzt durch Anklicken von [Speichern].
Liste	Dieses Datum wird gesetzt durch Anklicken von [Mahnliste].
Brief	Dieses Datum wird gesetzt durch Anklicken von [Mahnbrief].
Abschluss	Dieses Datum wird gesetzt durch Anklicken von [Abschliessen].
Mahnlauf-Info / Benutzer	Für jeden Lauf wird der jeweilige Benützer zum gleichen Zeitpunkt und mit derselben Tastenfunktion eingesetzt wie das jeweilige Status-Datum. Als Benützer gilt der über das 'Login' angemeldete und ausführende Benützer.
Mahnlauf-Funktionen
[Neu]	Erstellen eines neuen Mahnlaufes. Eine neue Mahnlaufnummer wird beim anschliessenden Speichern vergeben und der Benutzer wird aufgefordert, die Mahnlaufbezeichnung und das Verfalldatum einzugeben.
[Speichern]	Speichert den Mahnlauf mit Mahnvorschlag und den Eingaben des Bereiches Mahnlauf-Selektion/Sortierung. Das Feld „Verfall“ und der Button [OK] in der Selektionsmaske werden inaktiv. Das heisst, es können keine neuen Selektionen mehr getroffen werden. Hinweis: Im Beleg wird der Status 'Gespeichert' (Datum und Benutzer) gesetzt.
[Mahnliste]	Die Mahnliste (Mahnlauf-Journal) wird gedruckt. Hinweis: Im Beleg wird der Status 'Liste' (Datum und Benutzer) gesetzt Dieser Report unterstützt die Zebra Look Funktionalität. siehe Einstellungen allgemeiner Art
[Brief gestalten]	Optionale Steuerung der Mahnbriefausgabe (siehe unter Mahnbrief gestalten)
[Aufbereiten]	Bereitet den Mahnvorschlag aufgrund der getroffenen Mahnlauf-Selektions- und Sortierkriterien (Sortierung) auf.
[Löschen]	Dient zum Löschen des aktuell gewählten Mahnlaufes. Hinweis: Wird ein abgeschlossener Mahnlauf gelöscht, so wird dieser aus der History entfernt (kein Zurücksetzten der Mahnstatistik in den Belegen)
[Mahnbrief]	Der Mahnbrief wird gedruckt. Siehe dazu auch Mahnbrief Druck und Versand. Hinweis: Im Beleg wird der Status 'Brief' (Datum und Benutzer) gesetzt
[Abschliessen]	Führt die Funktion Speichern nochmals aus. In allen Belegen, deren Einträge 'grün' zur Mahnstufenerhöhung freigegeben wurden, wird die Mahnstufe erhöht und das Datum 'letzte Mahnung' (Typ Debitoren-Rechnung) im Mahnvorschlag gesetzt. Der Mahnlauf wird historisiert und kann über die Checkbox 'inkl. Abgeschlossene Mahnläufe' später wieder eingesehen werden. Hinweis: Im Beleg wird der Status 'Abgeschlossen' (Datum und Benutzer) gesetzt
	þ Optimierte Antwortzeit beim Speichern (min. Sicherheit) Inaktiv: Die zu mahnende Belege werden überprüft, im Fehlerfall wird der ganze Lauf nicht gespeichert. (Hohe Sicherheit, langsam) Aktiv: Es wird kein Test gemacht, ob der zu mahnende Beleg noch existiert und bei einem Fehler wird das Speichern abgebrochen. Der Lauf muss dann manuell gelöscht und nochmals aufbereitet werden. (Geringe Sicherheit, schnell) þ Default-Werte aus Sortierung automatisch setzen Beim Drücken von [Aufbereiten] wird der hinterlegte Defaultwert im Sortierungsfenster gesetzt. Falls das Sortierungsfenster vorgängig aufgerufen wurde so wird der Defaultwert nicht gesetzt! þ Default-Werte aus Selektion automatisch setzen Beim Drücken von [Aufbereiten] wird der hinterlegte Defaultwert im Selektionsfenster gesetzt. Falls das Selektionsfenster vorgängig aufgerufen wurde so wird der Defaultwert nicht gesetzt! Hinweis: Die Einstellung ist pro Benutzer gültig
Grid	Siehe Mahnlaufvorschlagstabelle und Tabellenfunktionen.
[Auszug]	Der Debitoren-Kontoauszug ist über diesen Button aufrufbar. Die Selektionswerte werden automatisch aus dem aktuellen Mahnlauf abgefüllt (Mahnlauf-Nr., Debitoren-Nr. von/bis, etc.).
[Schliessen]	Schliesst die aktuelle Mahnlaufbearbeitung ab, sofern keine ungespeicherten Änderungen anliegen. Andernfalls weist eine entsprechende Meldung darauf hin.

Selektion (Mahnlauf)

Durch Drücken von [Selektion] gelangt man in die „Zusatzselektion“ für den Mahnlauf, in welcher auf Ebene Debitor sowie auf Ebene Beleg Selektionen vorgenommen werden können. Dies ermöglicht ein gezieltes selektives Mahnen bzw. Bearbeiten von Mahnläufen.

Die Zusatzselektionen sind untereinander und mit dem Verfalldatum der Mahnlaufhauptmaske UND-verknüpft. Demzufolge müssen immer alle getroffenen Selektionen zutreffen, damit ein Debitor gemahnt wird.

Prioritäten der Selektion:

Belegselektionen
Debitorenselektionen
Verfallselektionen = Mahnstufenerhöhung

Kontomahnung versus Selektiver Belegmahnung

Mittels Selektion „Belegmahnung führt zu Debitorenmahnung“ steuert man, ob das Programm eine Kontomahnung oder eine selektive Belegmahnung durchführen soll.

Bei der Kontomahnung werden immer alle offenen Posten eines Debitors gemahnt, sobald nur ein Beleg der Belegselektion entspricht. Bei der selektiven Belegmahnung werden hingegen effektiv nur jene Belege gemahnt, welche auch wirklich der Belegselektion entsprechen.

Siehe auch Entscheidungsregeln Mahnlauf, Mahnstufenerhöhung, Mahnbriefdruck

Hinweis: Um auch Belege mit LSV/Debit Direct-Einzug zu mahnen, ist die Option "Belege mit Einzugskonto" einzuschalten. (vgl. Hauptmaske Belegerfassung (Faktura/Gutschrift))

Mahnlauf-Selektionen

Mahnlauf, [Selektion]	Bedeutung
Combobox 1 - 5	In Registerkarte Daten, Gruppe Allgemeine Stammdaten, Individuelle Zusätze (siehe Handbuch Finanzbuchhaltung) können verschiedene Dateneinträge erfasst werden. Die Bezeichnung des Feldes kann auf dem Debitorenstamm (Tab Individuelle Zusätze) bestimmt werden. Deshalb können diese Felder bei Ihrer Installation auch einen anderen Namen tragen.
Höchste Mahnstufe	Die höchste Mahnstufe aller Belege eines Debitors. Diese Selektion kommt zur Anwendung, wenn ein Mahnlauf ausschliesslich über Debitoren mit Belegen ab einer bestimmten Mahnstufe (z.B. alle Debitoren mit Belegen über Mahnstufe 3) durchgeführt werden soll. Hinweis: Dieses Feld hat keine Gemeinsamkeit mit dem Feld Höchste Mahnstufe auf der Mahngruppe!
Land	Selektion des Landes, keine Selektion = alle Länder.
Mahnsperre einschliessen	Mahnsperren können auf Debitorenebene (Debitorenstamm) und/oder auf Belegebene (Debitoren-Belege) gesetzt werden. In der Debitoren-Selektion (links) kann bestimmt werden, ob Debitoren mit Mahnsperren auf Ebene Debitor aufbereitet werden sollen. In der Beleg-Selektion (rechts) kann für 2 Fälle separat definiert werden, wie das Programm mit Mahnsperren auf Ebene „Beleg“ umgehen soll. Fall 1: Wenn gesperrte und fällige Belege vorhanden sind Fall 2: Wenn nur gesperrte Belege vorhanden sind Siehe dazu Kapitel Mahnsperren
Belege mit Einzugskonto einschliessen	Beleg mit Einzugskonto werden über einen Belastungsauftrag eingezogen (bezahlt). þ Beleg mit Einzugskonto in den Mahnvorschlag mit aufnehmen o Belege mit Einzugskonto vom Mahnlauf ausschliessen
Belege in pendenten Belastungsaufträgen einschliessen	Belege mit Einzugskonto können in ausgeführten aber noch nicht verbuchten (=pendenten) Belastungsaufträgen stecken. þ Belege mit Einzugskonto in pendenten Belastungsaufträgen in den Mahnvorschlag mit aufnehmen. Im Mahnbrief kann das Datum des Belastungslaufes optional mit ausgegeben werden (siehe Mahnbrief gestalten) o Belege mit Einzugskonto in pendenten Belastungsaufträgen vom Mahnlauf ausschliessen Hinweis: Die Checkbox ist zur Bearbeitung nur aktiv, wenn ein pendenter Belastungsauftrag existiert.
Mahnstufen für Belege in pendenten Belastungsaufträgen erhöhen.	Falls Belege in pendenten Belastungsaufträgen in den Mahnlauf eingeschlossen werden (siehe vorangehendes Feld), muss bestimmt werden, ob die Mahnstufe für solche Belege erhöht werden soll.
Belegselektion führt zu Debitorenselektion	Mit dieser Selektion wird gesteuert, ob die Mahnung als Kontomahnung resp. als selektive Belegmahnung aufbereitet werden soll. Aktiv = Kontomahnung Es werden immer alle Belege eines Debitors gemahnt, sobald mindestens ein „mahnfälliger“ Beleg der Selektion entspricht. Nicht aktiv = Selektive Belegmahnung Es werden effektiv nur Belege gemahnt, welche der Selektion entsprechen
Währungs-übergreifende Selektion	Kann nur selektiert werden, wenn „Belegselektion führt zu Debitorenselektion“ aktiviert wurde. þ Es werden alle Belege des Debitors in allen Währungen aufbereitet
Nicht verfallene Belege anzeigen	þ Nicht verfallene Belege werden auch angezeigt. Es muss jedoch mindestens ein Beleg des Debitors verfallen sein. o Nicht verfallene Belege werden nicht angezeigt. Hinweis: Wird die Option "Nicht verfallene Belege anzeigen" ausgeschaltet, so wird die Mahnbriefoption „Nicht verfallene Belege drucken“ ignoriert!
Mindestbetrag	Von der Mahnstufe unabhängiger Mindestmahnbetrag pro Debitor. Belege die den Mindestbetrag unterschreiten werden nicht angezeigt.
Belegart	Selektion der erfassten Belegart für den Beleg. Falls die Option Belegselektion führt zu Debitorenselektion aktiviert ist so werden alle Belege des Debitors in die Mahnselektion miteinbezogen. Hinweis: Die Auswahlbox ist nur aktiv, wenn in den Einstellungen die Option "Debitoren-Belegarten aktiviert" eingeschaltet ist: Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 3/5. Achtung, das Flag "Belegselektion führt zu Debitorenselektion" ist auch bei der Selektion nach Belegart gültig.
[OK]	Der Button [OK] ist nicht mehr aktiv, nachdem der Mahnlauf aufbereitet wurde.

Sortierung (Mahnlauf)

Mit der Funktion [Sortierung] können individuelle Mahnlauf-Sortierungskriterien definiert werden.

Durch Betätigung des [OK]-Buttons wird die aktuell gewählte Sortierung dem Mahnlauf zugeordnet (gespeichert) und der Mahnvorschlag wird sortiert. Auch wird sich die Ausgabe der Mahnliste und des Mahnbriefes nach der hier festgelegten Sortierung richten.

Genereller Eigenschaften der Sortierung:

Aus Gründen der laufenden Saldoführung werden alle Belege auf der Ebene Debitor/Währung/Mahnadresse/Kontakt immer zusammengehalten.

Bei der Debitorensortierung nach "höchster Mahnstufe" wird folglich die höchste Mahnstufe der Ebene Debitor/Währung/Mahnadresse/Kontakt ermittelt und danach sortiert:

Debitor	Mahnadresse	Kontakt	Höchste Mahnstufe
1001	12	1	4
1000	26	2	3
1000	26	1	3
1001	13	1	2
1001	13	0	1

Sortierungsstufe 2 - Belegsortierung:

Ebenfalls aus Gründen der laufenden Saldoführung im Mahnlauf, Mahnliste und im Mahnbrief ist auch für die Belegsortierung ausschliesslich die angebotene Sortierungsauswahl möglich. Die Beleg-Reihenfolge innerhalb eines Debitors ist demzufolge auch fix:

Verfall aufsteigend
Mahnstufe absteigend
Zuordnungsnummer absteigend

Falls die als erstes Sortierungskriterium die Zuordnungsnummer oder die Mahnstufe steht, wird im Mahnbrief für diese Ebene zusätzlich Saldiert und Gruppiert:

Mahnlaufvorschlagstabelle und Tabellenfunktionen

Nach erfolgter Selektion, Aufbereitung und Sortierung kann der Mahnlauf in der Mahnlaufvorschlagstabelle noch überarbeitet werden. Nicht zu mahnenden Belege können beispielsweise ausgeschlossen werden (rot stellen) oder Mahnstufen können abgeändert werden:

Mahnlaufvorschlagstabelle und Funktionen

Mahnlauf: Mahnlaufvorschlagstabelle und Tabellenfunktionen	Bedeutung
Position	Die rote Markierung bedeutet: Der Beleg ist auch in einem anderen pendenten Mahnlauf (siehe auch Spalte 'Lauf') enthalten. Der aktuelle Kontosaldo ist null oder negativ. Der Stichtags-Saldo ist null oder negativ oder kleiner als der Mindestbetrag. Der Benutzer hat manuell von Grün auf Rot geändert. Ein Beleg mit Mahnstufe > Höchste Mahnstufe ist vorhanden. Debitorenkonto ist für die Mahnung gesperrt. Gesperrte Belege sollen rot aufbereitet werden Hinweis: Rot markierte Positionen werden im Mahnbrief nicht ausgegeben und beim [Abschliessen] wird die Mahnstufe nicht gespeichert (keine Stufenanpassung). Mehrere Zeilen miteinander auf rot bzw. grün umstellen: (Nicht auf der ersten Spalte!) Mit der Maus ziehen von der ersten zu der letzten umzustellenden Zeile Auch: Ctrl-Taste halten und mehrere nicht aufeinanderfolgende Zeilen klicken (Nicht auf der ersten Spalte!) dann die Leertaste drücken.
Checkbox	Aktiv = Die Mahnstufe wurde im aktuellen Mahnlauf geändert Beim Abschliessen wird das letzte Mahndatum gesetzt. Inaktiv = Die Mahnstufe wurde im aktuellen Mahnlauf nicht geändert. Der Schalter kann mittels Mausklick umgestellt werden. Damit wird es möglich, belegindividuell auf die Mahnstufenerhöhung Einfluss zu nehmen.
Stufe	Mahnstufe welche beim Abschliessen in den Beleg zurückgeschrieben wird. Mittels Mausklick kann ein Fenster aufgerufen werden zum Ändern der Mahnstufe. Es stehen alle Stufen der Beleg-Mahngruppe zur Auswahl. Nach einer manuellen Änderung wird die Spalte orange markiert.
Zahler	Debitoren-Nummer Hinweis: Ausnahme: Adressnummer bei aktivem Kontokorrent (siehe Einstellungen)
Name	Debitoren-Bezeichnung
Mahnadresse	Adressnummer der Mahnadresse. Hinweis: Falls diese rot angezeigt wird, so fehlt die Mahnadresse auf dem Beleg. Es wird die Vorschlagsadresse aus dem Debitorenstamm verwendet. Fehlt diese, so wird eine zufällige Mahnadresse des Debitors ausgewählt.
Mahnkontakt	Mahnkontaktnummer der Mahnadresse. Hinweis: Falls diese rot angezeigt wird, so fehlt der Mahnkontakt auf dem Beleg. Es wird die Vorschlagsadresse aus dem Debitorenstamm verwendet. Fehlt diese, so wird eine zufällige Mahnadresse des Debitors ausgewählt.
Zuordnung	Zuordnungsnummer der zusammengehaltenen Belege. Diese Spalte hat rein informativen Charakter.
D	Mittels Mausklick in dieses Feld eines Beleges wird der Debitorenstamm eingeblendet.
DS	Aktiv, wenn die Mahnsperre bis im Debitorenstamm, Register Erweiterte Informationen per Verfall-Stichtag aktiv ist. Resultat: Sämtliche Belege werden im Mahnlaufvorschlag vorgeschlagen und die Mahnstufen werden beim Abschliessen nicht erhöht. Dazu muss jedoch in der [Selektion], das Feld Mahnsperre einschliessen beim Zahler aktiviert sein. Vgl. Mahnsperren
DSC	Wenn „DS“ aktiv ist, erscheint hier ein auf dem Debitorenstamm erfasster Mahnsperrcode. Siehe dazu auch Stammdaten/ Mahnsperrcodes.
Beleg	Belegnummer.
Extern	Belegnummer extern.
B	Mittels Mausklick in dieses Feld eines Beleges wird der Beleg (Hauptmaske Belegerfassung (Faktura/Gutschrift)) eingeblendet.
BS	Aktiv, wenn die Mahnsperre im Debitorenbeleg per Verfall-Stichtag aktiv ist. (vgl. (Hauptmaske Belegerfassung (Faktura/Gutschrift) und Mahnsperren) Hinweis: Überarbeitet Für gesperrte Belege wird die Mahnstufe nicht erhöht. Optional können gesperrte Belege gar nicht, rot oder grün im Mahnlauf aufbereitet werden (siehe Sperre auf Ebene „Beleg“). Zwecks Saldokontrolle macht es jedoch Sinn, gesperrte Belege im Mahnbrief zusammen mit anderen OP’s aufzulisten (mit letztem Mahndatum)
BSC	Wenn „BS“ aktiv ist, erscheint hier ein auf dem Debitorenbeleg erfasster Mahnsperrcode. Siehe dazu auch Stammdaten/ Mahnsperrcodes.
M-Grp	Mahngruppe.
Belegdatum	Belegdatum.
Verfall	Belegverfalldatum.
Verzug	Tage zwischen Datum Beleg-Verfall und Datum Verfall-Stichtag Mahnlauf.
Gemahnt	Datum der letzten Mahnstufenerhöhung.
Status	Belegstatus: Offen / Bezahlt
Typ	Belegtyp: Rechnung (RE) / Gutschrift (GU) ....
Text	Belegtext.
Wrg	Belegwährung.
Kurs	Umrechnungskurs.
Betrag	Betrag in Belegwährung.
Betrag CHF	Betrag in Basiswährung.
Saldo	Saldo des Debitors.
Saldo CHF	Saldo des Debitors in Basiswährung.
H-Stufe	Höchste Mahnstufe pro Debitor. (Beleg mit höchster Mahnstufe).
Mindestbetrag	Mindestbetrag zum Mahnen in Belegwährung. Hinweis: Wird der Mindestbetrag unterschritten, werden alle Belege des Debitors rot markiert. Herkunft: Registerkarte Debitoren, Gruppe Mahnen, Stammdaten, Mahngruppen
Kreditlimite	Kreditlimite des Debitors Herkunft: Debitorenstamm
Einzug	þ Beleg enthält ein Einzugskonto o Beleg enthält kein Einzugskonto
Lauf	Die Laufnummer wird angezeigt, wenn der Beleg bereits in einem anderen pendenten Mahnlauf vorhanden ist.
H	Mahngeschichte eines Beleges (Mahnhistory).
T	Kontoindividuelle Mahntexte bearbeiten. Die auf dem Debitorenstamm erfassten kontoindividuellen Mahnbrieftexte können hier direkt aufgerufen und noch kontrolliert und bearbeitet werden. Die Darstellung dieser Spalte kann optional gesteuert werden, siehe dazu die Einstellungen unter Kontoindividuelle Mahnbrieftexte bearbeiten.

Mahnbrief gestalten, erstellen und versenden

Nachdem der Mahnvorschlag aufbereitet, überarbeitet und gespeichert wurde, können die Mahnbriefe gedruckt werden.

Übersicht

Infoniqa ONE 200 Finanz erlaubt verschiedene Mahnbrief-Gestaltung, Versand- und Archivierungsmöglichkeiten, welche in den Einstellungen konfiguriert werden können.

Für den Druck und Versand von Mahnbriefen, sind folgende Punkte zu beachten:

Individuelle Gestaltungsmöglichkeiten des Mahnbriefes
Wahlweise Mahnbrief Archivierung im PDF-Format
Elektronischer Mahnbriefversand:

Ausdrucken und per Post (oder manuell per Fax) versenden oder
elektronischer Versand via E-Mail oder Fax

QR-Mahnen: Mitandruck des QR-Einzahlungsscheines auf jedem einzelnen Mahnbrief
Mahnbrief Druck und Versand
Mahnhistory anzeigen + Archivierte Mahnbriefe abrufen

Die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten sowie der Prozess des Mahnbrief Druckens sind in den nachfolgenden Kapiteln dokumentiert.

Mahnbrief Gestaltung

Mit dem Button [Brief gestalten] gelangt man in die Mahnbrief-Gestaltungs-Maske. Folgende Einstellungen können vorgenommen werden:

Mahnbriefgestaltung

Mahnlauf, [Brief gestalten]	Bedeutung
Druckselektion
Briefdatum (Ort, Datum) drucken	Ort und Datum werden ausgegeben Informationsherkunft: Ort: Mahngruppe ® Feld 'Ort'. Datum: Mahnlauf ® Feld 'Brief'
Referenz 2 (Belegreferenz) drucken	Belegreferenz wird auf einer weiteren Zeile zum Beleg ausgeben Informationsherkunft: Hauptmaske Belegerfassung (Faktura/Gutschrift), Feld 'Referenz'
Referenz 1 (Externe Belegnummer) drucken	Externe Belegnummer wird auf einer weiteren Zeile zum Beleg ausgegeben. Informationsherkunft: Hauptmaske Belegerfassung (Faktura/Gutschrift) -, Feld 'Extern'
Nicht verfallene Belege ausgeben	Aktiv: Nicht verfallene Belege werden ausgegeben und totalisiert. Inaktiv: Nur die verfallenen Belege werden ausgegeben und totalisiert.
Mahngebühren	Aktiv: Mahngebühren werden nach dem Kontosaldo separat ausgegeben, sofern die Mahngebühr-Ausgabe im Debitorenstamm ebenfalls aktiviert ist. Hinweis: Das Programm erstellt keine offenen Posten für Mahngebühren.
Verzugszins	Aktiv: Der Verzugszins (Postenverzinsung) für verfallene Belege wird berechnet und im Mahnbrief ausgegeben. Gutschriften, Teilzahlungen und Vorauszahlungen werden… - wenn sie einer Rechnung zugeordnet sind mit dem gleichen Zinssatz wie die Rechnung (gem. Mahnstufe der Rechnung) verzinst (vgl. Offene Gegenleistungen verwalten) - wenn sie keiner Rechnung zugeordnet sind gem. Gutschriftszins der Mahngruppe verzinst Hinweis: Verbuchen der Zinsen: Das Programm erstellt keine offenen Posten für Mahnverzugszinsen. Falls offene Posten gewünscht sind, müssen diese vom Anwender manuell über das Programm Bearbeiten/Debitorenbuchhaltung/Beleg erfasst werden. Konto-Verzinsung: Neben der Funktion Mahnverzugszinsen (Postenverzinsung) steht eine Konto-Verzinsung (Saldoverzinsung) zur Verfügung. Es handelt sich dabei um zwei unabhängige Verzinsungsverfahren, welche idealerweise in Kombination eingesetzt werden können. Bezahlte Mahnverzugszinsen können bei der Konto-Verzinsung berücksichtigt und verrechnet werden. Damit wird eine Doppelverzinsung vermieden.
Zinsen/Gebühren in Saldo einberechnen	Aktiv: Werden Mahngebühren oder Verzugszinsen ausgegeben, werden diese Beträge in den Saldo der verfallenen Belege (erstes Total) einberechnet.
Saldo Total drucken	Aktiv: Der Saldo aller Belege (zweites Total) wird ausgegeben.
Nur wenn nicht verfallene Belege ausgegeben werden	Aktiv: Der Saldo aller Belege (zweites Total) wird nur ausgegeben, wenn auch nicht verfallene Belege ausgegeben werden.
Zinsen/Gebühren in Saldo Total einberechnen	Aktiv: Werden Mahngebühren oder Verzugszinsen ausgegeben, werden diese Beträge in den Saldo aller Belege (zweites Total) einberechnet.
Saldo Konto drucken	Aktiv: Das Total pro Konto (drittes Total) wird ausgegeben.
Zinsen/Gebühren in Saldo Konto einberechnen	Aktiv: Werden Mahngebühren oder Verzugszinsen ausgegeben, werden diese Beträge in den Saldo pro Konto (drittes Total) einberechnet.
Verkäufer	Der Verkäuferzusatz aus Mahntexte und der Verkäufername werden falls aktiviert ausgegeben. Hinweis: Der Verkäufer kann pro Debitorenbeleg erfasst werden. Da der Verkäufer auf dem Mahnbrief jedoch pro Debitor angedruckt wird, erscheint jeweils der Verkäufer des ersten Beleges.
Lieferantennummer	Der Text Lieferanten-Nr. aus Mahntexte und die Lieferantennummer aus dem Debitorenstamm, Register Erweiterte Informationen werden falls aktiviert ausgegeben.
Einzugsdatum aus pendenten Belastungsaufträgen	Das Einzugsdatum aus pendenten Belastungsaufträgen wird ausgegeben falls aktiviert.
Einzahlungsschein (QR) auf jeder Seite drucken	Aktiv: Der QR-Einzahlungsschein wird auf jeder Seite angedruckt. Inaktiv: Der QR-Einzahlungsschein wird auf einer separaten Seite gedruckt.
Empfängeradresse	Links: Die Adresse wird Links ausgegeben (Linkes Fenstercouvert) Rechts: Die Adresse wird Rechts ausgegeben (Rechtes Fenstercouvert)
Absenderadresse	Unterdrücken: Die Absenderadresse wird nicht ausgegeben Links: Die Absenderadresse wird links ausgegeben Rechts: Die Absenderadresse wird rechts ausgegeben Hinweis: Auf dem QR-Einzahlungsschein wird nur die erste Adresszeile angedruckt. Achtung, ist die erste Adresszeile leer, wird die zweite angedruckt. Ist auch diese leer, so wird die dritte Adresszeile angedruckt.
Belegtext
Typ	Der Belegtyp (RE, GU usw.) wird ausgegeben falls aktiviert.
Art	Die Belegart wird ausgegeben falls aktiviert.
Text	Der Belegtext wird ausgegeben falls aktiviert.
Sachbearbeiter	Die Sachbearbeiter-Absenderinformationen aus den Mahngruppen werden falls aktiviert ausgegeben.
QR-Zahlverbindung	Falls das QR-Mahnen aktiviert ist, so muss eine QR-Zahlungsverbindung selektiert werden. Die QR-Referenznummer wird anhand der Definitionen in den Zahlungsverbindungen (Tab QR) zusammengestellt. Siehe auch QR-Mahnen
QR	Gemäss Stammdaten-Zahlungsverbindungen QR mit Betrag QR ohne Betrag

Mahnbrief Archivierung

Mit der Funktion „Mahnbrief Archivierung“ können die erstellten Mahnbriefe optional archiviert werden. Folgende Mahnbrief-Archivierungsvarianten stehen zur Verfügung:

Ohne Mahnbriefarchivierung
Nur archivieren
Archivieren und elektronischer Versand

Ohne Mahnbriefarchivierung

Bei dieser Variante findet keine Archivierung des Original-Mahnbriefes statt. Der Mahnbrief kann nachträglich zwar nochmals ausgedruckt werden. Eine originalgetreue Kopie kann allerdings aufgrund allfälliger Stammdatenänderungen nicht mehr gewährleistet werden.

Erforderliche Einstellungen:

Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 4/5
Mahnbriefarchivierung: ¤ ohne

Gruppe Mahnen, Stammdaten, Mahngruppen, Stufen
Auf allen Mahnstufen: "Elektronischen Versand zulassen" kann ausgeschaltet sein.

Debitorenstamm, Register Erweiterte Informationen:
Mahnadresse:
Auf allen Mahnadressen: Versandart = Post einstellen (ist Default)

Nur archivieren

Bei dieser Variante werden die einzelnen Mahnbriefe des Mahnlaufes pro Mahnempfänger in separaten PDF-Dateien archiviert und auf der Datenbank abgelegt. Somit kann jederzeit eine Originalkopie des erstellten Mahnbriefes rekonstruiert werden.

Die Archivierung erfolgt automatisch, nachdem die Mahnbriefe gedruckt oder in die Vorschau gebracht wurden.

Erforderliche Einstellungen:

Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 4/5
Mahnbriefarchivierung: ¤ nur archivieren

Restliche Einstellungen: Analog „Ohne Mahnbriefarchivierung“

Hinweis: Beim nochmaligen Ausdrucken des Mahnlaufes wird die zuvor erstellte PDF-Archivdatei überschrieben.

Archivierte Mahnbriefe abrufen:
Siehe unter Archivierte Mahnbriefe abrufen

Archivieren und elektronischer Versand

Die Einstellung „Archivierung und elektronischer Versand“ aktiviert gleichzeitig die Archivierung sowie den elektronischen Versand der Mahnbriefe.

Siehe Kapitel dazu Kapitel Elektronischer Mahnbrief-Versand

Elektronischer Mahnbrief-Versand

Der elektronische Mahnbrief-Versand ermöglicht es, Mahnbriefe selektiv via E-Mail, Fax oder konventionell auf dem Postweg zu verschicken.

Bei nicht aktivierter Option „Elektronischer Mahnbrief-Versand“ werden alle Mahnbriefe auf dem Postweg versandt.

Eine ausführliche Beschreibung der Funktion finden Sie in folgenden zwei Kapiteln:

Elektronische Mahnbriefausgabe (E-Mail / Fax)

Spezielle Einstellungen für den Fax-Versand

Elektronische Mahnbriefausgabe (E-Mail / Fax)

Bei aktiviertem elektronischem Mahnen wird beim Drücken des [Mahnbrief]-Knopfs das Fenster „Mahnbrief-Versand“ angezeigt (Siehe auch Mahnbrief Versanddialog). In diesem Fenster ist jeder einzelne Mahnbrief separat aufgeführt.

Die Mahnungen können selektiv via Post, E-Mail oder Telefax versendet werden. Als Vorschlag für die Versandart gelten die in den jeweiligen Mahnadressen vorgenommenen Einstellungen.

Die Mahnbriefe werden beim Erstellen zwingend automatisch archiviert. Pro Mahnempfänger wird eine PDF-Datei erstellt und in die Infoniqa ONE 200 Datenbank gespeichert. Die PFD-Datei kann im DIS – [Mahnhistory] oder beim Mutieren eines Beleges angezeigt werden (Siehe auch Mahnbrief Archivierung)

Der erstellte Mahnbrief wird beim elektronischen Versand in PDF-Form dem E-Mail als Attachement – dem Fax als Seite(n) nach dem Deckblatt angefügt. Die pro Mahnstufe konfigurierbare Betreffzeile sowie die Mitteilungstexte (siehe auch Mahnstufe/Mahntexte/Register Elektronischer Mahnbriefversand) werden bei E-Mails als Mailinhalt, beim Faxversand als Deckblatt verwendet.

Erforderliche Einstellungen:

Aktivierung des elektronischen Mahnbriefversandes	Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 4/5 Mahnbriefarchivierung: ¤ archivieren und elektronischer Versand muss aktiviert sein
Versand-Einstellungen vornehmen	Eine der folgenden Einstellungen kann gewählt werden: ¤ Mail-Fenster: Beim Versenden der Mahnungen (Button [Elektronisch]) wird pro Mahnbrief ein separates Mail-Fenster geöffnet, in welchem die ganze E-Mail angezeigt wird. Dies ermöglicht die Kontrolle sowie Anpassungen vor dem Versenden. ¤ Direkt: Beim Drücken von [Elektronisch] werden die Mahnbriefe direkt versendet (Nur mit MS Outlook möglich) ¤ Postausgang: Beim Drücken von [Elektronisch] werden die einzelnen Mahnbriefe als Mail in den Postausgang von MS Outlook gestellt und können von dort aus versendet werden (Nur mit MS Outlook möglich) Einstellungen für elektronischen Fax-Versand: Siehe Spezielle Einstellungen für den Fax-Versand
Mahnstufe: Elektronischer Versand zulassen	Auf Ebene „Mahnstufe“ kann definiert werden, ob für diese Mahnstufe der elektronische Versand zugelassen werden soll. Auf allen Mahnstufen, wo eine elektronische Mahnung möglich sein soll: Ö "Elektronischen Versand zulassen" einschalten. (vgl. Mahnstufen)
Mahnstufe: Mitteilungstexte erfassen	Mitteilungstexte für elektronischen Versand erfassen Pro Mahnstufe können unter [Texte], im Register Elektronischer Mahnbriefversand Betreff-Zeile und Mitteilungstext erfasst werden. Mit können verschiedene Elemente aus der Datenbank in den Text eingefügt werden (Z.B. Debi-Name, Adresse, etc.) Zeilenwechsel sind mit Ctrl+Enter möglich
Debitorenstamm: E-Mail- bzw. Fax-Adresse erfassen	Auf der Adresse bzw. den Kontakten, die als Mahnkontakte verwendet werden: Eine E-Mail-Adresse (oder eine Fax-Nummer) eintragen. Diese wird im Mahnlauf als Vorschlag verwendet und kann bei Bedarf verändert werde
Debitorenstamm: Versandvorschlag definieren	Pro Mahnadresse (Register „Erweiterte Informationen [Mahnadresse]) die Default-Versandart (Post, E-Mail oder Fax) definieren. Diese wird im Mahnlauf als Vorschlag verwendet, kann jedoch bei Bedarf verändert werden.

Mahnbrief Drucken / Versenden

Durch Drücken des Knopfes [Mahnbrief] erscheint bei aktiviertem elektronischen Mahnbriefversand das Fenster "Mahnbrief" (siehe Mahnbrief Versanddialog)

Bei Bedarf können Versandart, E-Mail-Adresse usw. für jeden einzelnen Mahnbrief Lauf angepasst werden.

Durch Drücken von [Elektronisch] werden die Mahnbriefe mit Versandart „Fax“ oder „E-Mail“ versendet und erhalten den Status „übermittelt“.

Nach dem Drucken werden alle Mahnungen automatisch archiviert. (vgl. Archivierte Mahnbriefe abrufen). Pro Mahnbrief wird zudem gespeichert, wann und durch wen (User) er gedruckt/versendet worden ist.

Wenn alle Mahnbriefe gedruckt oder versendet wurden, kann der Mahnlauf abgeschlossen werden. Falls einige Briefe nicht gedruckt/versendet wurde, erscheint beim Abschliessen eine Warnmeldung.

Spezielle Einstellungen für den Fax-Versand

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie das Versenden von Mahnbriefen via Fax ermöglicht wird. Dabei sind zwei Varianten beschrieben, wie der Transfer der Mitteilung von Infoniqa ONE 200 Finanz, via Mail-Programm an den jeweiligen Fax-Empfänger ermöglicht wird.

Für allfällige weitere Möglichkeiten des Fax-Versands via E-Mail-Client wenden sie sich an Ihren Systemadministrator.

Wesentlich ist, dass in den Einstellungen (Register „Einstellungen 2/3“) konfiguriert werden kann, wie die Mitteilung an den E-Mail-Client übergeben werden soll, damit sie im dort als Fax erkannt und entsprechend versendet wird. Nachfolgend zwei mögliche Beispiele:

Faxmodem: Faxmailtransport via MS Outlook und Windows Faxkonsole

Beschreibung der Variante:
Dieser Dienst ermöglicht das Senden von Faxen aus Outlook via Windows Faxkonsole. Outlook ist mit einer MAPI-Clientschnittstelle kompatibel. Diese Schnittstelle ermöglicht verschiedenen E-Mail-Programmen - wie eben Microsoft Outlook oder Exchange - die Zusammenarbeit mit der Windows Faxkonsole.

Um via Outlook faxen zu können, wird die Mitteilung wie ein Mail erfasst. Als Empfänger wird jedoch im Feld „AN“ die Fax-Nummer mittels des Zusatzes [Fax:] angegeben:

Durch Drücken von "SENDEN" wird das Mail via Faxmailtransport an die Windows Faxkonsole weitergeleitet und in ein Fax umgewandelt. Auch die Attachements (z.B. PDF) werden entsprechend aufbereitet. Es wird alles in eine TIFF-Grafikdatei konvertiert und versendet.

Voraussetzungen:

Modem inkl. entsprechender Schnittstelle (TAPI-/ MAPI-Treiber)
Korrekt konfigurierter virtueller Fax-Gerätetreiber (Windows XP Faxkonsole)
Faxkompatibler E-Mail-Client: Fax Konto in Outlook einbinden: Konto hinzufügen à zusätzliche Servertypen à Faxmailtransport
Der Dienst "Faxmailtransport" muss dem entsprechenden Benutzerkonto (Profil) hinzugefügt worden sein.

Fax-Einstellungen in Infoniqa ONE 200:

Die Fax-Einstellungen in Infoniqa ONE 200 müssen für diese Variante wie folgt vorgenommen werden:

Empfänger: [FAX:&F] à Die Empfänger-Adresse sieht anschliessend wie folgt aus: [FAX:0627489010] und wird in Outlook als Fax erkannt.

Betreffzeile: Original beibehalten (die Original-Betreffzeile der Mitteilung wird beibehalten da kein zusätzlicher Wert mitgegeben werden muss)

E-Mail-to-Fax Gateways

Beschreibung:
Es besteht auch die Möglichkeit, das Fax via E-Mail an den Anbieter eines E-Mail-to-Fax Gateways zu übermitteln, welcher das Fax anschliessend versendet. Ein solches Gateway hat den Vorteil, dass man keine zusätzliche Hardware (Modem) benötigt. Ein E-Mail-Client und ein Abo bei einem solchen Anbieter reichen.

Fax-Versand über einen E-Mail-to-Fax Gateway ermöglichen Ihnen den unkomplizierten Faxversand von Texten und Dokumenten an beliebige Empfänger. Auf dem Markt existieren etliche solcher Email-to-Fax-Gateway Anbieter. Hier einige Kriterien für die Auswahl des richtigen Anbieters:

Kosten pro zu versendenden Fax (zum Teil sehr teuer)
PDF-Attachements müssen unterstützt werden
Servicequalität und Zusatzfeatures (Login mit Status-Abruf, Journal, etc.)
Länderunterstützung (Wohin kann gefaxt werden)

Fax-Einstellungen in Infoniqa ONE 200:
Je nach Anbieter wird die Faxnummer in der Betreffzeile oder in der Empfänger-Mailadresse hinterlegt. Bei einigen Anbietern muss zusätzlich noch ein bestimmter Code in der Betreffzeile des Mails mitgegeben werden, damit der Fax-Absender authentifiziert werden kann.

In den Einstellungen (Einstellungen 2/3) kann frei definiert werden, wie die gespeicherte Faxnummer und ein allfälliger Code an das Gateway übergeben werden.

Beispiel:
Mail-Empfänger: &F@fax.gnetx.com (=[Faxnummer des Empfängers]@[Gateway])
Betreffzeile: Übersteuern à mitzugebender Passcode eingeben QR-Mahnen

Überblick
Im Infoniqa ONE 200 Mahnwesen besteht die Möglichkeit, direkt mit der Mahnung einen Einzahlungsschein (QR) zu drucken. Sie bestimmen, für welche Mahnstufen und Versandarten QR gedruckt werden sollen und auf welche Zahlungsverbindung der Zahlungseingang disponiert werden soll. Der Rest geschieht vollautomatisch. Mahnungen mit nur einer Rechnungsposition werden beim Zahlungseingang gar automatisch ausgeziffert.

In den nachfolgenden Kapiteln sind der Funktionsumfang sowie die nötigen Schritte für die Einrichtung von QR-Mahnen dokumentiert:

Detaillierte Funktionsbeschreibung

Erforderliche Einstellungen

Ablauf QR-Mahnen

Detaillierte Funktionsbeschreibung QR Mahnen

Mit der Funktion „QR-Mahnen“ kann für jeden einzelnen Mahnbrief zusätzlich ein QR-Einzahlungsschein mitgedruckt werden.

Es kann bestimmt werden, auf welche Zahlverbindung die Einzahlungsscheine disponiert werden sollen (Mahnbrief gestalten). Aus der selektierten Zahlverbindung bezieht die Anwendung, ob QR oder QR+ verwendet werden soll (also mit oder ohne Betrag gedruckt wird) und wie sich die QR-Referenzzeile aufbauen soll.

QR-Referenzzeile: Belegnummernkreis für QR-Mahnen

Die in der QR-Referenzzeile enthaltene Belegnummer wird bei Sammelmahnungen ab einem speziellen Belegnummernkreis für QR-Mahnen bezogen. Dabei erhält jeder einzelne Mahnbrief eine separate neue Belegnummer.

Einzelmahnungen können wahlweise direkt mit der Belegnummer der Ursprungsrechnung oder einer separaten (neuen) Belegnummer ab Belegnummernkreis gemahnt werden.

Definition Einzel- und Sammelmahnung

Sammelmahnung: Infoniqa ONE 200 Finanz interpretiert Mahnungen als „Sammelmahnung“, wenn in einem Mahnbrief mehrere Belege gleichzeitig gemahnt werden müssen.

In diesem Fall wird in der QR-Referenzzeile eine Belegnummer ab dem speziellen Belegnummernkreis für QR-Mahnungen verwendet (für jeden Mahnbrief eine separate Nummer).

Einzelmahnung: Als „Einzelmahnung“ gelten in Infoniqa ONE 200 Finanz Mahnungen, welche

nur eine Rechnung oder
nur eine Rechnung inkl. zugeordneter Gegenleistungen

beinhalten.

In diesem Fall kann optional in der QR-Referenzzeile direkt die Belegnummer der Rechnung verwendet werden (Siehe Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 4/5). Dies ermöglicht ein automatisches Ausziffern der Rechnung beim QR-Zahlungseingang.

Hinweis: „Einzelmahnung“ bedeutet also nicht, dass für einen Mahnempfänger automatisch pro Beleg ein separater Mahnbrief erstellt wird (Belegweises Mahnen). Es werden nach wie vor immer alle zu mahnenden Belege eines Mahnempfängers in ein und denselben Mahnbrief gedruckt.

Betrag auf dem QR

Auf dem QR wird generell der Totalbetrag „SALDO STICHTAG“ des Mahnbriefes angedruckt. Dieser Betrag des Mahnbriefes enthält immer alle Belege, welche fällig sind und somit gemahnt werden (egal ob eine Mahnstufenerhöhung stattgefunden hat oder nicht / Also egal, ob dieser Beleg erst in einem späteren Mahnlauf nochmals gemahnt werden müsste und somit keine Mahnstufenerhöhung stattfindet).

Wenn das Total nur Belege mit Mahnstufenerhöhung enthalten soll, dürfen auch nur diese Belege gemahnt werden. Die anderen sind auf Rot zu stellen.

Noch nicht verfallene Belege
Die noch nicht verfallenen Belege werden generell nicht in den Saldo eingerechnet.

Mahngebühren/Zinsen
Je nachdem, ob beim Mahnbrief-Gestalten die Option „Zinsen/Gebühren in Saldo einberechnen“ aktiviert ist, werden Mahngebühren und Verzugszinsen in den QR-Betrag miteinbezogen.

Hinweis: Bei einem Zahlungseingang eines QR mit Mahngebühr/Zinsen wird in jedem Fall eine Teilzahlung gebucht, wenn die Mahngebühren/Zinsen in den Betrag eingerechnet werden (Ausnahme, Überzahlungstoleranz im Differenzmanagement)

Schachtwahl

Die QR-Einzahlungsscheine werden immer auf einer separaten Seite gedruckt. Beim Drucken der Mahnbriefe kann dazu definiert werden, auf welchen Drucker-Schacht die Mahnung sowie die QR-Einzahlungsscheine gedruckt werden sollen.

Aus diesem Grund ist in den Einstellungen, Einstellungen 1/n die Funktion „Schachtwahl verwenden“ zu aktivieren.

Hinweis: Falls der Einzahlungsschein direkt auf dem Mahnbrief gedruckt werden soll, kann dies durch eine manuelle Anpassung des Mahnbriefes (Crystal-Reports) mit relativ geringem Aufwand kundenindividuell realisiert werden.

Bedingungen für QR-Mahnen

Damit bei einem Mahnbrief ein QR-Einzahlungsschein mitgedruckt wird, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein:

Nur Mahnungen in CHF
Der Mahnbrief darf nur offene Posten in CHF enthalten. Sobald für den Mahnempfänger in einer anderen Währung gemahnt wird, wird automatisch kein Einzahlungsschein gedruckt. Dies ist im Versandvorschlag (Siehe Mahnbrief Versanddialog) entsprechend visualisiert.
Versandart
Die gewählte Versandart muss für QR-Mahnung zugelassen sein. Dies kann bei aktiviertem elektronischen Mahnbriefversand in den Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 4/5 definiert werden
Mahnstufe
Die höchste Mahnstufe des Mahnbriefes muss für QR-Mahnung zugelassen sein. Pro Mahnbrief entscheidet also dessen höchste Mahnstufe, ob ein QR gedruckt wird oder nicht.

QR-Zahlungseingang aufgrund QR-Mahnung

Bei einem QR-Zahlungseingang aufgrund einer QR-Mahnung können zwei verschiedene Fälle eintreten.
Entweder, auf dem QR der Mahnung wurde direkt die Belegnummer der Ursprungsrechnung angedruckt (Einzelmahnung) oder die Belegnummer in der QR-Referenzzeile wurde ab dem speziellen Belegnummernkreis für QR-Mahnen bezogen:

Belegnummer der Ursprungsrechnung (Einzelmahnung)
Zahlungseingange von Einzelmahnungen mit der Belegnummer der Urspungsrechnung können direkt automatisch mit der Rechnung verrechnet und ausgeziffert werden (sofern der Betrag übereinstimmt oder innerhalb der Toleranzen liegt)
Belegnummer ab Belegnummernkreis für QR-Mahnen (Sammelmahnung)
Bei Zahlungseingängen von QR-Zahlungen aufgrund Sammelmahnungen erfolgt der Zahlungseingang mit einer speziellen Belegnummer für das QR-Mahnen.

Die in diesem Mahnlauf enthaltenen Belege können derzeit von Infoniqa ONE 200 Finanz nicht automatisch ausgeziffert werden. Im QR-Protokoll ist jedoch ersichtlich, dass es sich um einen solchen Zahlungseingang aufgrund QR-Mahnung handelt.

Der Anwender kann nun aufgrund der Belegnummer in der Mahnhistory ermitteln, welche Belege mit dieser Mahnung/Belegnummer gemahnt wurden und den Zahlungseingang mit den entsprechenden Belegen verrechnen. In der Mahnhistory ist gespeichert, welche Belegnummer bei der Mahnung vergeben wurde und ob überhaupt ein QR gedruckt wurde.

Erforderliche Einstellungen QR Mahnen

Um das QR-Mahnen zu aktivieren, sind folgende Schritte notwendig:

QR-Mahnen aktivieren	In den Einstellungen „Debitoren/Kreditoren 4/5“ kann das QR-Mahnen mit der Checkbox „QR-Mahnen aktivieren“ aktiviert werden: Aktivieren Versandart Belegnummern
Belegnummern-Bereich definieren	Im gleichen Register kann auch der Belegnummern-Bereich für die QR-Mahnungen definiert werden. Bei Sammelmahnungen wird pro Mahnbrief eine Belegnummer ab diesem Belegnummernkreis vergeben und in der QR-Referenzzeile angedruckt. (Siehe auch QR-Mahnen: Detaillierte Funktionsbeschreibung) Hinweis: Der Belegnummernkreis für QR-Mahnen sollte sich nicht mit anderen Belegnummern-Bereichen überschneiden, sondern lediglich für QR-Mahnen reserviert sein. Die Belegnummernvergabe bei Einzelmahnungen kann mit der Checkbox „Einzelmahnungen gem. Belegnummer der Rechnung“ definiert werden
Versand-Art für QR-Mahnen bestimmen	Bei aktiviertem elektronischen Mahnbriefversand kann zudem definiert werden, für welche Versandart QR-Mahnen zugelassen werden soll: [ ] Post, [ ] E-Mail, [ ] Fax
Schachtwahl aktivieren	Falls die Einzahlungsscheine auf einem separaten Drucker-Schacht gedruckt werden sollen, muss in den Einstellungen (Register Einstellungen 1/3) die Checkbox „Schachtwahl verwenden“ aktiviert werden.
Mahnstufe konfigurieren	Auf den jeweiligen Mahnstufen muss definiert werden, ob für diese Stufe QR gedruckt werden sollen oder nicht. Standardmässig ist das QR-Drucken auf allen Mahnstufen aktiviert.
QR-Zahlungsverbindung selektierten	Zu guter Letzt muss in der Funktion [Mahnbrief gestalten] noch die QR-Zahlungsverbindung definiert werden. Diese Einstellung steuert, auf welche Zahlungsverbindung der QR-Zahlungseingang erfolgen soll und wie die QR-Referenzzeile aufgebaut werden soll.

Ablauf QR-Mahnen

Wenn die nötigen Einstellungen vorgenommen wurden, können Mahnungen mit QR-Einzahlungsscheine gedruckt werden. Dazu ist folgender Ablauf zu beachten:

Registerkarte Debitoren, Gruppe Mahnen, Mahnlauf

Mahnung aufbereiten
Selektion, Aufbereitung und Sortierung des Mahnlaufes inkl. Überarbeitung der Mahnlauf-Vorschlagstabelle.
Speichern des Mahnlaufvorschlages
Drücken des Buttons [Mahnbrief]
à Dadurch öffnet sich das Fenster für den Mahnbrief-Versand (Siehe auch Mahnbrief Versanddialog)
Mahnbrief-Versanddialog
Im Fenster „Mahnbrief“ wird jeder einzelne Mahnbrief angezeigt. In der Spalte „QR“ ist sofort ersichtlich, ob für diesen Mahnempfänger ein QR gedruckt wird oder nicht.

Hinweis: Wenn für ein Mahnempfänger kein QR gedruckt wird, kann es an folgenden Gründen liegen:
- Mahnstufe: Für die Mahnstufe ist der QR-Druck nicht aktiviert
- Versandart: Für die Versandart ist der QR-Druck nicht aktiviert
- Währung <> CHF: Es handelt sich nicht um eine Mahnung in CHF oder um eine
Multicurrency Mahnung mit verschiedenen Währungen

Belegnummernvergabe
Die Belegnummern für die einzelnen Mahnbriefe werden erst vergeben, wenn die Mahnbriefe effektiv gedruckt/versendet werden.

Zuvor wird im Grid die Belegnummer 0 angezeigt und die Mahnbrief-Vorschau zeigt einen QR an, welcher zu Zahlen nicht verwendet werden kann (Mit XXXXX abgefüllt)
Mahnbrief Drucken / Versenden
Durch das Drucken (Button [Brief]) oder Versenden (Button [Elektronisch]) können die Briefe definitiv gedruckt/versendet werden. Erst zu diesem Zeitpunkt wird die Belegnummer für das QR-Mahnen berechnet und vergeben

Die Einzahlungsscheine werden jeweils auf einer separaten Seite gedruckt und können mit der eigentlichen Mahnung versendet werden.

Mahnbrief Druck und Versand

Die Mahnbriefe können mittels Button [Mahnbrief] aus dem Mahnlauf heraus gedruckt resp. elektronisch versendet werden. Je nach aktivierten Funktionen springt das Programm beim Drücken von [Mahnbrief] zuerst in einen speziellen Mahnbrief Versanddialog:

Direkter Mahnbrief-Druck

Mahnbrief Versanddialog

Hinweis: Das Result-Set des Mahnbriefes enthält auch Felder, welche auf dem Mahnbrief nicht angedruckt werden. Diese Felder können aber für individuelle Anpassungen des Mahnbriefes verwendet werden. Es sind dies:
Telefonnummer, E-Mail und Faxnummer der Mahnadresse

Direkter Mahnbrief-Druck

Wenn der elektronische Mahnbriefversand sowie das QR-Mahnen nicht aktiviert sind, erscheint beim Drücken von [Mahnbrief] direkt der Druckdialog.

Sämtliche Mahnbriefe werden direkt aufbereitet und können wahlweise mit [Drucken] direkt gedruckt oder mit [Vorschau] in die Vorschau gebracht werden.

Bei aktivierter Mahnbrief-Archivierung werden die Mahnbriefe beim Schliessen der Vorschau resp. beim Drucken der Mahnbriefe archiviert.

Mahnbrief Versanddialog

Bei aktiviertem elektronischem Mahnbriefversand resp. bei aktiviertem QR-Mahnen erscheint beim Drücken von [Mahnbrief] der Mahnbrief-Versanddialog „Mahnbrief“

In diesem Fenster sind sämtliche zu versendende Mahnbriefe (gem. Mahnlauf-Selektion) aufgelistet. In dem Fenster

Können Versandeinstellungen vorgenommen werden
Bei Bedarf können Versandart, E-Mail-Adresse usw. für diesen Lauf angepasst werden.
Sind sämtliche Info betr. QR-Mahnen ersichtlich
Es wird angezeigt, ob ein QR gedruckt wird und welche Belegnummer auf dem QR verwendet wird

Durch Drücken des Knopfes [Vorschau] werden sämtliche Mahnbriefe als Gesamtvorschau angezeigt.

Im Grid kann mit der Spalte [Brief] die Vorschau eines einzelnen Mahnbriefs gestartet werden.

Durch Drücken des Knopfes [Brief] werden die Mahnbriefe mit der Versandart „Post“ an den selektierten Drucker gegeben und erhalten den Status „Gedruckt“.

Durch Drücken von [Elektronisch] werden die Mahnbriefe mit Versandart „Fax“ oder „E-Mail“ versendet und erhalten den Status „übermittelt“.

Wenn alle Mahnbriefe gedruckt oder versendet wurden, kann der Mahnlauf abgeschlossen werden. Falls einige Briefe nicht gedruckt/versendet wurde, erscheint beim Abschliessen eine Warnmeldung.

Mahnlauf elektronischer Versand

Mahnlauf [Mahnbrief] bei elektronischem Versand	Bedeutung
Gridbezeichnungen:
Status	Status der Mahnung. Es wird unterschieden zwischen „offen“ „übermittelt“ (elektronisch) oder „gedruckt“ (Brief)
Datum	Datum des Statuswechsels von offen nach übermittelt/gedruckt
Debitor	Debitorennummer
Name	Debitorenname
Mahnadresse	Mahnadressnummer
Mahnkontakt	Mahnkontaktnummer
Stufe	Mahnstufe nach dem Abschliessen des Beleges
QR	Anzeige, ob für diese Mahnempfänger ein QR gedruckt wird oder nicht
Beleg QR	Belegnummer, welche auf dem QR angedruckt wird
Versandart	Es kann zwischen drei Versandarten gewählt werden: Post E-Mail Telefax Hinweis: Falls nur die Versandart Post zur Auswahl steht so wurde das Flag „Elektronisches Mahnen erlaubt“ für die entsprechende Mahnstufe nicht gesetzt. Die vorzuschlagende Versandart kann innerhalb jedes Debitors pro Mahnadresse definiert werden.
E-Mail	E-Mail-Adresse des Empfängers, wenn der Mahnbrief elektronisch versendet wird. Mittels Links-Klick mit der Maus auf die Zelle erscheint ein zusätzliches Fenster. Darin kann die E-Mail-Adresse geändert werden (freie Eingabe möglich). Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, mittels des Knopfs [Auswahl] eine vorhandene Mail-Adresse zu selektieren. Folgende Mail-Adressen stehen zur Verfügung: Mail-Adresse der Mahn-Kontaktperson Mail-Adresse der Mahnadresse (nicht direkt an Kontaktperson) Mail-Adresse des Debitors (Hauptadresse) Hinweis: Eine manuell eingegebene E-Mail-Adresse wird nur für diesen Lauf gespeichert und nicht in die Stammdaten (Mahnadresse oder Kontakt) übernommen!
Telefax	Telefax-Nummer des Empfängers, wenn der Mahnbrief elektronisch versendet wird. Mittels Links-Klick mit der Maus auf die Zelle erscheint ein zusätzliches Fenster. Darin kann die Fax-Nummer geändert werden (freie Eingabe möglich). Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, mittels des Knopfs [Auswahl] eine vorhandene Fax-Nummer zu selektieren. Folgende Nummern stehen zur Verfügung: Fax-Nummer der Mahn-Kontaktperson Fax-Nummer der Mahnadresse (nicht direkt an Kontaktperson) Fax-Nummer des Debitors (Hauptadresse) Hinweis: Eine manuell eingegebene Nummer wird nur für diesen Lauf gespeichert und nicht in die Stammdaten (Mahnadresse oder Kontakt) übernommen! Sonderzeichen wie \ oder –, sowie Leerzeichen werden vor dem Senden entfernt, das Zeichen + wird jedoch nicht entfernt.
Brief (im Grid)	Vorschau des Mahnbriefes: Für den ausgewählten Mahnempfänger wird der Mahnbrief zur Vorschau angezeigt.
Fehler	Falls ein Fehler beim Drucken/Senden der Mahnung auftritt, wird die Zeile rot markiert. In die Spalte „Fehler“ wird eine genaue Fehlerursache geschrieben.
Schaltflächen unten:
[Vorschau]	Gesamtvorschau: Es wird eine Vorschau des gesamten Mahnlaufes angezeigt, unabhängig von der Versandart.
[Brief]	Drucken aller selektierten Mahnbriefe mit Versandart „Post“ Dadurch erhalten sämtliche selektierten Mahnbriefe den Status „gedruckt“ Beim nochmaligen Ausdrucken eines Mahnbriefes wird die zuvor erstellte PDF-Datei überschrieben.
[Elektronisch]	Versenden aller selektierten Mahnbriefe mit Versandart E-Mail oder Telefax. Je nach Einstellungen werden die Briefe direkt versendet, nur in den Postausgang gestellt (beides nur möglich mit Microsoft Outlook) oder es erscheint das Mail-Fenster. Durch das elektronische Versenden erhalten sämtliche selektierten Mahnbriefe den Status „übermittelt“ Hinweis: Nochmaliges Versenden von bereits versendeten Briefen aus Infoniqa ONE 200: Ein bereits versendeter Mahnbrief kann zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal versendet werden. Dazu muss er jedoch speziell selektiert werden (da bereits gesendete standardmässig nicht selektiert sind). Beim erneuten Versenden eines Mahnbriefes wird dieser allerdings noch einmal neu generiert. Es wird somit nicht der ursprüngliche Original-Mahnbrief (archiviertes PDF) versendet, sondern der Brief wird nochmals neu erstellt. Der Original-Mahnbrief kann allerdings auch aus dem Mail-Programm nochmals versendet werden. Somit werden jedoch das Versand-Datum sowie die Empfänger-Adresse (Fax / E-Mail) in Infoniqa ONE 200 nicht nachgeführt.
[Schliessen]	Der Mahnbrieflauf wird gespeichert und das Fenster geschlossen

Mahnhistory anzeigen + Archivierte Mahnbriefe abrufen

Die Mahnhistory kann im Debitorenexplorer oder beim Mutieren eines Beleges angezeigt werden.

Auf dem Debitoren-Beleg:
Im Debitoren-Explorer mit der Schaltfläche [Mahnhistory]
Im Mahnlauf-Grid mit der kleinen Schaltfläche (rechts im Grid)

Bei aktiviertem QR-Mahnen ist in der Mahnhistory ersichtlich, ob zusammen mit diesem Mahnbrief ein QR-Einzahlungschein gedruckt wurde, welche Belegnummer verwendet wurde und auf welche Zahlungsverbindung der QR disponiert wurde.

Bei aktivierter Mahnbrief-Archivierung können die archivierten Mahnbriefe mittels Klicks auf die PDF-Spalte angezeigt werden.

Bei aktiviertem elektronischen Mahnbriefversand ist zudem ersichtlich, wie und wann der Mahnbrief verschickt wurde.

Hinweis: Um die PFD-Mahnbriefe anzuzeigen, muss der Adobe Reader installiert sein (www.adobe.ch).

Weitere mahnrelevante Punkte im Debitoren-Belegfenster

Im Debitoren-Beleg Feldbezeichnung	Bedeutung
Debitorenbelege	Siehe auch: Hauptmaske Belegerfassung (Faktura/Gutschrift)
Sperre bis	Der Mahnstufe des Belegs wird im Mahnlauf bis zum angegebenen Datum nicht erhöht.
Aktuelle Mahnstufe	Die Mahnstufe kann manuell verändert werden. Es können nur Mahnstufen gemäss Definition der Mahngruppe (siehe nächstes Feld) zugeordnet werden.
Grp	Mahngruppe, zu welcher der Debitor zugeordnet ist (Anzeige aus dem Debitorenstamm)
Datumsfeld	Datum letzte Mahnung
	Mahnhistory-Ausgabe des Beleges mittels Browser in Gridform.

Mahnsperren

Auf dem Debitorenstamm, Register Erweiterte Informationen und auf dem Beleg (Belegerfassungsmaske) Debitoren-Beleg kann ein Datum "Mahnsperre bis" festgelegt werden. Zudem kann ein Mahnsperrgrund hinterlegt werden.

Im Mahnlauf lässt sich mit [Selektion] einstellen, ob der Mahnvorschlag die Mahnsperren einschliessen soll.

Allgemeiner Grundsatz: Mahnstufenerhöhung bei gesperrten Belegen

Wenn Belege mit Mahnsperre (auf Ebene Debitor oder Beleg) im Mahnvorschlag (Grid) aufbereitet werden, haben sie folgende Eigenschaften:

keine Mahnstufenerhöhung (kein Häklein in der Spalte ganz links im Grid)
Sperre auf Ebene Beleg: die Spalte BS im Grid erhält ein Ö
Sperre auf Ebene Debitor: die Spalte DS im Grid erhält ein Ö

Gesperrte Belege erfahren also NIE eine Mahnstufenerhöhung! Werden jedoch optional im Mahnbrief aufgeführt oder nicht.

Mit folgenden Selektionen kann bestimmt werden, ob gesperrte Belege im Mahnlauf aufgeführt und berücksichtigt werden sollen.

Sperre auf Ebene „Debitor“

Sperre auf Ebene „Beleg“

Sperre auf Ebene Debitor und Beleg

Hinweis: Falls ein gesperrter Beleg nicht zu mahnen ist: Stellen Sie die Fläche links auf rot um! Rot markierte Belege erscheinen weder im Mahnbrief noch in der Mahnliste.

Sperre auf Ebene „Debitor“

Wenn auf dem Debitorenstamm eine „Debitoren-Mahnsperre“ gesetzt ist, wird der Debitor nur zur Mahnung vorgeschlagen, wenn bei der Mahnlaufselektion im Bereich „Zahler“ die Checkbox "Ö Mahnsperre einschliessen" eingeschaltet ist.

Ansonsten wird der ganze Debitor nicht in den Mahnlauf aufbereitet.

Sperre auf Ebene „Beleg“

Wenn auf Belegebene eine Mahnsperre gesetzt ist, unterscheidet die Applikation zwischen folgenden zwei Fällen, welche einzeln selektiert werden können:

Fall 1: Gesperrte + fällige Belege vorhanden
Falls für einen Mahnempfänger sowohl gesperrte als auch nicht gesperrte fällige Belege vorhanden sind, tritt dieser Fall ein.

Da mindestens eine fällige Rechnung vorhanden ist, werden alle offenen Belege des Mahnempfängers aufbereitet (Auch die gesperrten)

Für die gesperrten Belege kann nun jedoch definiert werden, wie sie in den Mahnvorschlag aufbereitet werden sollen

Rot aufbereiten
Die gesperrten Belege werden rot aufbereitet. Das heisst, sie werden nicht gemahnt. Der Anwender kann nun jedoch selektiv entscheiden, ob er die Belege dennoch mahnen will
à Manuell auf Grün stellen
Grün aufbereiten
Die gesperrten Belege werden wie auch die nicht gesperrten grün aufbereitet und somit auf dem Mahnbrief aufgeführt. Somit kann das Kontomahnungsprinzip aufrechterhalten werden und der Saldo der Mahnung stimmt mit dem Saldo der fälligen Posten überein.
Auch hier kann der Anwender natürlich selektiv die gesperrten Belege auf rot umstellen und sie somit aus dem Mahnlauf ausschliessen.

Fall 2: Nur gesperrte Belege vorhanden
Falls für einen Mahnempfänger nur gesperrte fällige Belege vorhanden sind, tritt dieser Fall (Fall 2) ein.

Da keine einige nicht gesperrte fällige Rechnung vorhanden ist, wird standardmässig keine Mahnung ausgelöst. Der Anwender kann jedoch bestimmen, dass diese Belege und Mahnempfänger dennoch im Mahnvorschlag aufbereitet werden sollen (Rot), damit er allenfalls eine gesperrte Rechnung dennoch manuell für den Mahnlauf selektierten (Grün stellen) kann.

Somit stehen für diesen Fall folgende zwei Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung:

Nicht aufbereiten
Die Belege und somit der ganze Mahnempfänger werden im Mahnvorschlag gar nicht aufbereitet.
Rot aufbereiten
Der Mahnempfänger und dessen gesperrte Belege werden im Mahnvorschlag rot aufbereitet. Der Anwender muss nun selektiv entscheiden, ob er für diesen Mahnempfänger dennoch eine Mahnung drucken möchte (Auf grün stellen)

Sperre auf Ebene Debitor und Beleg

Falls auf Ebene Debitor und Beleg eine Mahnsperre definiert wurde, muss auf Debitoren- und Belegebene definiert werden, dass die gesperrten Debitoren und Belege aufbereitet werden müssen:

Debitoren-Selektion: Ö Mahnsperre einschliessen

Beleg-Selektion: Belege rot oder grün aufbereiten (Für Fall 1 + 2)

Stammdaten

Mahngruppen

Registerkarte Debitor, Gruppe Mahnen, Stammdaten, Mahngruppen

Um eine differenzierte Behandlung von Debitoren innerhalb des Mahnwesens zu ermöglichen, besteht die Möglichkeit, Mahngruppen zu bilden. Alle wichtigen Elemente des Mahnwesens können pro Mahngruppe festgelegt werden. Die Mahngruppenbildung richtet sich deshalb nach den unterschiedlichen Mahnbedürfnissen von Debitorengruppen.

Jedem Debitor muss deshalb eine Mahngruppe zugeteilt werden. Bestehen keine differenzierten Mahnverfahren, genügt es, eine allgemeingültige Mahngruppe zu definieren und diese Gruppe allen Debitoren zuzuweisen.

Feldbezeichnungen Mahngruppe

Feldbezeichnung Mahngruppe	Bedeutung
Gruppe	Jeder Mahngruppe muss eine Mahngruppen-Nummer zugeteilt werden (1-999'999). Diese Nummer ist frei definierbar und dient auch dazu, pro Mahngruppe selektiv mahnen zu können.
Bezeichnung	Die Mahngruppenbezeichnung erlaubt eine verbale Unterscheidung der unterschiedlichen Mahngruppen. Diese Bezeichnung wird bei der Zuordnung im Debitorenstamm angezeigt.
Mindestbetrag	Der Gesamtbetrag der offenen Posten eines Debitors in einem Mahnlauf muss sich auf den hier bestimmten Mindestbetrag belaufen, damit eine Mahnung erstellt wird. Für Multi-Currency-Debitoren muss ein Mindestbetrag pro Währung bestimmt werden. Multicurrency-Debitoren werden pro Währung gemahnt (separater Mahnbrief pro Währung).
[Beträge]	Über den Button [Beträge] können Mindestbeträge in weiteren Währungen erfasst werden. Die Funktionsweise ist in der Feldbeschreibung 'Mindestbetrag' beschrieben.
Höchste Mahnstufe	Die höchste Mahnstufe bestimmt das Ende der automatischen Mahnstufenerhöhung pro Mahnlauf. Beim Erreichen der höchsten Mahnstufe wird der Beleg in den folgenden Mahnläufen immer wieder vorgeschlagen, die Mahnstufe wird aber nicht mehr automatisch erhöht. Belege nicht mehr mahnen Natürlich können für administrative Verfahren Mahnstufen über diese höchste Mahnstufe hinaus in den Belegen manuell erhöht werden. In diesem Fall werden die Belege nicht mehr gemahnt. Falls für die Debitoren noch weitere mahnfällige Belege vorhanden sind, kommen die Belege mit Mahnstufe > „höchste Mahnstufe“ rot. Falls der Debitor keine weiteren Mahnfälligen Belege aufweist, erscheinen gar keine Positionen im Mahnvorschlag. Um dieses Verhalten zu bezwecken, muss aber die Mahnstufe manuell auf eine höhere Mahnstufe als die definierte höchste Mahnstufe gesetzt werden! Die Mahnstufe kann im einzelnen Beleg manuell verwaltet werden. Beim manuellen Verwalten wird die Mahnhistory jedoch nicht nachgeführt. Hinweis: Das Feld Höchste Mahnstufe muss vorsichtig definiert werden. Damit kann der gesamte Mahnlauf konfiguriert werden. Es kann bestimmt werden, bis zu welcher Stufe automatisch gemahnt wird. Ein Verändern der höchsten Mahnstufen ist bei bereits erfolgten Mahnläufen genauestens auf dessen Konsequenzen hin zu überlegen. Folgend ein Beispiel eines möglichen Mahnkonzeptes einer Gruppe. Im Mahnlauf wird die Mahnstufe nur bis zur "höchsten Mahnstufe" automatisch erhöht.
Absender-Adresse	Unabhängig von den Angaben im Mandanten können Sie hier die Absenderadresse individuell gestalten. Diese wird ausschliesslich im Mahnbrief verwendet. Ist keine Absenderadresse auszugeben, z.B. bei vorgedrucktem Briefpapier, ist dieses Feld leer zu lassen.
Absender-Ort	Diese Eintragung wird für das Andrucken von Ort und Datum im Mahnbrief verwendet und kann von den Eintragungen im Mandanten abweichen.
Absender-Sachbearbeiter	Der Absender-Sachbearbeiter wird ebenfalls im Mahnbrief verwendet. Dessen effektive Ausgabe kann jeweils im Mahnlauf mittels Schaltfläche [Brief gestalten] optional ein-/ausgeschaltet werden. In der Combobox werden die Sachbearbeiter angezeigt, welche über folgende Funktion erfasst worden sind: Registerkarte Daten, Gruppe Allgemeine Stammdaten, Sachbearbeiter.
Absender-Abteilung	Auch die Absender-Abteilung wird im Mahnbrief verwendet. Deren effektive Ausgabe kann jeweils im Mahnlauf mittels Buttons [Brief gestalten] optional ein-/ausgeschaltet werden. Alle über folgende Funktion erfassten Abteilungen werden in der Combobox angezeigt: Registerkarte Daten, Gruppe Allgemeine Stammdaten, Abteilungen
Gutschriftszins	Zinssatz in % für die Verzugszinsberechnung: Dieser Zins wird dem Debitor bei Gutschriften, Teil- und Vorauszahlungen im Mahnbrief gutgeschrieben (Siehe auch Mahnbrief gestalten) Neben der Verzugszinsberechnung beim Mahnen steht dem Anwender auch eine komfortable Debitoren-Kontoverzinsung zur Verfügung. Dies sind jedoch zwei verschiedene Zinsverfahren und haben nichts miteinander gemeinsam Hinweis: Zu Rechnung zugeordnete Gegenleistungen Gegenleistungen (Gutschriften, Teilzahlungen, Vorauszahlungen), welche einer Rechnung zugeordnet sind, werden automatisch mit dem Verzugszinssatz der Rechnung verzinst. Der Verzugszinssatz für Rechnungen wird pro Mahnstufe festgelegt (siehe Mahnstufen/Feld Verzugszins)
[Stufen]	Hier werden die Mahnstufen für die aktuelle Mahngruppe bearbeitet. Für jede Mahngruppe können die Stufen separat bestimmt und verwaltet werden. Damit wird ein gruppenindividuelles Mahnverfahren ermöglicht.
Grid	Alle definierten Mahngruppen werden in einem Grid angezeigt und können dort mittels Doppelklicks zur weiteren Bearbeitung ausgewählt werden. Hinweis: Navigation im Grid Mittels rechter Maustaste kann im Grid navigiert werden. Auch können damit spezielle Sichten und Verhalten des Grids eingestellt werden. Folgende Funktionen sind möglich: Kopieren Suchen Grid fixieren Fixierung aufheben Zoom in Zoom out Zoom 100% Spalten bearbeiten (ausblenden) Spaltenfilter Gesamtfilter
[Kopieren]	Hier kann eine bestehende definierte Gruppe mit sämtlichen dazugehörigen Informationen (Mahnstufen, Mahntexte, etc.) kopiert werden. Somit kann die Erfassung ähnlicher Mahngruppen erheblich beschleunigt werden.
[Neu]	Vor der Erfassung einer neuen Mahngruppe muss der Button [Neu] gedrückt werden, damit die Maskenfelder neu initialisiert werden.
[Löschen]	Mit dem [Löschen]-Button kann die in der Erfassungsmaske angezeigte Mahngruppe gelöscht werden.
[Speichern]	Mit dem Anklicken des Buttons [Speichern] werden die in der Erfassungsmaske angezeigten Daten gespeichert.
[Schliessen]	Durch das Anklicken des Buttons [Schliessen] verlassen Sie das Erfassungsprogramm für die Mahngruppenerfassung (ohne zu speichern).

Mahnstufen

Registerkarte Debitor, Gruppe Mahnen, Stammdaten, Mahngruppen

[Stufen]

Die Erfassungsmaske für die Mahnstufendefinitionen ist an die ausgewählte Mahngruppe gebunden. Es muss daher immer zuerst eine zugehörige Mahngruppe definiert oder aus dem Grid durch Doppelklick ausgewählt werden.

Feldbezeichnungen Mahnstufen

Mahnstufen Feldbezeichnung	Bedeutung
Gruppe	Anzeige der ausgewählten Mahngruppen-Nr. für die betreffenden Mahnstufen-Daten.
Stufe	Anzeige der aus dem Grid ausgewählten Stufen-Nr. (Mutation) oder der automatisch neu vergebenen Stufen-Nr. (Neuerfassung einer Stufe)
Bezeichnung	Mahnstufenbezeichnung (Intern, erscheint nicht im Mahnbrief) Hinweis: Wir empfehlen Mahnstufen-Bezeichnungen mit Stufen-Nr. z.B. 'Mahnstufe 3'. Der Titel auf dem Mahnbrief wird unter "Mahntexte" im Feld Bezeichnung bestimmt,
Verfalltage	Bei der ersten Mahnstufe bestimmen die Verfalltage die Anzahl Tage ab Belegverfalldatum bis die erste Mahnstufe fällig wird. Ab zweiter Mahnstufe bestimmen die Verfalltage die Anzahl Tage ab letztem Mahndatum eines Beleges bis die nächste Mahnstufe erreicht wird. Das letzte Mahndatum eines Beleges wird im Mahnlauf angezeigt und kann auch im einzelnen Beleg eingesehen werden. Das Druckdatum des Mahnbriefes, welches anlässlich des Mahnlaufes vom Benutzer bestimmt werden kann, wird als letztes Mahndatum beim Abschliessen des Mahnlaufes gesetzt.
Mahngebühr	Mahngebühren können für jede Stufe separat definiert werden. Die Mahngebühr wird auf Wunsch im Mahnbrief ausgewiesen. Steuerbar ist die Ausgabe individuell im Debitorenstamm (pro Währung) und generell im Mahnlauf über den Button [Brief gestalten]. Die Gebühr der höchsten Mahnstufe der im Mahnbrief vorkommenden Belege wird ausgewiesen. Mahngebühren in Fremdwährungen können über den Button [Gebühren] bearbeitet werden. Multi-Currency-Debitoren (Belege in mehreren Währungen) werden pro Währung gemahnt. Die Gebühren werden demzufolge pro Währung erhoben. Hinweis: Prioritäten für die Ausgabe der Mahngebühren im Mahnbrief: In den Stammdaten muss für die Debitorenwährung eine Mahngebühr erfasst sein. Auf dem Dialog [Brief gestalten] muss das Feld 'Mahngebühren' aktiviert sein. Im Debitorenstamm muss das Feld 'Mahngebühren' aktiviert sein. Für die Mahngebühr werden keine neuen OP’s automatisch erstellt.
[Texte]	Über den Button [Texte] werden die für den Mahnbrief zu verwendenden Mahntexte für die aktuelle Mahnstufe bestimmt.
Verzugszins	Zinssatz für Verzugszins-Berechnung. Achtung: Zu einer Rechnung zugeordnete Gegenleistungen werden automatisch mit dem gleichen Zinssatz der Rechnung – abhängig von der Mahnstufe der Rechnung – verzinst. Siehe auch Mahnbrief gestalten und spezielle Funktion zum Erstellen einer Debitoren-Kontoverzinsung
[Gebühren]	Über den Button [Gebühren] werden die Mahngebühren pro Währung für die aktuelle Mahnstufe erfasst.
Elektronischer Mahnbriefversand zulassen	Pro Mahnstufe kann definiert werden, ob in dieser Stufe noch elektronisch (E-Mail, Fax) gemahnt werden kann/darf oder nicht. Siehe auch Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 4/5
QR drucken	Pro Mahnstufe kann definiert werden, ob für diese Stufe bei aktiviertem QR-Mahnen QR-Einzahlungsscheine gedruckt werden sollen.
Grid	Aus der Grid-Anzeige ersehen Sie die aktuell gespeicherten Mahngruppen. Durch Doppelklick kann eine Mahngruppe angewählt und mutiert werden. Hinweis: Navigation im Grid Mittels rechter Maustaste kann im Grid navigiert werden. Auch können damit spezielle Sichten und Verhalten des Grids eingestellt werden. Folgende Funktionen sind möglich: Kopieren Suchen Grid fixieren Fixierung aufheben Zoom in Zoom out Zoom 100% Spalten bearbeiten (ausblenden) Spaltenfilter Gesamtfilter
[Neu]	Für die Erfassung einer neuen Mahngruppe Button [Neu] drücken, damit die Erfassungsfelder neu initialisiert werden.
[Löschen]	Mit dem Button [Löschen] werden die in der Erfassungsmaske angezeigten Mahngruppendaten gelöscht.
[Speichern]	Der Button [Speichern] speichert die in der Erfassungsmaske angezeigten Daten.
[Schliessen]	Über den Button [Schliessen] verlassen Sie die Erfassungsmaske für Mahngruppen ohne Daten zu speichern.

Mahntexte

Registerkarte Debitor, Gruppe Mahnen, Stammdaten, Mahngruppen

[Stufen] dort auf der betreffenden Stufe: [Texte]

Mahntexte werden pro Mahnstufe und pro Sprache definiert. Mahntexte werden ausschliesslich im Mahnbrief verwendet. Ein Mahnbrief wird automatisch in der Sprache der Mahnadresse ausgegeben. Deshalb ist darauf zu achten, dass für jede im Debitorenstamm bzw. Adressstamm zugewiesene Sprache auch Mahntexte vorhanden sind. Der Mahnlauf prüft diese Abhängigkeit automatisch und liefert dem Benutzer entsprechende Hinweise falls erforderlich.

Das Fenster umfasst zwei Register:

Register Mahnbrieftexte

Registerkarte Debitor, Gruppe Mahnen, Stammdaten, Mahngruppen
[Stufen] dort auf der betreffenden Stufe:[Texte]

Feldbezeichnungen Mahnbrieftexte

Mahntexte Mahnbrieftexte Feldbezeichnung	Bedeutung
Sprache	Für jede in den Debitoren-Stammdaten vorkommende Sprache muss ein Eintrag erfolgen. In einem Mahnlauf vorkommende Sprachen werden auf das Vorhandensein dieses Spracheintrages in den Mahnstufen geprüft und mittels Meldung angezeigt.
Bezeichnung	Die Mahnstufenbezeichnung wird für den Mahnbrieftitel verwendet. Hinweis: Üblicherweise lauten diese Bezeichnungen z.B. - Kontoauszug - 1. Mahnung - 2. Mahnung - letzte Mahnung - etc.
Adresszusatz	Der Adresszusatz wird für die Mahnbrief-Empfängeradresse verwendet. Beispiel: Einschreiben
Sachbearbeiterzusatz	Der Sachbearbeiter Zusatz wird als Überschrift der Sachbearbeiter absenderangaben (Name, Telefon, Fax, Email) verwendet. Dessen tatsächliche Ausgabe hängt von der optionalen Ausgabesteuerung ab (siehe dazu die Beschreibung zum Feld Sachbearbeiter im Stamm Mahngruppen sowie unter Mahnbrief gestalten)
Verkäuferzusatz	Der Verkäuferzusatz wird als Überschrift des Verkäufernamens verwendet. Dessen tatsächliche Ausgabe hängt von der optionalen Ausgabesteuerung ab (siehe dazu die Beschreibung zum Feld Verkäufer unter Mahnbrief gestalten)
Zusatztext 1	Der Zusatztext 1 wird unterhalb des Mahnbrieftitels angedruckt. Beispiel: Ihr Konto 1000 / CHF
Zusatztext 2	Der Zusatztext 2 wird links vom Zusatztext3 unterhalb vom Zusatztext 1 angedruckt. Beispiel: Stichtag TT.MM.JJJJ
Zusatztext 3	Der Zusatztext 3 wird unterhalb des Absenderortes und des Datums angedruckt. Beispiel: Zahlungen berücksichtigt bis TT.MM.JJJJ
Kopftext	Der Kopftext wird im Mahnbrief auf der 1. Seite vor der Auflistung der Beleg-Posten ausgegeben. Hinweis: Zeilenwechsel mit 'Ctrl-Enter' eingeben.
Fusstext	Der Fusstext wird im Mahnbrief auf der letzten Seite nach der Auflistung der Beleg-Posten ausgegeben. Hinweis: Zeilenwechsel mit 'Ctrl-Enter' eingeben.
Text Verzugszins	Dieses Feld dient zur Bezeichnung des Verzugszinses im Mahnbrief. Diese wird auf der letzten Seite nach der Ausgabe des Total-OP-Betrages als separate Position ausgewiesen. Dessen tatsächliche Ausgabe hängt von der optionalen Ausgabesteuerung ab (siehe dazu die Beschreibung zum Feld Verzugszins im Stamm Mahngruppen sowie unter Mahnbrief gestalten)
Text Mahngebühr	Dieses Feld dient zur Bezeichnung der Mahngebühr im Mahnbrief. Diese wird auf der letzten Seite nach der Ausgabe des Total-OP-Betrages als separate Position ausgewiesen. Dessen tatsächliche Ausgabe hängt von der optionalen Ausgabesteuerung ab (siehe dazu die Beschreibung zum Feld Mahngebühren im Stamm Mahngruppen sowie unter Mahnbrief gestalten)
Text Saldo	Dieses Feld dient zur Bezeichnung des Totals aller fälligen Belege im Mahnbrief. Je nach Einstellung mit [Brief gestalten] sind auch Verzugszinsen und Mahngebühren darin enthalten. (siehe Mahnbrief Gestaltung)
Text Saldo Total	Dieses Feld dient zur Bezeichnung des Total-Betrages (fällige und nicht fällige Belege) innerhalb des Mahnbriefs. Je nach Einstellung mit [Brief gestalten] sind auch Verzugszinsen und Mahngebühren darin enthalten oder das Total wird unterdrückt. (siehe Mahnbrief Gestaltung)
Text Saldokonto	Dieses Feld dient zur Bezeichnung des Total-Betrages (fällige und nicht fällige Belege) innerhalb des Mahnbriefs + der Offenen Posten des Debitors mit anderen Mahnadressen. Je nach Einstellung mit [Brief gestalten] sind auch Verzugszinsen und Mahngebühren darin enthalten oder das Total wird unterdrückt. (siehe Mahnbrief Gestaltung) .
Text Lieferanten-Nr.	Dieser Text wird zwischen Zusatztext 1 und Zusatztext 2 angedruckt. Dessen tatsächliche Ausgabe hängt von der optionalen Ausgabesteuerung ab (siehe dazu die Beschreibung zum Feld Verkäufer unter Mahnbrief gestalten)
Ersatzzeichen	Bei Feldern mit diesem Symbol können Ersatzzeichen (Wildcards) verwendet werden. Diese Wildcards werden im Mahnbrief mit dem ihnen zugewiesenen Wert ersetzt. Es können folgende Wildcards benutzt werden: Wildcard Wert %a Mahnadressnummer %ds Datum Stichtag (Mahnlauf ® Feld 'Verfall') %dz Datum Zahlung (Mahnlauf ® Feld 'Zahlung') %k Konto (Debitorennummer) %l Lieferantennummer %p Mahnkontaktnummer %w Debitorenwährung %pa Persönliche Anrede (Wenn der Mahnkontakt gesetzt ist, wird die persönliche Anrede vom Mahnkontakt geholt, ansonsten von der Mahnadresse.) Beispiele mit "%ds", "%dz", "%k": Kontoauszug per %ds ergibt z.B. Kontoauszug per 30.11.2002 Zahlungen sind berücksichtigt bis %dz ergibt z.B. Zahlungen sind berücksichtigt bis 29.11.2002 Unser Guthaben auf Konto %k per %ds beträgt ergibt z.B. Unser Guthaben auf Konto 1000 per 30.11.2002 beträgt
Grid	Im Grid sind die aktuell gespeicherten Mahntextbezeichnungen pro Sprache ersichtlich und können zum mutieren doppelgeklickt werden. Hinweis: Navigation im Grid Mittels rechter Maustaste kann im Grid navigiert werden. Auch können damit spezielle Sichten und Verhalten des Grids eingestellt werden. Folgende Funktionen sind möglich: Kopieren Suchen Grid fixieren Fixierung aufheben Zoom in Zoom out Zoom 100%
[Kopieren]	Über den Button [Kopieren] werden die Texte der aktuellen Stufe/Sprache für eine weitere Sprache dieser Stufe kopiert. Beispiel: Sprache Deutsch(Schweiz) wird auf Sprache Deutsch(Deutschland) kopiert. Anschliessend können diese noch nach Bedarf angepasst werden (anschliessend [Speichern])
[Neu]	Damit die Erfassungsfelder vor einer Neuerfassung neu initialisiert werden, muss der Button [Neu] gedrückt werden.
[Löschen]	Mit dem Button [Löschen] werden die in der Erfassungsmaske angezeigten (aus dem Grid ausgewählten) Daten gelöscht.
[Speichern]	Der Button [Speichern] speichert die in der Erfassungsmaske angezeigten Daten.
[Schliessen]	Über den Button [Schliessen] verlassen Sie die Erfassungsmaske ohne zu speichern.

Register Elektronischer Mahnbriefversand

Registerkarte Debitor, Gruppe Mahnen, Stammdaten, Mahngruppen
[Stufen] dort auf der betreffenden Stufe: [Texte]

Hier können die Mitteilungstexte für den elektronischen Mahnbriefversand via E-Mail oder Fax pro Mahnstufe und Sprache definiert werden.

Mahntexte Elektronischer Mahnbriefversand Feldbezeichnung	Bedeutung
Betreff-Zeile	Falls ein Mahnempfänger elektronisch gemahnt wird, enthält die E-Mail oder das Fax diesen Betreff. Es kann aus verschiedenen Vorschlagskomponenten die Zusammensetzung der Betreff-Zeile ausgewählt werden.
Mitteilungstext	Falls ein Mahnempfänger elektronisch gemahnt wird, enthält die E-Mail oder das Fax diesen Mitteilungstext. Es kann aus verschiedenen Vorschlagskomponenten die Zusammensetzung des Mitteilungstextes ausgewählt werden.
[Übertragen]	Falls auf allen Mahnstufen mit denselben Mitteilungstexten elektronisch gemahnt werden soll, können die aktuell erfassten Texte automatisch in alle Mahnstufen der aktuellen Mahngruppe und Sprache übertragen werden.
[Kopieren]	Über den Button [Kopieren] werden die Texte der aktuellen Stufe/Sprache für eine weitere Sprache dieser Stufe kopiert. Beispiel: Sprache Deutsch(Schweiz) wird auf Sprache Deutsch(Deutschland) kopiert. Anschliessend können diese noch nach Bedarf angepasst werden (anschliessend [Speichern])
[Neu]	Damit die Erfassungsfelder vor einer Neuerfassung neu initialisiert werden, muss der Button [Neu] gedrückt werden.
[Löschen]	Mit dem Button [Löschen] werden die in der Erfassungsmaske angezeigten (aus dem Grid ausgewählten) Daten gelöscht.
[Speichern]	Der Button [Speichern] speichert die in der Erfassungsmaske angezeigten Daten.
[Schliessen]	Über den Button [Schliessen] verlassen Sie die Erfassungsmaske ohne zu speichern.

Mahnsperrcodes

Registerkarte Debitor, Gruppe Mahnen, Stammdaten, Mahnsperrcodes

Sperrt man einen ganzen Debitor oder einen Debitorenbeleg zur Mahnung (siehe auch Mahnsperren), kann der Grund der Mahnsperrung mittels der vorerfassten Mahnsperrcodes festgehalten werden.

Der erfasste Code ist danach auch sichtbar

im Mahnlauf Spalte BSC
im Debitoren-Explorer, Spalte BSC.

Siehe auch:
Debitorenstamm, Register Erweiterte Informationen: Mahnsperre bis bzw. Mahnsperrcode
Belegerfassung: Belegerfassungsmaske /Sperre bis bzw. Mahnsperrcode
Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 4/5: Mahnsperrcodes

Mahnsperrcodes
Feldbezeichnung

Bedeutung

Code

5 Stellen AN (alphanumerisch) unique

Der Belegartcode identifiziert den Mahnsperrcode eindeutig.

Bezeichnung

255 Stellen AN (alphanumerisch)

Eine Beschreibung des Mahnsperrcodes. Die Bezeichnung steht jeweils in der Combobox als Erfassungshilfe zur Verfügung.

Status

Aktiv
Der Mahnsperrcode kann im Debitorenstamm und in den Debitorenbelegen werden.

Inaktiv
Der Mahnsperrcode ist beim Erfassen im Debitorenstamm und in den Debitorenbelegen nicht sichtbar.

Provisorisch
Der Mahnsperrcode ist beim Erfassen im Debitorenstamm und in den Debitorenbelegen nicht sichtbar.

Mahnstamm

Registerkarte Debitoren, Gruppe Mahnen, Stammdaten, Mahnstammliste

Diese Auswertung erstellt eine Liste der Mahngruppen und Mahnstufen (ohne Mahntexte)

Mahnlauf

Ablaufbeschreibung

Mahnlaufdurchführung

Allgemeine Eigenschaften des Mahnwesens in Infoniqa ONE 200 Finanz

Entscheidungsregeln Mahnlauf, Mahnstufenerhöhung, Mahnbriefdruck

Kontomahnung

Selektive Belegmahnung

Aufbereiten des Mahnlaufes

Bedienung des Mahnlauf-Dialoges

Selektion (Mahnlauf)

Sortierung (Mahnlauf)

Mahnlaufvorschlagstabelle und Tabellenfunktionen

Mahnbrief gestalten, erstellen und versenden

Mahnbrief Gestaltung

Mahnbrief Archivierung

Ohne Mahnbriefarchivierung

Nur archivieren

Archivieren und elektronischer Versand

Elektronischer Mahnbrief-Versand

Elektronische Mahnbriefausgabe (E-Mail / Fax)

Spezielle Einstellungen für den Fax-Versand

Detaillierte Funktionsbeschreibung QR Mahnen

Erforderliche Einstellungen QR Mahnen

Ablauf QR-Mahnen

Mahnbrief Druck und Versand

Direkter Mahnbrief-Druck

Mahnbrief Versanddialog

Mahnhistory anzeigen + Archivierte Mahnbriefe abrufen

Weitere mahnrelevante Punkte im Debitoren-Belegfenster

Mahnsperren

Sperre auf Ebene „Debitor“

Sperre auf Ebene „Beleg“

Sperre auf Ebene Debitor und Beleg

Stammdaten

Mahngruppen

Mahnstufen

Mahntexte

Register Mahnbrieftexte

Register Elektronischer Mahnbriefversand

Mahnsperrcodes

Mahnstamm

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