Die Administration betrifft zentrale Verwaltungseinheiten von Sage 50 Rechnungswesen. Unter dem Menü «Extras / Administration» können folgende Funktionen angewählt werden:
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Daten exportieren
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Daten importieren
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Mandanten konvertieren
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Mandantenanalyse
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Migration WinWay
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Bankenstamm synchronisieren
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ReviNT-Codes kopieren
Weitere Mandanteneinstellungen können nach Aufruf des Menübefehls «Extras / Optionen» im Register Einstellungen vorgenommen werden. In diesem Register erden die Daten zu Mandanteneinstellungen in mehreren Sektionen verwaltet, welche jeweils ein bestimmtes Programm-Modul betreffen.
Der Dialog Daten importieren
Die Exportfunktion der SAGE Administration unterstützt das TAF-Format (Tag File). Direkt aus dem Rechnungswesen können nur Buchungen im CSV-Format (Comma Separated) exportiert und importiert werden.
Im Dialog Daten importieren des Menübefehls «Extras / Administration / Daten importieren...» können folgende Einstellungen vorgenommen werden:
Definitionselemente des Dialogs Daten importieren
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Definitionselement |
Beschreibung |
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Format |
Abhängig davon, ob eine TAF-Datei oder eine im CSV-Format aufbereitete Datei importiert werden soll, ist der entsprechende Radio-Button zu aktivieren |
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Eingabe- und Auswahlfeld Dateipfad |
Pfad der Datei, aus der die Daten importiert werden sollen. Mit der Schaltfläche mit den drei Punkten rufen Sie den Dialog Öffnen zur Suche nach der Exportdatei auf |
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Schaltfläche OK |
führt den Datenimport gemäss den gewählten Optionen aus |
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Schaltfläche Abbrechen |
schliesst den Dialog Daten importieren |
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Schaltfläche Dateien |
ist nur bei aktivem Radio-button CSV aktiv und öffnet den Dialog CSV Datensätze zur Auswahl der zu importierenden Datensätze auf. Aus einer TAF-Datei werden sämtliche Daten importiert |
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Schaltfläche Optionen |
öffnet den Dialog Importoptionen zur Definierung weiterer Importoptionen |
Der Dialog Importoptionen
In dem mit der Dialogschaltfläche Optionen des Dialogs Daten importieren (Menübefehl «Extras / Administration / Daten importieren...») aufgerufenen Dialog Importoptionen werden die nachfolgend beschriebenen Importoptionen definiert:
Definitionselemente des Dialogs Importoptionen
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Definitionselement |
Beschreibung |
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Listenauswahlfeld Nummernkreis |
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Option und Eingabefeld Beleggruppe setzen auf Gruppe |
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Zeichensatz |
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Belegnummer |
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Belege |
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Schaltfläche OK |
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Schaltfläche Abbrechen |
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Der Dialog Daten exportieren
Mit dem Menübefehl «Extras / Administration / Daten exportieren» können sämtliche Datenstämme des Rechnungswesen im TAF-Format (Tag File) und das CSV-Format (Comma Separated) exportiert werden. Direkt aus dem Rechnungswesen können nur Buchungen im CSV-Format exportiert und importiert werden.
Zum Export von Daten und Buchungen bietet der Dialog Daten exportieren folgende Optionen:
Definitionselemente des Dialogs Daten exportieren
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Definitionselement |
Beschreibung |
|---|---|
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Listenauswahlfeld Datensätze |
In dieser Liste werden alle Daten aufgeführt, die aus dem aktiven Mandanten exportiert werden können. Aktivieren Sie die Option der zu exportierenden Daten |
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Format |
Mit dem aktiven der beiden Radio-Buttons definieren Sie, ob die exportierten Daten im TAF- (Tag File) oder CSV-Format (Comma Seperated) aufbereitet werden sollen |
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Eingabe- und Auswahlfeld Datei |
Pfad der Datei, in welche die Daten exportiert werden. Als Standard wird der Dateiname export.taf bzw. export.csv vorgeschlagen, den Sie mit einer beliebigen Bezeichnung überschreiben können. Beim Import der Datei muss der korrekte Dateiname angegeben werden. Mit der Schaltfläche mit den drei Punkten öffnen Sie den Dialog Speichern unter, um ein anderes Verzeichnis zur Speicherung der Exportdatei zu wählen |
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Schaltflächen Alle, Keine |
um sämtliche Optionen des Listenauswahlfelds Datensätze zu aktivieren bzw. zu deaktivieren |
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Schaltfläche Optionen |
öffnet den Dialog Exportoptionen, um weitere Exportoptionen wie den Zeichensatz, einen Filter oder die Option Belege löschen anzugeben |
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Schaltfläche OK |
führt den Datenexport gemäss den gewählten Optionen aus |
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Schaltfläche Abbrechen |
schliesst den Dialog Daten exportieren |
Der Dialog Exportoptionen
In dem mit der Dialogschaltfläche Optionen des Dialogs Daten exportieren (Menübefehl «Extras / Administration / Daten exportieren...») aufgerufenen Dialog Exportoptionen werden die nachfolgend beschriebenen Exportoptionen definiert:
Definitionselemente des Dialogs Exportoptionen
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Definitionselement |
Beschreibung |
|---|---|
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Listenauswahlfeld Filter |
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Option Belege löschen |
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Zeichensatz |
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Schaltfläche OK |
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Schaltfläche Abbrechen |
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Mandant konvertieren
Mandant konvertieren - Schritt 1
Wird in der aktuellen Version von Sage 50 Rechnungswesen ein Mandant einer älteren Version geöffnet, startet automatisch der Konvertierungs-Assistent zur Aktualisierung des Mandanten. Prinzipiell ist es zwar möglich, auch nicht konvertierte Mandanten älterer Versionen mit der aktuellen Version von Sage 50 Rechnungswesen zu bearbeiten, doch stehen dann verschiedene Funktionen der neuen Programmversion wie z.B. das Periodenbudget, die Daueraufträge oder die IBAN-Funktion, nicht zur Verfügung. Beachten Sie jedoch, dass Konvertierungen nicht rückgängig gemacht werden können und ein konvertierter Mandant mit älteren Programmversionen von Sage 50 Rechnungswesen nicht mehr geöffnet werden kann!
Der Konvertierungs-Assistent führt Sie in drei Schritten durch die Mandantenkonvertierung und kann auch manuell durch den Menübefehl «Extras / Administration / Mandant konvertieren» aufgerufen werden.
Definitionselemente des Dialogs Mandant konvertieren - Status des Mandanten
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Definitionselement |
Beschreibung |
|---|---|
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Mandant jetzt konvertieren |
Bei dieser als Standard aktivierten Option werden Sie auf die Datenaustausch-Inkompatibilität mit älteren Rechnungswesen-Versionen aufmerksam gemacht |
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Mandant später konvertieren |
Wird statt des Standards dieser Radio-button aktiviert, kann die Konvertierungs-Meldung für den aktuellen Mandanten generell unterdrückt (Radio-button Diese Meldung nie mehr anzeigen) oder die Konvertierung zu einem späteren Zeitpunkt ausgeführt werden (Radio-button Erneut erinnern am und Auswahl eines Datums im zugehörigen Datumsfeld) |
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Schaltfläche Zurück |
diese Schaltfläche bleibt im ersten Dialog-Assistenten deaktiviert |
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Schaltfläche Weiter |
ist nur bei aktiviertem Radio-button Mandant jetzt konvertieren aktiv und navigiert zum zweiten Assistent-Dialog |
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Schaltfläche «Fertig stellen» |
ist nur bei aktiviertem Radio-button Mandant später konvertieren aktiv und schliesst den Dialog Mandant konvertieren, ohne zum aktuellen Zeitpunkt eine Konvertierung durchzuführen |
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Schaltfläche Abbrechen |
schliesst den Dialog Mandant konvertieren ohne Konvertierungs-Ausführung |
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Schaltfläche Hilfe |
ruft den Hilfekontext zur Mandanten-Konvertierung auf |
Mandant konvertieren - Schritt 2
Wurde im Konvertierungs-Schritt 1 die Standard-Option Mandant jetzt konvertieren gewählt und die Schaltfläche Weiter gedrückt, muss die Konvertierung mit der Schaltfläche OK des darauf aufgerufenen Hinweisdialogs Mandant konvertieren bestätigt werden. Die Konvertierung wird damit sofort durchgeführt und nach erfolgreichem Abschluss der letzte Assistent-Dialog angezeigt.
Beachten Sie vor Ausführung der Konvertierung unbedingt die Hinweise des Dialogs Mandant konvertieren!
Mandant konvertieren - Protokoll
Nach erfolgreicher Konvertierung zeigt der Assistent abschliessend ein Protokoll als hierarchische Verzeichnisstruktur aller Datenbanken an. Mit Doppelklick auf jeder Hierarchieebene können zur entsprechenden Datenbank Details zur Konvertierung angezeigt werden. Eine ausführlichere Log-Datei convert.log wurde im Mandanten-Ordner gespeichert und kann mit einem Editor geöffnet werden.
Beachten Sie, dass die Konvertierung nur bestehende Datenbanken berücksichtigt ist. Eine fehlende Datenbank wird nicht als Fehler protokolliert.
Mit Klick auf die Schaltfläche Fertigstellen wird die Konvertierung abgeschlossen und der Dialog Mandant konvertieren geschlossen.
Der Dialog Analyse
Wenn irgendetwas mit Sage 50 Rechnungswesen oder mit einem Mandanten nicht korrekt zu arbeiten scheint, sollten Sie eine Analyse durchführen. Die Analyse kann Ihr Betriebssystem, die Installationen von Sage 50 Rechnungswesen und den ausgewählten Mandanten überprüfen, dessen Daten neu aufbauen und eventuelle Fehler korrigieren. Im Dialog Analyse können Sie differenziert einstellen, welche Prüfvorgänge ausgeführt werden sollen. Aufgetretene Fehler werden in einem Fax-Report aufbereitet, die Sie direkt an den Sage 50 Rechnungswesen-Kundendienst senden können. Dieses Fax-Datenblatt erleichtert die Kommunikation beim Support erheblich. Unser Serviceteam kann auf einen Blick sehen, wo das Problem liegt und die richtigen Schritte einleiten. Wir bitten Sie daher, technische Probleme grundsätzlich mit diesem Formular zu übermitteln.
Im durch den Menübefehl «Extras / Administration / Mandantenanalyse» aufgerufenen Dialog Analyse werden die auszuführenden Mandanten-Analyse-Methoden und -Optionen definiert.
Definitionselemente des Dialogs Analyse
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Definitionselement |
Beschreibung |
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Eingabe- und Auswahlfeld Verzeichnis |
zur Eingabe des Pfads des Mandanten, der untersucht werden soll. Als Standard wird der Pfad des aktiven Mandanten angezeigt. Auch Mandanten, die sich aufgrund beschädigter Dateien nicht mehr öffnen lassen, können analysiert werden. Mit Klick auf die Schaltfläche mit den drei Punkten wird der Dialog Mandant wählen zur Auswahl des gewünschten Mandanten geöffnet |
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Listenauswahlfeld Methode |
mit den vier Analysemethoden
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Schaltfläche OK |
startet die Mandantenanalyse mit gewählter Methode sowie aktivierten Optionen und protokolliert die Analyse in der Datei analyze.log |
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Schaltfläche Abbrechen |
schliesst den Dialog Analyse |
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Schaltfläche Optionen |
startet den Dialog Analyse Optionen zur Aktivierung und Deaktivierung zusätzlicher Optionen, welche hier erläutert werden. Entspricht die Kombination der aktivierten Analyse-Optionen nicht einer der Standard-Analyse-Methoden, wird der Feldwert Methode gelöscht |
Vor jeder Mandantenanalyse werden die Datentabellen des Mandanten (Dateien mit der Endung *.dat) im Mandantenverzeichnis gesichert; die Mandantenanalyse erstellt dabei Dateien mit der Endung *.00n (beispielsweise wird bei der ersten Analyse der Buchungstabelle "Sfbbuch.dat" die Datei "Sfbbuch.001" erstellt). Durch diesen Sicherungsmechanismus ist gewährleistet, dass bei einer fehlerhaften Durchführung von Korrekturen die ursprünglichen Daten rekonstruiert werden können (Umbenennung der Dateien *.00x in *.dat). Beachten Sie jedoch, dass der Mandant dadurch bei jeder Analyse wesentlich grösser wird. Waren Analyse und eventuelle Korrekturen erfolgreich, können die Sicherungsdateien gelöscht oder archiviert werden. Das Analyse-Protokoll führt die Sicherungsdateien auf und bemerkt, dass diese vermutlich unnötig sind und gelöscht werden können.
Der Dialog Analyse Optionen
In dem durch die Schaltfläche Optionen des Dialogs Analyse (Menübefehl «Extras / Administration / Mandantenanalyse») aufgerufenen Dialog Analyse Optionen werden die auszuführenden Mandanten-Analyse-Optionen definiert. Abhängig von der gewählten Analyse-Methode sind die methodenspezifischen Optionen als Standard bereits aktiviert.
Optionen des Dialogs Analyse Optionen
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Option |
Beschreibung |
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Option Betriebssystem prüfen |
diese Option ist immer aktiviert und ermittelt allgemeine Informationen über Ihren Rechner: Prozessortyp, Anzahl Prozessoren Typ, Versionsnummer und Build-Nummer des Betriebssystems Grösse des insgesamt vorhandenen und des freien Hauptspeichers Grösse des insgesamt vorhandenen und des freien Pagefiles Grösse und freier Speicherplatz aller lokalen Festplatten alle wichtigen Systemdateien, deren Pfad, Grösse, Erstellungs- und Änderungsdatum sowie die Datei-Version, auf einem Windows NT-System auch die Plattform (32bit/16bit) |
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Option Installation prüfen |
ermittelt den Sage 50-Installationspfad sowie die installierten Produkte und Datei-Versionen. Diese Informationen sind wichtig, um Konflikte zwischen veralteten Versionen aufzudecken. Es werden folgende Prüfungen ausgeführt: Alle lokalen Festplatten werden nach Sage 50-Installationen durchsucht Eine Liste aller CFG-Dateien wird erstellt. Pro CFG werden Seriennummer, Anzahl Lizenzen sowie Name und Firma ermittelt Ermittlung aller PIDB-Dateien inklusive Seriennummern und Lizenzen Sämtliche zu einer Sage 50-Installation gehörigen Applikationen und Module werden aufgelistet. Zu jeder Applikations-Datei werden Pfad, Grösse, Erstellungs- und Änderungsdatum sowie Versionsnummer angegeben; auf einem Windows NT-System auch die Plattform (32bit/16bit) Eine Liste aller gefundener Sage 50-Systemdateien wird erstellt. Zu jeder Datei werden Pfad, Grösse, Erstellungs- und Änderungsdatum sowie Versionsnummer angegeben sowie auf einem Windows NT-System auch die Plattform (32bit/16bit) Ermittlung aller für Sage 50-Programme relevanten Registry-Informationen |
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Option Mandant physikalisch prüfen |
untersucht, ob alle zu einem Mandanten gehörigen Dateien vorhanden und physikalisch unbeschädigt sind. Die Analyse liefert folgende Informationen: Mandanten-Pfad Mandanten-Version; handelt es sich nicht um die aktuellste Version, kann die Analyse möglicherweise zu ungenauen oder falschen Ergebnissen führen. In diesem Fall erfolgt ein entsprechender Hinweis Die einzelnen Dateien des Mandanten. Die Analyse prüft, ob sämtliche Dateien vorhanden sind. Wird Sage 50 Rechnungswesen ohne Nebenbücher eingesetzt, meldet die Analyse das Fehlen der Nebenbücher-Dateien Eine Liste aller temporären oder alten Dateien. Diese Liste umfasst alle im Mandanten-Verzeichnis vorhandenen Dateien mit den Endungen *.old, *.bak oder *.0*. Mit grösster Wahrscheinlichkeit sind diese Dateien überflüssig und können gelöscht werden. Ebenso werden alle Unterverzeichnisse aufgelistet. Normalerweise enthält ein Mandant keine Unterverzeichnisse. Sind trotzdem solche vorhanden, handelt es sich möglicherweise um Backups Bei der physikalischen Prüfung wird ebenfalls untersucht, ob das Btrieve-Format der Dateien korrekt ist. Zu diesem Zweck wird jede Datei geöffnet und deren Header-Daten mit den originalen Btrieve-Daten verglichen. Sind Unterschiede vorhanden, erscheint eine entsprechende Meldung. Falls der Mandant eine externe Adressdatenbank benutzt, wird überprüft, ob die erforderlichen DLL installiert sind |
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Option Mandant logisch prüfen |
überprüft den Inhalt der einzelnen Dateien, z.B. den korrekten Aufbau aller Belege. Die Datensätze werden auf folgende Punkte überprüft: Buchungen Sind alle Buchungen korrekt gerundet? Bei aktivierter Option Fehler korrigieren werden Rundungsfehler bereinigt Sind alle Belege ausgeglichen? Bei aktivierter Option Fehler korrigieren werden vorhandene Differenzen beseitigt Falls es sich um eine Debitoren- oder Kreditoren-Buchung handelt: Ist ein Personenkonto vorhanden? Achtung! Ob der zu einem Beleg gehörige Offene Posten existiert, kann nicht überprüft werden, da ausgeglichene Offene Posten gelöscht werden dürfen. Falls der OP vorhanden ist, wird auch geprüft, ob das in der Buchung eingetragene PK mit jenem des OP übereinstimmt Ist das bebuchte Konto vorhanden? Ist der verwendete Steuerschlüssel vorhanden? Ist die Steuerbuchung korrekt mit Hauptbuchung verknüpft? Falls es sich um eine Kostenstellenbuchung handelt: Ist die Kostenstellen-Buchung korrekt mit der Hauptbuchung verknüpft? Falls eine Ertragsbuchung ohne Steuerschlüssel gebucht ist, erfolgt ein entsprechender Hinweis. Falls die Buchung mit dem Datenmanager geändert wurde, wird dies im Analyse-Report vermerkt. Falls eine Differenz zwischen der Summe, der Soll- und der Haben-Buchungen existiert, wird der Differenzbetrag ausgewiesen. Ist der Steuerschlüssel vorhanden? Bei Fremdwährungskonten: Ist die Fremdwährung vorhanden? Falls bei dem Konto ein Verweis auf eine Kostenstelle gespeichert wurde: ist dieses Kostenstellenkonto vorhanden? Falls das Konto mit dem Datenmanager geändert wurde, wird eine Warnung ausgegeben. Buchungsmethoden prüfen Ist die physische Integrität der Buchungsmethoden gegeben? Sind die verwendeten KST/KTR vorhanden? Sind die verwendeten KST/KTR als Hilfskonti definiert? Ist die Verteilung innerhalb einer Methode gleich 100% oder grösser als 100%? Steuerschlüssel Ist das Automatikkonto vorhanden? Ist das Erwerbssteuerkonto vorhanden? Kontensalden prüfen Stimmen die Eröffnungssalden der Konten im aktuellen Geschäftsjahr mit den Schlusssalden der Konten im Vorjahr überein? Nebenbüchersalden prüfen Stimmen die Salden der offenen Posten aus den Nebenbüchern mit den Salden der Sammelkonten in der PK/OP überein? Personenkonten Ist die Adresse vorhanden? Ist das Fibukonto vorhanden? Ist das Gegenkonto vorhanden? Ist die Zielbank vorhanden? Ist die Zahlungsbedingung vorhanden? Ist die Interne Bank vorhanden? Wurde das Personenkonto mit dem Datenmanager geändert, erfolgt eine Warnung. Gewinnvergleich Stimmt der Bilanzgewinn mit dem Gewinn der Erfolgsrechnung im Hauptkontenplan überein? Adressen In der aktuellen Version des Analyse-Werkzeugs werden keine Überprüfungen vorgenommen Interne Banken Ist das Fibukonto vorhanden? Ist der Bankenstamm-Eintrag vorhanden? Dauerauftrag prüfen Ist die physische Integrität der Daueraufträge gegeben? Sind die verwendeten Internen Banken vorhanden? Sind die verwendeten Konten vorhanden? Sind die verwendeten Personenkonten vorhanden? Sind die in den Personenkonten verwendeten Sammelkonten vorhanden und ist der Beleg ausgeglichen? Sind die verwendeten Buchungsvorlagen vorhanden? Sind die in den Buchungsvorlagen verwendeten Konten und Gegenkonten vorhanden und ist der Beleg ausgeglichen? Periodenbudget prüfen Ist die physische Integrität der Periodenwerte gegeben? Sind die verwendeten Konten vorhanden? Sind die verwendeten KST/KTR vorhanden? Stimmt die Summe des Kontenbudgets mit dem Jahresbudget überein? |
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Option Daten neu aufbauen |
bei aktivierter Option werden die Datenbanken des Mandanten reorganisiert, die Totale der Konten und Kontengruppen neu berechnet sowie die Liste der letzten Buchungen neu aufgebaut. Diese Funktion entspricht dem Menübefehl «Extras / Bücher neu aufbauen» und löst folgende Aktionen aus: Die Totale der Konten und Kontengruppen werden für alle Kontenpläne neu berechnet Die Datei sfblist.dat wird gelöscht. Dadurch baut sich die Liste der letzten Buchungen automatisch neu auf, wenn sie das nächste Mal geöffnet wird |
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Option Fehler korrigieren |
Unter Umständen können fehlerhafte Daten korrigiert werden. Bei nicht aktivierter Option bleibt der Mandant unverändert |
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Option Buchungen runden |
Vorgängerversionen von Sage 50 Rechnungswesen hatten Rundungsprobleme bei der Berechnung des Mehrwertsteueranteils eines Skontobetrags. Bei einem Skontobetrag von CHF 0.02 und einem Steuersatz von 6.5% wurde der korrekte Betrag von CHF 0.0013 berechnet. Dieser Betrag wurde intern nicht gerundet und mit 0.0013 (CHF) gespeichert. In der Anzeige dagegen wurde gerundet, da (in der Regel) nur 2 Nachkommastellen angezeigt werden. Deshalb erschien der Steuerbetrag als CHF 0.00. Wurden nun bei einer Auswertung solche Beträge addiert, konnte es vorkommen, dass sich die Subrappenbeträge zu Rappenbeträgen addierten. Daraus konnten sich Differenzen in den Auswertungen um x Rappen ergeben. |
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Option Offene Posten runden |
Bei aktivierter Option werden die Offenen-Posten-Beträge auf zwei Nachkomma-Stellen gerundet. Er wurde aus demselben Grund in den Datenmanager aufgenommen wie die Option Buchungen runden. Folgende Punkte werden überprüft: Gibt es Rundungsprobleme? Ist das Personenkonto vorhanden? Ist die Adresse vorhanden? Ist die Zahlungsbedingung vorhanden? Ist die Interne Bank vorhanden? Ist die Zielbank vorhanden? Falls der Offene Posten in einen Zahlungslauf bzw. LSV-Lauf aufgenommen wurde: Ist der Index des Zahlungslaufs bzw. LSV-Laufs vorhanden? Ist der Steuerschlüssel vorhanden? Falls der Offene Posten mit dem Datenmanager geändert wurde, wird eine Warnung ausgegeben. |
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Option FW/LW Saldo bereinigen |
Wenn Sie in den Nebenbüchern Offene Posten in Fremdwährungen buchen, kann es vorkommen, dass der Fremdwährungssaldo eines OPs bereits Null ist, der Leitwährungssaldo jedoch ungleich Null. Dieses Problem tritt auf, wenn in den Buchungen der Offenen Posten unterschiedliche Kurse verwendet wurden. Der Datenmanager kann diese Probleme diagnostizieren und teilweise beheben. Es wird eine Log-Datei generiert, die auflistet, welche Offenen Posten automatisch korrigiert werden konnten, sowie welche Offenen Posten noch fehlerhaft sind und manuell korrigiert werden müssen. |
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Option Kontenplan prüfen |
Bei aktivierter Option werden alle Kontenplaneinträge auf Verkettungsfehler überprüft |
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Option Buchungstexte korrigieren |
Bei zweizeiligen Buchungstexten konnte es in älteren Versionen zu Problemen kommen. Verwenden Sie in diesem Fall die Funktion Buchungstexte korrigieren, um die Darstellung zu optimieren |
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Option Faxdatasheet erstellen |
Das Faxdatasheet ist eine Kurzform des umfassenden Analyse-Reports. Auf etwa 2-3 Seiten werden die wichtigsten Informationen aufbereitet, die unser Support für eine Ferndiagnose Ihrer Buchhaltung benötigt. Drucken Sie dieses Dokument aus, ergänzen Sie die geforderten Angaben, und faxen Sie es an unsere Supportabteilung oder schicken Sie es per E-Mail an den Sage 50 Rechnungswesen-Kundendienst. Aufgrund dieser Daten kann unser Serviceteam abschätzen, welche Schritte notwendig sind, um ein Problem zu beheben. Sie können das Faxdatasheet jedoch auch verwenden, um Anregungen und Wünsche für zukünftige Programmversionen zu übermitteln. |
Migration WinWayZ
Bei der Umwandlung eines WinWayZ- in einen Sage 50 Rechnungswesen-Mandanten gehen Sie wie folgt vor:
Sichern Sie alle WinWay-Z-Mandanten
Legen Sie in Sage 50 Rechnungswesen einen neuen Mandanten an. Bei der Installation befindet sich im Verzeichnis Laufwerk:\Programminstallationsverzeichnis\Data\ der Basismandant WWZtoSESAM. Dort sind die MWST-Codes bereits erfasst, da diese bei der Konvertierung nicht übernommen werden können.
Rufen Sie das Menü «Extras / Administration / Migration WinWayZ» auf und folgen Sie dem Assistenten
Kontrollieren Sie das anschliessend erstellte Protokoll und erfassen Sie die nicht übernommenen Daten im Rechnungswesen manuell
Wählen Sie im Rechnungswesen den Menübefehl «Extras / Bücher neu aufbauen»
Abschliessend sollten Sie den neu entstandenen Mandanten noch einmal kontrollieren, indem Sie eine Reihe von Auswertungen überprüfen wie Bilanz, Erfolgsrechnung, Saldolisten, die Auswertungen der Nebenbücher, die MWST-Rekapitulation etc.
Der WinWayZ-Migrationsassistent
Den WinWayZ-Migrationsassistenten, welcher Sie in fünf Schritten durch die Migration eines WinWay-Z-Mandanten in einen Sage-Mandanten führt, starten Sie mit dem Menübefehl «Extras / Administration / Migration WinWayZ».
Schritte 1 und 2
Im ersten Schritt wählen Sie den WinWay-Mandanten, den Sie umwandeln möchten. Die Mandantendatei sollte im gleichen Verzeichnis zu finden sein, in dem WinWay installiert wurde, und heisst mandantname.mdb. Mit der Schaltfläche Durchsuchen öffnen Sie den Dialog Öffnen, um die Datei auszuwählen. Dann geben Sie im zweiten Schritt den Zielmandanten an, den Sie vorher in Sage 50 Rechnungswesen angelegt haben.
Schritt 3
Im dritten Schritt können eine Reihe von Optionen eingestellt werden:
Optionen des dritten Dialogs der WinWayZ-Migration
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Definitionselement |
Beschreibung |
|---|---|
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Kontoplan |
Der Kontoplan wird von WinWay-Z übernommen |
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Konten |
Es werden nur die Konten importiert und keine Buchungen |
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Einfachbuchungen mit MwSt. |
In WinWayZ können Einfachbuchungen mit MWST-Schlüssel erfasst werden. Diese müssen speziell importiert oder von Hand nachgetragen werden |
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Adressen |
Es werden nur Adressen und keine Personenkonten und Offenen Posten importiert |
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Adressen und PK |
Alle Adressen und Personenkonten werden importiert |
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Debi/Kredi Daten |
Sämtliche Debitoren- und Kreditorendaten werden importiert |
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Haupt- und Sekundärsprache (Kontobezeichnung) einstellen |
WinwayZ kann vier Sprachen verwalten, Sage 50 Rechnungswesen aber nur zwei. Deshalb müssen Sie sich hier für die beiden gewünschten Sprachen entscheiden. Die anderen werden nicht übernommen |
Schritte 4 und 4.1
Die MWST-Schlüssel von WinWayZ sind nicht eins zu eins auf die Steuerschlüssel von Sage 50 Rechnungswesen übertragbar und müssen deshalb manuell zugewiesen werden. Schritt 4 listet im linken Bereich des Dialogs die WinWayZ-Schlüssel und im rechten Bereich die Sage 50 Rechnungswesen-Schlüssel auf. Ziehen Sie per drag and drop die WinWayZ-Schlüssel auf den jeweils entsprechenden Sage 50 Rechnungswesen-Steuerschlüssel. Es ist auch möglich, neue Steuerschlüssel zu erfassen, doch müssen diese nachträglich in das Formular der MWST-Abrechnung integriert werden.
Anschliessend fragt Sie der Assistent noch nach Spezial-MWST-Schlüsseln. Dies ist relevant, wenn Einfachbuchungen mit MWST-Schlüssel automatisch importiert werden sollen. In diesem Fall weisen Sie die WinWayZ-Schlüssel speziell erfassten Steuerschlüsseln in Sage 50 Rechnungswesen zu. Auch hier müssen Sie selbstverständlich beachten, dass neue Steuerschlüssel manuell in die MWST-Formeln übernommen werden.
Schritt 5
Hier gelangen Sie zu einer Liste sämtlicher Konten, die übernommen werden sollen, und stellen sicher, dass der Kontotyp richtig zugeordnet wird. Markieren Sie eines oder mehrere Konten, und klicken Sie auf die Schaltflächen «Aktiv», «Passiv», «Aufwand» oder «Ertrag», um den Kontotyp zu bestimmen. Das Programm zeigt den gewählten Typ in der Liste an und ergänzt die Angabe Bilanzkonto (Kürzel BZ) oder Erfolgskonto (Kürzel ER).
Schritt 6
Zuletzt können Sie hier die gewählten Einstellungen kontrollieren, dann starten Sie den Import. Wenn der Vorgang erfolgreich abgeschlossen werden konnte, sollten Sie noch die folgenden Schritte ausführen:
Kontrollieren Sie das Log-File der Migration
Öffnen Sie den Mandanten in Rechnungswesen und lassen Sie als erstes die Bücher neu aufbauen (Menübefehl «Extras / Bücher neu aufbauen» oder <F7>)
Tragen Sie eventuell nicht übernommene Buchungen von Hand nach
Bereinigen Sie den Kontenplan und überprüfen Sie den Mandanten im Allgemeinen, z.B. indem Sie eine Reihe von Auswertungen ausdrucken
Bankenstamm synchronisieren
Auf der Telekurs-Internetseite Swiss Interbank Clearing befindet sich immer der aktuelle Schweizer Bankenstamm. Mit der Funktion Bankenstamm synchronisieren können Sie den Bankenstamm von Sage 50 Rechnungswesen ständig aktuell halten und sich die neueste Version von der Seite www.sic.ch herunterladen.
Ein Assistent führt Sie in fünf Schritten durch den Vorgang:
Schritt 1 - Bankenstamm-Datei
Zunächst geht der Assistent davon aus, dass Sie sich bereits eine neue Bankenstamm-Datei aus dem Internet heruntergeladen haben, und fragt nach dem Pfad, wo sich diese befindet. Klicken Sie gegebenenfalls auf die Schaltfläche mit den drei Punkten neben dem Feld für den Pfad, um die Datei auszuwählen. Ansonsten können Sie auch von hier aus eine aktuelle Bankenstammdatei vom SAGE FTP-Server oder direkt von der Intranetseite des Swiss Interbank Clearing herunterladen. Beachten Sie dabei, dass die Datei komprimiert ist und mit einem Programm wie WinZip entpackt werden muss. Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben, wird die Schaltfläche Weiter aktiv.
Schritt 2 - Stammdaten
Im Normalfall sollte der Pfad zu den Stammdaten automatisch erkannt werden. Falls dies nicht geschieht, klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten rechts neben dem Feld für den Pfad und wählen aus dem folgenden Dateidialog die Datei sfbbl.dat im Ordner Stamm aus. Wenn Sie hier auf die Schaltfläche Weiter klicken, startet das Programm den Vergleich zwischen der in Schritt 1 ausgewählten neuen Bankenstamm-Datei in Ihrem bestehenden Bankenstamm.
Schritt 3 - Änderungen
Jetzt zeigt Ihnen der Assistent eine Liste der Daten, die sich im neuen Bankenstamm gegenüber dem alten geändert haben. Möchten Sie eine bestimmte Bank nicht aktualisieren, entfernen Sie das Häkchen in der zugehörigen Option mit einem Mausklick. Von Ihnen selbst definierte Banken werden grundsätzlich nicht geändert, wenn Sie den Bankenstamm synchronisieren lassen.
Schliessen Sie hier, wenn gewünscht, bestimmte Banken von der Synchronisation aus, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Weiter, um die Aktualisierung zu starten.
Schritt 4 - Banken löschen
Nachdem die neuen Daten in den Bankenstamm übertragen wurden, zeigt Ihnen das Programm eine Liste aller Banken, die in der neuen Bankenstammdatei nicht vorhanden sind. Falls Sie die Einstellungen nicht ändern, werden diese gelöscht. Möchten Sie, dass eine oder mehrere Banken erhalten bleiben, deaktivieren Sie die Checkbox der zugehörigen Bank.
Banken, die Sie selbst im Bankenstamm angelegt haben, werden nicht gelöscht. Beachten Sie, dass diese Regelung tatsächlich nur für die von Ihnen selbst erstellten Banken gilt, und nicht für bestehende, die Sie bearbeitet haben, z.B. indem Sie dort eine Kontaktperson eingetragen haben.
Wenn Sie auf die Schaltfläche Weiter klicken, werden die in der Liste ausgewählten Banken aus Ihrem Bankenstamm entfernt.
Schritt 5 - Fertigstellen
Zum Abschluss zeigt Ihnen der Assistent die Anzahl der geänderten, gelöschten und neu eingefügten Banken. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Fertigstellen, um den Prozess zu beenden und den Assistenten zu schliessen.
ReviNT-Codes kopieren
Mit dieser Funktion können Sie die Codes des Revisionsprogramms Sage Revi von einem Mandanten in den anderen übertragen. Wählen Sie zunächst den Quellmandant, der die Codes enthält, und anschliessend den Zielmandanten, und lösen Sie den Kopiervorgang mit der Schaltfläche OK aus.