Für das nächste Geschäftsjahr legen Sie mit Hilfe eines Assistenten einen neuen Mandanten an. Die Schluss-Saldi des alten Jahres lassen Sie als neue Eröffnungssaldi in den neuen Mandanten vortragen. Die Daten des alten Geschäftsjahres bleiben auf diese Weise unverändert und jederzeit zugänglich. Auch nachdem das neue Geschäftsjahr bereits eröffnet ist, können Sie im alten Jahr beliebig Auswertungen erstellen sowie, falls es nötig sein sollte, auch noch buchen. Wenn sich dadurch die Saldi wesentlich ändern, aktualisieren Sie die Eröffnungssaldi des neuen Jahres mit dem Menübefehl «Extras / Saldoübernahme».
Hier geht's zum Assistenten für den Geschäftsjahreswechsel
Assistent neues Geschäftsjahr - Schritt 1
Öffnen Sie als erstes den Mandanten, der ins neue Jahr vorgetragen werden soll und rufen Sie dann den Menübefehl «Extras / Neues Geschäftsjahr» auf. Es erscheint ein Dialog mit dem Assistenten, welcher Ihnen beim Wechseln des Geschäftsjahres hilft. Nach erstmaliger Eingabe der Einstellungen für den Geschäftsjahreswechsel haben Sie die Möglichkeit, die Option Assistent nicht anzeigen zu aktivieren. Das neue Geschäftsjahr wird dann auf Grund der vormals eingegebenen Einstellungen automatisch erstellt.
Mit den Schaltflächen im unteren Teil des Assistenten können Sie navigieren: mit den Schaltflächen Zurück und Weiter blättern Sie im Assistenten vor und zurück. Über die Schaltflächen Abbrechen verlassen Sie den Assistenten und über Hilfe können Sie die Hilfeseiten aufrufen.
Assistent neues Geschäftsjahr - Schritt 2
Mandanten
Mandanten In Schritt 2 werden die beiden Mandanten angegeben. Im Feld Quellmandant wird der aktuell geöffnete Mandant vorgeschlagen, welcher als Grundlage für das neue Geschäftsjahr dienen soll. Im Feld Zielmandant wird festgelegt, wie der neue Mandantenordner heissen und wo er auf der Festplatte gespeichert werden soll. Das Programm schlägt vor, den Mandanten für das neue Jahr in demselben Datenordner abzulegen, in dem sich auch der Mandant des letzten Geschäftsjahres befindet. Das ist grundsätzlich sinnvoll, so dass Sie den Pfad nicht ändern sollten. Als Kürzel für den neuen Mandantenordner wird der Name des aktuellen Mandanten mit .m01 (m für Mandant und die jeweils nächste
Assistent neues Geschäftsjahr - Schritt 3
Datensicherung
Um sicher zu stellen, dass beim Geschäftsjahreswechsel keine Daten verloren gehen können, schlägt Ihnen der Assistent vor, eine Datensicherung zu machen. Das Programm schlägt vor, die Datensicherung in demselben Ordner wie den Mandanten selbst abzulegen. Über die Schaltfläche Durchsuchen (drei Punkte) kann bei Bedarf ein neuer Ordner ausgewählt werden.
Sicherung als ZIP-Datei
Um nur minimalen Speicherplatz zu beanspruchen, können Sie die Option Sicherung in ZIP-Datei aktivieren. Die Datensicherung wird dann in komprimierter Form vorgenommen. Es erscheint das Feld Einstellungen, in welchem ZIP-spezifische Optionen angegeben werden können.
Assistent neues Geschäftsjahr - Schritt 4
Bücher neu aufbauen
Es empfiehlt sich, vor dem Erstellen des neuen Geschäftsjahres die Bücher des aktuellen Geschäftsjahres neu aufzubauen, damit bei der Übernahme alle Daten aktuell sind. Mit dieser Funktion können Sie wählen, ob die Datenbanken des Mandanten reorganisiert, die Totale der Konten und Kontengruppen neu berechnet sowie die Liste der letzten Buchungen neu aufgebaut werden sollen. Sage 50 Rechnungswesen meldet, falls dabei Fehler gefunden werden. Falls die Option Bücher reorganisieren nicht aktiviert ist, werden die Bücher nicht neu aufgebaut.
Assistent neues Geschäftsjahr - Schritt 5
Kontensalden übernehmen
Hier kann gewählt werden, ob gewisse Kontensaldi aus dem Vorjahresmandanten übernommen werden sollen. Standardmässig sind die Kopierschalter auf folgende Optionen gesetzt:
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Eröffnungssaldi für Bilanzkonti: |
Saldo übernehmen |
|---|---|
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Eröffnungssaldi für Erfolgskonti: |
Null setzen |
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Eröffnungssaldi für Hilfskonti: |
Null setzen |
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Vorjahressaldo für Bilanzkonti: |
Saldo übernehmen |
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Vorjahressaldo für Erfolgskonti: |
Saldo übernehmen |
|
Vorjahressaldo für Hilfskonti: |
Saldo übernehmen |
Falls die Option Kontensaldi übernehmen nicht aktiviert ist, werden keine Saldi übernommen. Im Feld Alle auf kann eine Einstellung vorgenommen werden, welche für alle Kopierschalter gilt.
Assistent neues Geschäftsjahr - Schritt 6
Budgets übernehmen
In der Tabelle dieses Dialogs sind die Werte zur Übernahme der Werte des Quellbudgets (Budgetzahlen des aktuell aktiven Geschäftsjahres) in das Zielbudget (Budgetzahlen des zu erstellenden neuen Geschäftsjahres) anzugeben.
In den Spalten Quell-Budget und Ziel-Budget sind die Bezeichner aller definierten Budgets des aktuell aktiven Mandanten und Geschäftsjahrs aufgeführt. Als Standard wird der Basismandant von Sage 50 Rechnungswesen mit den Budgets Hauptbudget, Nebenbudget, Hauptbudget FJ (Folgejahr) und Nebenbudget FJ ausgeliefert. Zur Übernahme von Quellbudget-Werten in das Zielbudget stehen im Listenauswahlfeld der Spalte Option die nachfolgend beschriebenen Auswahlwerte zur Verfügung. Als mutierbaren Vorgabewert aktiviert Sage 50 Rechnungswesen dabei Werte übertragen nach.
Auswahlwerte des Spaltenfelds Option des Dialogs Budgets übernehmen
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Auswahlwert |
Beschreibung |
|---|---|
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Werte übertragen nach |
bei Übernahme dieses als Standard gesetzten Wertes werden alle Soll-Budgetwerte des ausgewählten Quell- in das ausgewählte Zielbudget übernommen. Einzig bei aktiviertem Auswahlwert Werte übertragen nach kann im Nachfolgefeld Ziel-Budget ein beliebiger definierter Quellbudget-Bezeichner ausgewählt werden. Bei definierten Folgejahr-Budgets im aktuellen Geschäftsjahr kann dieses also in das entsprechende Zielbudget des neu zu eröffnenden Geschäftsjahres übernommen werden |
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Alle Werte zurücksetzen (Null) |
bei Aktivierung dieses Auswahlwerts werden keine Budgetwerte übernommen und die Auswahl eines vom Quell-Budget abweichenden Ziel-Budgets ist nicht möglich. Das Quell-Budget wird von Sage 50 Rechnungswesen mit dem Wert 0.00 initialisiert und muss im neu eröffneten Geschäftsjahr also komplett neu erfasst werden |
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Ist-Werte übernehmen |
bei Aktivierung dieses Auswahlwerts werden die Budget-Ist-Werte des Quell-Budgets des aktuellen Geschäftsjahres als Soll-Budgetwerte in das gleichnamige Budget des neu zu erstellenden Geschäftsjahres übernommen. Ein Wechsel des Zielbudget-Bezeichners im Feld Ziel-Budget ist nicht möglich |
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Budget nicht übertragen |
unterbindet eine Budgetübernahme. Nach korrekt abgeschlossenem Geschäftsjahreswechsel werden die Werte der Spaltenfelder Option der Standard-Budgets Hauptbudget, Nebenbudget, Hauptbudget FJ (Folgejahr) und Nebenbudget FJ von Sage 50 Rechnungswesen als Standard auf Budget nicht übertragen gesetzt, sodass bei einem späteren Saldoübertrag nach definitivem Geschäftsjahresabschluss nicht versehentlich die übernommenen, mutierten oder neu angegebenen Budgetwerte des neuen Geschäftsjahres überschrieben werden. Für die benutzerdefinierten übrigen Budgets setzt Sage 50 Rechnungswesen bei korrekt abgeschlossenem Geschäftsjahreswechsel den Wert des Feldes Optionen auf Werte übertragen nach |
Wenn im aktuellen Geschäftsjahr unter den Vorgabebezeichnern Hauptbudget FJ (Folgejahr) und Nebenbudget FJ bereits Budgetzahlen für das Folgejahr definiert wurden, sollten also die Vorgabewerte des Dialogs Budgets übernehmen beim Geschäftsjahreswechsel entsprechend angepasst werden. Für die Quellbudgets Hauptbudget und Nebenbudget auf Budget nicht übertragen und für die Quellbudgets Hauptbudget FJ (Folgejahr) und Nebenbudget FJ sind Hauptbudget und Nebenbudget als Zielbudgets auszuwählen
Assistent neues Geschäftsjahr - Schritt 7
Gewinn-/Verlustvortrag
Sage 50 Rechnungswesen erlaubt das Festlegen eines Standartkontos für allgemeine Gewinn/Verlustbuchungen. Falls im laufenden Geschäftsjahr kein Standart-Gewinn/Verlustkonto definiert wurde, wird diese Gruppe nicht angezeigt. Ist die Option Gewinn-/Verlustkonto aktiv, kann ein Konto gewählt werden, entweder über die direkte Eingabe der entsprechenden Kontonummer oder über eine Auswahl aus der Kontenliste, welche durch einen Doppelklick auf das Kontenfeld oder mit <F5> geöffnet werden kann. Die Differenz zwischen Aktiven und Passiven wird dem Saldovortrag dieses Kontos zugerechnet.
Im Feld aktuelles Geschäftsjahr ist ersichtlich, ob der Bilanz/Erfolgsvortrag des aktuellen Geschäftsjahres negativ (Anzeige: Verlust) oder positiv (Anzeige: Gewinn) ist.
Assistent neues Geschäftsjahr - Schritt 8
Nummernkreise
Sie können auswählen, wie mit den Nummernkreisen beim Geschäftsjahreswechsel verfahren werden soll. Sie haben folgende Möglichkeiten:
Definitionselemente des Dialogs Neues Geschäftsjahr Schritt 8
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Definitionselement |
Beschreibung |
|---|---|
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Nummernkreise weiterlaufen lassen |
Die Werte des Nummernkreises des aktuellen Geschäftsjahres bleiben bestehen. Im neuen Geschäftsjahr wird von diesen Werten aus weitergezählt. Das heisst, die Werte der Nummernkreise zum Stichtag, an dem Sie das neue Geschäftsjahr eröffnen, werden in das neue Geschäftsjahr übertragen |
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Alle Nummernkreise zurücksetzen |
Alle Nummernkreise werden auf die im Menü «Extras / Optionen» unter dem Register Administration (Sektion Nummernkreise) festgelegten Werte zurückgesetzt |
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Einzelne Nummernkreise setzen |
Hier können einzelne Nummernkreise angewählt werden, um sie gezielt vor- oder zurückzusetzen. Wenn Sie diese Option wählen, steht Ihnen im Listenfeld links im unteren Teil des Dialogs eine Auswahl von Schlüsseln zur Verfügung, welche sich auf einzelne Nummernkreise beziehen. Wählen Sie den Nummernkreis aus, welchen Sie vor- oder zurücksetzen möchten. Im linken Feld sehen Sie nun die Bezeichnung des Nummernkreises (z.B. Debitoren). Im mittleren Feld erscheint die letzte Belegnummer. Diesen Wert können Sie nach Ihren Vorstellungen überschreiben, also vor- oder zurücksetzen. Im letzten Feld können Sie das Gegenkonto bestimmen. Es ist das Konto, für das der Nummernkreis geführt wird. Dieses Feld besitzt eine Suchfunktion: <F5> oder Doppelklick in das Feld ruft die Kontenliste auf. Mit dem Joystick am rechten Feldrand oder mit der nach oben- bzw. nach unten-Taste blättern Sie durch die Konten |
Mit der Schaltfläche + bestätigen Sie die Änderungen des entsprechenden Nummernkreises. Er wird nun in der Tabelle oberhalb angezeigt. So können mehrere Schlüssel ausgewählt und bearbeitet werden. Alle nicht bearbeiteten respektive nicht ausgewählten Nummernkreise laufen im neuen Geschäftsjahr weiter, ausgehend vom letzten Wert im aktuellen Geschäftsjahr. Mit Hilfe der Schaltfläche - können bereits ausgewählte Schlüssel wieder aus der Tabelle entfernt werden.
Assistent neues Geschäftsjahr - Schritt 9
Startwerte Nebenbücher
Damit im neuen und im alten Geschäftsjahr keine Personenkonten (PK) oder Offene Posten (OP) mit denselben Nummern entstehen, können Sie bestimmen, mit welchen Nummern im neuen Geschäftsjahr gestartet werden soll. Achten Sie darauf, dass die angegebenen Werte für das neue Geschäftsjahr grösser sind als der Wert im aktuellen Geschäftsjahr.
Über die Optionen können Sie die OP Nummern und PK Nummern für die Debitoren und die Kreditoren einzeln anwählen. Aktivieren Sie die entsprechende Option, um eine Eingabe zu machen. Sage 50 Rechnungswesen schlägt Ihnen die zuletzt verwendete Nummer aus dem aktuellen Geschäftsjahr als Ausgangswert vor. Überschreiben Sie diesen Wert, falls Sie im neuen Geschäftsjahr von einem höheren Wert ausgehen möchten.
Falls keine der Optionen aktiviert ist, werden die Schlusswerte zum Stichtag des aktuellen Geschäftsjahres als Ausgangswerte für das neue Geschäftsjahr verwendet.
Assistent neues Geschäftsjahr - Schritt 10
Einstellungen Hauptbuch
Hier können bestimmte Parameter für die Finanzbuchhaltung festgelegt werden.
Die Option Buchungen übernehmen ist nicht aktiviert. Diese Option ist nur für Sonderfälle vorgesehen, z.B. wenn Sie die Funktion Neues Geschäftsjahr für einen Monatsabschluss verwenden und Buchungen aus dem Vormonat vortragen möchten.
Sie haben die Möglichkeit, über den Menübefehl «Bearbeiten / Buchungsfilter» fix vordefinierte Filter zu erstellen. Unter anderem können auch Filter für das Datum angelegt werden. Mit Hilfe der Option Jahreszahl in den Filtern erhöhen kann die Jahreszahl des Datums automatisch um ein Jahr erhöht werden, damit Sie die Filter im neuen Geschäftsjahr wie gewohnt weiterverwenden können. Falls Sie dies nicht wünschen, können Sie diese Option deaktivieren.
Die Option Transitorische Abgrenzungen und Periodenabgrenzungen erstellen werden von den Einstellungen im Dialog Abgrenzungen, welcher mit der Schaltfläche Mehr des Optionen-Dialogregisters Abgrenzungen (Menü «Extras / Optionen») aufgerufen wird, übernommen. Aktivieren Sie diese Optionen, wenn Sie die im aktuellen Geschäftsjahr begonnenen Abgrenzungen im neuen Geschäftsjahr fortführen möchten, bzw. wenn Sie die transitorischen Abgrenzungen automatisch auflösen möchten (Rückbuchung).
Die Option Alle auszuschliessenden Konti übernehmen kann nur aktiviert werden, wenn Sie Konten mit der Einstellung bei der Saldoübernahme ignorieren haben und der Schlusssaldo des Kontos Null beträgt. Falls es im aktuellen Geschäftsjahr keine Konti gibt, welche als ignorierbar markiert sind, ist die Liste leer und die Option deaktiviert.
Assistent neues Geschäftsjahr - Schritt 11
Einstellungen Nebenbücher
Hier können Einstellungen für die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung gemacht werden.
Aktivieren Sie die Option Ausgeglichene OP nicht übernehmen, wenn im neuen Geschäftsjahr die ausgeglichenen offenen Posten nicht übernommen werden sollen.
Im Menü «Nebenbücher / Personenkonten Debitoren» und «Nebenbücher / Personenkonten Kreditoren» können Sie Personenkonten als Einmalkunden respektive Einmallieferanten kennzeichnen. Wenn solche Personenkonten vorhanden sind, ist die Option Einmalkunden und Einmallieferanten nicht übernehmen standardmässig aktiviert. Dies bedeutet, dass die entsprechend gekennzeichneten Personenkonten nicht in das neue Geschäftsjahr übernommen werden. Dies geht jedoch nur, wenn zu den betreffenden Personenkonten keine offenen Posten (OP) oder ausgeglichene offene Posten vorhanden sind. Möchten Sie diese Personenkonten auch im neuen Geschäftsjahr weiterverwenden, können Sie die Optionen deaktivieren.
Assistent neues Geschäftsjahr - Schritt 12
Start
Hier werden alle vorgenommenen Einstellungen nochmals zusammengefasst, damit Sie sie überprüfen können. Über die Schaltfläche Mandanten-Analyse durchführen wird der Mandant des aktuellen Geschäftsjahres analysiert, bevor die Datenübernahme durchgeführt wird.
Mit Hilfe der Option Einstellungen speichern werden die vorgenommenen Einstellungen zur Eröffnung eines neuen Geschäftsjahres gespeichert, damit Ihnen die Anpassungen zu einem späteren Zeitpunkt wieder zur Verfügung stehen.
Mit der Schaltfläche Start kann mit der Erstellung des neuen Geschäftsjahres begonnen werden. Es öffnet sich ein Dialog, in welchem Sie die Fortschritte bei der Erstellung verfolgen können.
Assistent neues Geschäftsjahr - Schritt 13
Neues Geschäftsjahr angelegt
Zum Schluss werden die vorgenommenen Einstellungen zusammengefasst und angezeigt. Über die Option Neues Geschäftsjahr öffnen wechselt das Programm nach dem Fertigstellen automatisch in den neu angelegten Mandanten. Das Optionen-Dialogregister Allgemein wird automatisch geöffnet, damit Sie das neue Fibujahr und die Buchungsperiode kontrollieren können.
Über die Option Report anzeigen bestimmen Sie, ob ein Report erstellt werden soll oder nicht. Dieser Report enthält für Sie interessante Informationen: in einem ersten Teil finden Sie eine Beschreibung der vorgenommenen Einstellungen. Im zweiten Teil ersehen Sie das Protokoll des Geschäftsjahreswechsels. Die Einträge mit der Bezeichnung Info beschreiben den Vorgang im Verlauf des Geschäftsjahreswechsels. Die Einträge mit der Bezeichnung Fehler vermerken Vorgänge, welche nicht reibungslos verlaufen sind. Bitte überprüfen Sie diese Fehlermeldungen, um spätere Komplikationen zu vermeiden.
Drucken Sie im neuen Geschäftsjahr als erstes eine Eröffnungsbilanz und überprüfen Sie die korrekte Saldi-Übernahme. Den Saldovortrag der Konten finden Sie im entsprechenden Feld im Dialog Konten bearbeiten.