Der Menübefehl «Extras / Konsolidierung...» ist ab Professional-Version verfügbar.
Für Unternehmen, die in Mutter-Tochterstrukturen oder in mehrere Profit-Centers gegliedert sind, ist die Möglichkeit zur Konsolidierung ihrer Buchhaltungen ein wichtiges Anliegen. Das Zahlenmaterial, das in mehreren Mandanten getrennt erfasst wurde, soll zu Auswertungszwecken in einen gemeinsamen Mandanten, der sämtliche Zahlen enthält, zusammengeführt werden.
Die Sage Konsolidierung bietet die Möglichkeit, beliebig viele Mandanten mit sämtlichen Saldi und Buchungen zu einem neuen Mandanten zusammenzuführen. Der neue Mandant, in dem schliesslich sämtliche Daten zusammengeführt werden, muss eine vollständige Kontenplanstruktur mit sämtlichen Konten, die auch in den zu konsolidierenden Mandanten verwendet werden, enthalten.
Die Möglichkeit, bei der Konsolidierung den Datumsbereich einzuschränken, sowie die Kontenübernahme über eine Kontenliste lassen vielfältige Variationen bei der Konsolidierung zu: Sie können bestimmen, welcher Kontenplan für die Konsolidierung verwendet wird. So lassen sich auch Buchhaltungen mit unterschiedlichen Hauptkontenplänen zusammenführen.
Der Vorgang der Konsolidierung
Die Konsolidierung rufen Sie über den Menübefehl «Extras / Konsolidierung» auf. Der Dialog Konsolidieren enthält die vier Register Konsolidierung, Bearbeiten, Optionen und Resultat.
Das Programm unterscheidet zwei verschiedene Mandanten-Typen: Zielmandant und Quellmandant. Da diese Begriffe zu Beginn etwas verwirrend erscheinen mögen, versuchen wir, deren Bedeutung anschaulich zu erklären:
Der Zielmandant ist das Resultat der Konsolidierung, er soll nach Abschluss des Vorgangs alle Daten der Quellmandanten enthalten. Er liefert auch die Kontenplanstruktur und die Konten für die Konsolidierung.
Die Quellmandanten sind die einzelnen Mandanten, die konsolidiert werden sollen.
Zielmandant
Im ersten Schritt erstellen Sie einen neuen Mandanten. Dies wird der zukünftige Zielmandant, der die konsolidierten Daten aufnehmen soll. In diesem Mandanten können Sie die Konten und Kontenplanstruktur anpassen.
Quellmandant
Die Zahlen der zu konsolidierenden Mandanten, genannt Quellmandanten, werden in den Zielmandanten übernommen. Mit der Sage Konsolidierung fassen Sie diese Quellmandanten in einer Liste zu einem Konsolidierungs-Set zusammen. Das Programm bucht zunächst die Eröffnungsbilanz eines Quellmandanten als Sammelbeleg in den Zielmandanten ein. Im zweiten Schritt werden die Saldi, die sich aufgrund der laufenden Buchungen auf den Konten ergeben, ebenfalls mit Hilfe eines Sammelbelegs in den Zielmandanten eingebucht. Pro Quellmandant ergeben sich folglich zwei Sammelbelege: der Erste stellt die Eröffnungsbilanz dar, der Zweite die Bewegungsbuchungen, welche die Summen aller gebuchten Werte, d.h. Abschlusssaldi abzüglich Eröffnungswerte, enthält. Auf Wunsch können auch Budgetwerte der Quellmandanten in den Zielmandanten übernommen werden.
Register Konsolidierung
Beim Start der Konsolidierung durch den Menübefehl «Extras / Konsolidierung» wird der Dialog Konsolidierung mit aktiviertem Register Konsolidierung angezeigt. In diesem muss beim erstmaligen Konsolidierungs-Aufruf als erstes ein Konsolidierungs-Set erstellt werden.
Definitions- und Bedienungselemente des Registers Konsolidierung des Dialogs Konsolidierung
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Element |
Beschreibung |
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Konsolidierungs-Sets |
zeigt alle eröffneten und vordefinierten Sets an. Ein Set wird durch Anklicken für die Bearbeitung aktiviert. Wird zudem die Option vor dem Set aktiviert (Haken im weissen Quadrat), so steht dieses für die Konsolidierung bereit und die Schaltfläche Ausführen wird aktiviert. Um die Sets zu sortieren oder zu löschen, stehen 3 Symbol-Schaltflächen zur Verfügung: Set entfernen entfernt das markierte Konsolidierungs-Set aus der Konsolidierungs-Set Liste Stufe höher das markierte Konsolidierungs-Set wird um eine Zeile nach oben verschoben Stufe niedriger das markierte Konsolidierungs-Set wird um eine Zeile nach unten verschoben |
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Konsolidierung von, bis |
bestimmt die Periode, welche konsolidiert werden soll |
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Option Probelauf, keine Buchungen erstellen |
starten Sie die Konsolidierung mit der Schaltfläche Ausführen, wird nur ein Protokoll im Register Resultat erstellt, ohne im Zielmandanten Buchungen zu generieren |
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Schaltfläche Neu |
damit Sie konsolidieren können, muss ein Zielmandant mit den entsprechenden Quellmandanten definiert, d.h. ein sogenanntes "Konsolidierungs-Set", erstellt werden. Deshalb wird automatisch in das Register Bearbeiten gewechselt |
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Schaltfläche Bearbeiten |
wechselt in das Register Bearbeiten, um den Inhalt des angewählten Sets zu prüfen oder zu verändern |
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Schaltfläche Budget |
möchten Sie im konsolidierten Zielmandanten einen Budget-Vergleich anstellen, ohne die Budgetzahlen im Zielmandanten zu erfassen, so übernehmen Sie alle Budgets aus den Quellmandaten |
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Schaltfläche Ausführen |
ist nur aktiv, falls mindestens ein Konsolidierungsset ausgewählt wurde. Diese Schaltfläche startet die Konsolidierung und erstellt ein Protokoll im Register Resultat |
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Schaltfläche Schliessen |
schliesst den Dialog Konsolidierung. Die Einstellungen werden gespeichert und nach einem erneuten Aufruf des Dialogs Konsolidierung wieder angezeigt |
Register Bearbeiten
Dieses Register wird automatisch aufgerufen durch die Schaltflächen Neu oder Bearbeiten im Register Konsolidierung. Beim ersten Mal muss ein Set-Name vergeben werden und die übrigen Einstellungen gemacht werden. Danach wird immer ein Set ausgewählt, um die Einstellungen anzupassen.
Definitions- und Bedienungselemente des Registers Bearbeiten des Dialogs Konsolidierung
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Element |
Beschreibung |
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Textfeld Set-Name |
Geben Sie einen passenden Namen für die Konsolidierungsgruppe/-stufe an, z.B. Stufe Holding. Der Name kann jederzeit wieder geändert werden |
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Feld Ziel-Mandant |
zeigt den Pfad des gewählten Ziel-Mandanten an. Sie können aber auch den Pfad direkt eingeben |
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Eingabefeld Passwort |
Haben Sie im Ziel-Mandanten ein Passwort definiert, geben Sie es in diesem Feld ein |
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Anzeigefeld Währung |
zeigt die Währung des Ziel-Mandanten an |
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Schaltfläche Wählen |
öffnet den Dialog Mandant wählen, um einen bestehenden Mandaten zu suchen und als Zielmandanten zu speichern |
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Schaltfläche Neuer Mandant |
Sie können direkt aus der Konsolidierung heraus einen neuen Mandanten anlegen |
Bereich Quell-Mandanten
Die Konsolidierung führt beliebig viele Mandanten in einem Zielmandanten zusammen. Dabei werden die Eröffnungszahlen, Bewegungsbuchungen und Intercompany-Buchungen aus den Quellmandanten übernommen. Alle eingefügten Quellmandanten werden aufgelistet.
Schaltflächen im Bereich Quell-Mandanten des Registers Bearbeiten des Dialogs Konsolidierung
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Schaltfläche |
Beschreibung |
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Einfügen |
öffnet den Dialog Mandant wählen, um einen bestehenden Quellmandaten zu suchen und als Quellmandanten zu übernehmen |
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Bearbeiten |
über Bearbeiten öffnet sich der Dialog Bearbeiten über welchen Sie zusätzliche Einstellungen pro Quellmandanten machen |
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Entfernen |
entfernt den markierten Quellmandanten aus dem Konsolidierungs-Set |
Bereich Ausgleichskonten
Alle zu konsolidierenden Kontensalden werden in einem Sammelbeleg gebucht und erhalten als Gegenkonto eines der unten aufgeführten Konten. Sollten die Eröffnungs- oder Bewegungsbuchungen nicht aufgehen, so bleibt die Differenz auf diesen Ausgleichskonten stehen. Dies könnte der Fall sein, falls ein Konto eines Quellmandanten nicht im Zielmandanten vorhanden ist.
Definitions- und Bedienungselemente im Bereich Ausgleichskonten des Registers Bearbeiten des Dialogs Konsolidierung
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Element |
Beschreibung |
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Listenfeld Eröffnung |
geben Sie ein Gegenkonto für alle Eröffnungssaldobuchungen ein |
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Listenfeld Bewegung |
geben Sie ein Gegenkonto für alle Bewegungsbuchungen ein |
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Listenfeld Intercomp. |
geben Sie ein Gegenkonto für allfällige Intercompany-Buchungen ein |
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Schaltfläche Importieren... |
Klick auf die Schaltfläche öffnet den Dialog Kontenliste importieren, um die Kontenliste mit im Quellmandanten vorhandenen, in der Kontenliste jedoch fehlenden Bilanz- und/oder Erfolgskonten zu ergänzen |
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Schaltfläche Schliessen |
schliesst den Dialog Konsolidierung. Die Einstellungen werden gespeichert und nach einem erneuten Aufruf des Dialogs Konsolidierung wieder angezeigt |
Mandant bearbeiten
Zu jedem Quellmandanten können verschiedene Einstellungen vorgenommen werden. Ein absolutes Muss ist die Zuteilung einer Kontenliste.
Der Dialog Mandant bearbeiten wird mit der Dialog-Schaltfläche Bearbeiten des Konsolidierung-Dialog-Registers Bearbeiten (Menübefehl «Extras / Konsolidieren...») aufgerufen.
Bereich Allgemein
Zuerst erfassen Sie zusätzliche Daten zum Quellmandanten.
Definitions- und Bedienungselemente des Bereichs Allgemein des Dialogs Mandant bearbeiten.
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Element |
Beschreibung |
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Feld Passwort |
geben Sie das Passwort des Quellmandaten ein |
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Anzeigefeld Währung |
als Information wird die Leitwährung des Quellmandanten angezeigt. Die Währung kann hier nicht geändert werden |
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Feld Faktor |
für international tätige Unternehmen ist es wichtig, auch Mandanten mit unterschiedlicher Leitwährung zu konsolidieren. Alle Quellmandanten könnten im Prinzip unterschiedliche Währungen enthalten. Der Zielmandant gibt die Leitwährung vor. Stellt Sage 50 Rechnungswesen in einem Quellmandanten eine vom Vorlagemandanten abweichende Leitwährung fest, werden alle Beträge des Quellmandanten zu dem hier eingegebenen Kurs umgerechnet |
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Feld Buchungstext |
um die Eröffnungs- und Bewegungsbuchungen im Zielmandanten besser zu erkennen, können verschiedene Buchungstexte erfasst werden. Ebenfalls können Platzhalter, siehe Schaltfläche Joker, eingesetzt werden. Auch mehrere Platzhalter in Kombination können vorkommen. Unter dem Buchungstextfeld wird der eingegebene Buchungstext angezeigt, d.h. die Joker werden durch den Inhalt ersetzt. Standard-Buchungstext ist "Konsolidierung - Mandantenname" |
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Schaltfläche Joker |
Joker sind Platzhalter im Buchungstext. Folgende Platzhalter sind möglich: 1. Name des Quell-Mandanten 2. Konto-Nr. des Quell-Mandanten 3. Konto-Bezeichnung des Quell-Mandanten 4. Monat/Jahr der Buchung n. Ein Zeilenumbruch im Buchungstext |
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Schaltfläche OK |
die Dateneingaben werden für den markierten Quellmandanten übernommen und gespeichert |
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Schaltfläche Abbrechen |
die Dateneingaben werden nicht gespeichert und gehen verloren |
Bereich Intercompany Buchungen
Sind nur einzelne Buchungen "Gruppen intern" (sog. Intercompany Umsätze) und werden diese nicht auf separaten Konten verbucht, so müssen diese Buchungen mindestens mit einem "Gruppenkürzel" oder einem eigenen Nummernkreis gebucht werden, damit diese bei der Konsolidierung ausgeschieden werden können.
Definitions- und Bedienungselemente des Bereichs Intercompany Buchungen des Dialogs Mandant bearbeiten.
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Element |
Beschreibung |
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Feld Grp. |
wurde beim Buchen der Intercompany Buchungen "Gruppenkürzel" eingegeben, so können Sie in diesem Feld die Kürzel getrennt mit einem Komma eingeben, z.B. I1,I2,I3. Sie werden dann über ein eigenes Ausgleichskonto gebucht |
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Beleg-Nr.: von/bis |
wurde beim Buchen der Intercompany Buchungen ein eigener Nummernkreis eingesetzt, so können Sie in diesen Feldern die erste und letzte Nummer der auszuscheidenden Buchungen eingeben |
Bereich Kontenliste
Definitions- und Bedienungselemente des Bereichs Kontenliste des Dialogs Mandant bearbeiten
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Element |
Beschreibung |
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Listenfeld Liste |
alle erstellten Kontenlisten stehen beim Quellmandanten zur Verfügung. Im gleichen Konsolidierungs-Set können verschiedene Kontenlisten eingesetzt werden |
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Schaltfläche Neu |
ruft den Dialog Kontenliste bearbeiten auf. Geben Sie einen Namen für die neue Liste ein. In diesem Dialog müssen Sie einmalig alle Konten des Quellmandanten mit einem Konto des Zielmandaten erfassen. Sie können auch verdichten, d.h. mehreren Konten des Quellmandanten die gleiche Kontonummer des Zielmandanten zuordnen. Ebenfalls können Sie bei Währungsmandanten einen Faktor (Kurs) eingeben |
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Schaltfläche Bearbeiten |
ruft den Dialog Kontenliste bearbeiten für die zuvor ausgewählte Kontenliste auf. Sie können alle Einträge bearbeiten |
Register Optionen
Definitions- und Bedienungselemente des Registers Optionen des Dialogs Konsolidierung
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Element |
Beschreibung |
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Option Belege detailliert in der LOG-Datei aufführen |
ermöglicht das Erstellen einer Liste mit allen vom System erstellten Buchungen |
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Option Separate Soll- und Haben-Buchungen erstellen |
aktivieren Sie diese Option, wenn Sie wünschen, dass für den Soll- und den Haben-Saldo eines Kontos jeweils eine einzelne Buchung erstellt wird. Ansonsten wird nur eine einzige Buchung für den Gesamtsaldo des Kontos angelegt |
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Option Für jeden Monat einen Beleg erstellen |
statt einer Buchung mit dem "Konsolidierungsdatum bis:" werden Buchungen pro Monat mit dem Datum des letzten Tages eines Monats erstellt |
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Option Warnung wenn Zielkonto fehlt |
bei aktivierter Option wird bei fehlendem Zielkonto ein Warnhinweis angezeigt |
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Schaltfläche Schliessen |
schliesst den Dialog Konsolidierung. Die Einstellungen werden gespeichert und nach einem erneuten Aufruf des Dialogs Konsolidierung wieder angezeigt |
Register Resultat
Sobald eine Konsolidierung ausgeführt wurde, wird automatisch das Protokoll angezeigt und kann ausgedruckt werden.
Schaltflächen des Registers Resultat des Dialogs Konsolidierung
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Schaltfläche |
Beschreibung |
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Schaltfläche Abbrechen |
ist nur während der Konsolidierungs-Ausführung aktiv und bricht den aktuellen Konsolidierungsjob ab. Bereits erstellte Buchungen verbleiben im Zielmandanten und müssen manuell gelöscht werden |
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Schaltfläche Ausgabe |
druckt das angezeigte aktuelle Konsolidierungs-Protokoll aus |
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Schaltfläche Schliessen |
schliesst den Dialog Konsolidierung. Die Einstellungen werden gespeichert und nach erneutem Aufruf des Dialogs Konsolidierung wieder angezeigt |