Saldi übernehmen

Mit dieser Funktion lassen sich Saldovortrag, Vorjahreswerte und Budgetwerte eines Mandanten beliebig durch die Saldi eines anderen Mandanten ersetzen. Dies ist z.B. nützlich, wenn Sie mehrere Perioden gleichzeitig führen möchten, so dass Sie bereits ein neues Geschäftsjahr eröffnen, obwohl die definitiven Eröffnungssaldi noch nicht feststehen. Nachdem Sie das alte Jahr zu Ende gebracht haben, öffnen Sie den Mandanten des neuen Geschäftsjahres und wählen den Menübefehl «Extras / Saldoübernahme». Anschliessend öffnet sich der Assistent für die Saldoübernahme.

Assistent Saldoübernahme Schritt 1

Öffnen Sie als erstes den Mandanten, in welchen die Saldi übertragen werden sollen und rufen Sie dann den Menübefehl «Extras / Saldoübernahme» auf. Es erscheint ein Dialog mit dem Assistenten, welcher Ihnen beim Saldi übertragen hilft. Nach erstmaliger Eingabe der Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, die Option Assistent nicht anzeigen zu aktivieren. Die Saldi werden dann auf Grund der vormals eingegebenen Einstellungen automatisch erstellt.

Mit den Schaltflächen im unteren Teil des Assistenten können Sie navigieren: mit den Schaltflächen Zurück und Weiter blättern Sie im Assistenten vor und zurück. Über die Schaltfläche Abbrechen verlassen Sie den Assistenten und über Hilfe können Sie die Hilfsseiten aufrufen.

Assistent Saldoübernahme Schritt 2

Mandanten

Im Schritt 2 werden die beiden Mandanten angegeben. Im Feld aktueller Mandant wird der geöffnete Mandant vorgeschlagen, in welchen die Saldi übernommen werden sollen. Im Vorjahresmandant wird der Mandant des letzten Jahres vorgeschlagen, aus welchem die Saldi geholt werden sollen. Wollen Sie die Saldi aus einem anderen Mandanten übernehmen, so können Sie diesen über die Schaltfläche mit den drei Punkten suchen und einfügen.

Assistent Saldoübernahme Schritt 3

Kontensalden übernehmen

Hier kann gewählt werden, welche Kontensaldi aus dem Vorjahresmandanten übernommen werden sollen. Standardmässig sind die Kopierschalter auf folgende Optionen gesetzt:

Eröffnungssaldi für Bilanzkonti:	Saldo übernehmen
Eröffnungssaldi für Erfolgskonti:	Null setzen
Eröffnungssaldi für Hilfskonti:	Null setzen
Vorjahressaldo für Bilanzkonti:	Saldo übernehmen
Vorjahressaldo für Erfolgskonti:	Saldo übernehmen
Vorjahressaldo für Hilfskonti:	Saldo übernehmen

Falls die Option Kontensaldi übernehmen nicht angewählt ist, werden keine Saldi übernommen. Im Feld Alle auf kann eine Einstellung vorgenommen werden, welche für alle Kopierschalter gilt.

Assistent Saldoübernahme Schritt 4

Hauptbudget übernehmen

Hier kann definiert werden, wie die Werte für das Hauptbudget übernommen werden sollen. Falls die Option Hauptbudget übernehmen nicht aktiviert ist, werden keine Budgetzahlen übernommen.

Budgetwerte für das aktuelle Geschäftsjahr

Wählen Sie, aus welchen Zahlen des Vorjahres die Budgetzahlen für das aktuelle Geschäftsjahr erstellt werden sollen. Sie haben folgende Möglichkeiten:

Definitionselemente des Bereichs Budgetwerte für das aktuelle Geschäftsjahr des Dialogs Saldoübernahme Schritt 4

Definitionselement	Beschreibung
Alle Werte zurücksetzen (Null)	es werden keine Werte übernommen, die Werte werden auf null gesetzt und Sie können das Budget im neuen Geschäftsjahr wieder von Grund auf neu aufbauen
Budgetwerte aus dem Vorjahr	die Budgetwerte aus dem Vorjahr werden eins zu eins als Budgetwerte für das aktuelle Geschäftsjahr übernommen. Das heisst, Sie arbeiten aktuellen Jahr mit dem gleichen Hauptbudget weiter
Ist-Werte aus dem Vorjahr als Budgetwerte	die Ist-Werte aus dem Vorjahr werden als Budgetwerte für das aktuelle Geschäftsjahr übernommen. Dies bewirkt, dass die Kontensaldi des Vorjahres als Budgetwerte in das Hauptbudget des aktuellen Jahres übertragen werden
Vorerfasste Budgetwerte aus dem Vorjahr	die vorerfassten Budgetwerte (Folgejahr) aus dem Vorjahr werden als Budgetwerte für das aktuelle Geschäftsjahr übernommen. Dies bedeutet, dass das im Vorjahr bereits für das Folgejahr erfasste Budget als Hauptbudget in den Mandanten des aktuellen Jahres übertragen wird

Vorerfasste Budgetwerte (Folgejahr) für das aktuelle Geschäftsjahr

Wählen Sie, aus welchen Zahlen des Vorjahres das vorerfasste Budget für das aktuelle Geschäftsjahr erstellt werden soll. Sie haben folgende Möglichkeiten:

Definitionselemente des Bereichs Vorerfasste Budgetwerte (Folgejahr) für das aktuelle Geschäftsjahr des Dialogs Saldoübernahme Schritt 4

Definitionselement	Beschreibung
Alle Werte zurücksetzen (Null)	das vorerfasste Budget des Vorjahres wird nicht in das aktuelle Geschäftsjahr übernommen, die Werte werden auf null gesetzt
Vorerfasste Budgetwerte aus dem Vorjahr	die vorerfassten Budgetwerte (Folgejahr) aus dem Vorjahr werden als vorerfasste Budgetwerte (Folgejahr) für das aktuelle Geschäftsjahr übernommen. Diese Standardeinstellung bewirkt, dass die im Vorjahr erfassten Budgetwerte für das Folgejahr auch wieder im aktuellen Geschäftsjahr als Folge-Budget gelten

Assistent Saldoübernahme Schritt 5

Nebenbudget übernehmen

Hier kann definiert werden, wie die Werte für das Nebenbudget übernommen werden sollen. Falls die Option Nebenbudget übernehmen nicht aktiviert ist, werden keine Budgetzahlen übernommen.

Budgetwerte für das aktuelle Geschäftsjahr

Wählen Sie, aus welchen Zahlen des Vorjahres die Nebenbudgetzahlen für das aktuelle Geschäftsjahr erstellt werden sollen. Sie haben folgende Möglichkeiten:

Definitionselemente des Bereichs Budgetwerte für das aktuelle Geschäftsjahr des Dialogs Saldoübernahme Schritt 5

Definitionselement	Beschreibung
Alle Werte zurücksetzen (Null)	es werden keine Werte übernommen, die Werte werden auf null gesetzt und Sie können das Nebenbudget im neuen Geschäftsjahr wieder von Grund auf neu aufbauen
Budgetwerte aus dem Vorjahr	die Nebenbudgetwerte aus dem Vorjahr werden eins zu eins als Nebenbudgetwerte für das aktuelle Geschäftsjahr übernommen. Das heisst, Sie arbeiten aktuellen Jahr mit dem gleichen Nebenbudget weiter
Ist-Werte aus dem Vorjahr als Budgetwerte	die Ist-Werte aus dem Vorjahr werden als Nebenbudgetwerte für das aktuelle Geschäftsjahr übernommen. Dies bewirkt, dass die Kontensaldi des Vorjahres als Budgetwerte in das Nebenbudget des aktuellen Jahres übertragen werden
Vorerfasste Budgetwerte aus dem Vorjahr	die vorerfassten Nebenbudgetwerte (Folgejahr) aus dem Vorjahr werden als Nebenbudgetwerte für das aktuelle Geschäftsjahr übernommen. Dies bedeutet, dass das im Vorjahr bereits für das Folgejahr erfasste Budget als Nebenbudget in den Mandanten des aktuellen Jahres übertragen wird

Vorerfasste Budgetwerte (Folgejahr) für das aktuelle Geschäftsjahr

Wählen Sie, aus welchen Zahlen des Vorjahres das vorerfasste Nebenbudget für das aktuelle Geschäftsjahr erstellt werden soll. Sie haben folgende Möglichkeiten:

Definitionselemente des Bereichs Vorerfasste Budgetwerte (Folgejahr) für das aktuelle Geschäftsjahr des Dialogs Saldoübernahme Schritt 5

Definitionselement	Beschreibung
Alle Werte zurücksetzen (Null)	das vorerfasste Nebenbudget des Vorjahres wird nicht in das aktuelle Geschäftsjahr übernommen, die Werte werden auf null gesetzt
Vorerfasste Budgetwerte aus dem Vorjahr	die vorerfassten Nebenbudgetwerte (Folgejahr) aus dem Vorjahr werden als vorerfasste Nebenbudgetwerte (Folgejahr) für das aktuelle Geschäftsjahr übernommen. Diese Standardeinstellung bewirkt, dass die im Vorjahr erfassten Nebenbudgetwerte für das Folgejahr auch wieder im aktuellen Geschäftsjahr als Folge-Budget gelten

Assistent Saldoübernahme Schritt 6

Gewinn-/Verlustvortrag

Sage 50 Rechnungswesen erlaubt das Festlegen eines Standardkontos für allgemeine Gewinn/Verlustbuchungen. Falls im Vorjahr kein Standart-Gewinn/Verlustkonto definiert wurde, wird diese Gruppe nicht angezeigt. Ist die Option Gewinn-/Verlustkonto aktiv, kann ein Konto gewählt werden, entweder über die direkte Eingabe der entsprechenden Kontonummer oder über eine Auswahl aus der Kontenliste, welche durch einen Doppelklick auf das Kontenfeld oder mit <F5> geöffnet werden kann. Die Differenz zwischen Aktiven und Passiven wird dem Saldovortrag dieses Kontos zugerechnet.

Im Feld aktuelles Geschäftsjahr ist ersichtlich, ob der Bilanz/Erfolgsvortrag des Vorjahres negativ (Anzeige: Verlust) oder positiv (Anzeige: Gewinn) ist.

Assistent Saldoübernahme Schritt 7

Nummernkreise

Sie können auswählen, wie mit den Nummernkreisen verfahren werden soll. Sie haben folgende Möglichkeiten:

Definitionselemente des Dialogs Saldoübernahme Schritt 7

Definitionselement	Beschreibung
Radio-button Nummernkreise weiterlaufen lassen	die Werte des Nummernkreises aus dem Vorjahr bleiben bestehen. Im aktuellen Geschäftsjahr wird von diesen Werten aus weitergezählt
Radio-button Alle Nummernkreise zurücksetzen	alle Nummernkreise werden auf die in der Sektion Nummerkreise des Registers Einstellungen des Dialogs Optionen (Menübefehl «Extras / Optionen») definierten Werte zurückgesetzt
Radio-button Einzelne Nummernkreise setzen	hier können einzelne Nummernkreise angewählt werden, um sie gezielt vor- oder zurückzusetzen. Wenn Sie diese Option wählen, steht Ihnen im Listenfeld links im unteren Teil des Dialogs eine Auswahl von Schlüsseln zur Verfügung, welche sich auf einzelne Nummernkreise beziehen. Wählen Sie den Nummernkreis aus, welchen Sie vor- oder zurücksetzen möchten. Im linken Feld sehen Sie nun die Bezeichnung des Nummernkreises (z.B. Debitoren). Im mittleren Feld erscheint die letzte Belegnummer. Diesen Wert können Sie nach Ihren Vorstellungen überschreiben, also vor- oder zurücksetzen. Im letzten Feld können Sie das Gegenkonto bestimmen. Es ist das Konto, für das der Nummernkreis geführt wird. Dieses Feld besitzt eine Suchfunktion: <F5> oder Doppelklick in das Feld ruft die Kontenliste auf. Mit dem Joystick am rechten Feldrand oder mit der nach oben- bzw. nach unten-Taste blättern Sie durch die Konten

Mit der Schaltfläche + bestätigen Sie die Änderungen des entsprechenden Nummernkreises. Er wird nun in der Tabelle oberhalb angezeigt. So können mehrere Schlüssel ausgewählt und bearbeitet werden. Alle nicht bearbeiteten respektive nicht ausgewählten Nummernkreise laufen im aktuellen Geschäftsjahr weiter, ausgehend vom letzten Wert im Vorjahr.

Mit Hilfe der Schaltfläche - können bereits ausgewählte Schlüssel wieder aus der Tabelle entfernt werden.

Assistent Saldoübernahme Schritt 8

Startwerte Nebenbücher

Damit im neuen und im alten Geschäftsjahr keine Personenkonten (PK) oder Offene Posten (OP) mit denselben Nummern entstehen, können Sie bestimmen, mit welchen Nummern im aktuellen Geschäftsjahr gestartet werden soll. Achten Sie darauf, dass die angegebenen Werte für das neue Geschäftsjahr grösser sind als der Wert im aktuellen Geschäftsjahr.

Über die Optionen können Sie die OP Nummern und PK Nummern für die Debitoren und die Kreditoren einzeln anwählen. Aktivieren Sie die entsprechende Option, um eine Eingabe zu machen. Sage 50 Rechnungswesen schlägt die zuletzt verwendete Nummer aus dem aktuellen Geschäftsjahr als Ausgangswert vor. Überschreiben Sie diesen Wert, falls Sie im aktuellen Geschäftsjahr von einem höheren Wert ausgehen möchten.

Falls keine der Optionen aktiviert ist, werden die Schlusswerte des Vorjahres als Ausgangswerte für das aktuelle Geschäftsjahr verwendet.

Assistent Saldoübernahme Schritt 9

Einstellungen Hauptbuch

Hier können bestimmte Parameter für die Finanzbuchhaltung festgelegt werden.

Die Optionen Transitorische Abgrenzungen und Periodenabgrenzungen erstellen werden von den Einstellungen im Menü «Extras / Optionen» Register Abgrenzungen, Schaltfläche Mehr, übernommen. Aktivieren Sie diese Optionen, wenn Sie die im aktuellen Geschäftsjahr begonnenen Abgrenzungen im neuen Geschäftsjahr fortführen möchten, bzw. wenn Sie die transitorischen Abgrenzungen automatisch auflösen möchten (Rückbuchung)

Die Option Alle auszuschliessenden Konti übernehmen kann nur aktiviert werden, wenn Sie Konten mit der Einstellung "Bei der Saldoübernahme ignorieren" haben und der Schlusssaldo des Kontos Null beträgt. Falls es im Vorjahr keine Konti gibt, welche als ignorierbar markiert sind, ist die Liste leer und die Option deaktiviert

Mit Hilfe der Option Hauptkontenplan abgleichen können Konti, welche im Vorjahr nachträglich erstellt wurden, automatisch in den Hauptkontenplan des aktuellen Geschäftsjahres eingefügt werden

Assistent Saldoübernahme Schritt 10

Einstellungen Nebenbücher

Hier können Einstellungen für die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung gemacht werden.

Aktivieren Sie die Option Ausgeglichene OP nicht übernehmen, wenn die ausgeglichenen offenen Posten (Saldo Null) nicht ins aktuelle Geschäftsjahr übernommen werden sollen. Allenfalls bereits übernommene ausgeglichene OP werden nachträglich entfernt.

Mit der Option Alle OP automatisch übertragen können alle OP, welche im aktuellen Geschäftsjahr noch nicht existieren, aus dem Vorjahr übernommen werden.

Die Option Zahlungsläufe synchronisieren kann aktiviert werden, um Zahlungsläufe, welche im Vorjahr nachträglich erstellt wurden, automatisch in das neue Geschäftsjahr zu übertragen.

Die Option Adressen synchronisieren kann aktiviert werden, um Adressen, welche im Vorjahr nachträglich erstellt oder verändert wurden, automatisch in das aktuelle Geschäftsjahr zu übertragen.

Mit Hilfe der Option Interne Banken synchronisieren können interne Banken, welche im Vorjahr nachträglich erstellt oder verändert wurden, automatisch in das aktuelle Geschäftsjahr übertragen werden.

Im Menü «Nebenbücher / Personenkonten Debitoren» und «Nebenbücher / Personenkonten Kreditoren» können Sie Personenkonten als Einmalkunden respektive Einmallieferanten kennzeichnen. Wenn solche Personenkonten vorhanden sind, ist die Option Einmalkunden und Einmallieferanten synchronisieren anwählbar. Die Funktion ermöglicht es, die entsprechend gekennzeichneten Personenkonten nicht in das aktuelle Geschäftsjahr zu übernehmen. Dies geht jedoch nur, wenn zu den betreffenden Personenkonten keine offenen Posten (OP) oder ausgeglichene offene Posten vorhanden sind. Möchten Sie diese Personenkonten auch im aktuellen Geschäftsjahr weiterverwenden, können Sie die Option deaktivieren.

Assistent Saldoübernahme Schritt 11

Bücher neu aufbauen

Es empfiehlt sich, nach der Übernahme der Saldi die Bücher des aktuellen Geschäftsjahres neu aufzubauen, damit bei der alle Daten aktualisiert werden können. Mit dieser Funktion können Sie wählen, ob die Datenbanken des Mandanten reorganisiert, die Totale der Konten und Kontengruppen neu berechnet sowie die Liste der letzten Buchungen neu aufgebaut werden sollen. Das Programm meldet, falls dabei Fehler gefunden werden. Falls die Option Bücher reorganisieren nicht aktiviert ist, werden die Bücher nicht neu aufgebaut.

Assistent Saldoübernahme Schritt 12

Start

Hier werden alle vorgenommenen Einstellungen nochmals zusammengefasst, damit Sie sie überprüfen können. Über die Schaltfläche Mandanten-Analyse durchführen wird der Mandant des aktuellen Geschäftsjahres analysiert, bevor die Datenübernahme durchgeführt wird.

Mit Hilfe der Option Einstellungen speichern werden die vorgenommenen Einstellungen des Assistenten Saldi übernehmen gespeichert, damit Ihnen die Anpassungen zu einem späteren Zeitpunkt wieder zur Verfügung stehen.

Mit der Schaltfläche Start kann mit dem Übertragen der Saldi begonnen werden. Es öffnet sich ein Dialog, in welchem Sie die Fortschritte verfolgen können.

Assistent Saldoübernahme Schritt 13

Saldoübernahme durchgeführt

Die Saldoübernahme wurde nun durchgeführt. Über die Option Report anzeigen bestimmen Sie, ob ein Report erstellt werden soll oder nicht. Dieser Report enthält für Sie interessante Informationen:

Im ersten Teil finden Sie eine Beschreibung der vorgenommenen Einstellungen

Im zweiten Teil ersehen Sie das Protokoll des Geschäftsjahreswechsels. Die Einträge mit der Bezeichnung Info beschreiben den Vorgang im Verlauf des Geschäftsjahreswechsels. Die Einträge mit der Bezeichnung Fehler vermerken Vorgänge, welche nicht reibungslos verlaufen sind. Bitte überprüfen Sie diese Fehlermeldungen, um spätere Komplikationen zu vermeiden