Kontenplanvorlagen

Kontenplanvorlagen sind zur automatischen Erstellung von Kontenplänen vorgesehen. Diese mächtige Funktion dient im Wesentlichen dazu, eine alternative Gliederung des bestehenden Kontenstamms nach bestimmten strukturellen Vorgaben automatisch aufzubauen. In der Praxis kommen Kontenplanvorlagen am häufigsten zur Anwendung, um zu einem Käfer-Kontenplan automatisch einen KMU-Kontenplan zu generieren. Sage 50 Rechnungswesen enthält bereits eine fertige KMU-Vorlage. Auch für einen EU-Kontenrahmen ist eine Umnummerierungstabelle vorbereitet.

Eine Kontenplanvorlage ist ein vollständiger Kontenplan mit sämtlichen Kontengruppen und Untergruppen. Anstelle von Konten enthält er jedoch Platzhalter, die bestimmen, welches Konto in welche Kontengruppe eingeordnet wird. Solche Vorlagen können in jedem beliebigen Mandanten aufgerufen werden, denn die Kontenplanvorlagen werden mandantenunabhängig verwaltet. Sage 50 Rechnungswesen kann somit in jedem Mandanten einen neuen Kontenplan als Kopie dieser Vorlage anlegen.

Als Standard sind die Vorlagen Artengliederung und Käfer-KMU sowie ab der Professional-Version Käfer-Eurokontenrahmen und KMU-Eurokontenrahmen vordefiniert. Die Artengliederung ist nur für die NRM-Version von Sage 50 Rechnungswesen für öffentliche Verwaltungen relevant (Option). Selbstverständlich können weitere Vorlagen aufgebaut werden.

Der Menübefehl «Extras / Kontenplanvorlagen» ruft den in die Register

• Vorlagen

• Umnummerierung

gegliederten Dialog Kontenplan generieren/umnummerieren auf.

Kontenplanvorlagen - Register Vorlagen

Schaltflächen des Registers Vorlagen des Dialogs Kontenplanvorlagen

Schaltfläche	Beschreibung
Schaltfläche Hinzufügen...	öffnet den Dialog Kontenplanvorlage hinzufügen, um auf der Basis eines bestehenden Kontenplans eine neue Kontenplanvorlage aufzubauen. Die Kontenplanvorlage enthält zunächst die Struktur des ausgewählten Kontenplans, die Sie anschliessend anpassen. Nachdem Sie eine Bezeichnung für die neue Kontenplanvorlage eingegeben und den Dialog Kontenplanvorlage hinzufügen mit OK geschlossen haben, wird die neue Vorlage in den Dialog Kontenplan generieren/umnummerieren übernommen. Mit Bearbeiten kann die Struktur der Kontenplanvorlage anschliessend bearbeitet werden
Schaltfläche Bearbeiten	öffnet den Dialog Kontenplanvorlage, vergleichbar dem Dialog Kontenplan bearbeiten, zur Bearbeitung der Kontenplanvorlage. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie keinen tatsächlichen Kontenplan, sondern eine Kontenplanvorlage bearbeiten. Die Fixpunkte, Kontengruppen und Untergruppen sind wie bei einem regulären Kontenplan aufgebaut. Beim automatischen Generieren eines neuen Nebenkontenplans wird diese Kontenplanstruktur kopiert, und die bestehenden Konten des Mandanten werden automatisch in die Gruppen einsortiert. Diesen Vorgang steuern Platzhalter, die anstelle der Konten in der Kontenplanvorlage stehen. Platzhalter werden im Prinzip wie Konten eingefügt, als Typ des Eintrags wählen Sie jedoch "Platzhalter" aus. Der Schlüssel des Platzhalters gibt den Kontonummernbereich der Konten an, die in die jeweilige Gruppe eingefügt werden sollen. Die Platzhalter kennen zwei verschiedene Formate: Der Kontonummernbereich wird durch den ersten Schlüssel und Schlüssel 2 begrenzt. Wenn als erster Schlüssel der Wert 1000 und als Schlüssel 2 der Wert 1099 angegeben ist, werden alle Konten im Nummernbereich von 1000 bis 1099 in diese Gruppe einsortiert Als Platzhalter werden Fragezeichen verwendet. Der Platzhalter "1???" bedeutet z.B., dass alle vierstelligen Konten, die mit einer 1 beginnen, in die betreffende Gruppe einsortiert werden sollen
Schaltfläche Optionen...	öffnet den Dialog Kontenplanvorlage, in welchem Sie die Bezeichnung der Kontenplanvorlage ändern und die Vorlage mit einer Umnummerierungsliste verknüpfen. Die Umnummerierungsliste, die den Konten beim Generieren des Nebenkontenplans eine neue Kontonummer zuweist, erstellen Sie im Register Umnummerierung
Schaltfläche Löschen	löscht die markierte Vorlage nach einer Sicherheitsabfrage
Schaltfläche Generieren...	ruft den Assistenten auf, der Sie Schritt für Schritt durch den Aufbau eines neuen Nebenkontenplans führt
Schaltfläche Schliessen	schliesst den Dialog Kontenplan generieren/umnummerieren

Kontenplanvorlagen - Register Umnummerierung

Neben den Kontenplanvorlagen selbst werden in diesem Register die Umnummerierungslisten verwaltet. Mit Hilfe einer Umnumerierungsliste ist es möglich, den Konten automatisch eine neue Kontonummer zuzuweisen, während der Nebenkontenplan generiert wird. Die neue Nummer wird als Schlüssel 2 eingesetzt. In allen Auswertungen, die mit diesem Nebenkontenplan erstellt werden, wird dann der Schlüssel 2 als Kontonummer ausgedruckt. Prinzipiell ist es auch möglich, eine komplette Umnummerierung vorzunehmen, d.h. die neuen Kontonummern werden generell in allen Kontenplänen des Mandanten als erster Schlüssel eingesetzt. Für die Kontenplanvorlage "Käfer-KMU" ist bereits eine Umnumerierungsliste vorhanden. Zu jedem Käfer-Konto ist die entsprechende KMU-Kontonummer aufgeführt.
Die Dialog-Schaltfläche Bearbeiten öffnet den Editor zur Anzeige der Datei.

Beispiel einer Käfer-KMU-Umnummerierung:
; Accountrenumlist Käfer → KMU
; format: <oldnum> → <newnum>
; example: 1028 → 1050
1000 → 1000 ; Kasse
1010 → 1010 ; PC Konto 80-198930-1
1020 → 1020 ; Bank UBS KK CHF 1020.1020.1
1021 → 1021 ; Bank CS KK CHF 102110-2-1
1022 → 1022 ; Bank UBS KK USD 1022.1022.2
1023 → 1023 ; Bank UBS KK EUR 1023.1023.3
1028 → 1050 ; Festgelder
1040 → 1060 ; Wertschriften
1050 → 1100 ; Debitoren
1051 → 1101 ; Debitoren EUR
1059 → 1109 ; Delkredere
1061 → 1170 ; Vorsteuer auf Materialaufwand und Dienstl.
1062 → 1171 ; Vorsteuer auf Invest. und übr. Betr.aufw.>
1070 → 1260 ; Warenlager Fertigprodukte
1072 → 1210 ; Warenlager Rohstoffe
1090 → 1300 ; Transitorische Aktiven

Mit Kontenplanvorlagen arbeiten

Unter einer Kontenplanvorlage versteht man eine Kontenplanstruktur, die automatisch kopiert werden kann, so dass ein neuer Kontenplan entsteht. Sogenannte Platzhalter ordnen bei diesem Vorgang die Konten des Mandanten automatisch in den neuen Nebenkontenplan ein. Auf Wunsch kann den Konten auch eine neue Kontonummer zugeteilt werden. Kontenvorlagen unterstützen Sie z.B. bei der Übernahme von Daten aus einem Fremdprogramm in einen Sage 50 Rechnungswesen-Mandanten. Dabei werden die importierten Konten automatisch in einen Kontenplan einsortiert. Am häufigsten werden Kontenplanvorlagen verwendet, um zu einem Käfer-Hauptkontenplan einen KMU-Nebenkontenplan zu erstellen. Eine entsprechende Vorlage ist bereits in Sage 50 Rechnungswesen vorhanden.

Bevor Sie die Kontenplanvorlage verwenden, sollten Sie kontrollieren, ob diese Standard-Struktur Ihren Bedürfnissen entspricht.

1. Rufen Sie mit dem Menübefehl «Extras / Kontenplanvorlagen» den Dialog Kontenplan generieren/umnummerieren auf.

2. Markieren Sie im Register Vorlagen die Kontenplanvorlage "Käfer-KMU" und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.

Sie gelangen zu der Kontenplanstruktur des Dialogs Kontenplanvorlage, die als Kopiervorlage für neue KMU-Nebenkontenpläne dienen soll.

3. Passen Sie gegebenenfalls die Kontengruppen und Platzhalter an. Dabei sollten Sie bedenken, dass Kontenplanvorlagen allen Mandanten einer Sage 50 Rechnungswesen-Installation zur Verfügung stehen.

Der Kontenplanvorlage "Käfer-KMU" ist in den Optionen eine Umnumerierungsliste zugeordnet, welche zu jeder Käfer-Kontonummer die entsprechende KMU-Nummer enthält. Um einen Blick in diese Tabelle zu werfen, wechseln Sie im Dialog Kontenplan generieren/umnummerieren in das Register Umnummerierung und drücken dort die Schaltfläche Bearbeiten.

Kontenpläne automatisch generieren

Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie anhand der Vorlage "Käfer-KMU" einen KMU-Nebenkontenplan erstellen lassen:

1. Markieren Sie im Register Vorlagen die Kontenplanvorlage, und klicken Sie auf Generieren.

Ein Assistent wird aufgerufen, der Sie durch den Vorgang führt. Im ersten Schritt werden Sie gefragt, ob Sie eine komplette Umnummerierung durchführen möchten. Lassen Sie diese Option jedoch deaktiviert, da die KMU-Kontonummer lediglich als Schlüssel 2 ergänzt werden soll. "Komplette Umnummerierung" bedeutet, dass die Konten selbst eine neue Nummer erhalten.

2. Gehen Sie mit Weiter zum zweiten Dialog.

3. Erfassen Sie als Bezeichnung für den neuen Nebenkontenplan z.B. "KMU-Kontenplan".

Das Feld für die Bezeichnung des neuen Nebenkontenplans enthält als Listenfeld alle bereits bestehenden Kontenpläne. Wenn Sie hier einen vorhandenen Kontenplan auswählen, wird er automatisch überschrieben. Auf diese Weise können Sie Nebenkontenpläne nachträglich aktualisieren, da neu erfasste Konten automatisch in den Kontenplan eingeordnet werden.

4. Drücken Sie erneut Weiter.

Im dritten Dialog fragt Sie der Assistent, welche Konten für den neuen Nebenkontenplan verwendet werden sollen. Die Einstellung "Kontodatei" ist vorgegeben, d.h. es werden sämtliche Konten berücksichtigt. Es besteht auch die Möglichkeit, nur Konten eines bestimmten Kontenplans zu übernehmen.

5. Gehen Sie weiter zum letzten Dialog des Assistenten, der eine Zusammenfassung der gewählten Einstellungen zeigt.

6. Starten Sie die Kontenplangenerierung mit Fertigstellen.

Kontenplanvorlagen-Assistent

Der Dialog-Assistent Kontenplan generieren wird mit der Schaltfläche Generieren... des Dialogs Kontenplan generieren/umnummerieren (Menübefehl «Extras / Kontenplanvorlagen») aufgerufen und führt Sie in vier Dialogschritten durch die Generierung neuer Kontenplanvorlagen.

Schritt 1

Im ersten Schritt bestätigt der Dialog-Assistent Ihre Kontenplanvorlage-Auswahl im Dialog Kontenplan generieren/umnummerieren. Gehört zur ausgewählten Kontenplanvorlage eine Umnumerierungsliste, wird zusätzlich die Option «Wollen Sie eine komplette Umnummerierung?» angezeigt. In der Regel soll die neue Kontonummer aus der Umnummerierungsliste lediglich als Schlüssel 2 eingesetzt werden. Bei einer vollständigen Umnummerierung wird dagegen der Kontenstamm selbst verändert. Sowohl im Hauptkontenplan als auch in den Nebenkontenplänen gelten dann prinzipiell die neuen Kontonummern. Wenn Sie einen KMU-Nebenkontenplan zu einem Käfer-Hauptkontenplan erstellen möchten, sollten Sie die Option Wollen Sie eine komplette Umnummerierung? unbedingt deaktiviert lassen. Mit «Weiter» geht's zum Dialog-Assistent Schritt 2.

Schritt 2

Hier definieren Sie die Bezeichnung des neuen Nebenkontenplans. Das Listenauswahlfeld Zielkontenplan enthält sämtliche vorhandenen Kontenpläne als Auswahlwerte. Soll der neue Kontenplan einen bestehenden ersetzen, wählen Sie diesen aus der Liste aus. Damit können Sie z.B. einen Nebenkontenplan automatisch aktualisieren lassen: statt neue Konten manuell in einen Nebenkontenplan einzufügen, generieren Sie den Nebenkontenplan neu und überschreiben dabei den bestehenden. Die neuen Konten werden somit automatisch in die neu aufgebaute Struktur integriert. Mit «Weiter» geht's zum Dialog-Assistent Schritt 3.

Schritt 3

Im dritten Schritt kann aus dem Listenauswahlfeld die Kontoherkunft ausgewählt werden. Der Standardauswahlwert Kontodatei bedeutet, dass sämtliche Konten des Mandanten einbezogen werden. Konten, die nicht zu einem Platzhalter der Vorlage passen, kann Sage 50 Rechnungswesen nicht einordnen. Falls im Mandanten bereits mehrere Nebenkontenpläne existieren, die unterschiedliche Sets von Konten enthalten, können Sie auch einen bestimmten Kontenplan als Kontoherkunft angeben. Beim Generieren werden in diesem Fall nur jene Konten, die auch in diesem Kontenplan vorhanden sind, verwendet. Mit «Weiter» geht's zum Dialog-Assistent Schritt 4.

Schritt 4

Abschliessend werden alle vorgehend genannten Einstellungen und Optionen zur Überprüfung angezeigt. Mit «Fertig stellen» wird die Kontenplangenerierung gemäss diesen Einstellungen gestartet, mit Zurück kann zurück navigiert werden, um die aktuellen Definitionen zu ändern und mit Abbrechen wird der Dialog ohne Ausführung einer Aktion geschlossen.