Link

Diese Funktionalität ermöglicht den Austausch eines Mandanten, zum Beispiel zwischen einem Kunden und einem Treuhänder. Von grossem Vorteil ist dabei, dass an beiden Orten gleichzeitig weitergearbeitet werden kann. Zu einem späteren Zeitpunkt können die korrigierten Daten des Treuhänders wieder eingelesen werden, ohne dass die in der Zwischenzeit bearbeiteten Daten verloren gehen. Damit dieser beidseitige Datenaustausch reibungslos funktioniert, müssen folgende Punkte genau beachtet werden.

Die Startphase

Der Treuhänder baut die Struktur der Buchhaltung für seinen Kunden auf, indem er Fremdwährungen, Steuerschlüssel und Kontenplan etc. einrichtet. Der Kunde erhält die Daten zugeschickt, lädt den vorbereiteten Mandanten und beginnt mit der Arbeit. Bei diesem Vorgang kommt die Funktion Link nicht zum Einsatz.

Erstmaliger Datenaustausch

Nehmen wir an, der Kunde hat den ersten Monat erfasst und möchte die Daten zur Kontrolle dem Treuhänder übergeben. Dazu exportiert er seine Buchhaltung mit dem Menübefehl «Extras / Link / Exportieren...» Beim ersten Datenaustausch lädt der Treuhänder die Buchhaltung, ohne das Link-Programm zu verwenden. Er behandelt die Daten wie eine Sicherheitskopie, denn die Importfunktion von Sage 50 Rechnungswesen kann nur dann sinnvoll eingesetzt werden, wenn vorher im gleichen Programm ein Export dieser Buchhaltung stattgefunden hat. Nach dem ersten Austausch können Kunde und Treuhänder den Buchhaltungsmandanten gleichzeitig bearbeiten.

Datenaustausch via Link

In unserem Beispiel überarbeitet der Treuhänder die Buchungen des ersten Monats, während der Kunde fortlaufend neue Buchungen erfasst. Statt nun seine Korrekturversion lediglich in Form einer einfachen Datensicherung an den Kunden zurücksenden, führt der Treuhänder nun mit dem Menübefehl «Extras / Link / Export...» einen Export aus. Der Kunde andrerseits importiert die Daten mit dem Menübefehl «Extras / Link / Import...»

Sowohl der Kunde als auch der Treuhänder können nun unabhängig voneinander weiter mit dem Buchhaltungsmandanten arbeiten. So bucht der Kunde weiter die laufenden Geschäftsfälle, während der Treuhänder z.B. noch einige Korrekturbuchungen im vergangenen Monat ausführt.

Zum Ende des zweiten Monats soll der Treuhänder erneut die aktuelle Buchhaltung des Kunden zur Kontrolle erhalten. Dieser exportiert die Daten wieder, der Treuhänder importiert sie ebenfalls mit dem Link-Programm. Dabei bleiben die in der Zwischenzeit vom Treuhänder erfassten Daten erhalten. Nachdem der Treuhänder seine Korrekturen wieder ausgeführt hat, findet ein erneuter Datenaustausch statt: der Treuhänder exportiert, der Kunde importiert über die Funktion Link.

Dieser gegenseitige Datenaustausch lässt sich beliebig fortsetzen. Es ist jedoch wichtig zu wissen und zu beachten, welche Partei die Daten zuletzt importiert hat, denn nur diese ist aus Software-Sicht im Besitz des aktuell gültigen Buchhaltungsmandanten. Nur der Besitzer darf Änderungen an Konten und Kontenplan vornehmen und MWST-Perioden speichern.

Importieren

Der Importvorgang ist denkbar einfach. Öffnen Sie den Mandanten, in den die Daten zurückgelesen werden sollen, und öffnen Sie mit dem Menübefehl «Extras / Link / Importieren...» den Dialog Import. Gleichzeitig mit diesem wird der Dialog Fortschritt gestartet.

Definitions- und Bedienungselemente des Dialogs Importieren

Element	Beschreibung
Anzeigefeld Mandantenpfad	zeigt schreibgeschützt den Verzeichnispfad zum aktuellen Mandanten, in welchen die Daten des Quellverzeichnisses importiert werden sollen, an
Eingabefeld Quellverzeichnis	zur Eingabe des Mandantenverzeichnispfades, aus welchem die Daten in den aktuellen Mandanten importiert werden sollen. Klick auf die Schaltfläche mit den drei Punkten öffnet den Dialog Öffnen zur Auswahl und Übernahme des korrekten Verzeichnisses
Bereich Exportierter Mandant	die Mandantendaten können sowohl unkomprimiert als auch aus einer Zip-Datei importiert werden. Durch Aktivierung einer der beiden Radio-button muss angegeben werden, in welcher Form die zu importierenden Daten vorliegen
Option Sicherheitskopie	bei aktivierter Option wird vor dem Import eine Sicherheitskopie des aktuellen Mandanten erstellt und im Verzeichnis flimport des Mandantenverzeichnisses gespeichert
Schaltfläche Importieren	startet den Importvorgang
Schaltfläche Schliessen	schliesst den Dialog Import ohne Ausführung einer Aktion

Was geschieht beim Importieren?

Während die Funktion Link die Daten eines Mandanten zurückliest, laufen diverse Kopier- und Abgleichvorgänge ab. Über alle Operationen informiert Sie der Dialog Fortschritt. Für die folgenden Erklärungen nehmen wir an, dass Sie als Klient von Ihrem Treuhänder einen korrigierten Mandanten zurückerhalten haben und nun diese Daten in Ihren aktuellen Buchhaltungsmandanten importieren.

Als Unterverzeichnis des aktuellen Mandanten wird ein neues Verzeichnis flimport erstellt, in welchem bei aktivierter Option Sicherheitskopie des Dialogs Import eine Sicherheitskopie des aktuellen Mandanten gespeichert wird

Die Konten werden importiert. Alle durch den Treuhänder neu eröffneten Konten werden in den aktuell geöffneten Mandanten eingefügt. Änderungen des Treuhänders an bestehenden Konten werden im aktuell geöffneten Mandanten nachgeführt. Vom Treuhänder gelöschte unverbuchtes Konten werden entfernt. Alle im aktuellen Mandanten neu erfassten Konten bleiben erhalten

Die Kontenstruktur wird synchronisiert. Als Grundlage dient die Kontenstruktur des zu importierenden Mandanten. In diese werden Konten, die vom Treuhänder gelöscht wurden, aber im aktuellen Mandanten noch bebucht sind, eingefügt

Die Buchungen werden importiert. Beim ursprünglichen Export hat Sage 50 Rechnungswesen alle ausgelesenen Buchungen des aktuellen Mandanten mit einem Sperrvermerk versehen, welcher jetzt wieder aufgehoben wird. (Achtung, nicht verwechseln: Die Exportsperre hat nichts mit dem Sperrvermerk journalisierter Buchungen zu tun!) Die vom Treuhänder neu angelegten Buchungen werden eingefügt, gelöschte Buchungen werden entfernt, und alle exportierten Buchungen werden im aktuellen Mandanten auf den neuesten Stand gebracht. Buchungen, die nach dem Datum des ursprünglichen Exports angelegt wurden, bleiben dabei unberührt

Die Steuerschlüssel werden importiert; neue Steuerschlüssel werden eingefügt, gelöschte Steuerschlüssel entfernt und Änderungen an bestehenden Steuerschlüsseln nachgeführt

Die Fremdwährungen werden importiert; neue Fremdwährungen werden eingefügt, gelöschte Fremdwährungen entfernt und Änderungen an bestehenden Währungsdefinitionen nachgeführt

Sämtliche Totale der Konten und Kontengruppen werden neu berechnet

Nach erfolgreicher Ausführung oben genannter Operationen wird das Verzeichnis flimport gelöscht. Sollten dabei wider Erwarten Fehler auftreten, verfahren Sie wie nachstehend beschrieben.

Sicherheitskopie einlesen

Bevor die Funktion Link den Importvorgang beginnt, wird eine Sicherheitskopie des aktuellen Mandanten im Mandanten-Unterverzeichnis flimport gespeichert. Nach erfolgreicher Import-Aktion wird die Sicherheitskopie automatisch wieder gelöscht.

Bei aufgetretenen Fehlern während des Importierens versucht die Funktion Link, den aktuellen Mandanten mit dieser Sicherheitskopie zu ersetzen und so den vorherigen Mandanten-Datenzustand wiederherzustellen. Bei erfolgreicher Wiederherstellung wird das Verzeichnis flimport gelöscht. Kopieren Sie bei nicht erfolgreicher Wiederherstellung die Sicherheitskopie aus dem Verzeichnis flimport manuell in den aktuellen Mandanten zurück.

Exportieren

Beim Export sperrt Sage 50 Rechnungswesen alle exportierten Buchungen, sodass diese vorerst nicht mehr bearbeitet werden können. Neue Buchungen sind jedoch weiterhin möglich. Beim Zurücklesen der korrigierten Daten wird die Sperre wieder aufgehoben, werden alle veränderten Buchungen angepasst und um die neu erfassten Buchungen und Konten ergänzt. Vielfältige automatische Kopier- und Abgleichvorgänge sichern somit die Konsistenz der Daten.

Öffnen Sie den Mandanten, den Sie exportieren möchten und wählen Sie den Menübefehl «Extras / Link / Exportieren...» Der Definitions-Dialog mit nachfolgend beschriebenen Feldern und Optionen wird zusammen mit dem Dialog Fortschritt geöffnet.

Definitions- und Bedienungselemente des Dialogs Exportieren

Element	Beschreibung
Anzeigefeld Mandantenpfad	zeigt schreibgeschützt den Verzeichnispfad des zu exportierenden Mandanten an
Eingabefeld Zielverzeichnis	zur Angabe des Verzeichnisses, in dem der zu exportierende Mandant gespeichert werden soll. Klick auf die Schaltfläche mit den drei Punkten öffnet den Dialog Speichern unter zur Auswahl und Übernahme eines Speicher-Verzeichnisses
Eingabefeld Stichdatum	Sage 50 Rechnungswesen exportiert alle Buchungen, deren Buchungsdatum vor dem definierten Stichdatum liegt. Buchungen jüngeren Datums werden nicht exportiert. Bei leerem Feld werden sämtliche Buchungen exportiert
Exportierter Mandant	durch Aktivierung einer der beiden Radio-button wird der Speichertyp des Export-Mandanten definiert: Unkomprimiert: der exportierte Mandant wird ohne Komprimierung im Zielverzeichnis gespeichert PKZIP: der exportierte Mandant wird mit dem Programm PKZip komprimiert und als Zip-Datei im Zielverzeichnis gespeichert
Option und Eingabefeld per Mail versenden	bei aktivierter Option und korrekter gültiger E-Mail-Empfängeradresse wird der zu exportierende Mandant aus Link per Mail versandt. Vorzugsweise liegt der Exportmandant als Zip-Datei vor. Im Eingabefeld können Sie z.B. die E-Mail-Adresse Ihres Treuhänders speichern. Wenn ein Mandant tatsächlich verschickt werden soll, aktivieren Sie die Option. Der Mailversand setzt einen eingerichteten funktionsfähigen Mailclient auf dem betreffenden Rechner voraus
Schaltfläche Exportieren	startet den Exportvorgang
Schaltfläche Schliessen	schliesst den Dialog ohne Ausführung einer Aktion

Exportierte Daten werden mit dem Menübefehl «Extras / Link / Import...» wieder eingelesen.

Was geschieht beim Exportieren?

Beim Export eines Mandanten führt die Funktion Link diverse Operationen durch, die im Folgenden beschrieben sind. Eine Fortschrittsanzeige informiert Sie über die laufenden Vorgänge.

Das Verzeichnis fibulink wird als Unterverzeichnis des aktuellen Mandanten erstellt. Dorthin kopiert die Link Funktion zuerst den gesamten aktuellen Mandanten

Anschliessend werden in der Fibulink-Kopie alle Buchungen gelöscht, die aufgrund des definierten Stichdatums nicht exportiert werden sollen

Sämtliche Totale der Konten und Kontengruppen werden neu berechnet

Im aktuellen Mandanten werden die exportierten Buchungen - deren Buchungsdatum also kleiner oder gleich dem Stichdatum ist - gesperrt, so dass sie nicht mehr bearbeitet werden können. Erst beim Import der korrigierten Daten wird die Sperre wieder aufgehoben

Bei aktivem Radio-button Pk-Zip wird die Kopie des Mandanten im Verzeichnis fibulink mit dem Programm PKZip komprimiert. Der Mandant wird in das Zielverzeichnis kopiert

Das Verzeichnis fibulink wird nach einem unkomprimierten Kopiervorgang gelöscht. Wurde der Mandant komprimiert exportiert, bleibt es dagegen erhalten.

Mandant entsperren

Geht beim Export irgendetwas schief, löscht Link das Verzeichnis fibulink, in dem die Kopie des aktuellen Mandanten angelegt werden sollte. Ausserdem wird der Sperrvermerk der bereits exportierten Buchungen im aktuellen Mandanten wieder aufgehoben. Sollte auch diese Funktion nicht automatisch ausgeführt worden sein, wählen Sie den Menübefehl «Extras / Link / Entsperren...» Dieser Menübefehl ist nur bei entsprechenden Benutzerrechten aktiv.

Mandant entsperren

Nachdem Sie einen Mandanten exportiert haben, können Sie mit diesem Buchhaltungsmandanten problemlos weiterarbeiten. Da die exportierten Buchungen aber in der Regel anderweitig bearbeitet werden, dürfen diese in der Zwischenzeit nicht geändert werden. Sicherheitshalber werden die exportierten Buchungen des entsprechenden Buchhaltungsmandanten deshalb gesperrt.

Der Menübefehl «Extras / Link / Entsperren...» hebt diese Sperre wieder auf. Sie sollten diese Funktion jedoch ausschliesslich dann nutzen, wenn der Export eines Mandanten fehlgeschlagen ist. In diesem Fall setzen Sie den Sperrvermerk zurück, damit der Mandant nicht mehr als bereits exportiert gekennzeichnet ist. Im Dialog Fortschritt wird die Freigabe exportierter Buchungen angezeigt.

Der Menübefehl «Extras / Link / Entsperren...» kann nur ausgeführt werden, wenn Sie über entsprechende Benutzerrechte verfügen.