Wer hat schon bezahlt? Sie haben monatlich hunderte Bewegungen auf Ihrem Bank- oder Postkonto, Sie verwenden ESR und müssen Ihre Bankbewegungen trotzdem mit Hilfe des Kontoauszuges oder mit Excel kontrollieren und manuell verbuchen? Mit Infoniqa ONE Start machen Sie den Kontoabgleich voll automatisiert und sehen täglich, wie flüssig Ihr Unternehmen ist:
Der Geldkontenabgleich ist in der Infoniqa ONE Start
Basis für den Bankkontoabgleich ist der elektronische Kontoauszug im Format camt.053 (nach neustem ISO-Standard) oder als MT940 (alter Standard). Bestellen Sie diesen per E-Mail bei Ihrer Bank.
Der BESR/VESR Import durchläuft neu denselben Prozess. Dies bietet verschiedene Vorteile. Beispielsweise können beim alten BESR/VESR Import Bewegungen die nicht zugewiesen werden konnten, nicht importiert werden. Mit der Zuweisungsfunktion ist dies neu möglich.
Geldkontenverwaltung
Öffnen Sie den Menüpunkt «Geldkontenverwaltung» unter «Buchhaltung»
Im oberen Bereich der Geldkontenverwaltung werden alle Konten, welche als
Geldkonten definiert wurden angezeigt. In der Buchhaltung unserer IT Firma zum
Beispiel das Konto 1020:
Über den Befehl «Geldkonto hinzufügen» können Sie ein fehlendes Konto hinzufügen.
-
Markieren Sie nun das Konto 1020 «Kontokorrent UBS CH73 0023 0230 2648 3201 U»
Rechts davon sehen Sie die Details zum ausgewählten Geldkonto. Da noch kein
Bankkontoauszug importiert wurde ist der Saldo Bankkontoauszug Null:
Im mittleren Bereich der Geldkontoverwaltung wird der Saldoverlauf der letzten 30 Tage
des ausgewählten Kontos angezeigt.
Die blaue Linie zeigt den Saldoverlauf des Kontos aufgrund der Buchhaltung an. Die violette Linie zeigt den Saldoverlauf gemäss Bankkontoauszug an. Da noch kein Bankkontoauszug importiert wurde, zeigt Infoniqa ONE Start einen Saldo von Null an. Rechts davon zeigt das System eine Zukunftsprognose aufgrund der erfassten Kunden bzw.
Lieferantenbelege bzw. der Angaben der Lohnbuchhaltung an.
Da die IT Firma weder Kunden- bzw. Lieferantenbelege erfasst und auch die Lohnbuchhaltung von Infoniqa ONE Start nicht einsetzt, kann das System keine pendenten Zahlungen anzeigen.
Kontoauszug importieren
Über den Befehl «Kontoauszug importieren» kann nun ein Kontoauszug der Bank importiert werden.
Klick auf den Befehl Kontoauszug importieren
Nun erscheint eine Abfrage, wie die Daten der Bank in Infoniqa ONE Start importiert werden sollen.
Falls Sie den E-Banking Vertrag Ihrer Bank bereits eingerichtet haben und die Daten direkt aus dem E-Banking abholen und importieren möchten, können Sie den Download der Daten über den Button «Per E-Banking einlesen» starten. Eine Anleitung zum Einrichten des E-Banking-Vertrags finden Sie auf der Knowledge Base.
Haben Sie die Dateien vorgängig im E-Banking Ihrer Bank heruntergeladen und auf Ihrem Computer abgespeichert können Sie diese «Per Datei einlesen» importieren.
Klicken Sie auf den Button per Datei einlesen
Eine Beispiel-Datei finden Sie unter folgendem Pfad:
C:\ProgramData\Sage\Statics\SageStart\Complements_2055\Sample files
Wählen Sie die Datei „DemoFile_Camt053.xml'' an und bestätigen mit Öffnen.
Achtung: Importieren Sie diese Demodatei nicht in Ihr Dossier, ein Import kann nicht rückgängig gemacht werden. Die Bewegungen müssen dann einzeln ignoriert werden.
Der Import der Datei wird mit einer Info bestätigt.
In der nächsten Abfrage, können Sie die importierten Bewegungen mittels «Jetzt
zuweisen» sofort bestehenden Buchungen zuweisen oder neue Buchungen erstellen.
Klicken Sie auf Abbrechen
Es sind nun gesamthaft 90 Bewegungen auf dem Konto 1022 noch nicht zugewiesen, rechts in den Details zu diesem Geldkonto stimmen nun der Saldo der Buchhaltung mit dem Saldo des Bankkontoauszuges per 16.09.2017 überein.
Im Feld Letzter Import ist das Enddatum des importierten Bankkontoauszugs ersichtlich. Nicht das Datum, an welchem dieser Auszug importiert wurde!
Kontobewegung zuweisen
Über den Befehl «Kontobewegungen zuweisen» werden die importierten Bewegungen
nun mit Buchungen verknüpft.
Klicken Sie auf «Kontobewegungen zuweisen»
Das Fenster «Kontobewegungen zuweisen – Konto: 1022» öffnet sich
Da auf dem Konto 1022 per 15. September 2017 keine Buchung über CHF 250.- existiert kann auch keine bestehende Buchung als Treffer vorgeschlagen werden. Über den Befehl «Fibu-Buchung» kann nun aus dieser Bewegung eine Buchung erstellt werden.
Die Felder Datum, Soll-Konto und Betrag sind nun inaktiv, da diese zwingend mit der Kontobewegung übereinstimmen müssen.
Definieren Sie zum Beispiel 3200 als Gegenkonto und Ändern Sie den Buchungstext auf «Verkauf PC Müller AG», Schliessen Sie die Buchung mit OK ab.
Keine Treffer gefunden?
Dies kann mehrere Ursachen haben:
Buchung zuweisen funktioniert nicht (Kontenabgleich)
-
Die Buchung ist im Papierkorb
-
Betrag kann nicht gefunden werden
-
Die Währung stimmt nicht überein
-
Die Buchung hat bereits eine Zuweisung
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Gegenkonto der Zahlung ist nicht das Bankkonto
-
Buchungsherkunft ist nicht ''Fibu'' oder ''Lohn''.
Buchung erstellen funktioniert nicht (z.B. BESR/VESR einlesen)
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Betrag kann nicht gefunden werden
-
Es ist kein Dokument bzw. Buchung vorhanden
-
Die Währung stimmt nicht überein
Differenz ausbuchen
Für den Bankkontenabgleich können Sie auch eine maximal zulässige Differenz festlegen. Wird zukünftig eine Abweichung des Betrages (ESR) festgestellt, wird die Bewegung trotzdem automatisch verbucht. Dies geschieht immer gemäss Ihren Einstellungen.
Um eine Differenz für zukünftige Kontobewegungen festzulegen, klicken Sie auf „Differenz ausbuchen“.
Für das festlegen einer Differenz haben Sie drei Optionen.
-
Keine Differenz – Es werden keine Kontobewegungen mit einer Abweichung zugelassen.
-
Betrag – Definieren Sie hier den maximalen Differenzbetrag in CHF.
-
Prozent – Definieren Sie einen Prozentsatz, welcher bei der Abweichung nicht überschritten werden darf.
Haben Sie die Differenz festgelegt müssen Sie noch die Eingabe für das entsprechende Konto vornehmen. Dabei wählen Sie hier das Konto aus, auf welches die Differenz verbucht werden soll
Sind beide Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf „OK“. Zukünftige Abweichungen (z.B. von Skonto), werden nun automatisch gemäss Ihren Einstellungen verbucht.
Wurde für eine Rechnung eine entsprechende ESR-Zahlung gefunden wird Ihnen dies mit einem grünen Balken signalisiert.
Im oben ersichtlichen Printscreen ist zu sehen, dass es einen Treffer gab, jedoch eine Differenz festgestellt wurde. Diese Differenz ist aber noch im Rahmen Ihren Einstellungen.
Daher können Sie wie gewohnt über „Aktion ausführen“ weiterfahren.
Wird eine ESR-Zahlung einer Rechnung eindeutig zugeordnet und Sie die Möglichkeit über dieses Fenster (öffnet automatisch) diese Einstellungen vorzunehmen oder abzulehnen.
Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Ribbon Button Ja oder Nein.
