MwSt.-Abrechnung – Hilfe-Center

MwSt.-Abrechnung erstellen

Um eine MwSt Abrechnung zu erstellen, öffnen Sie über Menü „Buchhaltung“ die „MwSt-Abrechnung“.

Es öffnet sich die Übersicht mit den Buttons «Neu», «Ändern» und «Löschen».

Mit dem Button «Neu» erstellen Sie eine neue MwSt.-Abrechnung. Änderungen einer bestehenden Abrechnung können Sie nur mit dem Button «Ändern» durchführen, sofern es sich um die zuletzt erstellte MwSt – Abrechnung handelt. Sie können auch jederzeit die zuletzt erstellte MwSt – Abrechnung über den Button «Löschen» wieder entfernen.

Um eine Abrechnung zu erstellen klicken Sie auf den Button «Neu». Somit öffnet sich folgendes Fenster:

Hier können Sie die Abrechnungsperiode wählen und einen entsprechende Bezeichnung eingeben. Die Bezeichnung ist nur für die bessere Wiedererkennung und kann frei definiert werden.

Hinweis: In der Abrechnungsperiode werden automatisch alle nicht abgerechneten Buchungen der gewählten Periode und der Vorperioden des Kalenderjahres miteinbezogen. Somit werden Korrekturen, die in einer bereits abgerechneten Periode nachträglich erstellt wurden, automatisch miteingerechnet. Dies ist für kleinere Korrekturen problemlos möglich. Für grössere Korrekturen ist jedoch die Korrekturabrechnung oder Ende Jahr die Jahresabstimmung einzureichen. Siehe dazu separate Kapitel. Kontaktieren Sie bei Fragen Ihren Treuhänder.

Im unteren Teil des Fensters können Sie zusätzliche Informationen für das Abrechnungsformular ausfüllen: Im Feld „Abzüge Diverses“ können Sie die diversen Abzüge auflisten, wenn solche in Ziffer 280 aufgeführt werden sollten. Dies ist aber normalerweise nicht nötig. Im Feld „Datum“ und „Kontaktperson/Tel.-Nr“ können Sie das Druckdatum sowie Ihre persönlichen Angaben angeben. Diese Informationen werden dann auf der untersten Zeile des MwSt.-Formulars aufgedruckt.

Ausgefüllt würde das so aussehen:

Klicken Sie auf «Aufbereiten». Infoniqa ONE Start bereitet dann automatisch einen Vorschlag für die MwSt.- Abrechnung auf.

Kontrollieren und ablegen

Damit Sie kontrollieren können, ob diese Abrechnung stimmt und um zu sehen, welche Buchungen diese Abrechnung beinhaltet, klicken Sie auf «Kontroll- und Abrechnungsbelege»:

In diesem Schritt können Sie die MwSt – Verprobung, das Journal und den Entwurf des Abrechnungsformulars kontrollieren und ablegen.

Wir empfehlen, als erstes die Verprobung zu kontrollieren. Über die Verprobung sehen Sie nicht nur die Beträge der Umsatzsteuer und der Vorsteuer, es wird auch übersichtlich aufgelistet, welche MwSt.-Art (Code) auf welchem Konto gebucht wurde. Im Beispiel unten sehen wir, dass „Vorsteuer Betriebsaufwand 2.5 %“ (VSB25) auf das Konto 6400 „Strom, Wasser, Gas“ gebucht wurde. Ein typischer Fall für 2.5 % und korrekt so.

Würde nun aber auf dem Code VSB25 auch noch das Konto 4200 „Handelswareneinkauf“ gelistet werden, handelte es sich vermutlich um einen Fehler, da dies eigentlich kein Betriebsaufwand sein kann.

Möchten Sie es noch detaillierter wissen oder haben bei der ersten Durchsicht einen Fehler festgestellt, können Sie die MwSt.-Verprobung mit der Checkbox „Detailliert“ starten. Dann sehen Sie zusätzlich noch jede Buchung einzeln aufgelistet.

Wenn Sie eine Liste aller abzurechnenden Buchungen auswerten wollen, können Sie das „Journal“ aufrufen:

Um die gesetzliche Ablagepflicht zu erfüllen, müssen Sie die Verprobung oder das Journal ausdrucken oder als PDF exportieren und ablegen. Somit können Sie einwandfrei belegen, welche Buchungen Sie abgerechnet haben.

Zum Schluss können Sie noch den Entwurf des Originalformulars kontrollieren und für die gesetzliche Ablage als Kopie ablegen.

Der Entwurf des Originalformulars darf so nicht bei der Steuerbehörde eingereicht werden. Dafür benutzen Sie bitte den Direktdruck auf das Originalformular oder übermitteln die Abrechnung elektronisch. Dies wird in einem späteren Schritt noch genauer erklärt.

Sind alle Kontrollen erfolgreich durchgeführt und alle Unterlagen abgelegt, können Sie das Fenster mit einem Klick auf „Erledigt“ verlassen. Der Status wechselt dann auf „Kontrolliert und abgelegt“ und Sie können mit Schritt 3 weiterfahren:

Müssen jedoch noch Änderungen vorgenommen werden, verlassen Sie das Fenster mit einem Klick auf „Schliessen“. Der Status bleibt dann auf „Erstellt“ bestehen.

Sie können später jederzeit das Fenster „Kontroll- und Abrechnungsbelege“ wieder aufrufen, um abgeschlossene Abrechnung wieder anzuzeigen.

Versenden

Nun können Sie die Abrechnung entweder elektronisch an die Steuerverwaltung übermitteln oder per Direktdruck das Originalformular bedrucken.

Online übermitteln

Die Onlineübermittlung der MwSt.-Abrechnung ist die sicherste und einfachste Variante. Mit wenigen Klicks exportieren Sie dabei alle Abrechnungsdaten in eine Export-Datei (XML-Format) und können diese anschliessend direkt in SuisseTax, dem Onlineportal der Eidgenössischen Steuerverwaltung ESTV, hochladen. Dafür müssen Sie bei SuisseTax als Benutzer registriert sein. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Homepage der ESTV: https://www.estv.admin.ch/estv/de/home/estv-suissetax/estv-suissetax.html

Klicken Sie auf «Online übermitteln»

Es erscheint eine Hinweismeldung mit Informationen zur Registrierung bei ESTV SuisseTax:

Haben Sie sich bereits für ESTV SuisseTax registriert, setzen Sie die Checkbox „Diese Meldung in Zukunft nicht mehr anzeigen“ und klicken Sie auf «OK».

Nun können Sie die Exportdatei der MwSt.-Abrechnung auf Ihrem Computer speichern:

Wählen Sie einen Speicherort, den Sie später leicht wiederfinden, und klicken Sie auf «Speichern».

Diese Export-Datei müssen Sie nun im Portal SuisseTax hochladen. Dazu erscheint eine Meldung, über welche Sie die Website von SuisseTax direkt öffnen können:

Klicken Sie auf «Ja» und laden Sie die Datei auf das Webportal hoch.

Nun wechselt der Status der Abrechnung auf «Versendet» und der Prozess ist abgeschlossen.

Druck auf Originalformular

Möchten Sie die MwSt.-Abrechnung über das Originalformular per Post an die Steuerverwaltung senden, können Sie dieses direkt aus Infoniqa ONE Start bedrucken.

Hinweis: Hinweis: Wenn Sie die Abrechnung per Post versenden, darf nur das Originalformular der Steuerverwaltung benutzt werden.

Klicken Sie auf „Druck auf Originalformular“

Die Druckvorschau wird geöffnet:

Legen Sie das Originalformular in Ihren Drucker ein und klicken Sie auf „Drucken“.

Verbuchen

Zum Schluss müssen die MwSt.-Konten noch saldiert werden. Dabei wird die abgerechnete MwSt. aus dem Umsatzsteuerkonto (geschuldete MwSt.) und den Vorsteuerkonten ausgebucht und auf ein MwSt.-Zahlungskonto gebucht.

Dieser Prozess ist für die MwSt.-Methode „Effektiv“ komplett automatisiert und wird im Anschluss genauer beschrieben.

Rechnen Sie nach MwSt.-Methode „Saldo- / Pauschalbesteuerung“ ab, muss dieser Vorgang noch manuell durchgeführt werden. Für Fragen dazu kontaktieren Sie bitte Ihren Treuhänder. Sie haben noch keinen Treuhänder? Dann finden Sie bestimmt einen in unserem Treuhänder-Verzeichnis.

Klicken Sie im Abschnitt «Schritt 4: Verbuchen» auf «Verbuchen», um die Verbuchung zu starten:

Beim der ersten Verbuchung wird folgendes Fenster angezeigt:

Um die Konfiguration zu starten und mit dem Verbuchen fortzufahren, klicken Sie auf «OK».

Hinweis: Die Konfiguration muss nur beim ersten Start vorgenommen werden, beim zweiten Start erfolgt die Verbuchung automatisch.

Automatische Verbuchung MwSt. als Fibu-Buchung

Wählen Sie «Fibu-Buchung»:

Mit dieser Auswahl wird die MwSt. als Fibu-Buchung ausgebucht. Die zweite Auswahl «Lieferantenbeleg (OP)» wird weiter unten separat beschrieben.

Konfigurieren Sie das Fibu-Konto für die Ausbuchung von möglichen Rundungsdifferenzen (mehr dazu weiter unten) und das Konto für die Verbuchung der Schuld oder des Guthabens. Im Konto «Verbuchung Schuld / Guthaben» wird schlussendlich der Zahlungsbetrag oder Ihr Guthaben gegenüber der ESTV ausgewiesen. Unseren Kontovorschlag finde Sie dabei im Bild oben.

Konfigurieren Sie die zwei Konten und klicken Sie auf «OK».

In manchen Fällen wir Ihnen nun eine Meldung betreffend Differenzen verbuchen angezeigt:

Kleine Differenzen können auf Grund von Rundungen entstehen und sind unproblematisch. Sollte die Differenz jedoch grösser sein, überprüfen Sie bitte die MwSt.-Verprobung oder konsultieren Sie Ihren Treuhänder.

Klicken Sie auf „Verbuchen“, um die MwSt. auszubuchen.

Es erscheint eine Bestätigungsmeldung:

Klicken Sie auf „Beleg anzeigen“

Die MwSt.-Abrechnung wurde nun erfolgreich als Fibu-Buchung ausgebucht:

Automatische Verbuchung MwSt. als Lieferantenbeleg (OP)

Wählen Sie «Lieferantenbeleg (OP)»:

Mit dieser Auswahl wird die MwSt. als Lieferantenbeleg ausgebucht. Somit können Sie die geschuldete MwSt. bequem mit einem Zahlungslauf per E-Banking bezahlen.

Konfigurieren Sie dazu das Fibu-Konto für die Ausbuchung von möglichen Rundungsdifferenzen (mehr dazu weiter unten). Unseren Kontovorschlag finde Sie dabei im Bild oben. Zusätzlich müssen Sie die Lieferantennummer der Eidg. Steuerverwaltung angeben, damit die Rechnung auf diesen Lieferanten gebucht werden kann.

Haben Sie noch keinen Lieferanten für die Eidg. Steuerverwaltung erfasst, können Sie auch direkt hier einen neuen Lieferanten inkl. Zahlungsverbindung erfassen. Klicken Sie dazu einfach in das leere Feld für die Lieferantennummer und wählen Sie in der Schnellsuche «Neu»:

Konfigurieren Sie das Konto für die Rundungsdifferenzen und die Lieferantennummer und klicken Sie auf «OK».

In manchen Fällen wir Ihnen nun eine Meldung betreffend Differenzen verbuchen angezeigt:

Klicken Sie auf „Verbuchen“, um die MwSt. auszubuchen.

Es erscheint eine Bestätigungsmeldung:

Klicken Sie auf „Beleg anzeigen“

Die MwSt.-Abrechnung wurde nun erfolgreich als Lieferantenbeleg ausgebucht:

Korrekturabrechnung

Kleinere Korrekturen können ohne Probleme bei der nächsten Abrechnungsperiode miteinbezogen werden. Infoniqa ONE Start macht dies automatisch (siehe dazu Kapitel „Erstellen“). Sollten jedoch grössere Korrekturen notwendig sein, kann eine Korrekturabrechnung erstellt werden. Die Korrekturabrechnung ersetzt eine bestehende, bereits eingereichte Abrechnung. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie eine Korrekturabrechnung erstellen müssen, wenden Sie sich an Ihren Treuhänder.

Nehmen Sie die Korrekturen in der Buchhaltung vor und öffnen Sie die Funktion „MwSt.-Abrechnung“.
Klicken Sie auf „Neu“. Wählen Sie als „Abrechnungstyp“ „Korrekturabrechnung“:

Wählen Sie nun aus, welche Abrechnung Sie korrigieren (ersetzen) wollen:

Klicken Sie auf „Aufbereiten“

Die weiteren Schritte sind gleich wie beim Erstellen einer gewöhnlichen Abrechnung. Der einzige Unterschied ist, dass Sie am Schluss im Schritt 3 keinen Direktdruck auf das Originalformular machen müssen, Sie können über „Drucken“ direkt das komplette Formular ausdrucken und dieses so der Steuerverwaltung versenden:

Die Online-Übermittlung steht natürlich auch zur Verfügung.

Jahresabstimmung

Haben Sie das vierte Quartal bereits eingereicht, müssen dann aber im bereits abgerechneten Jahr noch Änderungen vornehmen, können Sie diese Änderungen direkt aus Infoniqa ONE Start mit dem Formular „Jahresabstimmung“ der Steuerverwaltung melden (Berichtigungsabrechnung nach Art. 72 MWSTG). Die Jahresabstimmung ersetzt im Gegensatz zur Korrekturabrechnung keine Abrechnung, sondern beinhaltet nur die vorgenommenen Korrekturen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie auf der Homepage der Steuerverwaltung: https://www.estv.admin.ch/estv/de/home/mehrwertsteuer/dienstleistungen/formulare-pdf.html

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Jahresabstimmung zu erstellen:

Nehmen Sie die Korrekturen in der Buchhaltung vor und öffnen Sie die Funktion „MwSt.-Abrechnung“.
Klicken Sie auf „Neu“. Wählen Sie als „Abrechnungstyp“ „Jahresabstimmung“