La fenêtre Adresses, qui s'ouvre via la commande de menu "Données de base / Adresse", <Ctrl>+<A> ou en cliquant sur le bouton Nouveau des fenêtres Éditer comptes tiers débiteurs et Éditer comptes tiers créanciers (commandes de menu "Comptabilités auxiliaires / Comptes tiers débiteurs" ou "Comptabilités auxiliaires / Comptes tiers créanciers") permet de gérer (ajout, modification, suppression) les adresses utilisées conjointement par Infoniqa ONE 50 Comptabilité et Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale. Grâce à l'accès partagé aux données, un enregistrement de données d'adresse spécifique n'est jamais publié que pour une seule instance (application ou utilisateur) avec des droits d'écriture (modifications de données). Si une application ou un utilisateur accède à un enregistrement de données déjà ouvert, celui-ci s'affiche donc toujours en lecture seule et une fenêtre en informe l'utilisateur.
À chaque ouverture de la fenêtre Éditer adresses s'ouvre, Infoniqa ONE 50 ouvre la fenêtre Login Collecta permettant d'activer la connexion en ligne à la plate-forme de recouvrement de Collecta. Ce mécanisme de connexion explicite de Collecta à chaque ouverture de la fenêtre Éditer adresses peut être désactivé via l'option Enregistrer le mot de passe de la fenêtre Login Collecta. Si l'option Enregistrer le mot de passe est activée, la connexion en ligne à Collecta s'active automatiquement à l'ouverture de la fenêtre Éditer adresses.
Éléments toujours visibles de la fenêtre des adresses
La fenêtre Adresses est structurée par les deux onglets thématiques Adresse et Contacts.
Onglet Adresse de la fenêtre Éditer adresses
La fenêtre Adresses, qui s'ouvre via la commande de menu "Données de base / Adresse", <Ctrl>+<A> ou en cliquant sur le bouton Nouveau des fenêtres Éditer comptes tiers débiteurs et Éditer comptes tiers créanciers (commandes de menu "Comptabilités auxiliaires / Comptes tiers débiteurs" ou "Comptabilités auxiliaires / Comptes tiers créanciers") permet de gérer (ajout, modification, suppression) les adresses utilisées conjointement par Infoniqa ONE 50 Comptabilité et Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale. Grâce à l'accès partagé aux données, un enregistrement de données d'adresse spécifique n'est jamais publié que pour une seule instance (application ou utilisateur) avec des droits d'écriture (modifications de données). Si une application ou un utilisateur accède à un enregistrement de données déjà ouvert, celui-ci s'affiche donc toujours en lecture seule et une fenêtre en informe l'utilisateur.
À chaque ouverture de la fenêtre Éditer adresses s'ouvre, Infoniqa ONE 50 ouvre la fenêtre Login Collecta permettant d'activer la connexion en ligne à la plate-forme de recouvrement de Collecta. Ce mécanisme de connexion explicite de Collecta à chaque ouverture de la fenêtre Éditer adresses peut être désactivé via l'option Enregistrer le mot de passe de la fenêtre Login Collecta. Si l'option Enregistrer le mot de passe est activée, la connexion en ligne à Collecta s'active automatiquement à l'ouverture de la fenêtre Éditer adresses.
La fenêtre Adresses est structurée par les deux onglets thématiques Adresse et Contacts.
L'onglet Adresse permet de définir et gérer les données de base des comptes tiers débiteurs et créanciers. Les champs individuels et les options mentionnés sont facilement compréhensibles et ne sont expliqués ici que succinctement ou même pas du tout détaillés.
Éléments de l'onglet Adresse de la fenêtre Adresse
|
Élément |
Description |
|---|---|
|
Champs Titre, Intitulé |
double-cliquez sur le champ lorsque la connexion entre Gestion commerciale et le mandat est activée, ou appuyez sur <F5> lorsque le champ est activé pour ouvrir la fenêtre Rechercher titre permettant d'afficher les formules définies dans Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale, de les sélectionner et de les récupérer dans le champ cible |
|
Champs Pays, NPA, Localité |
double-cliquez sur le champ NPA ou appuyez sur <F5> pour ouvrir la fenêtre Rechercher localité permettant d'afficher le répertoire des codes postaux. Après la reprise de la localité recherchée, les valeurs correctes sont entrées dans tous les trois champs |
La partie Options d’impression
Ces options permettent de gérer le format des champs de données d'adresse lors de l'impression de rappels, d'ordres de paiement, d'avis de paiement, etc. L'affichage des adresses étrangères, p. ex. l'impression du code pays, le trait d'union entre le pays et le code postal ou le préfixe du code pays avant le code postal, sont définis dans le champ texte de l'onglet d'options Réglages (commande de menu "Outils / Options") lorsque la valeur de sélection Débiteurs de la boîte à liste déroulante Section est active.
Les données d'options suivantes se réfèrent au statut de l'option active.
Options de la partie Options d’impression de l’onglet Adresse de la fenêtre Adresse
|
Option |
Description |
|---|---|
|
Option Permuter Société et complém. 1 |
Imprime dans la première ligne de l'adresse le complém.1 et dans la deuxième ligne la raison sociale. |
|
Option marqué Personnel/confidentiel |
Imprime une note correspondante dans l'adresse. |
|
Option NPA avec pays |
Imprime le code du pays suivi d’un trait d'union avant le code postal. |
|
Option Écrire pays en entier |
Imprime le nom du pays à la place du code du pays. |
La partie Gestion de débiteurs
Cette zone permet d'effectuer l'enregistrement auprès du prestataire de services de collecte Collecta à partir des références du mandat et d'accéder aux services de Collecta après enregistrement gratuit auprès de Collecta et activation de la connexion à Collecta. Celles-ci sont partiellement gratuites et partiellement payantes.
Éléments de la zone Gestion des comptes débiteurs de l'onglet Adresse (fenêtre Éditer adresses)
|
Élément |
Description |
|---|---|
|
Bouton Extrait RC |
Ce bouton, qui n'est disponible que lorsque la connexion en ligne avec Collecta est activée, lance la préparation et l'envoi d'un extrait de registre du commerce pour l'enregistrement d'adresse actuellement actif. Dans le cas des services payants de Collecta, l'utilisation de ces services doit être confirmée dans une fenêtre d'information affichant le montant des charges |
|
Bouton Contrôle de solvabilité |
Ce bouton, qui n'est disponible que lorsque la connexion en ligne à Collecta est activée, lance la préparation et l'envoi d'un contrôle de solvabilité pour l'enregistrement d'adresse actuellement actif. Dans le cas des services payants de Collecta, l'utilisation de ces services doit être confirmée dans une fenêtre d'information affichant le montant des charges |
|
Bouton Contrôle rapide |
Ce bouton, qui n'est disponible que lorsqu'une connexion en ligne avec Collecta est activée, lance la préparation et l'envoi d'un jeu de données sous forme de matrice de décision de risque pour l'enregistrement de données d'adresse actuellement actif. Dans le cas des services payants de Collecta, l'utilisation de ces services doit être confirmée dans une fenêtre d'information affichant le montant des charges |
|
Bouton Collecta on-line |
Ce bouton, qui n'est disponible que lorsqu'une connexion en ligne à Collecta est activée, lance le navigateur défini par défaut et ouvre la page d'accueil de Collecta CMS Infoniqa ONE 50 comme centre administratif du mandat référencé. Tous les cas en cours et les documents générés y sont notamment disponibles pour une utilisation ou un traitement ultérieur. Les données du mandat référencé y seront également administrées. |
|
Lien Enregistrer maintenant chez Collecta |
Un clic sur ce lien lance l'enregistrement unique et gratuit auprès de Collecta lorsque la connexion Internet est activée. L'enregistrement auprès de Collecta se fait en fonction du mandat. Une fois l'enregistrement terminé avec succès, le lien Enregistrer maintenant chez Collecta pour le mandat référencé ne s'affiche plus. |
Éléments toujours visibles de la fenêtre des adresses
Éléments indépendants de l'onglet de la fenêtre Éditer adresses
|
Élément |
Description |
|---|---|
|
Champ Adresse |
permet d'afficher le numéro de l'adresse active ou de saisir un numéro d'adresse alphanumérique (lettres, chiffres et caractères spéciaux) de 13 chiffres maximum lors de la saisie de nouvelles données. Un numéro d'adresse libre n'est possible que si la connexion à un mandat de gestion commerciale n'a pas été activée dans l'onglet de fenêtre d'options Gestion commerciale (commande de menu "Outils / Options") ; si la connexion est activée, toute saisie manuelle est remplacée par le prochain numéro d'adresse libre du mandat de gestion commerciale référencé. Cliquez sur l'un des deux boutons à droite du champ pour parcourir en avant et en arrière les enregistrements d'adresses existants ; un double-clic dans le champ ouvre la fenêtre Adresse permettant de rechercher, sélectionner et récupérer une adresse existante |
|
Champ Sté/Nom |
permet d'afficher l'identifiant ou le nom de la société à spécifier dans le champ Société/Nom de l'onglet Adresse |
|
Bouton Insérer |
transfère un nouvel enregistrement d'adresse entièrement saisi, dans la fenêtre Éditer comptes tiers débiteurs ou Éditer comptes tiers créanciers, si la fenêtre Éditer adresses, permettant une nouvelle saisie des données d'adresse, est ouverte via le bouton Nouveau à partir d'une des fenêtres mentionnées |
|
Bouton Enregistrer |
enregistre les modifications apportées à un enregistrement d'adresse existant ou les transfère dans la fenêtre Éditer comptes tiers débiteurs ou Éditer comptes tiers créanciers, si la fenêtre Éditer adresses, permettant de récupérer des données d'adresse, est ouverte via le bouton Nouveau, à partir d'une des fenêtres mentionnées |
|
Bouton Supprimer |
cliquez sur ce bouton et acceptez la fenêtre de confirmation pour supprimer définitivement l'enregistrement de l'adresse actuelle. Une adresse déjà reprise dans un compte tiers (débiteurs ou créanciers) ne peut pas être effacée, ou alors uniquement après la suppression du compte tiers correspondant |
|
Bouton Fermer |
Cliquez sur ce bouton pour fermer la fenêtre Éditer adresses |
Onglet Contacts de la fenêtre Éditer adresses
La fenêtre Adresses, qui s'ouvre via la commande de menu "Données de base / Adresse", <Ctrl>+<A> ou en cliquant sur le bouton Nouveau des fenêtres Éditer comptes tiers débiteurs et Éditer comptes tiers créanciers (commandes de menu "Comptabilités auxiliaires / Comptes tiers débiteurs" ou "Comptabilités auxiliaires / Comptes tiers créanciers") permet de gérer (ajout, modification, suppression) les adresses utilisées conjointement par Infoniqa ONE 50 Comptabilité et Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale. Grâce à l'accès partagé aux données, un enregistrement de données d'adresse spécifique n'est jamais publié que pour une seule instance (application ou utilisateur) avec des droits d'écriture (modifications de données). Si une application ou un utilisateur accède à un enregistrement de données déjà ouvert, celui-ci s'affiche donc toujours en lecture seule et une fenêtre en informe l'utilisateur.
À chaque ouverture de la fenêtre Éditer adresses s'ouvre, Infoniqa ONE 50 ouvre la fenêtre Login Collecta permettant d'activer la connexion en ligne à la plate-forme de recouvrement de Collecta. Ce mécanisme de connexion explicite de Collecta à chaque ouverture de la fenêtre Éditer adresses peut être désactivé via l'option Enregistrer le mot de passe de la fenêtre Login Collecta. Si l'option Enregistrer le mot de passe est activée, la connexion en ligne à Collecta s'active automatiquement à l'ouverture de la fenêtre Éditer adresses.
La fenêtre Adresses est structurée par les deux onglets thématiques Adresse et Contacts.
L'onglet Contacts permet de définir des contacts spécifiques aux adresses de type Contact de l'entreprise, Contact du client et Contact du fournisseur. Vous pouvez spécifier un nombre illimité de contacts, mais un seul type contact standard à la fois. Les champs sont facilement compréhensibles et ne sont expliqués ici que succinctement ou même pas du tout détaillés
Éléments de l'onglet Contacts de la fenêtre des adresses
|
Élément |
Description |
|---|---|
|
Table Contacts |
affiche en lecture seule la valeur d'option du type de contact par défaut, le nom, prénom et le type de contact attribué aux contacts définis de l'enregistrement d'adresse actif |
|
Bouton Insérer |
Génère un nouvel enregistrement de contact d'adresse vide pour la saisie de données La saisie des données d'entreprise des personnes de contact se fait dans les champs de gauche de la fenêtre, tandis que celle des données privées se fait dans le sous-onglet Privé. |
|
Bouton Supprimer |
cliquez sur ce bouton et acceptez l'invite de confirmation qui suit pour supprimer définitivement l'enregistrement de contact actuellement actif |
Sous-onglet Société
Ce sous-onglet récupère les données générales de contact de l'entreprise, définies dans l'onglet Adresse. Celles-ci peuvent être adaptées individuellement pour chaque personne de contact définie (p. ex. adresse Mail, numéro de téléphone et de fax).
Sous-onglet Privé
Enfin, le sous-onglet Privé permet de saisir les données privées d'adresse et de contact pour chaque personne de contact définie.
Éléments toujours visibles de la fenêtre des adresses
Éléments indépendants de l'onglet de la fenêtre Éditer adresses
|
Élément |
Description |
|---|---|
|
Champ Adresse |
permet d'afficher le numéro de l'adresse active ou de saisir un numéro d'adresse alphanumérique (lettres, chiffres et caractères spéciaux) de 13 chiffres maximum lors de la saisie de nouvelles données. Un numéro d'adresse libre n'est possible que si la connexion à un mandat de gestion commerciale n'a pas été activée dans l'onglet de fenêtre d'options Gestion commerciale (commande de menu "Outils / Options") ; si la connexion est activée, toute saisie manuelle est remplacée par le prochain numéro d'adresse libre du mandat de gestion commerciale référencé. Cliquez sur l'un des deux boutons à droite du champ pour parcourir en avant et en arrière les enregistrements d'adresses existants ; un double-clic dans le champ ouvre la fenêtre Adresse permettant de rechercher, sélectionner et récupérer une adresse existante |
|
Champ Sté/Nom |
permet d'afficher l'identifiant ou le nom de la société à spécifier dans le champ Société/Nom de l'onglet Adresse |
|
Bouton Insérer |
transfère un nouvel enregistrement d'adresse entièrement saisi, dans la fenêtre Éditer comptes tiers débiteurs ou Éditer comptes tiers créanciers, si la fenêtre Éditer adresses, permettant une nouvelle saisie des données d'adresse, est ouverte via le bouton Nouveau à partir d'une des fenêtres mentionnées |
|
Bouton Enregistrer |
enregistre les modifications apportées à un enregistrement d'adresse existant ou les transfère dans la fenêtre Éditer comptes tiers débiteurs ou Éditer comptes tiers créanciers, si la fenêtre Éditer adresses, permettant de récupérer des données d'adresse, est ouverte via le bouton Nouveau, à partir d'une des fenêtres mentionnées |
|
Bouton Supprimer |
cliquez sur ce bouton et acceptez la fenêtre de confirmation pour supprimer définitivement l'enregistrement de l'adresse actuelle. Une adresse déjà reprise dans un compte tiers (débiteurs ou créanciers) ne peut pas être effacée, ou alors uniquement après la suppression du compte tiers correspondant |
|
Bouton Fermer |
Cliquez sur ce bouton pour fermer la fenêtre Éditer adresses |
Fenêtre Rechercher adresse
La fenêtre Rechercher adresse, permettant de rechercher une adresse dans la base de données d'adresses de Collecta, s'ouvre en cliquant sur le bouton Rechercher adresse de la fenêtre Éditer adresses. Ce bouton n'est disponible que si un numéro d'adresse existant ou nouveau, correct et valide, a été spécifié ou sélectionné dans le champ Adresse de la fenêtre Éditer adresses et si la connexion à Collecta-Online a été activée.
Éléments de la fenêtre Recherche d'adresses
|
Élément |
Description |
|---|---|
|
Boîte à liste déroulante Forme juridique |
pour que la recherche d'adresse aboutisse, il faut sélectionner une valeur de sélection (présumée) applicable dans ce champ. Pour lancer la recherche d'adresse, cliquez sur le bouton Rechercher, puis cliquez sur Nouvelle recherche pour remettre à zéro (vide) la valeur de tous les champs |
|
Champs Nom, Prénom |
permet de saisir un nom complet de personne ou de raison sociale. Si Privé est sélectionné dans la boîte à liste déroulante Forme juridique, il faut saisir au moins le premier caractère du prénom correct dans le champ Prénom pour que la recherche aboutisse. Pour que la recherche aboutisse, il faut saisir une valeur valide dans le champ du nom. Une recherche avec des spécifications, p. ex. uniquement dans les champs d'adresse suivants n'aboutira pas. Pour lancer la recherche d'adresse, cliquez sur le bouton Rechercher, puis cliquez sur Nouvelle recherche pour remettre à zéro (vide) la valeur de tous les champs |
|
Champs Rue, Numéro |
permet de saisir éventuellement l'adresse de domicile correcte pour le nom indiqué. Les deux champs d'adresse ne constituent pas des critères de recherche indépendants. Sans nom(s), la recherche d'adresse n'aboutit pas. Pour lancer la recherche d'adresse, cliquez sur le bouton Rechercher, puis cliquez sur Nouvelle recherche pour remettre à zéro (vide) la valeur de tous les champs |
|
Champs NPA, Localité |
permet de saisir éventuellement le lieu de domicile correct pour le nom indiqué. Les deux champs de localisation ne constituent pas des critères de recherche indépendants. Sans nom(s), la recherche d'adresse n'aboutit pas. Pour lancer la recherche d'adresse, cliquez sur le bouton Rechercher, puis cliquez sur Nouvelle recherche pour remettre à zéro (vide) la valeur de tous les champs |
|
Tableau des adresses |
Pour l'affichage des adresses trouvées correspondantes aux critères de recherche indiqués dans les champs précédents. Cliquez sur le bouton "Sélectionner" et acceptez l'invite de confirmation pour récupérer l'enregistrement activé (sélectionné) dans le tableau (onglet Adresse de la fenêtre Éditer adresses). Si un enregistrement d'adresse valide est activé, la valeur des champs correspondants est remplacée. Cette action est irréversible et ne peut être annulée ! |
|
Bouton Nouvelle recherche |
Cliquez sur ce bouton pour réinitialiser la valeur de tous les champs précédents (vide) |
|
Bouton Rechercher |
Cliquez sur ce bouton pour lancer la recherche d'adresse selon les critères de recherche spécifiés dans les champs précédents |
|
Bouton Sélectionner |
Cliquez sur le bouton Sélectionner et acceptez l'invite de confirmation qui s'est alors ouverte, pour récupérer l'enregistrement d'adresse activé (sélectionné) dans le tableau, dans l'onglet Adresse de la fenêtre Éditer adresses. Si un enregistrement d'adresse valide est activé, la valeur des champs correspondants est remplacée. Cette action est irréversible et ne peut être annulée ! |
|
Bouton Fermer |
Cliquez sur ce bouton pour fermer la fenêtre Rechercher adresse |