Modèles d'écriture
La fenêtre Modèles d'écriture, qui s'ouvre via la commande de menu "Éditer / Modèles / Modèles d'écriture" ou en cliquant sur le bouton F5 de la fenêtre "Éditer pièce", affiche les identifiants des modèles d'écriture définis ; les boutons décrits ci-après permettent d'éditer ou de supprimer les modèles d'écriture définis, et de créer de nouveaux modèles d'écriture.
Éléments de commande de la fenêtre Modèles d'écriture
Élément de commande |
Description |
---|---|
Tableau des modèles d'écriture |
affiche des modèles d'écriture existants définis avec les colonnes Code, Description et Montant. Si vous ouvrez la fenêtre Modèles d'écriture via le bouton F5 de la fenêtre Éditer pièce, seuls les modèles d'écriture du mode d'écriture activé dans la fenêtre Éditer pièce apparaissent dans le tableau |
Bouton Appliquer |
ce bouton n'est actif que si vous ouvrez la fenêtre Modèles d'écriture via le bouton F5 dans la fenêtre Éditer pièce. Cliquez sur le bouton ou double-cliquez sur un modèle d'écriture activé (sélectionné) dans le tableau des modèles d'écriture pour le récupérer dans la fenêtre Éditer pièce comme base modifiable de nouvelle écriture |
Bouton Insérer |
Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la fenêtre Modèles d'écriture, permettant de définir un nouveau modèle d'écriture |
Bouton Modifier |
Cliquez sur le bouton ou double-cliquez sur une ligne du tableau des modèles d'écriture pour ouvrir la fenêtre des modèles d'écriture permettant de modifier le modèle d'écriture activé (sélectionné) dans le tableau des modèles d'écriture |
Bouton Supprimer |
Cliquez sur ce bouton pour supprimer immédiatement et définitivement le modèle d'écriture sélectionné dans le tableau des modèles d'écriture, sans fenêtre de confirmation ou d'avertissement |
Bouton Fermer |
Un clic sur le bouton ferme la fenêtre Modèles d'écriture. |
Option Standard |
activée, cette option permet d'afficher dans le tableau des modèles d'écriture, tous les modèles d'écriture définis sans attribution |
Option Attribution |
si vous activez cette option, tous les modèles d'écriture définis avec des attributions s'affichent dans le tableau des modèles d'écriture |
Créer un modèle d'écriture depuis une écriture
Une écriture peut également elle-même servir de base pour un modèle d'écriture. Ouvrez l'écriture à partir de laquelle vous voulez créer un modèle. Avec un clic de souris droite, un menu contextuel s'ouvre depuis lequel vous pouvez sélectionner la commande Comme modèle. La fenêtre Modèles d'écritures s'ouvre alors et vous pouvez maintenant saisir un code ainsi qu'un libellé. Enregistrez le nouveau modèle d'écriture créé avec le bouton OK.
La fenêtre Modèle d'écriture
La fenêtre Modèles d'écriture, qui s'ouvre en cliquant sur les boutons Insérer ou Modifier de la fenêtre Modèles d'écriture (ouverte via la commande de menu "Éditer / Modèles / Modèles d'écriture"), permet de créer des nouveaux modèles d'écriture selon les modes d'écriture Écriture simple CG, Écriture multiple CG, Facture créanciers et Facture débiteurs, ou d'éditer des modèles d'écriture existants.
Pour utiliser les modèles d'écriture, activez la fenêtre Modèles d'écriture dans la fenêtre Éditer pièce via le bouton F5, sélectionnez le modèle d'écriture souhaité, puis cliquez sur le bouton Reprendre pour le charger dans la fenêtre Éditer pièce pour une édition spécifique à l'écriture.
Vous pouvez également créer de nouveaux modèles d'écriture directement à partir d'une écriture saisie, en utilisant la commande de menu contextuel Éditer pièce comme modèle dans la fenêtre Éditer pièce
Quel que soit le type (mode d'écriture) du modèle d'écriture à créer ou à modifier, les éléments de définition suivants sont disponibles en haut de la fenêtre Modèle d'écriture :
Éléments de définition indépendants du type de modèle d'écriture et du mode d'écriture dans la zone d'en-tête de la fenêtre Modèle d'écriture
Élément de définition |
Description |
---|---|
Bouton-radio Écriture simple CG |
cochez ce bouton-radio, puis spécifiez un code et un identifiant de modèle d'écriture pour activer les mêmes éléments de définition, ainsi que d'autre éléments de définition décrits ci-après, en bas de la fenêtre, que ceux proposés dans la fenêtre Éditer pièce, lorsque le mode d'écriture Écriture simple CG est activé, pour définir un modèle d'écriture de type Écriture simple CG |
Bouton-radio Écriture multiple CG |
cochez ce bouton-radio, puis spécifiez un code et un identifiant de modèle d'écriture pour activer les mêmes éléments de définition, ainsi que d'autre éléments de définition décrits ci-après, en bas de la fenêtre, que ceux proposés dans la fenêtre Éditer pièce, lorsque le mode d'écriture Écriture multiple CG est activé, pour définir un modèle d'écriture de type Écriture multiple CG |
Bouton-radio Facture Créanciers |
cochez ce bouton-radio, puis spécifiez un code et un identifiant de modèle d'écriture pour activer les mêmes éléments de définition, ainsi que d'autre éléments de définition décrits ci-après, en bas de la fenêtre, que ceux proposés dans la fenêtre Éditer pièce, lorsque le mode d'écriture Facture Créanciers est activé, pour définir un modèle d'écriture de type Facture Créanciers |
Bouton-radio Factures débiteurs |
cochez ce bouton-radio, puis spécifiez un code et un identifiant de modèle d'écriture pour activer les mêmes éléments de définition, ainsi que d'autre éléments de définition décrits ci-après, en bas de la fenêtre, que ceux proposés dans la fenêtre Éditer pièce, lorsque le mode d'écriture Factures débiteurs est activé, pour définir un modèle d'écriture de type Factures débiteurs |
Champ de saisie et d'affichage Code |
permet de saisir et d'afficher un code alphanumérique de 5 caractères maximum pour le modèle d'écriture actuel Le code défini apparaît dans le champ de colonne du tableau du même nom dans la fenêtre Modèles d'écriture |
Champ de saisie et d'information Description |
permet de saisir et d'afficher un identifiant libre pour le modèle d'écriture actuel. L'identifiant défini apparaît dans le champ de colonne du tableau portant le même nom dans la fenêtre Modèles d'écriture |
Bouton Insérer |
cliquer sur ce bouton, qui n'est visible que lorsque le bouton-radio et le type de modèle d'écriture Écriture simple CG sont activés, enregistre les définitions du modèle d'écriture spécifiées dans la zone de fenêtre inférieure et ferme la fenêtre Modèle d'écriture. L'option Enregistrer doit être activée en même temps, sinon, Infoniqa ONE 50 Comptabilité affiche une fenêtre d'avertissement |
Bouton Ajouter |
bouton permettant d'enregistrer les définitions des modèles d'écriture saisies en bas de la fenêtre, qui apparaît lorsque tous les boutons-radio sont cochés, à l'exception de Écriture simple CG L'option Enregistrer doit être activée pour le type de modèle d'écriture Écriture multiple CG afin d'enregistrer les définitions de la fenêtre Modèle d'écriture, de fermer la fenêtre en cliquant sur Ajouter et d'ajouter le modèle d'écriture nouvellement créé à la fenêtre de sélection des modèles d'écriture. Si l'option Enregistrer n'est pas activée, Infoniqa ONE 50 Comptabilité affiche une fenêtre d'avertissement après avoir cliqué sur Ajouter. Pour les modèles d'écriture de type Factures Créanciers et Factures Débiteurs, l'enregistrement des définitions doit être effectué séparément pour chaque onglet. Dans l'onglet Document, l'option Enregistrer doit être activée pour que les définitions de l'onglet puissent être enregistrées et que la fenêtre Modèle d'écriture se ferme en cliquant sur Ajouter. Le modèle d'écriture nouvellement créé peut ainsi être ajouté à la fenêtre de sélection des modèles d'écriture. Si l'option Enregistrer n'est pas activée, Infoniqa ONE 50 Comptabilité affiche une fenêtre d'avertissement après avoir cliqué sur Ajouter. Si l'option Saisie des types d'écriture Écriture multiple CG, Factures Créanciers et Factures Débiteurs est activée, il suffit de cliquer sur Ajouter pour que l'entrée correcte soit insérée dans le tableau d'es écritures, dans la dernière section de la fenêtre Modèle d'écriture et que tous les champs d'écriture soit remis à zéro (vides) |
Bouton Modifier |
Ce bouton est activé à la place du bouton Ajouter pour les types de modèle d'écriture Écriture multiple CG, Factures Créanciers et Factures Débiteurs, si une écriture a été activée par un dans le tableau des écritures et chargée pour modifier des champs de définition. Modifiez les champs de définition et cliquez sur Modifier (avec l'option Enregistrer activée), pour récupérer les modifications dans le tableau des écritures : les champs de définition sont alors remis à zéro (vides) et l'affichage du bouton standard Ajouter est à nouveau activé |
Bouton Supprimer |
Cliquez sur le bouton pour supprimer le code et l'identifiant du modèle d'écriture actuellement actif |
Bouton Fermer |
Un clic sur le bouton ferme la fenêtre Modèle d'écriture. Dans le cas de modifications non enregistrées, une fenêtre de mesInfoniqa ONE s'affiche pour accepter ou annuler les modifications. Après modification des définitions, la fenêtre du modèle d'écriture ne peut être fermée qu'en activant l'option Enregistrer |
Éléments de définition complémentaires de la fenêtre Modèle d'écriture
Les éléments de définition décrits ci-après n'existent que dans la fenêtre Modèle d'écriture, mais pas dans la fenêtre Éditer pièce
Éléments de définition complémentaires de la fenêtre Modèle d'écriture
Élément de définition |
Description |
---|---|
Boîte à liste déroulante Atteindre champ |
permet de sélectionner l'élément de commande avec la cible de saisie active lors de l'utilisation du modèle d'écriture correspondant pour la saisie de documents dans la fenêtre Éditer pièce. Vous pouvez choisir parmi tous les éléments de définition de la fenêtre Modèle d'écriture ou tous les éléments de définition de l'onglet actif pour les types de modèle d'écriture Factures Créanciers et Factures Débiteurs |
Option Enregistrer |
activez cette option pour enregistrer ou annuler les modifications dans la fenêtre Modèle d'écriture en cliquant sur les boutons Insérer, Ajouter ou Fermer, et refermer la fenêtre Modèle d'écriture. Pour les types de modèles d'écriture Factures Créanciers et Factures Débiteurs, l'option Enregistrer n'est pas proposée dans les onglets PO/CT et Banque ; les modifications spécifiques à l'onglet y sont enregistrées en cliquant sur le bouton Ajouter, et la fenêtre Modèle d'écriture se ferme en activant l'onglet Pièce |
Option Saisie |
cette option, qui n'est disponible que pour les types d'écriture Écriture multiple CG, ainsi que Factures Créanciers et Factures Débiteurs (onglet Pièce), reste en lecture seule jusqu'à ce qu'une écriture correcte avec des détails de compte CG valides et un montant (qui peut également être 0,00) soit définie. Si cette option est activée, vous pouvez insérer l'écriture saisie dans le tableau des écritures, dans la dernière section de la fenêtre Modèle d'écriture, en cliquant sur le bouton Ajouter ; tous les champs d'écriture sont alors remis à zéro (vide) |
Commandes des modèles d'écriture
Commandes de définition des écritures dans les modèles d'écritures
Commande |
Argument |
---|---|
GRP |
Code groupe |
NRK |
Plage (domaine) de numérotation |
BLGNR |
Numéro de pièce |
DATE |
Date partielle, telle que "12" = mois actuel, "12.-1/+1" = mois précédent ou suivant |
D |
Compte de débit (D) |
C |
Compte de crédit (C) |
SST |
Code TVA du compte de débit |
HST |
Code TVA du compte de crédit |
BETRAG |
Montant de l'écriture |
KURS |
Cours d'un compte en devises étrangères |
FBETRAG |
Montant en devises étrangères |
KST |
Centre de charges (CdC) |
CODE |
Champ de code |
BUCHEN |
Saisit une écriture (partielle) faisant partie de l'écriture multiple |
SPEICHERN |
Enregistre la pièce (Enregistrer) |
FOKUS |
Place la cible de saisie dans le champ spécifié. Tous les champs sont possibles, sauf les codes TVA |
Caractères de remplacement
Lorsque vous définissez des libellés automatiques dans les modèles d'écritures, vous pouvez utiliser les jokers (caractères génériques) suivants :
$1 |
Exercice comptable à quatre chiffres, selon l'exercice CG |
$2 |
Exercice comptable à deux chiffres, selon l'exercice CG |
$3 |
Exercice comptable à quatre chiffres, selon l'exercice CG |
$4 |
Exercice comptable à deux chiffres, selon l'exercice CG |
$5 |
Mois précédent sous forme de nombre à deux chiffres selon la date de valeur |
$6 |
Mois précédent sous forme de texte long (janvier) |
$7 |
Mois précédent sous forme de texte court (JAN) |
$8 |
Mois sous forme de nombre à deux chiffres selon la date de valeur |
$9 |
Mois sous forme de texte long (janvier) |
$10 |
Mois sous forme de texte court (JAN) |
$11 |
Mois suivant sous forme de nombre à deux chiffres selon la date de valeur |
$12 |
Mois suivant sous forme de texte long (janvier) |
$13 |
Mois suivant sous forme de texte court (JAN) |
$14 |
Mois/exercice précédent au format MM/AAAA |
$15 |
Mois/exercice précédent au format MMM/AAAA |
$16 |
Mois/exercice au format MM/AAAA |
$17 |
Mois/exercice au format MMM/AAAAA |
$18 |
Mois/exercice suivant au format MM/AAAA |
$19 |
Mois/exercice suivant au format MMM/AAAA |
Méthodes de saisie d'écritures
Les méthodes de saisie permettent de prédéfinir et d'appliquer des répartitions sur les centres de charges, les objets de coûts ou les projets pendant la saisie. Cela garantit la cohérence de la comptabilisation des affaires spécifiques et simplifie le processus de saisie dans le cadre des centres de charges ou objets de coûts. Au lieu du numéro de compte, du centre de charges ou de l'objet de coûts, vous devez saisir le code méthode dans le champ correspondant de la fenêtre de saisie.
Une méthode de saisie d'écritures peut déjà être associée à un compte sous forme de norme, de sorte qu'elle est toujours utilisée si aucune autre attribution de centre de charges, d'objet de coûts ou de méthode n'a été effectuée dans une écriture.
La répartition peut être définie comme un pourcentage (%), une part, un montant fixe (CHF) ou un montant résiduel. Avec les priorités (0=par défaut, maximum 99 priorités) et le grand nombre de combinaisons possibles qui y sont associées, pratiquement tous les plan / variantes de répartition peuvent être représentés.
Les méthodes de saisie d'écritures ainsi créées ne sont disponibles qu'en comptabilité générale et ne peuvent pas être utilisées en comptabilité analytique. Si elles sont disponibles, les méthodes correspondantes peuvent être créées dans Infoniqa ONE Comptabilité analytique, pour être alors utilisée à la fois dans la comptabilité analytique et dans la comptabilité générale. Une méthode de comptabilisation créée dans Sage Comptabilité analytique et transférée à Infoniqa ONE 50 Comptabilité ne peut pas être modifiée dans la Comptabilité (marquée comme "méthode de saisie d'écritures externe").
Créer/éditer une méthode
La commande de menu "Éditer / Modèles / Méthodes de saisie d'écritures" ouvre la fenêtre Éditer méthodes de saisie d'écriture, permettant de définir et modifier les méthodes de saisie d'écriture.
Éléments de définition complémentaires de la fenêtre Modèle d'écriture
Élément de définition |
Description |
---|---|
Champ de saisie et de sélection Code |
le code alphanumérique de la méthode peut se composer de 12 caractères. Saisissez ici le code de la nouvelle méthode ou sélectionnez la méthode à éditer. Le champ dispose également d'une fonction de recherche : <F5> ou double-cliquez sur le champ pour ouvrir la liste des méthodes de la fenêtre Comptes et méthodes. Utilisez les boutons de navigation, à droite du champ ou la touche vers le haut ou vers leou bas du clavier pour faire défiler les comptes |
Champ Description |
la description de la méthode peut comporter jusqu'à 60 caractères. Confirmez votre définition avec le bouton Insérer |
Champ d'information Référence |
champ d'affichage en lecture seule indiquant l'auteur de la dernière modification de la méthode de saisie d'écritures Si la modification est effectuée directement par un utilisateur, son nom apparaît dans le champ. Si l'édition provient d'une autre source, ce champ affiche l'un des codes système suivants : dm (modification via le gestionnaire de données), sync (modification via un outil de synchronisation), beam (modification via chargement avec l'automate Beam), adm (modification via importation de l'administrateur), sok (modification via l'interface SOK), sys (toutes les autres modifications). La date et l'heure du changement s'affichent après le code |
Créer/éditer la liste de répartition
Vous pouvez alors attribuer une répartition à la méthode. Appuyez sur le bouton Nouveau pour créer un nouveau code de répartition ou sélectionnez une ligne dans le champ Liste de répartition, puis appuyez sur Éditer pour éditer un code de répartition existant dans la fenêtre Éditer la répartition. Vous disposez des options suivantes pour définir les codes de répartition :
Éléments de définition de la fenêtre Éditer la répartition
Élément de définition |
Description |
||||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Champ de sélection CdC/OC |
contient une liste des centres de charges / objets de coûts définis dans le plan comptable ou Éditer CdC/OC. Sélectionnez le centre de charges ou l'objet de coûts sur lequel une partie du montant à répartir doit être imputée. Champ avec fonction de recherche : <F5> ou double-cliquez dans le champ pour ouvrir la liste des objets de coûts de la fenêtre CdC/OC. Utilisez les boutons de navigation à droite du champ ou les touches vers le haut / vers le bas du clavier pour faire défiler la liste des objets de coûts |
||||||||
Champ de saisie Part |
permet de définir le montant de la part par rapport à l'objet de coût ou au centre de charges sélectionné |
||||||||
Boîte à liste déroulante Type |
dans cette liste déroulante, sélectionnez la fonction selon laquelle la répartition doit être effectuée. Selon le réglage, la valeur saisie dans la répartition est sous forme de pourcentage, montant fixe, facteur, etc :
|
||||||||
Champ de saisie Priorité |
la priorité détermine le montant servant de base au calcul du pourcentage à répartir sur le centre de charges/objet de coûts : 1 : La base de calcul est le montant de l'écriture 2 : La base de calcul est le montant de l'écriture moins les montants calculés à partir de la priorité 1 3 : La base de calcul est le montant de l'écriture moins les montants calculés avec les priorités 1 et 2 3 : etc. |
L'onglet Options de la fenêtre Réglages, section Divers, code 70 vous permet de définir si la répartition d'une méthode doit être appliquée ou non lors de l'enregistrement de la pièce. Si cette fonction est activée, le montant est réparti entre les centres de charges/objets de coûts selon la liste de répartition lors de l'enregistrement. Cela présente l'avantage que les montants proportionnels apparaissent dans les états des centres de charges. Si vous utilisez des méthodes de saisie d'écritures dans le cadre de Infoniqa ONE Comptabilité analytique est utilisée, cette option doit être désactivée, car la ventilation est effectuée dans la comptabilité analytique, ce qui garantit que la ventilation est correcte même si la répartition est modifiée par la suite.
L'onglet Réglages, Section Divers, code 33 de la fenêtre d'options, vous permet de également définir si le libellé de l'écriture CdC/OC généré par la méthode de saisie d'écriture est créé automatiquement (pourcentage et abréviation de la méthode de comptabilisation) ou si le libellé de l'écriture d'origine doit être récupéré.