Vous pouvez affecter chaque écriture à un groupe de documents, en spécifiant un code dans le champ Groupe lors de la saisie de l'écriture. Toutes les écritures identifiées avec le même code forment un groupe de pièce qui peut être séparément contrôlé et exploité.
Supposons que vous vouliez voir toutes les écritures liées aux préparatifs d'un salon professionnel parce que vous voulez savoir si le service marketing a respecté le budget de publicité. Pour ce faire, enregistrez le code S, p. ex., dans le champ Groupe pour toutes les dépenses liées au salon et créez un filtre contenant ce code, dans le champ Grp de pièces de l'onglet Texte (fenêtre Filtre de recherche - Filtre temporaire). Sélectionnez ensuite la commande de menu "Éditer / Rechercher écritures" et utilisez le bouton de commande de fenêtre Filtre pour appeler le filtre des écritures de salons. Seules les pièces affectées au groupe de pièces S s'affichent alors dans la liste des écritures.
Un filtre pourrait également prendre en compte plusieurs groupes de pièces. Saisissez les codes, séparés par des virgules, dans le champ Groupe de pièces de l'onglet Texte de la fenêtre Filtre de recherche - Filtre temporaire. Si l'option Exclusive est activée, les groupes de pièces spécifiées sont exclues du filtre.
La fenêtre Filtre de recherche - Filtre temporaire, qui s'ouvre via la commande de menu "Outils / Groupe de pièces" ou <Ctrl>+<Q>, vous permet de regrouper ultérieurement n'importe quel jeu d'écritures dans un groupe de pièces. Les onglets de la fenêtre vous permettent de définir les écritures à sélectionner, p. ex., toutes les écritures du mois de janvier qui ont été passées sur les comptes 4800 à 4900 et dont le montant dépasse 1000 francs. Confirmez les spécifications de définition du filtre avec le bouton de commande de fenêtre OK, pour ouvrir la fenêtre Attribuer code au groupe, vous permettant de spécifier le code de groupe souhaité :
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Champ de saisie Attribuer un code aux groupes |
permet de spécifier un code du groupe de pièces sous forme de caractère alphanumérique |
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Bouton Filtre |
ferme la fenêtre et revient à la fenêtre Filtre de recherche - Filtre temporaire pour spécifier les critères auxquels doivent répondre les écritures du groupe de pièces |
Le code apparaît ensuite dans le champ Groupe, dans toutes les écritures répondant aux critères de filtrage.