Bouclement d'exercice financier SQL
Changement d'exercice SQL
Procédure de changement d'exercice SQL
Situation initiale
Vous voulez ouvrir un nouvel exercice.
Décidez vous-même de la date d'ouverture du nouvel exercice.
Procédure
Dans le module Comptabilité, ouvrez le menu "Outils" et sélectionnez la fonction "Changement d'exercice". L’assistant s'ouvre.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
Une fenêtre s'ouvre dans laquelle le chemin d'accès du nouveau mandat est déjà proposé. Le chemin d'accès proposé ainsi que le nom du mandat peuvent être modifiés à tout moment en cliquant sur "...". Il peut s'avérer utile d'insérer l'année d'exercice dans la désignation.
Cliquez sur "Suivant".
Dans la fenêtre suivante, vous avez la possibilité de créer une sauvegarde pour les mandats SQL. Si vous ne voulez pas créer de sauvegarde, décochez la case
"Exécuter sauvegarde de données".
Cliquez sur "Suivant".
La fenêtre "Reprendre soldes de comptes", vous permet de définir les valeurs qui seront utilisées comme solde d'ouverture et solde de l'exercice précédent, pour les comptes de bilan, comptes de résultats et comptes auxiliaires (c.-à-d. les centres de charges). Pour le cas standard, les choix de copies sont déjà réglés correctement.
Le solde actuel des comptes de l'exercice précédent est repris comme solde d'ouverture des comptes de bilan. Les comptes de résultats et les comptes auxiliaires commencent à zéro. Pour tous les comptes, les soldes du mandat actuel sont utilisés comme valeurs de l'exercice précédent.
Cliquez sur "Suivant".
La fenêtre suivante vous permet de récupérer les données budgétaires.
Cliquez sur "Suivant".
La fenêtre "Report Gain/Perte" vous permet de faire reporter automatiquement les gains ou les pertes en saisissant un compte approprié. Le résultat actuel s'ajoute automatiquement au report de solde du compte spécifié.
Cliquez sur "Suivant".
La fenêtre "Domaines de numérotation" vous permet de définir si vous voulez réinitialiser les domaines de numérotation ou les laisser continuer.
Cliquez sur "Suivant".
La fenêtre "Valeurs de départ des comptabilités auxiliaires" vous permet de déterminer la valeur de départ applicable au PO et au N° CT.au cours de la nouvelle année.
Si c'est le cas, laissez les cases cochées par défaut. Les numéros de la zone PO augmenteront alors de 1000 valeurs dans le nouvel exercice par rapport aux dernières valeurs dans l’exercice précédent. Dans la zone CT, les valeurs augmenteront de 100 valeurs. Vous évitez ainsi que, dans l'ancien et le nouvel exercice, des écritures ne soient comptabilisées sur le même numéro de PO, mais sur différents comptes tiers, et ne seront alors pas reportées lors de la reprise de solde.
Cliquez sur "Suivant".
Dans la fenêtre "Réglages du grand-livre", vous pouvez cliquer sur "Suivant".
Si la case "Ne pas reprendre dans l'exercice suivant" est cochée pour un compte, l'écran se présente différemment au changement d'exercice à l'étape 9 "Réglages du grand-livre" :
La zone inférieure affiche tous les comptes ayant la case ci-dessus cochée. Vous pouvez contrôler la manière dont ces comptes sont traités lors du changement d'exercice.
La fenêtre "Réglages des comptabilités auxiliaires" vous permet de procéder à divers réglages pour les comptabilités auxiliaires. Nous vous recommandons ici de laisser les deux cases cochées.
Cliquez sur "Suivant".
La dernière fenêtre "Démarrer" vous présente à nouveau un résumé des points configurés précédemment, sous forme de journal.
Cliquez sur Démarrer pour exécuter le changement d'exercice.
Changement d'exercice inactif
Si chez vous la fonctionnalité "Changement d'exercice" est inactive – et que vous n'avez pas encore effectué de changement d'exercice - procédez comme suit :
Ouvrez les options sous Outils, et allez dans l'onglet Mandats. Ensuite, supprimez le mandat dans le champ Proch. Exercice, en cliquant sur le bouton X qui se trouve tout à droite du champ. Confirmez le message qui apparaît en cliquant sur Oui et quittez à nouveau les options.
Report de solde SQL
Procédure de report de solde SQL
Situation initiale
Vous avez déjà ouvert le nouvel exercice. Mais vous avez encore comptabilisé dans l'ancien exercice et voudriez maintenant reprendre les soldes actuels dans la nouvelle année. Vous devez pour cela effectuer le report des soldes. Vous pouvez l'exécuter plusieurs fois, mais au plus tard après le bouclement définitif de l'ancien exercice.
Procédure
Ouvrez le menu "Outils" et sélectionnez la fonctionnalité "Report de solde". L’assistant s'ouvre.
Cliquez sur "Suivant" :
L'étape 2 "Mandats" s'ouvre.
Elle affiche le répertoire du mandat de l'année en cours et de l'année précédente. Si le chemin d'accès de l'exercice précédent n'est pas correct, celui-ci peut être redéfini à l'aide du bouton avec trois points, situé à droite.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
La 3ème étape "Sauvegarde des données" génère une sauvegarde des données du mandat dans le répertoire de destination spécifié. Le répertoire de destination peut être modifié.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
La fenêtre "Reprendre soldes de comptes", vous permet de définir la valeur à utiliser comme solde d'ouverture et solde de l'exercice précédent, pour les comptes de bilan, comptes de résultats et comptes auxiliaires. Pour le cas standard, les choix de copies sont déjà réglés correctement.
Le solde actuel des comptes de l'exercice précédent est repris comme solde d'ouverture des comptes de bilan. Les comptes de résultats et les comptes auxiliaires commencent à zéro. Pour tous les comptes, les soldes du mandat actuel sont utilisés comme valeurs de l'exercice précédent.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
La fenêtre suivante vous permet de récupérer les données budgétaires. Nous vous recommandons d'accepter les réglages déjà proposés.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
La fenêtre report "Report Gain/Perte" vous permet de spécifier le compte Gain/Perte pour la comptabilisation automatique du gain ou de la perte. Vous pouvez ici reporter automatiquement le bénéfice, ou la perte, en saisissant un compte correspondant. Le bénéfice actuel de l'exercice précédent est automatiquement additionné au report de solde de ce compte.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
La fenêtre "Domaines de numérotation" vous permet de définir si vous voulez réinitialiser les domaines de numérotation ou les laisser continuer. En général, lors du report de solde, les domaines de numérotation continuent.
Vous pouvez donc maintenant cliquer directement sur "Suivant".
Dans la fenêtre "Réglages du grand-livre", vous pouvez cliquer sur "Suivant".
Si la case "Ne pas reprendre dans l'exercice suivant" est cochée pour un compte,
l'écran se présente différemment lors du report de solde à l'étape 8 "Réglages du grand-livre :
La zone inférieure affiche tous les comptes ayant la case ci-dessus cochée. Vous pouvez contrôler la manière dont ces comptes sont traités lors du transfert de solde.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
La fenêtre "Réglages des comptabilités auxiliaires" vous permet de procéder à divers réglages pour les comptabilités auxiliaires. Nous vous recommandons d'accepter les réglages déjà proposés.
Case à cocher "Mode Expert"
Si cette case est cochée, vous avez d'autres possibilités pour traiter les éléments énumérés.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
L'étape 10 "Gestion" vous permet d'utiliser le menu déroulant des éléments énumérés pour définir la manière dont le système doit gérer la situation lorsqu'elle se présente.
Dans la dernière fenêtre, vous avez encore une fois la possibilité de contrôler tous les réglages.
En cliquant sur "Démarrer", vous exécutez le report des soldes.
Clôture de l'exercice Btrieve
Changement d'exercice financier Btrieve
Procédure de changement d'exercice Btrieve
Situation initiale
Vous voulez ouvrir un nouvel exercice.
Procédure
Ouvrez le menu "Outils" et sélectionnez la fonctionnalité "Changement d'exercice". L’assistant s'ouvre. Décochez la case "Ne pas afficher l'assistant".
Cliquez ensuite sur "Suivant".
Une fenêtre s'ouvre dans laquelle le chemin d'accès du nouveau mandat est déjà proposé. Le chemin d'accès proposé ainsi que le nom du mandat peuvent être modifiés à tout moment en cliquant sur "...". Il peut s'avérer utile d'insérer l'année d'exercice dans la désignation.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
La fenêtre suivante vous permet de créer une sauvegarde pour les mandats Btrieve. Si vous ne souhaitez pas créer de sauvegarde, décochez la case "Effectuer la sauvegarde des données".
Cliquez ensuite sur "Suivant".
La fenêtre "Reconstitution des livres" vous permet de réorganiser les livres, même après le changement d'exercice. Nous recommandons de laisser cette fonctionnalité telle qu'elle est proposée.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
La fenêtre "Reprendre soldes de comptes", vous permet de définir la valeur à utiliser comme solde d'ouverture et solde de l'exercice précédent, pour les comptes de bilan, comptes de résultats et comptes auxiliaires. Pour le cas standard, les choix de copies sont déjà réglés correctement.
Le solde actuel des comptes de l'exercice précédent est repris comme solde d'ouverture des comptes de bilan. Les comptes de résultats et les comptes auxiliaires commencent à zéro. Pour tous les comptes, les soldes du mandat actuel sont utilisés comme valeurs de l'exercice précédent.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
La fenêtre suivante vous permet de récupérer les données budgétaires.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
La fenêtre "Report Gain/Perte" vous permet de reporter automatiquement les gains ou les pertes en saisissant un compte approprié. Le bénéfice actuel de l'exercice précédent est automatiquement additionné au report de solde de ce compte.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
La fenêtre "Domaines de numérotation" vous permet de définir si vous voulez réinitialiser les domaines de numérotation ou les laisser continuer.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
La fenêtre "Valeurs de départ des comptabilités auxiliaires" vous permet de déterminer la valeur de départ applicable au PO et au N° CTau cours de la nouvelle année.
Si c'est le cas, vous devez cocher les cases "Prochain N° PO à utiliser". Une valeur plus élevée de 100, que le dernier numéro PO utilisé, sera alors automatiquement définie. Vous devez, le cas échéant, également cocher la case "Prochain N° CT à utiliser". Vous évitez ainsi que, dans l'ancien et le nouvel exercice, des écritures ne soient comptabilisées sur le même numéro de PO, mais sur différents comptes tiers, et ne seront alors pas reportées lors de la reprise de solde.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
La fenêtre "Réglages du grand-livre" vous permet de procéder à divers réglages pour le grand-livre. Nous vous recommandons de cocher la case "Augmenter chiffres annuels dans filtres".
Cliquez ensuite sur "Suivant".
La fenêtre "Réglages des comptabilités auxiliaires" vous permet de procéder à divers réglages pour les comptabilités auxiliaires. Nous vous recommandons ici de cocher les deux cases.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
Dans la dernière fenêtre, vous pouvez lancer le changement d'exercice en cliquant sur le bouton "Démarrer".
Après la génération du nouvel exercice, la fenêtre suivante apparaît :
Cliquez sur le bouton "Terminer".
Vous êtes maintenant dans le nouvel exercice, et les fenêtres Options et New Year.log – Bloc-Notes se sont ouvertes. Vous pouvez les fermer toutes les deux.
Changement d'exercice inactif
Si chez vous la fonctionnalité "Changement d'exercice" est inactive – et que vous n'avez pas encore effectué de changement d'exercice - procédez comme suit :
Ouvrez les options sous Outils, et allez dans l'onglet Mandats. Ensuite, supprimez le mandat dans le champ Proch. Exercice, en cliquant sur le bouton X qui se trouve tout à droite du champ. Confirmez le message suivant en cliquant sur "Oui", et quittez les options.
La fonctionnalité "Changement d'exercice" devrait à nouveau être active !
Report de solde Btrieve
Procédure de report de solde Btrieve
Situation initiale
Vous avez déjà ouvert le nouvel exercice. Mais vous avez encore comptabilisé dans l'ancien exercice et voudriez maintenant reprendre les soldes actuels dans la nouvelle année. Vous devez pour cela effectuer le report des soldes. Vous pouvez l'exécuter plusieurs fois, mais au plus tard après le bouclement définitif de l'ancien exercice.
Solution
Ouvrez le menu "Outils" et sélectionnez la fonctionnalité "Report de solde". L’assistant s'ouvre. Décochez la case "Ne pas afficher l'assistant", puis cliquez sur "Suivant".
Une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez voir le chemin d'accès du mandat actuel et celui de l'exercice précédent. Si le chemin d'accès de l'exercice précédent n'est pas correct, celui-ci peut être redéfini à l'aide du bouton avec trois points, situé à droite.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
Dans la prochaine fenêtre, vous pouvez déterminer quels sont les livres qui devront être automatiquement réorganisés avec le report des soldes. Nous vous recommandons de cocher les cases comme indiqué ci-dessous.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
La fenêtre "Reprendre soldes de comptes", vous permet de définir la valeur à utiliser comme solde d'ouverture et solde de l'exercice précédent, pour les comptes de bilan, comptes de résultats et comptes auxiliaires. Pour le cas standard, les choix de copies sont déjà réglés correctement.
Le solde actuel des comptes de l'exercice précédent est repris comme solde d'ouverture des comptes de bilan. Les comptes de résultats et les comptes auxiliaires commencent à zéro. Pour tous les comptes, les soldes du mandat actuel sont utilisés comme valeurs de l'exercice précédent.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
La fenêtre suivante vous permet de récupérer les données budgétaires. Nous recommandons d'accepter les réglages déjà proposés.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
La fenêtre report "Report Gain/Perte" vous permet de spécifier le compte Gain/Perte pour la comptabilisation automatique du gain ou de la perte. Vous pouvez ici reporter automatiquement le bénéfice, ou la perte, en saisissant un compte correspondant. Le bénéfice actuel de l'exercice précédent est automatiquement additionné au report de solde de ce compte.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
La fenêtre "Domaines de numérotation" vous permet de définir si vous voulez réinitialiser les domaines de numérotation ou les laisser continuer.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
La fenêtre "Réglages du grand-livre" vous permet de procéder à divers réglages pour le grand-livre. Nous vous recommandons dans tout les cas de laisser la case "Synchroniser les comptes" cochée.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
La fenêtre "Réglages des comptabilités auxiliaires" vous permet de procéder à divers réglages pour les comptabilités auxiliaires. Nous recommandons d'accepter les réglages déjà proposés.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
Dans la dernière fenêtre, vous avez encore une fois la possibilité de contrôler tous les réglages. Cliquez sur "Démarrer" pour exécuter le report des soldes.
Après avoir effectué le report des soldes, vous pouvez décider si le rapport doit être affiché ou non. Cliquez sur "Terminer" pour fermer la fonctionnalité Report de solde.
Changement d'exercice dans Gestion des salaires
Si vous travaillez avec Comptabilité, nous vous recommandons d'ouvrir d'abord l'année suivante dans Comptabilité avant d'ouvrir le nouvel exercice dans Gestion des salaires.
Ouvrir un nouvel exercice
Pour ouvrir une nouvelle année civile, il faut que le dernier calcul de salaire de l'année en cours soit terminé (Fichier - Période salaire - Comptabiliser dans le fichier annuel).
Démarrez l’assistant dans le menu Outils – Exécuter – Clôture de fin d’année.
Si l'option de menu « Clôture de fin d'année… » est grisée et donc inactive, deux causes sont possibles :
-
Des calculs de salaires sont en cours. Selon les cas, ceux-ci doivent encore être comptabilisés dans le fichier annuel ou supprimés.
-
Sous Outils – Options, dans l'onglet « Mandats », un chemin est déjà inscrit dans le champ « Mandat de l’exercice suivant ». Pour pouvoir exécuter (à nouveau) l'assistant de la clôture de fin d’année, ce chemin doit être supprimé.
Mandants
L'assistant permet de créer automatiquement un nouveau mandat pour la nouvelle année. Par défaut, le nouveau mandat se trouve dans le même répertoire que le mandat actuel. Le répertoire et le nom du mandat peuvent être modifiés.
À l'étape 5, les salariés ayant quitté l'entreprise pendant l'année comptable en cours s'affichent et peuvent être exclus du transfert vers le nouveau mandat, via l'option "Supprimer". Si l'option "Archiver" est activée, la personne concernée est archivée dans le nouveau mandat en tant que non active pour le calcul du salaire. Cette option peut s'avérer très utile, s'il s'agit de Saisonniers ou d'autres employés qui pourraient entrer à nouveau dans l'entreprise.
Le traitement de la clôture de l'exercice n'est exécuté que lorsque vous cliquez sur le bouton "Terminer". Une fois le bouclement terminé, un journal qui pourra ensuite être ouvert et imprimé sera créé.
Après avoir fermé l'assistant, accédez à la fenêtre de connexion. Vous pouvez y saisir le même code d'utilisateur / mot de passe que pour le mandat de l'année précédente.
Vous pouvez modifier le code du mandat sous « Outils - Réglages du mandat ». Lors de la prochaine ouverture du mandat, le code du mandat modifié apparaîtra en haut du programme.
Vous avez également la possibilité de changer de mandat via le menu "Fichier - Ouvrir mandat de l'exercice précédent" ou "Ouvrir mandat du prochain exercice".
Impressions annuelles
Dans la comptabilité des salaires, il s'agit, lors de la clôture annuelle, de contrôler les évaluations de fin d’année et de les transmettre aux institutions concernées via ELM.
Vous trouverez toutes les évaluations de fin d'année sous le menu Listes - Traitement annuel.
L'évaluation du compte des salaires est la base du contrôle des évaluations de fin d'année.
Ajustement des constantes
Avant le premier traitement des salaires dans la nouvelle année civile, vérifiez les constantes dans la base de l'entreprise.
Vous pouvez voir ici s’il y a eu des changements concernant les déductions légales :
https://www.bsv.admin.ch/bsv/fr/home/assurances-sociales/ueberblick/beitraege.html
Frais administratifs
Renseignez-vous auprès de votre caisse de compensation, pour savoir si la contribution aux frais administratifs sera adaptée pour la nouvelle année.
Marche à suivre :
Les frais administratifs de l'AVS peuvent être enregistrés dans la base de l'entreprise sous l'onglet Constantes.
AAP / AANP
Étant donné que de nombreux assureurs concluent les contrats avec un système de bonus – malus, les taux de pourcentage changent tous les ans. Cela peut nécessiter des adaptations en conséquence de vos cotisations AAP (accident professionnel) et AANP (accident non professionnel). Même si vous n'avez reçu aucune information, nous vous recommandons de vérifier auprès de votre compagnie d'assurance pour être sûr.
Procédure d'adaptation
Dans la base de l’entreprise – onglet Constantes, adaptez les valeurs suivantes avant le premier calcul du salaire :
LAAC Assurances supplémentaires / secondaires
Si vous devez également calculer les assurances LAAC, des adaptations peuvent s'avérer également être nécessaires.
Marche à suivre :
Via le bouton-radio LAAC sous l'onglet Constantes dans la base de l'entreprise, adaptez les totaux et les pourcentages des salaires correspondants pour les groupes de personnes concernés.
IJM
Si pour l'IJM, vous travaillez avec déductions en pourcentage, contrôlez les taux de pourcentages correspondants.
Marche à suivre :
Adaptez les pourcentages de IJM1 et éventuellement IJM2 avant le premier calcul de salaire en janvier via le bouton-radio IJM de l'onglet Constantes dans la base de l'entreprise.
Tableaux des barèmes de retenue à la source
Les versions de programme 2019 permettent l'importation automatique des barèmes d'imposition à la source actuels, sans qu'il soit nécessaire de les télécharger et de les enregistrer manuellement dans le répertoire Common.
Sage rendra les barèmes d'imposition à la source disponibles sur un serveur au plus tard le 10 janvier. Dès qu'un calcul de salaire est lancé, le programme vérifie automatiquement le barème requis. Celui-ci est alors automatiquement téléchargé et enregistré dans le répertoire suivant : C:\ProgramData\Sage\Data\Lohn\Common\QstTarif
Recouvrement de la retenue d'impôt à la source
Marche à suivre :
Si certains cantons ont adapté le recouvrement de l'IS, vous pouvez adapter ces valeurs dans la base d'assurance - onglet IS du canton concerné.
Allocations familiales
Renseignez-vous auprès de votre caisse d'allocations familiales pour savoir s'il y a des changements. Ou visitez la page suivante de l'Office fédéral des assurances sociales :
https://www.bsv.admin.ch/bsv/fr/home/assurances-sociales/famz/grundlagen-und-gesetze/ansaetze.html
Si les allocations familiales et de formation des cantons concernés changent dans la nouvelle année, vous pouvez les adapter manuellement dans la base de l'entreprise - onglet Alloc. fam. du canton concerné, et enregistrer la modification.
CAF
Demandez à votre caisse de compensation si le pourcentage de la contribution CAF changera pour la nouvelle année.
Marche à suivre :
Vous pouvez mettre à jour les cotisations CAF dans la base d'assurance - onglet CAF des cantons concernés. Là encore, ces champs ne faisant pas l'objet d'un archivage, les contributions ne peuvent être adaptées qu'après l'ouverture du nouvel exercice.
Actualités / Questions / Suggestions
Consultez régulièrement nos "NEWS" dans le panneau d'information"
Nous y publions en permanence des informations importantes pour nos clients.
Si vous avez d'autres questions sur les tâches de fin d'exercice ou des suggestions sur nos produits, nos collaboratrices et collaborateurs, sont à votre disposition via le numéro de Hotline, indiqué sur votre contrat.
Cours à la clôture de l'exercice
La Sage Academy vous propose des cours adéquats vous permettant d'aborder ces tâches plus rapidement. Soyez au top pour la clôture de l'exercice ! Dates et inscription :