Cette fonction vous permet de remplacer les soldes reportés, les valeurs de l'exercice précédent et les valeurs budgétaires d'un mandat par les soldes d'un autre mandat, au besoin. Cela est utile, p. ex., si vous souhaitez gérer plusieurs périodes simultanément, de sorte que vous ouvrez déjà un nouvel exercice même si les soldes d'ouverture définitifs n'ont pas encore été déterminés. Après avoir terminé l'ancien exercice, ouvrez le mandat du nouvel exercice et sélectionnez la commande de menu "Outils / Report de solde". L'assistant de report de solde s'ouvre alors.
Assistant de report de solde Étape 1
Ouvrez d'abord le mandat devant récupérer les soldes, puis appelez la commande de menu "Outils / Report de solde". Une fenêtre avec l'assistant apparaît, elle vous aidera à reporter les soldes. Après avoir entré les réglages pour la première fois, vous avez la possibilité d'activer l'option Ne pas afficher l'assistant. Les soldes sont alors automatiquement générés selon les anciens réglages.
Vous pouvez naviguer en utilisant les boutons en bas de l'assistant : les boutons Précédent et Suivant vous permettent de parcourir l'assistant en avant et en arrière. Utilisez le bouton Annuler pour quitter l'assistant et cliquez sur Aide pour ouvrir les pages d'aide.
Assistant de report de solde Étape 2
Mandats
Les deux mandats sont spécifiés dans la 2ème étape. Dans le champ Mandat actuel, le système propose le mandat ouvert devant récupérer les soldes. Dans le mandat de l'exercice précédent, le système propose le mandat de l'exercice précédent dont les soldes doivent être récupérés. Si vous souhaitez récupérer les soldes d'un autre mandat, vous pouvez les rechercher et les insérer en utilisant le bouton aux trois points.
Assistant de report de solde Étape 3
Reprendre soldes des comptes
On pourra ici sélectionner, quels sont soldes des comptes du mandat de l'exercice précédent qui devront être repris. Les choix de copie sont réglés en standard avec les options suivantes:
|
Soldes d'ouverture pour les comptes de bilan: |
Reporter solde |
|---|---|
|
Soldes d'ouverture pour les comptes de résultat: |
Mettre à zéro |
|
Soldes d'ouverture pour les comptes auxiliaires: |
Mettre à zéro |
|
Solde de l'exercice précédent pour les comptes de bilan: |
Reporter solde |
|
Solde de l'exercice précédent pour les comptes de résultat: |
Reporter solde |
|
Solde de l'exercice précédent pour les comptes auxiliaires: |
Reporter solde |
Si l'option Reprendre les soldes des comptes n'est pas sélectionnée, aucun solde n'est récupéré. Le champ Tout sur vous permet d'effectuer un réglage qui s'applique à tous les boutons de copie.
Assistant de report de solde Étape 4
Reprendre budget principal
On peut ici définir, comment les valeurs pour le budget principal doivent être reprises. Si l'option Reprendre budget principal n'est pas activée, aucun chiffre du budget n'est récupéré.
Chiffres budgétaires pour l'exercice actuel
Sélectionnez depuis quels chiffres de l'exercice précédent les chiffres budgétaires doivent être générés pour l'exercice actuel. Vous disposez des options suivantes :
Éléments de définition de la zone Valeurs budgétaires pour l'exercice actuel de la fenêtre Report de solde Étape 4
|
Élément de définition |
Description |
|---|---|
|
Rétablir toutes les valeurs (zéro) |
ne récupère aucune valeur : les valeurs sont mises à zéro et vous pouvez reconstituer le budget à partir de rien pour le nouvel exercice |
|
Valeurs budgétaires de l'exercice précédent |
récupère une à une les valeurs budgétaires de l'exercice précédent en tant que valeurs budgétaires de l'exercice actuel. C'est-à-dire, que vous voulez travailler dans l'exercice actuel avec le même budget principal. |
|
Valeurs réelles de l'exercice précédent en tant que valeurs budgétaires |
récupère les valeurs réelles de l'exercice précédent en tant que valeurs budgétaires pour l'exercice actuel. Cela signifie que les soldes des comptes de l'exercice précédent sont reportés comme des valeurs budgétaires dans le budget principal de l'exercice actuel. |
|
Valeurs budgétaires pré-saisies de l'exercice précédent |
récupère les valeurs budgétaires pré-saisies (exercice suivant) de l'exercice précédent en tant que valeurs budgétaires de l'exercice actuel Cela signifie que le budget déjà saisi dans l'exercice précédent pour l'exercice suivant est reporté comme budget secondaire dans le mandat de l'exercice actuel. |
Valeurs budgétaires pré-saisies (exercice suivant) pour l'exercice actuel
Sélectionnez depuis quels chiffres de l'exercice précédent les chiffres budgétaires pré saisis doivent être générés pour le l'exercice actuel. Vous disposez des options suivantes :
Éléments de définition de la zone Valeurs budgétaires pré-saisies (exercice suivant) pour l'exercice actuel de la fenêtre Report de solde Étape 4
|
Élément de définition |
Description |
|---|---|
|
Rétablir toutes les valeurs (zéro) |
ne récupère pas le budget pré-saisi de l'exercice précédent dans l'exercice actuel : les valeurs sont remises à zéro |
|
Valeurs budgétaires pré-saisies de l'exercice précédent |
récupère les valeurs budgétaires pré-saisies (exercice suivant) de l'exercice précédent en tant que valeurs budgétaires pré-saisies (exercice suivante) pour l'exercice actuel Ce réglage standard signifie que les valeurs budgétaires saisies dans le mandat précédent pour l'exercice suivant sont à nouveau également valides en tant que budget suivant dans l'exercice actuel. |
Assistant de report de solde Étape 5
Reprendre budget secondaire
On peut ici définir, comment les valeurs pour le budget secondaire doivent être reprises. Si l'option Reprendre budget secondaire n'est pas activée, aucun chiffre du budget n'est récupéré.
Chiffres budgétaires pour l'exercice actuel
Sélectionnez depuis quels chiffres de l'exercice précédent les chiffres budgétaires secondaires doivent être générés pour le l'exercice actuel. Vous disposez des options suivantes :
Éléments de définition de la zone Valeurs budgétaires pour l'exercice actuel de la fenêtre Report de solde Étape 5
|
Élément de définition |
Description |
|---|---|
|
Rétablir toutes les valeurs (zéro) |
ne récupère aucune valeur : les valeurs sont mises à zéro et vous pouvez reconstituer le budget secondaire à partir de rien pour le nouvel exercice |
|
Valeurs budgétaires de l'exercice précédent |
récupère une à une les valeurs des budgets secondaires de l'exercice précédent en tant que valeurs de budgets secondaires de l'exercice actuel. C'est-à-dire, que vous travaillerez dans l'exercice actuel avec le même budget secondaire. |
|
Valeurs réelles de l'exercice précédent en tant que valeurs budgétaires |
récupère les valeurs réelles de l'exercice précédent en tant que valeurs de budget secondaire pour l'exercice actuel. Cela signifie que les soldes des comptes de l'exercice précédent sont reportés comme des valeurs budgétaires dans le budget secondaire de l'exercice actuel. |
|
Valeurs budgétaires pré-saisies de l'exercice précédent |
récupère les valeurs des budgets secondaires pré-saisis (exercice suivant) de l'exercice précédent en tant que valeurs de budget secondaire pour l'exercice actuel. Cela signifie que le budget déjà saisi dans l'exercice précédent pour l'exercice suivant est reporté comme budget secondaire dans le mandat de l'exercice actuel. |
Valeurs budgétaires pré-saisies (exercice suivant) pour l'exercice actuel
Sélectionnez depuis quels chiffres de l'exercice précédent les chiffres budgétaires secondaires pré saisis doivent être générés pour le l'exercice actuel. Vous disposez des options suivantes :
Éléments de définition de la zone Valeurs budgétaires pré-saisies (exercice suivant) pour l'exercice actuel de la fenêtre Report de solde Étape 5
|
Élément de définition |
Description |
|---|---|
|
Rétablir toutes les valeurs (zéro) |
ne récupère pas le budget secondaire pré-saisi de l'exercice précédent dans l'exercice actuel : les valeurs sont remises à zéro |
|
Valeurs budgétaires pré-saisies de l'exercice précédent |
récupère les valeurs des budgets secondaires pré-saisis (exercice suivant) de l'exercice précédent en tant que valeurs des budgets secondaires pré-saisis (exercice suivant) pour l'exercice actuel. Ce réglage standard signifie que les valeurs budgétaires saisies dans le mandat précédent pour l'exercice suivant sont à nouveau également valides en tant que budget suivant dans l'exercice actuel. |
Assistant de report de solde Étape 6
Report Gain/Perte
Sage 50 Comptabilité vous permet de spécifier un compte standard pour les écritures générales de gain / perte. Si pour l'exercice courant aucun compte standard de Gain/Perte n'a été défini, ce groupe ne sera pas affiché. Si l'option Compte de bénéfice/perte est active, il est possible de sélectionner un compte, soit en saisissant directement le numéro de compte correspondant, soit en effectuant une sélection dans la liste des comptes, qui s'ouvre en double-cliquant sur le champ du compte ou en appuyant sur <F5>. La différence entre actifs et passifs est imputée au report de solde de ce compte.
Dans le champ Exercice actuel on peut voir, si le report bilan/résultat de l'exercice précédent est négatif (affichage: perte) ou positif (affichage: bénéfice).
Assistant de report de solde Étape 7
Domaines de numérotation
Vous pouvez choisir, comment agir avec les domaines de numérotation. Vous disposez des options suivantes :
Éléments de définition de la fenêtre Report de solde Étape 7
|
Élément de définition |
Description |
|---|---|
|
Bouton-radio Laisser défiler les domaines de numérotation |
les valeurs du domaine de numérotation de l'exercice précédent restent inchangées. On continuera de compter à partir de ces valeurs dans l'exercice actuel. |
|
Bouton-radio Rétablir tous les domaines de numérotation |
tous les domaines de numérotation sont réinitialisées aux valeurs définies dans la section Domaines de numérotation de l'onglet Réglages de la fenêtre Options (commande de menu "Outils / Options") |
|
Bouton-radio Déterminer les domaines de numérotation individuels |
vous pouvez ici sélectionner des domaines de numérotation individuels pour les remettre en place de manière précise. Si vous sélectionnez cette option, divers codes se rapportant aux domaines de numérotation individuels, vous sont proposés dans la boîte à listes déroulante, en bas à gauche de la fenêtre. Sélectionnez le domaine de numérotation que vous voulez rétablir. Dans le champ gauche, vous apercevez la désignation du domaine de numérotation (p. ex. débiteurs). Dans le champ du milieu apparaît le dernier numéro de pièce. Vous pouvez remplacer cette valeur comme vous le voulez. Le dernier champ vous permet de déterminer le compte de contrepartie. C'est le compte pour lequel le domaine de numérotation est tenu. Ce champ dispose d'une fonction de recherche : <F5> ou double-cliquez dans le champ pour ouvrir la liste des comptes. Utilisez la manette à droite du champ ou la touche de défilement vers le haut ou vers le bas pour parcourir les comptes |
Utilisez la touche + pour confirmer les modifications apportées au domaine de numérotation correspondant. Il est maintenant affiché dans la table située au-dessus. Plusieurs codes peuvent ainsi être sélectionnés et édités. Tous les domaines de numérotation qui n'ont pas été traités ou sélectionnés continuent tels quels dans l'exercice actuel, en partant de la dernière valeur de l'exercice précédent.
Le bouton - vous permet de retirer du tableau les codes déjà sélectionnés.
Assistant de report de solde Étape 8
Valeurs de départ des comptabilités annexes
Pour que dans le nouveau et l'ancien exercice aucun compte tiers (CT) ou PO (PO) n'apparaissent avec les mêmes numéros, vous pouvez déterminer les numéros par lesquels ils doivent commencer dans l'exercice actuel. Veillez à ce que les valeurs spécifiées pour le nouvel exercice soient supérieures à celles de l'exercice actuel.
Les options vous permettent de sélectionner des numéros de PO et de CT différents pour les débiteurs et les créanciers. Activez l'option appropriée pour effectuer une saisie. Sage 50 Comptabilité propose comme valeur de départ le dernier numéro utilisé de l'exercice actuel. Remplacez cette valeur, si vous voulez démarrer dans l'exercice actuel avec une valeur plus élevée.
Si aucune des options n'est activée, les valeurs de clôture de l'exercice précédent sont utilisées comme valeurs de départ pour l'exercice actuel.
Assistant de report de solde Étape 9
Réglages de la comptabilité
Vous pouvez ici déterminer les paramètres pour la comptabilité.
Les options Créer attributions transitoires et Créer attributions périodiques sont récupérées par les réglages du menu "Outils / Options", onglet Attributions, bouton Plus. Activez ces options, si vous voulez continuer à utiliser dans le nouvel exercice les attributions commencées dans l'exercice actuel, ou si vous voulez annuler automatiquement les attributions transitoires (extourne).
L'option Reprendre tous les comptes à exclure ne peut être activée que si vous avez des comptes avec le réglage "Ignorer au report de solde" et que le solde final du compte est à zéro. S'il n'y a aucun compte dans l'exercice précédent marqué comme pouvant être ignoré, la liste est vide et l'option est désactivée.
Grâce à l'option Synchroniser plan comptable principal, les comptes qui ont été créés ultérieurement au cours de l'exercice précédent peuvent être automatiquement insérés dans le plan comptable principal de l'exercice actuel
Assistant de report de solde Étape 10
Réglages des comptabilités annexes
Vous pouvez déterminer ici les réglages pour les comptabilités des débiteurs et des créanciers.
Activez l'option Ne pas reprendre les PO synchronisés, si vous ne souhaitez pas récupérer les PO synchronisés (solde nul) dans l'exercice actuel. De toute façon les PO synchronisés qui ont déjà été récupérés sont ensuite supprimés.
L'option Reporter automatiquement tous les PO permet de récupérer dans l'exercice précédent tous les PO qui n'existent pas encore dans l'exercice actuel.
L'option Synchroniser les exécutions de paiement peut être activée afin de reporter automatiquement sur le nouvel exercice les exécutions de paiement générées ultérieurement au cours de l'exercice précédent.
Vous pouvez activer l'option Synchroniser les adresses pour récupérer automatiquement dans l'exercice actuel les adresses créées ou modifiées ultérieurement au cours de l'exercice précédent.
L'option Synchroniser les banques internes vous permet de récupérer automatiquement dans l'exercice actuel les banques internes créées ou modifiées ultérieurement au cours de l'exercice précédent.
Le menu "Comptabilités auxiliaires / Comptes tiers débiteurs" et "Comptabilités auxiliaires / Comptes tiers créanciers" vous permet de signaler les comptes tiers comme étant des clients uniques ou des fournisseurs uniques, respectivement. En présence de ces comptes tiers, vous pouvez sélectionner l'option Synchroniser les clients et les fournisseurs uniques. La fonction permet de ne pas reprendre les comptes tiers identifiés en conséquence dans l'exercice actuel. Mais ce ne sera le cas que si pour les comptes tiers concernés, il n'y a aucun poste ouvert (PO) ou s'il existe des postes ouverts compensés. Si vous souhaitez continuer à utiliser ces comptes tiers pendant l'exercice actuel, vous pouvez désactiver cette option.
Assistant de report de solde Étape 11
Reconstitution des livres
Il est recommandé de reconstituer les livres de l'exercice actuel après avoir reporté les soldes pour que toutes les données puissent être actualisées. Cette option vous permet de déterminer si les bases de données du mandat doivent être réorganisées, si les totaux des comptes et des groupes de comptes doivent être recalculés et si la liste des dernières écritures doit être reconstituée. S'il trouve des erreurs, le programme vous l'annoncera. Si l'option Réorganiser les livres n'est pas activée, les livres ne sont pas reconstitués.
Assistant de report de solde Étape 12
Démarrage
Tous les réglages effectués sont encore une fois regroupés ici pour que vous puissiez les contrôlez. Cliquez sur le bouton Exécuter l'analyse des mandats..., pour analyser le mandat de l'exercice actuel avant que le transfert de données ne soit effectué.
L'option Enregistrer réglages permet d'enregistrer les réglages effectués par l'assistant Report de soldes pour que les modifications vous soient à nouveau accessibles ultérieurement.
Vous pouvez lancer le report de soldes via le bouton "Démarrer". Une fenêtre s'ouvre dans lequel vous pouvez suivre la progression du report.
Assistant de report de solde Étape 13
Report de solde exécuté
Le report de solde a désormais été exécuté. L'option Afficher le rapport détermine si un rapport doit être ou non généré. Ce rapport contient des informations intéressantes pour vous:
Dans la première partie, vous y trouverez une description des réglages effectués.
Dans la deuxième partie, vous verrez le procès-verbal du changement d'exercice. Les enregistrements avec la description "Info" mentionnent le processus au cours du changement d'exercice. Les enregistrements avec la description "Erreur" mentionnent les processus qui ne se sont pas passés sans problème. Veuillez contrôler ces messages d'erreur pour éviter des complications ultérieures.