La commande de menu "Outils / Consolidation..." est disponible à partir de la version Professional.
Pour les entreprises qui sont structurées en filiales ou en plusieurs centres de profit, la possibilité de consolider leurs comptabilités est une préoccupation importante. Les données numériques, qui ont été saisies séparément dans plusieurs mandats, doivent être fusionnées à des fins d'état dans un mandat commun contenant tous les chiffres.
Sage Consolidation offre la possibilité de fusionner autant de mandats que souhaité avec tous les soldes et écritures, en un nouveau mandat. Le nouveau mandat, résultant de toutes les données consolidées, doit contenir une structure complète de plan comptable avec tous les comptes qui sont également utilisés dans les mandats à consolider.
La possibilité de limiter la plage de dates pendant la consolidation, ainsi que de récupérer les comptes via une liste de comptes, permettent de varier considérablement la consolidation : vous pouvez déterminer le plan comptable à utiliser pour la consolidation. Vous pouvez ainsi fusionner des comptabilités avec différents plans comptables principaux.
Le processus de la consolidation
Pour accéder à la consolidation, appelez la commande de menu "Outils / Consolidation". La fenêtre Consolidation contient les quatre onglets Consolidation, Éditer, Options et Résultat.
Le programme distingue deux types de mandats différents : le mandat cible et le mandat source. Ces termes pouvant sembler un peu confus au premier abord, nous allons essayer d'expliquer leur signification de manière claire :
Le mandat cible est le résultat de la consolidation. Une fois le processus terminé, il doit contenir toutes les données des mandats sources. Il délivre également la structure de plan comptable et les comptes pour la consolidation.
Les mandats sources sont les mandats individuels à consolider.
Mandat cible
La première étape consiste à créer un nouveau mandat. Celui-ci est le futur mandat cible devant récupérer les données consolidées. Dans ce mandat, vous pouvez adapter les comptes et la structure de plan comptable.
Mandat source
Les chiffres du mandat à consolider, appelé Mandats sources, sont repris dans le mandat de destination. Sage Consolidation vous permet de regrouper ces mandats sources dans une liste en un jeu de consolidation. Le programme enregistre d'abord le bilan d'ouverture d'un mandat source, sous forme d'écriture multiple, dans le mandat cible. La seconde étape consiste à saisir dans les mandats cibles les soldes résultant des écritures en cours sur les comptes, également sous forme d'écriture multiple. Il en résulte deux écritures multiples par mandat source : la première représente le bilan d'ouverture, la seconde les écritures de flux, qui contiennent les totaux de toutes les valeurs comptabilisées, c'est-à-dire les soldes de clôture moins les valeurs d'ouverture. Si vous le souhaitez, les valeurs budgétaires des mandats sources peuvent également être récupérées dans le mandat cible.
Onglet Consolidation
Lorsque vous démarrez la consolidation via la commande de menu "Outils / Consolidation", la fenêtre Consolidation s'affiche avec l'onglet Consolidation activé. La première fois que vous appelez la consolidation, vous devez d'abord y créer un jeu de consolidation.
Éléments définition et de commande de l'onglet Consolidation (fenêtre Consolidation)
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Élément |
Description |
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Jeux de consolidation |
affiche tous les jeux ouverts et prédéfinis. Cliquez sur un jeu pour l'activer à des fins d'édition. Si l'option devant le jeu est également activée (coche dans carré blanc), le jeu est prêt à être consolidé et le bouton Exécuter est activé. Pour trier ou supprimer les jeux, vous disposez de 3 icônes : Enlever le jeu : supprime le jeu de consolidation sélectionné de la liste des jeux de consolidation Niveau supérieur : déplace d'une ligne vers le haut le jeu de consolidation sélectionné Niveau inférieur : déplace d'une ligne vers le bas le jeu de consolidation sélectionné |
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Consolidation de, à |
détermine la période à consolider |
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Option Essai : ne pas créer d'écritures |
si vous commencez la consolidation avec le bouton Exécuter, le système ne génère qu'un journal dans l'onglet Résultat, sans générer d'écritures dans le mandat cible |
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Bouton Nouveau |
pour pouvoir consolider, vous devez définir un mandat cible avec les mandats sources correspondants, c'est-à-dire un "jeu de consolidation". Le système passe donc automatiquement à l'onglet Éditer |
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Bouton Éditer |
passe à l'onglet Éditer pour vérifier ou modifier le contenu du jeu sélectionné |
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Bouton Budget |
si vous souhaitez effectuer une comparaison budgétaire dans le mandat cible consolidé sans saisir les chiffres du budget dans le mandat cible, récupérez tous les budgets des mandats sources |
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Bouton Exécuter |
n'est actif que si au moins un jeu de consolidation est sélectionné. Ce bouton permet de lancer la consolidation en générant un journal dans l'onglet Résultat |
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Bouton Fermer |
ferme la fenêtre Consolidation. Les réglages sont enregistrés et s'affichent de nouveau après réouverture de la fenêtre Consolidation |
Onglet Éditer
Cet onglet s'active automatiquement via les boutons Nouveau ou Éditer de l'onglet Consolidation. La première fois, un nom de jeu de consolidation devra être attribué et les réglages restants devront être effectués. Ensuite, un jeu est toujours sélectionné pour adapter les réglages.
Éléments de définition et de commande de l'onglet Éditer (fenêtre Consolidation)
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Élément |
Description |
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Champ texte Nom du jeu |
Saisissez un nom approprié pour le groupe/niveau de consolidation, p. ex., Niveau holding. Le nom peut être à tout moment à nouveau modifié. |
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Champ Mandat cible |
affiche le répertoire du mandat cible sélectionné. Mais vous pouvez également directement saisir le chemin d'accès. |
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Champ de saisie Mot de passe |
Si vous avez défini un mot de passe dans le mandat cible, saisissez-le dans ce champ |
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Champ d'affichage Devise |
affiche la devise du mandat cible |
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Bouton Choisir |
ouvre la fenêtre Sélectionner un mandat, permettant de rechercher un mandat existant et de l'enregistrer comme mandat cible |
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Bouton Nouveau mandat |
Permet de créer un nouveau mandat directement à partir de la consolidation |
Zone Mandats sources
La consolidation peut fusionner plusieurs mandats dans un mandat de destination Par ce biais, les chiffres d'ouverture, les écritures de mouvement et les écritures Intercompany des mandats sources seront pris en charge. Les mandants sources insérés seront listés.
Boutons de la zone Mandats sources de l'onglet Éditer (fenêtre consolidation)
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Bouton |
Description |
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Insérer |
Ouvre la fenêtre Sélectionner le mandat, permettant de rechercher un mandat source existant et de le récupérer en tant que mandat source |
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Éditer |
Cliquez sur Éditer pour ouvrir la fenêtre Éditer, vous permettant d'effectuer des réglages supplémentaires pour chaque mandat source |
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Enlever |
supprime le mandat source sélectionné du jeu de consolidation |
Zone Comptes de régularisation
Tous les soldes de comptes à consolider sont comptabilisés dans une écriture multiple et reçoivent comme contrepartie un des comptes indiqués ci-dessous. Si les écritures d'ouverture ou de mouvement ne s'ouvrent pas, la différence reste sur ces comptes de compensation. Ceci pourrait être le cas, si le compte d'un mandat source n'est pas disponible dans le mandat de destination.
Éléments de définition et de commande de la zone Comptes de régularisation (onglet Éditer de la fenêtre Consolidation)
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Élément |
Description |
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Liste déroulante Ouverture |
spécifiez un compte de contrepartie pour toutes les écritures de solde d'ouverture |
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Liste déroulante Mouvement |
spécifiez un compte de contrepartie pour toutes les écritures de flux |
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Liste déroulante Intercomp. |
spécifiez un compte de contrepartie pour toutes les écritures Intercompany éventuelles |
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Bouton Importer... |
Cliquez sur le bouton pour ouvrir la fenêtre Importer liste de comptes, afin de compléter la liste des comptes avec les comptes de bilan et/ou de résultat figurant dans le mandat source mais ne figurant pas dans la liste des comptes |
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Bouton Fermer |
ferme la fenêtre Consolidation. Les réglages sont enregistrés et s'affichent de nouveau après réouverture de la fenêtre Consolidation |
Éditer mandat
Différents réglages pourront être effectués pour chaque mandat source. L'attribution d'une liste de comptes est un "MUST" absolu.
La fenêtre Éditer mandat s'ouvre via le bouton de fenêtre Éditer de l'onglet Éditer, dans la Consolidation (commande de menu "Outils / Consolider...").
Partie Généralités
Saisissez d'abord les données complémentaires du mandat source.
Éléments définition et de commande de la zone Généralités (fenêtre Éditer mandat).
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Élément |
Description |
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Champ Mot de passe |
spécifiez le mot de passe du mandat source |
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Champ d'affichage Devise |
la devise de base du mandat source s'affiche à titre informatif. Cette devise ne peut pas être modifiée ici |
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Champ Facteur |
pour les entreprises actives au niveau international, il est important de regrouper les mandats ayant différentes devises de base. Tous les mandats source pourraient en principe contenir différentes devises. Le mandat cible détermine la devise de base. Si Sage 50 Comptabilité trouve une devise de base dans un mandat source, différente de celle du modèle de mandat, tous les montants du mandat source sont convertis selon le cours spécifié ici |
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Champ Libellé |
pour mieux reconnaître les écritures d'ouverture et de flux dans le mandat cible, vous pouvez saisir différents libellés. Vous pouvez également utiliser des jokers (voir bouton Joker). Plusieurs jokers en combinaison peuvent également être employés. Le libellé s'affichera directement sous le champ libellé, et en fait le contenu remplacera les jokers saisis. Le libellé par défaut est "Consolidation - nom du mandat" |
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Bouton joker |
Les jokers sont des caractères de remplacement dans le libellé. Les jokers autorisés sont les suivants : 1. Nom du mandat source 2. Numéro de compte du mandat source 3. Nom de compte du mandat source 4. Mois/année de l'écriture n. Un saut de ligne dans le libellé |
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Bouton OK |
récupère et enregistre les données saisies pour le mandat source sélectionné. |
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Bouton Annuler |
n'enregistre pas les données saisies, qui sont alors perdues |
Zone Espace Écritures intercompagnie
S'il existe des écritures individuelles "groupes internes" (chiffres d'affaires intercompagnie) et que celles-ci ne seront pas comptabilisées sur des comptes séparés, ces écritures doivent être au moins identifiées avec un "code de groupe" ou avec un domaine de numérotation qui leur est propre pour que celles-ci ne soient pas prises en compte lors de la consolidation.
Éléments définition et de commande de la zone Écritures intercompagnie (fenêtre Éditer mandat).
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Élément |
Description |
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Champ Grp. |
si "Code groupe" a été spécifié lors de la saisie d'écritures Intercompany, ce champ vous permet de saisir les code, en les séparant par une virgule, p. ex. I1,I2,I3. Ils sont alors comptabilisés sur un compte de régularisation propre. |
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N° pièce : de/à |
si un domaine de numérotation propre a été utilisé lors de la saisie d'écritures Intercompany, ces champs vous permettent de spécifier le premier et le dernier numéro des écritures à retirer |
Zone Liste de comptes
Éléments définition et de commande de la zone Liste de comptes (fenêtre Éditer mandat)
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Élément |
Description |
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Liste déroulante Liste |
toutes les listes de comptes créées sont disponibles dans le mandat source. Vous pouvez utiliser différentes listes de comptes dans le même jeu de consolidation. |
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Bouton Nouveau |
ouvre la fenêtre Éditer liste de comptes. Entrez un nom pour la nouvelle liste. Dans cette fenêtre, vous devez une fois saisir tous les comptes du mandat source avec un compte du mandat de destination. Vous pouvez également condenser, c.-à-d. attribuer plusieurs comptes du mandat source au même numéro de compte du mandat de destination. Vous pouvez également spécifier un facteur (cours) pour les mandants en devises. |
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Bouton Éditer |
ouvre la fenêtre Éditer liste de comptes pour la liste de comptes précédemment sélectionnée. Vous pouvez éditer toutes les entrées. |
Onglet Options
Éléments définition et de commande de l'onglet Options (fenêtre Consolidation)
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Élément |
Description |
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Option Détailler les pièces dans le fichier log |
vous permet de créer une liste de toutes les écritures générées par le système |
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Option Créer des écritures Débit/Crédit séparées |
activez cette option si ne souhaitez qu'une seule écriture pour le solde débiteur et créditeur d'un compte. Sinon, le système génère une seule entrée pour le solde total du compte |
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Option Créer une pièce pour chaque mois |
au lieu d'une écriture avec "Date de consolidation jusqu'au :", les écritures sont créées par mois avec la date du dernier jour d'un mois |
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Option Avertissement si pas de compte cible |
si cette option est activée, un message d'avertissement apparaît en l'absence de compte cible |
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Bouton Fermer |
ferme la fenêtre Consolidation. Les réglages sont enregistrés et s'affichent de nouveau après réouverture de la fenêtre Consolidation |
Onglet Résultat
Le procès-verbal sera automatiquement affiché et pourra être imprimé, dès qu'une consolidation aura été exécutée.
Boutons de l'onglet Résultat de la fenêtre Consolidation
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Bouton |
Description |
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Bouton Annuler |
n'est actif que pendant l'exécution de la consolidation et interrompt le travail de consolidation actuel. Les écritures déjà créées restent dans le mandat cible et doivent être supprimées manuellement |
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Bouton Édition |
imprime le journal de consolidation actuel affiché |
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Bouton Fermer |
ferme la fenêtre Consolidation. Les réglages sont enregistrés et s'affichent de nouveau après réouverture de la fenêtre Consolidation |