Utilisez un assistant pour créer un nouveau mandat pour l'exercice suivant. Reportez les soldes de clôture de l'exercice précédent en tant que soldes d'ouverture dans le nouveau mandat. Les données de l'exercice précédent demeurent ainsi inchangées et sont en tout temps accessibles. Bien que le nouvel exercice soit déjà ouvert, vous pouvez générer et, si nécessaire, encore comptabiliser autant d'états que souhaité dans l'ancien exercice. Si cela modifie sensiblement les soldes, actualisez les soldes d'ouverture de du nouvel exercice via la commande de menu "Outils / Report de solde".
On passe ici à l'assistant de changement d'exercice
Assistant Nouvel exercice – 1ère étape
Ouvrez d'abord le mandat à reporter dans le nouvel exercice, puis appelez la commande de menu "Outils / Nouvel exercice". Une fenêtre avec l'assistant apparaît, elle vous aidera à changer d'exercice. Après avoir saisi pour la première fois les réglages du changement d'exercice, vous avez la possibilité d'activer l'option Ne pas afficher l'assistant. Le nouvel exercice sera alors automatiquement généré selon les anciens réglages.
Vous pouvez naviguer en utilisant les boutons en bas de l'assistant : les boutons Précédent et Suivant vous permettent de parcourir l'assistant en avant et en arrière. Utilisez les boutons "Annuler" pour quitter l'assistant et cliquez sur "Aide" pour ouvrir les pages d'aide.
Assistant Nouvel exercice – 2ème étape
Mandats
Les deux mandats sont spécifiés dans la 2ème étape. Dans le champ Mandat source, le système propose le mandat qui est actuellement ouvert et qui doit servir de base pour le nouvel exercice. Dans le champ Mandat cible, définissez le nom du nouveau répertoire mandat et l'emplacement où il doit être enregistré sur le disque dur. Le programme propose de placer le mandat du nouvel exercice dans le même répertoire de données que celui du mandat de l'exercice précédent. C'est en règle générale rationnel car ainsi vous ne devez pas modifier le chemin. Le code du nouveau répertoire mandat est le nom du mandat actuel, avec .m01 (m pour mandat et chaque fois le prochain chiffre de l'année)
Assistant Nouvel exercice – 3ème étape
Sauvegarde de données
Pour s'assurer qu'aucune donnée ne se perde lors du changement d'exercice, l'assistant vous propose de faire une sauvegarde des données. Le programme propose de placer la sauvegarde des données dans le même répertoire que le mandat lui-même. Le bouton Parcourir (trois points) peut être utilisé pour sélectionner un nouveau répertoire, si nécessaire.
Sauvegarde en fichier ZIP
Pour utiliser un espace minimal, vous pouvez activer l'option Sauvegarde dans fichier ZIP. La sauvegarde des données sera alors effectuée sous forme compressée. Le champ Réglages, vous permettant de spécifier des options spécifiques à ZIP, apparaît.
Assistant Nouvel exercice – 4ème étape
Reconstitution des livres
Il est recommandé, avant la création du nouvel exercice, de reconstituer les livres de l'exercice actuel pour que toutes les données soient actualisées lors de la reprise. Cette option vous permet de déterminer si les bases de données du mandat doivent être réorganisées, si les totaux des comptes et des groupes de comptes doivent être recalculés et si la liste des dernières écritures doit être reconstituée. Sage 50 Comptabilité signale les erreurs éventuelles. Si l'option Réorganiser les livres n'est pas activée, les livres ne sont pas reconstitués.
Assistant Nouvel exercice – 5ème étape
Reprendre soldes des comptes
On peut ici sélectionner, si certains soldes des comptes du mandat de l'exercice précédent doivent être repris. Les choix de copie sont réglés en standard avec les options suivantes:
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Soldes d'ouverture pour les comptes de bilan: |
Reporter solde |
|---|---|
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Soldes d'ouverture pour les comptes de résultat: |
Mettre à zéro |
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Soldes d'ouverture pour les comptes auxiliaires: |
Mettre à zéro |
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Solde de l'exercice précédent pour les comptes de bilan: |
Reporter solde |
|
Solde de l'exercice précédent pour les comptes de résultat: |
Reporter solde |
|
Solde de l'exercice précédent pour les comptes auxiliaires: |
Reporter solde |
Si l'option Reprendre les soldes des comptes n'est pas activée, aucun budget n'est récupéré. Le champ Tout sur vous permet d'effectuer un réglage qui s'applique à tous les boutons de copie.
Assistant Nouvel exercice – 6ème étape
Reprendre les budgets
Dans le tableau de cette fenêtre, spécifiez les valeurs permettant de récupérer les valeurs du budget source (chiffres du budget de l'exercice actuellement actif) dans le budget cible (chiffres du budget du nouvel exercice à créer).
Les colonnes Budget source et Budget cible contiennent les identifiants de tous les budgets définis du mandat actif et de l'exercice actuel. Lee mandat de base de Sage 50 Comptabilité est livré par défaut avec les budgets Budget principal, Budget secondaire, Budget principal AS (exercice suivant) et budget secondaire AP. Pour récupérer les valeurs du budget source dans le budget cible, vous disposez des valeurs de sélection ci-après, dans la boîte à liste déroulante de la colonne Option. Sage 50 Comptabilité active par défaut la valeur modifiable Reporter les valeurs par.
Sélections possibles de la colonne Option dans la fenêtre Reprendre les budgets
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Sélection possible |
Description |
|---|---|
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Reporter les valeurs par |
si cette valeur par défaut est adoptée, toutes les valeurs du budget au débit du budget source sélectionné sont récupérées dans le budget cible sélectionné. Ce n'est que si la valeur Reporter les valeurs par est activée, que vous pouvez sélectionner n'importe quel identifiant de budget source défini dans le champ suivant Budget cible. Lorsque le budget de l'exercice précédent est défini dans l'exercice actuel, celui-ci peut être repris dans le budget cible correspondant de l'exercice à ouvrir maintenant. |
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Rétablir toutes les valeurs (zéro) |
lorsque vous activez cette valeur de sélection, aucune valeur de budget n'est récupérée et il n'est pas possible de sélectionner un budget cible diffèrent du budget source. Le budget source est initialisé par Sage 50 Comptabilité avec la valeur 0,00 et doit donc être entièrement re-saisi dans le nouvel exercice ouvert |
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Reprendre les valeurs réelles |
si vous activez cette valeur de sélection, les valeurs réelles du budget source de l'exercice actuel sont récupérées comme valeurs de budget au débit dans le budget du même nom de l'exercice à créer. Il n'est pas possible de modifier l'identifiant du budget cible dans le champ Budget cible |
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Ne pas reporter le budget |
empêche un report de budget. Après un changement d'exercice correctement clôturé, les valeurs des champs de colonne Option des budgets standard Budget principal, Budget secondaire, Budget principal AS (exercice suivant) et Budget secondaire AP de Sage 50 Comptabilité sont définies par défaut sur Budget non reporté, afin que, en cas de report de solde ultérieur après clôture finale de l'exercice, les valeurs de budget récupérées, modifiées ou nouvellement spécifiées du nouvel exercice, ne soient pas remplacées par inadvertance. Pour les budgets restants définis par l'utilisateur, si le changement d'exercice est effectué correctement, Sage 50 Comptabilité définit la valeur du champ Options sur Reporter les valeurs par |
Si les chiffres du budget de l'exercice suivant ont déjà été définis dans l'exercice actuel sous les noms par défaut Budget principal AS (exercice suivant) et Budget secondaire AS, les valeurs par défaut de la fenêtre Budget de transfert doivent être adaptées en conséquence lors du changement d'exercice. Le report des soldes de la budgétisation nouvellement générée n'est pas remplacé sans autre, une confirmation est préalablement demandée.
Assistant Nouvel exercice – 7ème étape
Report Gain/Perte
Sage 50 Comptabilité vous permet de spécifier un compte standard pour les écritures générales de gain et de perte. Si pour l'exercice courant aucun compte standard de Gain/Perte n'a été défini, ce groupe n'est pas affiché. Si l'option Compte de bénéfice/perte est active, il est possible de sélectionner un compte, soit en saisissant directement le numéro de compte correspondant, soit en effectuant une sélection dans la liste des comptes, qui s'ouvre en double-cliquant sur le champ du compte ou en appuyant sur <F5>. La différence entre actifs et passifs est imputée au report de solde de ce compte.
Dans le champ Exercice actuel on peut voir, si le report bilan/résultat de l'exercice actuel est négatif (affichage: perte) ou positif (affichage: bénéfice).
Assistant Nouvel exercice – 8ème étape
Domaines de numérotation
Vous pouvez choisir, comment agir avec les domaines de numérotation lors du changement d'exercice. Vous disposez des options suivantes :
Éléments de définition de la fenêtre Nouvel exercice Étape 8
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Élément de définition |
Description |
|---|---|
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Laisser courir les domaines de numérotation |
Les valeurs du domaine de numérotation de l'exercice actuel restent inchangées. Au cours du nouvel exercice, la numérotation continuera à partir de ces valeurs. C'est-à-dire que les valeurs des domaines de numérotation du jour ou vous ouvrez le nouvel exercice seront reportées dans le nouvel exercice. |
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Rétablir tous les domaines de numérotation |
Tous les domaines de numérotation sont réinitialisés aux valeurs définies dans le menu "Outils / Options" sous l'onglet Administration (section Domaines de numérotation) |
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Déterminer les domaines de numérotation individuels |
Vous pouvez ici sélectionner des domaines de numérotation individuels pour les remettre en place de manière précise. Si vous sélectionnez cette option, divers codes se rapportant aux domaines de numérotation individuels, vous sont proposés dans la boîte à listes déroulante, en bas à gauche de la fenêtre. Sélectionnez le domaine de numérotation que vous voulez rétablir. Dans le champ gauche, vous apercevez la désignation du domaine de numérotation (p. ex. débiteurs). Dans le champ du milieu apparaît le dernier numéro de pièce. Vous pouvez remplacer cette valeur comme vous le voulez. Le dernier champ vous permet de déterminer le compte de contrepartie. C'est le compte pour lequel le domaine de numérotation est tenu. Ce champ dispose d'une fonction de recherche : <F5> ou double-cliquez dans le champ pour ouvrir la liste des comptes. Utilisez la manette à droite du champ ou la touche de défilement vers le haut ou vers le bas pour parcourir les comptes |
Utilisez la touche + pour confirmer les modifications apportées au domaine de numérotation correspondant. Il est maintenant affiché dans la table située au-dessus. Plusieurs codes peuvent ainsi être sélectionnés et édités. Tous les domaines de numérotation qui n'ont pas été traités ou sélectionnés continuent tels quels dans le nouvel exercice, en partant de la dernière valeur de l'exercice actuel. Le bouton - vous permet de retirer du tableau les codes déjà sélectionnés.
Assistant Nouvel exercice – 9ème étape
Valeurs de départ des comptabilités annexes
Pour que dans le nouveau et l'ancien exercice aucun compte tiers (CT) ou Postes ouverts (PO) n'apparaissent avec les mêmes numéros, vous pouvez déterminer les numéros par lesquels ils doivent commencer dans le nouvel exercice. Veillez à ce que les valeurs spécifiées pour le nouvel exercice soient supérieures à celles de l'exercice actuel.
Les options vous permettent de sélectionner des numéros de PO et de CT différents pour les débiteurs et les créanciers. Activez l'option appropriée pour effectuer une saisie. Sage 50 Comptabilité propose comme valeur de départ le dernier numéro utilisé de l'exercice actuel. Remplacez cette valeur, si vous voulez démarrer dans le nouvel exercice avec une valeur plus haute.
Si aucune des options n'est activée, les dernières valeurs seront utilisées au jour fixé de l'exercice actuel comme valeurs initiales pour le nouvel exercice.
Assistant Nouvel exercice – 10ème étape
Réglages de la comptabilité
Vous pouvez ici déterminer les paramètres pour la comptabilité.
L'option Reprendre les écritures n'est pas activée. Cette option n'est prévue que pour des cas particuliers, p. ex. si vous utilisez la fonction Nouvel exercice pour la clôture de fin de mois et que vous souhaitez reporter les écritures du mois précédent.
Vous avez la possibilité de créer des filtres fixes prédéfinis, via la commande de menu "Éditer / Filtre d'écriture". Des filtres peuvent également être créés, notamment, pour la date. L'option Augmenter chiffres annuels dans filtres, vous permet d'incrémenter automatiquement la date d'un an, afin que vous puissiez continuer à utiliser les filtres dans le nouvel exercice comme d'habitude. Si vous ne le souhaitez pas, vous pouvez désactiver cette option.
Les options Créer attributions transitoires et Créer attributions périodiques sont récupérées par les réglages de la fenêtre Attributions, qui s'ouvre via le bouton Plus de l'onglet Attributions dans la fenêtre d'options (menu "Outils / Options"). Activez ces options, si vous voulez continuer à utiliser dans le nouvel exercice les attributions commencées dans l'exercice actuel, ou si vous voulez annuler automatiquement les attributions transitoires (extourne).
L'option Reprendre tous les comptes à exclure ne peut être activée que si vous avez des comptes avec le réglage Ignorer au report de solde, et que le solde final du compte est à zéro. S'il n'y a aucun compte dans l'exercice actuel marqué comme pouvant être ignoré, la liste est vide et l'option est désactivée.
Assistant Nouvel exercice – 11ème étape
Réglages des comptabilités annexes
Vous pouvez déterminer ici les réglages pour les comptabilités des débiteurs et des créanciers.
Activez l'option Ne pas reprendre les PO synchronisés, si vous ne souhaitez pas récupérer les PO synchronisés dans le nouvel exercice.
Le menu "Comptabilités auxiliaires / Comptes tiers débiteurs" et "Comptabilités auxiliaires / Comptes tiers créanciers" vous permet de signaler les comptes tiers comme étant des clients uniques ou des fournisseurs uniques, respectivement. En présence de ces comptes tiers, vous pouvez activer par défaut Ne pas reprendre les clients uniques ni les fournisseurs uniques Cela signifie que les comptes tiers identifiés de la sorte ne seront pas repris dans le nouvel exercice. Mais ce ne sera le cas que si pour les comptes tiers concernés, il n'y a aucun poste ouvert (PO) ou s'il existe des postes ouverts compensés. Si vous souhaitez continuer à utiliser ces comptes tiers au cours du nouvel exercice, vous pouvez désactiver les options.
Assistant Nouvel exercice – 12ème étape
Démarrage
Tous les réglages effectués sont encore une fois regroupés ici pour que vous puissiez les contrôlez. Cliquez sur le bouton Exécuter l'analyse des mandats..., pour analyser le mandat de l'exercice actuel avant que le transfert de données ne soit effectué.
L'option Enregistrer réglages permet d'enregistrer les réglages effectués à l'ouverture d'un nouvel exercice, pour que les modifications vous soient à nouveau accessibles ultérieurement.
Vous pouvez lancer la création du nouvel exercice via le bouton Démarrer. Une fenêtre s'ouvre dans lequel vous pouvez suivre la progression de la création.
Assistant Nouvel exercice – 13ème étape
Nouvel exercice généré
Pour terminer, les réglages effectués seront regroupés et seront affichés. Avec l'option Ouvrir le nouvel exercice, le programme passe automatiquement au mandat nouvellement créé une fois terminé. L'onglet Généralités de la fenêtre d'options s'ouvre automatiquement pour vous permettre de vérifier le nouvel exercice et la nouvelle période d'écriture.
L'option Afficher le rapport détermine si un rapport doit être ou non généré. Ce rapport contient des informations intéressantes pour vous : dans une première partie, vous y trouverez une description des réglages effectués. Dans la deuxième partie, vous verrez le procès-verbal du changement d'exercice. Les enregistrements avec la description "Info" mentionnent le processus au cours du changement d'exercice. Les enregistrements avec la description "Erreur" mentionnent les processus qui ne se sont pas passés sans problème. Veuillez contrôler ces messages d'erreur pour éviter des complications ultérieures.
Imprimez tout d'abord dans le nouvel exercice un bilan d'ouverture et contrôlez si la reprise des soldes est correcte. Le report de solde des comptes se trouve dans le champ correspondant de la fenêtre Éditer comptes.