Link

Cette fonctionnalité permet l'échange d'un mandat, p. ex. entre un mandat et un fiduciaire. Un grand avantage est que le travail peut se poursuivre sur les deux emplacements en même temps. Par la suite, les données corrigées du fiduciaire peuvent être relues sans perdre les données traitées entre-temps. Pour que cet échange de données dans les deux sens fonctionne sans heurts, vous devez soigneusement respecter les consignes suivantes.

Phase de démarrage

Le fiduciaire met en place la structure comptable de son client en établissant les devises étrangères, les codes TVA et le plan comptable, etc. Le client reçoit les données, charge le mandat préparé et commence à travailler. La fonction Link n'est pas utilisée dans ce processus.

Premier échange de données

Supposons que le client ait enregistré le premier mois et qu'il souhaite remettre les données au fiduciaire pour vérification. Pour ce faire, il exporte sa comptabilité via la commande de menu "Outils / Link / Exporter...". Lors du premier échange de données, le fiduciaire charge la comptabilité sans utiliser le programme Link. Il traite les données comme une copie de sauvegarde, car la fonction d'importation de Sage 50 Comptabilité ne peut être utilisée de manière pertinente que si une exportation de cette comptabilité a eu lieu précédemment dans le même programme. Après le premier échange, le client et le fiduciaire peuvent éditer le mandat comptable simultanément.

Échange de données via Link

Dans notre exemple, le fiduciaire saisit les écritures du premier mois, tandis que le client saisit continuellement de nouvelles écritures. Au lieu de renvoyer simplement sa version de correction au client sous la forme d'une simple sauvegarde de données, le fiduciaire renvoie alors une exportation via la commande de menu "Outils / Link / Exporter...". Le client, quant à lui, importe les données via la commande de menu "Outils / Link / Importer..."

Le client et le fiduciaire peuvent désormais continuer à travailler avec le mandat comptable indépendamment l'un de l'autre. Par exemple, le client continue d'afficher les transactions commerciales en cours, tandis que le fiduciaire continue, p. ex., d'effectuer quelques corrections au cours du mois précédent.

À la fin du deuxième mois, le fiduciaire doit à nouveau recevoir la comptabilité actuelle du client pour vérification. Ce dernier exporte à nouveau les données, le mandataire les importe également via le programme Link. Les données saisies entre-temps par le fiduciaire sont conservées. Une fois que le fiduciaire a de nouveau apporté ses corrections, un nouvel échange de données a lieu : le fiduciaire exporte, le client importe via la fonction Link.

Cet échange mutuel de données peut être poursuivi à volonté. Toutefois, il est important de savoir et de noter quelle partie a importé les données en dernier lieu, car seule cette partie est en possession du mandat comptable actuellement valide du point de vue du logiciel. Seul le propriétaire peut apporter des modifications aux comptes et au plan comptable, et enregistrer les périodes de TVA.

Importer

Le processus d'importation est simple. Ouvrez le mandat vers lequel les données doivent être relues et ouvrez la fenêtre Importation, via la commande de menu "Outils / Link / Importer...". La fenêtre Progression démarrera en même temps que celle-ci.

Éléments définition et de commande de la fenêtre Importer

Élément	Description
Champ d'affichage Chemin des mandats	affiche le chemin d'accès au répertoire du mandat actuel, dans lequel les données du répertoire source doivent être importées, en mode lecture seule
Champ de saisie Répertoire source	permet de spécifier le répertoire de mandat à partir duquel les données doivent être importées dans le mandat actuel Cliquez sur le bouton aux trois points pour ouvrir la fenêtre Ouvrir, permettant de sélectionner et de récupérer le bon répertoire
Zone Mandat exporté	permet d'importer les données de mandats soit sans compression, soit à partir d'un fichier zip Cochez l'un des deux boutons-radio pour spécifier la forme sous laquelle les données à importer sont disponibles
Option Copie de sécurité	si cette option est activée, une copie de sauvegarde du mandat actuel est créée avant l'importation et enregistrée dans le répertoire flimport du mandat
Bouton Importer	lance le processus d'importation
Bouton Fermer	ferme la fenêtre d'importation sans aucune action

Que se passe-t-il lors de l'importation ?

Pendant que la fonction Link relit les données d'un mandat, divers processus de copie et de synchronisation ont lieu. La fenêtre Progression vous tient informé de toutes les opérations. Pour les explications suivantes, supposons qu'en tant que mandat, vous avez reçu un mandat corrigé de votre fiduciaire et que vous importez maintenant ces données dans votre mandat comptable actuel.

Un nouveau répertoire flimport est généré en tant que sous-répertoire du mandat actuel, dans lequel une copie de sauvegarde du mandat actuel est enregistrée, si l'option Copie de sauvegarde de la fenêtre Importation est activée

Les comptes sont importés. Tous les nouveaux comptes ouverts par le fiduciaire sont alors insérés dans le mandat actuellement ouvert. Les modifications apportées par le fiduciaire aux comptes existants figurent dans le mandat actuellement ouvert. Les comptes non comptabilisés et supprimés par le fiduciaire sont supprimés. Tous les nouveaux comptes saisis dans le mandat actuel sont conservés

La structure du compte est synchronisée. La structure de compte du mandat à importer sert de base. Les comptes qui ont été supprimés par le fiduciaire, mais qui sont toujours comptabilisés dans le mandat actuel, sont insérés

Les écritures sont importées. Lors de l'exportation initiale, Sage 50 Comptabilité a attribué un drapeau de verrouillage à toutes les écritures lues du mandat actuel, qui est maintenant supprimé. (Attention, ne confondez pas : le verrouillage de l'exportation n'a rien à voir avec la note de verrouillage des écritures journalisées !) Les écritures nouvellement créées par le fiduciaire sont insérées, les écritures supprimées sont supprimées et toutes les écritures exportées sont actualisées dans le mandat actuel. Les écritures créées après la date d'exportation initiale ne sont pas affectées

Les codes TVA sont importés ; de nouveaux codes TVA sont insérés, les codes TVA supprimés sont supprimés et les modifications apportées aux codes TVA existants sont suivies

Les devises étrangères sont importées ; de nouvelles devises étrangères sont insérées, les devises étrangères supprimées sont supprimées et les modifications apportées aux définitions des devises existantes sont suivies

Tous les totaux des comptes et groupes de comptes sont recalculés

Après l'exécution réussie des opérations ci-dessus, le répertoire flimport est supprimé. Si, contrairement aux attentes, des erreurs se produisent, procédez comme décrit ci-dessous.

Restaurer la copie de sécurité

Avant que la fonction Link ne lance le processus d'importation, une copie de sauvegarde du mandat actuel est enregistrée dans le sous-répertoire du mandat flimport. Après une importation réussie, la copie de sauvegarde est automatiquement supprimée à nouveau.

Si des erreurs se produisent lors de l'importation, la fonction Link tente de remplacer le mandat actuel par cette copie de sauvegarde et de rétablir ainsi l'état des données du mandat précédent. Si la récupération est réussie, le répertoire flimport est supprimé. Si la récupération n'aboutit pas, copiez manuellement la copie de sauvegarde du répertoire flimport vers le mandat actuel.

Exporter

Lors de l'exportation, Sage 50 Comptabilité bloque toutes les écritures exportées de sorte qu'elles ne peuvent plus être traitées pour l'instant. Toutefois, de nouvelles écritures sont encore possibles. Lors de la relecture des données corrigées, le blocage est à nouveau supprimé, toutes les écritures modifiées sont corrigées et complétées avec les écritures et comptes nouvellement saisis. Divers procédés de copie et de synchronisation automatiques assurent ainsi la cohérence des données.

Ouvrez le mandat à exporter et sélectionnez la commande de menu "Outils / Link / Exporter...". La fenêtre de définition avec les champs et options décrits ci-dessous s'ouvre en même temps que la fenêtre de progression.

Éléments définition et de commande de la fenêtre Exporter

Élément	Description
Champ d'affichage Chemin des mandats	affiche en lecture seule le répertoire du mandat à exporter
Champ de saisie Répertoire cible	permet de spécifier le répertoire dans lequel le mandat à exporter doit être enregistré. Cliquez sur le bouton aux trois points pour ouvrir la fenêtre Enregistrer sous, permettant de sélectionner et récupérer un répertoire de stockage
Champ de saisie Date d'échéance	Sage 50 Comptabilité exporte toutes les écritures dont la date comptable est antérieure à la date d'échéance définie. Les écritures récentes ne sont pas exportées. Si le champ est vide, toutes les écritures sont exportées
Mandat exporté	cochez l'un des deux boutons-radio pour définir le type de stockage du mandat d'exportation : Non compressé : enregistre le mandat exporté dans le répertoire cible sans compression PKZIP : compresse le mandat exporté avec le programme PKZip et l'enregistre sous forme de fichier zip dans le répertoire cible
Option et champ de saisie Envoyer par email	si cette option est activée et que l'adresse électronique valide du destinataire est correctement saisie, le mandat à exporter à partir de Link est envoyé par courrier électronique. De préférence, le mandat d'exportation est disponible sous forme de fichier Zip. Le champ de saisie vous permet, p. ex., d'enregistrer l'adresse électronique de votre fiduciaire. Si un mandat doit effectivement être envoyé, activez l'option. L'envoi du courrier nécessite la mise en place d'un client de messagerie en état de marche sur l'ordinateur concerné
Bouton Exporter	lance le processus d'exportation
Bouton Fermer	Bouton Fermer ferme la fenêtre sans aucune action.

Les données exportées peuvent être relues via la commande de menu "Outils / Link / Importer...".

Que se passe-t-il lors de l'exportation ?

Lors de l'exportation d'un mandat, la fonction Link effectue diverses opérations, qui sont décrites ci-dessous. Une barre de progression vous informe sur les processus en cours.

Le répertoire fibulink est généré comme un sous-répertoire du mandat actuel. La fonction Link copie d'abord l'intégralité du mandat actuel à cet endroit

Par la suite, toutes les écritures de la copie Fibulink, qui ne doivent pas être exportées en raison de la date d'échéance définie, sont supprimées

Tous les totaux des comptes et groupes de comptes sont recalculés

Dans le mandat actuel, les écritures exportées (dont la date d'écriture est donc inférieure ou égale à la date d'échéance) sont verrouillées, de sorte qu'elles ne peuvent plus être éditées. Elles ne sont déverrouillées qu'à l'importation des données corrigées

Si le bouton-radio Pk-Zip est actif, la copie du mandat dans le répertoire fibulink est compressée avec le programme PKZip. Le mandat est copié dans le répertoire cible

Le répertoire fibulink est supprimé après une opération de copie non comprimée. Si le mandat a été exporté sous forme comprimée, il est conservé.

Débloquer mandat

En cas de problème pendant l'exportation, Link supprime le répertoire fibulink où la copie du mandat actuel doit être générée. Le drapeau de verrouillage des écritures déjà exportées dans le mandat actuel disparaît également. Si cette fonction n'a pas non plus été exécutée automatiquement, sélectionnez la commande de menu "Outils / Link / Débloquer..." Cette commande de menu n'est active qu'avec les droits d'utilisateur appropriés.

Débloquer mandat

Après avoir exporté un mandat, vous pouvez facilement continuer à travailler avec ce mandat comptable. Toutefois, les écritures exportées étant généralement éditées d'une autre manière, elles ne peuvent pas être modifiées entre-temps. Par mesure de sécurité, les écritures exportées du mandat comptable correspondant sont donc verrouillées.

La commande de menu "Outils / Link / Débloquer..." supprime ce verrouillage. Cependant, vous ne devez utiliser cette fonction qu'en cas d'échec de l'exportation d'un mandat. Dans ce cas, réinitialisez le drapeau de verrouillage afin que le mandat ne soit plus signalé comme étant déjà exporté. Le déblocage des écritures exportées sera affiché dans la fenêtre Progression.

La commande de menu "Outils / Link / Débloquer..." ne peut être exécutée que si vous disposez des droits d'utilisateur appropriés.