Gruppe Belege – Hilfe-Center

Erfassen

Übersicht Belegerfassung- Kontierung –Zahlung

In der Kreditorenbuchhaltung werden manuelle Belege in Grund- und Fremdwährungen erfasst und bearbeitet. Automatisch erfolgen für diese Buchungen die Verteilung für die Steuerabrechnung (Mehrwertsteuerbuchung), die Kostenstellen und Kostenträger sowie die Projektabrechnung (Kostenverteilungsbuchungen).

Alle Buchungen aus den Nebenbüchern Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung werden in der Finanzbuchhaltung automatisch und zeitgleich nachgeführt. Ein zusätzliches Übertragen aus den Nebenbüchern entfällt, da alle Saldi auch in der Finanzbuchhaltung bei jeder Buchung aus den Nebenbüchern sofort aktualisiert werden.

Die Buchungen erhalten bei der Erfassung in der Infoniqa ONE 200 Finanzbuchhaltung den Status provisorisch.
Sie werden erst durch folgende Aktionen auf den Status definitiv gesetzt:

Funktion Buchungen abschliessen (Status Definitiv setzen) unter Registerkarte Jahresabschluss, Gruppe Vorbereitung, Buchungen abschliessen

oder Hauptbuch, Gruppe Buchhaltung, Abschliessen, Buchungen abschliessen
Funktion Buchungen abschliessen
Durch Zahlungen verbuchen in Kreditoren Gruppe Zahlungen, Zahlungen

Alle provisorischen Buchungen sind somit bis zur Zahlung änderbar, sofern dies vom Anwender gewünscht wird.

In definitiven Belegen können die Felder, welche für die Finanzbuchhaltung bedeutsam sind, nicht mehr verändert werden; nur noch einige Felder Kreditorenbuchhaltung (z.B. Text, Verfall, Sachbearbeiter)

Der erlaubte Buchungszeitraum kann vom System-Verwalter definiert werden. Alle Buchungen werden mit der Identifikation des Erfassers und dem aktuellen Erfassungs-Datum auf der Datenbank markiert und sind somit auch nach der Benützer-ID bearbeitbar oder abschliessbar.

Manuelle Belegerfassung

Registerkarte Kreditor, Gruppe Belege, Erfassen

Aufbau und Funktion der Buchungsmasken

Der grundsätzliche Buchungsablauf Kreditorenbelege (Fakturen/Gutschriften)

Der Erfassungsprozess einer Buchung läuft in Teilschritten ab. Nach der Eingabe bzw. Speichern der Basisbuchungsangaben in den Buchungsregistern erfolgen je nach Erfassungsart und Kontoart weitere Dialoge (Steuerdialog, KORE-Verteilung).

Erfassung kontierter Belege oder Ändern noch nicht definitiv verbuchter Belege:

Hauptmaske Belegerfassung (Faktura/Gutschrift), auch Belegerfassung mit dem Belegleser

MWST-Dialog

Kostenverteilungsdialog für die KORE-Primärkostenverteilung

Beleg-Vorerfassung:
Hauptmaske Belegerfassung (Faktura/Gutschrift), auch Belegerfassung mit dem Belegleser, die Vorerfassung aktivieren.

Ändern provisorischer Belege:
Noch nicht definitive Belege, d.h. mit Status provisorisch, können über den Kreditoren-Explorer aufgerufen und in der Hauptmaske der Belegerfassung bearbeitet und geändert werden. Ebenfalls ist es möglich die Belege zu löschen.

Ändern definitiver (bezahlter) Belege:
Ändern definitiv verbuchter Belege oder Storno

oder aber

Löschen verbuchter Zahlläufe, dann Hauptmaske Belegerfassung (Faktura/Gutschrift)

Kreditorenbelege mit Status definitiv können beispielsweise über den Kreditoren-Explorer aufgerufen und in der Hauptmaske Belegerfassung bearbeitet werden. Zu beachten ist, dass bei definitiven Belegen gewisse Felder nicht mehr angepasst werden können, wie dies bei den provisorischen Belegen möglich ist. Dazu müsste der Status zuvor wieder auf provisorisch geändert werden.

Definitive Belege können nur storniert werden (siehe Storno).
Ein Löschen funktioniert nur mit dem Status provisorisch.

Hinweis: Ein Storno kann in Infoniqa ONE 200 Finanz nicht rückgängig gemacht oder geändert werden! Dazu wäre ein Eingriff über die Datenbank notwendig.

Hauptmaske Belegerfassung (Faktura/Gutschrift)

Registerkarte Kreditor, Gruppe Belege, Erfassen

Ablaufsteuerung

Die Ablaufsteuerung bei der Belegerfassung bestimmt

die mit Tab bzw. Enter angesprungenen Felder sowie
die Position nach "Speichern" und nach "Neu".

Es werden bestimmte Felder übersprungen, sonst bleibt die Reihenfolge der Felder unverändert. Mit der Maus können die übersprungenen Felder jederzeit angewählt werden.

Einrichten der Ablaufsteuerung

Irgendwo auf dem Belegfenster: Rechts-Klick - Ablaufsteuerung

Diese Einstellungen gelten nur für den angemeldeten Benutzer.
Es können mehrere Varianten eingerichtet werden.

Die Variante "<Inaktiv>" kann weder verändert noch gelöscht werden! Sie gilt ohne Ablaufsteuerung.

Erstellen einer neuen Variante:

Bei Bezeichnung: Einen eigenen Namen einsetzen ("<Inaktiv>" überschreiben)

"Default" setzen:
Falls diese Variante beim Öffnen der Belegerfassung automatisch gelten soll: einschalten,
für alle anderen Varianten ausschalten.
Die zu überspringenden Felder mit >> nach rechts schieben.
evtl. "Position nach Speichern" und "Position nach Neu" auswählen.
[Speichern]

Löschen einer Variante

Bei Bezeichnung: Den Namen der zu löschenden Variante wählen.

[Löschen]

Wahl der Ablaufsteuerung bei der Belegerfassung

Hinweis: Die als "default" abgelegte Variante gilt automatisch.
Um eine andere Variante zu aktivieren:

Irgendwo auf dem Belegfenster: Rechts-Klick - Ablaufsteuerung

Bei Bezeichnung: Die gewünschte Variante wählen.
Das Varianten-Fenster [Schliessen]

Hinweis: In der Variante <Inaktiv>" werden keine Felder übersprungen

Aktivieren von Ablaufsteuerungen mittels Belegleser
Es können verschiedene Sets von Ablaufsteuerungen definiert werden, es wird unterschieden ob die Erfassung der Belege mittels Belegleser (Knopf ) aktiviert wurde oder nicht.
Die Definition der Ablaufsteuerung ist abhängig vom Aktivieren des Knopfes, es kann ein Set bei aktiviertem Knopf und ein Set bei nicht aktiviertem Knopf definiert werden.

Belegerfassungsmaske

Kreditoren-Belege Feldbezeichnung	Bedeutung
Fibu
Valuta	Dieses Datum bestimmt, mit welchem Datum die betreffende Buchung in der Finanzbuchhaltung verbucht wird.
[ ] Periodeninformation	Falls im betreffenden Mandanten mit vordefinierten Buchungsperioden-Gültigkeitsbereichen gearbeitet wird, können mit dem Button [Periodeninformation] die entsprechenden Periodeninformationen abgefragt werden. Siehe Registerkarte Daten, Gruppe Allgemeine Stammdaten, Periodendefinitionen (Handbuch Finanzbuchhaltung)
Kreditor	Sie haben verschiedene Möglichkeiten, den entsprechenden Kreditor auszuwählen: Wenn Nummer bekannt, Eingabe der gewünschten Kreditoren-Nummer. Wenn Name bekannt: Eingabe (mindestens der 1 Stelle) des Namens im Feld "Name". Dann Tabulator bzw. Enter. In allen anderen Fällen: Kreditor durch Klicken des Icons Lupe im Selektionsdialog nach den gewünschten Kriterien suchen. Dann mit Doppelklick in die Erfassungsmaske übernehmen. Wird mehr als ein Kreditor gefunden so werden zwei Knöpfe zum Navigieren innerhalb der gefundenen Datensätze angezeigt.
Name	Bei der Suche nach Namen genügt es, einen oder mehrere Buchstaben des Namens des Kreditors und [Enter] einzugeben. Bestehen mehrere Namen unter den eingegebenen Buchstaben, erscheinen diese in einer Combobox und der gewünschte Kreditor kann durch Markierung in die Erfassungsmaske übernommen werden.
	Durch Drücken des Buttons werden zum ausgewählten Kreditor die Saldo- und Umsatzinformationen angezeigt.
Beleg	Zum Suchen eines erfassten Beleges eines bestimmten Kreditors: Mittels Radiobutton auswählen, ob es sich um die interne oder externe Belegnummer handelt. Dann die betreffende Belegnummer (ohne weitere Eingaben) in dieses Feld eingeben und anschliessend das Feld Beleg verlassen. Nebst dem gefundenen Beleg werden alle entsprechenden Kreditoreninformationen angezeigt.
Währung	In dieser Combobox wird die Währung des Kreditors angezeigt. Handelt es sich um einen sogenannten Multi-Currency-Kreditor, so wird die Vorschlagswährung angezeigt. Stimmt diese nicht mit dem zu erfassenden Beleg überein, kann die gewünschte Währung aus der Combobox ausgewählt werden. Abhängig von der gewählten Währung wird auch das entsprechende Sammelkonto hinterlegt.
Belegdaten
Extern	Sofern gewünscht bzw. vorhanden, kann hier eine externe / zusätzliche Belegnummer als Referenz eingegeben werden. (alphanumerisch, bis 30 Stellen)
Beleg	Die Belegnummer wird vom System automatisch vorgeschlagen, sofern unter Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5 die Option automatische Belegnummer gewählt wurde. Andernfalls ist eine eigene Belegnummer manuell zu erfassen. Ist die automatische Erhöhung der Belegnummer aktiviert, kann die interne Belegnummer im Bedarfsfall manuell übersteuert werden. Durch Klicken des Kästchens rechts des Feldes Belegnummer wird das Feld frei zur Eingabe.
Gutschrift	Soll der Beleg als Gutschrift erfasst werden, ist diese Checkbox zu aktivieren. Ist weder Gutschrift noch Vorauszahlung aktiviert, handelt es sich um eine Rechnung.
Zahlung sperren	Der Beleg wird bis auf weiteres nicht zur Zahlung vorgeschlagen. Er kann aber im Zahllauf mit [Zufügen] manuell einer Zahlung beigefügt werden. Siehe auch Fenster Kreditoren-Zahlungen - Zusatzselektion
Vorauszahlung	Der Beleg ist die Vorauszahlung. Er zählt nicht im Umsatz. Die Zahlung solcher Vorauszahlungs-Belege erfolgt mit einem normalen Zahllauf, wie eine Rechnung. Siehe auch Kreditoren-Vorauszahlungen
Datum	Das Datum dient zur Berechung von Skonto und Belegverfall. Es wird das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen. Dieser Eintrag kann beliebig verändert werden. Je nach Einstellung, Register Debitoren/Kreditoren 1/5, "Vorschlag Belegdatum Debi/Kredi" wird das Valuta-, das System-Datum oder ein anderes Datum vorgeschlagen.
Verfall	Der Verfall wird aufgrund der spezifischen Zahlungskonditionen im Kreditorenstamm berechnet und kann allenfalls vom Anwender übersteuert werden. Hinweis: Wenn das Verfalldatum kleiner als das Belegdatum und kleiner oder gleich der höchsten Skontokonditionsstufe ist, erscheint eine Warnung.
Verfallkalkulation	Aufruf der Verfallkalkulation. Die einzelnen Verfallstufen werden anhand der erfassten Belegdaten angezeigt.
Kondition	Mit den zwingend erforderlichen Zahlungskonditionen aus dieser Combobox legen Sie fest, welche Regeln bei der Berechnung von Skontoabzügen zur Anwendung kommen. Diese werden in den entsprechenden Erfassungsprogrammen vorgeschlagen und können dort übersteuert werden. Je nach Methode besteht die Auswahl aus -mehrstufigen Konditionen (Brutto-Methode) z.B.: "1 10 Tage 2% / 30 Tage netto" -Konditionsstufen (Netto-Methode), z.B.: "1,1 10 Tage 2% " "1,2 30 Tage netto " Die Texte für die Zahlungskonditionen sind mehrsprachig und werden in der Benutzersprache (Siehe Handbuch Admin, Benutzer) angezeigt. Wird als Text „undefined“ angezeigt, fehlt der Text in der entsprechenden Sprache. Siehe auch Brutto- oder Netto-Methode
Text	Entsprechend den Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5 wird hier der OP-Buchungstext vorgeschlagen. Dieser kann manuell übersteuert werden. Gleichzeitig dient dieser Text als Vorschlag für die FIBU-Buchung (unter Verteilung). Hinweis: Dieser Text wird automatisch in den Text der FIBU-Buchung (unter Verteilung) übernommen, wenn dieses Feld "Text" mit Tabulator, Enter oder Mausklick verlassen wird. Besteht schon ein Fibu-Buchungstext, erfolgt eine Frage, ob dieser anzupassen sei.
Sachbearbeiter	Falls solche unter Registerkarte Daten, Gruppe Allgemeine Stammdaten, Sachbearbeiter erfasst und ein Sachbearbeiter im Kreditorenstamm zugeteilt worden ist, wird dieser hier vorgeschlagen. Er kann durch eine neue Auswahl aus der Combobox übersteuert werden.
Zusatzinformationen	Eingabe einer Zusatzinformation, es können maximal 255 Zeichen erfasst werden. Wenn eine Webadresse erfasst wird, so kann der Internet-Browser direkt mit Ctrl+Maustaste links aufgerufen werden.
Empfängerkonto	Hier wird die Zahlungsverbindungen (Kreditor) entsprechend dem Vorschlag in den Zahlungsverbindungen im Kreditorenstamm vorgeschlagen. Sie kann durch eine andere aus der Combobox ersetzt werden. Mit der Schaltfläche kann direkt in den Kreditorenstamm, Dialog Zahlungsverbindungen (Kreditor) verzweigt werden, um Zahlungsverbindungen zu erfassen oder zu ändern.
Eigene Zahlungsverbindungen	Vordisposition Bei Bedarf kann eine eigene Zahlungsverbindung zugeteilt werden (Vordisposition). Diese wird im Zahllauf für diesen Beleg vorgeschlagen, kann aber übersteuert werden (siehe auch Zahllauf, Zahlkonto zuweisen ).
Strukturierte Referenz	Referenz Entspricht einer QR- oder einer ESR-Referenz (Schweiz) Bei der Belegerfassung mit dem Belegleser wird die QR-/ESR-Referenz automatisch eingesetzt. Natürlich kann die Referenz auch eingetippt werden. QR-/ESR-Referenzen werden auf eine korrekte Prüfziffer geprüft. Hinweis: Belege, auf denen dieses Feld ausgefüllt ist, werden im Zahllauf durch einen Eintrag in der Spalte STP gekennzeichnet. Derartige Belege werden im Zahllauf als Einzelzahlung überweisen (keine automatische Sammelzahlungsverdichtung).
Referenz	Eingabe einer Kreditorenreferenz, es können maximal 120 Zeichen erfasst werden. Wenn die Kreditorenzahlungsverbindung vom Typ QR-Bank (SCORR) ist, so muss eine gültige Referenznummer erfasst werden. Die Referenznummer startet mit RF und enthält eine Prüfziffer. Wenn eine Webadresse erfasst wird, so kann der Internet-Browser direkt mit Ctrl+Maustaste links aufgerufen werden.
Betrag Belegwährung
Brutto	In dieses Eingabefeld ist der Totalbetrag des aktuellen Beleges in der entsprechenden Währung einzugeben. Als Belegwährung gilt die in der Währungsinformation angezeigte Währung. Bei Netto-Methode werden Skonto und Nettobetrag auf Grund der gewählten Zahlungskondition automatisch eingesetzt. (siehe Brutto- oder Netto-Methode)
Skonto	Dieses Feld erscheint nur bei der Einstellung "Netto-Methode" (siehe Brutto- oder Netto-Methode): Zur Eingabe muss zuerst der Radio-Button links davon geklickt werden. Hier kann bei Bedarf der vorgeschlagene Skonto übersteuert werden.
Netto	Dieses Feld erscheint nur bei der Einstellung "Netto-Methode" (siehe Brutto- oder Netto-Methode): Zur Eingabe muss zuerst der Radio-Button links davon geklickt werden. Hier kann bei Bedarf der Netto-Betrag eingegeben werden. Darauf werden Skonto und Bruttobetrag auf Grund der gewählten Zahlungskondition automatisch eingesetzt.
Erfassungsart
Vorerfassung	Der Beleg wird vorerfasst: (siehe Kreditoren-Vorerfassung) Gegenkonto, Steuerangaben und Kostenverteilung werden erst später bei der Kontierung eingesetzt. Wenn dieser Knopf nicht erscheint, ist gemäss der Einstellung "Kreditoren vorerfassen" im Register Debitoren/Kreditoren 1/5 keine Vorerfassung möglich.
Kontierung	Der Beleg wird vollständig kontiert erfasst: Gegenkonto, Steuerangaben und Kostenverteilung müssen erfasst werden. Hinweis: Um einen vorerfassten Beleg später einzeln zu kontieren, wird er aufgerufen, nach Aktivierung dieses Knopfes kontiert und mit [Speichern] gespeichert. (siehe auch Übersicht Belegerfassung- Kontierung -Zahlung)
Währungsinformation
(Währung)	Die Währungsbezeichnung wird gemäss Kreditorenstamm angezeigt. Bei Multi-Currency-Kreditoren richtet sich diese nach der Auswahl im Feld Kreditoren-Auswahl/Währung und gilt für den aktuell zu erfassendem Beleg.
Kurs	Bei Fremdwährung-Kreditoren wird der aktuelle Umrechnungskurs vorgeschlagen. Dieser kann für den in Bearbeitung befindlichen Beleg übersteuert werden.
Verteilung
Sammelkonto	Hier wird das Kreditoren-Sammelkonto angezeigt, das im Kreditorenstamm diesem Kreditor zugeteilt wurde. Bei Bedarf kann ein anderes Kreditoren-Sammelkonto in der Belegwährung ausgewählt werden.
Gegenkonto	Hier wird das Fibu-Aufwand-Konto angezeigt, das im Kreditorenstamm diesem Kreditor zugeteilt wurde. Bei Bedarf kann ein anderes Aufwand-Konto ausgewählt werden. Für die Belegverteilung auf mehrere Gegenkonti siehe entsprechenden Abschnitt.
Text	Text für die FIBU-Gegenbuchung(en) dieses Beleges. Ohne besondere Eingabe wird der Belegtext (Feld "Text" unter Belegdaten) eingesetzt.
Restverteilung
(oberer Betrag)	Restbetrag des Beleges, wenn schon Teilbeträge verteilt wurden Der Beleg kann erst abgeschlossen werden, wenn der ganze Betrag verteilt ist. Für die Belegverteilung auf mehrere Gegenkonti siehe entsprechenden Abschnitt.
(unterer Betrag)	Bei Belegen, die ganz auf ein einziges Gegenkonto gebucht werden, wird hier automatisch der "Betrag Belegwährung" eingesetzt. Für die Belegverteilung auf mehrere Gegenkonti ist hier der Teil-Betrag einzusetzen, der auf das ausgewählte Gegenkonto zu buchen ist und darauf [Speichern] zu aktivieren. Siehe entsprechenden Abschnitt
(unten): Betrag Basiswährung Total Netto / Steuer /Brutto	Anzeige-Felder für entsprechenden Zahlen für diesen Beleg.
Symbol "Steuer-Explorer"	Verzweigt in den Anzeige-Dialog "Steuer", wo die Steuer-Angaben für diesen Beleg angezeigt werden. (Siehe auch MWST-Dialog)
Grid	Anzeige-Tabelle für alle gespeicherten Belege dieses Kreditors Mit Auswahlmöglichkeit durch Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag (Abfüllen der Erfassungsmaske zu Mutationszwecken). Die einzelnen Grid-Spalten können in der Breite verändert werden. Wenn die entsprechende Checkbox in den Einstellungen aktiviert ist, wird die aktuelle Spaltenbreite gespeichert. (Einstellungen, Register Einstellungen, "Grid-Kolonnenbreiten speichern") Hinweis: Navigation im Grid Mittels rechter Maustaste kann im Grid navigiert werden. Auch können damit spezielle Sichten und Verhalten des Grids eingestellt werden. Folgende Funktionen sind möglich: Kopieren Suchen Vergrössern Verkleinern Standardgrösse Standard
Vorerfassung	Durch "aktivieren" dieser Schaltfläche werden nur die vorerfassten Belege angezeigt. (siehe Kreditoren-Vorerfassung). Ist sie nicht aktiviert, werden vorerfasste und kontierte Beleg im Grid angezeigt
Automatisches Einlesen mittels Belegleser	Muss zur Belegerfassung mit dem Belegleser "aktiviert" sein. Der Belegleser kann direkt per Klick auf den Button oder in den Einstellungen unter aktiviert werden.
	Einstellungen Vorschlag Valutadatum bei Kontieren von vorerfassten Belegen: vom Vorerfassungsbeleg Systemdatum Vom Vorgängerbeleg übernehmen Fixes Datum Wird das Kontieren aus der Funktion Massenkontieren aufgerufen, so übernimmt das Programm das Valutadatum aus dem Massenkontieren, wenn die Option "Valutadatum ändern aktiviert wurde. þ ESR-Belegleser aktivieren: Beim Start vom Fenster Kreditorenbelegerfassung wird der ESR-Belegleserknopf automatisch aktiviert.
	þ Zahlung sperren aktivieren: Die Checkbox Zahlung sperren wird beim Erfassen eines neuen Beleges immer aktiviert vorgeschlagen.
	Die Kreditorenstamm-Notizen werden eingeblendet und können mutiert werden. Im Fenster kann die Checkbox „Text automatisch anzeigen“ aktiviert werden. Diese Einstellung wird in die Registry geschrieben und es wird bei der Selektion eines Kreditors die Kreditorenstamm-Notiz automatisch eingeblendet falls vorhanden.
	Mit dieser Schaltfläche öffnet sich ein Dialog "Editor". Darin kann ein Text (Bemerkungen oder Kommentare) für den Beleg erfasst bzw. abgerufen werden. Mit [Speichern] wird der "Editor"-Dialog geschlossen.
	Mit dieser Schaltfläche öffnet sich ein Zusatzfenster wo alle mit dem Handy erfassten QR-Rechnungen angezeigt werden.
[Explorer]	Öffnen des Explorer-Fensters für den im Grid markierten Beleg. Darin werden zur Information die zugehörigen Buchungen in Hauptbuch und in der Kostenrechnung angezeigt Es kann aber keine Veränderung vorgenommen werden. Im Explorer-Fenster: Durch Klick auf eine Hauptbuchung werden die KORE-Kostenbuchungen der betreffenden Hauptbuchung angezeigt (wenn Kostenrechnung aktiv). [Schliessen] zum Verlassen des Explorer-Fensters. [Drucken] öffnet die Druckerauswahl.
[Verteilung]	Zur Änderung von bestehenden Belegen, wenn Steuersatz und/oder die Kostenverteilung zu verändern sind (siehe Ändern noch nicht definitiv verbuchter Belege)
[Neu]	Löscht alle Eingaben und bereitet die Eingabemaske für Neueingaben vor. Muss zur Erfassung neuer Belege nicht aktiviert werden.
[Löschen]	Löschen des aktuellen Beleges
[Speichern]	Der [Speichern]-Button speichert den Beleg und verzweigt in den Steuer-Dialog (MWST-Dialog) und den Kostenverteilungsdialog für die KORE-Primärkostenverteilung.
[Schliessen]	Schliessen der Beleg-Erfassungsmaske. Falls ein Beleg noch nicht fertig erfasst ist, geht dieser verloren.

Belegverteilung auf mehrere Gegenkonti

Um den Betrag eines Beleges auf mehrere Fibu-Gegenkonti zu verteilen, ist wie folgt vorzugehen:

Den Beleg erfassen, wie in der Belegerfassungsmaske beschrieben, mit Erfassungsart Kontierung.

Bei der Verteilung im Feld Gegenkonto das gewünschte Konto selektieren und einen Buchungstext hinterlegen.
Den auf dieses Konto zu verbuchendem Betrag rechts davon eintippen.
[Speichern]
Es folgen für diesen Betrag
- MWST-Dialog (sofern der Beleg steuerpflichtig ist) und
- Kostenverteilungsdialog für die KORE-Primärkostenverteilung (sofern die Kostenrechnung aktiv ist)
Solang der Belegbetrag noch nicht vollständig verteilt ist, wiederholt sich dieser Ablauf.
Der noch zu verteilende Betrag wird unter "Restverteilung" angezeigt.
Ist der Betrag vollständig verteilt, wird der Beleg automatisch verbucht und abgeschlossen.

Mit [Schliessen] kann die Verteilung vorher abgebrochen werden. Dabei wird jedoch der ganze Beleg gelöscht!

MWST-Dialog

Diese Maske in eine Folge-Maske bei der Belegerfassung oder Beleg-Änderung. Sie erscheint automatisch bei steuerpflichtigen Belegen, d.h. wenn dem Fibu-Gegenkonto des Beleges im Kontoplan ein Steuercode zugeordnet ist.

MWST-Dialog Beleg in Basiswährung

Kreditoren-Belege Steuer Feldbezeichnung	Bedeutung
Steuer-Variante	Steuersatz (siehe Handbuch Finanzbuchhaltung unter Stammdaten/Steuersätze) Der hinterlegte Steuersatz des gewählten steuerpflichtigen Kontos wird vorgeschlagen und kann in der Combobox bei Bedarf geändert werden. Die gültigen Steuersätze gemäss Buchungsdatum und Gültigkeitsbereich der Stammdaten/Steuersätze stehen in der Combobox zur Auswahl (Ausnahme: Dem Steuersatz ist ein Gegenkonto in fremder Währung zugewiesen). Für Belege in Fremdwährung siehe MWST-Dialog Beleg in Fremdwährung
Netto	Netto-Betrag der Buchung (exkl. Steuerbetrag) in Basiswährung. Je nach Beleg kann der Betrag als Netto- oder Brutto-Betrag (siehe Brutto) eingegeben werden.
Steuer	Steuerbetrag der Steuerbuchung in Basiswährung. Wird automatisch berechnet.
Brutto	Brutto-Betrag der Buchung (inkl. Steuerbetrag) in Basiswährung
Text	Buchungstext für die Steuerbuchung Der Text wird gemäss Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 2/5 eingesetzt.
[Ohne Steuer]	Buchung ohne Steuer buchen. Die Steuerbuchung wird nicht gebucht. Die Buchung wird in der Steuerabrechnung nicht als Umsatz aufgeführt. Hinweis: Belege, die in der Steuerabrechung erscheinen müssen, ohne dass eine Steuer abzurechen ist, müssen mit einem 0%-Steuersatz und [Speichern] erfasst werden.
[Speichern]	Buchung mit Steuer buchen. Die Netto- und Steuerbuchung wird gemäss der Anzeige „Buchungen“ im unteren Teil der Maske verbucht.
[Schliessen]	Der Steuerbuchungsdialog wird abgebrochen. Rückkehr zur Hauptmaske Belegerfassung.

MWST-Dialog Beleg in Fremdwährung

Grundsätzlich läuft dieser Dialog gleich ab wie im MWST-Dialog Beleg in Basiswährung. Bei Fremdwährungsbelegen sind folgende Besonderheiten zu beachten:

Kreditoren-Belege Steuer Fremdwährung Feldbezeichnung	Bedeutung
Steuer-Variante	Grundsätzliche Beschreibung siehe MWST-Dialog Beleg in Basiswährung. Zur Auswahl stehen zusätzlich die Steuersätze mit einem hinterlegten Gegenkonto in der Buchwährung der Buchung (=Fremdwährung).
Netto	Netto-Betrag der Buchung (exkl. Steuerbetrag) in der Währung der gewählten Wertanzeige „Basiswährung“ oder „Fremdwährung“
Steuer	Steuerbetrag der Steuerbuchung in der Währung der gewählten Wertanzeige „Basiswährung“ oder „Fremdwährung“
Brutto	Brutto-Betrag der Buchung (inkl. Steuerbetrag) in der Währung der gewählten Wertanzeige „Basiswährung“ oder „Fremdwährung“
Wertanzeige	Wertanzeige und Eingabe der Wertefelder „Netto“, „Steuer“ und „Brutto“ in. Basiswährung Fremdwährung = Buchwährung der Buchung Die automatische Umrechnung erfolgt zum Buchungskurs der Buchung.
Text	Buchungstext für die Steuerbuchung Der Text wird gemäss Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 2/5 eingesetzt.
[Ohne Steuer]	Buchung ohne Steuer buchen. Die Steuerbuchung wird nicht gebucht. Die Buchung wird in der Steuerabrechnung nicht als Umsatz aufgeführt. Hinweis: Belege, die in der Steuerabrechung erscheinen müssen, ohne dass eine Steuer abzurechen ist, müssen mit einem 0%-Steuersatz und [Speichern] erfasst werden.
[Speichern]	Buchung mit Steuer buchen. Die Netto- und Steuerbuchung wird gemäss der Anzeige „Buchungen“ im unteren Teil der Maske verbucht.
[Schliessen]	Der Steuerbuchungsdialog wird abgebrochen. Rückkehr zur Hauptmaske Belegerfassung.

MwSt. für Dienstleistungen aus dem Ausland

Steuertechnisch:

Die Kredi-Rechnung aus dem Ausland enthält keine Steuer
In der Steuerabrechnung soll der Betrag aber erscheinen (Gruppe 90, Bezug DL aus dem Ausland)
Dafür kann eine fiktive Vorsteuer geltend gemacht werden, die durch eine MwSt. in derselben Höhe neutralisiert wird. (Vst- Guthaben und MwSt.- Schuld heben sich gegenseitig auf)

Für diesen Fall muss man zwei spezielle Steuersätze definieren:

1. VST-Satz, welcher der Kredi-Rechnung zugeteilt wird:
Berechnet die fiktive VST (Steuergruppe 110, Anrechenbare VST)
Dieser Satz muss ein Netto-Satz sein, damit der OP-Betrag dem Rechnungsbetrag entspricht.

Gruppe: 110 (anrechenbare Vorsteuer)
Netto
Steuersatz in %: Der passende Steuersatz.
Innergemeinschaftliche Verrechnung: Hier den 2. Steuersatz angeben (siehe unten)
Dieser Steuersatz wird dem Kreditoren-Beleg zugeteilt.

Er wird über das Feld "innergemeinschaftliche Verrechnungen" mit dem folgenden Steuersatz verbunden:

2. (fiktiver) MwSt.-Satz für DL-Ausland:
Berechnet die gleich hohe MwSt. und ergibt den erforderlichen Eintrag in Steuerjournal/Abrechnung.

Gruppe: 90 (Bezug DL aus dem Ausland)
Netto, ebenfalls Netto-Satz.
Steuersatz in %: Gleicher Satz wie im Steuersatz 1.

Kostenverteilungsdialog für die KORE-Primärkostenverteilung

Bei aktivierter Kostenrechnung (siehe Admin: Registerkarte Mandant, Gruppe Mandanten, Mandanten bearbeiten, Checkbox 'Kostenrechnung aktiv') verlangt das Programm zu jeder erfolgswirksamen Fibubuchung eine Kostenverteilungskontierung für die Primärkostenbuchung in die Kostenrechnung. Eine Fibubuchung kann auf beliebig viele Kostenstellen, Kostenträger und/oder Projekte und Leistungsarten aufgeteilt werden.

Die verfügbaren Kontierungsebenen sind abhängig vom Aufbau der Kostenrechnung. Näheres dazu erfahren Sie im Handbuch Kostenrechnung.

Kostenverteilungs-Fenster:
Siehe Kostenverteilungsdialog für die KORE-Primärkostenverteilung

Factur-X

Ein Bild, das Text, draußen, Schild enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

Es besteht die Möglichkeit Factur-X-Belege direkt einzulesen. Ein Factur-X ist ein PDF-Dokument (Rechnung) mit integrierten Rechnungsdaten. Normalerweise wird eine Factur-X-Rechnung mittels E-Mail übermittelt.

Es kann aber auch eine Rechnung (PDF) selektiert werden ohne Rechnungsdaten. Auf dem Dokument muss nur die ESR-Referenznummer oder der QR-Code angedruckt sein. Infoniqa ONE 200 erkennt diese Nummer / den QR-Code automatisch, und es werden die entsprechenden Werte vorgeschlagen.

Die PDF-Dateien können folgendermassen selektiert werden:

Mausklick auf das Icon und Selektion einer Rechnung
Mittels Maus kann das Dokument direkt auf das Icon gezogen werden (Drag & Drop)
Ein Mail (Outlook) mit angehängtem PDF-Dokument kann direkt auf das Icon gezogen werden (Drag & Drop)

Nachdem Einlesen des PDF-Dokuments werden die Daten verarbeitet:

Der Kreditor wird nicht gefunden:
Der Kreditorenstamm wird aufgerufen und die integrierten Daten (Name, Adresse, Zahlungsverbindung) werden vorgeschlagen. Die Daten können noch ergänzt werden und nachdem Speichern wird der Kreditor im Kreditorenbelege erfassen direkt vorgeschlagen

Der Kreditor wird gefunden:
Der Kreditor wird selektiert und die Daten werden vorgeschlagen.

Mehrere Kreditoren werden gefunden:
Ein Auswahlfenster erscheint und der passende Kreditor muss selektiert werden

In den Einstellungen können folgende zwei Werte konfiguriert werden:

[ ] PDF-Knopf anzeigen
[ ] PDF-Dokument automatisch anzeigen

Wenn DocuWare aktiviert ist so wird das PDF-Dokument archiviert (wie wenn das Dokument aus dem Briefkorb selektiert wird). Ohne DocuWare wird das Dokument in der Datenbank gespeichert und kann im KIS mittels Mausklick auf die Gridspalte PDF wieder angezeigt werden.

Hinweis: Nur Original-PDF können bei ESR-Rechnungen automatisch erkannt und verarbeitet werden. Mit der QR-Rechnung spielt das keine Rolle mehr.

QR-Rechnung

Die QR-Rechnung enthält mehr Informationen als die alten Rechnungsformate (roter und oranger Einzahlungsschein). Mit diesen Informationen kann Infoniqa ONE 200 den Kreditorenprozess für Sie optimieren.

Mit der QR-Rechnung werden, mittels Drag&Drop der digitalen Rechnung (Infoniqa X Factura) oder mit dem QR-Code Scannen, die strukturierten Daten im Kreditorenbeleg abgefüllt:

Kreditor

Zahlungsverbindung
Strukturierte Referenz
Betrag
Swico-Informationen
a. Belegnummer (Extern)
b. Belegdatum

Mittels QR-Icon in der Belegerfassungsmaske, können alle Informationen der QR-Rechnung eingesehen werden (auch diejenigen, welche nicht in die Belegerfassung hineinfliessen).

Die Swico-Informationen werden hierbei decodiert und für den Menschen lesbar angezeigt.

Belegerfassung mit dem Belegleser

Registerkarte Kreditor, Gruppe Belege, Erfassen

In der Hauptmaske Belegerfassung ist zum Einlesen von Belegen:
unten das Symbol "Belegleser" anzuwählen:

Wenn aktiviert:

Es können ESR- wie auch IPI-Belege mit einem entsprechenden Belegleser eingelesen werden.

QR-Rechnung

Aufgrund der Zahlungsverbindung im QR-Code wird der Kreditor vom System vorgeschlagen. Durch Scannen der QR-Rechnung mittels QR-Scanner werden die strukturierten Daten im Kreditorenbeleg abgefüllt:

Kreditor

Zahlungsverbindung
Strukturierte Referenz
Betrag
Swico-Informationen
a. Belegnummer (Extern)
b. Belegdatum

ESR
Auf Grund der Teilnehmernummer auf dem Einzahlungsschein wird der Kreditor vom System selbständig vorgeschlagen: Die Teilnehmernummer muss in einer Zahlungsverbindung des Kreditors erfasst sein. (siehe Zahlungsverbindungen (Kreditor))
Die eingelesene ESR-Referenz und der in der Codierzeile enthaltene Betrag werden angezeigt. Die Daten im Abschnitt “Belegdaten” wurden aufgrund der dem Kreditor hinterlegten Stammdaten eingetragen und können im Bedarfsfall mutiert werden.

Wenn kein Kreditor mit der ermittelten Teilnehmernummer gefunden wird, erscheint ein entsprechender Hinweis mit der Frage, ob ein neuer Kreditor oder eine neue Zahlverbindung erfasst werden soll. Wird diese Frage mit JA bestätigt wechselt das Programm automatisch in den Kreditorenstamm und initialisiert einen neuen Kreditor. Beim Speichern dieses Kreditors wird automatisch eine Zahlungsverbindung Typ „ESR“ mit der ermittelten Teilnehmernummer erstellt.

Fehlende Daten lassen sich manuell ergänzen.

Aufgrund der in den Einstellungen hinterlegten Erfassungsart erhält der Beleg den Status „Kontierung“ respektive „Vorerfassung“ (Vorerfassung, wenn in den Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5 die Option "Kreditoren Vorerfassung " eingeschaltet ist).

Nach jedem erfolgreich eingelesenen und nötigenfalls ergänzten Beleg muss die Schaltfläche [Speichern] aktiviert werden. Gegebenenfalls erscheinen jetzt der MWST-Dialog und der Kostenverteilungsdialog für die KORE-Primärkostenverteilung.

Hinweis: Nicht verarbeitbarer Beleg
Nach einem nicht verarbeitbaren Beleg ist vor dem Einlesen des nächsten Beleges die Schaltfläche [Neu] zu aktivieren. Der aktuelle Beleg wird dabei verworfen.

Ablaufsteuerung
Falls die Feldreihenfolge angepasst werden soll, ist für das Einlesen von Belegen zusätzlich zur Ablaufsteuerung für manuelle Belegerfassung eine eigene Ablaufsteuerung einzurichten: Beleglesefunktion mit dem Symbol

einschalten und dann die Ablaufsteuerung einrichten.

DocuWare-Integration
Bei aktivierter Archivierungs-Schnittstelle ist links neben dem Button für das Aktivieren des Beleglesers zusätzlich der Button [ESR-String aus Zwischenablage einfügen] vorhanden. Mittels dieses Buttons kann die zuvor in DocuWare ermittelte ESR-Codierzeile (OCR-Texterkennung) aus der Zwischenablage eingefügt werden. Dadurch wird – analog dem Belegleser – der Kreditor selektiert sowie ESR-Referenz und Betrag abgefüllt. Das Einlesen via Belegleser erfolgt somit gänzlich und Belege können mit wenigen Mausklicks in Infoniqa ONE 200 Finanz erfasst werden.

Belegerfassung mit QR-App Infoniqa Center

In der Funktion KREDITOREN – Belege – Erfassen können die über Infoniqa Center App eingescannten Belege angezeigt werden.

Infoniqa Center App Installationsanleitung

Sobald Infoniqa Center App im Infoniqa ONE 200 Admin korrekt konfiguriert ist, erscheint im Kreditoren-Belege Fenster unten links folgender Knopf:

Beim Klick darauf wird auf der Seite eine Liste mit allen eingescannten Belegen angezeigt, welche jetzt in die Kreditorenbuchhaltung übernommen werden können.

Es gibt drei Möglichkeiten den gescannten Beleg zu übernehmen:

[Verarbeiten] - der Beleg wird automatisch in das Erfassungsfenster übernommen
Doppelklick mit der Maus - der Beleg wird automatisch in das Erfassungsfenster übernommen

Drag und Drop - der Beleg muss auf das Feld Infoniqa X Factura gezogen werden und wird dann automatisch in das Erfassungsfenster übernommen

QR-Rechnungen Feldbezeichnung	Bedeutung
	Die Liste mit den QR-Belegen wird neu geladen. Dabei werden alle Dokumente aus der Cloud geholt und in die Datenbank von Infoniqa ONE 200 geladen.
[Verarbeiten]	Der selektierte Beleg wird als Kreditorenrechnung vorgeschlagen und kann dann gespeichert werden. Nachdem Speichern wird der QR-Beleg aus der Liste entfernt.
	Der QR-Beleg wird aus der Liste entfernt.
	Die Details des QR-Beleges werden angezeigt.

Funktionen Factura-X-Button

Button

Click
Selektion PDF mit ESR-Referenz (Text)
Selektion PDF mit ZUGFeRD Daten
Selektion PDF mit QR-Code (Bild)
Anzeigen PDF im Mutiermodus

Drag & Drop
Drop PDF mit ESR-Referenz (Text)
Drop PDF mit ZUGFeRD Daten
Drop PDF mit QR-Code (Bild)
Drop Outlook-E-Mail mit PDF-Anhang

Belegleser

Alle ESR-Einzahlungsscheine

QR-Codes

DocuWare Briefkorb – Dokument mit Drag & Drop selektieren

Dokument mit Thumbnail (erste Seite)

Beleg mit ESR-Referenz

Beleg mit QR-Referenz -> Anzeige des Kreditorennamen

Belege suchen

Registerkarte Kreditor, Gruppe Belege, Erfassen

Den Kreditor auswählen
oder
(falls die interne oder externe Belegnummer bekannt ist)
unter der Kreditoren-Nummer die Belegnummer eingeben.

Bei Multi-Currency-Kreditoren Die Währung auswählen.

Alle Belege des gewählten Kreditors werden im Grid angezeigt. Der ausgewählte Beleg (bzw. der erste Beleg des gewählten Kreditors steht in der Maske "Belegerfassung" zur Bearbeitung bereit. (Siehe Hauptmaske Belegerfassung (Faktura/Gutschrift):

Belege korrigieren

Registerkarte Kreditor, Gruppe Belege, Erfassen

Ändern noch nicht definitiv verbuchter Belege

Grundsätzliches zum Ändern

Mit einem Doppelklick auf den entsprechenden, im Datengrid angezeigten Beleg können je nach Verarbeitungszustand des Beleges (noch nicht definitiv / definitiv verbucht) Änderungen vorgenommen werden. Nachstehend sind die Möglichkeiten bei noch nicht definitiv verbuchten Belegen beschrieben:

Die Belegdaten in den Eingabefeldern der Belegerfassungsmaske können direkt geändert werden. Anschliessend muss der Beleg erneut mit dem Button [Speichern] gespeichert werden.

Wird der Betrag geändert, müssen alle bisherigen Buchungen betragsmässig (abgestimmt auf die Betragskorrektur) neu verteilt werden.
Je nachdem, ob es sich um eine steuerpflichtige und/oder um eine KORE-wirksame Buchung handelt, erscheinen beim Anklicken des Buttons [Speichern] die betreffenden Zusatzdialoge (siehe Beschreibung MWST-Dialog und Kostenverteilungsdialog für die KORE-Primärkostenverteilung).

Wird der Steuercode und/oder die KORE-Kostenverteilung geändert, ist ein besonderer Verteilungs-Dialog erforderlich: (siehe Verteilung). Das Programm stellt sicher, dass die Restverteilung aus den Buchungsänderungen vollständig erfolgt.

Verteilung

Registerkarte Kreditor, Gruppe Belege, Erfassen

Schaltfläche [Verteilung]

Die Funktion Verteilung dient dazu, Gegenkonto-, Mehrwertsteuer- oder die Kostenverteilung einer Buchung zu ändern.
Der Kreditorenbeleg verändert sich durch diese Mutationen nicht: Der Belegbetrag auf dem Sammelkonto bleibt unverändert. Der Buchungstext, die Verteilung auf Gegenkonti, Steuerbuchungen und die Kostenverteilung können verändert werden.

Hinweis: Das Fenster der Verteilung kann erst sauber abgeschlossen werden, wenn der Restbetrag (unten links im Fenster) auf 0 aufgeht.
Deshalb empfiehlt es sich, die Verteilung bestehender Belege gut vorzubereiten.
In gewissen Fällen ist es einfacher, den Beleg zu löschen und neu mit der gewünschten Verteilung zu erfassen.

Ablaufschema für die Neu-Verteilung eines Beleges

Das Fenster Beleg mutieren

Buchen [Verteilung] Feldbezeichnung	Bedeutung
Datum	Inaktiv und kann nicht bearbeitet werden (siehe Belegerfassungsmaske).
Beleg	Inaktiv und kann nicht bearbeitet werden (siehe Belegerfassungsmaske).
Soll-Konto	Soll-Konto (siehe Belegerfassungsmaske).
Haben-Konto	Inaktiv und kann nicht bearbeitet werden (siehe Belegerfassungsmaske).
Text	(siehe Belegerfassungsmaske).
Buchungswährung	Währung der Buchung. Das Feld ist aktiv, wenn es sich um eine Buchung in Fremdwährung handelt.
Buchungskurs	Kurs der Buchung. Das Feld ist aktiv, wenn es sich um eine Buchung in Fremdwährung handelt.
Buchungsbetrag	(siehe Belegerfassungsmaske).
Grid	Zeigt die Buchungen, die zur gewählten Buchung gehören.
Kontrolle
Restbetrag	Zeigt den Restbetrag, der allenfalls bei einer Änderung der Ursprungsbuchung entsteht. Hinweis: Der Dialog „Verteilung“ kann erst bei Restbetrag 0.00 geschlossen werden. Demzufolge müssen Buchungen bis zum Restbetrag 0.00 erfolgen.
[Neu]	Initialisiert den Eingabedialog „Buchung“ und eine neue Buchung kann erfasst werden.
[Löschen]	Löscht die aktuell im Eingabedialog „Buchung“ stehende Buchung.
[Speichern]	Speichern die aktuell im Eingabedialog „Buchung“ stehende Buchung.
[Schliessen]	Schliesst den Dialog „Verteilung“. Hinweis: Falls diese Schaltfläche aktiviert wird, bevor der Restbetrag = 0.00 ist, erfolgt eine Warnung. Wird diese mit Abbrechen? [Ja] geschlossen, wird der ganze Beleg gelöscht!

Kontrolle der Verteilung

Sie können die Verteilung erfasster Belege mit einem Explorer kontrollieren.

Mit der Schaltfläche [Explorer] auf der Belegerfassungsmaske

oder
Mit dem Kreditoren-Explorer (KIS)

Ändern definitiv verbuchter Belege

Beim Doppelklicken im Datengrid auf eine bereits definitiv abgeschlossene Buchung wird der Beleg in die Buchungsmaske eingelesen und alle änderbaren Felder werden aktiviert. Folgende Werte können noch geändert werden:

Buchung Kreditorenbelege Ändern definitiver Belegdaten Feldbezeichnung	Bedeutung
Externe Belegnummer	(siehe Belegerfassungsmaske).
Belegdatum	(siehe Belegerfassungsmaske).
Verfall	(siehe Belegerfassungsmaske).
Text	(siehe Belegerfassungsmaske).
Kondition	(siehe Belegerfassungsmaske).
Sachbearbeiter	(siehe Belegerfassungsmaske).
Empfängerkonto	(siehe Belegerfassungsmaske).
Zahlung sperren	(siehe Belegerfassungsmaske).
	(siehe Belegerfassungsmaske).
[Explorer]	Im [Explorer] werden zur Information die zugehörigen Buchungen in Hauptbuch und wenn KORE wirksam, in der Kostenrechnung angezeigt. Es kann aber keine Veränderung vorgenommen werden.
[Storno]	Falls weitergehende Änderungen an einem Beleg nötig sind, als dies über den Änderungsdialog möglich ist, muss mittels des Buttons [Storno] der entspreche Beleg storniert und gegebenenfalls neu erfasst werden. Mit dieser Funktion werden auch die Buchungen in der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung (sofern aktiviert), sowie die Steuerbuchungen storniert. Es wird der Storno-Dialog geöffnet. Hinweis: Bezahlte Belege, deren Zahlungslauf gelöscht wird, verbleiben weiterhin im Status 'Definitiv' und ein neuer Zahlungslauf ist ohne weitere Vorkehrungen möglich.
[Speichern]	Mit [Speichern] werden die vorgenommenen Änderungen gespeichert und der Änderungsdialog geschlossen.
[Schliessen]	Damit verlassen Sie den Stornodialog ohne allfällig vorgenommene Änderungen abzuspeichern.

Storno

Mit der Schaltfläche [Storno] erscheint ein weiterer Dialog zur Stornierung eines definitiven Beleges. Diese Stornierungen sind natürlich auf den Buchungsjournalen ersichtlich und sind nicht mit den geänderten Buchungen vor dem definitiven Verarbeiten zu verwechseln.

Die Storno-Buchung wird mit der Kontierung der Ursprungsbuchung aber mit umgekehrten Vorzeichen und sofort definitiv verbucht. Ein stornierter Beleg wird im Beleg-Grid nicht mehr angezeigt.
Ein Storno der Stornobuchung ist nicht möglich. Ein solcher Beleg müsste neu eingebucht werden.

Buchung Kreditorenbelege Ändern definitive Belegdaten [Storno] Feldbezeichnung	Bedeutung
Valutadatum	Valutadatum, mit welchem der Storno gebucht werden soll.
Belegdatum	Belegdatum, mit welchem der Storno gebucht werden soll.
Buchungstext	Buchungstext, mit welchem die Stornobuchung geschrieben werden soll.
[Storno]	Stornobuchung mit den getroffenen Eingaben ausführen. Storno wird gebucht!
[Schliessen]	Schliessen des Storno-Dialogs ohne Speichern.

Periodengerechte Verteilung

Eine kontierte Kreditorenrechnung kann auf verschiedene Perioden aufgeteilt werden.

Es gelten folgende Einschränkungen

Beleg muss kontiert werden
Nur Belege mit einer Belegzeile
Der Beleg kann nicht storniert werden
Wird der Beleg kopiert (KIS), so werden die Verteilungen nicht mitkopiert
Verteilbuchungen sind Finanzbuchungen und immer in Mandantenwährung
Verteilbuchungen sind immer definitiv und können nicht storniert werden

Wird die Checkbox Periodengerechte Verteilung in der Gruppe Verteilung aktiviert, so erscheint nachdem Speichern des Beleges ein Fenster.

Die Verteilbuchungen können auch in das Folgejahr gebucht werden. Kostenstellenbuchungen werden anteilsmässig berechnet, es können auch mehrere Kostenstellen bebucht werden. Mit der letzten Buchung werden allfällig Rundungsdifferenzen korrigiert.

Periodengerechte Verteilung Feldbezeichnung	Bedeutung
Selektion
Durchlaufkonto	Aktiv-/Passivkonto in Mandantenwährung
Erste Buchung	Datum der Rückbuchung des gesamten Betrages und Datumsvorschlag für die erste Verteilbuchung. Bei Monatsende wird jede Verteilbuchung am Monatsende vorgeschlagen
Bis	Datum der letzten Verteilbuchung
Zeitraster	Es kann zwischen Monatlich, Quartal und Halbjährlich ausgewählt werden
[Neu]	Der Vorschlag wird gelöscht
[Anzeigen]	Es wird ein Verteilvorschlag angezeigt. Diese kann beliebig angepasst werden.
Betrag
Zu verteilen	Betrag welcher verteilt werden muss
Verteilt	Betrag welcher verteilt ist
Fehler	Anzahl fehlerhafte Buchungen (Valutadatum falsch, Konto gesperrt)
Grid	Der Buchungsvorschlag wird angezeigt und vorgängig überprüft. Fehlerhafte Buchungen werden rot markiert und der Fehlergrund in die Zelle Fehler geschrieben. Die Buchungen werden nach dem Valutadatum sortiert.
[Ändern]	Das Valutadatum, der Text und Betrag können angepasst werden. Die Buchung kann auch mittels Maus-Doppelklick angepasst werden.
[Verteilen]	Der Betrag Zu verteilen wird linear auf die Buchungen verteilt und währungstreu gerundet. Mit der letzten Buchung werden Rundungsdifferenzen korrigiert.
[Neu]	Es kann eine neue Buchung erfasst werden. Die Kontierung ist fix und kann nicht angepasst werden.
[Löschen]	Eine Vorschlagsbuchung kann gelöscht werden
[Speichern]	Die Vorschlagsbuchungen werden gebucht und das Fenster geschlossen. Der Knopf wird nur aktiv, wenn der gesamte Betrag verteilt wurde.
[Schliessen]	Fenster schliessen ohne Verteilbuchungen. Der Kreditorenbeleg bleibt ohne Verteilbuchungen gespeichert.

Anzeigen der Verteilungsbuchungen
Die Verteilungsbuchungen können im Grid mittels Mausklick in die Zelle Verteilung angezeigt werden. Die Buchungen können beim Erfassen vom Kreditorenbeleg und im KIS angezeigt werden.

Löschen eines Kreditorenbeleges mit Verteilungsbuchungen
Die Verteilungsbuchungen werden mitgelöscht

Buchungsbeispiel:

Kreditorenrechnung, CHF 100.00 mit Steuer. Aufwandkonto 4000, Durchlaufkonto 1090, Aufteilung auf 4 Perioden. Kostenstellenbuchung CHF 50.00 auf PROD und CHF 42.85 auf REWE

Valuta	Soll	Haben	Betrag	Buchung
18.06.19	4000	2000	92.85	Nettobuchung
18.06.19	1170	2000	7.15	Steuerbuchung
18.06.19	1090	4000	92.85	Rückbuchung
18.06.19	4000	1090	23.20	Periode 1
18.09.19	4000	1090	23.20	Periode 2
18.12.19	4000	1090	23.20	Periode 3
18.03.20	4000	1090	23.25	Periode 4

Kostenbuchungen

Valuta	Kostenstelle	Betrag	Buchung
18.06.19	PROD	50.00	Netto 1
18.06.19	REWE	42.85	Netto 2
18.06.19	PROD	-50.00	Rückbuchung 1
18.06.19	REWE	-42.85	Rückbuchung 2
18.06.19	PROD	12.50	Periode 1
18.06.19	REWE	10.70	Periode 1
18,09.19	PROD	12.50	Periode 2
18.09.19	REWE	10.70	Periode 2
18.12.19	PROD	12.50	Periode 3
18.12.19	REWE	10.70	Periode 3
18.03.20	PROD	12.50	Periode 4
18.03.20	REWE	10.75	Periode 4

Buchen über Schnittstellen

Werden die Kreditoren-Belege mit einer anderen Software als Infoniqa ONE 200 erzeugt/erfasst, können sie über verschiedenen Schnittstellen übernommen werden:

Infoniqa ONE 200 Connect
API (ActiveX)

In diesen Fällen muss die Schnittstelle durch einen Spezialisten eingerichtet werden. Um Widersprüche zwischen der Anwendung, wo die Belege erstellt wurden und Infoniqa ONE 200-Finanz zu verhindern, werden solche Belege in der Regel als definitive Buchungen abgelegt, die nur noch beschränkt mutierbar sind (z.B. Belegverfall, Zahlungskondition, Sachbearbeiter, nicht aber Beträge oder Kontierung).

Bestandesbewertung Fremdwährungen

Dieses Kapitel ist vollumfänglich im Handbuch "Finanzbuchhaltung", Bestandesbewertung Fremdwährungen beschrieben.

Kreditoren-Vorerfassung

Vorerfassungs-Methodik

Alle Kreditorenbelege können auf Wunsch vorerfasst werden. Diese Erfassungsart bietet den Vorteil, dass alle eingehenden Belege rasch und ohne Kontierung, allenfalls auch elektronisch, erfasst werden können.

Dadurch wird sichergestellt, dass alle Kreditorenrechnungen einmal erfasst sind, auch wenn sie zur Freigabe im Betrieb zirkulieren. Die vorerfassten Belege werden auf ein transitorisches Vorerfassungs-Konto, welches für jeden Kreditor im Stamm vorgegeben werden kann, in der Finanzbuchhaltung gebucht.

Nach der Freigabe des Beleges durch den Verantwortlichen kann die Kontierung und die Freigabe für die Zahlung erfolgen. Für die Kontierung muss nun nicht jeder Beleg einzeln bearbeitet werden. Im Menü Kreditoren-Massenkontierung können die Belege rasch und effizient kontiert und zur Weiterverarbeitung freigegeben werden.

Die Vorerfassung bietet den grossen Vorteil, dass im Umlauf befindliche Belege nicht verloren gehen oder bei einem Sachbearbeiter liegen bleiben. Es besteht eine Kontrollliste, um „liegengebliebene" Belege aufzufinden: Visumskontrolle

Die Belege können auch bereits bei der Erfassung kontiert und zur Zahlung freigegeben werden, sofern die entsprechenden Informationen zu diesem Zeitpunkt vorliegen.

Siehe auch Übersicht Belegerfassung- Kontierung -Zahlung

Hinweis: Vorerfassung ist nur möglich, wenn die Option "Kreditoren Vorerfassen " eingeschaltet ist.
Siehe unter Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5

Beleg-Vorerfassung

Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Erfassen

Erfassungsart muss auf ¤ Vorerfassung geschaltet sein.

Bei der Belegerfassung wird dann automatisch das Vorerfassungskonto als Gegenkonto (Gemäss Kreditorenstamm, Register Erweiterte Informationen) eingesetzt und es erfolgen keine MwSt.- und Kosten-Dialoge.

Die ausführliche Beschreibung finden Sie unter Belegerfassung

Hinweis: Vorerfassung ist nur möglich, wenn die Option "Kreditoren Vorerfassen " eingeschaltet ist.
Siehe unter Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5
Zur leichteren Kontrolle vorerfasster Belege durch mehrere Sachbearbeiter empfiehlt sich, die Belege mit einer Sachbearbeiter-Angabe zu erfassen.

Visumskontrolle

Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Visumskontrolle

Diese Auswertung ist ein Kontrollinstrument für die vorerfassten Belege. Alle vorerfassten Belege eines wählbaren Zeitraumes werden angezeigt.

Die ausführliche Beschreibung finden Sie unter der Auswertung Visumskontrolle

Offene Posten

Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Offene Posten

Diese Auswertung zeigt die offenen Posten für jeden der selektierten Kreditoren per ein wählbares Datum.

Register Selektion

Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Offene Posten
Register Selektion

Offenen Posten Selektion Feldbezeichnung	Bedeutung
Offen per	Die Auswertung wird für Offene Posten per dieses Datum erstellt. Als Vorschlag erscheint das aktuelle Systemdatum
Datum bis	Mit diesem Datum können Belege ab einem bestimmten Datum vor dem Datum "Offen per" ausgeschlossen werden. Als Vorschlag erscheint das das Datum "Offen per". Beleg 1 vom 1.4. Verfall am 11.4. Beleg 3 vom 25.5. Verfall am 4.6. Offen per 1.5. Datum bis 1.5.zeigt nur Beleg 1 Offen per 30.6. Datum bis 30.6. zeigt Belege 1 und 2 Offen per 30.6. Datum bis 1.5. zeigt nur Beleg 1 (ohne Beleg 2 mit Bel-Datum nach dem 1.5.) Offen per 1.5. Datum bis 30.6. zeigt nur Beleg 1 !
R Saldo-Zustand	Wenn Saldo-Zustand aktiviert ist, steht folgende Mehrfachauswahl zur Verfügung: R Positiver Saldo Kreditoren mit einem Saldo > 0 werden angezeigt (Kreditor = Haben-Saldo). R Null Saldo Kreditoren mit einem Saldo = 0 werden angezeigt. R Negativer Saldo Kreditoren mit einem Saldo < 0 werden angezeigt (Kreditor = Soll-Saldo).
R Umsatz-Zustand	Wenn Umsatz-Zustand aktiviert ist, steht folgende Mehrfachauswahl zur Verfügung: R Umsatz aktuelles Jahr Falls ein Kreditor im aktuellen Geschäftsjahr Bewegungen hatte, wird er angezeigt. R Umsatz Vorjahre Falls ein Kreditor in den vorhergehenden Geschäftsjahren Bewegungen hatte, wird er angezeigt. R Ohne Umsatz Kreditoren, die noch nie Bewegungen hatten, werden angezeigt.
Zahlung vor Rechnung anzeigen	R Auch Zahlungen mit Zahldatum vor dem Rechnungsdatum werden angezeigt. (siehe Einstellungen/ Register Debitoren/Kreditoren 1/5 / Feld „Zahlung vor Rechnung“) Hinweis: Ergibt längere Aufbereitungszeit!
Inkl. Bewertungsbuchungen	R Bei Fremdwährungs-Kreditoren wird eine zusätzliche Zeile "Nicht realisierte Kursdifferenzen" ausgegeben, wenn der Beleg-Kurs infolge einer Neubewertung nicht mehr aktuell ist. Dies verändert die Totale entsprechend. (siehe auch Finanzbuchhaltung Kursdifferenzen (Bestandesbewertung Infoniqa ONE 200 Finanzbuchhaltung))
Inkl. vorerfasste Belege	R Die kontierten und die vorerfassten Belege werden ausgegeben
Belege aus pendenten Zahlläufen einschliessen	R Auch Belege in noch nicht verbuchten Zahlläufen werden ausgegeben

Register Sortierung / Gestaltung

Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Offene Posten
Register Sortierung/Gestaltung

Offenen Posten Sortierung / Gestaltung Feldbezeichnung	Bedeutung
Gruppierung	Hier kann nach Abteilung sortiert bzw. gruppiert werden. Dabei werden die Kreditoren innerhalb der Abteilung sortiert. Die Selektion der Sortierung 1 bestimmt die Sortierung des gewählten Gruppierungskriteriums (Nummer oder Name). Sind die „Individuellen Belegdaten“ aktiviert, kann auch nach den individuellen Belegadressen gruppiert werden. Zusätzlich steht auch der Schalter „R Kontakte gruppieren“ zur Verfügung.
Verdichten	R zeigt nur den Saldo pro Kreditor und Währung, ohne die einzelnen Belege.
Seitenumbruch	R Bringt eine neue Seite pro Kreditor und Währung, zusätzlich werden die Kreditoren-Informationen im Seitenkopf angezeigt.
Zusammenhalten	Ohne Es werden keine Belege zusammengehalten und gruppiert. Extern Belege mit der identischen externen Belegnummer werden zusammengehalten und gruppiert.
Ausgabe	Quer Die Liste wird im A4-Querformat ausgegeben. Im Vergleich zum Hochformat enthält das Querformat mehr Zusatzinformationen. Hoch Die Liste wird im A4-Hochformat ausgegeben. Pro Kreditor beginnt eine neue Seite.
Belegtext	Das Verhalten für die Ausgabe des Belegtextes kann bestimmt werden: Abschneiden: Pro Beleg eine Zeile: Der Belegtext wird falls notwendig entsprechend abgeschnitten. Umbrechen: Pro Beleg wird der Belegtext falls notwendig auf mehrere Zeilen umgebrochen.
Darstellung	Extern/Text Die externe Belegnummer erscheint links des Datums, der Text rechts davon Text/Extern Der Text erscheint links des Datums, die externe Belegnummer rechts davon
Saldospalte	Basiswährung Der laufende Saldo wird in der Basiswährung geführt. Kontowährung Der laufende Saldo wird in der jeweiligen Währung des Kreditors geführt. Dieser Schalter ist in der Hoch-Ausgabe nicht verfügbar, da diese Ausgabeart nur in der Kontowährung geführt wird.

Hinweis: Ausgabe
V: Vorerfasste Belege erkennt man an einem "V" in der Spalte Belegstatus (S) (siehe auch Kreditoren-Vorerfassung).
B*: Belege in einem noch nicht verbuchten Zahlungslauf sind mit B* markiert (siehe auch Übersicht Zahlungen).
#: Stornierte Belege sind mit # markiert (siehe auch unter Ändern definitiv verbuchter Belege, Schaltfläche [Storno])
Diese und weitere Abkürzungen werden zusätzlich an jedem Seitenende mittels einer Legende erläutert.

Visumskontrolle

Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Visumskontrolle

Die Visumskontrolle zeigt alle vorerfassten Belege während eines wählbaren Zeitraumes.
Dieser Zeitraum kann sich auf das Verfalldatum oder Valutadatum beziehen.
Pro Sachbearbeiter erfolgt ein Seitenwechsel.

Diese Auswertung ist ein Kontrollinstrument für die vorerfassten Belege. Alle vorerfassten Belege eines wählbaren Zeitraumes werden angezeigt

E-Postausgang
Die Visumskontrolle kann bei Bedarf auch elektronisch via Mail oder Fax an die jeweiligen Sachbearbeiter übermittelt werden. Dazu muss die Funktion „E-Postausgang“ aktiviert sein. Um die Dokumente an den elektronischen Postausgang zu übergeben ist bei der Dokument-Aufbereitung lediglich der Button „Ausgabe in elektronischen Postausgang“ statt „Vorschau“ zu drücken. Siehe dazu Kapitel E-Postausgang.

Visumskontrolle Feldbezeichnung	Bedeutung
Sachbearbeiter von/bis	Wahl der Sachbearbeiter, die im Beleg erfasst sind. Für Belege ohne Sachbearbeiter: "von" leer lassen.
Datum	Verfall Das Verfalldatum ist massgebend Valuta Das Valutadatum ist massgebend Beleg Das Belegdatum ist massgebend Erfassung Das Erfassungsdatum ist massgebend
Datum von/bis	Die Auswertung umfasst nur die Belege, die zwischen diesen Daten liegen (bezieht sich je nach Selektion von "Datum" auf das Verfall-, Valuta oder das Belegdatum).
Seitennummerierung	Sachbearbeiter Die Seitennummerierung wird pro Sachbearbeiter geführt. Fortlaufend Die Seitennummerierung wird über sämtliche Sachbearbeiter hinweg geführt.
Gestaltung	þ Zahlungskonditionen Die Zahlungskondition des Belegs wird unterhalb des Belegtextes angedruckt. þ Erfassung Das Erfassungsdatum des Belegs wird unterhalb des Belegtextes angedruckt.

Periodisch

In der Kreditorenbuchhaltung können periodische Buchungen erfasst und erstellt werden.

Periodische Belege einrichten

Kreditorenbelege können hier als Vorlage erfasst und mit einem Zeitplan versehen werden. Alle relevanten Daten können vorerfasst werden oder es kann der Wert aus den Stammdaten verwendet werden.

Währungs- und Steuerrelevante Daten wie Kurs oder Steuersatz werden erst beim Erstellen des Beleges, abhängig vom Valutadatum, abgefüllt.

Hinweis: Es können nur Belege mit einer Belegzeile erfasst werden. Belege mit Anlagen können nicht erfasst werden und Projektbuchungen können keine erstellt werden.

Einrichte-Funktionen

Periodische Belege einrichten Funktionen Feldbezeichnung	Bedeutung
Zeitplan
Erstmals am	Startdatum
Ausführen bis	Enddatum
Letzte Ausführung	Datum des letztmaligen Ausführens. Hinweis: Beim Löschen eines Beleges wird das Datum nicht zurückgesetzt. Das Datum kann aber beim Mutieren manuell angepasst werden.
Status	Es werden nur aktive Belege zum Verbuchen aufgelistet.
Zeitraster	Folgende Zeitraster stehen zur Verfügung: Täglich Wöchentlich Monatlich Trimester Quartal Halbjährlich Jährlich Unbestimmtes Zeitraster
Statistikcode	Zur Gruppierung von periodischen Belegen kann ein Statistikcode erfasst werden. Hinweis: Der Statisitkcode wird nur dann angezeigt, wenn dieser in den Einstellungen (Finanzbuchhaltung) aktiviert wurde.
Belege
Kreditor	Kreditorennummer
	Kreditor suchen
Währung	Kreditorenwährung
Extern	Externe Belegnummer
Referenz	Referenznummer
Text	Beleg- und Buchungstext
Empfängerkonto	Geldempfangskonto. Bei <Stammdaten> wird der gespeicherte Wert aus dem Kreditorenstamm verwendet.
Zahlung über	Disponierte Zahlungsverbindung für den Zahlungsausgang. Bei <Stammdaten>: Es wird der gespeicherte Wert aus dem Kreditorenstamm verwendet.
Sammelkonto	Kreditorensammelkonto. <Stammdaten>: Es wird der gespeicherte Wert aus dem Kreditorenstamm verwendet.
Gegenkonto	Gegenkonto. <Stammdaten> Es wird der gespeicherte Wert aus dem Kreditorenstamm verwendet.
KST / KTR	Ist das Gegenkonto ein Erfolgskonto und bei "Gegenkonto" nicht <Stammdaten> eingetragen, kann hier eine Kostenstelle/Kostenträger selektiert werden. Die KST/KTR muss mit dem Gegenkonto verbunden sein. <Stammdaten>: Es wird der gespeicherte Wert aus dem Kreditorenstamm verwendet.
Steuer-Id	Steuer-Id aus dem Steuerstamm. Der effektive Steuersatz wird erst beim Verbuchen des Beleges bestimmt. <Stammdaten>: Es wird die Steuer-Id vom hinterlegten Gegenkonto aus dem Kontenplan verwendet. <Ohne Steuer>: Der Beleg wird ohne Steuer verbucht.
Gutschrift	Gutschrift
Vorauszahlung	Vorauszahlung
Kondition	Zahlungskondition. Bei <Stammdaten> wird der gespeicherte Wert aus dem Kreditorenstamm verwendet.
Sachbearbeiter	Sachbearbeiter. Bei <Stammdaten> wird der gespeicherte Wert aus dem Kreditorenstamm verwendet.
STP-Referenz	ESR-Referenznummer
Betrag	Der Betrag kann leer gelassen und erst beim Verbuchen abgefüllt werden. Hinweis: Abhängig von der selektierten Steuer-Id ist der Betrag Netto (ohne Steuer) oder Brutto (mit Steuer). Der Betrag ist immer in der Kreditorenwährung.
Selektion
Kreditor von / bis	Kreditorenselektion zum Löschen oder Mutieren
[Aufbereiten]	Die Belege werden anhand der Kreditorenselektion aufbereitet.
[Neu]	Die Felder werden initialisiert und es kann ein neuer Beleg erfasst werden.
[Löschen]	Ein im Grid selektierter Beleg kann gelöscht werden.
[Mutieren]	Ein im Grid selektierter Beleg kann mutiert werden.
[Speichern]	Ein neuer oder mutierter Beleg wird gespeichert.
[Schliessen]	Der Dialog wird geschlossen.

Periodische Belege ausführen

Die vorerfassten Belege werden anhand des Zeitplans aufbereitet und aufgelistet. Es werden nur Belege mit Status Aktiv angezeigt. Die Belege können erst verbucht werden, wenn alle Tests erfolgreich durchgeführt wurden. Meldungen und Probleme werden in der Spalte Infos, bezogen auf den Beleg, angezeigt. Mittels Klick auf den Mutierknopf im Grid oder Doppelklick in die Gridspalte kann der einzelne Beleg vor dem Verbuchen noch angepasst werden.

Ausführ-Funktionen

Periodische Belege ausführen Funktionen Feldbezeichnung	Bedeutung
Selektion
Kreditor von / bis	Kreditorennummer
	Kreditor suchen
Fällig per	Fälligkeitsdatum. Dieses kann in den Einstellungen definiert werden. Somit können Periodische Belege im Voraus erstellt werden.
Tagesdatum	Das Tagesdatum wird benötigt um verspätete Belege zu datieren (Belegdatum). Siehe auch Einstellungen
Sachbearbeiter	Sachbearbeiter für die Selektion
Benutzer	Erfassungsbenutzer für die Selektion
Zeitraster	Zeitraster für die Selektion
Statistikcode	Statistikcode für die Selektion Hinweis: Der Statisitkcode wird nur dann angezeigt, wenn dieser in den Einstellungen (Finanzbuchhaltung) aktiviert wurde.
	Anzahl Tage addiert zu Fällig per: Anzahl Tage die zum Tagesdatum addiert werden und als Fällig per vorgeschlagen werden. Belegdatum: Damit keine Kreditorenbelege mit einem alten Belegdatum erstellt werden kann optional das Tagesdatum verwendet werden.
[Aufbereiten]	Die Belege werden anhand der Selektion aufbereitet und im Grid angezeigt.
Info
Bereit zum Verbuchen	Anzahl Belege mit Status Bereit
Datenfehler	Anzahl Belege die beim Verbuchen falsche oder fehlende Daten aufweisen. Der Datensatz im Grid wird gelb markiert und der Fehler ist in der Spalte Infos ersichtlich. Hinweis: Vor dem verbuchen müssen alle Datenfehler bereinigt werden oder der Beleg muss deselektiert werden.
Verbucht	Anzahl korrekt verbuchte Belege. Diese werden grün markiert.
Verbuchungsfehler	Anzahl fehlerhaft verbuchte Belege. Der Datensatz wird rot markiert und die Ursache ist in der Spalte Infos ersichtlich.
Grid	Mutierknopf oder Maus-Doppelklick: Die einzelnen Felder des Beleges können mutiert werden. Das Mutierfenster wird pro Beleg mit [Übernehmen] abgeschlossen. Das Erstellen der Belege erfolgt jedoch erst mit [Verbuchen].
	Alle Belege im Grid selektieren (grün) oder deselektieren (weiss).
[Verbuchen]	Die selektierten Belege mit Status Bereit werden verbucht. Im Grid erscheinen die betreffenden Belege mit folgenden Farben: Grün: Verbuchung erfolgreich. Gelb: Verbuchung nicht möglich. Die Ursache(n) finden Sie ganz rechts im Grid unter Infos
[Schliessen]	Das Fenster wird geschlossen.

Explorer (KIS)

Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Explorer (KIS)

Voraussetzung
Der Kreditoren-Explorer dient dem Anwender zur Übersicht aller erfassten und vom System erstellten Buchungen im Kreditorenbereich (Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen). Auf dieser Maske kann nach den vorgegebenen Kriterien gesucht werden.

Von jeder Bewegung können die damit verbundenen Hauptbuch-Buchungen und Kostenbuchungen angezeigt werden ([Hauptbuch]).
Ebenso wird angezeigt, ob es sich dabei um eine Rechnung, Gutschrift, Teilzahlungen, Vorauszahlungen oder Zahlung handelt. Dadurch ist eine Rückverfolgung aller Buchungen einfach und lückenlos möglich.

Es können verschieden Auswertungen direkt aus dem Kreditoren-Explorer gestartet werden.

Mittels Knopfdruck können die Stammdaten, Beleginformationen, Gegenleistungen und Saldoinformationen angezeigt werden.

Am Ende des Grids befindet sich die Kreditoren cvs upstamm-Notiz, die auch bearbeitet werden kann.

Im Kreditoren-Explorer können keine Belegdaten verändert werden.

In vielen Grids mit Kreditoreninformationen kann der Kreditoren-Explorer mittels rechter Maustaste direkt aufgerufen werden.

Hinweis: Falls das Suchergebnis (Grid) einer getroffenen Selektion 1'000 Buchungen übersteigt, wird eine Meldung ausgegeben. Die ersten 1'000 Buchungen werden angezeigt. Somit wird verhindert, dass ein Benutzer mit einer unsinnigen Abfrage seinen Arbeitsplatz blockiert und den Server unnötig beschäftigt.
Mittels rechter Maustaste kann ein Kontextmenu geöffnet werden und direkt in den Auftrag verzweigt werden. Die Anwendung „Auftrag“ muss jedoch auf derselben Station gestartet sein.

Explorer Feldbezeichnungen

Kreditoren-Explorer Feldbezeichnung	Bedeutung
Selektion:	Eingabe mehrere Selektionskriterien: Die eingegebenen Selektionskriterien gelten als „UND“-Bedingungen. Buchungen, für die alle Kriterien zusammenzutreffen, werden gesucht und angezeigt.
	Schnellsuche Kreditoren
	Nach Klick auf diese Lupe ist eine Auswahl nach beliebigen Kombinationen von Nummern-, Namen-, Orts-, PLZ- oder Regions-Bereichen möglich
Währung	Auswahl einer Währung. * steht für alle Währungen.
Beleg von/bis	Nummernbereich der internen Belegnummern
Extern von/bis	Nummernbereich der externen Belegnummern
Datum von/bis	Beleg-, Valutadatum oder Buchung GoB, abhängig von der Selektion Datum.
Belegtyp	Rechnung Gutschrift Zahlung Hier wird der Ursprung des Beleges angezeigt. Sobald ein Beleg aus dem Suchergebnis-Grid angeklickt wird, zeigt der Radiobutton den entsprechenden Ursprungstyp an.
Aktueller Status	Alle – Alle Belege werden angezeigt Offen – Nur die offenen Belege (ohne Vorerfasste) werden angezeigt Bezahlt – Nur die bezahlten Belege werden angezeigt Pendente Zlg – Pendente Zahlungen Vorerfasst – Nur die vorerfassten Belege werden angezeigt
	Benutzerabhängige Einstellungen Max. Anzahl anzuzeigende Belege: Es können zwischen 1 und 10'000 Belege angezeigt werden. Der Standardwert liegt bei 1000. Hinweis: Antwortzeit! Ein Wert > 1000 kann zu langen Antwortzeiten führen und das gesamte System belasten!
	Alle Selektionen werden auf die Grundeinstellung zurückgesetzt.
[Suchen]	Suchauftrag starten. Die gefundenen Buchungen werden im Grid angezeigt.
Aktueller Status	Offen Bezahlt [Zahldatum] Bezahlt (pendent) Vorerfasst Beleg ist noch offen oder schon bezahlt
[Belegdaten]	Die Belegerfassungsmaske wird bei Rechnungen und Gutschriften angezeigt. Somit kann auch ein ausgeglichener Beleg noch angeschaut werden. Bei Zahlungen wird ein Informationsfenster angezeigt.
[Hauptbuch]	Die Hauptbuch-Buchungen und Kostenstellen-Buchungen zum selektierten Beleg werden angezeigt.
[Gegenleistung]	Die Zahlungen und Belege zum selektierten Kreditor werden angezeigt. Die ausgewählte Zahlung / Beleg wird im Grid grün markiert. Achtung: Die Datumsselektion wird in das Fenster Gegenleistung übernommen.
[Bearbeiten]	Der Beleg kann mutiert werden.
[Status ändern]	Der Buchungsstatus kann von Provisorisch auf Definitiv und umgekehrt geändert werden. Weitere Informationen betr. Zugriffsberechtigung und nicht änderbaren Belegen sind im Handbuch Finanz, Kapitel Hauptbuch-Explorer (HIS) dokumentiert.
[Z-Verbindung]	Bei Belegen wird die Zahlverbindung des Kreditors angezeigt, bei Zahlungen die Zahlverbindung mit welcher die Zahlung getätigt wurde (Stammdaten – Zahlungsverbindung).
[Stammdaten]	Der Kreditorenstamm wird angezeigt, es wird der selektierte Kreditor aus dem Grid angezeigt. Die Daten können mutiert werden. Wurde im Admin die Funktion gesperrt so wird dieser Knopf nicht aktiviert.
[Saldo/Umsatz]	Saldoinformationen zum selektierten Kreditor werden angezeigt. Die aktuellen Umsätze können zusätzlich noch mit einem Vorjahr verglichen werden. Wurde im Admin die Funktion gesperrt so wird dieser Knopf nicht aktiviert.
[Offene Posten]	Öffnet die Auswertung „Offene Posten Kreditoren“ für den Kreditor der markierten Grid-Zeile. Wurde im Admin die Funktion gesperrt so wird dieser Knopf nicht aktiviert.
[Bewegungen]	Öffnet die Auswertung „Bewegungsliste pro Kreditor“ für den Kreditor der markierten Grid-Zeile. Wurde im Admin die Funktion gesperrt so wird dieser Knopf nicht aktiviert.
[Umsatzliste]	Öffnet die Auswertung „Umsatzliste Kreditoren“ für den Kreditor der markierten Grid-Zeile. Wurde im Admin die Funktion gesperrt so wird dieser Knopf nicht aktiviert.
[Zahlungen]	Mit diesem Knopf wir eine Zahlungsausgleichsliste erstellt. Es werden pro Zahllauf die bezahlten/ausgeglichenen Belege jedes Laufes aufgelistet. Optional kann die Liste für den selektierten Kreditor über einen oder alle Zahlläufe eines bestimmten Zeitraumes erstellt werden.
Grid	Die Spalten sind meist selbsterklärend. Spalte DIS (erscheint nur bei aktiviertem Kontokorrent) Mittels Mausklick wird der Debitoren-Explorer des Kontokorrent-Partners aufgerufen.

Fenster Beleg kopieren

Wir in der Hauptmaske Kreditoren-Explorer die Schaltfläche [Kopieren] geklickt, erscheint ein Fenster zum Kopieren des markierten Beleges:

Kreditoren-Beleg kopieren Feldbezeichnung	Bedeutung
Info:	Anzeige der Daten es zu kopierenden Beleges: Debitor, Typ, Belegbetrag
Neuer Beleg:
¤ Rechnung oder ¤ Gutschrift	Wahl des Belegtyps. Damit kann z.B. eine Rechnung in eine Gutschrift kopiert werden.
Valuta Belegtext Verfall	Die vorgeschlagenen Werte lassen sich überschreiben.
Kondition	Anzeige. Falls die Kondition z verändern ist, kann der Beleg nach dem Kopieren angepasst werden.
Beleg	Belegnummer. Ist veränderbar, falls die automatische Belegnummerierung ausgeschaltet ist.
Extern	Externe Belenummer, bei Bedarf.
[Speichern]	Der Beleg wird mit den gemachten Angaben kopiert. Er kann nachher für weitere Anpassungen normal aufgerufen werden.
[Schliessen]	Schliesst das Fenster ohne zu kopieren.

Hinweis: Der Beleg wird direkt kopiert, Kurs- und Steuersatzänderungen werden nicht berücksichtigt.
Falls am Valuta-Datum ein Konto, eine KST/KTR, eine Steuer-ID oder ein Projekt nicht gültig ist, lässt sich der Beleg nicht kopieren.
Der erstellte Beleg lässt sich nach dem Kopieren normal anpassen

Zusatzselektion

Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Explorer (KIS), Zusatz

Debitoren-Explorer Zusatzselektion Feldbezeichnung	Bedeutung
Buchungstext	Ein zu suchender Buchungstext kann erfasst werden, auch mit Wildcards.
Währung	Eine zu suchende Währung.
þ Betrag	Ein zu suchender Betrag kann erfasst werden inklusive Abweichung in Prozent. Wenn die Buchungsbetragselektion deaktiviert ist, wird nach allen Buchungsbeträgen inkl. Nullbuchungen gesucht.
[Suchen]	Der Suchvorgang wird gestartet und die gefundenen Datensätze werden angezeigt.
[Schliessen]	Die Maske wird geschlossen.

Funktionen

Massenkontieren

Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Funktionen, Massenkontieren

Mit dieser Funktion lassen sich vorerfasste Belege schnell und effizient kontieren, ohne dass ins Belegerfassungsfenster jedes Belegs verzweigt werden muss. Alle vorerfassten Belege werden vom System zur Kontierung vorgeschlagen. Die noch fehlende Kontierung kann im Grid eingetragen werden.

Eine Zeile wird rot markiert, wenn das vorgeschlagene Konto ein Anlagenkonto ist.
Dieser Beleg kann in der Funktion Massenkontieren nicht kontiert werden und muss in der Funktion Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Erfassen kontiert werden. Im Grid kann mittels Schaltfläche ganz rechts direkt in diese Funktion gesprungen werden. Siehe Belege korrigieren

Im Massenkontieren kann auch die Zahlsperre (Beleg) effizient verwaltet werden, diese kann direkt im Grid mutiert werden.

Bei Bedarf können Sie für einzelne Belege auch in die Belegerfassung verzweigen. Falls der Beleg dort kontiert wird, verschwindet er aus der Massenkontierungsmaske.

Massenkontierungen

Massenkontierung Feldbezeichnung	Bedeutung
Kreditor von/bis	Kreditorennummer von/bis
Datum von/bis	Belegdatum von/bis
Status	Alle: Vorerfasste und Kontierte Belege werden aufbereitet Vorerfasst: Nur vorerfasste Belege werden aufbereitet Kontiert: Nur kontierte Belege werden aufbereitet
Zahlsperre	Alle: Belege mit und ohne Zahlsperre werden aufbereitet Aktiviert: Nur Belege mit einer aktivierten Zahlsperre werden aufbereitet Nicht aktiviert: Nur Belege ohne aktivierte Zahlsperre werden aufbereitet Hinweis: Die Zahlsperre kann im Grid direkt bearbeitet (aktivieren/deaktivieren) werden. Die Änderung wird beim aktivieren/deaktivieren direkt auf die Datenbank geschrieben.
Sachbearbeiter	Sachbearbeiter selektieren. Wird der Stern (*) ausgewählt so werden alle Sachbearbeiter selektiert.
[Aufbereiten]	Die Belege werden anhand der Selektion angezeigt.
Valuta der Rechnung	Dieses Valutadatum wird in den kontierten Belegen eingesetzt, sofern die Checkbox "Valutadatum ändern" aktiviert ist.
Valutadatum ändern	Checkbox aktiviert: Das "Valutadatum der Rechnung" ersetzt das im vorerfassten Beleg eingesetzte Valuta-Datum. Checkbox nicht aktiviert: Das im vorerfassten Beleg eingesetzte Valuta-Datum wird als Valutadatum verwendet.
	Der Vorschlagswert für das Feld „Valutadatum ändern“ kann hier erfasst werden. Dieser wird in die Datenbank geschrieben und ist für alle Benutzer gültig.
Grid	Zeigt alle vorerfassten Belege an. Hinweis: Im rechten Teil des Grids stehen weitere Felder. Durch scrollen mit dem Rollbalken am unteren Fensterrand werden sie sichtbar. Navigation im Grid Mittels rechter Maustaste kann im Grid navigiert werden. Auch können damit spezielle Sichten und Verhalten des Grids eingestellt werden. Folgende Funktionen sind möglich: Kopieren Suchen Zoom in Zoom out Zoom 100% Sortierung nach ...
Selektion links im Grid	Gibt den Beleg auf der betreffenden Zeile zum Kontieren frei. Falls nicht alle Felder einen gültigen Wert enthalten, erfolgt bei [Kontieren] eine Meldung und die ganze Kontierung wird nicht ausgeführt.
Konto	Das Gegenkonto des Beleges. Durch Klick in dieses Feld kann das Konto ausgewählt werden. Siehe Massenkontierung, Konto/KST wählen. Anlagenkonti werden nicht angezeigt! Hinweis: Aufteilung auf mehrere Konti /Anlagenkonti / Um den Beleg auf mehrere Konti aufzuteilen oder um ein Anlagenkonto zu kontieren: Den Button ganz rechts im Grid klicken und die Kontierung in der Belegerfassungsmaske durchführen.
Kostenstelle	Kostenstelle/Kostenträger, wo der Beleg in der Kostenrechnung verbucht wird. Durch Klick in dieses Feld kann die Kostenstelle bzw. der Kostenträger ausgewählt werden. Siehe Massenkontierung, Konto/KST wählen Tipp: Ist auf den Stammdaten des Kreditors eine Vorschlags-Kostenstelle eingetragen, wird diese jetzt automatisch vorgeschlagen und muss nicht mehr manuell angewählt werden.
Steuer-ID	Steuer-Code für diesen Beleg. Durch Klick in dieses Feld kann der Steuersatz ausgewählt werden.
Hinweis	Hinweis: Verteilungen eines Beleges auf verschiedene Gegenkonti, Kostenstellen/Kostenträger oder Teilbeträge mit verschiedenen Steuersätzen müssen im Beleg selber durchgeführt werden Schaltfläche ganz rechts im Grid benützen, um zum Belege korrigieren zu kommen.
Schaltfläche ganz rechts im Grid	Verzweigt in den Beleg. Dort kann der Beleg frei bearbeitet werden. Siehe Belege korrigieren Die Kontierung des Beleges lässt sich auch dort durchführen. In diesem Fall verschwindet der Beleg aus dem Fenster der Massenkontierung.
	Setzt die Checkbox zum Kontieren in allen Belegen im Grid auf "ein". Kann verwendet werden, wenn die Mehrheit der Belege fertig ausgefüllt ist und nur noch wenige nicht kontiert werden sollen.
[Kontieren]	Kontiert alle Belege, deren Checkbox "ein" ist. Hinweis: Falls nicht alle Felder dieser Belege einen gültigen Wert enthalten, erfolgt eine Meldung und es wird keine Kontierung durchgeführt.
[Schliessen]	Der Dialog wird abgebrochen. Es werden keine Belege kontiert.

Massenkontierung, Konto/KST wählen

Massenkontierung Konto/Kst wählen	Bedeutung
Konto	Konto gemäss Kontenplan
KST	KST oder KTR gemäss KST/KTR-Plan
KST für alle mit identischem Konto übernehmen	þ Wenn vorher mehrere Zeilen im Grid mit einem Häklein ganz links selektiert wurden: Die Kostenstelle/KTR wird für sämtliche selektieren Zeilen mit identischem Konto übernommen.

Vorerfasste Kreditorenbelege verschieben

Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Funktionen, Vorerfasste Kreditorenbelege verschieben

Um ein Geschäftsjahr der Finanzbuchhaltung abschliessen zu können, müssen alle Belege (inklusive derjenigen der Hilfsbücher Debitoren und Kreditoren) definitiv verbucht werden. Kreditorenbelege, die den Status "vorerfasst" haben, können aber nicht definitiv verbucht werden. Somit kann ein Jahresabschluss nicht erfolgen, solange in diesem Geschäftsjahr vorerfasste Belege vorhanden sind.

Damit trotz vorerfasster Kreditorenbelege ein Jahresabschluss durchgeführt werden kann, gibt es die Möglichkeit, diese Belege in ein anderes Geschäftsjahr zu verschieben.

Hinweis: Nach der Verschiebung sind die verschobenen Belege in beiden Geschäftsjahren sichtbar. Weil das Valuta-Datum im neuen GJ liegt, können gewisse Bearbeitungen wie Kontierung, Neu-Verteilung oder Löschen nur noch im neuen GJ erfolgen.

Falls erforderlich kann ein verschobener Beleg mit der gleichen Funktion wieder in das alte GJ „zurückverschoben“ werden

Vorerfasste Belege verschieben Feldbezeichnung	Bedeutung
Ziel-Periode	Geschäftsjahr, wohin alle vorerfassten Belege zu verschieben sind.
Valuta	Valuta-Datum im neuen Geschäftsjahr für die verschobenen Belege.
Belege neu nummerieren	Checkbox aktiviert: Die Belege werden gemäss aktueller Belegnummerierung des Ziel-Geschäftsjahres neu nummeriert. Checkbox nicht aktiviert: Die bisherige Belegnummer wird beibehalten.
Grid	Zeigt alle vorerfassten Belege an. Hinweis: Navigation im Grid Mittels rechter Maustaste kann im Grid navigiert werden. Folgende Funktionen sind möglich: Kopieren Suchen Zoom in Zoom out Zoom 100% Sortierung nach ...
Selektion links im Grid	Gibt den Beleg auf der betreffenden Zeile zur Verschiebung frei.
[Alle]	Setzt die Checkbox zum Verschieben in allen Belegen im Grid auf "ein"
[Verschieben]	Verschiebt alle Belege, deren Checkbox "ein" ist.
[Abbrechen]	Der Dialog wird abgebrochen. Es werden keine Belege verschoben.

E-Rechnungen verbuchen

Kreditoren E-Belege (Rechnungen und Gutschriften) können von den Providern PayNet und PostFinance von Kreditoren mit Schweizer Zahlungsverbindungen eingelesen werden.

Hinweis: E-Rechnungen einlesen in die Kreditorenbuchhaltung ist ein Teil des Moduls E-Services von Infoniqa ONE 200. Die übrigen E-Services-Komponenten (E-Banking, E-Kontoauszug) können, müssen aber nicht gleichzeitig installiert sein. Dieses Kapitel beschreibt alles, um Kreditoren-E-Belege zu verarbeiten.
Weitere Informationen finden Sie unter E-Services in der Gruppe E-Rechnung.

Spesen

Spesen von Mitarbeiter können erfasst, verbucht und ausbezahlt werden.

Hinweis: Der Menupunkt Spesen ist nur sichtbar/aktiv wenn die entsprechende Lizenz aktiv ist.

Hinweis: Damit der Mandant in der Spesen App verwendet werden kann, muss dieser zuerst in Admin für die Spesen App lizenziert werden. Siehe dazu Admin/Mandant/Mandant für Spesen App lizenzieren

Spesen Feldbezeichnung	Bedeutung
Selektion
Status	Die Spesen können verschiedene Staten haben. Status Erfasst, Zurückgewiesen, Kontrolliert und Verbucht kann selektiert werden und wird beim Drücken von [Anzeigen] berücksichtigt für die Datenaufbereitung.
Kreditor von/bis	Kreditorennummer
Erfasst von/bis	Erfassungsdatum der Spesen
Extern	Beim Starten der Funktion werden automatisch die neuen, extern erfassten Spesen abgeholt und gespeichert.
Verbuchen
Status	Beim Verbuchen wird der Kreditorenbeleg provisorisch oder definitiv erstellt.
Valuta	Gültiges Valutadatum zum Verbuchen
Freigabe
Datum	Erfassungsdatum
Betrag	Spesenbetrag
Text	Text und Zusatz-Info
Name	Kreditorenname
Telefon	Telefonnummer des Kreditors
Anzeigen	Spesenbeleg wird gross angezeigt
E-Mail	Es wird ein E-Mail generiert mit dem Spesenbeleg im Anhang für eine Rückmeldung an den Kreditoren.
Kontrolliert	Status Kontrolliert wird gesetzt aus Status Erfasst/Zurückgewiesen
Zurückweisen	Status Zurückgewiesen wird gesetzt
Grid	Folgende Funktionen können direkt in der Gridzelle aufgerufen werden: Kreditor/Name: Kreditorenstamm Kategorie Konto/Kostenstelle/Projekt/Steuercode Beleg (wenn Verbucht) Die Kontierung wird aus der Kategorie vorgeschlagen. Die Steuer wird anhand des Kontos (siehe Kontenplan) vorgeschlagen. Alle Werte werden nur vorgeschlagen und können mutiert werden. Achtung, beim Verlassen der Funktion gehen die Änderungen verloren.
	Alles Zeilen im Grid mit Status Kontrolliert werden selektiert
	Alle Zeilen im Grid werden deselektiert
Kategorien	Jeder Spesenbeleg kann kategorisiert werden. Damit kann der Beleg anhand der Kategorie vorkontiert werden. Falls das Konto einen Steuercode enthält so wird automatisch die Steuer berechnet und verbucht. Alle Werte dienen nur als Vorschlagswerte und können im Grid angepasst werden.
Drucken	Verbuchte Belege können dem Kreditor als Spesenabrechnung zugestellt werden. Siehe auch hier
Ändern	Der Spesenbeleg kann mutiert werden. Der Status, die Texte und der Betrag kann geändert werden.
Kopieren	Der Spesenbeleg wird kopiert und ein Beleg kann auf mehrere Buchungen aufgeteilt werden.
Anzeigen	Die Spesen werden anhand der Selektion angezeigt
Neu	Es kann eine neuer Spesenbeleg mit einem Dokument erfasst werden
Löschen	Ein Spesenbeleg wird gelöscht.
Verbuchen	Alle selektieren Belege werden verbucht. Für Belege vom selben Kreditor wird nur ein Beleg mit mehreren Belegzeilen erstellt.
Schliessen	Das Fenster wird geschlossen

Auswerten

Verfallliste

Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Auswerten, Verfallliste

Die Verfallliste zeigt per ein wählbares Datum die verfallenen Beträge in 4 Spalten "Nicht verfallen" und "Verfallen bis" entsprechend den ersten 3 Stufen aus gemäss
Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 2/5 / Verfallstufen

Hinweis: Dieser Report unterstützt die Zebra Look Funktionalität (siehe Handbuch Admin, Einstellungen 1/n).

Register Selektion

Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Auswerten, Verfallliste
Register Selektion

Verfallliste Selektion Feldbezeichnung	Bedeutung
Offen per	Die Auswertung wird per dieses Datum erstellt. Als Vorschlag erscheint das aktuelle Systemdatum
Datum bis	Mit diesem Datum können Belege ab einem bestimmten Datum vor dem Datum "Offen per" ausgeschlossen werden. Als Vorschlag erscheint das das Datum "Offen per". Beleg 1 vom 1.4. Verfall am 11.4. Beleg 3 vom 25.5. Verfall am 4.6. Offen per 1.5. Datum bis 1.5. zeigt nur Beleg 1 Offen per 30.6. Datum bis 30.6. zeigt Belege 1 und 2 Offen per 30.6. Datum bis 1.5. zeigt nur Beleg 1 (ohne Beleg 2 mit Bel-Datum nach dem 1.5.) Offen per 1.5. Datum bis 30.6. zeigt nur Beleg 1!
Belegtyp	Auswahl der anzuzeigenden Belegtypen, Mehrfachauswahl möglich: R Rechnungen. R Gutschriften. R Teilzahlungen. R Vorauszahlungen.
R Saldo-Zustand	Wenn Saldo-Zustand aktiviert ist, steht folgende Mehrfachauswahl zur Verfügung: R Positiver Saldo Kreditoren mit einem Saldo > 0 werden angezeigt (Kreditor = Haben-Saldo). R Null Saldo Kreditoren mit einem Saldo = 0 werden angezeigt. R Negativer Saldo Kreditoren mit einem Saldo < 0 werden angezeigt (Kreditor = Soll-Saldo).
R Umsatz-Zustand	Wenn Umsatz-Zustand aktiviert ist, steht folgende Mehrfachauswahl zur Verfügung: R Umsatz aktuelles Jahr Falls ein Kreditor im aktuellen Geschäftsjahr Bewegungen hatte, wird er angezeigt. R Umsatz Vorjahre Falls ein Kreditor in den vorhergehenden Geschäftsjahren Bewegungen hatte, wird er angezeigt. R Ohne Umsatz Kreditoren, die noch nie Bewegungen hatten, werden angezeigt.
Zahlung vor Rechnung anzeigen	R Auch Zahlungen mit Zahldatum vor dem Rechnungsdatum werden angezeigt. (siehe Einstellungen/ Register Debitoren/Kreditoren 1/5 / Feld „Zahlung vor Rechnung“) Hinweis: Ergibt längere Aufbereitungszeit!
Belege aus pendenten Zahlläufen einschliessen	R Auch Belege in noch nicht verbuchten Zahlläufen werden ausgegeben

Register Sortierung / Gestaltung

Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Auswerten, Verfallliste
Register Sortierung / Gestaltung

Verfallliste Sortierung / Gestaltung Feldbezeichnung	Bedeutung
Gruppierung	Hier kann nach Abteilung sortiert bzw. gruppiert werden. Dabei werden die Kreditoren innerhalb der Abteilung sortiert. Die Selektion der Sortierung 1 bestimmt die Sortierung des gewählten Gruppierungskriteriums (Nummer oder Name). Sind die „Individuellen Belegdaten“ aktiviert, kann auch nach den individuellen Belegadressen gruppiert werden. Zusätzlich steht auch der Schalter „R Kontakte gruppieren“ zur Verfügung.
Verdichten	R zeigt nur den Saldo pro Kreditor und Währung, ohne die einzelnen Belege.
Zusammenhalten	Ohne Es werden keine Belege zusammengehalten und gruppiert. Extern Belege mit der identischen externen Belegnummer werden zusammengehalten und gruppiert.
Verfallssicht	Vergangenheitsorientiert Die Verfallsangaben verstehen sich als "verfallen in…Tagen". Zukunftsorientiert Ohne diese Option: Die Verfallsangaben verstehen sich als "verfallen seit... Tagen". Für die Darstellung der Verfalls-Struktur werden bei der Verfallliste drei Verfallsstufen verwendet. Die Initialwerte werden von den Einstellungen übernommen. Siehe auch: Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 2/5 / Verfallstufen.
(Nicht) verfallene Belege unterdrücken	R In der Verfallssicht „Vergangenheitsorientiert“ werden nur verfallene Belege angedruckt. R In der Verfallssicht „Zukunftsorientiert“ werden nur nicht verfallene Belege angedruckt.
Kreditlimite anzeigen	R Die Kreditlimite des Kreditors wird angedruckt.

Etiketten Hyparchiv

Diese Auswertung steht nur zur Auswahl, wenn das Hyparchiv-Archivierungssystem installiert ist.

Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Auswerten, Etiketten Hyparchiv

Mit dieser Auswertung können die Hyparchiv-Etiketten definitiv gedruckt werden, oder es kann eine Kopie einer bereits gedruckten Hyparchiv-Etikette gedruckt werden. Nähere Informationen zu Hyparchiv erhalten Sie im Handbuch Allgemein/Admin unter Archivierungssystem

Etiketten Hyparchiv Feldbezeichnung	Bedeutung
Nummer von/bis	Kreditorennummer von/bis. Diese Selektion ist nur aktiv, wenn „Kopie drucken“ inaktiv ist.
Beleg von/bis	Belegnummer von/bis. Diese Selektion ist nur aktiv, wenn „Kopie drucken“ inaktiv ist.
Kopie drucken	Ist dieser Schalter aktiv, kann von einem Beleg eine Kopie des Hyparchiv-Etiketts gedruckt werden.
Belegkreis	Zuordnung der Belegnummer zu einem Belegkreis. Diese Selektion ist nur aktiv, wenn „Kopie drucken“ aktiviert ist: Rechnungen = Die Belegnummer bezieht sich auf eine Rechnung, Vorauszahlung oder Teilzahlung Gutschriften = Die Belegnummer bezieht sich auf eine Gutschrift Zahlungen = Die Belegnummer bezieht sich auf eine Zahlung
Beleg	Belegnummer des gewünschten Beleges. Diese Selektion ist nur aktiv, wenn „Kopie drucken“ aktiviert ist.

Erfassen

Übersicht Belegerfassung- Kontierung –Zahlung

Manuelle Belegerfassung

Aufbau und Funktion der Buchungsmasken

Hauptmaske Belegerfassung (Faktura/Gutschrift)

Ablaufsteuerung

Belegerfassungsmaske

Belegverteilung auf mehrere Gegenkonti

MWST-Dialog

MWST-Dialog Beleg in Basiswährung

MWST-Dialog Beleg in Fremdwährung

MwSt. für Dienstleistungen aus dem Ausland

Kostenverteilungsdialog für die KORE-Primärkostenverteilung

Factur-X

QR-Rechnung

Belegerfassung mit dem Belegleser

Belegerfassung mit QR-App Infoniqa Center

Funktionen Factura-X-Button

Button

Belegleser

DocuWare Briefkorb – Dokument mit Drag & Drop selektieren

Belege suchen

Belege korrigieren

Ändern noch nicht definitiv verbuchter Belege

Grundsätzliches zum Ändern

Verteilung

Ablaufschema für die Neu-Verteilung eines Beleges

Das Fenster Beleg mutieren

Kontrolle der Verteilung

Ändern definitiv verbuchter Belege

Storno

Periodengerechte Verteilung

Buchen über Schnittstellen

Bestandesbewertung Fremdwährungen

Kreditoren-Vorerfassung

Vorerfassungs-Methodik

Beleg-Vorerfassung

Visumskontrolle

Offene Posten

Register Selektion

Register Sortierung / Gestaltung

Visumskontrolle

Periodisch

Periodische Belege einrichten

Periodische Belege ausführen

Explorer (KIS)

Fenster Beleg kopieren

Zusatzselektion

Funktionen

Massenkontieren

Massenkontierung, Konto/KST wählen

Vorerfasste Kreditorenbelege verschieben

E-Rechnungen verbuchen

Spesen

Auswerten

Verfallliste

Register Selektion

Register Sortierung / Gestaltung

Etiketten Hyparchiv

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