Gruppe Zahlungen

Zahlungen

Zahlungen Übersicht

Kreditoren-Zahlungen lassen sich auf verschiedene Arten ausführen:

Variante Zahllauf:
In einem Zahllauf werden die zu zahlenden Belege verschiedener Kreditoren ausgewählt. Auch Teilzahlungen sind möglich. Ein Zahllauf kann verschiedene eigene Zahlungskonti und verschiedene Zahlungswege umfassen. Im Zahllauf werden alle Zahlungs-Dokumente gedruckt und die Dateien für elektronische Zahlungsverfahren erstellt.  Ablaufschema Kreditoren-Zahlungen (Übersicht)

Zahlungsläufe werden erst nach der Rückmeldung von der Bank oder Post definitiv in die Finanzbuchhaltung übertragen. Dadurch wird sichergestellt, dass zurückgewiesene Zahlungen nachbearbeitet werden können und das Zahlkonto in der Finanzbuchhaltung nur mit dem effektiven Zahlungsbetrag belastet wird. Zahlungen bearbeiten/verbuchen/löschen

Variante Bankerfassung:
Bei der vereinfachten Variante Bankerfassung sind Zahllauf und Verbuchung nicht getrennt: Ein Bank- oder Post-Beleg wird erfasst und dabei die damit bezahlten Belege direkt ausgewählt und als bezahlt verbucht. Es werden keine Zahlungsdokumente erstellt.

Variante Direktverbuchung:
Auch bei der Variante Direktverbuchung sind Zahllauf und Verbuchung nicht getrennt.
Die „Kreditorendirektverbuchung“ muss in Einstellungen, Register Finanzbuchhaltung 1/2, Erweiterte Einstellungen (siehe Handbuch Finanzbuchhaltung) aktiviert sein und erfolgt bei der Buchung aus dem Hauptjournal der Finanzbuchhaltung. Dabei wird auf ein Kreditorensammelkonto gebucht. In der Folge werden im Auszifferungsdialog die offenen Posten selektiert und ausgeglichen. Es werden keine Zahlungsdokumente erstellt.

Ablaufschema Kreditoren-Zahlungen (Übersicht)

Dieser Ablauf dient in erster Linie der Übersicht und vernachlässigt Sonderfälle und besondere Varianten.

Allgemeines Ablaufschema

Zahllauf erfassen Das Fenster Kreditoren-Zahlungen

Tipp: Fenster auf Vollbild schalten!

1. [Neu]

2. je nach Bedarf:
   Verfall-Datum, Kreditor(en) von/bis, Währung wählen

3. Text eingeben - aussagekräftig, weil Identifikation dieses Zahlungslaufs!

4. [Anzeigen]
   ® Alle OP's im gewählten Bereich werden angezeigt.  Belege eines gesperrten Kreditors werden nicht angezeigt!

5. Die zu zahlenden OP's müssen ganz links in der Spalte Selektion ein Häkchen haben. Ist das Häkchen aktiviert, wird die Position grün markiert.
   

6. Zahlkonto (Bank) zuteilen:
   Doppelklick ins Feld unter "Bank" oder Zahlkonto zuweisen

7. [Ausführen]
   ® Im Fenster "Zahlungsart":
   Zahlungsart wählen (z.B. pain.001)
   Feld «Verwenden» den Höchstbetrag des Zahllaufs definieren.
   Datum «Verarbeitungstag» festlegen
   [Speichern]

8. [Ausführen]
   ® Das XML Zahlungsfile und die Zahlungspapiere werden erstellt: 2 x "Vorschau" bzw. "Drucken"

Zahlung verbuchen oder löschen Zahlungen bearbeiten/verbuchen/löschen

[Bearbeiten]
Bei "Vergütungs-Informationen": Zahlungslauf wählen (entspricht dem Text vom Zahlungslauf, Verarbeitungsdatum und Zahlungsverbindung)

Es gibt 2 Wege:

1. Bank/Belastungsanzeige ist eingetroffen:
   Zahlungslauf definitiv verbuchen:
   [Verbuchen]
   ® die Zahlung ist definitiv verbucht
   Kontrolle von Zahlungen:

2. Zahlung ist nicht ausführbar:
   Zahlungslauf löschen:
   [Alle löschen]
   ® die Zahlung ist gelöscht.
   Die Posten sind wieder offen. Über die Schaltfläche «Laden» kann der Zahllauf erneut aufgerufen werden.

Auswertungen

• Bewegungsliste: Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Bewegungsliste

• Offene Posten: Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Offene Posten
  zeigt die noch nicht verbuchten Zahlungen mit einem «B*» (= in Zahlungslauf) in der Spalte Belegstatus an

• Belegjournal: Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Belegjournal 
  mit Einstellung
  · Zahlungen: zeigt nur die verbuchten Zahlungen ganzer OP's
  · Belege: zeigt die verbuchten Teilzahlungen.

Kreditoren-Explorer (KIS)

Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Kreditoren-Explorer (KIS):
zeigt alle Kreditoren-Bewegungen, mit der Möglichkeit, die Haupt- und Kostenbuchungen der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung anzuzeigen.

Aus dem Kreditorenstamm:

Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Stamm, Erweiterte Informationen:
Pro Kreditor:
Erweiterte Info, [Explorer] zeigt den Kreditoren-Explorer oder

[Bewegungen] oder
[Offene Posten] oder
[Zahlungen] zeigt nur die verbuchten Zahlungen

Erst Erfasste Zahlungen sind noch nicht verbucht, werden jedoch entsprechend markiert:
In Bewegungsliste und Offene Posten-Liste erscheinen sie mit dem Status B*.

In der OP-Liste werden die "OP's in Zahlung" pro Kreditor rekapituliert.

Die Verbuchung erfolgt erst, wenn die Zahlung ausgeführt ist (Bank- bzw. Post-Belastungsanzeige) vgl. Zahlungen verbuchen

Vgl. auch Ablaufschema Kreditoren-Zahlungen (Übersicht)

Zahllauf

Fenster Kreditoren-Zahlungen

Fenster Kreditoren-Zahlungen

Kreditoren-Zahlungen Feldbezeichnung	Bedeutung
Selektion:	Auswahl von Verfall-Datum, Kreditoren-Bereich von/bis und Währungen, die vorgeschlagen werden sollen. Achtung: Die Selektion wird erst nach dem Drücken von [Anzeigen] ausgeführt. Hinweis: gesperrte Kreditoren oder Belege Ein Kreditoren-Konto (Stamm) oder einzelne Kreditoren-Belege können zur Zahlung gesperrt werden. Zur Zahlung gesperrte Belege werden in Zahlläufen defaultmässig nicht zur Zahlung vorgeschlagen. In der Zusatzselektion können die gesperrten Belege auch mitselektiert werden. Vorerfassung/Visierung Vorerfasste Belege werden in einem Zahllauf nicht berücksichtig. Nur Kontierte (=visierte Belege) werden aufgrund der Zahlungskonditionen und Verfalldaten berücksichtigt
Verfall-Datum	In der Regel das aktuelle Datum. Alle Nettoverfallenen Belege bis und mit zum angegebenen Datum werden berücksichtigt. Mit dem Schalter „Für Skonti» werden auch Belege mit Skontokonditionen, die per angegebenes Verfall-Datum verfallen mitberücksichtigt (siehe auch Feld Karenztage).
Kreditor von/bis	Kreditorennummer von/bis
Währung	* = Alle Belegwährungen werden selektiert z.B. EUR = Nur Euro-Belege werden selektiert
[Zusatz]	Zusatzselektion Eine Vordisposition erfolgt bei der Belegerfassung Rechnung/Gutschrift (siehe Belegerfassungsmaske/Schaltfläche «Eigene Zahlungsverbindung»). Mit der Schaltfläche öffnet sich ein neues Fenster. Die eigenen Zahlungsverbindungen (Mandant) können mittels Checkbox im Grid selektiert werden. Folgende Selektionsverfahren sind möglich: Belege mit Vordispositionen Belege mit Beleg-Vordispositionen auf eine der im Grid aktivierten Zahlungsverbindungen werden einbezogen. Belege ohne Vordispositionen Belege ohne Vordispositionen (auf Belegebene) werden in den Zahlungslauf einbezogen. Belege ohne Vordispositionen gemäss Kreditorenstamm vordisponieren Nicht vordisponierte Belege (Disposition auf Belegebene) werden gemäss Vorschlag „Eigene Zahlverbindung“ auf dem Kreditorenstamm vordisponiert. Die Selektion der Zahlungsverbindungen im Grid wird miteinbezogen. Das heisst, die Belege erhalten die Vordisposition gemäss Stamm, werden aber nur im Zahllauf mitberücksichtigt, wenn die vordisponierte Eigene ZV im Grid auch selektiert wurde. Zahlsperre Beleg/Kreditor Ohne Keine gesperrten Belege anzeigen Inklusive Alle Belege anzeigen Ausschliesslich nur gesperrte Belege anzeigen Hinweis: Im Kreditorenstamm sind zwei Sperr-Flags vorhanden: R Gesperrt Die Belege werden nicht angezeigt R Zahlung sperren Die Belege können mittels Zusatzselektion angezeigt werden. Abteilung von / bis Die Abteilung (aus dem Kreditorenstamm) kann selektiert werden.
Text	Dieser Text dient später zum Auffinden dieses Zahllaufes in Zahlungen bearbeiten/verbuchen/löschen Hinweis: Tragen Sie hier einen aussagekräftigen Text ein, damit Sie den Zahllauf beim Verbuchen klar identifizieren können. Diese Bezeichnung wird als Buchungstext für die Zahlungsbuchungen verwendet, sofern in den Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 2/5 im Feld Zahlungsvarianten Kreditoren dies entsprechend eingestellt ist.
Einstellungen	Siehe unter Einstellungen Kreditorenzahlen.
Karenztage +	Zeitraum in Tagen vor dem Beleg-Verfall, ab dem der Beleg zur Zahlung vorzuschlagen ist.  Dieses Feld ist bei der Bruttomethode aktiv (siehe Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5) Die „Karenztage“ sind als Zeitspanne vom aktuellen Zahllauf per Verfalldatum bis zum nächsten Zahllauf per Verfalldatum zu interpretieren. Sie bewirken den zusätzlichen Einbezug (Selektion) von verfallenen Belegen (Nettoverfall) in dieser Zeitspanne (=>rechtzeitige Bezahlung innerhalb der Konditionen). Wird der Schalter „Skonti beachten“ zusätzlich aktiviert, gelten die Karenztage zusätzlich für die Skontoverfall-Selektion (siehe Beschreibung zum Feld „Skonti beachten“) Beispiel: Skonto-Abzug bis 20.1, End-Verfall 9.2., Karenztage   + 4  / - 2 Zahlungsvorschlag mit Skontoabzug vom 16.1. bis 22. 1.weil: 16.1.  + 4 Tage = 20.1., 22.1.  - 2 Tage = 20.1. Zahlungsvorschlag ohne Skontoabzug: Ab 5.2.weil: 5.2   + 4 Tage   =    9.2.
Karenztage -	Zeitraum in Tagen nach dem Beleg-Verfall, ab dem der Beleg zur Zahlung vorzuschlagen ist.
Zahlungen zusammenhalten	R  Alle Zahlungen desselben Kreditors werden auf einer einzigen „eigenen Zahlungsverbindung“ disponiert. Somit erhält ein Kreditor nicht Zahlungen von verschiedenen Banken
Kreditor nur vollständig zahlen	R  Beim [Verteilen] werden nur Belege bezahlt bei welchen der Restbetrag für alle Belege eines Kreditors reicht. Es werden alle Belege oder keine Belege eines Kreditors berücksichtigt.
Für Skonti	R  Es wird immer der höchstmögliche Skontoabzug berücksichtigt. Damit werden Belege, die noch nicht verfallen sind, jedoch bei früherer Zahlung einen höheren Skontoabzug erlauben, schon vor dem Endverfall vorgeschlagen. Dieser Schalter ist bei der Bruttomethode aktiv (siehe Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5) Hinweis: Karenztage In der Regel werden die Anzahl Tage zwischen dem aktuellen Zahllauf (Verfalldatum) und dem nächsten Zahllauf (Verfalldatum) als Karenztage eingegeben, sodass sämtliche netto-verfallenen und Skonto-verfallenen Belege bis zum nächsten Zahllauf noch mitselektiert werden. Die Ausnutzung und Einhaltung der Skontokonditionen wird damit sichergestellt. Die Karenztage sind demzufolge nicht als verlängerte Skontofrist zu betrachten. Der Skontoverfall wird „normal“ aufgrund Belegdatum + Skontoverfalltage errechnet. Die „Akzeptierten Tage“ der Zahlungskonditionen finden für das Kreditorenzahlwesen keine Anwendung. Falls beabsichtigt wird, die Skontofristen „unberechtigterweise“ zu verlängern, so wird empfohlen für die Kreditoren die Zahlungskonditionen mit entsprechenden Skontoverfalltagen einzurichten. Beispiel: Konditionstext: 10 Tage 2%, Verlängerung um 5 Tage =>Verfall-Tage in der Zahlungskondition = 15
Für Netto	R Die Karenztage werden auch miteinbezogen zum Berechnen des Nettoverfalls (Verfalldatum).
Belege	Die Selektion wird nur angezeigt wenn die Spesenlizenz aktiviert wurde. Kreditoren    Nur Kreditorenbelege anzeigen Nur Spesen    Nur Spesenbelege anzeigen Alle        Alle Belege anzeigen
[Info]	Ausgabe-Felder zur Information. Das Total aller Netto-Beträge pro Währung kann über ein separates Fenster eingesehen werden. Die Anzahl zur Zahlung fälligen, offenen Posten wird im Feld rechts des Buttons angezeigt.
[Anzeigen]	Der Zahllauf wird gemäss Selektion aufbereitet. Der aktuelle Zahllauf verfällt dabei, falls er nicht gespeichert wird (Meldung beachten!)
	Setzt alle Belege im Beleg-Grid auf "nicht zahlen" Mittels markieren einer Spalte oder blockweisem markieren (Ctrl, Shift) und anschliessendem Drücken der Space-Taste werden Belege selektiert (grün) oder deselektiert (weiss).
[Laden]	Laden eines gespeicherten Zahllaufes (vgl. [Speichern]).
[Zufügen]	Hinzufügen eines oder mehrerer nicht vorgeschlagener Belege: Es folgt das Belegerfassungsfenster zur Wahl des Beleges (vgl. Belegerfassung). Die gewünschten Belege können mit SHIFT- oder CTRL-Taste markiert und mit [Zufügen] gesamthaft in den Zahllauf übernommen werden. Mit [Abbrechen] erfolgt keine Beleg-Übernahme. Hinweis: Belege können nicht mehr aus dem Zahllauf gelöscht werden. Sie können aber durch Umschalten von „Grün“ auf „Rot“ für die Disposition ausgeschlossen werden. Um mehrere Belege zuzufügen, können im Grid alle gewünschten Belege selektiert und mit [Zufügen] zum Zahllauf zugefügt werden.
[Verdichten]	Manuelles Verdichten (Sammelzahlung)
[Verteilen]	Die auf den Zahlkonten eingegebenen Beträge in der Spalte „Verwenden“ werden auf die Belege verteilt, vgl. Zahlkonto zuweisen. Das Programm disponiert die zur Zahlung freigegebenen Belege selbständig. Hinweis: Falls nicht alle zur Zahlung freigegebenen Belege disponiert werden (z.B., weil Betrag nicht ausreicht), erscheint beim [Ausführen] eine entsprechende Warnung. Über die Schaltfläche ist eine summarische Übersicht abrufbar. Regeln Währungsdisposition Die Verteilung (Disposition) erfolgt grundsätzlich von oben nach unten. Die Belege werden auf eine Zahlungsverbindung mit identischer Währung disponiert, solange bis der Verwendungsbetrag der Zahlungsverbindung aufgebraucht ist. Fremdwährungsbelege werden neben den Zahlungsverbindungen mit identischer Währung auch auf Zahlungsverbindungen mit Basiswährung disponiert. Falls beabsichtigt wird, bestimmte Währungen über entsprechende Devisenkonti in identischer Währung zu bezahlen, so müssen demzufolge zuerst die Fremdwährungskonti disponiert werden (Betrag Verwendung eingeben und verteilen). Erst in einem zweiten Schritt die Basiswährungs-Zahlkonti disponieren.
[Drucken]	Ausgabe eines Zahlungsvorschlages des aktuellen Zahllaufes in Listenform.
[Stapellauf]	Der Kreditorenzahllauf (Massenzahlungen) kann als Stapellauf ausgeführt werden. Folgende Fenster können unterdrückt werden: Fenster Zahlungsart: Es wird die vorgeschlagene Zahlungsart (DTA, EZAG, Vergütungsauftrag) übernommen. Fenster „Speichern unter“: Das Fenster kann unterdrückt werden und die Datei (EZAG, DTA) wird mit dem hinterlegten Dateinamen (Zahlungsverbindungen bei Einzelzahlungen, Einstellungen bei Sammelzahlungen) gespeichert. Hinweis: Identische Dateien werden ohne Rückfrage überschrieben! Bericht Vergütungsanzeige: Bericht Vergütungsauftrag: Bericht DTA Vergütungsanzeige: Bericht EZAG Zahlungsauftrag: Bericht Zahlungsprotokoll: Verarbeitungstag: [Vorschau]     Der Bericht wird auf dem Bildschirm angezeigt [Drucken]    Der Bericht wird auf den Drucker ausgegeben [Schliessen]    Der Bericht wird nicht ausgegeben Wird der Drucker geändert so bleibt diese Einstellungen gespeichert. Mittels Standardeinstellung kann ein Defaultwert beim Öffnen des Fensters definiert werden.
[Ausführen]	Führt den Zahllauf mit allen ausgewählten Belegen aus und erzeugt Zahlungs-Papiere und -Dateien. Hinweis: Plausibilisierung der Zahlungsverbindungen Falls Positionen vorhanden sind, welche nicht der Plausibilisierung der Zahlungsverbindungen entsprechen, kommt je nach Einstellung eine Warn- oder Fehlermeldung. Diese Schaltfläche muss mehrmals aktiviert werden, wenn: - das Zahlungsverfahren noch nicht für alle zugeteilten Zahlungsverbindungen festgelegt ist. - eine Zahlung verschiedenen Zahlungsverfahren / Zahlungen über mehrere eigene Zahlungsverbindungen enthält.
[Bearbeiten]	Verzweigt zum Fenster Zahlungen bearbeiten/verbuchen/löschen
[Neu]	Neuen Zahllauf erfassen. Anschliessend die Felder unter "Selektion" eingeben.
[Löschen]	Löschen eines gespeicherten Zahllaufes (vgl. [Speichern]) Hinweis: Nur gespeicherte und nicht ausgeführte Zahlläufe können über diese Funktion gelöscht werden. Ausgeführte Zahlläufe können via Schaltfläche [Bearbeiten] gelöscht werden. Verbuchte Zahlläufe können über die Funktion Verbuchte Zahlungen gelöscht werden.
[Speichern]	Der (noch nicht ausgeführte) Zahllauf wird (zwischen-)gespeichert. Er kann später mit wieder geladen und weiterbearbeitet werden. Der aktuelle Zahllauf wird abgespeichert. Hinweis: Gespeicherte Zahlläufe werden bei der allfälligen Aufbereitung eines neuen Zahllauf nicht berücksichtig. Das heisst, das Programm wird beispielsweise mit den gleichen Selektionen wieder die gleichen Belege in einem neuen Zahllauf vorschlagen.
[Schliessen]	Schliesst das Zahlungs-Fenster ohne den Zahllauf durchzuführen. Der aktuelle Zahllauf verfällt dabei, falls er nicht gespeichert wird (Meldung beachten!)
Beleg-Grid         Schaltfläche links	Durch des Zahlungslaufes erstellt Infoniqa ONE 200 den Zahlungsvorschlag gemäss den gewählten Selektionen. Alle zur Zahlung vorgeschlagenen Positionen werden mit den Angaben Kreditor, Belegnummer, Belegdatum, Text, Bruttobetrag, Skonto, Nettobetrag und Verfalldatum usw. angezeigt. Mit dem Rechte-Maustaste-Kontextmenu können detaillierte Informationen zu einem Beleg oder zum Kreditorenstamm abgefragt werden. Die Freigabe von fälligen Zahlungen erfolgt vom System automatisch. Durch Klicken in die Selektionsspalte umstellbar von selektiert auf nicht selektiert. Flag aktiv, (Zeile grün) = Posten zur Zahlung freigeben, Flag inaktiv = Posten nicht zahlen. Mehrere Zeilen miteinander umstellen: (Nicht auf der ersten Spalte!) Mit der Maus ziehen von der ersten zu letzter umzustellender Zeile Auch: Ctrl-Taste halten und mehrere nicht aufeinanderfolgende Zeilen klicken (Nicht auf der ersten Spalte!) dann die Leertaste drücken.
Beleg-Grid:	Doppelklick auf eine Spalte sortiert die Einträge nach der Spalteninformation auf-/absteigend, wobei alle Belege eines Kreditors zusammengehalten werden. Spalten, die nicht selbsterklärend sind: K-ZV-Check Die Kreditorenzahlverbindung wird anhand der Plausibilisierungseinstellungen (Zahlungsverbindungen, Knopf [Länder]) plausibilisiert.  Die Spalte kann vier verschieden Farben enthalten: Weiss: Keine Plausibilisierung erforderlich (da nicht definiert) Grün: ZV ist in Ordnung Gelb: ZV hat eine/mehrere Warnungen – siehe Spalte Fehler Rot: ZV hat einen/mehrere Fehler – siehe Spalte Fehler Durch Klick auf die Zelle, kann die jeweilige Kreditoren-Zahlungsverbindung direkt aus dieser Funktion heraus angezeigt und bearbeitet werden. Siehe Plausibilisierung der Zahlungsverbindungen Skonto Mittels Doppelklick in eine Zelle dieser Spalte kann der vorgeschlagene Skontobetrag des Beleges geändert werden. Tage þ Kreditoren Bruttoverbuchung aktivieren: Differenz in Tagen zwischen dem Verfalldatum (Selektion) und dem errechneten Verfalldatum aus den Zahlungskonditionen o Kreditoren Bruttoverbuchung aktivieren: Differenz in Tagen zwischen dem Verfalldatum (Selektion) und dem Verfalldatum des Beleges. STP-Referenz Straight Trough Processing: Folgende Einträge sind möglich: ESR = Einzahlungsschein mit Referenznummer (Schweiz) IPIs = International Payment Instruction strukturiert (International) IPIu = International Payment Instruction unstrukturiert (International) Zahlungsverbindung Zahlungsverbindung des Kreditors (siehe Zahlungsverbindungen (Kreditor)) Die Zahlungsverbindung kann mittels Mausklick direkt bearbeitet werden. Hinweis: falls Belege mit verschiedenen Kredi-Zahlverbindungen für denselben Kreditor vorhanden sind, wird pro Zahlverbindung eine Sammelzahlung generiert.
Beleg-Grid (Fortsetzung):	Bank Eigene Zahlungsverbindung. Nummer aus dem Grid unten im Fenster Zahlkonto zuweisen Disponierte eigene Zahlverbindung (Zahlungs-Konto). Die „grünen“ Belege können disponiert werden.  Die Disposition kann auf drei verschiedene Arten erfolgen: 1. Mittels Vordisposition bei der Belegerfassung. Solche Belege haben bereits im erstmaligen Vorschlag eine Zahlverbindungsnummer in der Spalte „Bank“ eingetragen. 2. Mittels Doppelklick in die Spalte Bank direkt und manuell im Zahllauf 3. Mittels [Verteilen] im Zahllauf werden sämtliche „grünen“ Belege aufgrund der angegebenen „Verwendung“-Summe auf die verfügbaren „Zahlungs-Konti“ aufgeteilt. Teilzahlung Mit Klick auf diese Fläche wird eine Teilzahlung ausgelöst (siehe unter Teilzahlungen) Der Beleg wird daraufhin auf „inaktiv“ gesetzt und eine neue Zeile mit der Teilzahlung wird eingefügt. Verdichten Mit Klick auf diese Fläche können Zahlungen verdichtet werden (siehe unter Verdichten) Saldo Mit einem Mausklick in dieses Feld wird der Kreditoren-Explorer mit den Zeilen des betreffenden Kreditors geöffnet. (bei Debitoren-Auszahlung der Debitoren-Explorer).  Der selektierte Beleg wird dort grün hinterlegt angezeigt. Restsaldo Diese Spalte muss sichtbar gemacht werden mit Rechts-Klick - Spalten bearbeiten. Sie zeigt auf Rechnungen den Restsaldo aus der Rechnung minus alle Teilzahlungen auf diese Rechnung. Kontext Menu (rechte Maustaste) Kreditorenstamm: Es wird der Kreditorenstamm aufgerufen. Kreditorenexplorer (KIS): Der Kreditorenexplorer wird aufgerufen. Beleg bearbeiten: Der Beleg kann direkt bearbeitet werden. Kreditor-Info: Öffnet ein Fenster mit zusammenfassenden Angaben für die Kreditoren im Zahllauf.
Zahlungsverbindungs-Grid (unten):	Zeigt alle zur Disposition verfügbaren eigenen Zahlungsverbindungen. Durch Doppelklick auf die Zeile kann die Zahlungsart und der zu verwendende Betrag gewählt werden. (siehe unter Zahlkonto zuweisen) Durch Klick auf eine Spaltenüberschrift wird sortiert. Rechte-Maustaste-Kontextmenu ist aktiv. In der Spalte Web-Adresse wird die Internetadresse der Zahlungsinstitution angezeigt. Mittels Mausklick kann direkt der Internet-Explorer aufgerufen werden.

Skonto (Kreditoren-Zahlung)

Ein allfälliger Skonto wird grundsätzlich automatisch berechnet und im Beleg-Grid angezeigt. Die Skontoberechnung erfolgt je nach Brutto- oder Netto-Methode.

Übersteuern des vorgeschlagenen Skontoabzuges:

1. Klick auf das Feld "Skonto" Im Beleg-Grid.

2. Im Fenster "Skonto" kann der Skonto in % oder als Betrag in der Belegwährung eingesetzt werden
   

3. Mit [Speichern] abschliessen

Teilzahlungen (Kreditor)

Soll ein Beleg nur teilweise bezahlt werden, erfolgt die Auslösung der Teilzahlung durch Auswahl des Feldes Teilzahlung auf der Beleg-Zeile (rechts im Beleg-Grid).

Belege verrechnen/verdichten

Rechnungen und Gutschriften, die im gleichen Zahllauf enthalten sind, werden für denselben Kreditor in der Spalte «Verdichten» automatisch miteinander verrechnet.

Entsteht dabei für einen Kreditor ein negativer oder ein Null-Totalbetrag, ist die in einem normalen Zahlungslauf nicht möglich.
Solche Verrechnungen müssen mittels Kreditoren-Direktverbuchung oder Bankerfassung durchgeführt werden.

Verrechnung einer ESR-Rechnung mit einer Nicht-ESR-Gutschrift (Kreditoren)

Die Verrechnung einer ESR-Rechnung mit einer Nicht-ESR-Gutschrift erfordert ein besonderes Verfahren, weil Verrechnungen nur über dieselbe Zahlungsverbindung möglich sind.

Werden beide Belege im Zahlungsgrid grün markiert, erfolgt bei [Ausführen] die Meldung
"Die Zahlung von ist 0 oder negativ".
Darauf empfehlen wir folgendes Vorgehen:

1. Im Zahlungs-Grid, auf der Gutschrift:
   Rechts-Klick - Beleg bearbeiten.

2. Auf dem Beleg-Fenster: Als Empfängerkonto dasselbe ESR-Konto auswählen, das der Rechnung zugeteilt wurde.
   [Speichern]

3. Auf dem Zahlungsfenster:
   Den Zahllauf normal fortsetzen. Durch [Ausführen] werden die beiden Belege in der Zahlung verrechnet. Wiederum beachten: ein negativer oder ein Null-Totalbetrag, ist in einem normalen Zahlungslauf nicht möglich. Über Kreditoren-Direktverbuchung durchführen.

Zahlkonto zuweisen (Kreditoren-Zahlung)

Es bestehen zwei Varianten, einem Beleg ein Zahlkonto zuzuweisen:

• Auf dem einzelnen Beleg

• Auf dem Zahlkonto, mit automatischer Verteilung auf die zur Zahlung vorgeschlagenen Belege

Zahlkonto zuweisen auf dem einzelnen Beleg

• Im Beleg-Grid auf das Feld Bank klicken.

• Das Zahlkonto auswählen und mit [Übernehmen] abschliessen.

Zahlkonto zuweisen auf dem Zahlkonto

• Im Zahlungsverbindungs-Grid (unten): Doppelklick auf eine Zahlungsverbindung.

• Im Fenster "Zahlungsart" den Maximal-Betrag ins Feld Verwenden einsetzen.
  Hier kann auch das Zahlungsverfahren bestimmt werden. z.B. pain.001
  Mit [Speichern] abschliessen.

• Die Schaltfläche [Verteilen] aktivieren:
  Der verwendbare Betrag wird automatisch auf die Belege ohne Zahlungsverbindung verteilt.

• Das Zahlkonto auswählen und mit [Speichern] abschliessen.
  Diese Zuteilung lässt sich nachher auch ändern mit der Variante "Auf dem einzelnen Beleg"

Vergütungsanzeige (Zahlungsavis)

Vergütungsanzeigen werden pro Kreditor erstellt, wenn die im Kreditoren-Stamm angegebene Anzahl Belege (Kreditorenstamm, Register Erweiterte Informationen, Feld „Vergütungsanzeige ab Anzahl Belege“) im Zahllauf übereinstimmen oder überschritten werden.

Da in Zahlungsdateien zwar externe Belegnummern abgelegt werden können, jedoch nur in beschränkter Anzahl, macht die Erstellung von Vergütungsanzeigen vor allem dann Sinn, wenn in einem Zahllauf viele Rechnungen an denselben Kreditor enthalten sind. Vgl. DTA – Datenträgeraustausch (Bank) sowie EZAG – Elektronischer Zahlungsauftrag (Schweizer Post)

E-Postausgang
Vergütungsanzeigen können bei Bedarf auch elektronisch via Mail oder Fax an die jeweiligen Empfänger übermittelt werden. Dazu muss die Funktion „E-Postausgang“ in den Einstellungen/Finanzbuchhaltung 2/2 aktiviert sein. Um die Dokumente an den elektronischen Postausgang zu übergeben ist bei der Dokument-Aufbereitung lediglich der Button „Ausgabe in elektronischen Postausgang“ statt „Vorschau“ zu drücken. Siehe dazu Kapitel E-Postausgang.

Zahlungsverfahren (Kreditoren-Zahlungsart)

Nach der Freigabe der Belege zur Zahlung kann der Anwender das gewünschte Zahlungsverfahren auswählen. Die Zahlungen können wahlweise erfolgen per

• Vergütungsauftrag

• DTA – Datenträgeraustausch (Bank)

• EZAG – Elektronischer Zahlungsauftrag (Schweizer Post)

• SEPA – Datenträgeraustausch (Bank)

• Checkzahlungen

• ASR-Auszahlung

• Pain.001

Die Verfahren stehen je nach den Einstellungen in den Stammdaten/Zahlungsverbindungen/Register „Elektronischer Zahlungsverkehr“ zur Verfügung.

Verschiedene Texte in den Zahlungsdokumenten sind in den Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5 und Register Debitoren/Kreditoren 2/5 einstellbar.

Vergütungsauftrag

Ein Vergütungsauftrag für den Versand an die Bank/Post wird ausgegeben.
Das Formular Vergütungsauftrag kann für jede einzelne Zahlungsverbindung definiert werden und in den Stammdaten/Zahlungsverbindungen hinterlegt werden (siehe Handbuch Finanzbuchhaltung / Zahlungsverbindungen).

DTA – Datenträgeraustausch (Bank)

Eine Datei mit den Länderspezifischen Formaten für DTA (Schweiz, Deutschland-Inland) wird erstellt.

Der gewünschte Verarbeitungstag ist zusätzlich anzugeben.

DTA-Zahlungsgrund (Format Schweiz)

Bei Einzelzahlungen (Zahlung pro Beleg) und Sammelzahlungen (verdichtete Belege) wird im Schweizer DTA im Feld "Zahlungsgrund" die externe Belegnummer mitgegeben.

Wenn die definierte Anzahl Belege für Vergütungsanzeigen im Kreditorenstamm kleiner Anzahl Belege im Zahllauf ist, wird als „Zahlungsgrund“ der definierte Text aus in den Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 2/5, Feld „Kredi-Sammelzahlung“ mitgegeben.

Wichtig: Falls die Zeichen der externen Belegnummer aller Belege die Feldlänge des DTA-Zahlungsgrund übersteigen, wird abgeschnitten. Legen Sie deshalb die Anzahl Belege für Vergütungsanzeigen im Kreditorenstamm (siehe Kreditorenstamm/Register Erweiterte Informationen) sorgsam fest!

Die Feldlängen sind wie folgt:

DTA (Schweiz)
TA826 (ESR) Kein Text
TA827 (CHF-Zahlungen Inland) 4 x 28
TA830 (Zahlungen Ausland) 4 x 30
TA836 (IBAN) 3 x 35

DTA (Format Deutschland)

Das Format für DTA-Inland-Zahlungen wird unterstützt. Es können also nur EUR-Belege bezahlt werden.

In den Zahlungsverbindungen muss eine Bank mit Landescode Deutschland (DE), Währung EUR und Format Deutschland Inland erfasst werden. Für die Dateierweiterung der DTA-Datei (DTAUS0) wird die Vol-Nummer verwendet. (001 – 999)

Das Gesamttotal aller Rechnungen und Gutschriften muss immer positiv sein.

Werden mehr als 13 Rechnungen pro Kunde und Konto gefunden, so werden diese verdichtet und es wird der Text „Zhlg. Lt. Sep. Aufstellung“ (max. 27 Zeichen) in die DTA-Datei geschrieben.

In den ersten Verwendungszweck-Block wird immer die Feldbezeichnung und der UserText1 aus dem Kreditorenstamm geschrieben. Bsp.: Kd.Nr. 145345 -> Kd.Nr ist die Feldbezeichnung vom Textfeld 1 und 145345 ist der Inhalt von Textfeld 1. Achtung: Der Standart-Text (Text1) wird nicht übernommen.

Die Bankleitzahl im Kreditorenstamm darf nicht mit Leerzeichen erfasst werden! Die Bankleitzahl 100 500 22 muss somit als 10050022 erfasst werden.

Beim Wählen des Zahlungsverfahrens muss das Ausführungsdatum immer angegeben werden. Dieses wird immer in den Datensatz A (Feld 11b) geschrieben.

Technische Information:
Der Block wird auf 128 Zeichen mit Spaces aufgefüllt. Die Grösse der DTA-Datei ist immer durch 128 teilbar.

Begleitzettel:
Die VOL-Nr. beginnt mit 1 und wird bis 999 inkrementiert. Bei 999 wird die Nummer wieder auf 1 zurückgesetzt.

Pain.001 – Zahlungsverfahren im XML-Format nach ISO 20022

Neues Verfahren, für die bisherigen Zahlungen über DTA/EZAG, basierend auf standardisierten XML-Formaten nach ISO 20022.
Grundsätzlich ist der Prozess für die Erzeugung einer XML Datei nach pain.001, anstelle einer DTA oder EZAG Datei, in Infoniqa ONE 200 Finanz genau gleich. Folgende Schritte sind notwendig, um eine XML Datei nach pain.001 für Banken oder PostFinance zu erstellen und einzuliefern.

1. Eigene Zahlungsverbindung auf Format pain.001 umstellen

2. Kreditorenzahllauf über die angepasste Zahlungsverbindung erfassen

3. Zahllauf ausführen – eine pain.001 XML Datei wird erstellt

4. XML Datei entweder manuell auf das E-Banking Portal des Zahlungsinstitutes oder über das Infoniqa ONE 200 E-Banking Modul hochladen und übermitteln.

Weitere Einstellungen zu pain.001 siehe unter Finanzbuchhaltung/Tipps und Tricks: Einstellungen für pain.001

IZV-Liste - Liste für den internationalen Zahlungsverkehr PostFinance

In der IZV-Liste sind sämtliche Zahlungsmöglichkeiten für den Auslandzahlungsverkehr (alle Währungen) und Inlandzahlungsverkehr in Fremdwährung aufgelistet.

In Infoniqa ONE 200 Finanz wird aufgrund der Einträge in der IZV-Liste überprüft, ob eine Auslandzahlung erfolgen kann oder ob noch die konventionellen Transaktionen zur Anwendung kommen sollen.

Die Liste wird von PostFinance kostenlos und täglich aktualisiert im Internet zur Verfügung gestellt und kann in Form eines ASCII-Textfiles unter www.postfinance.ch/handbuecher heruntergeladen werden.

Die IZV-Liste kann anschliessend in Admin eingelesen werden und steht Infoniqa ONE 200 Finanz als Entscheidungskriterium für die Transaktionsart zur Verfügung.

ISO-Zahlungen (SEPA) – Datenträgeraustausch (Bank)

Die Schaffung eines einheitlichen Euro-Zahlungsraums (SEPA) ist eine Initiative des European Payments Concil, eines Zusammenschlusses von Banken und Bankenverbänden aus ganz Europa einschliesslich der Schweiz. Die ISO-Zahlungen enthalten sowohl die Inlandzahlungen (ESR, Post- und Bankzahlungen) wie auch Auslandzahlungen mit SEPA und ohne.

Infoniqa ONE 200 unterstützt Kreditoren-SEPA-Zahlungen in Euro, jedes Land hat jedoch noch individuelle Erweiterungen im ISO-Format. Aus diesem Grund muss in den Stammdaten-Zahlungsverbindungen das ISO-Zahlungs-Land selektiert werden.

Der Zahlungsablauf ist jedoch identisch mit dem DTA, bei ISO-Zahlungen wird eine Datei im XML-Format erstellt. Die ISO-Zahlungsdate wird mit einer landesspezifischen Schema-Datei verifiziert, wird ein Problem gefunden so meldet das Programm das.

Zu beachten sind:
Handbuch Finanzbuchhaltung, Eigene Zahlungsverbindungen, Register Elektronischer Zahlungsverkehr, Format „ISO-Zahlung“ und daneben das Land auswählen, Einstellungen unter [ISO].

Im Zahllauf wird bei der Zahlungsart ¤ ISO-Zahlung eingestellt, wenn die Zahlungsverbindung mit ISO definiert ist. Die erstelle Zahlungsdatei ist vom Typ XML.

Checkzahlungen

Ein Check für den Versand an den Kreditor wird ausgegeben.
Das Formular Check kann für jede einzelne Zahlungsverbindung definiert werden und in den Stammdaten/Zahlungsverbindungen hinterlegt werden (siehe Handbuch Finanzbuchhaltung / Zahlungsverbindungen).

Beim Erstellen des Checks kann mittels Feld „Verarbeitungstag“ das Datum auf dem Check definiert werden. Ein Vordatieren des Checks wird also somit ermöglicht.

Zahlungs-Dateien

Datei speichern unter    Pfad und Dateiname der Testdatei auswählen.

Speicherung:
Der vorgeschlagene Ablage-Ordner (z.B. C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Sage\Sage 200\Data Exchange) entspricht der Angabe unter
Einstellungen, Register Einstellungen 1/n "Verzeichnis Datenaustausch"

Die Zahlungsdateien können vom Anwender wahlweise per Datenträger oder mit den entsprechenden Übertragungsprogrammen direkt per Modem übertragen werden.

Nochmalige Ausgabe der Zahlungspapiere:
Zahlungspapiere können Sie auch nachträglich nochmals ausgeben mit

Einstellungen:
Für jedes spezifische Zahlungsverfahren sind die notwendigen Verträge und Abläufe mit der Post oder den Banken abzustimmen. (siehe auch Einstellungen).
Teilweise ist vor Aufnahme eines elektronischen Zahlungsverfahrens die Durchführung von Testläufen vorgeschrieben (siehe auch Testdatenträger für elektronischen Zahlungsverkehr). Bei allfälligen Fragen wenden Sie sich an die bei der Bank oder Post für den elektronischen Zahlungsverkehr verantwortlichen Personen.

Verdichten (Sammelzahlungen)

Sammeldatei

(siehe Zahlungsverfahren)

Automatische Verdichtung von Zahlungen (Sammelzahlungen):
Wenn in im Programm Stammdaten/Zahlungsverbindungen/Register „Elektronischer Zahlungsverkehr“ der Schalter „Sammelzahlung“ aktiviert wurde, werden beim Zahlungsverfahren (Zahlungsart) DTA oder EZAG die Belege pro Zahlungsverbindung und Kreditor zusammengefasst.

Zusätzlich erfolgt die automatische Verdichtung:

• Bei Belegverrechnungen (Rechnung mit Gutschrift/Teilzahlung)

• Wenn in der Zahlungsverbindung der Schalter "Sammelzahlung" aktiviert ist

Belege mit STP-Referenz (27stellige Referenznummer) werden nie automatisch zu einer Sammelzahlung verdichtet und immer als Einzelzahlungen überwiesen. Ausnahmen sind Beleg-Verrechnungen (Rechnung mit Gutschrift/Teilzahlung).

Manuelle Verdichtung (manuelle Sammelzahlung)
Weil keine DTA/EZAG-Zahlung mit negativem oder Null-Betrag erstellt werden dürfen, ist manuelles [Verdichten] besonders angebracht, wenn Gutschriften oder Teilzahlungen vorhanden sind.

Mit den Schaltflächen [Verdichten] im Zahllauf-Fenster oder mit der Schaltfläche «Unverdichtet» auf der Zeile eines Postens in der Spalte «Verdichten» lässt sich die Verdichtung manuell steuern. Die Verdichtungs-Einschränkungen (keine negativen oder 0-Betrag-Zahlungen, Belege mit STP-Referenz) müssen eingehalten werden.

Die Schaltfläche [Verdichten] im Fenster "Zahllauf":

Öffnet das Fenster "Zahllauf verdichten". Hier kann die Verdichtung von Zahlungen manuell gesteuert werden.

Als Vorschlag werden nur Kreditoren mit Gutschriften aus dem aktuellen Zahllauf aufgelistet.

Priorität beim Verdichten:

1. Manuell verdichten
   Alle Belege die manuell verdichtet wurden (Kreditoren-Zahllauf, Funktion „Verdichten“). Die Empfängerbank kann definiert werden.

2. Gutschriften und negative Rechnungen
   Gutschriften: Enthält ein Kreditor eine Gutschrift, so werden alle Belege dieses Kreditors (und der Währung) zu einer einzigen Zahlung verdichtet. Die Empfängerbank wird zufällig ausgewählt.

3. Belege mit ESR-Referenz
   Belege mit ESR-Referenz werden nicht verdichtet, weil ERS-Referenzen den einzelnen Belegen zugeordnet werden müssen.

4. Option "Sammelzahlungen" in der Zahlungsverbindung
   Wenn das Sammelzahlungs-Flag in den Zahlungsverbindungen aktiviert wurde, so werden alle Belege (die nicht in Priorität 1 – 3 sind) zu einer Zahlung pro Kreditor und Währung verdichtet. Die Empfängerbank wird zufällig ausgewählt.

Einstellungen Kreditorenzahlen

Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Zahlungen
Schaltfläche

Zahlungen bearbeiten/verbuchen/löschen

Zahlungen verbuchen

Die Bearbeitung (Verbuchung, Löschung) von ausgeführten Zahlläufen wird aus dem Fenster "Kreditoren-Zahlungen gestartet:

Mittels bearbeiten können die ausgeführten Zahlläufe verbucht oder nicht ausgeführte Zahlungen vor dem Verbuchen noch gelöscht werden. Es empfiehlt sich, Zahlläufe aufgrund der Belastungsanzeigen vom Finanzinstitut zu verbuchen.

Zahlungen verbuchen

Schaltfläche [Bearbeiten] (unten)

Zahlungen können einzeln verbucht werden, standardmässig werden immer alle Belege selektiert. Alle oder einzelne Belege können markiert und mittels Leertaste selektiert / de-selektiert werden. Häkchen aktiviert:

Pendente Zahlläufe stehen pro Zahlkonto zur Verbuchung an. Bei Fremdwährungszahlungen über Basiswährungszahlkonten empfiehlt sich der auf der Belastungsanzeige vorgegebene Kurs mittels Klicks in die Kursspalte einzutragen. Auch allfällige Spesen können mit gleicher Methode direkt gebucht werden.

Mittels „Verbuchen“ werden die Zahlungen und allfällig damit verbundenen Skonto- und Mehrwertsteuerrückbuchungen als Buchungen mit dem angegebenen Valutadatum und Belegnummer geschrieben und sind fortan in den Bewegungsausweisen der Kreditoren-, Hauptbuchhaltung und allenfalls Kostenrechnung (bei Skontorückbuchungen) ersichtlich.

Falls dies nicht ausreicht wird empfohlen, die Zahlkonti über sogenannte Scharnierkonti abzuwickeln, sodass die Zahlläufe sofort nach der Ausführung verbucht werden können. Die effektive Belastung muss dann nachträglich in der Finanzbuchhaltung separat über dieses Scharnierkonto nachgebucht werden.

Ablauf:

1. Schaltfläche ganz unten: [Bearbeiten]

2. oben links durch Klick auf die Zeile "Vergütungs-Information": Wahl des Zahlungslaufs / Zahl-Konto
   

3. Wenn Spesen belastet wurden: Spesen erfassen.

4. Beenden mit [Verbuchen]

Verbuchte Zahlläufe erzeugen definitive Buchungen in der Finanzbuchhaltung.

Sie können nicht mehr bearbeitet werden.
Den Zahllauf löschen ist unter Verbuchte Zahlungen jedoch noch möglich: Dabei werden die bezahlten Belege wieder zu unbezahlten Offenen Posten und die Buchungen des Zahllaufes werden gelöscht.

Spesen (Kreditoren-Zahlungen)

Beim Zahlungen verbuchen können Zahlungs-Spesen eingegeben werden:

1. Klick auf das Feld "Spesen"

2. Im Fenster "Spesen":
   Betrag, Konto und Kostenstelle für die Spesen eingeben.
   

3. Abschliessen mit [Speichern]

Fremdwährungskurse anpassen (Kreditoren-Zahlungen)

Beim Zahlungen verbuchen kann der Kurs von Zahlungen in Fremdwährung bei Bedarf angepasst werden:

1. Klick auf das Feld "Kurs" oder "Belastung"

2. Im Fenster "Belastung":
   Den aktuellen Kurs oder die Belastung eingeben.
   

3. Abschliessen mit [Speichern]

Kreditoren-Vorauszahlungen

Vorauszahlungen kreditorenseitig können aus zwei Perspektiven betrachtet werden.

• das Ausführen einer Vorauszahlung über den automatischen Zahlungslauf und die steuerliche Behandlung

• das Verwalten von Vorauszahlungen und ihre Verrechnung zum Zeitpunkt des Rechnungseinganges

Momentan unterstützt Infoniqa ONE 200 nur die Optik a):
Eine Vorauszahlung wird wie eine Rechnung behandelt und auch so besteuert. Beim Eintreffen der Rechnung ist der Benutzer selbst für die Berücksichtigung der Vorauszahlung verantwortlich.

Einfache Variante:

Wir schlagen deshalb für die praktische Verbuchung die folgende Vorgehensweise vor:

Alternative Variante: Schlussrechnung mit separater Gutschrift der Vorauszahlung

Debitoren-Auszahlung

Varianten für Debitoren-Auszahlungen

Einfache Variante mit Direkt-Verbuchung:
Eine vereinfachte Möglichkeit für die Auszahlung von Debitoren-Gutschriften bietet die Debitoren-Direktverbuchung. Bei dieser Technik ist die Auszahlung (z.B. Zahlungsauftrag) manuell auszulösen, nur die Verbuchung erfolgt in Infoniqa ONE 200 Finanz.

Auszahlung im Rahmen von Kreditoren-Zahlungsläufen:
Durch entsprechende Einstellungen, u.a. im Debitorenstamm (Voraussetzungen für die Debitoren-Auszahlung), lassen sich Debitoren-Gutschriften mit Kreditoren-Zahlungsläufen auszahlen und verbuchen (Ausführung der Debitoren-Auszahlung).

Voraussetzungen für die Debitoren-Auszahlung

Unter Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5 muss eingeschaltet sein:
Debitorenauszahlung aktivieren þ

Einstellungen im Debitorenstamm, Register Erweiterte Informationen:
Das Feld Auszahlung muss auf einen anderen Wert als "Keine Auszahlung" eingestellt sein. (siehe auch Register Erweiterte Informationen, Feld Auszahlung)

Haben-Saldo über Kreditoren:
Gutschriften, verfallene Rechnungen, TZ und VZ dieses Debitors werden nur automatisch zur Auszahlung vorgeschlagen, wenn der Debitoren-Saldo negativ ist.

Haben-Posten über Kreditoren:
Die Gutschriften, TZ und VZ und Rechnungen mit Auszahlungstyp dieses Debitors werden automatisch zur Auszahlung vorgeschlagen, unabhängig vom Saldo des Debitors. Rechnungen ohne Auszahlungs-Zahlungsverbindung werden ignoriert.

Zahlung Posten über Kreditoren:
Wie "Haben-Posten.:", aber auch Gutschriften ohne Auszahlungs-Zahlungsverbindung werden ignoriert.

Posten mit zugeordneter Zahlungsverbindung:
Alle Posten mit einer Auszahlungs-Zahlungsverbindung werden vorgeschlagen, sofern der Saldo negativ ist.

Zahlungsverbindung (Debitor):
Debitoren, für welche Auszahlungen möglich sind, müssen eine aktive Zahlungsverbindung (Debitor) für das Verfahren "Auszahlung über Kreditoren" haben:

Gültige Bank- oder Post-Zahlungsverbindung

Belastungsverfahren, Verfahren: "Auszahlung über Kreditoren"

Debitoren-Belege:
Die Zuordnung einer Auszahlungsverbindung auf dem einzelnen Beleg ist nur erforderlich, wenn die Auszahlungs-Art des Debitors auf "Posten mit zugeordneter Zahlungsverbindung" eingestellt ist (siehe oben).
In allen anderen Fällen wird automatisch die Auszahlungsverbindung aus dem Debitorenstamm verwendet.

Ausführung der Debitoren-Auszahlung

Die Debitoren-Auszahlung erfolgt im Rahmen des Kreditoren-Zahllaufes
(vgl. auch Handbuch Kreditorenbuchhaltung, Zahllauf)

Selektion:
Eine allfällige Eingrenzung unter Selektion, Konto von/bis, gilt für Kreditoren- und Debitoren-Nummern.:
Suchen mit der Lupe ist nur für Kreditoren möglich.

Über die Zusatzselektion kann bei "Debitoren-Auszahlung" grundsätzlich eingestellt werden, wie die Debitoren-Auszahlungen selektiert werden sollen:
- Keine Debitoren-Belege in Zahllauf einbeziehen
- Debitoren-Belege in Zahllauf einbeziehen (d.h. Debi- und Kreditoren-Belege)
- Nur Debitoren-Belege in Zahllauf einbeziehen

Je nach Einstellung des Feldes "Auszahlung" im Debitorenstamm werden nun Debitoren-Posten automatisch vorgeschlagen (siehe Voraussetzungen für die Debitoren-Auszahlung).

Rechnungen werden erst vorgeschlagen, wenn sie verfallen sind.

Mit [Zufügen] und der Wahl [Debitor] können auszuzahlende Debitoren-Posten in jedem Fall manuell dem Zahlungslauf zugefügt werden.


Es können sowohl Belege mit Soll- wie mit Haben-Saldo dem Zahllauf zur Verrechnung zugeteilt werden.

Eine Auszahlung ist nur möglich, wenn pro Kreditor-Zahlungsverbindung ein positiver Auszahlungsbetrag entsteht.

Im Grid des Zahlungslaufes ist in der Spalte "Kreditor" ersichtlich, welches Kreditoren- und welches Debitoren-Zahlungen sind:
Debitoren-Posten haben hier kein Häklein.

Gelb markierte Belege:
Für diese Posten, fehlt eine aktive Zahlungsverbindung vom Typ "Auszahlung über Kreditoren". Der Posten kann nicht bezahlt werden.

Anschliessend wird der Kreditoren-Zahllauf normal durchgeführt:

• Zuteilung der eigenen Bank (en)

• Ausführen: Erstellung der Zahlungspapiere und des Pain.001-Files.

• Wenn die Bankbelastung eingetroffen ist, wird der Zahllauf verbucht.
  (Handbuch Kreditorenbuchhaltung, Zahlungen bearbeiten/verbuchen/löschen)

Gegenverrechnung Debitor-Kreditor

Auch wenn dieselbe Adresse Debitor und Kreditor ist, sind (ohne das Kontokorrent-Modul) keine direkten Zahlungen oder Verrechnungen zwischen Debitor und Kreditor möglich.

Verrechnung und Zahlung

Es gibt mehrere Wege. Hier einer, der die Direktverbuchung benutzt.

Lösung mittels "Zahlungen" über ein Scharnierkonto:

1. Normale Debitoren-Zahlung von xxxx auf Bank oder Post,
   CHF 200.-- Teilzahlung auf die Rechnung von CHF 500.-
   
   Auf dem Debitor xxxx bleibt ein Rest-Saldo von CHR 300.--.

2. Eine "Pseudo-Zahlung“ der Kreditoren-Rechnung von CHF 300.--:
   Direktverbuchung auf das Kreditoren-Sammelkonto
   Kredi-Sammelkonto an Scharnierkonto CHF 300.--.
   Im Kredi-Zahlungsdialog: Kreditor xxxx auswählen, dann die Rechnung von CHF 300.--
   
   Da keine eigentliche Zahlung stattfindet (keine Zahlungsdatei nötig) ist die Direktverbuchung der einfachste Weg.
   Auf der Bewegungsliste von Kreditor xxxx ist damit der Saldo = 0.

3. Den Saldo des Debitors mit dem Saldo des Scharnierkontos ausgleichen:
   Direktverbuchung auf das Debitoren-Sammelkonto
   Scharnierkonto an Debi-Sammelkonto CHF 300.--.
   Im Debi-Zahlungsdialog: Debitor xxxx auswählen, dann
   Teilzahlung von CHF 300.--
   (oder Rechnung von 500.-- und Teilzahlung von 200.-- verrechnen ergibt CHF 300.--)
   
   Da keine eigentliche Zahlung stattfindet (es ist kein Bankkonto beteiligt) ist auch hier die Direktverbuchung der einfachste Weg.
   Auf der Bewegungsliste von Debitor xxxx ist damit der Saldo = 0.

Verbuchte

In diesem Dialog werden die verbuchten Zahlungen eines bestimmten Zeitraumes angezeigt. Folgende Selektionen stehen zur Verfügung:

Buchungsstatus der Belege

Mit dem Verbuchen des Zahllaufes werden die damit anfallenden Zahlungsbuchungen und die ausgezifferten provisorisch gebuchten Rechnungen, Gutschriften, Teilzahlungen definitiv verbucht.

Mit dem Löschen von Zahlläufen werden definitive Zahlungsbuchungen wieder gelöscht. Falls damit zusammenhängende Mehrwertsteuerbuchungen definitiv journalisiert wurden oder Teilzahlungen bereits in einem weiteren Zahlungslauf verrechnet wurden, lässt das Programm die Löschung mit einer Meldung nicht mehr zu.

Bei der Löschung werden die mit den gelöschten Zahlungen ausgezifferten Rechnungen, Gutschriften und Teilzahlungen als OP zurückgesetzt (Belegstatus von „B“ auf  „O“ geändert). Der Buchungsstatus bleibt jedoch definitiv.
Notfalls lässt sich der Buchungsstatus solcher Belege mit dem Kreditoren-Explorer ( Hauptmaske Kreditoren-Explorer), Schaltfläche [Status ändern] auf "provisorisch" zurücksetzen.

Löschen noch nicht verbuchter Zahlläufe

Diese Methode erlaubt die Löschung pendenter, noch nicht verbuchter Zahlläufe, ebenso das Löschen einzelner Posten eines Zahllaufes. Wird ein Zahllauf mit [Alle löschen] gelöscht kann dieser nochmals geladen, bearbeitet und mit sämtlichen Zahlungsdateien und –Papieren ausgeführt werden. Siehe Fenster Kreditoren-Zahlungen, Schaltfläche [Laden]:
Achtung: Gefahr von Doppelauszahlungen, wenn die ausgegebenen Zahlungsaufträge doppelt verschickt werden!

Es können einzelne Zeilen im Grid markiert und gemeinsam gelöscht [Löschen] werden.

Ablaufschema:

1. Schaltfläche ganz unten: [Bearbeiten]

2. oben links "Vergütungs-Information":  Wahl des Zahlungslaufs / Zahl-Konto
   
   
   Pro Zahlungslauf und Zahl-Konto entsteht eine Zeile, z.B.:
   2 Zahlungslauf 30. Juni / 17
   - 2 = (interne) Nummer des Zahlungslaufes
   - Zahlungslauf 30. Juni = Text aus dem Zahlungslauf
   - 17 = Nummer der Zahlungsverbindung

3. ganzen Lauf löschen:
   [Alle löschen]
   vgl. Hinweis unten!
   
   oder:
   
   Nur einzelnen OP löschen:
   Den Posten wählen / Zeilen markieren
   [Löschen]

4. Beenden mit
   [Schliessen] NICHT [Verbuchen] ! (würde die Zahlung definitiv verbuchen)

Hinweis: [Alle Löschen]


Antwort "Ja":
Der Zahllauf wird „zurückgesetzt“ und kann via Bearbeiten/Kreditorenbuchhaltung /Zahlungen/[Laden] wieder bearbeitet und neu ausgeführt werden.

Antwort "Nein":
Der Zahllauf wird gelöscht. Alle darin enthaltenen OP's sind wieder offen. Der Zahllauf wird nicht unter [Laden] bereitgestellt, er muss von Grund auf neu aufbereitet werden!

Antwort "Abbrechen":
Der Zahllauf wird nicht gelöscht.

Einzelposten löschen
Nach dem Löschen einzelner Posten können Sie die Zahlungspapiere neu ausgeben (Ansicht Vergütungspapiere )
Es können mehrere Zeilen markiert und gemeinsam gelöscht werden.

Alternative Funktion zum löschen ganzer Zahlläufe:
Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Pendente
( siehe. Pendente Zahlungen löschen)

Löschen verbuchter Zahlläufe

Diese Methode erlaubt die Löschung ausgeführter und verbuchter Zahlläufe.

Verbuchte Zahlläufe können über die Funktion „Bearbeiten/Kreditorenbuchhaltung/Verbuchte Zahlungen“ eingesehen und gelöscht werden:

Pendente

Ganze pendente Zahlläufe oder einzelne Belege aus pendenten Zahlläufen:

(Siehe Löschen noch nicht verbuchter Zahlläufe)

Ganze pendente Zahlläufe:

Ein ganzer aufbereiteter Zahllauf welcher noch nicht verbucht wurde, kann mit dieser Funktion gelöscht werden. Es können mehrere Zahlläufe selektiert und gemeinsam gelöscht werden.

Alternative Funktion

Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Zahlungen, 
Schaltfläche [Bearbeiten] und Zahllauf wählen

vgl. (Löschen noch nicht verbuchter Zahlläufe)

[Alle löschen]
zum löschen ganzer Zahlläufe (entspricht dieser Funktion)

[Löschen]
ermöglicht, einzelne Belegzeilen einer pendenten Zahlung zu löschen.

Vergütungspapiere

Mit dieser Funktion können Zahlungsprotokoll, Zahlungspapiere und Vergütungsanzeige eines pendenten Zahllaufes (nochmals) ausgegeben werden, jedoch ohne die Zahlungsdateien (z.B. DTA-Datei).

E-Postausgang
Vergütungsanzeigen können bei Bedarf auch elektronisch via Mail oder Fax an die jeweiligen Empfänger übermittelt werden. Dazu muss die Funktion „E-Postausgang“ in den Einstellungen/Finanzbuchhaltung 2/2 aktiviert sein. Um die Dokumente an den elektronischen Postausgang zu übergeben ist bei der Dokument-Aufbereitung lediglich der Button „Ausgabe in den elektronischen Postausgang“ statt „Vorschau“ zu drücken. Siehe dazu Kapitel E-Postausgang.

Funktionen

Zahlungsnachweis

Diese Funktion erzeugt Zahlungsnachweis-Informationen:

• Fenster mit den Zahlungsangaben (pro Beleg)

• Nachweis einzelner Zahlungen als Brief an den Kreditor (pro Beleg)

• Zahlungsnachweis für einen ganzen Zahllauf (kann mehrere Belege für mehrere Kreditoren enthalten).

pain.002 einlesen

Mit dieser Funktion kann eine pain.002 Datei eingelesen werden. Die Datei enthält Rückmeldungen zu einem Zahllauf. Der Zahllauf darf noch nicht verbucht sein damit die Informationen angezeigt werden.

Die Informationen im pain.002 sind keine Buchungsbestätigung, es werden nur erste Überprüfungen der pain.001 Dateistruktur sowie spezifische Werte überprüft und im Fehlerfall zurückgemeldet. Dabei können einzelne Zahlungen sowie der gesamte Zahllauf zurückgewiesen werden.

Auswerten

Zahlungsausgleichsliste

Mit dieser Auswertung werden Zahlungen aufgelistet.

Zahlungsliste

Die Zahlungsliste zeigt pro Kreditor sämtliche Zahlungen innert einem bestimmten Zeitraum an. Die Zahlungen sind auf Ebene „Zahllauf verdichtet“.

Um eine Liste mit allen ausgezifferten Belegen pro Zahllauf zu erhalten, kann die Zahlungsausgleichsliste Kreditoren verwendet werden (Aufrufbar aus dem KIS oder dem Kreditorenstamm)

Register Selektion

Register Sortierung / Gestaltung

Spesenabrechung

Die Spesenabrechnung zeigt pro Kreditor sämtliche Spesenzahlungen innert einem bestimmten Zeitraum.

Die Spesenabrechnung kann auch in den E-Postausgang generiert werden und dort per Mail an den Kreditoren übermittelt werden.