Das Kontokorrentmahnwesen weicht vom „normalen“ Mahnwesen nur wenig ab. Wenige Besonderheiten sind im Mahnlauf und im Mahnbrief enthalten. Es werden folgend ausschliesslich die Abweichungen zum „normalen“ Debitoren-Mahnwesen aufgeführt.
Kontokorrent Mahnlauf
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Eingangs-Rechnungen und Gutschriften (Kreditorenbelege) werden mit angezeigt. Mahninformationen (z.B. Mahnstufe, letztes Mahndatum etc.) werden für diese Belege nicht geführt.
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Der Saldo wird pro Partner/Währung geführt (also die logische Kontokorrentsicht über alle Debitoren- und Kreditorenbelege des Partners/Währung)
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In der letzten Spalte „Kredi“ wird angezeigt, wenn es sich um einen Kreditorenbeleg handelt.
Kontokorrent Mahnbrief
Schaltfläche [Mahnbrief]
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Eingangs-Rechnungen und Gutschriften (Kreditorenbelege) werden mitangezeigt. Mahninformationen (z.B. Mahnstufe, letztes Mahndatum etc.) werden für diese Belege nicht geführt.
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Als Kontonummer wird die Partnernummer (=Adressnummer) angedruckt.
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Bei Kreditoren-Belegen werden die Verzugstage (Spalte Verzug) nicht angedruckt.
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Kreditorenbelege mit Sollsaldo werden positiv dargestellt:
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Gutschrift
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Teilzahlung
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Minus-Rechnung
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Minus-Vorauszahlung
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Kreditorenbelege mit Habensaldo werden negativ dargestellt.
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Rechnung
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Vorauszahlung
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Minus-Gutschriften
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Minus-Teilzahlung
Stammdaten
Mahngruppen
Um eine differenzierte Behandlung von Debitoren innerhalb des Mahnwesens zu ermöglichen, besteht die Möglichkeit, Mahngruppen zu bilden. Alle wichtigen Elemente des Mahnwesens können pro Mahngruppe festgelegt werden. Die Mahngruppenbildung richtet sich deshalb nach den unterschiedlichen Mahnbedürfnissen von Debitorengruppen.
Jedem Debitor muss deshalb eine Mahngruppe zugeteilt werden. Bestehen keine differenzierten Mahnverfahren, genügt es, eine allgemeingültige Mahngruppe zu definieren und diese Gruppe allen Debitoren zuzuweisen.
Mahngruppen
Feldbezeichnung Mahngruppe |
Bedeutung |
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Gruppe |
Jeder Mahngruppe muss eine Mahngruppen-Nummer zugeteilt werden (1-999'999). Diese Nummer ist frei definierbar und dient auch dazu, pro Mahngruppe selektiv mahnen zu können. |
Bezeichnung |
Die Mahngruppenbezeichnung erlaubt eine verbale Unterscheidung der unterschiedlichen Mahngruppen. Diese Bezeichnung wird bei der Zuordnung im Debitorenstamm angezeigt. |
Mindestbetrag |
Der Gesamtbetrag der offenen Posten eines Debitors in einem Mahnlauf muss sich auf den hier bestimmten Mindestbetrag belaufen, damit eine Mahnung erstellt wird. Für Multi-Currency-Debitoren muss ein Mindestbetrag pro Währung bestimmt werden. Multicurrency-Debitoren werden pro Währung gemahnt (separater Mahnbrief pro Währung). |
[Beträge] |
Über den Button [Beträge] können Mindestbeträge in weiteren Währungen erfasst werden. Die Funktionsweise ist in der Feldbeschreibung 'Mindestbetrag' beschrieben. |
Höchste Mahnstufe |
Die höchste Mahnstufe bestimmt das Ende der automatischen Mahnstufenerhöhung pro Mahnlauf. Beim Erreichen der höchsten Mahnstufe wird der Beleg in den folgenden Mahnläufen immer wieder vorgeschlagen, die Mahnstufe wird aber nicht mehr automatisch erhöht. Belege nicht mehr mahnen
In diesem Fall werden die Belege nicht mehr gemahnt. Falls für die Debitoren noch weitere mahnfällige Belege vorhanden sind, kommen die Belege mit Mahnstufe > „höchste Mahnstufe“ rot. Falls der Debitor keine weiteren Mahnfälligen Belege aufweist, erscheinen gar keine Positionen im Mahnvorschlag. Um dieses Verhalten zu bezwecken, muss aber die Mahnstufe manuell auf eine höhere Mahnstufe als die definierte höchste Mahnstufe gesetzt werden! Die Mahnstufe kann im einzelnen Beleg manuell verwaltet werden. Beim manuellen Verwalten wird die Mahnhistory jedoch nicht nachgeführt. Hinweis: Das Feld Höchste Mahnstufe muss vorsichtig definiert werden. Damit kann der gesamte Mahnlauf konfiguriert werden. Es kann bestimmt werden, bis zu welcher Stufe automatisch gemahnt wird. Ein Verändern der höchsten Mahnstufen ist bei bereits erfolgten Mahnläufen genauestens auf dessen Konsequenzen hin zu überlegen.
Folgend ein Beispiel eines möglichen Mahnkonzeptes einer Gruppe. Im Mahnlauf wird die Mahnstufe nur bis zur "höchsten Mahnstufe" automatisch erhöht. |
Absender-Adresse |
Unabhängig von den Angaben im Mandanten können Sie hier die Absenderadresse individuell gestalten. Diese wird ausschliesslich im Mahnbrief verwendet. Ist keine Absenderadresse auszugeben, z.B. bei vorgedrucktem Briefpapier, ist dieses Feld leer zu lassen. |
Absender-Ort |
Diese Eintragung wird für das Andrucken von Ort und Datum im Mahnbrief verwendet und kann von den Eintragungen im Mandanten abweichen. |
Absender-Sachbearbeiter |
Der Absender-Sachbearbeiter wird ebenfalls im Mahnbrief verwendet. Dessen effektive Ausgabe kann jeweils im Mahnlauf mittels Schaltfläche [Brief gestalten] optional ein-/ausgeschaltet werden. In der Combobox werden die Sachbearbeiter angezeigt, welche über folgende Funktion erfasst worden sind: |
Absender-Abteilung |
Auch die Absender-Abteilung wird im Mahnbrief verwendet. Deren effektive Ausgabe kann jeweils im Mahnlauf mittels Button [Brief gestalten] optional ein-/ausgeschaltet werden. Alle über folgende Funktion erfassten Abteilungen werden in der Combobox angezeigt: |
Gutschriftszins |
Zinssatz in % für die Verzugszinsberechnung: Dieser Zins wird dem Debitor bei Gutschriften, Teil- und Vorauszahlungen im Mahnbrief gutgeschrieben (Siehe auch Mahnbrief gestalten) Neben der Verzugszinsberechnung beim Mahnen steht dem Anwender auch eine komfortable Debitoren-Kontoverzinsung zur Verfügung. Dies sind jedoch zwei verschiedene Zinsverfahren und haben nichts miteinander gemeinsam Hinweis: Zu Rechnung zugeordnete Gegenleistungen
Gegenleistungen (Gutschriften, Teilzahlungen, Vorauszahlungen), welche einer Rechnung zugeordnet sind, werden automatisch mit dem Verzugszinssatz der Rechnung verzinst. Der Verzugszinssatz für Rechnungen wird pro Mahnstufe festgelegt (siehe Mahnstufen/Feld Verzugszins) |
[Stufen] |
Hier werden die Mahnstufen für die aktuelle Mahngruppe bearbeitet. Für jede Mahngruppe können die Stufen separat bestimmt und verwaltet werden. Damit wird ein gruppenindividuelles Mahnverfahren ermöglicht. |
Grid |
Alle definierten Mahngruppen werden in einem Grid angezeigt und können dort mittels Doppelklick zur weiteren Bearbeitung ausgewählt werden. Hinweis: Navigation im Grid
Mittels rechter Maustaste kann im Grid navigiert werden. Auch können damit spezielle Sichten und Verhalten des Grids eingestellt werden. Folgende Funktionen sind möglich: Kopieren Suchen Grid fixieren Fixierung aufheben Zoom in Zoom out Zoom 100% Spalten bearbeiten (ausblenden) Spaltenfilter Gesamtfilter |
[Kopieren] |
Hier kann eine bestehende definierte Gruppe mit sämtlichen dazugehörigen Informationen (Mahnstufen, Mahntexte, etc.) kopiert werden. Somit kann die Erfassung ähnlicher Mahngruppen erheblich beschleunigt werden. |
[Neu] |
Vor der Erfassung einer neuen Mahngruppe muss der Button [Neu] gedrückt werden, damit die Maskenfelder neu initialisiert werden. |
[Löschen] |
Mit dem [Löschen]-Button kann die in der Erfassungsmaske angezeigte Mahngruppe gelöscht werden. |
[Speichern] |
Mit dem Anklicken des Buttons [Speichern] werden die in der Erfassungsmaske angezeigten Daten gespeichert. |
[Schliessen] |
Durch das Anklicken des Buttons [Schliessen] verlassen Sie das Erfassungsprogramm für die Mahngruppenerfassung (ohne zu speichern). |
Mahnstufen
Die Erfassungsmaske für die Mahnstufendefinitionen ist an die ausgewählte Mahngruppe gebunden. Es muss daher immer zuerst eine zugehörige Mahngruppe definiert oder aus dem Grid durch Doppelklick ausgewählt werden.
Mahnstufen
Mahnstufen |
Bedeutung |
---|---|
Gruppe |
Anzeige der ausgewählten Mahngruppen-Nr. für die betreffenden Mahnstufen-Daten. |
Stufe |
Anzeige der aus dem Grid ausgewählten Stufen-Nr. (Mutation) oder der automatisch neu vergebenen Stufen-Nr. (Neuerfassung einer Stufe) |
Bezeichnung |
Mahnstufenbezeichnung (Intern, erscheint nicht im Mahnbrief) Hinweis: Wir empfehlen Mahnstufen-Bezeichnungen mit Stufen-Nr. z.B.
'Mahnstufe 3'. Der Titel auf dem Mahnbrief wird unter "Mahntexte" im Feld Bezeichnung bestimmt, |
Verfalltage |
Bei der ersten Mahnstufe bestimmen die Verfalltage die Anzahl Tage ab Belegverfalldatum bis die erste Mahnstufe fällig wird. Ab zweiter Mahnstufe bestimmen die Verfalltage die Anzahl Tage ab letztem Mahndatum eines Beleges bis die nächste Mahnstufe erreicht wird. Das letzte Mahndatum eines Beleges wird im Mahnlauf angezeigt und kann auch im einzelnen Beleg eingesehen werden. Das Druckdatum des Mahnbriefes, welches anlässlich des Mahnlaufes vom Benutzer bestimmt werden kann, wird als letztes Mahndatum beim Abschliessen des Mahnlaufes gesetzt. |
Mahngebühr |
Mahngebühren können für jede Stufe separat definiert werden. Die Mahngebühr wird auf Wunsch im Mahnbrief ausgewiesen. Steuerbar ist die Ausgabe individuell im Debitorenstamm (pro Währung) und generell im Mahnlauf über den Button [Brief gestalten]. Die Gebühr der höchsten Mahnstufe der im Mahnbrief vorkommenden Belege wird ausgewiesen. Mahngebühren in Fremdwährungen können über den Button [Gebühren] bearbeitet werden. Multi-Currency-Debitoren (Belege in mehreren Währungen) werden pro Währung gemahnt. Die Gebühren werden demzufolge pro Währung erhoben. Hinweis: Prioritäten für die Ausgabe der Mahngebühren im Mahnbrief:
In den Stammdaten muss für die Debitorenwährung eine Mahngebühr erfasst sein. Auf dem Dialog [Brief gestalten] muss das Feld 'Mahngebühren' aktiviert sein. Im Debitorenstamm muss das Feld 'Mahngebühren' aktiviert sein. Für die Mahngebühr werden keine neuen OP’s automatisch erstellt. |
[Texte] |
Über den Button [Texte] werden die für den Mahnbrief zu verwendenden Mahntexte für die aktuelle Mahnstufe bestimmt. |
Verzugszins |
Zinssatz für Verzugszins-Berechnung. Achtung: Zu einer Rechnung zugeordnete Gegenleistungen werden automatisch mit dem gleichen Zinssatz der Rechnung – abhängig von der Mahnstufe der Rechnung – verzinst. Siehe auch Mahnbrief gestalten und spezielle Funktion zum Erstellen einer Debitoren-Kontoverzinsung |
[Gebühren] |
Über den Button [Gebühren] werden die Mahngebühren pro Währung für die aktuelle Mahnstufe erfasst. |
Elektronischer Mahnbriefversand zulassen |
Pro Mahnstufe kann definiert werden, ob in dieser Stufe noch elektronisch (E-Mail, Fax) gemahnt werden kann/darf oder nicht. Siehe auch Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 4/5 |
ESR drucken |
Pro Mahnstufe kann definiert werden, ob für diese Stufe bei aktiviertem ESR-Mahnen ESR-Einzahlungsscheine gedruckt werden sollen. |
Grid |
Aus der Grid-Anzeige ersehen Sie die aktuell gespeicherten Mahngruppen. Durch Doppelklick kann eine Mahngruppe angewählt und mutiert werden. Hinweis: Navigation im Grid
Mittels rechter Maustaste kann im Grid navigiert werden. Auch können damit spezielle Sichten und Verhalten des Grids eingestellt werden. Folgende Funktionen sind möglich: Kopieren Suchen Grid fixieren Fixierung aufheben Zoom in Zoom out Zoom 100% Spalten bearbeiten (ausblenden) Spaltenfilter Gesamtfilter |
[Neu] |
Für die Erfassung einer neuen Mahngruppe Button [Neu] drücken, damit die Erfassungsfelder neu initialisiert werden. |
[Löschen] |
Mit dem Button [Löschen] werden die in der Erfassungsmaske angezeigten Mahngruppendaten gelöscht. |
[Speichern] |
Der Button [Speichern] speichert die in der Erfassungsmaske angezeigten Daten. |
[Schliessen] |
Über den Button [Schliessen] verlassen Sie die Erfassungsmaske für Mahngruppen ohne Daten zu speichern. |
Mahntexte
Mahntexte werden pro Mahnstufe und pro Sprache definiert. Mahntexte werden ausschliesslich im Mahnbrief verwendet. Ein Mahnbrief wird automatisch in der Sprache der Mahnadresse ausgegeben. Deshalb ist darauf zu achten, dass für jede im Debitorenstamm bzw. Adressstamm zugewiesene Sprache auch Mahntexte vorhanden sind. Der Mahnlauf prüft diese Abhängigkeit automatisch und liefert dem Benutzer entsprechende Hinweise falls erforderlich.
Das Fenster umfasst zwei Register:
Register Elektronischer Mahnbriefversand
Register Mahnbrieftexte
[Stufen] dort auf der betreffenden Stufe: [Texte]
Mahntexte
Mahntexte |
Bedeutung |
---|---|
Sprache |
Für jede in den Debitoren-Stammdaten vorkommende Sprache muss ein Eintrag erfolgen. In einem Mahnlauf vorkommende Sprachen werden auf das Vorhandensein dieses Spracheintrages in den Mahnstufen geprüft und mittels Meldung angezeigt. |
Bezeichnung |
Die Mahnstufenbezeichnung wird für den Mahnbrieftitel verwendet. Hinweis: Üblicherweise lauten diese Bezeichnungen z.B.
- Kontoauszug - 1. Mahnung - 2. Mahnung - letzte Mahnung - etc. |
Adresszusatz |
Der Adresszusatz wird für die Mahnbrief-Empfängeradresse verwendet. Beispiel: Einschreiben |
Sachbearbeiterzusatz |
Der Sachbearbeiterzusatz wird als Überschrift der Sachbearbeiter absenderangaben (Name, Telefon, Fax, Email) verwendet. Dessen tatsächliche Ausgabe hängt von der optionalen Ausgabesteuerung ab (siehe dazu die Beschreibung zum Feld Sachbearbeiter im Stamm Mahngruppen sowie unter Mahnbrief gestalten) |
Verkäuferzusatz |
Der Verkäuferzusatz wird als Überschrift des Verkäufernamens verwendet. Dessen tatsächliche Ausgabe hängt von der optionalen Ausgabesteuerung ab (siehe dazu die Beschreibung zum Feld Verkäufer unter Mahnbrief gestalten) |
Zusatztext 1 |
Der Zusatztext 1 wird unterhalb des Mahnbrieftitels angedruckt. |
Zusatztext 2 |
Der Zusatztext 2 wird links vom Zusatztext3 unterhalb vom Zusatztext 1 angedruckt.
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Zusatztext 3 |
Der Zusatztext 3 wird unterhalb des Absenderortes und des Datums angedruckt. |
Kopftext |
Der Kopftext wird im Mahnbrief auf der 1. Seite vor der Auflistung der Beleg-Posten ausgegeben. Hinweis: Zeilenwechsel mit 'Ctrl-Enter' eingeben.
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Fusstext |
Der Fusstext wird im Mahnbrief auf der letzten Seite nach der Auflistung der Beleg-Posten ausgegeben. Hinweis: Zeilenwechsel mit 'Ctrl-Enter' eingeben.
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Text Verzugszins |
Dieses Feld dient zur Bezeichnung des Verzugszinses im Mahnbrief. Diese wird auf der letzten Seite nach der Ausgabe des Total-OP-Betrages als separate Position ausgewiesen. Dessen tatsächliche Ausgabe hängt von der optionalen Ausgabesteuerung ab (siehe dazu die Beschreibung zum Feld Verzugszins im Stamm Mahngruppen sowie unter Mahnbrief gestalten) |
Text Mahngebühr |
Dieses Feld dient zur Bezeichnung der Mahngebühr im Mahnbrief. Diese wird auf der letzten Seite nach der Ausgabe des Total-OP-Betrages als separate Position ausgewiesen. Dessen tatsächliche Ausgabe hängt von der optionalen Ausgabesteuerung ab (siehe dazu die Beschreibung zum Feld Mahngebühren im Stamm Mahngruppen sowie unter Mahnbrief gestalten) |
Text Saldo |
Dieses Feld dient zur Bezeichnung des Totals aller fälligen Belege im Mahnbrief. |
Text Saldo Total |
Dieses Feld dient zur Bezeichnung des Total-Betrages (fällige und nicht fällige Belege) innerhalb des Mahnbriefs. |
Text Saldokonto |
Dieses Feld dient zur Bezeichnung des Total-Betrages (fällige und nicht fällige Belege) innerhalb des Mahnbriefs + der Offenen Posten des Debitors mit anderen Mahnadressen. |
Text Lieferantennr. |
Dieser Text wird zwischen Zusatztext 1 und Zusatztext 2 angedruckt. |
Ersatzzeichen |
Bei Feldern mit diesem Symbol können Ersatzzeichen (Wildcards) verwendet werden. Diese Wildcards werden im Mahnbrief mit dem ihnen zugewiesenen Wert ersetzt. Es können folgende Wildcards benutzt werden: Wildcard Wert Beispiele mit "%ds", "%dz", "%k":
Kontoauszug per %ds ergibt z.B. Kontoauszug per 30.11.2002 Zahlungen sind berücksichtigt bis %dz ergibt z.B. Zahlungen sind berücksichtigt bis 29.11.2002 Unser Guthaben auf Konto %k per %ds beträgt ergibt z.B. Unser Guthaben auf Konto 1000 per 30.11.2002 beträgt |
Grid |
Im Grid sind die aktuell gespeicherten Mahntextbezeichnungen pro Sprache ersichtlich und können zum mutieren doppelgeklickt werden. Hinweis: Navigation im Grid
Mittels rechter Maustaste kann im Grid navigiert werden. Auch können damit spezielle Sichten und Verhalten des Grids eingestellt werden. Folgende Funktionen sind möglich: Kopieren Suchen Grid fixieren Fixierung aufheben Zoom in Zoom out Zoom 100% |
[Kopieren] |
Über den Button [Kopieren] werden die Texte der aktuellen Stufe/Sprache für eine weitere Sprache dieser Stufe kopiert. |
[Neu] |
Damit die Erfassungsfelder vor einer Neuerfassung neu initialisiert werden, muss der Button [Neu] gedrückt werden. |
[Löschen] |
Mit dem Button [Löschen] werden die in der Erfassungsmaske angezeigten (aus dem Grid ausgewählten) Daten gelöscht. |
[Speichern] |
Der Button [Speichern] speichert die in der Erfassungsmaske angezeigten Daten. |
[Schliessen] |
Über den Button [Schliessen] verlassen Sie die Erfassungsmaske ohne zu speichern. |
Register Elektronischer Mahnbriefversand
[Stufen] dort auf der betreffenden Stufe: [Texte]
Hier können die Mitteilungstexte für den elektronischen Mahnbriefversand via E-Mail oder Fax pro Mahnstufe und Sprache definiert werden.
Mahntexte |
Bedeutung |
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Betreff-Zeile |
Falls ein Mahnempfänger elektronisch gemahnt wird, enthält die E-Mail oder das Fax diesen Betreff.
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Mitteilungstext |
Falls ein Mahnempfänger elektronisch gemahnt wird, enthält die E-Mail oder das Fax diesen Mitteilungstext.
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[Übertragen] |
Falls auf allen Mahnstufen mit denselben Mitteilungstexten elektronisch gemahnt werden soll, können die aktuell erfassten Texte automatisch in alle Mahnstufen der aktuellen Mahngruppe und Sprache übertragen werden. |
[Kopieren] |
Über den Button [Kopieren] werden die Texte der aktuellen Stufe/Sprache für eine weitere Sprache dieser Stufe kopiert. |
[Neu] |
Damit die Erfassungsfelder vor einer Neuerfassung neu initialisiert werden, muss der Button [Neu] gedrückt werden. |
[Löschen] |
Mit dem Button [Löschen] werden die in der Erfassungsmaske angezeigten (aus dem Grid ausgewählten) Daten gelöscht. |
[Speichern] |
Der Button [Speichern] speichert die in der Erfassungsmaske angezeigten Daten. |
[Schliessen] |
Über den Button [Schliessen] verlassen Sie die Erfassungsmaske ohne zu speichern. |
Mahnsperrcodes
Sperrt man einen ganzen Debitor oder einen Debitorenbeleg zur Mahnung (siehe auch Mahnsperren), kann der Grund der Mahnsperrung mittels der vorerfassten Mahnsperrcodes festgehalten werden.
Der erfasste Code ist danach auch sichtbar
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im Mahnlauf, Spalte BSC
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im Debitoren-Explorer, Spalte BSC.
Siehe auch:
Debitorenstamm, Register Erweiterte Informationen: Mahnsperre bis bzw. Mahnsperrcode
Belegerfassung: Belegerfassungsmaske /Sperre bis bzw. Mahnsperrcode
Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 4/5: Mahnsperrcodes
Mahnsperrcodes |
Bedeutung |
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Code |
5 Stellen AN (alphanumerisch) unique Der Belegartcode identifiziert den Mahnsperrcode eindeutig. |
Bezeichnung |
255 Stellen AN (alphanumerisch) Eine Beschreibung des Mahnsperrcodes. Die Bezeichnung steht jeweils in der Combobox als Erfassungshilfe zur Verfügung. |
Status |
Aktiv
Inaktiv
Provisorisch
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Mahnstamm
Diese Auswertung erstellt eine Liste der Mahngruppen und Mahnstufen (ohne Mahntexte)