E-Postausgang
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Dokumente, welche an externe Empfänger verschickt werden sollen (Kontoauszug Debi/Kredi, Belastungsanzeigen, Vergütungsanzeigen, Zinsrechnungen etc.), können mit Hilfe der Funktion „E-Postausgang“ je nach Wunsch via E-Mail, Fax oder konventionell auf dem Postweg verschickt werden.
Dazu werden die zu verarbeitenden Dokumente in einen speziellen Postausgang gestellt, und können von dort aus versendet werden, nachdem pro Empfänger E-Mail, Fax, und Versandart (vom Programm vorgeschlagen) definiert resp. überarbeitet wurden.
Der Versandlauf wird samt den zu versendenden Dokumenten archiviert und kann zu einem späteren Zeitpunkt wieder abgerufen werden.
Folgende Dokumenttypen können elektronisch versendet werden:
-
Kontoauszug Kreditoren
-
Vergütungsanzeige bei Kredi-Zahllauf
-
Visumskontrolle vorerfasster Kredibelege durch die Sachbearbeiter
In den nachfolgenden Kapiteln erfahren Sie mehr, wie die Funktion eingerichtet werden kann und wie anschliessend mit dem E-Postausgang gearbeitet wird.
Einrichten der Funktion „E-Postausgang“
Damit die Funktion „E-Postausgang“ verwendet werden kann, müssen folgende Vorbereitungsmassnahmen getroffen werden:
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Einstellungen |
|---|---|
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Aktivierung der Funktion „E-Postausgang“ in den Einstellungen |
Einstellungen, Register „Finanzbuchhaltung 2/2“ Ab dem Zeitpunkt der Aktivierung kann in den jeweiligen – für die Funktion bestimmten Auswertungen – der Ausdruck optional in den E-Postausgang statt nur auf den Drucker erfolgen. |
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E-Postausgang: Einstellungen |
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E-Postausgang konfigurieren |
Im Dialog Registerkarte Debitoren, Gruppe Extras, E-Postausgang können durch Drücken von [Einstellungen] die weiteren erforderlichen Konfigurationen vorgenommen werden. Die Einstellungen werden jeweils pro „Dokumenttyp“ gespeichert. |
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Typ |
Selektion des Dokument-Typs, für welchen die Konfigurationen vorgenommen werden sollen. |
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Versand-Einstellungen |
Hier kann pro Dokumenttyp definiert werden, wie bei den elektronischen Versandarten Mail und Fax die Übergabe der Dokumente an das Mail-Programm (Outlook) erfolgen soll ¤ Mail-Fenster: ¤ Direkt: ¤ Postausgang: Einstellungen für elektronischen Fax-Versand: |
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Prioritäre Versandart |
Hier kann pro Dokumenttyp definiert werden, welche Versandart Priorität hat und beim Aufbereiten des Versandlaufes vorgeschlagen werden soll. Wenn als erste Priorität beispielsweise „Mail“ definiert wird, schlägt das Programm automatisch die Versandart „Mail“ vor, falls eine Mail-Adresse verfügbar ist. Falls keine Mail-Adresse verfügbar ist, wird die Versandart der nächsten Versandstufe vorgeschlagen. Sobald aufgrund der Priorität die Versandart „Post“ zum Zuge kommt, ist die Ermittlung der Versandart beendet. |
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Betreffzeile, Mitteilungstexte und Signatur erfassen |
Pro Dokumenttyp und Versand-Sprache (abhängig von der Sprache gem. Debitorenstamm) können unterschiedliche Betreffzeilen und Mitteilungstexte für den elektronischen Versand erfasst werden. Die Signatur ist für alle Sprachen gleich, die Übersetzungen so wie auch weitere Signaturen werden im Dialog «Dynamische Textbausteine» (Button rechts von Signaturen-Combo) erfasst. Die hier erfassten Texte erscheinen dann im jeweiligen Mail oder Fax als Betreff und Mail-Text. Das eigentlich zu versendende Dokument wird bei Mails als PDF angehängt, bei Fax als zusätzliche Seiten gefaxt. Die Texte werden pro Dokumenttyp und Sprache unter [E-Mail Texte], in den Feldern
erfasst. |
können verschiedene Elemente aus der Datenbank in den Text eingefügt werden (Z.B. Debi-Name, Adresse, etc.)
Arbeiten mit der Funktion „E-Postausgang“
Dokumente werden im Report-Dialog mit 
„Ausgange in elektronischen Postausgang“ in den Postausgang übergeben.
Es öffnet sich automatisch der Dialog „E-Postausgang“. Pro Vorgang wird ein neuer Versandlauf erstellt, in welchem die zu versendenden Dokumente pro Empfänger ersichtlich sind.
Standardmässig wird nur gerade jener Versandlauf angezeigt und selektiert, welcher gerade zuvor erstellt wurde. Durch Drücken von [Aufbereiten] werden auch die restlichen (der Selektion entsprechenden Versandläufe) angezeigt.
Im Grid „Positionen“ kann der Versandvorschlag (gem. Einstellungen) kontrolliert und gegebenenfalls überarbeitet werden. Zudem kann durch Klick auf das PDF-File das Dokument pro Empfänger betrachtet werden. Durch Drücken von [Vorschau] kann auch eine Gesamtvorschau über den gesamten Versandlauf erstellt werden.
Anschliessend werden die jeweiligen Dokumente durch Drücken von [Brief] resp. [Elektronisch] an den Drucker oder eben an das Mail-Programm übergeben und der Versandlauf kann abgeschlossen werden.
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E-Postausgang Feldbezeichnung |
Bedeutung |
|---|---|
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Selektion |
Hier können verschiedene Selektionskriterien vorgenommen werden, nach welchen die gespeicherten Versandläufe angezeigt werden. Standardmässig wird immer jener Versandlauf angezeigt, welcher gerade zuvor erstellt wurde. |
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Erstellt von |
( ) alle: es werden alle Versandläufe angezeigt ( ) Nur Eigene: Es werden nur die selber erstellten Versandläufe angezeigt |
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Status |
[ ] offen: Offene Läufe werden angezeigt [ ] abgeschlossen: Auch abgeschlossene Läufe werden angezeigt und können nochmals Betrachtet sowie gedruckt/versendet werden |
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Erstellungsdatum |
Datum der Erstellung des Versandlaufes |
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Grid „Versandläufe“ |
In diesem Grid werden die Versandläufe angezeigt, welche der zuvor getroffenen Selektion entsprechen. Nachdem ein Dokument in den E-Postausgang übergeben wurde, wird standardmässig nur dieser gerade erstellte Postausgangslauf selektiert und angezeigt. Durch Drücken von [Aufbereiten] werden auch die anderen – der Selektion entsprechenden – Läufe angezeigt. Im Grid Versandlauf sind Informationen über Status, Ursprung (Debi/Kredi), Art (Dokumenttyp), Datum und Ersteller entnommen werden. Bei Dokumenten aus Zahlläufen (Debi-Belastungsanzeige, Kredi-Vergütung, …) werden zusätzliche Informationen über den Zahllauf angezeigt. |
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Grid „Positionen“ |
In diesem Grid werden die einzelnen Positionen (=Empfänger) des Versandlaufes angezeigt. Pro Empfänger kann das zu versendende Dokument als PDF-File angeschaut werden und es können folgende Versand-Konfigurationen vorgenommen werden: Versandart (Mail, Fax, Post) Kontakt-Selektion
E-Mail-Adresse
Fax Fehler |
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Funktionen des Grids „Versandpositionen“ |
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[Alle] / [Keine] |
Im Grid „Positionen“ werden durch Drücken von [Alle] sämtlichen Positionen selektiert. Durch Drücken von [Keine] werden die Positionen nicht mehr selektiert |
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[Brief] |
Durch Drücken von [Brief] werden die selektierten Positionen mit Versandart „Post“ an den Drucker übergeben und erhalten anschliessend den Status „Gedruckt“. |
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[Elektronisch] |
Durch Drücken von [Elektronisch] werden die selektierten Positionen mit Versandart „Mail“ und „Fax“ an das Mailprogramm übergeben. Siehe auch Kapitel Spezielle Einstellungen für den Fax-Versand (Handbuch Debitorenbuchhaltung) |
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[Speichern] |
Die getätigten Versandeinstellungen werden gespeichert |
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[Löschen] |
Die selektierten Positionen werden gelöscht |
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Funktionen des Grids „Versandläufe“ |
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[Aufbereiten] |
Die Versandläufe werden gem. Selektion aufbereitet und im Grid „Versandläufe“ angezeigt |
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[Einstellungen] |
Konfiguration der Funktion „E-Postausgang“. Siehe dazu Kapitel Einrichten der Funktion „E-Postausgang“ |
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[Vorschau] |
Ermöglicht einen Gesamtüberblick über den ganzen selektierten Versandlauf |
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[Abschliessen] |
Der selektierte Versandlauf wird abgeschlossen. Falls noch nicht alle Dokumente verschickt oder gedruckt wurde, kommt eine entsprechende Warnung. Ein Versandlauf mit Status „Abgeschlossen“ bleibt in der Infoniqa ONE 200 Datenbank gespeichert bis er manuell gelöscht wird. Somit werden sämtliche Versandläufe elektronisch archiviert und können zu einem späteren Zeitpunkt nochmals betrachtet werden. |
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[Löschen] |
Der selektierte Versandlauf wird gelöscht |
E-Services
E-Banking
E-Banking
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E-Banking |
Bedeutung |
|---|---|
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Selektion |
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Aufträge aller Mandanten anzeigen |
o E-Banking-Aufträge im angemeldeten Mandant werden angezeigt. þ E-Banking-Aufträge aller Mandanten in der angemeldeten Datenbank werden im Grid angezeigt. |
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Aufträge aller Benutzer anzeigen |
o E-Banking-Aufträge des angemeldeten Benutzers werden angezeigt. þ E-Banking-Aufträge aller Benutzer werden angezeigt. |
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Inkl. erledigte ab |
Datum, ab welchem erledigte E-Banking-Aufträge angezeigt werden sollen. Die Selektion erfolgt auf das Datum der Gridspalte „Verarbeitet“. Als Programmvorschlag wird das aktuelle Systemdatum eingesetzt. |
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Standard-Selektionen Die Programm-Vorschläge für die Selektionen können mit benutzerindividuellen Selektionen übersteuert werden. |
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Grid |
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Selektion |
o Der E-Banking-Auftrag ist nicht selektiert þ Der E-Banking-Auftrag ist für das [Senden/Empfangen] selektiert. |
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Status |
Folgende Stati werden vom Programm gesetzt: Pendent (Freigabe) Siehe auch Freigabe E-Banking Aufträge Pendent (Übermittlung)
Übermittelt
Fehler Erledigt
Beispielsweise: DTA erfolgreich gesendet, ESR erfolgreich in die Debitorenbuchhaltung eingelesen oder EBPP-Rechnungsausgang erfolgreich gesendet und verarbeitet werden konnte. Hinweis: Ein [Export] setzt den Status auch auf Erledigt.
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Protokoll |
Das Protokoll-Datum entspricht dem Tag, an welchem der E-Banking-Auftrag gesendet (Upload) oder empfangen (Download) wurde. Siehe auch vorangehendes Feld Status. |
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Typ |
Typ des E-Banking-Auftrages |
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Datei |
Dateiname der Datei welche, zum E-Banking-Auftrag gehört. (siehe auch nächstes Feld). Bei einem DTA-Auftrag kann der Kreditoren- oder Lohnbuchhalter beim Erstellen den Dateinamen festlegen. |
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Datei browsen. Hinweis: Die Datei ist aus Sicherheitsgründen nicht änderbar.
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Bank, Ort, Konto, Clearing |
Informationen über das Zahlungsinstitut, über das der E-Banking-Auftrag abgewickelt wird/wurde. |
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Erstellt |
Datum, an welchem der E-Banking-Auftrag erstellt wurde. |
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Benutzer |
Benutzer, welcher den E-Banking-Auftrag erstellt hat. |
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Quelle |
Applikation, aus welcher der E-Banking-Auftrag erstellt wurde. |
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Verarbeitet |
Datum, an welchem der E-Banking-Auftrag verarbeitet wurde (Operation Infoniqa ONE 200-Anwendung). Beispielsweise ESR-Verarbeitung in Debitoren oder Erstellung DTA aus Kreditoren/Lohn. |
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Betrag |
Betrag des E-Banking-Auftrages. Beispielsweise bei einem Typ DTA entspricht der Betrag der Gesamtsumme des DTA-Auftrages. |
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Mandant |
Mandant, welchem der E-Banking-Auftrag zugeordnet wurde (z.B. ESR) oder aus welchem der E-Banking-Auftrag erstellt wurde (z.B. DTA). |
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Vergütungsanzeige |
PDF-Datei der Vergütungsanzeigen eines DTA-Auftrages. Mittels Doppelklick auf das PDF-Symbol können die Vergütungsanzeigen eingesehen werden. |
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Vergütungsauftrag |
PDF-Datei des Vergütungsauftrages eines DTA-Auftrages |
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Zahlungsprotokoll |
PDF-Datei des Zahlungsprotokolls eines DTA-Auftrages. Mittels Doppelklick auf das PDF-Symbol kann das Zahlungsprotokoll eingesehen werden |
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Einzugsauftrag |
PDF-Datei des Einzugsauftrages eines LSV-Auftrages |
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Belastungslauf |
PDF-Datei des Belastungslaufes (Protokoll) eines LSV-Auftrages. Mittels Doppelklick auf das PDF-Symbol kann der Belastungslauf eingesehen werden |
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Belastungsanzeige |
PDF-Datei der Belastungsanzeigen eines DTA-Auftrages. Mittels Doppelklick auf das PDF-Symbol können die Belastungsanzeigen eingesehen werden. |
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EBPP |
PDF-Datei der E-Rechnung. Mittels Doppelklick auf das PDF-Symbol kann die E-Rechnung eingesehen werden. |
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Export-Verzeichnis |
Verzeichnis, in welches ein [Export] ausgeführt wurde. |
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Export-Dateiname |
Dateiname, mit welchem ein [Export] ausgeführt wurde. |
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Belegtyp |
EBPP-Auftrag: Belegtyp z.B. Rechnung oder Gutschrift der E-Rechnung |
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Belegnummer |
EBPP-Auftrag: Belegnummer der E-Rechnung |
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Debi-/Kredi-nummer |
EBPP-Auftrag: Konto des Debitors (Rechnungsausgang) oder Kreditors (Rechnungseingang) |
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Währung |
EBPP-Auftrag: Währung der E-Rechnung |
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Name |
EBPP-Auftrag Name des Debitors (Rechnungsausgang) oder Kreditors (Rechnungseingang). |
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Fehlercode |
Nicht benutzt (für zukünftige Erweiterungen) |
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Schaltflächen |
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[Verträge] |
Ein Untermenu erscheint: Vertrag einlesen Vertrag löschen Beachten Sie unbedingt die untenstehenden Hinweise! Hinweis: Mehrmaliges Einlesen/Löschen der Verträge/Schlüssel:
Wenn Sie einen Vertrag mehrmals einlesen oder zuerst über „Vertrag löschen“ löschen und diesen unter „Vertrag einlesen“ neu einlesen wollen, sollten Sie von Ihrer Bank einen neuen Datenträger mit neuem Schlüssel verlangen. Andernfalls kann u.U. das Login beim nächsten Anmelden (Senden/Empfangen) nicht mehr funktionieren oder im schlechtesten Fall wird sogar das Konto gesperrt. Grund: Einige Finanzinstitute liefern die Schlüssel auf dem Datenträger mit. Beim Einlesen des Vertrages/Schlüssel wird dieser kopiert und im lokalen Filesystem abgelegt. Bei jedem Login (Senden/Empfangen) wird der Schlüssel dynamisch generiert und ins Filesystem zurückgeschrieben. Ein wiederholtes Einlesen ab Original-Datenträger würde dazu führen, dass der dynamische Schlüssel wieder auf den Ursprungswert zurückgesetzt wird, was beim nächsten Login zu unstimmigen Schlüssel führen wird. |
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[Verträge] |
Hinweis: Lokales Einlesen der Schlüssel auf verschiedenen Arbeitsstationen:
Die Verträge/Schlüssel können optional in ein lokales Verzeichnis auf einer Arbeitsstation oder auf ein freigegebenes Netzwerkverzeichnis auf dem Server eingelesen werden. Beim Einlesen auf Ebene „Lokaler Arbeitsstation“ kann ein und derselbe Vertrag nicht auf einer zweiten Maschine nochmals lokal eingelesen werden. Grund: Einige Finanzinstitute liefern die Schlüssel auf dem Datenträger mit. Beim lokalen Einlesen des Vertrages/Schlüssel wird dieser kopiert und im lokalen Dateisystem abgelegt. Bei diesen Finanzinstituten wird bei jedem Login (Senden/Empfangen) der Schlüssel dynamisch generiert und ins lokale Dateisystem zurückgeschrieben. Deshalb darf der Schlüssel nur gerade an einem Ort eingelesen bzw. verwaltet werden. Andernfalls kann u.U. das Login beim nächsten Anmelden (Senden/Empfangen) nicht mehr funktionieren oder im schlechtesten Fall wird sogar das Konto gesperrt. Wir empfehlen dringend, die Verträge zentral auf einem Shared-Verzeichnis im Netzwerk einzulesen, sobald mehrere Benutzer/Arbeitsstationen E-Banking-Aufträge senden/empfangen sollen. Siehe Installation der Vertragsschlüssel |
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[Parameter] |
Schaltfläche zum Ändern der Kommunikationsparameter eines bestehenden Vertrages. Folgen Sie den Anweisungen des Wizard für die Änderung der Kommunikationsparameter. |
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[Freigabe] |
Nach dem Erstellen von E-Banking-Aufträgen haben diese in der Regel den Status „Pendent (Freigabe)“ und müssen durch freigabeberechtigte Personen freigegeben werden. Mittels dieses Buttons gelangt man in den Dialog „Freigabe E-Banking Aufträge“ In diesem Dialog werden alle Aufträge angezeigt, welche durch den entsprechenden Benutzer freigegeben werden können. Wenn die nötige Anzahl Freigaben vorhanden ist, wechselt der Status des Auftrages auf „Pendent (Übermittlung)“. Der Auftrag gilt als freigegeben und kann übermittelt werden. Siehe auch Kapitel Freigabe E-Banking Aufträge |
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[Status] |
Mit diesem Button gelangt man in den Dialog „Freigabestatus“ und sieht die bereits getätigten Freigaben. Eigens erstellte Freigaben können aus diesem Dialog auch wieder gelöscht werden. |
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[Drucken] |
Ausgabe einer Liste der E-Banking-Aufträge. |
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[Löschen] |
Der E-Banking Grid-Eintrag an der aktuellen Cursorposition wird unwiderruflich gelöscht. |
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[Import] |
Mittels [Import] können Dateien aus dem Dateisystem (z.B. DTA aus einer anderen Anwendung oder eine aus dem Internetbanking abgeholte ESR-Datei) importiert werden. |
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[Export] |
Mittels [Export] können Dateien aus einem E-Banking-Auftrag in das Dateisystem exportiert werden. Der Auftrag gilt danach für das Infoniqa ONE 200 E-Banking als erledigt. Ein Export kann beispielsweise nützlich sein, wenn ein DTA über [Senden] nicht gesendet werden kann. Die DTA-Datei wird über [Export] ins Windows-Dateisystem exportiert und anschliessend beispielsweise über Internetbanking übermittelt. |
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[ESR einlesen] |
Die Schaltfläche wird aktiv, sobald der Grid-Cursor auf einem pendenten E-Banking-Auftrag vom Typ ESR steht. Ein Submenu erscheint: Einlesen Testlauf |
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[Protokoll] |
Das Kommunikationsprotokoll aus den Vorgängen Senden und Empfangen kann eingesehen werden. |
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[Senden/Empfangen] |
Senden/Empfangen Alle freigegebenen und selektierten E-Banking-Aufträge werden gesendet (Upload). ACHTUNG: Nur Aufträge zu denen auch Verträge existieren werden gesendet. E-Banking-Aufträge werden abgeholt (Download). |
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[Schliessen] |
Das Programm E-Banking wird geschlossen. |
E-Rechnungen empfangen
Kreditoren E-Belege (Rechnungen und Gutschriften) können von den Providern PayNet und PostFinance von Kreditoren mit Schweizer Zahlungsverbindungen eingelesen werden.
Damit können E-Belege (Rechnungen und Gutschriften) vom Provider abgeholt und kontrolliert werden:
Klick auf [Empfangen]:
Zeigt die empfangenen E-Belege im Grid an.
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E-Rechnungen |
Bedeutung |
|---|---|
|
Linker Teil
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Baum-Struktur für mögliche Auswahl, z.B. nach Provider |
|
Selektionen: |
Es werden nur die E-Belege des eigenen Mandanten angezeigt. |
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??? |
|
|
|
Aktualisiert die Ausgabe |
|
Grid: |
Zeigt die empfangenen E-Belege. |
|
|
Spalte Status: Anzeige: Protokoll:
Spalte Kreditoren-Nr.: Dateiname:
Spalte
Spalte |
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[Verträge] |
Erfassen/Anzeigen der Verträge mit dem E-Banking-Provider. Vgl. Handbuch Finanzbuchhaltung Installation der Vertragsschlüssel |
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[Parameter] |
Erfassen/Anzeigen der Vertragsparameter mit dem E-Banking-Provider. Vgl. Handbuch Finanzbuchhaltung, Installation der Vertragsschlüssel |
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[Drucken] |
Zugriffsberechtigungen: Erstellt eine Liste der Zugriffsberechtigungen in E-Services. |
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[Import] |
Importieren von E-Rechnungen. |
|
[Export |
Exportieren von E-Rechnungen. |
|
[Protokoll] |
Ausgabe des Protokolls aus der [Empfangen]-Funktion |
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[Empfangen] |
Stellt eine Verbindung zum E-Beleg-Provider her, empfängt die bereitstehenden Belege und zeigt diese im Grid an. |
:
wird der Beleg als XML-File angezeigt
wird der Beleg mit dem Acrobat Reader angezeigt.E-Rechnungen verbuchen
|
E-Rechnungen verbuchen |
Bedeutung |
|---|---|
|
Selektion |
|
|
Status |
þ Offen: Die noch nicht verbuchten Belege |
|
Belegdatum |
Belegdatum von / bis |
|
[Aufbereiten] |
Zeigt die Belege gemäss Selektion an. |
|
Grid: |
Zeigt die selektierten E-Belege: |
|
Spalte ganz links ¨: |
þ: Beleg ist selektiert zum Verbuchen mit [Verbuchen]. Hinweise: |
|
Spalte Verbuchen: |
Durch Klick auf diese Spalte wird der betreffende Beleg verbucht. |
|
Spalte Status: |
Anzeige: offen oder verbucht. |
|
Spalte Kreditoren-Nr.: |
Anzeige, |
|
Spalte PDF: |
Durch Klick auf |
|
Spalte Bank: |
Mausklick öffnet die Zahlungsverbindung des Kreditorenstamms. |
|
Spalte Konto-Nr.: |
Kontonummer der Zahlungsverbindung. Grün: Rot: |
|
Spalte IBAN |
IBAN-Nummer der Zahlungsverbindung |
|
Spalte ESR-Referenz: |
ESR-Referenznummer des Beleges |
|
Spalte Hinweis: |
Bemerkungen aus den gestarteten Verbuchungsfunktionen: Farben der Belegzeile: Gelb: Grün: Rot: |
|
|
Alle offenen Belege im Grid werden zum Verbuchen selektiert( þ gesetzt) oder gelöscht. |
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[Löschen] |
Alle mit in der Spalte þ (ganz links) markierten Belege werden gelöscht und können nicht mehr verbucht werden. Die Belege verbleiben im E-Rechnungseingang. |
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[Verbuchen] |
Alle mit in der Spalte þ (ganz links) markierten Belege werden verbucht: Für jeden einzelnen Beleg wird die Hauptmaske Belegerfassung (Faktura/Gutschrift). In einem zweiten Fenster wird (dahinter) der Beleg mit dem PDF-Viewer geöffnet und kann dort kontrolliert und für die Belegergänzung/Kontierung beigezogen werden. Hinweis: Die Fenster sollten nicht im Vollbildmodus angezeigt werden! Das Fenster mit dem PDF-Viewer kann neben dem Fenster mit der Belegerfassung positioniert werden. Somit sind beim Verbuchen alle Informationen immer sichtbar.
Wird der Kreditorenbeleg gelöscht, wird der Status auf "offen" zurückgesetzt. |
(unten) selektiert bzw.
(unten) de-selektiert werden.
wird der Beleg angezeigt.