Einlesen geschäftsjahrübergreifende QR-Files – camt.054
Anfangs eines neuen Jahres kann es vorkommen, dass Debitoren QR-Files verarbeitet werden müssen, welche sowohl Zahlungen vom alten sowie auch Zahlungen vom neuen Geschäftsjahr beinhalten. Damit diese Zahlungen korrekt in den dafür vorgesehenen Geschäftsjahren verbucht werden, empfehlen wir das Einlesen des camt.054 QR-Files, wie folgt beschrieben, in zwei Schritten durchzuführen.
Unter Debitoren/Zahlungen/ wird die Funktion «QR Einlesen» aufgerufen.
Es öffnet sich ein Fenster mit dem im Programm definierten Verzeichnis für den Datenaustausch, in welchem standardmässig die Zahlungsfiles abgelegt werden. (Verzeichnis wird festgelegt in den Einstellungen 1/3). Wurde das QR-File gefunden kann dieses markiert und geöffnet werden.
Beim Einlesen des Files gibt Infoniqa ONE 200 Finanz den Hinweis aus, dass sich im Zahlungsfile Zahlungen aus unterschiedlichen Geschäftsjahren befinden.
Der Hinweis kann mit OK bestätigt werden.
Im vorliegenden Beispiel werden im ersten Schritt die Zahlungen aus dem Geschäftsjahr 2018 selektiert und verarbeitet indem das Flag zur Zahlung für das Geschäftsjahr 2019 deaktiviert wird.
Mit Klick auf Test werden die ausgewählten Positionen mit den aktuell offenen Debitoren Belegen abgeglichen.
Können die Zahlungspositionen direkt an offenen Belegen zugeordnet werden so erscheinen diese grün und werden beim Verbuchen vollständig ausgeglichen. Ansonsten werden sie gelb oder rot mit einem entsprechenden Hinweis auf der Zeile dargestellt. Bei einer nicht vollständigen Übereinstimmung zwischen Zahlung und Rechnungsbeleg wird eine Teilzahlung verbucht.
Die drei Zahlungen für 2018 sind selektiert und stimmen mit den offenen Positionen überein. Diese Zahlungseingänge können demzufolge mit «Verbuchen» verarbeitet werden.
Es folgt der Hinweis, dass nicht alle Zahlungen selektiert sind. Die Frage kann mit «Ja» bestätigt werden.
Wenn die Verbuchung vollständig durchgeführt ist wird dies entsprechend bestätigt. Falls gewünscht, kann ein QR-Protokoll ausgegeben werden.
Damit für den zweiten Schritt die Zahlung für das Geschäftsjahr 2019 verbucht werden kann, muss zuvor das Geschäftsjahr gewechselt werden.
Über die Funktion «QR Einlesen» wird wiederum dasselbe QR-File, wie im ersten Schritt erklärt, nochmals selektiert.
Alle Zahlungseingänge für Geschäftsjahr 2018 deaktivieren (wurden bereits im ersten Schritt verarbeitet), damit nur die für das Geschäftsjahr 2019 relevante Zahlung selektiert ist.
Mit «Test» wird die ausgewählte Zahlung mit den offenen Posten abgeglichen.
Beachten: Da ein Zahlungseingang für 2019 verarbeitet wird, muss man sich ebenfalls im Geschäftsjahr 2019 befinden!
Ist alles korrekt, kann die Zahlung verbucht werden.
Mit «Ja» bestätigen:
Zahlungseingang für 2019 ist verbucht, wenn gewünscht QR-Protokoll ausgeben:
Zur Überprüfung der Zahlungseingänge kann beispielsweise unter Debitoren/Debitor die Bewegungsliste beigezogen werden. In der Spalte «Valuta» ist ersichtlich, dass die beiden Zahlungen korrekt in den jeweiligen Geschäftsjahren erfasst sind.