Jahresende - Jahresbeginn – Hilfe-Center

Ablaufbeschreibung Jahresende

Das Jahresende beinhaltet diverse Aufgaben. Das Eine ist im Heim die Fakturierungen abzuschliessen und das Andere ist das neue Jahr zu eröffnen. Hier sehen Sie, was vom Ablauf her zu beachten ist.

Dezember Rechnungen

Die Dezember Rechnungen müssen alle ausgedruckt und der Status auf Abgerechnet sein.

Neues Geschäftsjahr eröffnen

Entspricht bei Ihnen das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, so ist wichtig, dass für die Abrechnungen Januar 2019 das neue Geschäftsjahr auch eröffnet und in Infoniqa ONE 200 Heim unten rechts angezeigt wird.

Eröffnung im Infoniqa ONE 200 Admin:

Hier «Neu» anwählen, die Daten kontrollieren und «Speichern»

Hinweis: Besprechen Sie bitte die Eröffnung des Geschäftsjahres auch noch mit Ihrer Finanzabteilung.

Eröffnung im Infoniqa ONE 200 Finanz:

Hinweis: Wichtig: Falls eine Anpassung des Kontenplans, Kostenstellen oder Kostenartenplan notwendig ist, diese bitte vor Eröffnung des neuen Geschäftsjahres im alten Jahr eintragen.

Sie öffnen das Infoniqa Modul Finanz und gehen in das Ribbon Daten in das Register Allgemeine Stammdaten unter die Funktion Geschäftsjahre bearbeiten. Hier können Sie ein neues Jahr eröffnen.

Sie können nun über den Button Neu ein neues Geschäftsjahr eröffnen. Im Mandanten wird automatisch der angemeldete Mandant übernommen. Identifikation und Bezeichnung wird anhand der letzten Jahre vorgeschlagen. Diese können aber auch angepasst werden.

Belegnummer manuell anpassen

Beim Eröffnen des Geschäftsjahres können Sie anwählen, ob die Belegnummern zurückgestellt werden sollen oder nicht. Wenn Ihre Belegnummer 0 ist, aktivieren Sie die Option Belegnummer zurückstellen.

Die Belegnummern können Sie auch manuell anpassen. Beim Zurückstellen der Belegnummern müssen Sie das Kreuz entfernen und diese manuell anzupassen.

Mit dem Button Nummerierung können Sie gleich die neuen Belegnummern erfassen.

Hinweis: Wichtig: Achten Sie auf die Stellen der Nummern und beginnen Sie mit derselben Anzahl Stellen wie im Vorjahr.

Unter den Einstellungen können Sie unter Debitoren / Kreditoren 1/5 die Belegnummern anpassen.

Hinweis: Wichtig: Die Anpassungen müssen zwingend im neuen Geschäftsjahr vorgenommen werden.

Monatsabschluss

Für die Übergabe in die FIBU (Mitte Januar) können Sie noch Zeit einkalkulieren. Jedoch sollten Rechnungen, die im alten Jahr - hier Geschäftsjahr 2017 - erstellt wurden, auch im alten Jahr (Valutadatum) in die FIBU übergeben werden.

Kontrolle der abgeschlossenen Rechnungen

Über den Menu Punkt `Aktuelle Abrechnung` im Register Fakturierung können Sie die Auswertung starten und überprüfen, ob Rechnungen noch auf definitiv oder provisorisch stehen.

Die Auswertung starten Sie über alle Abteilungen und setzen beim Abrechnungs- Status die Kreuze auf provisorisch und definitiv. Allfällige offene Rechnungen müssen gedruckten und abgeschlossen werden. Falls Rechnungen nicht mehr benötigt werden, müssen diese gelöscht werden.

Jahresabschluss Heim

Hinweis: Wichtig: Falls Sie mit den Optionen Taschengeld oder Depotbuchungen arbeiten, müssen Sie den Jahresabschluss für das Heim durchführen.

Mit dem Jahresabschluss der Heimverwaltung werden die Salden der Depot- und Taschengeldkonten in das neue Geschäftsjahr übertragen und die Buchungsfunktionen gesperrt.

Für den Jahresabschluss müssen Sie im alten Geschäftsjahr stehen.

Unter dem Register Fakturierung im Fenster Verwaltung Depotgelder finden Sie den Menu Verarbeitung Jahresabschluss Depotbuchungen /Taschengelder.

Das Fenster Jahresabschluss wird geöffnet. Mit Speichern führen sie den Jahresabschluss durch.

Falls Sie bis zu diesem Zeitpunkt nicht alles abgeschlossen haben, erscheint diese Warnmeldung.

Ja: Die offenen Abrechnungen werden in das neue Jahr verschoben

Nein: Jahresabschluss wird nicht durchgeführt

Geschäftsjahrselektion einstellen

Falls Sie dies möchten, können Sie die Geschäftsjahrselektion beim Start aktivieren.

Unter Einstellungen bei Einstellungen 1/3 können Sie diese aktivieren.

Hinweis: Wichtig: Stellen Sie immer richtig, dass Sie während dem Jahreswechsel immer im richtigen Geschäftsjahr sind.

Neues Statistikjahr eröffnen

Damit die Statistiken im neuen Jahr korrekt funktionieren muss das neue Statistikjahr eröffnet werden.

Als erstes wird unter dem Ribbon Statistik im Register SOMED-Heim unter der Funktion SOMED konfigurieren à allgemeine Variablen. Ein neues Jahr erfasst.

Mittels Kopierens kann man das vorgängige Jahr übernehmen für das neue Jahr.

Möchte man alle Angaben manuell erfassen kann man ein neues Jahr mittels Neu erstellen.

Als zweites wird unter dem Ribbon Statistik im Register SOMED-Heim unter der Funktion SOMED konfigurieren à Vorgaben Primäreinstellungen. Ein neues Statistikjahr erfasst.

Mittels Kopierens kann man das vorgängige Jahr übernehmen für das neue Jahr. Möchte man alle Angaben manuell erfassen kann man ein neues Jahr mittels Neu erstellen.

Als drittes wird unter dem Ribbon Statistik im Register SOMED-Heim unter der Funktion SOMED- Statistikjahr übertragen das alte Statistik Jahr auf das neue übertragen.

Mit dieser Funktion werden die erfassten Stammdaten des Bewohner- und Leistungsstammes sowie die Grunddefinitionen vom alten Statistikjahr in das neue übertragen.

Hinweis: Wichtig: Wird die Funktion mehrmals ausgeführt, dann werden die Daten im Ziel-Statistikjahr gelöscht und erneut übertragen. Änderungen, die im Ziel-Jahr gemacht wurden, gehen somit verloren.