Fakturierung

Die Fakturierung in der Übersicht

Im Menü «Fakturierung» sind alle Untermenüs sichtbar, die für die Rechnungsstellung an die öffentliche Hand, Krankenkasse, Bewohner oder auch Externe notwendig sind.

Vorbereitung Fakturierung

Um die Fakturierung zu starten benötigen Sie einige Vorbereitungen:

• Sind alle Bewohner/Klienten, die Sie Fakturieren möchten, im System erfasst?

• Haben alle Bewohner eine Versichertenkarten-Nummer, Sozialversicherten-Nummer und eine Mitglieder-Krankenkassen-Nummer?

• Wurden auf den Bewohnern alle Fixleistungen hinterlegt?

• Haben alle Bewohner eine Einstufung?

• Sind alle Debitoren vorhanden (Bewohnerrechnung / Krankenkassenrechnung / Rechnung der öffentlichen Hand auch eventuelle Rechnungsempfänger?

• Bewohner mit LSV ist die Zahlungsverbindung hinterlegt?

• Sind bei allen der Aufenthalt und der Debitor aktiv?

• Haben Sie alle Listen von den Zusatzleistungen für die variablen Buchungen wie zum Bsp. Coiffeur, Pedicure?

• Sind alle Leistungen, die für die Fakturierung benötigt werden, im System erfasst?

• Haben alle fakturierten Leistungen eine Kontierung?

• Sind alle Rechnungen vom Vormonat abgeschlossen?

Fakturierung – Buche Fixleistungen

Als erstes müssen Sie immer die Fixleistungen buchen, sei es für externe Klienten oder Bewohner. Mithilfe dieses Vorgangs eröffnen Sie eine neue Abrechnungsperiode.

Wenn Sie mehr als einmal die Fixleistungen buchen, müssen Sie - das Kreuz - bei «Vorhandene Fixleistungen überschreiben» zwingend setzen, so umgehen Sie, dass mehrere Male die Fixleistungen bei einem Bewohner oder Klienten gebucht werden.

Nach dem Ausführen öffnet sich nochmals eine Maske. Sie können hier selektieren, ob Sie einzelne Bewohner oder Klienten verarbeiten möchten.

Nach dem Ausführen erscheint eine Liste, mit den verarbeiteten Bewohnern und Klienten. Auf der linken Seite können Sie die Informationen zu den einzelnen Buchungen entnehmen. Auf der rechten Seite erhalten Sie die Fehler und Warnungen. Haben Sie Fehler, die unklar sind, verwerfen Sie die Buchungen und korrigieren die direkt auf den erwähnten Bewohnern oder Klienten.

Wenn Sie alles kontrolliert haben, können Sie über den Button «Buchungen übernehmen», die Leistungen provisorisch für die einzelnen Bewohner oder Klienten verbuchen.

Buchen variable Leistungen

Unter den Variablen Leistungen versteht sich das Buchen nach Bewohner oder Buchen nach Leistung. Sie können über diese Menüpunkte jene Leistungen verbuchen, die unter dem Monat individuell angefallen sind.

Buchen von Leistungsbausteine

Diese Bausteine können nur über einen Bewohner verbucht werden, da in einem Baustein meist mehrere Leistungen vorhanden sind. Wählen Sie Buchen nach Bewohner und den gewünschten Leistungsbaustein an. Es empfiehlt sich mit der Tab-Taste zu arbeiten, um auf das nächste Feld zu springen. Die Leistungsbausteine sind mit einem + vor dem Code gekennzeichnet.

Wenn Sie die Leistung ausgewählt haben, drücken Sie die Tab-Taste und es springt auf das nächste zu abfüllendem Feld. Gehen Sie beim Buchen so vor, dass Sie mit der Tab-Taste von Feld zu Feld springen, bis Sie auf dem Feld Verbuchen sind und bestätigen Sie, mit Enter oder der Maus, die neuen Leistungen. Die Leistungen werden nach den Eingaben im Leistungsstamm zu den richtigen Rechnungsempfängern verbucht.

Buchen nach Bewohner

Zuerst wählen Sie den Bewohner und folgend die dazugehörige Leistung aus:

Sie haben nun den Bewohner und die Leistung ausgewählt. Mit der Tab-Taste können Sie wieder, wie beim Buchen nach Leistungen, zum nächsten Felde springen. Sie können die Menge, den Einzelpreis und / oder den Betrag eintragen.

Leistung – Notiz hinterlegen

Möchten Sie noch eine Bemerkung auf der Leistung hinterlegen, können Sie über das Feld «Info» Ihre Bemerkungen hinterlegen.

Wichtig ist, dass Sie nach dem Erfassen Ihrer Bemerkung diese über den Button Verbuchen bestätigen, nur so erscheint die Information auf der Fakturierung.

Buchen nach Leistung

In Buchen nach Leistungen können Sie die Leistung zuerst auswählen und danach die einzelnen Bewohner. Alle Bewohner, bei denen Sie bereits diese Leistung erfasst haben, erscheinen nun unten im Datenbrowser.

Sie dürfen die Menge, den Einzelpreis und / oder den Betrag eintragen und die ausgewählte Leistung über den Button Verbuchen buchen.

Leistungen über den Kalender buchen - Abwesenheitskontrolle

Unter dem Menüpunkt «Fakturierung/Abwesenheitskontrolle» finden Sie diesen Kalender.

Hier geht es darum, dass Sie mit Klicks im Kalender Leistungen oder Leistungsbausteine auf einen bestimmten Bewohner in einem bestimmten Aufenthalt buchen können.

Zuerst können Sie den Bewohner auswählen. Danach können Sie ins Feld der Leistungen klicken und eine Leistung bestimmen. Mit der Maus können Sie in die zu buchenden Tage klicken und über den Button «Speichern», speichern Sie Ihre Eingabe. Sobald Sie auf den Button «Buchen» klicken, werden die Leistungen dem Bewohner zugeordnet.

Handelt es sich hier um Fixleistungen, werden diese Leistungen verbucht, sobald Sie die Fixleistungen rechnen lassen. In diesem Falle können Sie den Button «Buchen» weglassen.

Ablauf Kalenderleistungen buchen

Mithilfe dieser Funktion können Sie neben den Abwesenheiten auch normale Leistungen buchen wie Mittagessen, Tagesgäste, Mahlzeitendienst oder auch Getränke.

Sie können die Leistung anwählen und bei den gewünschten Tagen einen Hacken setzen:

Die ausgewählten Leistungen müssen Sie nun speichern.

Nach dem Speichern sehen Sie die Felder grün hinterlegt.

Die Leistungen können Sie nun direkt über den Button «Buchen» dem jeweiligen Bewohner zuweisen.

Bevor die Leistungen verbucht werden, müssen Sie hier noch die Abrechnungsperiode anwählen und danach speichern.

Die Felder sind nach dem Buchen grau hinterlegt und sind in der Fakturierung.

Buchungen mit Taxpunktwerten

Über das Menü «Taxpunktwerte» werden in den meisten Fällen Physiotherapie-, Ergotherapie-Rechnungen oder sonstige Fakturierungen erzeugt, die mit einem Wert (Faktor) berechnet werden müssen.

Taxpunktwerte Einstellungen

Taxpunktewerte Tabelle erstellen

Hier erstellen Sie die Faktoren, welche später für die Fakturierung zur Berechnung nötig sind.

Hier müssen Sie die Werte hinterlegen und die Bezeichnungen anpassen:

Taxpunktwert - Leistungen

Alle Leistungen, die nach Taxpunktwert berechnet werden, müssen im Leistungsstamm folgende Informationen hinterlegt haben:

Im Register «Allgemeine Angaben» muss folgendes hinterlegt werden:

Leistungstyp: Taxpunktwert

Preis/Taxpunkt: Wert als Taxpunkt – hier 165.00

RE-Kategorie: Die Stammdaten welche unter dem Menüpunkt «Kategorie-RE» erfasst wurden, müssen hier hinterlegt werden.

Auf dem Register «Zusatzangaben» muss der Taxpunkt hinterlegt werden. Das ist dieselbe Bezeichnung, die Sie vorhin bei den Werten hinterlegt haben. So weiss das System, welchen Faktor er berechnen muss.

Taxpunktwerte Debitoren

Jeder Debitor muss folgende Information hinterlegt haben. So weiss das System, welche Leistungen auf welchen Rechnungsempfänger verbucht werden muss.

Sie erfassen einen neuen Debitor aus dem Adressstamm. Beim Rechnungstyp müssen Sie nun den neu angelegten Rechnungstyp – Bsp. Ergotherapie hinterlegen. Im Feld «Klasse» wird dieselbe Information hinterlegt, wie auf der Leistung und RE-Kategorie. Der TP Wert muss jener hinterlegt werden, wo die Faktoren für die Berechnung eingetragen sind.

Druck Rechnung

Die Rechnungen werden über den Menüpunkt «Fakturierung» «Rechnungen drucken» erzeugt.

Pro Rechnungstyp müssen Sie jeden Lauf einzeln aufbereiten und drucken, sei es für den Bewohner, die Krankenkasse, Spitex oder auch den Kanton (öffentliche Hand).

Das Rechnungsdatum ist das Datum, welches auch für die Berechnung bei den Mahnungen gezogen wird. Haben Sie eine Zahlungskondition von 30 Tagen, werden ab diesem Datum die 30 Tage für die Mahnungen berechnet.

Die Buchungsperiode können Sie normalerweise leer lassen. Eine Ausnahme wäre, wenn Sie mit mehreren provisorischen Abrechnungen in unterschiedlichen Perioden arbeiten.

Nun drücken Sie auf den Button «Ausführen». Ein Selektionsfenster erscheint, dort können Sie allfällige Bewohner oder Klienten, die noch nicht zu fakturieren sind, ausschliessen.

Wenn der Status der Rechnungsempfänger auf Definitiv gesetzt ist, können Sie die Einzahlungsscheine drucken.

Einzahlungsschein drucken

Im Menüpunkt «Fakturierung» «Einzahlungsschein» können Sie im A4- oder A5Format die Einzahlungsscheine drucken.

Sie wählen den Status der Fakturierung aus und welchen Rechnungsempfänger es betrifft.

Monatsabschluss

Haben Sie alles definitiv gedruckt, können Sie den Monatsdruck starten.

Hier ist wichtig, dass Sie den Rechnungstypen anwählen und das Valutadatum auf Ende des Monats von der Rechnungsperiode setzen.

Bsp.:
1.09.2018-30.09.2018 Periode
30.9.2018 Valuta (Dies ist für die FIBU wichtig!)

Das Feld Valutadatum wird aktiv, wenn Sie beim Datum das Feld «Valutadatum» ankreuzen.

Fakturierung Ablauf Checkliste

Aktuelle Abrechnungen

Unter dem Menüpunkt «Aktuelle Abrechnung» können Sie diverse Auswertungen erzeugen. Die Auswertungen in diesem Menüpunkt gibt alle Fakturierungen aus, die im Status provisorisch oder definitiv sind. Mithilfe dieser Auswertungen können Sie die Leistungen in einer offenen Periode anschauen und kontrollieren, bevor Sie die Rechnungen drucken und definitiv in die FIBU übergeben.

Aktuelle Abrechnung nach Bewohner

Hier sehen Sie auf welche Bewohner zu welchem Rechnungsempfänger die Leistungen gebucht wurden. Sie können in der Auswertung noch unterscheiden, ob der Status der Rechnungen auf provisorisch oder definitiv sein soll.

Die Liste zeigt Ihnen pro Bewohner die verschiedenen Rechnungsempfänger. Die Auflistung geht aufsteigend nach den Debitorennummern.

Aktuelle Abrechnung nach Leistungen

Mit dieser Auswertung sehen Sie alle gebuchten Leistungen im Status provisorisch oder definitiv in einer bestimmten Periode.

Die Liste zeigt Ihnen die Leistungen aufsteigend. Alle Bewohner, bei denen diese Leistungen im gewählten Zeitraum verbucht wurden, werden auf der Liste aufgeführt.

Diese Liste dient Ihnen als Kontrolle. Sie sehen ob bei allen Bewohnern eine bestimmte Leistung auf einen Rechnungsempfänger verbucht wurde.

OP-Liste

Diese Liste dient Ihnen dazu, die offenen Debitoren zu kontrollieren. Nach der Fakturierung oder vor den Zahlungen können Sie die offenen Posten mit dieser Liste auswerten.

In der Selektion können Sie wählen, ob Sie die Liste nach Valutadatum (Monatsabschlussdatum) oder nach dem Rechnungsdatum (Datum, welches auf der Rechnung angedruckt ist) auswerten wollen. Sortieren können Sie nach Bewohner oder nach Debitor.

Archivierte Abrechnungen

Unter diesem Menüpunkt können Sie diverse Auswertungen erzeugen, die im Status abgerechnet sind.

Archivierte Abrechnungen nach Bewohner

Bei dieser müssen Sie einen Fakturierungslauf anwählen.

Nun erscheinen alle Bewohner alphabetisch:

Archivierte Abrechnung nach Leistungen

In dieser Auswertung können sie die Fakturierungen, welchen den Status Abrechnung haben, nach Abrechnungslauf ausführen.

Auf der Liste finden Sie nun alle Leistungen, die in diesem Abrechnungslauf gebucht wurden. Die Leistungen werden nummerisch aufsteigend aufgelistet. Innerhalb der Bewohner ist die Auflistung alphabetisch.

Bewegungsliste

Auf dieser Liste können Sie die ganzen Bewegungen anzeigen lassen. Sie sehen alle Zahlungen und Rechnungen.

Bei der Selektion können Sie die Periode eingeben und nach welchem Datum (Valuta oder Rechnungsdatum) ausgewertet werden soll.

Nun entnehmen Sie nach Debitor aufgelistet die Rechnungen und deren Zahlungen.